Co je výběrové řízení? Druhy, příprava a průběh výběrových řízení. Výběrová řízení a veřejné zakázky: co to jsou, hlavní body

19.02.2013 01:54

Účelem výběrového řízení je vybrat dodavatele zboží (služby), který dokáže uspokojit všechny vaše požadavky (z hlediska nákladů, dodací lhůty, množství zboží atd.). Přitom je třeba mít na paměti následující:

• Provedení seriózního výběrového řízení trvá minimálně měsíc a možná bude zpoždění hrát ve vašem podnikání důležitou roli. Pokud si tedy nekoupíte vybavení nebo nepožádáte o službu včas, můžete do měsíce ztratit klienta a s ním i váš příjem.
• Výběrové řízení je nutné organizovat pouze u významných nákupů. Podle mých zkušeností by částka měla být minimálně 10 tisíc amerických dolarů. Pokud se bavíme o menších částkách, měli by vaši podřízení samostatně najít levnější možnosti prostřednictvím komunikace s budoucími nebo současnými partnery.

Zhodnoťte situaci a pokud máte čas na výběrové řízení, použijte tento formulář pro výběr partnera. Chcete-li efektivně zorganizovat výběrové řízení a dosáhnout svého cíle, musíte provést několik kroků (viz také: Jaký druh výběrového řízení lze konat?).

Jaký druh výběrového řízení lze konat?

Otevřené výběrové řízení je veřejná akce, při které vaše společnost poměrně široce propaguje své bezprostřední tržní záměry. Formulujete problém, popisujete situaci na trhu a podmínky, které musí řešení problému splňovat. Poté jsou informace o výběrovém řízení distribuovány v otevřených zdrojích.

Doporučuji vypsat otevřené výběrové řízení, pokud je objem zakázky velmi velký (hovoříme například o výstavbě budovy). Otevřené výběrové řízení zajistí maximální transparentnost pro akcionáře při výběru partnera a rozhodování a výrazně sníží pravděpodobnost, že výsledky budou ovlivněny finančními zájmy vašich podřízených (jinými slovy dojde k provizi).

Uzavřené výběrové řízení předpokládá, že vy nebo výběrová komise provedete předběžný výběr účastníků (obvykle ne více než pět nebo šest společností), seznámíte se s jejich zástupci a pohovoříte o svých plánech.

Oznámení o uzavřených výběrových řízeních se nezveřejňují, výzvy se zasílají individuálně. Uzavřených nabídkových řízení se obvykle účastní největší firmy nebo jejich konsorcia.

Takové výběrové řízení je lepší uskutečnit, pokud jste časově omezeni a znáte trh odborných společností v dané oblasti. V opačném případě (u otevřeného výběrového řízení) budete muset věnovat čas studiu zkušeností a úrovně společností, posouzení rizik interakce s potenciálními partnery, kteří se chtějí výběrového řízení zúčastnit. To vše vede ke zvýšení lhůt.

Pokud náklady na nákup (jednorázově nebo ročně) překročí určitou pevnou částku, musí se konat výběrové řízení. Každá firma si jej nastavuje na základě svých zájmů a rizik při nákupu. Naše společnost výběrovým řízením nakupuje suroviny pro výrobu, výpočetní techniku, kancelářskou techniku ​​a nábytek, vozidla do vozového parku a dále vybírá firmy, které poskytují služby (v oblasti výběru personálu, PR atd.).

Optimální termín výběrového řízení jsme neurčili. Výběrové řízení trvá v závislosti na složitosti a výši nákupu od dvou týdnů do dvou měsíců. Čím je výběrové řízení složitější, čím větší je počet dodavatelů, tím více času zabere analýza nabídek a konečné rozhodnutí. Pokud se však výběrové řízení zpozdí, je to signál, že v procesu jeho organizace bylo něco uděláno špatně.

Krok 1. Organizace výběrové komise

Zadávací komisi můžete vytvořit dočasně nebo trvale (pokud pořádáte výběrová řízení pravidelně). Měl by se skládat z odborníků a zástupce oddělení, které tento produkt potřebuje. Je vhodné, aby se role předsedy komise ujal generální ředitel zákaznické společnosti. Odborníci mohou být buď specialisté z vaší společnosti, nebo vaši známí či konzultanti. Hlavní věc je, že se dobře orientují v oblasti činnosti, ve které pořádáte výběrové řízení.

1. Zkuste více komunikovat se svými řediteli. Před zahájením výběrového řízení s nimi formulujte jasné požadavky, podle kterých bude výběr probíhat.
2. Vytvoření stálé komise není vždy efektivní, protože pozvaní odborníci nemohou rozumět všem oblastem. Složení komise je lepší upravit v závislosti na cílech a oblasti, kde se výběrové řízení koná.
3. Vaším úkolem je poskytnout takové pracovní podmínky pro provizi, abyste měli jistotu, že nákup odpovídá potřebám vašeho podnikání. Snažte se vytvořit zdravý střet zájmů mezi komisí a dodavateli účastnícími se výběrového řízení.

Praktik říká

Elena Denisová | Finanční ředitel projekt Chateau le Grand Vostock, Krasnodarský kraj

Odkaz

Projekt Zámek le Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) je unikátní rusko-francouzský projekt na výrobu vín evropských standardů kvality v Rusku. Zahrnuje kompletní výrobního cyklu: pěstování hroznů, snáška, zrání vína ve francouzských sudech, stáčení, ale i distribuce.

Generálním ředitelům malých firem doporučuji osobně sledovat celý proces (od vytvoření výběrové komise až po rozhodnutí). Naše společnost například vypsala výběrové řízení na generálního dodavatele stavby závodu v Krasnodarském kraji. Podílel jsem se na přípravě výběrového řízení, výběru partnerů a konečném rozhodnutí.

Z vlastní zkušenosti mohu říci: je-li generální ředitel projektovým manažerem a předsedou výběrové komise, je to on, kdo musí denně sledovat průběh výběrového řízení.

generální ředitel, který je podřízen náměstkům pro ekonomiku a finance, marketing, strategický rozvoj atd., může být vedení výběrového řízení převedeno na podřízené. V tomto případě je vám přidělena role hlavního odborníka, který po obdržení informací o účastnících může učinit konečné rozhodnutí. V případě potřeby se můžete setkat s kandidáty, které se vám líbí.

Zadávací komise zahrnuje vedoucí oddělení nebo vedoucí pracovníky – v závislosti na objemu a charakteru výběrového řízení, míře zapojení útvarů do procesu výběrového řízení. Náš generální ředitel se práce výběrových komisí nepodílí, ale kontroluje. Pokud se výběrové řízení koná na částky od jednoho milionu amerických dolarů, musí se seznámit s přihláškami a výsledkem, pokud se však bavíme o menších částkách, dle vlastního uvážení.

V naší společnosti jsou ve výběrové komisi vždy minimálně tři zaměstnanci: zákazník, jeho vedoucí a vedoucí nákupu. K účasti ve výběrovém řízení jsou přizváni minimálně tři lidé spolupracující se společností a potenciálními dodavateli produktů (služeb).

Vzhledem k tomu, že jednou z principů řízení naší společnosti je delegování pravomocí z nejvyššího vedení na dodavatele, účastní se generální ředitel práce výběrové komise pouze u nákupů nad určité částky nebo při výběru dodavatele nejnutnějších služeb (produktů ) pro společnost. Nejčastěji je účast generálního ředitele minimální - na úrovni expertů.

Krok 2. Vypracování zadávací dokumentace

V zadání zakázky musí členové komise uvést všechny požadavky na nakupovaný produkt (službu). Tento dokument umožní vašim partnerům připravit úplnější informace a vy budete moci porovnávat výkonnost dodavatelů.

Rada generálnímu řediteli:

1. Pokud vám strategie rozvoje vaší společnosti umožňuje určit objem uvažované transakce na dva až tři roky dopředu, nezapomeňte to uvést v zadávací dokumentaci.
2. Snažte se formulovat co nejpřesněji technické požadavky k zakoupenému produktu (službě) a potřebné vlastnosti. To vám umožní rychle porovnat obdržené nabídky, a tím zkrátit dobu pro provedení výběrového řízení.
3. Nezahrnujte do zadání zbytečné detaily. Pamatujte: přílišné detaily mohou zpozdit výběrové řízení.

Praktik říká

Viktor Marčenko | Vedoucí nákupu, 3M Rusko, Moskva

Náš zadávací úkol se skládá z následujících bodů: dopis s výzvou k účasti ve výběrovém řízení, specifikace produktu nebo služby, hodnotící kritéria a váha každého kritéria, složení komise, načasování výběrového řízení, požadavky na zadávací dokumentaci.

Anatolij Kuliš | obchodní ředitel Společnost Komus, Moskva

V naší společnosti obsahuje zadávací úkol (stručný) tyto parametry: načasování, formát přihlášek přijatých od účastníků, podmínky pro určení vítězů, cíle projektu a očekávané výsledky, rozpočet projektu, další podmínky (mechanismy financování, měření výsledků atd.)

Krok 3. Výběr partnerů

Komise musí zaslat zadání výběrového řízení vašim potenciálním partnerům. Za prvé je tak vyzve k účasti ve výběrovém řízení a za druhé bude moci sledovat ceny na trhu: pochopíte, kdo nafukuje marži a kdo ne. Například se snažím zaujmout maximálně tři až šest společností. Tento seznam navíc zahrnuje velké i malé podniky. Paradoxem je, že ty druhé mají někdy větší vliv na výrobce zařízení a mají nejdůležitější kvalitu – flexibilitu (na rozdíl od velkých firem). Proto mají lídři na trhu často vyšší ceny.

Když má výběrová komise první výsledky, je třeba je analyzovat a pokusit se pochopit, kdo chce na vaší společnosti vydělávat peníze a kdo se skutečně chce stát vaším partnerem. Neváhejte se zeptat na jakékoli otázky. Při studiu prezentací si dělejte poznámky – budou se vám velmi hodit při hromadném projednávání zadávací dokumentace.

Rada generálnímu řediteli:

1. Zkuste nainstalovat osobní kontakt s dodavatelem. Setkejte se s ním a řekněte mu o svých nákupních plánech. To vám umožní zjistit, který z partnerů je skutečně připraven bojovat za vaši společnost a nabídku nejlepší podmínky, který z nich blíže komunikuje s výrobcem. V důsledku toho můžete získat nejen slevu od prodejce, ale také další bonus od výrobce.
2. Pokud v Rusku neexistuje zastoupení dodavatelské společnosti, o kterou máte zájem, dejte pokyn svým podřízeným, aby zasílali dopisy s návrhem spolupráce na evropské zastoupení společnosti nebo na centrálu. Zpravidla to vede k pozitivnímu výsledku.

Mluví generální ředitel

Sergej Mitrofanov

V procesu hledání potenciálních účastníků výběrového řízení stojí za to věnovat pozornost malé firmy kteří jsou připraveni převzít váš projekt nebo nabídnout potřebnou službu (produkt). Neříkejte hned „ne“, nejprve si zjistěte, kdo tam přesně pracuje. Často vysoce kvalitní odborníci opouštějí velké společnosti a organizují vlastní podnikání; Spolupráce s nimi přinese dobré výsledky a hlavně bude levnější.

Krok 4. Jednání s dodavatelem, získání slev

Po analýze návrhů a výběru potenciálních uchazečů by s nimi měla výběrová komise začít aktivně pracovat na snížení nákladů. Pro generálního ředitele je užitečné znát následující body práce komise:

• Pákou k ovlivnění žadatelů k získání slev jsou nabídky od jiných dodavatelů.
• Komise musí zaujmout konstruktivní přístup ke komunikaci s prodejcem a výrobcem. Hledejte nedostatky u dodavatele a jeho rozhodnutí a také rizika, která mohou ovlivnit další komunikaci s prodejcem a výrobcem.
• Před ukončením výběrového řízení by si komise měla prostudovat standardní podmínky smlouvy. Poté, abstrahujíce od smlouvy, musí členové komise plynule uvést dodavatele do podmínek, které uspokojí obě strany.

Rada generálnímu řediteli. Průběh jednání musíte osobně kontrolovat. Pokud vidíte, že bez vaší pomoci nebude další kolo vztahů fungovat, zapojte se do vyjednávání. Zdůrazníte tak svůj zájem o partnera, který bude nucen k recipročnímu kroku. Ale podotýkám, že posouvat jednání kupředu takto lze většinou jen jednou.

Mluví generální ředitel

Sergej Mitrofanov| Generální ředitel pro Rusko a země SNS mezinárodní poradenské kanceláře Brandflight, Stockholm - Londýn - Moskva

Stává se, že řešení vašich problémů leží na styku návrhů dvou účastníků výběrového řízení. Tím je úkol obtížnější. Účelem výběrového řízení je ale najít optimální řešení. Někdy je využití dvou partnerů v projektu mnohem efektivnější. Například v reklamním a komunikačním průmyslu se to stává poměrně často.

Krok 5. Ověřte partnery

Před konečným výběrem partnera se musíte ujistit, že sliby budou splněny. Existuje několik způsobů kontroly protistran: veřejné, uzavřené a ústní.

Veřejná metoda. Kontrola spočívá ve vyhledávání informací na internetu a v tisku. Bohužel ne vždy získáte užitečné informace, ale určitě můžete něco pochopit. O svou „tvář“ na internetu se tak stará každá seberespektující moderní společnost. Věnujte pozornost firemnímu webu a kvalitě jeho designu. Úroveň stránek bude přesně naznačovat, jak se společnost umisťuje na trhu. Nejednou jsem se však setkal s profesionálními společnostmi, které se self-PR vůbec nevěnují. podle nich dobrý produkt nepotřebuje reklamu.

Uzavřená metoda. Požádejte svého potenciálního partnera o informace o jeho dokončených projektech a také o seznam klientů (můžete to udělat i bez kontaktních údajů). Například samostatně vyhledávám kontaktní osoby ve firmách zastupovaných partnerem a dostávám zpětnou vazbu. Podle mého názoru je to nejobjektivnější způsob ověření.

Slovo z úst. Zavolejte svým přátelům a partnerům, zjistěte jejich názor na vaše budoucí dodavatele. Zpravidla nejde o nic jiného než o fámy. Někdy však i mezi fámami existují pravdivé užitečné informace.

Anatolij Kuliš | Obchodní ředitel společnosti Komus, Moskva

Po shrnutí výsledků výběrového řízení prověřujeme nové partnery, zvažujeme jejich úvěrovou historii, místo a pověst na trhu a shromažďujeme doporučení. Prezentace výsledků Vaší práce pro ostatní zákazníky, jejich souřadnice a doporučení bývá součástí podmínek účasti ve výběrovém řízení.

Krok 6: Rozhodnutí

Takže hlavní kroky byly podniknuty. Nyní musí na základě obdržených informací definitivně rozhodnout výběrová komise.

Rada generálnímu řediteli:

1. Nezapomeňte se zúčastnit závěrečného jednání výběrové komise.
2. Dejte každému členovi výboru příležitost promluvit.
3. Pokuste se komisi přivést k nezávislému rozhodnutí a společnému názoru. V opačném případě byste měli být připraveni na to, že budete muset učinit konečné rozhodnutí.

Mluví generální ředitel

Sergej Mitrofanov| Generální ředitel pro Rusko a země SNS mezinárodní poradenské kanceláře Brandflight, Stockholm - Londýn - Moskva

Jako nejen organizátor, ale i účastník výběrového řízení vám doporučuji neotálet s konečným rozhodnutím o výběru partnera. Příprava nabídky, sestavení specifikace nabídky a pozvání účastníků může zabrat tolik času, kolik uznáte za nutné. Po vyřazení těch, kteří se nehodí, a ponechání dvou nebo tří nejlepších, se je snažte co nejdříve informovat o svém rozhodnutí. Pokud vaše myšlenky budou trvat měsíc nebo dokonce dva, mohou s vámi účastníci výběrového řízení jednoduše odmítnout spolupracovat.

Stává se, že v průběhu vyjasňování se objeví nové podmínky, které jsou pro nás ze strany zhotovitele nepřijatelné. Poté se obrátíme na další uchazeče, kteří nám vyhovují, nebo vypíšeme nové výběrové řízení.

Khomenko Alexander Nikolaevič,

obchodní ředitel

V tomto článku bychom se chtěli pozastavit nad hlavními rysy zadávacích řízení při výběru zhotovitelů stavebních a montážních prací, se kterými jsme se setkali při organizování více než 30 výběrových řízení pro naše klienty, vystupující jako technický zákazník.

Je třeba připomenout, že výběr dodavatele projektu je snad nejvíce hlavním úkolem, po schválení finančního modelu projektu.

Čím přísnější a přísnější jsou vaše postupy a podmínky pro výběr žadatelů, tím vyšší je šance projektu na úspěch.

Nastavením vysokých hodnotících kritérií od samého počátku výrazně snižujete riziko neúspěchu projektu z důvodu nepoctivosti protistrany při jeho realizaci.

Velké společnosti mají zpravidla svá vlastní výběrová oddělení, která organizují výběrová řízení na základě přijatých podnikových standardů. Malé nebo projektové investiční společnosti mohou provádět výběrová řízení v závislosti na potřebě projektu, ale jak první, tak druhé společnosti se musí vypořádat se stejným sledem kroků.

Vyplněním formuláře souhlasíte s našimi zásadami ochrany osobních údajů a souhlasíte se zasíláním newsletteru

Prvním krokem je „Vytvoření zadávací dokumentace a technických specifikací“.

Úplně první fáze je nejdůležitější, v podstatě určuje, jak úspěšné bude výběrové řízení. Při zpracování zadávací dokumentace a technických specifikací je lepší se řídit zásadami maximální podrobnosti, jednoznačného výkladu formulací a úplnosti požadavků na potenciální účastníky výběrového řízení.

Ustanovení zadání by neměla být „vzájemně se vylučující“ a „společně vyčerpávající“.

Měl by obsahovat vše, co potenciální žadatelé potřebují vědět, aby si mohli vytvořit svůj cenové nabídky, je nutné zajistit, aby náležitosti zadávací dokumentace nebyly nejednoznačné.

K vypracování zadávací dokumentace potřebujete právníka a ekonoma a k vypracování technických specifikací se neobejdete bez projektového manažera a specializovaných technických specialistů v závislosti na vlastnostech typů a typů prací. Velmi častou chybou je, že technická část je svěřena stejným právníkům a ekonomům, kteří připravují zadávací dokumentaci. Výsledkem je dobrá soutěžní dokumentace a velmi povrchní technická specifikace, podle které se stavba neobejde bez neustálých změn, které ovlivňují konečnou cenu objektu, a to je nejdůležitější riziko při realizaci každého projektu.

Prvním oddílem zadávací dokumentace je zpravidla seznam obecné charakteristiky objekt. Její název, účel, lokalita, velikost, doba realizace, informace o zákazníkovi a investorovi stavby, stručný vysvětlující poznámka o stávajícím souboru prvotní povolovací dokumentace, v souladu s níž bude nutné stavbu provést.

Dále musíte uvést načasování výběrového řízení, datum zahájení a ukončení předkládání návrhů výběrového řízení, přesnou adresu a čas předkládání návrhů, postup pro získání případných dodatečných vysvětlení od uchazečů, jakož i postup pro zrušení výběrového řízení. .

Důležitým aspektem je právní postavení výběrového řízení, zda se bude jednat o veřejnou nabídku v souladu s pravidly občanský zákoník, to znamená, že bude pro uzavření za stanovených podmínek ze strany objednatele závazné, či nikoliv.

Nabídka je obvykle učiněna v souvislosti s nákupem homogenního produktu, kde jsou kvalitativní znaky přísně definovány a jediným kritériem je cena nakupovaného produktu. Při nákupu služeb má výběrové řízení informativní charakter, jehož podmínky se mohou dle uvážení objednatele měnit a uzavření dohody alespoň s jedním zájemcem o vypsaných podmínkách není povinné.

Jedna z hlavních částí soutěžní dokumentace obsahuje požadavky na kvalifikaci potenciálních účastníků. Zde musíte velmi podrobně popsat požadavky na žadatele z hlediska:

Zkušenosti: kolik by mělo být dokončených nebo rozestavěných objektů podobného typu a účelu; ve kterých regionech a v jakém časovém rámci by měly být realizovány; velikost a náklady na vybudovaná zařízení;

Personál: kolik zaměstnanců a jakou musí mít kvalifikaci, profil jejich vzdělání, diplomy, pracovní zkušenosti, dostupnost potřebných povolení, certifikátů, povolení k výkonu určitých druhů práce, pokročilé školení atd.;

Vybavení a materiálně technická základna: druh a množství potřebného vybavení, dostupnost výroby a skladovací zařízení, dodavatelské smlouvy potřebné materiály dostupnost servisních smluv pro údržbu stávajícího zařízení;

Licence a souhlasy: SRO souhlasy pro projektové, stavební a instalační práce, v případě potřeby licence pro provádění prací na kulturních památkách nebo zvláště chráněných místech, kde je vyžadována licence FSB.

V zadávací dokumentaci je rovněž nutné specifikovat kvantitativní a kvalitativní kritéria pro posuzování žádosti.

Takovými kritérii jsou ve většině případů cena, kvalita, podmínky služby a také velikost a doba trvání záruky.

V závislosti na preferencích klienta může nákladový faktor tvořit 30 až 70 procent celkového hodnocení každého návrhu. Zbývající úrok lze rozdělit mezi kritéria kvality, podmínky a záruku. Například 100 % celkového hodnocení návrhů lze rozdělit v následujícím poměru – 50 %/20 %/20 %/10 %.

Dále je každá žádost hodnocena podle zadaných kritérií. Řekněme, že aplikace s nejlepší, tedy nejnižší cenou ve výše uvedeném vzorci, získá maximální počet bodů podle tohoto kritéria, tzn. 100 bodů, což jí tedy umožní získat maximálně 50 % celkové známky.

Žádost bude poté také posouzena podle každého z dalších kritérií, včetně maximálních zkušeností ( dokončené projekty, personál, vybavení), minimální dodací lhůty, maximální záruční povinnosti. Aplikace mohou být posuzovány navzájem nebo podle maximálních/minimálních požadavků specifikovaných zákazníkem. Sečtením skóre za každé kritérium se určí celkové skóre aplikace.

Jednou z hlavních částí zadávací dokumentace je návrh smlouvy o zajištění stavebních a montážních prací, ale o tom si povíme podrobněji v dalším článku „3. etapa. Smlouva nebo právní štít objednatele.“

Část týkající se technických specifikací musí obsahovat:

Přímo sama sebe technické specifikace, co nejpodrobnější a nejpodrobnější. Studie proveditelnosti, projektová dokumentace, která získala kladný znalecký posudek, stavební povolení, pracovní dokumentace. Čím více zákazník pokročil v přípravě podkladů pro stavbu, tím přesněji lze nastavit kritéria pro výběr uchazečů o stavební a montážní práce;

Podrobný harmonogram prací, rozdělený na jednotlivé druhy a etapy práce;

Souhrnný výkaz množství, definování druhů a objemů staveb.

Druhým krokem je „Informování potenciálních účastníků o výběrovém řízení a prvotním posouzení návrhů“.

Zákazník může vypsat otevřené výběrové řízení pro nejotevřenější okruh účastníků nebo uzavřené výběrové řízení pro společnosti, které již byly akreditovány nebo byly jednoduše vybrány zákazníkem na základě předběžného posouzení uchazečů.

V každém případě je důležité všechny co nejvíce informovat o zadávacím řízení zasláním pozvánek nebo zveřejněním informací o výběrovém řízení na některé z otevřených elektronické platformy(„B2B-centrum“, „Fabrikant“, „GPB“).

Čím více účastníků přijde, tím bude výběrové řízení konkurenceschopnější, a tedy i více příznivé podmínky zákazník bude moci získat od dodavatelů.

Po shromáždění všech žádostí od žadatelů je nutné je nejprve posoudit, aby se zúžil okruh potenciálních žadatelů. Je nutné „vyřadit“ ty aplikace, které zjevně neodpovídají kvantitativním a kvalitativní kritéria a ponechat 3-4 nejvhodnější aplikace z hlediska poměru cena/kvalita/čas.

Takové žádosti je třeba řešit vážněji.

Na papír můžete nakreslit cokoliv. Ani notářsky ověřené dokumenty neposkytují žádnou záruku, že informace poskytnuté protistranami jsou pravdivé.

Třetím krokem je „skutečné posouzení nabídek výběrových řízení“. Formální posouzení každého z kritérií je nezbytné, ale mnohem důležitější je analytická práce, kterou je třeba provést pro výběr nejlepšího dodavatele pro danou zakázku.

Při hodnocení zkušeností je důležité věnovat pozornost následujícím aspektům:

Má žadatel úspěšnou zkušenost s dokončováním a dodáváním projektů, které mají podobné vlastnosti, jaké zákazník plánuje postavit? Nemusíte nikomu dávat příležitost se od vás učit, bude vás to stát hodně. Několik dříve dokončených projektů výrazně zvyšuje šance zhotovitele na splnění rozpočtu stavby, udržení kvality a včasné dokončení díla;

Důležité je mít vybudované zázemí přesně v regionu, kde se chystáte stavět. Stavební průmysl je vysoce regulovaný, aby rychle vyřešil vznikající problémy, musí dodavatel neustále komunikovat s místními dozorovými orgány a je lepší, když všechna tato spojení již vybudoval dříve - varjagové nejsou nikde rádi;

Musí být hotovo kontrola na místě na objekty dříve realizované dodavatelem, vidět je na vlastní oči, mluvit s jeho bývalými zákazníky, slyšet jejich recenze na dodavatele;

Rovněž stojí za to se zeptat, jak jsou provozována dříve uvedená zařízení, kolik záručních případů bylo zjištěno během prvních 1-2 let provozu a jak svědomitě a rychle dodavatel plnil své záruční povinnosti;

Bylo by dobré získat doporučení pro konkrétní projektové manažery, inženýry a superintendenty dodavatelů. V každé společnosti jsou odpovědní a nezodpovědní zaměstnanci; Je důležité, aby s vámi na straně dodavatele spolupracovali profesionálové dodavatele.

Totéž platí pro kontrolu materiální a technické základny. Jakákoli společnost může „vykreslit“ dostupnost požadovaných lidí, vybavení, vybavení a licencí. Musíte se ujistit, že tohle všechno skutečně existuje.

Musíte jít do kanceláře dodavatele, podívat se na jeho výrobní základnu a navštívit jeho sklady.

U strojů a zařízení je třeba zkontrolovat doklady potvrzující jejich nákup, originální pasy technické prostředky a osvědčení o registraci. Pokud byly stroje a zařízení zakoupeny na úvěr, musíte si promluvit s bankou nebo leasingovou společností, abyste zjistili, jak včas jsou splněny úvěrové závazky dodavatele.

Pro zaměstnance je lepší vidět na vlastní oči kopie diplomů, potřebných povolení, certifikátů a dokumentů o pokročilých školeních.

Ohledně licencí a povolení: je nutné se dotázat úřadů a institucí, které takové doklady vydaly, za účelem potvrzení jejich pravosti a platnosti.

Další důležitá etapa je provést komplexní kontrolu právní a finanční integrity dodavatele. K tomu je důležité:

Zkontrolujte přítomnost právních sporů na webových stránkách rozhodčího soudu a také dostupnost exekučního řízení proti protistraně na webových stránkách soudního exekutora. Pouhá přítomnost probíhajícího soudního sporu není pro dodavatele „černou stopou“, ale je nutné od něj získat objasnění a posoudit potenciální důsledky konkrétního výsledku soudního sporu pro váš projekt. Stejná kontrola musí být provedena ve vztahu k generálnímu řediteli a zakladatelům zhotovitele. To vám pomůže najít „kostlivce ve skříni“ vašich budoucích protistran, pokud tam samozřejmě existují, a vyhnout se velkým finančním ztrátám způsobeným nepoctivostí vašich protistran. V naší praxi se vyskytl případ, kdy projekt s rozpočtem 250 milionů rublů. byl narušen, dodavatel prostě zmizel a pak se ukázalo, že soudní vykonavatelé již zahájili 8 exekučních řízení proti generálnímu řediteli dodavatele v celkové výši přes 15 milionů rublů. za neplacení daní a jiných odvodů do rozpočtu. Takové skutečnosti je lepší znát předem.

Zkontrolujte si svou finanční situaci a vztahy s finančními úřady. Jsou účetní a výkaznické doklady předkládány včas? daňové hlášení? Je protistrana v procesu reorganizace nebo likvidace? Vznikají nedoplatky na daních a poplatcích? Má protistrana úvěry, leasingové závazky, pohledávky nebo závazky po splatnosti? Všechny tyto informace jsou nyní otevřené a dostupné na webových stránkách Federální daňové služby, Státního statistického výboru, Rozhodčí soud, FSSP. V případě potřeby můžete provést dodatečná kontrola pomocí placených zdrojů, jako jsou SKB-Kontur nebo SPARKS.

Výrazná vlastnost stavební firmy v Rusku je „zalepit“ finanční díry minulých projektů pomocí záloh přijatých na nové projekty. Dodavatel může takto žít roky a přesouvat zdroje z jednoho koše do druhého, samozřejmě za předpokladu, že má dostatečné příjmy z nových projektů na pokrytí chybných výpočtů a chyb minulých. Pokud není dostatek nových objednávek a minulé projekty přinesly ztráty, pak dodavatel s největší pravděpodobností zkrachuje poté, co utratí zálohy, které od vás obdržel. Takové situace se v současnosti dějí jedna za druhou i u většiny velké společnosti(„Mirax“, NPO „Mostovik“, „Cosmos“, „SU-155“ atd.), které měly přístup k přímému bankovnímu financování, co střední a malé společnosti? Proto je důležité pečlivě analyzovat proud finanční situaci protistrany, posoudit ziskovost svých minulých projektů a jejich dostatečnost pracovní kapitál abychom splnili naše závazky vůči vám. Stejně důležité je měsíčně analyzovat, zda dodavatel utrácí od vás přijaté peníze pouze na realizaci vašeho projektu a zda na vaše náklady „ucpává“ finanční díry v jiných projektech.

Poslední, ale jedna z nejdůležitějších, je ochota dodavatele pracovat a věnovat vašemu projektu náležitou pozornost. Vyhrát výběrové řízení a postavit zařízení není totéž. Je důležité posoudit pracovní vytížení dodavatele a podíl vašeho projektu v jeho portfoliu zakázek. Pokud se jedná o malého dodavatele a vaše zakázka bude tvořit více než polovinu jeho tržeb nebo dokonce všechny, pak existuje vysoké riziko, že si dodavatel jednoduše nedokáže poradit nebo vás bude považovat za jedinou šanci, jak vydělat peníze, se všemi smutné následky pro tebe. Pokud se jedná o velmi velkého dodavatele, jehož podíl na vašem projektu bude v portfoliu jeho zakázek nižší než 10 %, budete muset od něj očekávat náležitou pozornost, rychlou reakci na vaše dotazy a připomínky a reakci na vaše požadavky na nahrazení určitých lidí na projektu extrémně obtížné. Ještě horší je, pokud se jedná o velkého dodavatele, jehož portfolio zakázek je prázdné, v takovém případě můžete očekávat jen potíže. Za optimální považujeme spolupráci s průměrným dodavatelem, pro kterého bude váš projekt jednou ze 3-4 priorit; pak se vám dostane jak profesionality, tak náležité péče o vás a vaše peníze. Na jedné straně si vás zhotovitel bude vážit jako klienta a na druhé straně bude mít dostatek zkušeností a prostředků k realizaci vašeho projektu bez průtahů při zachování požadované úrovně kvality.

Na závěr bychom rádi poznamenali, že výběr dodavatele je vždy hledáním nejvhodnější kombinace faktorů, jako je cena, kvalita a načasování. Ve stavebnictví můžete maximalizovat výsledek pouze dvou faktorů současně. Stavět se dá rychle a kvalitně, ale bude to jen drahé, s levnou a rychlou stavbou určitě ztratíte na kvalitě.

Nejlevnější dodavatel proto není vždy ten nejdražší nejlepší volba: problémy s ním mohou mít mnohem větší dopad na realizaci projektu než počáteční úspora nákladů.

Chyby při výběru dodavatele mohou vést k tomu, že projekt bude realizován špatně, pomalu a draze. Aby k tomu nedocházelo, je důležité, aby se zákazníci naučili efektivně provádět výběrová řízení a vybírat dodavatele. Neméně důležité je podepsat takovou smlouvu s dodavatelem, který bude chránit vaše zájmy po dobu výstavby jako štít v bitvě. O tom bude pojednáno v posledním článku z této série – „Fáze 3. Dohoda nebo právní štít zákazníka.“

Připojte se k více než 3 tisícům našich odběratelů. Jednou měsíčně vám zašleme přehled na váš e-mail nejlepší materiály zveřejněny na našem webu, LinkedIn a facebookových stránkách.

Každá firma, která nakupuje zboží a služby na trhu, se snaží minimalizovat rizika výběru nekvalitního produktu/služby a získat produkt/službu s maximálním užitkem, tzn. nejlepší poměr cena/kvalita. Dnes má mnoho společností, zejména těch velkých, co nejpřísněji regulované zadávací řízení a formalizuje několik typů výběrových řízení.

Zde jsou tři z nich:

• žádosti o nabídky;
• otevřená výběrová řízení;
• elektronické obchodování. Nákup/prodej zboží, prací a služeb prostřednictvím online obchodování za snížení/zvýšení.

Upozorňuji na skutečnost, že poslední typ výběrových řízení, u kterých je určující pouze cena, je dle našeho názoru použitelný na zboží standardizované, tzn. ke zboží, jehož vlastnosti jsou předem určeny DSTU (GOST). A aplikovat postup takového výběrového řízení například na vývoj webových stránek není příliš správné.

Za prvé, i při stejném úvodním briefu všichni budoucí interpreti vidí projekt jinak a vy si vlastně vybíráte ty, jejichž zkušenosti nebo vize vás nejvíce osloví.

Za druhé, i když si nakonec koupíte hotový produkt ve formě webu, kupujete si také projekt/službu pro jeho vývoj a realizaci, což je obdoba poradenského projektu. V tomto případě si v prvé řadě vybíráte dodavatelskou společnost, nikoli specifikaci a cenu.

Podíváme-li se na mnoho přístupů a postupů, se kterými firmy přicházejí při výběru poskytovatele služeb tvorby webu, sestavili jsme určitá doporučení, jak zorganizovat výběrové řízení.

Všechna softwarová a designová řešení, která společnost vytváří pro umístění na internetu, jsou součástí její celkové komunikace se spotřebiteli, partnery, investory a dalším publikem.

Proto je ve fázi výběru dodavatele vhodné jasně pochopit, jakou specializaci dodavatelské společnosti v této fázi rozvoje komunikace na internetu potřebujete.

Předběžná fáze

Výběr typologie dodavatelské firmy. Dnes jsou na trhu:

1. Mediální (digitální) agentury. Jejich klíčové kompetence: vývoj mediální strategie, sestavení mediálního plánu a nákup (umístění) na internetových platformách;
2. Digitální agentury. Klíčové kompetence: vývoj komunikační strategie v digitálních kanálech, vývoj kreativní strategie a kreativních materiálů, strategie SMM (lze rozdělit do samostatné divize nebo agentury). V této fázi vývoje trhu funkci digitálních agentur přebírají specializovaná oddělení v kreativě nebo FSAA;
3. Agentury, které se zabývají optimalizací pro vyhledávače (SEO);
4. Mobilní marketingové agentury;
5. Digitální produkce (v USA je běžnější termín web development). Klíčové kompetence: webdesign, UI design, front-end a back-end programování. Výsledkem závěrečné práce jsou webové stránky, aplikace pro sociální sítě, aplikace pro zařízení iOS a Android, internetové bannery atd.

Je vhodné zadávat úkoly agenturám v souladu s jejich specializací. Je samozřejmě přípustné zadat jednomu účinkujícímu komplexní úkol. Příklady:

A) Provedení slosování o ceny pro zákazníky ochranná známka, s aktivací propagačních kódů z balíčků. V tomto případě může být úkolem vytvoření mini-propagačního webu pro takové slosování svěřeno digitální agentuře.

B) Vedení mediální kampaně na internetu. V tomto případě lze vývojem bannerů svěřit online mediální agentuře.

V každém případě je vhodné, abyste při výběru dodavatele a angažování subdodavatele znali na jedné straně celý řetězec a na druhé straně u složitých úkolů rozdělil projekt do dvou etap a zapojil specializovanou agenturu .

Pokud v rámci výběrového řízení zapojíte agentury/společnosti do řešení několika problémů různé typy, měli byste pečlivě zajistit, aby kritéria, podle kterých práci hodnotíte, odpovídala specializaci agentury. Například výběr dodavatele na výrobu propagačního webu nebyl vázán na výkonnostní ukazatele kampaně jako celku.

V případě, že jste se rozhodli, že k dokončení svých úkolů potřebujete přesně digitální společnost výroba (vývoj webu), doporučujeme následující výběrové řízení.

Fáze 1. Výběr účastníků výběrového řízení

Úkol této fáze: -vybrat společnosti, které vám vyhovují podle dvou kritérií:

• úroveň práce, její náročnost a kvalita provedení splní vaše očekávání, požadavky a představy o budoucím produktu;
• Cenová hladina společnosti a případná velikost rozpočtu odpovídá vašim možnostem, rozpočtu daného roku atd.

Najít spolehlivého dodavatele ve výběrovém řízení není o nic obtížnější než párování na Tinderu. Je jen tolik chyb, které můžete udělat. Uvedu ty hlavní a vysvětlím, jak se jim vyhnout.

Nepracujte naslepo

Příklad: Kupující z velkého produkční společnost provádí výběrová řízení ručně. Volá partnerům, aby zjistil aktuální ceny, na internetu najde několik nových dodavatelů a pošle jim požadavky poštou. O několik dní později kupující vybere pět nejlepších nabídek a znovu zavolá dodavatelům, aby vyjednávali. A pak znovu a znovu – dokud nezíská požadovanou cenu.

Co je špatně: Tento přístup má hned tři nevýhody. Za prvé, kupující nepokryl všechny dodavatele, kteří jsou na trhu. Za druhé, nevytvořilo konkurenční prostředí – dodavatelé nevidí nejlepší nabídka a zdráhají se smlouvat. Za třetí, s tímto přístupem nemůže dojít ke společnému chápání pravidel hry.

Jak správně: Chcete-li systematizovat zadávání zakázek, musíte vybrat místo pro výběrové řízení a shromažďovat návrhy prostřednictvím jednoho komunikačního kanálu – vašeho osobního účtu.

Vybírejte své stránky pečlivě

Příklad: Nákupní ředitel řetězce restaurací z Jekatěrinburgu se zaregistroval na federální platformě výběrového řízení, aby provedl týdenní nákup zeleniny a ovoce ve výši 100 000 rublů. Místo návalu žádostí od regionálních a lokálních dodavatelů jsem dostal dvě.

Co je špatně: Za prvé, výběrová řízení na federálních platformách obvykle zahrnují hlavních dodavatelů. Proto se buď ukázalo, že nemají zájem o objem nákupů, nebo nemají výrobu Sverdlovská oblast. Za druhé, velmi často na takových stránkách prostě nejsou žádní místní dodavatelé – přítomnost na nich je poměrně drahá.

Jak správně: Chcete-li vybrat místo výběrového řízení, musíte si prostudovat seznam dodavatelů a ujistit se, že existují vhodní. Musíte také porovnat objem svých nákupů s náklady na přítomnost dodavatele na této stránce. Pokud je výše nákladů vyšší než 1 % z potenciální transakce, sotva se vyplatí registrovat.

Udržujte staré dodavatele

Příklad: Kupující výrobní společnosti vypsal výběrové řízení na jednu z velkých obchodní platformy. Předtím jsem zavolal současným dodavatelům, vyzval je k registraci a účasti na aukci. Očekával jsem, že dostanu nabídky od nejméně sedmi společností, ale dostal jsem od dvou.

Co je špatně: Za prvé, kupující nepředpokládal, že dodavatelé nebudou chtít nabízet své zboží prostřednictvím výběrových řízení. Pro ně to znamená garantované snížení ceny a případně i výnosu. Za druhé, neřekl, že nyní bude nakupovat pouze od těch, kteří se účastní online obchodování. To znamená, že dodavatelé začnou brzy znovu volat s nabídkami.

Jak správně: Pro převod dodavatelů na místo výběrového řízení musí kupující odeslat úřední dopisy manažeři partnerských společností, popsat nové nákupní podmínky, několikrát zavolat s připomenutím online dražení a také najít záložní možnosti dodání zboží, pokud se první nabídky nikdo nezúčastní.

Nespěchejte

Příklad: Specialista nákupu závodu vypsal výběrové řízení na dodávku másla a obdržel nabídky od současných i nových dodavatelů. Nejlepší cenu nabídla firma, se kterou závod dříve nespolupracoval. Okamžitě s ní uzavřel smlouvu. Výsledkem bylo, že jsem na dodávku čekal dva měsíce, ale nikdy nedorazil.

Co je špatně: Kupující udělal velkou chybu – odešel od vnitřní pravidla továrna na spolupráci s dodavateli. To znamená, že nevzal v úvahu, že může nakupovat zboží pouze od těch, kteří již doložili doklady potvrzující finanční stabilitu a přinesli zásilku zboží k posouzení.

Jak správně: Jeden ze současných partnerů, který navrhl nejlepší cena. Poté si kupující musel vyžádat dokumenty a vzorky od potenciálního dodavatele. Pokud by prošel interní kontrolou, mohli bychom od něj začít nakupovat zboží na další aukci.

Vyhněte se byrokracii

Příklad: Generální ředitel velkého obchodního holdingu se rozhodl nakupovat produkty prostřednictvím výběrových řízení. Když viděl dost svých kolegů ze státních podniků, kde organizace tohoto řízení vyžaduje přípravu velkého množství dokumentů, uvádí ty samé. To zahrnuje požadavek na kupujícího, aby pro každého potenciálního dodavatele osobně vygeneroval oznamovací dopis, analytickou poznámku a souhrnnou tabulku a koordinoval všechny fáze nákupu s finančním a právním oddělením.

Co je špatně: Kupující nemá zájem pořádat výběrové řízení. Je pro něj jednodušší zavolat některému ze současných dodavatelů a vyjednat vhodnou cenu. A až přijde čas vysvětlit, proč se dražba nekoná, určitě něco vymyslí. Řekne například, že zboží docházelo, byli o tom informováni pozdě, ale potřebovali ho akutně koupit.

Jak správně: Chcete-li se tomu vyhnout, generální manažer musí určit, proč přesně společnost provádí výběrová řízení. Pokud chcete snížit cenu, pak velké množství dokumentů není vůbec nutné. Je důležité v nich zaznamenat pouze tři body: dodací podmínky, přijaté přihlášky a kritéria pro výběr vítěze.

Novinky a nejlepší články „Tajemství společnosti“ jsou na našem kanálu Telegram: @businesssecrets. Upsat!