Kdo by měl vyplnit časový rozvrh? Jak se zohledňuje pracovní doba zaměstnance? Doba uložení pro časové listy

Každý podnik vyplácí mzdy na základě skutečně odpracovaných hodin nebo dnů. Tyto údaje slouží pro účetnictví a platby mzdy podle odpracované doby je třeba zvláštní formulář primární účetnictví. Tento formulář je považován za časový výkaz.

Níže jsou uvedeny informace o tomto dokumentu, pokyny k jeho vyplnění podle pracovní doby odpracované v podniku.

Proč je tento dokument nezbytný a proč by měl být vypracován?

Měli bychom začít tím, že pracovní výkaz je dokument, který je povinen vést každý zaměstnavatel nebo jeho pověřený zástupce v podniku, bez ohledu na počet zaměstnanců a formu vlastnictví v personální tabulce.

Pokud tento doklad nebude v podniku přítomen, povede to k odpovědnosti managementu ve formě pokut při kontrole orgánem ochrany práce.

V případě, že mzdové náklady zaujímají velmi významné místo v nákladech podniku, dokumenty daňová kontrola může dát hypotézu o neodůvodněném narůstání mzdy a jejím vyloučení ze seznamu výdajů podniku. V tomto případě dojde k nepříjemným následkům.

Formuláře T-12 a T-13: pravidla a fáze vyplňování

Účetní list je veden každý pracovní den v měsíci, a k poslednímu dni je vypracován protokol o celkovém počtu odpracovaných dnů/hodin. Vyplněný doklad je odeslán do účetního oddělení.

Uveďme příklad pokynů pro vyplnění výkazu práce a výpočet mezd na základě formulářů T-12 a T-13. Nejsou výrazně odlišné.

• V horní části byste měli odpovídajícím způsobem uvést název organizace ustavující dokumenty a název konstrukční jednotky, pokud existuje.
• Vyplní se pole „datum sestavení“ (poslední den pracovního měsíce) a „číslo dokladu“.
• „Období vykazování“ udává časový interval, ze kterého se počítá mzda podle plánu.
• První sloupec v pracovním listu uvádí pořadové číslo zaměstnanců.
• Sloupce 2-3 se vyplňují na základě osobních karet zaměstnanců podle formuláře T-2, zřízených na základě příkazu k přijetí do podniku.
• Sloupce 4 a 6 jsou určeny pro kódy nákladů na pracovní dobu a informace o počtu odpracovaných hodin v uplynulém měsíci.
• Sloupce 5 a 7 jsou určeny k označení průběžných výsledků za dvě poloviny měsíce.
• Sloupce 8–17 se vyplňují na konci vykazovaného měsíce.
• Do konečného počtu dnů se nezapočítávají dny nepřítomnosti zaměstnance (nemoc, pracovní cesty, absence, víkendy).
• Sloupce 14 a 16 jsou vyplněny počtem dnů a hodin.
• 15 – kód důvodu nepřítomnosti v práci
• 17 – celkový počet svátků a dnů pracovního volna zaměstnance za vykazovaný měsíc.

Dokument podepisuje zaměstnanec personálního oddělení, organizační složky, ředitel nebo jím pověřená osoba.

Vypracování časových výkazů pro práci na směny a další nuance

Podle článku 91 zákoníku práce Ruské federace zaměstnavatel musí vést evidenci skutečně odpracované doby každého zaměstnance. Pracovní doba je placena podle fyzického umístění v místě výkonu práce. Vypočítávají se na základě evidence docházky a nedostavení se na pracoviště.

Práce na směny je podmínkou kolektivní smlouvy a musí být doložena. Práce na směny může být vykonávána výhradně podle rozvrhu směn v souladu s článkem 103 zákoníku práce Ruské federace. Zohledňuje denní pracovní dobu a frekvenci směn. Rozvrh směn v tomto případě funguje jako místní nezávislý regulační akt.

Pro schválení práce v nočních směnách je nutné, aby práce byla zahrnuta do seznamu stanoveného smlouvou nebo aktem zaměstnavatele podle článku 97 zákoníku práce Ruské federace.

V praxi se nejčastěji používá denní pracovní rozvrh „časového režimu“. V režimu výkazu práce se zohledňují odpracované směny za měsíc a jejich délka by měla být po celé období stejná. Práci nad rámec nelze nahradit zmeškáním práce v jiný den nebo čerpáním volna.

Pokud podmínky podniku neumožňují dodržování pracovních podmínek v souladu s článkem 94 zákoníku práce Ruské federace, zavádějí souhrnné zaznamenávání pracovní doby. Práci na směny lze spojit se zavedením sledování času. Postup při zavádění souhrnného účetnictví ve společnosti upravuje výhradně interní pracovní řád. Článek 104 zákoníku práce Ruské federace vyžaduje pouze nepřekročení jmenovitého počtu pracovních jednotek za měsíc.

Následující video podrobně popisuje postup udržování časových výkazů:

Sankce za nesprávné vyplnění časového rozvrhu

Jak daňové a finanční kontroly postupují, auditoři mohou zjistit následující typy porušení při vyplňování účetního listu:

• údaje o mzdách neodpovídají údajům uvedeným v primárních dokumentech a výkazech práce;
• mzdové údaje neodpovídají údajům uvedeným v platebních a zúčtovacích dokladech a docházkových výkazech;
• použití kódů a označení je nesprávné;
• k přesčasům nebo přesčasům se nepřihlíží;
• výpočet výše dávek na potvrzení o dočasné invaliditě.

Porušení může vést k uložení sankcí účetnímu nebo zaměstnavateli až 5000 rublů. Neexistence záznamového listu nebo jeho nepřítomnost na pracovišti během auditu může mít za následek správní trest v souladu s článkem 5.27 a uložení sankcí vedoucímu útvaru ve výši až 50 000 rublů.

Pracovněprávní předpisy ukládají zaměstnavatelům povinnost vést evidenci odpracované doby zaměstnanců. Organizace musí zaznamenávat odpracované hodiny bez ohledu na jejich právní postavení a jednotliví podnikatelé. Speciálně pro tento účel Státní výbor pro statistiku vypracoval a schválil formuláře výkazu práce N T-12 a N T-13.

Poskytneme pokyny k vyplnění, které vám pomohou správně zohlednit údaje a racionálně používat časový rozvrh.

Proč potřebujete pracovní list?

Výkaz pracovní doby, schválený usnesením Státního výboru pro statistiku ze dne 5. ledna 2004 č. 1, pomáhá personálnímu a účetnímu oddělení podniku:

• zohlednit odpracovanou či neodpracovanou dobu zaměstnance;
• sledovat dodržování rozvrhu práce (docházka, nepřítomnost, zpoždění);
• mít oficiální informace o odpracované době každého zaměstnance pro výpočet mezd nebo přípravu statistických výkazů.

Pomůže účetnímu potvrdit zákonnost akruálního nebo neakruálního časového rozlišení mezd a náhrad u každého zaměstnance. Personalista musí sledovat docházku a v případě potřeby zdůvodnit pokutu uloženou zaměstnanci.

Pracovní list se týká formulářů dokumentů, které jsou zaměstnanci vydány při propuštění spolu s pracovní sešit na jeho žádost (článek 84.1 daňového řádu Ruské federace).

Za zmínku stojí, že jednotné formy časových výkazů N T-12 a N T-13 nejsou od 1. ledna 2013 vyžadovány. Zaměstnavatelé jsou však povinni vést záznamy (část 4 článku 91 zákoníku práce Ruské federace). Organizace a jednotliví podnikatelé mohou využít další způsoby kontroly času, který zaměstnanci tráví v práci. Ale ve skutečnosti je formát formuláře vyvinutý Gostkomstatem docela pohodlný a nadále se používá všude.

Kdo v organizaci vede pracovní list

Podle Návodu k používání a vyplňování formulářů prvotních účetních dokladů:

• výkaz pracovní doby pro rok 2019 sestavuje a vede oprávněná osoba;
• dokument podepisuje vedoucí oddělení a personalista;
• poté se převede do účetního oddělení.

Jak vidíme, pravidla nestanoví pozici zaměstnance, který docházku vede. Vedení má právo jmenovat kohokoli provedením tohoto úkolu. K tomu je vydán příkaz s uvedením funkce a jména odpovědné osoby. Pokud není vydán příkaz ke jmenování takového zaměstnance, pak musí být povinnost vést evidenci stanovena v pracovní smlouvě. V opačném případě je nezákonné vyžadovat od zaměstnance vedení záznamů. Ve velkých organizacích je takový zaměstnanec jmenován v každém oddělení. Formulář do měsíce vyplní, dá k podpisu vedoucímu odboru, který zase po kontrole údajů formulář předá personalistovi. Pracovník HR oddělení informace ověří, vyplní na jejich základě dokumenty potřebné pro svou práci, podepíše výkaz práce a předá jej účetní.

V malých firmách se takto dlouhý řetězec nedodržuje - účetní list vede personální pracovník, a pak se ihned předává do účtárny.

Jaký je rozdíl mezi formuláři N T-12 a N T-13 Timesheets?

Liší se dvě schválené formy motivů, jedna z nich (T-13) se používá v institucích a firmách, kde je instalován speciální turniket - automatický systém, sledování docházky zaměstnanců. A formulář T-12 je považován za univerzální a obsahuje navíc další oddíl 2. Může odrážet vyrovnání se zaměstnanci ohledně mezd. Ale pokud společnost vypořádá platby s personálem as samostatné druhyúčetnictví, oddíl 2 prostě zůstane prázdný.

Vyplnění časového listu

Existují dva způsoby, jak vyplnit časový rozvrh:

• průběžné plnění - každý den jsou zaznamenávány všechny výskyty a absence;
• vyplnění po odchylkách - zaznamenává se pouze zpoždění a nedostavení se.

Uveďme jako příklad návod na vyplnění formuláře T-13 metodou průběžného vyplňování.

Krok 1 - název organizace a strukturální jednotky

Nahoře zadejte název společnosti (celé jméno jednotlivého podnikatele) a název strukturální jednotky. Může to být obchodní oddělení, marketingové oddělení, výrobní oddělení atd.

Krok 2 - Kód OKPO

OKPO - celoruský klasifikátor podniky a organizace. Je obsažen v databázích Rosstat a skládá se z:

• 8 číslic pro právnické osoby;
• 10 číslic pro jednotlivé podnikatele.

Krok 3 – číslo dokumentu a datum vyhotovení

• Číslo dokladu je přiděleno v pořadí.
• Datum sestavení je obvykle poslední den vykazovaného měsíce.

Krok 4 – období vykazování

Docházkové výkazy se podávají měsíčně – v našem případě období od prvního do posledního dne srpna.

Krok 5 – informace o zaměstnanci

Pro každého pracovníka oddělení je vyplněn samostatný řádek.

• Pořadové číslo ve vysvědčení.
• Příjmení a funkce zaměstnance.

• Každému zaměstnanci je přiděleno osobní číslo, které se používá ve všech interních účetních dokladech. Zaměstnanec si jej ponechá po celou dobu práce v organizaci a několik let po propuštění se nepřevádí na jinou osobu.

Krok 6 - informace o docházce a počtu hodin

Pro vyplnění údajů o docházce a nedostavení se zaměstnanců se používají zkratky. symboly. Jejich seznam najdete na konci článku v samostatný odstavec. V našem příkladu pro zaměstnance Petrov A.A. 4 použité zkratky:

• I - docházka (v případě docházky je ve spodní buňce zaznamenán počet odpracovaných hodin);
• O víkendu;
• K - služební cesta;
• OT - dovolená.

Krok 7 - celkový počet dní a hodin za měsíc

• V 5. sloupci uveďte počet dní a odpracovaných hodin za každý půlměsíc.

• V 6. sloupci - celkový počet dní a hodin za měsíc.

Krok 8 - informace pro mzdovou agendu

Kód typu platby určuje konkrétní typ platby v hotovosti, zašifrovaný v číslech. Kompletní seznam kódů naleznete na konci článku. Příklad používá:

• 2000 - plat (mzdy);
• 2012 - proplacení dovolené.

• Odpovídající účet je účetní účet, ze kterého se odepisují náklady na stanovený druh odměny. V našem případě je účet pro odepisování mezd, cestovních náhrad a proplácení dovolené stejný.

• Sloupec 9 uvádí počet odpracovaných dnů nebo hodin pro každý typ odměny. V našem případě se do horní buňky zapisují dny docházky a služebních cest a do spodní buňky dny dovolené.

Pokud se jeden druh odměny (platu) vztahuje na všechny zaměstnance v průběhu měsíce, pak se kód druhu výplaty a číslo účtu napíše nahoře, sloupce 7 a 8 zůstanou prázdné s uvedením pouze odpracovaných dnů nebo hodin. ve sloupci 9. Takto:

Krok 9 - informace o důvodech a čase nedostavení se

Sloupce 10-12 obsahují kód důvodu nepřítomnosti a počet hodin nepřítomnosti. V našem příkladu byl zaměstnanec nepřítomen po dobu 13 dnů:

• 3 dny - z důvodu pracovní cesty;
• Byl jsem 10 dní na dovolené.

Krok 10 - podpisy odpovědných osob

Účetní list se podepisuje na konci měsíce:

• zaměstnanec odpovědný za údržbu;
• vedoucí oddělení;
• personální pracovník.

Jak označit dovolenou v časovém rozvrhu

Před vyznačením dovolené na pracovním listu je důležité znát následující body:

• jaký typ dovolené uvést;
• doba dovolené - od jakého data do jakého data zaměstnanec odpočívá;
• jaká metoda se používá k vyplnění časového rozvrhu - evidují se průběžně nebo pouze odchylky?

Různé druhy dovolené jsou ve vysvědčení označeny těmito zkratkami:

	řádnou placenou dovolenou
	dodatečně zaplaceno
	administrativní (bez úspory mzdy)
	vzdělání se zachováním platu
	školení na pracovišti (zkrácený den)
	vzdělání bez úspory mzdy
	pro těhotenství a porod
	péče o dítě do 3 let
	bez úspory mzdy v případech stanovených zákonem
	další bez úspory mzdy

Při použití obou způsobů vyplňování časového rozvrhu je za každý den nepřítomnosti zaměstnance připojen symbol dovolené. Prostě při použití průběžné metody jsou zbývající dny vyplněny výhybkami (podmíněný kód „I“) a při použití metody zohlednění odchylek zůstávají prázdné.

Další označení a kódy v tabulce

Písmenná označení použitá v časovém výkazu uvádíme ve formě tabulek.

Přítomnost na pracovišti:

Nepřítomnost v práci:

	dočasná invalidita (nemoc) s výplatou dávek
	dočasná invalidita bez výplaty dávek
	zkrácenou pracovní dobu v případech stanovených zákonem
	nucená absence z důvodu nezákonného vystěhování (propuštění)
	nedostavení se v souvislosti s plněním státních (veřejných) povinností
	absence bez dobré důvody
	částečný úvazek
	víkendy a státní svátky
	další placený den volna
	další neplacené volno
	stávkovat
	neznámý důvod nepřítomnosti
	prostoje vinou zaměstnavatele
	prostoje z důvodů, které nikdo nemůže ovlivnit
	prostoje vinou zaměstnance
	přerušení práce (placené)
	propuštění bez zachování platu
	pozastavení práce v případě prodlení se mzdou

Pouze dáme základní digitální kódy typů odměňování(Úplný seznam je v nařízení Federální daňové služby Ruska ze dne 13. října 2006 N SAE-3-04/):

Dokončený vzorový časový list

Kontrola pracovní doby je povinná pro všechny podniky bez ohledu na formu vlastnictví a počet zaměstnanci. Požadavek je stanoven v čl. 91 zákoníku práce Ruské federace.

Obecné vyplňování otázek

Pro evidenci odpracované doby zaměstnance je veden docházkový list, který je součástí povinných formulářů podniku pro vedení personální evidence.

Pracovní list je dokument, který slouží jako podklad pro stanovení počtu hodin odpracovaných zaměstnancem, z jehož údajů se vypočítává mzda a náhrada dovolené.

Jeho informace se používají:

• Pro výpočet mezd a dovolené pro zaměstnance.
• Při provádění kontrol různými externími kontrolními orgány.
• Získat od vedení informace o dodržování rozvrhu práce zaměstnanci. Dokument nabývá zvláštní důležitosti, když rozvrh směn nebo kusovou formou odměňování.
• Generování statistických zpráv a výpočet průměrného počtu zaměstnanců.

Údaje se zadávají na základě následujících podkladů:

1. Organizační příkazy v zaměstnání, služebních cestách a různých typech dovolených.
2. Potvrzení o pracovní neschopnosti.
3. Certifikáty a zprávy vedoucích oddělení.
4. Ostatní obchodní dokumenty akceptované interním tokem dokumentů.

Uživateli informací z docházky jsou účetní zaměstnanci, management, externí spotřebitelé - daňové úřady, inspektoráty práce a další úřady. Formulář se vyhotovuje v jediném exempláři a uchovává se po dobu 5 let v účetním oddělení jako podklad pro zpracování mezd. Tato doba odpovídá době archivace obecných účetních dokladů. Pro průmyslová odvětví se zvláštními pracovními podmínkami se uplatňuje období 75 let. Doba uložení je dána nutností potvrdit dobu práce v zvláštní podmínky práce pro předčasný důchod.

Kompilace dat je odpovědností personální pracovník podniku s následným schválením dokumentu vedoucím. V případě absence personální služby v organizacích nebo jednotlivých podnikatelích s malým počtem zaměstnanců je odpovědnost přidělena úředníkovi.

Osoby odpovědné za jeho přípravu jsou zahrnuty v účetních zásadách podniku. Nesprávné provedení povinnosti vede k pravděpodobnému postihu ze strany vedení v souladu s čl. 192 zákoníku práce Ruské federace.

Podnik může využít různé způsoby vyplňování časového rozvrhu, které společnost vybírá samostatně.

Účetnictví může zahrnovat:

• Kompletní způsob registrace. Účetní pracovník zadává data každý den. Metoda se používá, když má organizace rozvrh práce s různým počtem hodin - klouzavý rozvrh, půldenní zaměstnanci.
• Metoda odchylky. Mezi odchylky patří zpoždění, absence z různých důvodů, přesčasy dovolená. Metodu využívají firmy s konstantní hodinovou pracovní dobou.

Pravidla a vzorové plnění

Registrační formulář HR podléhá pravidlům vyplňování primární dokumenty. Záznamy musí být spolehlivé, formulář musí obsahovat nezbytné údaje o podniku, divizi a úřednících.

Vyplnění dokumentu má řadu funkcí:

• Formulář se vyplňuje za celý podnik nebo za jeho jednotlivé divize.
• Účetnictví se provádí pro každého zaměstnance zvlášť. Všechny štábní jednotky mají jedinečné číslo. Identifikace zaměstnance se provádí uvedením celého jména a pozice, aby se vyloučily shody mezi jmenovci.
• Data jsou generována pro všechny zaměstnance personální stůl. Uvádí se také zaměstnankyně na mateřské dovolené.

Po sestavení je dokument podepsán odpovědnou osobou, pracovníkem personální služby, a schválen vedoucím organizační jednotky nebo podniku.

Existovat dva druhy forem– T-12 a T-13, které schvaluje Státní výbor pro statistiku. V jednom podniku je povoleno používat pouze jeden z nich a je také povoleno samostatně vyvíjet formulář při zachování všech požadovaných detailů. Současné použití odlišné typy zakázáno.

• Formulář T-12 slouží k ručnímu plnění a skládá se ze 2 částí, které umožňují označit odpracovanou dobu a provést výplatní pásku. Při použití mzdových výkazů nemusí být vyplněna část pro výpočet mezd.

• Formulář T-13 slouží k automatickému vyplnění formuláře. Odráží pouze personální záznamy o docházce a nepřítomnosti s důvody nepřítomnosti.

Pro jednoduchost a dostupnost informací o časovém rozvrhu používají všichni uživatelé symboly, které jsou stejné pro všechny dokumenty. Seznam kódů a dešifrování je uveden v záhlaví formuláře T-12.

Hlavní kódy použité v dokumentu:

Kód	Dekódování
já	vzhled a výkon pracovní povinnosti během dne
N	hlášení a plnění povinností v noci
V	dny pracovního klidu
RV	plnění povinností o víkendech
NA	obchodní cesta
B	nepřítomnost z důvodu dočasné pracovní neschopnosti
OZ	dovolená bez platu průměrná mzda
Z	základní placené volno
NN	nepřítomnost v práci z neznámých důvodů

Společnost má právo zavádět samostatně vyvinutá označení. Postup používání speciálních symbolů je pevně stanoven v účetních zásadách.

Četnost sestavení docházkových výkazů je schválena v účetních zásadách. Nejlepší možností je vyplnit formulář 2x měsíčně pro výpočet průběžné platby - zálohy a konečné zúčtování mzdy se zaměstnancem na konci měsíce.

Nuance vyplňování rozvrhu práce na směny

Rozvrh práce na směny zahrnuje práci v režimu, kdy se počet návštěv pohybuje z měsíce na měsíc. Zaměstnanec s variabilním rozvrhem nesmí pracovat nebo překračovat standardní pracovní dobu stanovenou na měsíc. Drobná odchylka v rámci 2 směn je povolena. Důležité je předcházet přesčasům podle roční normy pracovní doby, která zaměstnavateli ukládá proplácet přesčasy.
Pokud rozvrh spadá do 2 dnů, časový rozvrh udává v kolonce pro každé datum skutečnou dobu strávenou na pracovišti. Rozdělení na dny umožňuje určit noční hodiny pro výpočet plateb.

Změny v datech časového rozvrhu se provádějí v měsíci, kdy byla zjištěna chyba nebo nekonzistence. Děje se tak na základě příkazu vedoucího. Po jeho zveřejnění vzniká opravný doklad, jehož datum odpovídá dni opravy. Opravené informace zahrnují přepočet mezd a výkaznictví pracovníky účetního oddělení.

Regulační dokumenty upravující pravidla pro vedení docházkových výkazů

Legislativa upravuje postup při ohlašování zaměstnanců. Vyplnění dokumentu se provádí s ohledem na požadavky zákonů a předpisů na účetnictví pro zadání požadovaných údajů o firmě a zaměstnancích.

Na stavbu Pro řádné zaúčtování slouží opravné položky:

• Zákoník práce Ruské federace, zavazující podniky ke standardizaci pracovní doba.
• Legislativa o účetnictví. Upravuje možnost samostatného vytváření forem primárních dokumentů. Označuje spolu s PBU 22/2010 postup při změně chybných údajů.
• Usnesení Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004. pro č. 1, která schválila formuláře vysvědčení.

Video: příklady vyplňování formulářů T-12 a T-13

Příklady ručního i automatického vyplňování dokumentu můžete vidět v následujících videích.
Obecné informace a pravidla pro vyplnění formuláře T-12.

Vytvoření a vyplnění časového rozvrhu v programu 1C:Enterprise. Část 1.

Každá firma a podnikatel vystupující jako zaměstnavatel musí při využívání práce zaměstnanců brát v úvahu jejich pracovní dobu. Právní úprava stanoví pro tyto účely použití zvláštního formuláře, tzv. výkazu pracovní doby. Odpovědnost za jeho vyplnění leží na odpovědných úředníkech.

Zákoník práce Ruské federace stanoví, že každý zaměstnavatel, bez ohledu na formu vlastnictví, musí vést záznamy o hodinách odpracovaných svými zaměstnanci. Za nedostatek časových výkazů jsou stanoveny správní pokuty jak pro samotnou organizaci, tak pro její odpovědné zaměstnance.

Pracovní list je formulář, který obsahuje informace o pracovních dnech každého zaměstnance a také o nepřítomnosti v práci z dobrých nebo špatných důvodů. Lze to provést dvěma způsoby:

1. Veškeré údaje o přítomnosti či nepřítomnosti zaměstnanců jsou denně udržovány.
2. Údaje se do časového rozvrhu zapisují v případě odchylky, tzn. v případě nepřítomnosti, nedostavení se, zpoždění atd.

Na základě informací v tomto dokumentu jsou vypočítány mzdy všem zaměstnancům společnosti. Umožňuje vám sledovat shodu pracovní kázeň, dále standardní délka pracovního týdne, doba trvání, plnění povinností o víkendech.

Legislativa stanoví 40 hodin týdně pro pětidenní zaměstnání a 36 hodin týdně pro šestidenní zaměstnání. U souhrnného účetnictví může dojít k porušení normy, hlavním požadavkem je, aby odpovídala určité velikosti pro doba ohlášení, například čtvrtina.

Když do podniku přijde kontrola s inspekce práce, hlavním dokumentem, který požadují, je pracovní výkaz. Je také hlavním zdrojem pro generování statistických zpráv o práci a personálu.

Postup při používání vysvědčení

Časové výkazy jsou přiděleny konkrétnímu zaměstnanci, kterého řídí vedoucí jeho organizační jednotky. Zápisy do vysvědčení se provádějí každý den.

Podle norem zákona má podnikatelský subjekt právo použít formulář ve formuláři T-12 nebo formulář T-13, schválený Rosstatem. První možnost se používá jak pro účtování doby práce, tak pro výpočet mzdy. Druhý dokument lze použít, pokud se pracovní doba odráží automaticky.

Společnost může také vytvořit svůj vlastní dokument s ohledem na stávající potřeby. Zároveň musí obsahovat řadu povinných náležitostí. Programy personálního účetnictví obsahují jednotné formuláře.

Vyplnění časového rozvrhu lze provést ručně nebo pomocí počítače. V druhém případě jsou všechny informace zadány do programu a samotný formulář je vytištěn na konci měsíce.

V tomto případě se ve vysvědčení používají speciální označení. Jsou abecední a číselné. Například práce zaměstnance v normálním rozsahu je vyjádřena písmenem Y nebo kódem 01. Do dokumentu se zadává nejprve kód a poté délka práce. Šifry nelze použít jen tak, je nutné je vyplnit na základě podkladů nebo jinak.

Do časového rozvrhu se promítá veškerý čas, včetně služebních cest, dovolených, nemocenské atd. Do časového rozvrhu můžete zadat kód pro typ odměny, což je čtyřmístný digitální kód. Například kód 2000 se používá pro platy, 2010 pro občanské smlouvy, 2012 pro dovolenou a kompenzace, 2300 pro nemocenskou atd.

Časový rozvrh se uzavírá poslední den v měsíci nebo následující den. Odpovědná osoba předá vedoucímu oddělení k ověření a podpisu a následně předá personálnímu oddělení. Personální oddělení ověří informace z poskytnutého časového rozvrhu s dokumenty personál. Poté je pracovní výkaz odeslán do účetního oddělení pro výpočet mzdy.

Je třeba vzít v úvahu, že pracovní výkaz musí být poskytnut ve dvou částech, z nichž první polovina měsíce je poskytována pro výpočet zálohové mzdy a druhá polovina pro výpočet plné mzdy na základě výsledků odpracovaného měsíce .

Spotřebovaný dokument se založí do speciálních složek a na konci roku se odešle do archivu, kde může být uložen až pět let. Pokud společnost v souladu s speciální posouzení Existují škodlivé a nebezpečné pracovní podmínky, tato forma musí být zachována do 75 let věku.

Ukázka časového rozvrhu

Vezměte prosím na vědomí, že pro pohodlí a lepší informační obsah příkladu jsme mírně upravili časový rozvrh - některé řádky byly odstraněny a některé byly přidány, ale obecný význam se nezměnil. Na konci stránky si můžete stáhnout vzorové časové rozvrhy ve formátu Excel.

Musíte začít vyplňovat od záhlaví dokumentu. Zde je uveden celý název firmy a její kód podle adresáře OKPO, na dalším řádku - pro jakou strukturální jednotku se toto vysvědčení sestavuje.

Poté se zaznamená pořadové číslo dokumentu, datum vyhotovení a také období, na které se vztahuje (zpravidla kalendářní měsíc).

Poté je vyplněna hlavní část dokumentu.

Sloupec 1 - číslo v pořadí řádků v této tabulce

Sloupce 2 a 3 - Celé jméno. zaměstnance, jeho pozici, přidělené osobní číslo.

Sloupec 4 se používá k evidenci docházky nebo nepřítomnosti zaměstnance na denní bázi. Pro každý den jsou přiděleny dvě buňky pod sebou - horní obsahuje kódové označení, obvykle ve tvaru písmene nebo číslice, spodní obsahuje počet odpracovaných hodin, případně může zůstat prázdná.

Základní kódy pro vyplnění docházky:

• I – pokud zaměstnanec odpracoval celý pracovní den.
• K – je-li zaměstnanec na pracovní cestě.
• B – tento kód označuje víkendy a svátky.
• OT – když je zaměstnanec na základní roční placené dovolené.
• B – V případě nemoci zaměstnance (nemocenské) nebo dočasné pracovní neschopnosti.
• PŘED - pokud zaměstnanec čerpal dovolenou bez náhrady mzdy (na vlastní náklady).
• P – dovolená poskytnutá zaměstnanci z důvodu těhotenství a porodu.
• OJ – dovolená na péči o dítě do 3 let.
• NN - v případě, že se zaměstnanec z neznámých důvodů nedostaví na pracoviště. Můžete buď nechat prázdné místo, nebo uvést tento kód, dokud nebude objasněn důvod nepřítomnosti, pokud jsou platné, budete muset zadat kód odpovídající důvodu.

Sloupec 5 udává, kolik dní a hodin bylo odpracováno pro každou polovinu měsíce – dny nahoře, hodiny dole.

Sloupec 6 uvádí stejné údaje, ale za celý měsíc.

Sloupce 7-9 se používají k označení informací určených pro výpočet mezd. Pokud všichni zaměstnanci uvedení v pracovním výkazu používají stejný kód mzdy a odpovídající účet, musíte v záhlaví této tabulky vyplnit odpovídající sloupce stejného jména. V tomto případě zůstanou sloupce 7-8 přímo v řádku zaměstnance prázdné a stačí uvést údaje ve sloupci 9.

Pokud se v průběhu měsíce kódy a účty zaměstnanců liší, je ve sloupci 7 uveden digitální kód odpovídající požadovanému typu odměny. Následně je potřeba do sloupce 8 zadat číslo účtu dle Účtového rozvrhu, které tomuto typu platby odpovídá. Sloupec 9 uvádí počet odpracovaných dnů nebo hodin podle zaznamenaného typu platby.

Základní mzdové kódy:

• 2000 – při výplatě mezd dle normy pracovní smlouvy a služební cesty.
• 2010 – v případě platby za práci podle občanskoprávních smluv.
• 2012 – pokud má zaměstnanec placenou dovolenou.
• 2300 – při vyplácení nemocenské a dočasné invalidity.

Ve sloupcích 10-13 se zadávají informace o nepřítomnosti zaměstnance na pracovišti - zde musíte uvést kód odpovídající důvodu a také kolik dní nebo hodin se týká.

Ve spodní části časového rozvrhu vlevo je příjmení, funkce a osobní podpis osoby, která jej vyplnila. Naproti němu vpravo dokument podepisuje vedoucí oddělení, pro které bylo vysvědčení vyhotoveno, a zaměstnanec personálního oddělení s uvedením svých údajů. Zde je uvedeno datum podpisu každé z odpovědných osob.

Nuance

K hlavní docházce může být přidán další list, který musí zaměstnanec vyplnit při jeho propuštění. Na konci měsíce se připojí k obecnému docházkovému listu, do kterého se zapíše zaměstnanec v důchodu „Propuštěno“.

Nepřítomnost zaměstnance v práci

Pokud se zaměstnanec z neznámého důvodu nedostaví do práce, musíte do sloupce 4 časového rozvrhu zadat kód „NN“ nebo „30“ - „Nepřítomnost z neznámých důvodů“. Poté, co zaměstnanec potvrdí důvod nepřítomnosti - nemocenská dovolená, nepřítomnost atd., jsou provedeny opravy v pracovním listu a kód „NN“ se změní na kód odpovídající důvodu nepřítomnosti.

Nemoc na dovolené

Pokud zaměstnanec během pobytu onemocní roční dovolené a po návratu z něj si přinesl nemocenskou, v tomto případě jsou uvedené dny nemoci ve vysvědčení označeny kódem (B) místo vyznačených dnů dovolené (OT). V tomto případě bude dovolená prodloužena o dobu nemoci zaměstnance.

Oslava během prázdnin

Pokud v souladu s výrobním kalendářem připadají svátky na období dovolené, například svátek květen, pak se tyto dny do dovolené nezapočítávají - místo toho je třeba zadat kód (B). Zbývající dny jsou také označeny odpovídajícím kódem (OT). Takže například dovolená může připadnout na Den Ruska, pokud je vybrána od 11. června do 18. června. V tomto případě je 13. červen označen kódem (B).

V procesu studia pravidel pro evidenci pracovní doby budeme opakovaně odkazovat na následující předpisy:

V roce 2015 došlo k upřesnění zákoníku práce Ruské federace: pokud sezónní nebo technologická povaha výroby vyžaduje zvýšení účetního období, může odvětvová (meziodvětvová) smlouva a kolektivní smlouva stanovit zvýšení účetní období pro evidenci pracovní doby těchto zaměstnanců, nejdéle však do jednoho roku. Dosud však žádné takové dohody uzavřeny nebyly, což znamená, že podniky se nemohou jednostranně vzdát maximální doby trvání účetního období 3 měsíce.

Další složitou záležitostí pro zaměstnavatele je manko, které vzniklo na konci účetního období. Může to být důsledek špatného plánování směn. Pokud je pro takového zaměstnance zaveden systém hodinové mzdy, jeho výše příjmu klesá, což znamená, že zaměstnavatel je povinen doplatit až do výše průměrného výdělku. Důvodem nedokončených směn mohou být i okolnosti vyšší moci, kdy jsou na vině vnější faktory. V tomto případě musí zaměstnavatel zaměstnanci ponechat 2/3 tarifní sazba nebo plat v poměru k odpracované době (článek zákoníku práce Ruské federace).

Opačná situace je, když je zaměstnanec přetížen. Obtížnost spočívá v tom, že personalista se o přesčasech dozví až na konci účetního období při porovnání skutečně odpracované doby a normativů produkčního kalendáře. Při výpočtech pamatujte na dny, které nejsou legálně odpracovány: dovolená, volno, nemocenská atd. – všechny snižují normu. Dále zjistěte, zda zaměstnanec v účetním období pracoval ve svátek. Tyto dny již byly proplaceny minimálně ve dvojnásobku (článek zákoníku práce Ruské federace), proto by tyto hodiny (dny) neměly být propláceny dodatečně jako přesčas (bod 4. Vysvětlivky, schválené usnesením prezidia rozhodnutí Všeruské ústřední rady odborů Nejvyššího soudu Ruské federace; Pokud má zaměstnanec po všech výpočtech stále odpracované hodiny nad normu, hradí je zaměstnavatel zvětšená velikost: první dvě hodiny - ne méně než jeden a půlkrát, následující - ne méně než dvojnásobek (článek zákoníku práce Ruské federace).

Zdůrazňujeme, že je nesmírně důležité dodržovat pravidla pro evidenci pracovní doby. To má vliv na výpočet mezd a příplatků za práci v podmínkách, které se vymykají běžným. Správné vyplnění časového rozvrhu vám umožní správně zaplatit zaměstnanci za jeho práci, a co je důležité, vzít v úvahu veškerý skutečně odpracovaný čas v jeho pracovních zkušenostech.