Correspondencia por correo electrónico como prueba. Reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico. Carta comercial: muestra. Cómo enviar un correo electrónico

Todas las reglas elementales que se describen a continuación se relacionan principalmente con correspondencia de negocios con sus socios, colegas, clientes y artistas. Usarlos en correspondencia personal es un asunto privado para todos. Sin embargo, seguir estas reglas en la correspondencia personal sólo creará una impresión de usted. buena impresion.

Ética en el correo electrónico empresarial

Si de repente no quiere seguir leyendo, limítese al menos a las siguientes reglas básicas:

• Al responder, utilice el botón “Responder a todos”. Esto enviará una copia a los destinatarios del correo electrónico inicial para que su respuesta no pase desapercibida. Recomiendo encarecidamente ocultar el botón "Responder" en la configuración de la interfaz. Si es necesario, puede eliminar manualmente los destinatarios no deseados.
• No deje el campo Asunto en blanco. Las personas con las que se comunica pueden recibir cientos de correos electrónicos al día y utilizan este campo para evaluar rápidamente la importancia y el contenido del correo electrónico.
• Cartas de cotización. No comience su respuesta con un nuevo correo electrónico, haga clic en "Responder a todos" en el correo electrónico recibido y no desactive la función de cotización al responder y reenviar en la configuración de su cliente de correo electrónico.
• Con cita completa(si su respuesta es para toda la carta) escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, y no al final, a continuación.

¿DEBERÍAMOS CONTINUAR?

Recibir cartas

1. Las cartas recibidas deben ser leídas. Si recibió una carta, significa que alguien la envió por algún motivo (por supuesto, aquí no se considera spam). Si una persona tiene cartas marcadas como no leídas y tienen más de un día de antigüedad, no sabe cómo trabajar con el correo. Sin embargo, esto puede perdonarse si:
   • la persona murió o enfermó inesperadamente;
   • trabajar con el correo no es parte de esto responsabilidades laborales(Entonces no necesita un correo electrónico de servicio).
2. Si no eres directivo, revisa tu correo electrónico al menos 2 veces al día: por la mañana y por la tarde. No responder a una pregunta de producción puede paralizar el trabajo de otras personas y retrasar la resolución de problemas.
3. Si es gerente, su jornada laboral debería comenzar lanzando un cliente de correo electrónico que permanezca encendido todo el día y revise automáticamente su correo electrónico. Configure la entrega/recepción automática de correo al menos cada 10 minutos (preferiblemente entre 1 y 3 minutos).
4. Has recibido una carta. Si está muy ocupado, evalúe inmediatamente de quién es, el tema y hojeelo; esto le ayudará a decidir rápidamente si la carta requiere una respuesta urgente o puede esperar un poco.
5. Si puedes, por favor responde inmediatamente. Este es el más simple y método efectivo mueva las cosas y evite recoger el correo.
6. Si comprende que no puede responder dentro de las 24 horas, es mejor escribir inmediatamente "Responderé en un par de días" o al menos "Responderé un poco más tarde".

Campos “Para”, “Cc”, “Cco”

1. Recuerde que hay campos Para, CC y CCO. El tuyo depende de ellos. otras acciones(y acciones de los socios de correspondencia) al recibir una carta:
   • “Para” (“Para”): la carta y la información o preguntas contenidas en ella se dirigen directamente al destinatario. Si envía una pregunta, espera una respuesta del destinatario especificado en el campo "Para". Si usted es el destinatario, entonces debe ser usted quien responda.
   • “CC” (“Copia”): los destinatarios que aparecen en las copias reciben una carta “para su información”, para obtener información o son “invitados a ser testigos”. Por lo general, el destinatario de las copias no debe responder a la carta; Además, se considera de buena educación si, si es necesario, se comienza con la frase "Perdón por interferir".
   • "BCC" ("Copia oculta") es un campo para "intrigas palaciegas". Al indicar un destinatario en este campo, le envía esta carta “en secreto”: ni el destinatario principal ni los que figuran en las copias sabrán que la carta fue enviada a esta persona. También se utiliza para envíos masivos de modo que no todos los destinatarios conozcan su libreta de direcciones.
2. Al responder, utilice el botón “Responder a todos”. Esto guardará una copia para los destinatarios del correo electrónico inicial para que su respuesta no pase desapercibida.
3. NO elimine de las copias de la carta a las personas agregadas por su corresponsal. Si desea responder algo personal para que otros corresponsales no reciban su respuesta, elimine a todos de las copias excepto al que escribió la carta (sí, nunca usamos el botón "Responder").
4. Si hay más de dos destinatarios en el campo "Para" de la carta recibida, esto significa que ambos corresponsales o cualquiera de ellos deben responder. Considere que AMBOS deben responder: si la carta está dirigida a usted y a otra persona, responda también (incluso si es una respuesta como “Esta pregunta definitivamente no es para mí, deje que fulano de tal responda”).
5. A su vez, es muy recomendable NO incluir más de un destinatario en el campo “Para”. A una carta enviada a dos, no recibirás respuesta de ninguno de ellos, ya que cada uno pensará que el otro responderá. No todo el mundo lee este artículo.
6. ¡Reenviar correspondencia privada a una lista de correo sin el consentimiento de los participantes en la correspondencia no es ético!

Campo de asunto

1. No lo dejes en blanco.
2. La línea de asunto de la carta debe ser breve, pero reflejar el contenido principal y el tema de la carta. Títulos como "Pregunta", "¡Hola!" o los títulos vacíos revelan que eres un principiante que carece de habilidades básicas de redacción comercial.
3. Cuando respondes a uno de varios correos electrónicos con diferentes temas, responde las correctas. Responder a la carta con el asunto “Reunión del martes 18 de abril” sobre la reunión y a la carta “Materiales de impresión” sobre los materiales de impresión. Esto implica citar correspondencia anterior (consulte la sección Redacción de cartas a continuación).
4. Si necesita enviar correos electrónicos periódicamente, como informes semanales, intente mantener el encabezado constante, o al menos parte de él debe ser constante, para que el destinatario pueda configurar reglas automáticas para clasificar dicho correo.

La importancia de escribir

1. Si la carta contiene información sobre cambios urgentes, el texto del contrato u otra información a la que debe prestar atención primero, utilice la importancia "alta", esto resaltará la carta en la bandeja de entrada.
2. No utilices la importancia "alta" en vano: las personas "ruidosas" son molestas, sé más modesto.
3. Una carta personal a un corresponsal comercial o una carta de imagen divertida o marque el enlace con importancia “baja”.

Escribir cartas (respuestas)

1. Comience con un saludo, es educado. "¡Hola, Gria!" indica que eres demasiado vago para escribir el nombre de la persona. Incluso simplemente "¡Andrey!" o "¡Buenas tardes!" bastante educado y suficiente.
2. Habla el mismo idioma con la persona. Esto se aplica no sólo al idioma ruso/inglés, sino también a la forma del texto. Si recibe una carta formal, una respuesta informal será una falta de respeto para el encuestado y una demostración de su propia baja cultura. Una respuesta formal a una apelación informal es un llamado a cumplir con las regulaciones o simplemente es un requisito de las reglas corporativas.
3. Trate de responder siempre a la última carta de la cadena de correspondencia y no a alguna intermedia.
4. Ne ispolzuyte translit excepto en los casos de envío de cartas en condiciones en las que es difícil escribir texto de otra manera (por ejemplo, desde un teléfono móvil o desde una computadora sin distribución de teclado ruso).
5. Si su cliente de correo electrónico no admite el idioma ruso o estropea las codificaciones, adjunte el texto de la respuesta como archivo adjunto.
6. Carta de negocio debe ser preciso, conciso y específico:
   • Precisión: asegúrese de incluir los detalles exactos a los que se refiere (fecha y asunto de otro correo electrónico, fecha de la reunión, punto de la agenda de la reunión, nombre del archivo, enlace al documento en línea, etc.).
   • Concisión: algunas personas presentan en tres páginas lo que podría escribirse en tres frases. El que piensa con claridad habla con claridad, y su corresponsal lo ve.
   • Especificidad: de la carta debe quedar claro exactamente QUÉ EXACTAMENTE se requiere del destinatario, qué acciones quieren de él.
7. La correspondencia comercial no es un lugar para ejercicios del género epistolar ni un lugar para expresar emociones. Para ello existen foros, chats y otros medios de comunicación interpersonal electrónica. Un texto comercial lacónico no es sequedad, sino ahorro de tiempo y precisión de pensamiento.
8. Si la carta contiene varias preguntas, temas o tareas, estructúrelas y sepárelas en párrafos con o sin numeración. Una “corriente de pensamiento” continua es difícil de leer y es fácil pasar por alto el punto principal de la carta. Además, algunas personas tienden a tirar inmediatamente a la basura una carta mal estructurada (aunque probablemente esto sea extremismo).
9. Tenga en cuenta que la respuesta a una solicitud o tarea es "¡Hagámoslo!" incompleto “Lo haremos en tal fecha”, “en tantos días”, “después de tal o cual evento” son respuestas más definitivas y precisas.
10. Si la carta está redactada de tal manera que se pueda responder con un simple "ok", lo más probable es que la respuesta se reciba mucho más rápido. Por ejemplo, si hay varias opciones sobre qué hacer, ofrezca alguna opción predeterminada.
11. El texto no debe contener errores. Ochepyatki no dan miedo, pero si escribes y deletreas incorrectamente una palabra en cada letra, se nota muy rápidamente y tu "C" con un menos en ruso se vuelve obvia (así como otras conclusiones especulativas sobre tu nivel general de educación y cultura). ).
12. Trate de no utilizar el formato html de la carta. Desafortunadamente, este formato para escribir cartas es el predeterminado en Outlook, pero al usarlo, especialmente al citar (responder y reenviar), surgen muchas preguntas.
13. Si recibió una carta en formato html, NO la cambie a texto plano, esto rompe la percepción de la información por parte del remitente al recibir su respuesta. Cuanto más importante sea para usted su interlocutor, más importante será mantener una percepción adecuada de él. Puede encargarse de resaltar sus respuestas en citas html usando color, o también puede usar el botón "Reducir sangría" en el panel de formato html (aunque hay matices caprichosos allí).
14. Cite el texto de la carta original. ¿Qué crees que significaría esto? Yo tampoco lo sé: Para: AIST es un pájaro creativo Asunto: Re: Re: Re: Pregunta ¡Ok! Vasya
15. ¡Nunca edites el texto de otra persona cuando lo cites! Se trata de una especie de falsificación de cartas.
16. Al citar en su totalidad (si su respuesta es la carta completa), escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, no al final.
17. Si responde punto por punto usando una cita, separe la cita con líneas en blanco en la parte SUPERIOR y ABAJO y use letras mayúsculas al comienzo de las oraciones. Intente encontrar las respuestas aquí: > sugerimos reemplazar el logo con el incluido, > ya que este fondo tan colorido no encontró el logo en el archivo adjunto > corrija la inscripción - ¡en lugar de “pez” debería escribir “esclavo”! > de lo contrario seremos malinterpretados, la inscripción ha sido corregida, lo siento > y lo último...

    Andrey Grischenko
    Productor de proyectos de juegos (desarrollo externo) en 1C desde 2003. Responsable de buscar proyectos y equipos prometedores, organizar el desarrollo y lanzamiento. En 1C fue y es responsable de varias docenas de proyectos, entre ellos "No Time for Dragons", "Stalingrad", "XIII Century", juegos de las series "Full Drive" y "Brothers Pilots". Ahora está aliviando los dolores del parto con Cryptosis: Sleep of the Mind, que está seguro será saludable y hermoso.

    ¡Querido lector!

    Este texto fue publicado en mi dtf.blog en abril de 2006. La cantidad de enlaces distribuidos y las repetidas solicitudes para “volver a publicar” la nota en forma de artículo me impulsaron a hacer este sencillo trabajo. Agradezco a todos los que comentaron en ese blog; se han tenido en cuenta sus útiles comentarios y adiciones. Un agradecimiento especial a Dmitry Devishev (Nival Online).

    Para desarrollar una cultura de comunicación escrita, se propone utilizar el material libremente (sin atribución), incluso en capacitaciones sobre correspondencia comercial (incluida la comercial).

    

    ***

    Te reirás y dirás “¡esto es tan elemental, Watson!” Pero no lo creerás: ¡algunos de los encuestados que encontré en el trabajo ni siquiera cumplen con una cuarta parte de estos estándares! Mi respeto por estas personas no me permite señalarles sus errores “en la cara”, así que los enumeraré aquí.

    Todas las reglas elementales que se detallan a continuación se refieren principalmente a la correspondencia comercial con sus socios, colegas, clientes y artistas. Usarlos en correspondencia personal es un asunto privado para todos. Sin embargo, seguir estas reglas en la correspondencia personal sólo creará una buena impresión de usted.

    Lo esencial

    • Al responder, utilice el botón “Responder a todos”. Esto enviará una copia a los destinatarios del correo electrónico inicial para que su respuesta no pase desapercibida. Recomiendo encarecidamente ocultar el botón "Responder" en la configuración de la interfaz. Si es necesario, puede eliminar manualmente los destinatarios no deseados.
    • No deje el campo Asunto en blanco. Las personas con las que se comunica pueden recibir cientos de correos electrónicos al día y utilizan este campo para evaluar rápidamente la importancia y el contenido del correo electrónico.
    • Cartas de cotización. No comience su respuesta con un nuevo correo electrónico, haga clic en "Responder a todos" en el correo electrónico recibido y no desactive la función de cotización al responder y reenviar en la configuración de su cliente de correo electrónico.

    

    • Al citar en su totalidad (si su respuesta es la carta completa), escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, y no al final, a continuación.

    ¿Deberíamos continuar?

    Recibir cartas

    1. Las cartas recibidas deben ser leídas. Si recibió una carta, significa que alguien la envió por algún motivo (por supuesto, aquí no se considera spam). Si una persona tiene cartas marcadas como no leídas y tienen más de un día de antigüedad, no sabe cómo trabajar con el correo. Sin embargo, esto puede perdonarse si:

    oh la persona murió o enfermó inesperadamente;

    oh trabajar con correo no es parte de sus responsabilidades laborales (entonces no necesita un correo electrónico de servicio).

    2. Si no eres directivo, revisa tu correo electrónico al menos 2 veces al día: por la mañana y por la tarde. No responder a una pregunta de producción puede paralizar el trabajo de otras personas y retrasar la resolución de problemas.

    3. Si es gerente, su jornada laboral debería comenzar lanzando un cliente de correo electrónico que permanezca encendido todo el día y revise automáticamente su correo electrónico. Configure la entrega/recepción automática de correo al menos cada 10 minutos (preferiblemente entre 1 y 3 minutos).

    4. Has recibido una carta. Si está muy ocupado, evalúe inmediatamente de quién es, el tema y hojeelo; esto le ayudará a decidir rápidamente si la carta requiere una respuesta urgente o puede esperar un poco.

    

    5. Si puedes, por favor responde inmediatamente. Esta es la forma más fácil y efectiva de hacer avanzar las cosas y no recolectar correo.

    6. Si comprende que no puede responder dentro de las 24 horas, es mejor escribir inmediatamente "Responderé en un par de días" o al menos "Responderé un poco más tarde".

    Campos “Para”, “CC”, “CCO” (“Para”, “CC”, “CCO”)

    7. Recuerde que hay campos Para, CC y CCO. De ellos dependen sus acciones posteriores (y las acciones de sus socios de correspondencia) al recibir la carta:

    oh “Para” (“Para”): la carta y la información o preguntas contenidas en ella se dirigen directamente al destinatario. Si envía una pregunta, espera una respuesta del destinatario especificado en el campo "Para". Si usted es el destinatario, entonces debe ser usted quien responda.

    oh “CC” (“Copia”): los destinatarios que aparecen en las copias reciben una carta “para su información”, para obtener información o son “invitados a ser testigos”. Por lo general, el destinatario de las copias no debe responder a la carta; Además, se considera de buena educación si, si es necesario, se comienza con la frase "Perdón por interferir".

    oh "BCC" ("Copia oculta") es un campo para "intrigas palaciegas". Al indicar un destinatario en este campo, le envía esta carta “en secreto”: ni el destinatario principal ni los que figuran en las copias sabrán que la carta fue enviada a esta persona. También se utiliza para envíos masivos de modo que no todos los destinatarios conozcan su libreta de direcciones.

    

    8. Al responder, utilice el botón “Responder a todos”. Esto guardará una copia para los destinatarios del correo electrónico inicial para que su respuesta no pase desapercibida.

    9. NO elimine de las copias de la carta a las personas agregadas por su corresponsal. Si desea responder algo personal para que otros corresponsales no reciban su respuesta, elimine a todos de las copias excepto al que escribió la carta (sí, nunca usamos el botón "Responder").

    10. Si hay más de dos destinatarios en el campo "Para" de la carta recibida, esto significa que ambos corresponsales o cualquiera de ellos deben responder. Considere que AMBOS deben responder: si la carta está dirigida a usted y a otra persona, responda también (incluso si es una respuesta como “Esta pregunta definitivamente no es para mí, deje que fulano de tal responda”).

    11. A su vez, es muy recomendable NO incluir más de un destinatario en el campo “Para”. A una carta enviada a dos, no recibirás respuesta de ninguno de ellos, ya que cada uno pensará que el otro responderá. No todo el mundo lee este artículo.

    12. ¡Reenviar correspondencia privada a una lista de correo sin el consentimiento de los participantes en la correspondencia no es ético!

    Campo de asunto

    13. No lo dejes en blanco.

    14. La línea de asunto de la carta debe ser breve, pero reflejar el contenido principal y el tema de la carta. Títulos como "Pregunta", "¡Hola!" o los títulos vacíos revelan que usted es un principiante que carece de habilidades básicas de redacción comercial.

    

    15. Cuando responda a uno de varios correos electrónicos con diferentes líneas de asunto, responda a los correctos. Responder a la carta con el asunto “Reunión del martes 18 de abril” sobre la reunión y a la carta “Materiales de impresión” sobre los materiales de impresión. Esto implica citar correspondencia anterior (consulte la sección Redacción de cartas a continuación).

    16. Si necesita enviar correos electrónicos periódicamente, como informes semanales, intente mantener el encabezado constante, o al menos parte de él debe ser constante, para que el destinatario pueda configurar reglas automáticas para clasificar dicho correo.

    Importancia de la carta (“Prioridad”)

    17. Si la carta contiene información sobre cambios urgentes, el texto del contrato u otra información a la que se debe prestar atención primero, utilice la importancia "alta", esto resaltará la carta en la bandeja de entrada.

    18. No uses la importancia "alta" en vano: las personas "ruidosas" son molestas, sé más modesto.

    19. Para una carta personal a un corresponsal comercial o una carta con una imagen o un enlace divertido, marque la importancia como "baja".

    Escribir cartas (respuestas)

    20. Comience con un saludo, es educado. "¡Hola, Gria!" indica que eres demasiado vago para escribir el nombre de la persona. Incluso simplemente "¡Andrey!" o "¡Buenas tardes!" bastante educado y suficiente.

    

    21. Habla el mismo idioma con la persona. Esto se aplica no sólo al idioma ruso/inglés, sino también a la forma del texto. Si recibe una carta formal, una respuesta informal será una falta de respeto para el encuestado y una demostración de su propia baja cultura. Una respuesta formal a una apelación informal es un llamado a cumplir con las regulaciones o simplemente lo exigen las reglas corporativas.

    22. Trate de responder siempre a la última carta de la cadena de correspondencia y no a alguna intermedia.

    23. Ne ispolzuyte translitexcepto en los casos de envío de cartas en condiciones en las que es difícil escribir texto de otra manera (por ejemplo, desde un teléfono móvil o desde una computadora sin distribución de teclado ruso).

    24. Si su cliente de correo electrónico no admite el idioma ruso o estropea las codificaciones, adjunte el texto de la respuesta como archivo adjunto.

    25. Una carta comercial debe ser precisa, concisa y específica:

    oh Precisión: asegúrese de incluir los detalles exactos a los que se refiere (fecha y asunto de otro correo electrónico, fecha de la reunión, punto de la agenda de la reunión, nombre del archivo, enlace al documento en línea, etc.).

    oh Concisión: algunas personas presentan en tres páginas lo que podría escribirse en tres frases. El que piensa con claridad habla con claridad, y su corresponsal lo ve.

    oh Especificidad: en la carta debe quedar claro exactamente QUÉ EXACTAMENTE se requiere del destinatario, qué acciones quieren de él.

    

    26. La correspondencia comercial no es un lugar para ejercicios del género epistolar ni un lugar para expresar emociones. Para ello existen foros, chats y otros medios de comunicación interpersonal electrónica. Un texto comercial lacónico no es seco, pero ahorra tiempo y precisión de pensamiento.

    27. Si la carta contiene varias preguntas, temas o tareas, estructúrelas y sepárelas en párrafos con o sin numeración. Una “corriente de pensamiento” continua es difícil de leer y es fácil pasar por alto el punto principal de la carta. Además, algunas personas tienden a tirar inmediatamente a la basura una carta mal estructurada (aunque probablemente esto sea extremismo).

    28. Tenga en cuenta que la respuesta a una solicitud o tarea es "¡Hagámoslo!" incompleto “Lo haremos en tal fecha”, “en tantos días”, “después de tal o cual evento” son respuestas más definitivas y precisas.

    29. Si la carta está redactada de tal manera que se pueda responder con un simple "ok", lo más probable es que la respuesta se reciba mucho más rápido. Por ejemplo, si hay varias opciones sobre qué hacer, ofrezca alguna opción predeterminada.

    30. El texto no debe contener errores. Ochepyatki no dan miedo, pero si escribes y deletreas incorrectamente una palabra en cada letra, se nota muy rápidamente y tu "C" con un menos en ruso se vuelve obvia (así como otras conclusiones especulativas sobre tu nivel general de educación y cultura). ).

    31. Trate de no utilizar el formato html de la carta. Desafortunadamente, este formato para escribir cartas es el predeterminado en Outlook, pero al usarlo, especialmente al citar (responder y reenviar), surgen muchas preguntas.

    

    32. Si recibió una carta en formato html, NO la cambie a texto plano, esto rompe la percepción de la información por parte del remitente al recibir su respuesta. Cuanto más importante sea para usted su interlocutor, más importante será mantener una percepción adecuada de él. Puede encargarse de resaltar sus respuestas en citas html usando color, o también puede usar el botón "Reducir sangría" en el panel de formato html (aunque hay matices caprichosos allí).

    33. Cite el texto de la carta original. ¿Qué crees que significaría esto? Yo tampoco lo sé:

    34. Para: Andrey Grishchenko

    35. Asunto: Re: Re: Re: Pregunta

    36. ¡Vale!

    Vasya

    37. ¡Nunca edites el texto de otra persona cuando lo cites! Se trata de una especie de falsificación de cartas.

    38. Al citar en su totalidad (si su respuesta es la carta completa), escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, no al final.

    39. Si responde punto por punto usando una cita, separe la cita con líneas en blanco en la parte SUPERIOR y ABAJO y use letras mayúsculas al comienzo de las oraciones. Intenta encontrar respuestas aquí:

    40. > sugerimos reemplazar el logo por el incluido,

    41. > ya que este es muy colorido en el fondo

    42. No encontré el logo en el archivo adjunto.

    43. > corrija la inscripción: ¡en lugar de “pez” debería escribir “esclavo”!

    

    44. >de lo contrario seremos malinterpretados

    45. La inscripción ha sido corregida, lo siento.

    En las últimas décadas, la correspondencia comercial por correo electrónico ha ganado una inmensa popularidad y se ha convertido en uno de los principales métodos de comunicación empresarial. Hoy en día es difícil encontrar una persona que no utilice el correo electrónico en la práctica de las comunicaciones interpersonales. A pesar de esto, hoy muchos se preguntan: ¿para que se sigan todas las reglas? ¿Cómo se puede utilizar una carta competente para formarse una buena impresión del remitente entre el destinatario?

    Este artículo describe las regulaciones para la correspondencia comercial en correo electrónico, A Consejo practico presentado en el artículo le ayudará a aprender el correcto comunicacion de negocios al redactar correos electrónicos.

    Muchas personas comienzan su jornada laboral revisando su buzón en busca de mensajes nuevos. Pero, lamentablemente, a pesar de la prevalencia de este método de intercambio de información, muchos no saben cómo utilizar correctamente el lenguaje de la correspondencia comercial, confundiendo los correos electrónicos con una forma informal de comunicación.

    Gracias a la rapidez de entrega, simplifica el intercambio de importantes documentos oficiales, formularios, declaraciones, pero incluso aquí la gente comete errores al enviar cartas. Muy a menudo sucede que al redactar un correo electrónico al intercambiar archivos, los destinatarios, por alguna razón, no escriben ensayos adjuntos y no ingresan temas, lo que puede complicar el trabajo de los destinatarios. El objetivo de este artículo es responder a la pregunta: ¿cómo enviar una carta por correo electrónico y cumplir con todas las reglas de la comunicación escrita comercial por correo electrónico?

    Al redactar correos electrónicos, se deben completar todos los campos proporcionados.

    Las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico obligan al remitente de la carta a completar todos los campos proporcionados en el correo electrónico, como la dirección y el nombre del destinatario y del remitente de la carta. Se debe describir un asunto que describa brevemente la esencia de la carta que se envía. Muy a menudo, el destino de la carta enviada y la velocidad de resolución del problema planteado en ella dependen del tema descrito correctamente. Un correo electrónico comercial debe comenzar con un saludo; esta simple muestra de respeto por el destinatario es muy importante a la hora de escribir correspondencia. Después del saludo, debe haber un texto llamado "cuerpo de la carta", y al final se debe dejar una firma, por ejemplo, "Con respeto, Petr Ivanovich Brisov".

    Saludos en correspondencia comercial.

    Vale la pena centrar más tu atención en este punto, ya que un gesto de respeto es muy importante en cualquier aspecto. comunicaciones de negocios. La frase de saludo óptima es "Buenas tardes" o "Hola". Realizar correspondencia comercial por correo electrónico limita al remitente el uso de las frases "Buenas noches" o " Buen día”, ya que el destinatario puede leer la carta mucho después de haberla recibido. Tampoco es correcto utilizar expresiones coloquiales utilizadas en los saludos.

    Después de una palabra o frase de saludo, debe dirigirse al destinatario por su nombre y patronímico, y si el remitente desconoce el nombre, puede omitir este momento. Luego puede pasar a indicar el propósito de la carta.

    Archivos adjuntos en correos electrónicos comerciales

    Si objetivo principal Dado que una carta no es sólo una narración escrita y una exposición de la esencia del asunto, sino también el envío de un archivo, es mejor adjuntar primero el objeto enviado. A menudo sucede que muchos remitentes, por falta de atención, habiendo indicado la esencia del problema en el cuerpo de la carta, se olvidan de adjuntar inversión requerida. Tal negligencia puede afectar negativamente la reputación comercial del remitente de una carta comercial.

    

    La dirección de correo electrónico debe ser reconocible y concisa.

    Las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico exigen que el remitente tenga un nombre electrónico reconocible, que debe contener información veraz sobre el nombre del remitente. Se ven muy poco concisos y estúpidos. cartas oficiales y solicita cuando la dirección de correo electrónico contiene expresiones o palabras informales, por ejemplo, la dirección de correo electrónico “limon_petya”. Esto parece muy indigno para un adulto. Para realizar correspondencia comercial, es mejor crear un correo electrónico separado y observar la etiqueta del correo electrónico comercial.

    Uso de la función de respuesta rápida (Respuesta) para responder a correos electrónicos recibidos anteriormente

    La función Responder o Responder (en su versión abreviada se parece a Re:) ayuda al usuario a responder rápidamente a mensajes enviados previamente por el remitente. Esta función también tiene la capacidad universal de leer correspondencia anterior con un interlocutor sobre un tema determinado. Pero las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico obligan al remitente a cambiar el nombre del asunto de la carta comercial si la esencia de la discusión cambia durante la correspondencia.

    Antes de enviar una carta comercial, debe revisarla para detectar errores de ortografía y puntuación.

    El correo electrónico simplifica el intercambio de información, pero durante la correspondencia comercial no se deben descuidar las reglas del idioma ruso, ya que un error cometido por descuido puede afectar la autoridad del remitente. Antes de enviar una carta, debes revisar el texto varias veces y revisarlo cuidadosamente para detectar errores de ortografía y puntuación. Muchos clientes de correo electrónico tienen una función de revisión ortográfica, por lo que debes prestar atención a las palabras subrayadas en rojo. Si tiene dudas sobre la ortografía correcta, debe buscar ayuda en Internet o verificar la ortografía utilizando un diccionario ortográfico.

    

    El campo del destinatario debe completarse al final.

    Para evitar enviar cartas sin terminar o sin editar, la dirección del destinatario de una carta comercial debe ingresarse en el último momento antes de enviarla. Esta regla también se incluye en los conceptos básicos de la correspondencia comercial por correo electrónico. Sucede que al completar el campo del destinatario, el correo electrónico puede ofrecer una lista de destinatarios utilizados anteriormente; aquí también debes centrar tu atención para no enviar por error una carta comercial redactada a un destinatario externo;

    Estructurar una carta comercial

    Las reglas para estructurar el texto se aplican no solo a los soportes en papel, sino también a las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico. No siempre es conveniente para el destinatario leer grandes volúmenes de texto de cartas en la pantalla del monitor. Para simplificar este punto, debes dividir el texto en pequeños párrafos formados lógicamente y evitar oraciones complicadas al escribir el texto de cartas comerciales. La longitud óptima de una frase en una carta comercial no debe superar las quince palabras.

    La esencia de una carta comercial debe expresarse en esencia.

    Además del tema especificado de la carta comercial, el destinatario también debe estar interesado en la primera y segunda frase del texto principal, claramente formuladas. La tarea del remitente es exponer al principio de la carta la esencia del problema o cuestión por la que se dirige al destinatario. La primera oración debe indicar el propósito para el cual se envía la carta comercial. Muestra: “Le informamos que los términos de la obligación bajo el contrato No. 45 del 02/01/2017 “Sobre el suministro de materiales a granel” están llegando a su fin. Para renovar el contrato, deberá presentar un segundo paquete de documentos”. Gracias al propósito designado, el destinatario tiene la oportunidad de comprender la idea principal de la carta comercial. Si el texto de la carta es demasiado grande, entonces es mejor utilizar la función de adjuntar un objeto como archivo adjunto en forma de documento de texto, pero al mismo tiempo, en el campo de texto, debe dejar el ensayo adjunto. que resalta la carta comercial. Ejemplo: "Le enviamos una copia electrónica de la carta de la empresa Mak-Stroy LLC para que la revise". Le pedimos que nos informe de su decisión sobre la cuestión de la prórroga del contrato nº 45 del 02/01/2017 “Sobre el suministro de materiales a granel” hasta el plazo especificado en la carta”.

    Cada correo electrónico empresarial debe tener una respuesta.

    Hay ejemplos negativos de correspondencia comercial cuando el destinatario ignora la carta comercial por algún motivo. A veces, efectivamente, puede haber casos en los que no se pueda dar una respuesta debido a determinadas situaciones, por ejemplo, la resolución del problema puede tardar varios días o el destinatario está pensativo y no puede responder de inmediato a la pregunta planteada. En este caso, conviene hacer un breve comentario al respecto, por ejemplo: “Hola, Pyotr Ivanovich. Recibí su carta, pero hoy me resulta difícil responder, ya que debo consultar con la alta dirección. Voy a informar tu problema al director ejecutivo nuestra empresa y le daremos una respuesta oficial a finales de semana. Atentamente, Belov Ivan Gennadievich, director del departamento de ventas”.

    

    Vale la pena recordar que si no se recibió una respuesta dentro de los tres días hábiles, entonces el hecho de que el destinatario de una carta comercial guarde silencio puede considerarse como ignorar y negarse a comunicarse con el remitente.

    Al escribir cartas de respuesta, debe responder todas las preguntas que le hagan.

    Si la carta enviada al destinatario es de carácter interrogativo, al redactar la carta debe dar las respuestas a las preguntas en el orden en que están presentes en el texto recibido de la carta comercial. Si se han formulado preguntas, el remitente espera recibir respuestas específicas. Al redactar una carta, no debes numerar tus respuestas; solo necesitas expresar tus pensamientos en orden. Para responder a todas las preguntas planteadas, primero debe volver a leer la carta comercial recibida varias veces y, si hay demasiadas preguntas, es mejor escribirlas por separado para evitar que se pierdan. Si es imposible responder a algunas de las preguntas planteadas, cabe señalar que este momento por alguna razón no se puede dar la respuesta.

    

    No abuses de las abreviaturas, el diseño emocional y las mayúsculas.

    Hay ejemplos negativos de correspondencia comercial en la que los remitentes la diluyen utilizando signos informales en forma de emoticones. Su uso es popular cuando se comunica en en las redes sociales Sin embargo, las reglas de la correspondencia comercial no aceptan tales manifestaciones de emociones, ya que el destinatario puede desconocer su verdadero significado y tomarlas por un conjunto incomprensible de errores de puntuación.

    

    También debes evitar escribir texto en mayúsculas. En Internet, un conjunto de palabras escritas en mayúsculas se denominan “frases llamativas” y, en la mayoría de los casos, dichas frases tienen una connotación negativa. El destinatario, al leer una carta comercial electrónica, puede evaluar negativamente dicha fuente, lo que tendrá un efecto perjudicial en la percepción del significado. Si en una carta comercial necesita enfatizar la importancia de algún punto, es mejor usar frases introductorias, por ejemplo, “Tenga en cuenta que debe proporcionar un paquete de documentos para renovar el contrato a más tardar el 10/02/2017 ” o “Tenga en cuenta que los documentos de extensión del contrato deben presentarse antes del 10/02/2017”.

    No transmitir información sensible por correo electrónico

    Al transmitir información personal o confidencial, es mejor rechazar los buzones de correo electrónico, ya que existe el riesgo de que los atacantes intercepten la información para utilizarla para sus propios fines egoístas. Dicha información puede incluir: números de teléfono, contraseñas de tarjetas bancarias, cuentas bancarias personales, etc. Es importante recordar que la información se almacena en el servidor del agente de correo y puede ser robada si es pirateada.

    La firma del remitente debe estar al final de la carta.

    Como se mencionó anteriormente, cada carta enviada debe contener una firma específica. A menudo, los desarrolladores de buzones de correo introducen una función de bloqueo de firma, en la que puede ingresar su puesto de trabajo, nombre y número de teléfono de contacto. Posteriormente, este bloque aparecerá automáticamente al final de cada letra, lo que facilitará la escritura. Es importante escribir la firma correctamente para que el destinatario tenga la oportunidad de dirigirse correctamente al remitente al responder a la carta. Un ejemplo de firma podría verse así: "Con todo respeto, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000".

    

    Al sacar conclusiones, cabe señalar que para comprender cómo realizar la correspondencia comercial por correo electrónico, no es necesario dominar conceptos básicos adicionales y complejos. Sólo hay que cumplir con las reglas básicas de etiqueta y observar las normas del idioma ruso.

    Tamara Vorotyntseva – directora de desarrollo de la empresa de formación “BUSINESS PARTNER” (Moscú). Coach empresarial en ejercicio, autor del libro "Construyendo un sistema de formación de personal" y publicaciones en publicaciones empresariales de Rusia, Kazajstán y Ucrania. Creador del boletín de Internet: “Correspondencia por correo electrónico en los negocios” en el servidor subscribe.ru. El libro es una guía práctica para empresarios que mantienen correspondencia activa con clientes y socios. Presenta herramientas que ayudarán a que la comunicación electrónica sea efectiva, óptima en tiempo y resultados, y más compatible con las normas y reglas aceptadas en la comunidad empresarial moderna. El autor da consejos prácticos, ilustra sus observaciones con casos de la vida real y aporta conclusiones razonadas. El texto del libro es rico en ejemplos reconocibles de correspondencia comercial real. El autor comparte sus observaciones, técnicas y "trucos" que pueden afectar significativamente la eficacia y eficiencia de un correo electrónico empresarial. Si es una persona de negocios y es importante que escriba con prontitud, concisión y competencia, de acuerdo con las reglas de los buenos modales comerciales, este libro se convertirá en su asistente confiable.

    Libro:

    Cuando trabaje con los campos "Para" ("Para"), "Cc" ("CC"), "CCO" ("CCO"), recuerde que esta es una parte importante del correo electrónico que afecta las acciones futuras de los participantes. en la correspondencia.

    “A quién” (“Eso”). Este campo contiene la dirección del destinatario al que va dirigida directamente la carta y la información contenida en ella. El autor de la carta está esperando respuesta del destinatario principal. Si se colocan dos destinatarios en este campo, entonces el autor de la carta está esperando una respuesta de cada uno o de algunos de ellos (tenga esto en cuenta si su nombre está en la lista de destinatarios). Al mismo tiempo (si eres el remitente), ten en cuenta que no es muy recomendable incluir más de un destinatario en el campo “Para” (“Para”). Una carta enviada a varios destinatarios puede no recibir una única respuesta, ya que cada uno pensará que el otro responderá.

    
    

    Si la carta está dirigida a usted, pero contiene copias de otros destinatarios, asegúrese de utilizar el botón "Responder a TODOS" al responder. Esto le permitirá mantener el círculo de destinatarios designado por el iniciador de la correspondencia.

    “Copiar” (“Cs”). EN En este campo, coloque las direcciones de los destinatarios que, en su opinión, deberían estar al tanto de la correspondencia sobre este tema. Estos destinatarios reciben información sólo "para su información". Por lo general, el destinatario de la copia no tiene que responder a la carta, pero puede hacerlo si es necesario.

    
    

    NOTA. ¡ES IMPORTANTE!

    Si su nombre está en el campo "Cc" ("CC"), al iniciar correspondencia, recuerde que hay situaciones en las que es extremadamente importante ser cortés. Utilice las frases: "Déjeme unirme a la discusión", "Déjeme unirme a su diálogo" o "Déjeme expresar mi opinión".

    "Copia oculta" ("CCO"). Este campo está prohibido para su uso en algunas empresas, ya que es una herramienta que contradice los estándares éticos de comunicación. El propósito de este campo es invitar al destinatario a convertirse en un "testigo secreto".

    si en tu Práctica de negocios Es habitual utilizar este campo en el trabajo, considere lo siguiente. El destinatario CCO permanece invisible para el destinatario principal y los destinatarios CCO. A veces es útil que el remitente y el “destinatario secreto” tengan un acuerdo preliminar (o conocimiento posterior) sobre el motivo y propósito de este método de información.

    
    

    NOTA. ¡ES IMPORTANTE!

    El destinatario "oculto" no debe en absoluto mantener correspondencia desde este campo.

    Hoy en día, los tribunales suelen aceptar la correspondencia electrónica como prueba escrita. Sin embargo, para ello, debe tener fuerza legal. Mientras tanto, aún no se han desarrollado reglas y métodos claros y uniformes para determinar la legitimidad de la correspondencia virtual, lo que genera una gran cantidad de problemas.

    Veamos varias formas de otorgar fuerza legal a los correos electrónicos.

    Atrás quedaron los días en que el único medio de comunicación eran las cartas escritas en papel. Desarrollo de relaciones económicas entre sujetos. actividad económica ya no es concebible sin utilizar tecnologías de la información. Esto es especialmente cierto cuando las contrapartes están ubicadas en diferentes ciudades o incluso países.

    La comunicación a través de comunicaciones electrónicas ayuda a reducir los costos de material y también le permite desarrollar rápidamente una posición común sobre temas específicos.

    Sin embargo, esos avances no deben considerarse sólo en términos de lado positivo. Entre sujetos relaciones económicas A menudo surgen diversas disputas; para resolverlas recurren a los tribunales. El tribunal toma una decisión basándose en una evaluación de las pruebas aportadas por las partes.

    Al mismo tiempo, la relevancia, admisibilidad, confiabilidad de cada prueba por separado, así como la suficiencia y conexión mutua evidencia en su totalidad. Esta regla está consagrada tanto en el Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia (cláusula 2 del artículo 71) como en el Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia (cláusula 3 del artículo 67). En el proceso de determinar la admisibilidad y confiabilidad de las pruebas aportadas, el tribunal a menudo hace preguntas cuya solución afecta significativamente el resultado del caso.

    Uso gestión de documentos electrónicos en las relaciones entre entidades económicas está regulado por las normas del Código Civil de la Federación de Rusia. En particular, en el apartado 2 del art. 434 indicado: acuerdo en escribiendo puede celebrarse mediante el intercambio de documentos mediante comunicación electrónica, lo que permite establecer fehacientemente que el documento procede de una de las partes del contrato.

    De conformidad con el apartado 1 del art. 71 Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia y párrafo 1 del art. 75 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia, la prueba escrita es correspondencia comercial que contiene información sobre circunstancias relevantes para la consideración y resolución del caso, realizada en forma de registro digital y recibida mediante comunicación electrónica.

    Para usar documentos electronicos En un proceso judicial deben cumplirse dos condiciones. En primer lugar, como ya se indicó, deben tener fuerza legal. En segundo lugar, el documento debe ser legible, es decir, debe contener información que sea generalmente comprensible y accesible a la percepción.

    Este requisito surge de reglas generales procedimientos judiciales, que presuponen la inmediatez de la percepción por parte de los jueces de la información procedente de las fuentes de prueba.

    A menudo, el tribunal se niega a admitir como prueba en el caso correspondencia electrónica que no cumple con las condiciones anteriores y posteriormente toma una decisión que no satisface los requisitos legales del interesado.

    Consideremos las principales formas de legitimar la correspondencia electrónica antes y después del inicio del proceso.

    Trabajar con un notario

    Si el proceso aún no ha comenzado, luego, para darle fuerza legal a la correspondencia electrónica, es necesario involucrar a un notario. En el apartado 1 del art. 102 de los Fundamentos de la legislación sobre notarios (Fundamentos) establece que, a solicitud de las partes interesadas, un notario proporciona las pruebas necesarias ante un tribunal o ante un órgano administrativo si hay motivos para creer que la aportación de pruebas resultará posteriormente imposible o difícil. Y en el apartado 1 del art. 103 de los Fundamentos establece que, para obtener pruebas, el notario inspecciona las pruebas escritas y materiales.

    Según el apartado 2 del art. 102 Fundamentalmente, un notario no aporta prueba en un caso que, en el momento en que los interesados ​​contactan con él, se encuentra en trámite ante un tribunal o un órgano administrativo. En caso contrario, los tribunales reconocen como prueba inaceptable la correspondencia electrónica notariada (Resolución de la Novena AAS de 11 de marzo de 2010 No. 09AP-656/2010-GK).

    Vale recordar que, con base en la Parte 4 del art. 103 Fundamentos, la aportación de prueba sin notificar a una de las partes e interesados ​​se realiza únicamente en casos urgentes.

    Para el examen de las pruebas se elabora un protocolo en el que, además de Descripción detallada Las actuaciones del notario también deben contener información sobre la fecha y lugar de la inspección, el notario que la realiza, los interesados ​​que participan en la misma, así como enumerar las circunstancias descubiertas durante la inspección. Los propios correos electrónicos se imprimen y se guardan con un protocolo, que es firmado por las personas que participan en la inspección, por un notario y sellado con su sello. En virtud de la Resolución del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 23 de abril de 2010 No. VAS-4481/10, se reconoce como prueba apropiada el protocolo notarial para la inspección de un buzón de correo electrónico.

    Actualmente, no todos los notarios brindan servicios de certificación de correos electrónicos y su costo es bastante elevado. Por ejemplo: uno de los notarios de Moscú cobra 2 mil rublos por una página de la parte descriptiva del protocolo.

    La persona interesada en aportar pruebas se dirige a un notario con la solicitud correspondiente. Debe indicar:

    • pruebas que deben obtenerse;
    • las circunstancias que se sustentan en esta evidencia;
    • los motivos por los cuales se requiere evidencia;
    • en el momento de contactar a un notario, el caso no está siendo procesado por un tribunal de jurisdicción general, un tribunal de arbitraje o un órgano administrativo.
    Considerando el proceso técnico de transmisión de correos electrónicos, los lugares donde se detecta el correo electrónico pueden ser la computadora del destinatario, el servidor de correo emisor, el servidor de correo del destinatario o la computadora de la persona a quien se dirige la correspondencia electrónica.

    Los notarios inspeccionan el contenido de un buzón de correo electrónico de forma remota, es decir, utilizan el acceso remoto a un servidor de correo (puede ser el servidor de un proveedor que proporciona un servicio de comunicación electrónica bajo un contrato; un servidor de correo de un registrador de nombres de dominio o un servidor de correo de Internet gratuito), o directamente desde el ordenador del interesado, en el que esté instalado un programa de correo electrónico (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etc.).

    Durante una inspección remota, además de la solicitud, el notario puede necesitar permiso del registrador de nombres de dominio o del proveedor de Internet. Todo depende de quién respalda exactamente el funcionamiento de los buzones de correo o del servidor de correo electrónico según el contrato.

    Certificación del proveedor.

    Resoluciones de la Novena AAS de 06/04/2009 No. 09AP-3703/2009-AK, de 27/04/2009 No. 09AP-5209/2009, FAS MO de 13/05/2010 No. KG-A41/4138 -10 estipulan que los tribunales también reconocen la admisibilidad de la correspondencia electrónica, si está certificada por el proveedor de servicios de Internet o el registrador de nombres de dominio que son responsables de administrar el servidor de correo.

    El proveedor o registrador de nombres de dominio certifica la correspondencia electrónica a solicitud de un interesado sólo si administra el servidor de correo y tal derecho está especificado en el contrato de servicio.

    Sin embargo, el volumen de correspondencia electrónica puede ser bastante grande, lo que a su vez puede complicar el proceso de presentación de documentos en papel. En este sentido, el tribunal a veces permite el suministro de correspondencia electrónica a medios electrónicos. Así, el Tribunal de Arbitraje de la Región de Moscú, mediante Decisión de 1 de agosto de 2008 en el caso No. A41-2326/08, se refirió a la admisibilidad de la correspondencia electrónica entregada al tribunal en cuatro CD.

    Pero al considerar el caso en instancia de apelación, la Décima AAC, mediante Resolución de 09/10/2008 en el expediente No. A41-2326/08, reconoció como infundada la referencia a la correspondencia electrónica y anuló la decisión del tribunal de primera. caso, indicando que el interesado no presentó ningún documento previsto en el acuerdo de partes celebrado.

    Por lo tanto, los correos electrónicos relacionados con el tema de la disputa deben presentarse al tribunal por escrito y todos los demás documentos pueden presentarse en medios electrónicos.

    Confirmar el contenido de las cartas haciendo referencia a ellas en correspondencia impresa posterior ayudará a probar los hechos declarados en la correspondencia virtual. El uso de otras pruebas escritas se refleja en la Resolución de la Novena AAS de 20 de diciembre de 2010 No. 09AP-27221/2010-GK. Mientras tanto, el tribunal, al considerar el caso y valorar las pruebas aportadas por las partes, tiene derecho a no considerar admisible la correspondencia en papel con enlaces a correspondencia electrónica.

    Sólo lo tiene en cuenta y toma una decisión basada en análisis comprensivo todas las pruebas presentadas.

    Obtenga ayuda de un experto

    Si el proceso ya ha comenzado, entonces para dar fuerza legal a la correspondencia electrónica es necesario ejercer el derecho a atraer a un perito. En el apartado 1 del art. 82 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia estipula que para aclarar cuestiones que surjan durante la consideración de un caso que requiera conocimiento especial, el tribunal de arbitraje designa un examen a solicitud de una persona que participa en el caso, o con el consentimiento de las personas que participan en él.

    Si la designación de un examen está prescrita por ley o un contrato, o es necesaria para verificar una solicitud de falsificación de las pruebas presentadas, o si es necesario un examen adicional o repetido, el tribunal de arbitraje podrá designar un examen por propia iniciativa. La designación de un examen con el fin de verificar las pruebas presentadas también está prevista en el art. 79 Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia.

    En la petición para designar un examen forense, es necesario indicar la organización y los peritos específicos que lo llevarán a cabo, así como el conjunto de cuestiones por las cuales el interesado decidió acudir al tribunal para ordenar un examen. Además, se debe proporcionar información sobre el costo y el momento de dicho examen y se debe depositar ante el tribunal el monto total para pagarlo. El perito involucrado deberá cumplir con los requisitos establecidos para él en el art. 13 Ley Federal"Sobre la actividad forense estatal en la Federación de Rusia".

    Se confirma el adjunto al material del caso como prueba del dictamen pericial sobre la autenticidad de la correspondencia electrónica. práctica judicial(Solución Corte de arbitraje ciudad de Moscú de 21 de agosto de 2009 en el expediente No. A40-13210/09-110-153; Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú de 20 de enero de 2010 No. KG-A40/14271-09).

    Basado en el contrato

    En el apartado 3 del art. 75 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia señala que los documentos recibidos mediante comunicación electrónica se reconocen como prueba escrita si así se especifica en el acuerdo entre las partes. En este sentido, es necesario indicar que las partes reconocen la misma fuerza jurídica a la correspondencia y a los documentos recibidos por fax, Internet y otros medios de comunicación electrónicos que los originales. En este caso, el acuerdo debe especificar la dirección de correo electrónico desde donde se enviará la correspondencia electrónica y la información sobre la persona autorizada para realizarla.

    El contrato debe estipular que la dirección de correo electrónico designada será utilizada por las partes no solo para la correspondencia laboral, sino también para la transferencia de los resultados del trabajo, lo cual está confirmado por la posición del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú en la Resolución No. KG- A40/12090-08 de 12 de enero de 2009. El Decreto de la Novena AAS de 24 de diciembre de 2010 No. 09AP-31261/2010-GK destaca que el contrato debe estipular la posibilidad de utilizar el correo electrónico para su aprobación. términos de referencia y hacer reclamaciones sobre la calidad de los servicios prestados y el trabajo realizado.

    Además, las partes podrán estipular en el contrato que las notificaciones y mensajes enviados por correo electrónico sean reconocidos por ellas, pero deberán ser confirmados adicionalmente dentro de un plazo determinado por mensajería o correo certificado (Resolución de la Decimotercera AAC de 25 de abril de 2008 No. A56 -42419/2007).

    En resumen, podemos decir que hoy en día existe la práctica de que los tribunales utilicen la correspondencia electrónica como prueba escrita. Sin embargo, teniendo en cuenta los requisitos de la legislación procesal en materia de admisibilidad y fiabilidad de la prueba, el tribunal sólo tiene en cuenta la correspondencia virtual si tiene fuerza legal.

    En este sentido, surgen una gran cantidad de problemas, ya que aún no se ha formado una metodología unificada para determinar la legitimidad de la correspondencia electrónica. El derecho del interesado a acudir a un notario para aportar pruebas está garantizado, pero no existe. acto normativo Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia, que regula el procedimiento para la prestación de dichos servicios por parte de los notarios. Como resultado, no existe un enfoque único para determinar su valor y formar un mecanismo claro para implementar este derecho.

    Hay varias formas de otorgar fuerza legal a la correspondencia electrónica para presentarla como prueba ante un tribunal: obtener la correspondencia electrónica ante un notario, la certificación de un proveedor de Internet, mediante referencia a los correos electrónicos en correspondencia en papel posterior, así como la confirmación de su autenticidad por examen forense.

    Un enfoque competente para el suministro oportuno de correspondencia electrónica como prueba escrita permitirá a las entidades comerciales restablecer plenamente sus derechos violados al resolver disputas.