¿Cuáles son las características del lenguaje y el estilo? documentos oficiales¿Se debe tener en cuenta a la hora de redactar los documentos oficiales? ¿Cómo escribir un texto alfabetizado de acuerdo con las normas lingüísticas generalmente aceptadas? ¿Qué necesita saber una secretaria sobre el estilo de discurso empresarial?

Del artículo aprenderás:

En el habla coloquial, la mayoría de nosotros permitimos el uso de palabras poco claras o frases que tienen un doble significado. A menudo somos demasiado prolijos o, por el contrario, demasiado comedidos en nuestras declaraciones. En el lenguaje cotidiano este comportamiento es bastante aceptable. Cuando se trata de un documento escrito, especialmente uno oficial, hay que seguir reglas estrictas. Cada documento comercial tiene un significado legal determinado. Por eso es tan importante que la redacción que contiene sea inequívoca, precisa e impecable. Para estos fines, se utiliza el estilo comercial oficial de los documentos oficiales, que permite el intercambio de información más preciso y conciso.

¿En qué se diferencia el estilo de los documentos oficiales de los demás?

A lo largo de los largos años de evolución, han aparecido varios estilos funcionales básicos en el idioma ruso. Cada uno de ellos es un sistema de medios de habla específicos y se utiliza en diversos campos. . Todos ellos tienen una serie de características léxicas, sintácticas y morfológicas específicas.

En la ciencia moderna, se acostumbra distinguir cinco géneros lingüísticos principales:

			Ámbito de uso
	Coloquial	Comunicación, intercambio de información sobre temas cotidianos.	Ambiente informal
	Arte	Impacto en la imaginación del lector, transmisión de las emociones del autor, estética.	Ficción
	Periodístico	Entregar información a una amplia audiencia, formando opinión pública	Medios de comunicación en masa
		Transmisión de información y confirmación de su veracidad.	Entorno científico
	Negocio oficial	Información, documentación	Entorno oficial, entorno empresarial.

Todas las variedades funcionales enumeradas se diferencian entre sí por la forma de implementación, las características de estilo y el vocabulario utilizado.

En cuanto al lenguaje y estilo de los documentos oficiales, es bastante fácil distinguirlos de los demás. Se utiliza con mayor frecuencia en , legislación, actividades administrativas y jurídicas. La mayoría de las veces se implementa por escrito en forma de razonamiento o monólogo. Su función principal es la transmisión de información. En el lenguaje empresarial no hay lugar para la emotividad; está bastante estandarizado y utiliza varios clichés y “clichés” del habla. Es un error creer que el alto nivel de estandarización del lenguaje comercial permite el uso únicamente de construcciones estándar. Este género es bastante flexible y dominarlo requiere nivel alto- todo un arte.

Reglas generales para la preparación de documentos oficiales.

El procedimiento para preparar la documentación oficial se determina a nivel legislativo. Varios GOST, regulaciones La composición y disposición de los detalles y, en algunos casos, el contenido de partes individuales del texto, están estrictamente reguladas. Por otro lado, la ley no obliga a utilizar el estilo comercial oficial al redactar documentos oficiales.

Sin embargo, para que el documento oficial cumpla con todos los estándares existentes y tenga fuerza legal, el uso de este tipo de lenguaje se convierte en una necesidad.

Para oficializar la documentación se deben seguir los siguientes requisitos para la presentación de la información:

• cumplir con las normas generalmente aceptadas de lenguaje literario y estilo comercial oficial;
• utilice predominantemente palabras de uso común (frases típicas);
• utilizar terminología profesional determinada por el tema;
• para expresar aspectos estándar del contenido, utilice preposiciones denominadas, por ejemplo: “con el fin de brindar asistencia”, “en el orden de celebración de una reunión”;
• limite el uso de oraciones con enumeración, locuciones participiales y adverbiales, así como otras estructuras sintácticas complejas.

¿Por qué es necesario unificar el idioma de los documentos oficiales?

Una de las características más llamativas del lenguaje de los documentos oficiales es su unificación. Este proceso continúa de forma continua y afecta, en primer lugar, al lenguaje. documentación estándar. La estandarización permite lograr brevedad en la presentación del texto y facilita no sólo su recopilación, sino también su percepción. Como resultado, se reduce el tiempo para su registro y tramitación. Los procesos anteriores son en muchos aspectos similares a la búsqueda de información. También se optimizan eficazmente utilizando palabras clave y giros tipificados del lenguaje literario. Para documentos oficiales, un ejemplo de unificación puede considerarse todo tipo de órdenes, mesas de personal, libros de registro, documentación contable. Aquellos. aquellos para los que la ley prevea formas unificadas.

Otra razón para la unificación del lenguaje empresarial puede considerarse la tendencia. . El uso de fórmulas verbales estándar y modelos sintácticos permite facilitar el proceso de redacción de textos estándar. La estructura estándar de un texto de este tipo le sirve como una especie de marco. La tarea del autor se reduce únicamente a su concreción en la escala de independencia que está determinada por el tipo de texto de muestra.

Estilo comercial oficial de documentos oficiales: rasgos característicos.

La función principal del lenguaje de los documentos oficiales es posibilitar una cobertura objetiva, concisa y clara de determinados acontecimientos. El intercambio de información en un entorno empresarial tiene una serie de características específicas. Participantes este proceso son entidades legales: empresas, funcionarios y personal de organizaciones. La naturaleza de las relaciones de información está determinada por el contenido de su actividad principal, la competencia, el lugar en la jerarquía y muchos otros factores.

Para transmitir información de este tipo, es recomendable utilizar medios de habla del lenguaje comercial oficial.

Los rasgos característicos del lenguaje utilizado para la comunicación y la documentación en un entorno empresarial incluyen:

Precisión y claridad	Las palabras y términos se utilizan con significados tradicionales que no permiten una doble interpretación.
	La presentación se mantiene lo más breve posible, sin describir detalles menores ni repeticiones.
Persuasión	La información debe ser confiable. La lógica se puede rastrear fácilmente en la presentación; se utilizan argumentos convincentes, respaldados por referencias a las regulaciones. La redacción debe ser impecable en términos jurídicos.
Neutralidad de tono	El texto se presenta en 3ª persona. No se permiten connotaciones emocionales de eventos y hechos.
El uso de frases estables.	La mayoría de las palabras se utilizan sólo con un grupo limitado de palabras. Ejemplos de clichés lingüísticos en documentos oficiales: en relación con el pedido..., para garantizar..., lo consideramos necesario..., teniendo en cuenta... etc.
Usar abreviaturas comunes	Las abreviaturas deben ser claras para el destinatario. Las abreviaturas utilizadas deben ser coherentes en todo el texto.

Elegir vocabulario al redactar documentos oficiales.

Al redactar documentos oficiales se presta especial atención a la cuidadosa selección del vocabulario y la terminología. Las características del vocabulario del lenguaje comercial son: la presencia de unidades fraseológicas, abreviaturas, clericalismos y arcaísmos. La terminología profesional utilizada debe ser generalmente aceptada y comprensible para ambas partes en el intercambio de información. Todas las palabras deben usarse en su significado léxico tradicional. Esto es importante para evitar diferentes interpretaciones de la misma redacción. Esta posibilidad puede afectar negativamente a la validez legal del documento oficial.

Rasgos morfológicos y sintácticos del estilo empresarial.

A la hora de redactar y redactar documentos oficiales, es importante tener en cuenta las características morfológicas y sintácticas del estilo comercial oficial.

Rasgos morfológicos característicos de la lengua oficial:

1. uso frecuente de infinitivos (verbos en forma indefinida);
2. el uso de palabras modales (“en mi opinión...”, “ciertamente...”, “en primer lugar...”);
3. predominio de adjetivos relativos;
4. la presencia de una gran cantidad de preposiciones derivadas y sustantivos verbales;
5. uso palabras difíciles, formado a partir de varias bases.

En cuanto a las características sintácticas del idioma y estilo de los documentos oficiales, estas incluyen:

• el uso de sustantivos en genitivo según una construcción creciente: “el jefe de un departamento de la empresa”;
• Predominio de oraciones complejas.

A la hora de elaborar la documentación oficial hay que tener en cuenta que forma parte de la imagen de la organización. Así como el discurso analfabeto del interlocutor nos impide comunicarnos con él, los papeles mal redactados pueden hacernos dudar de la competencia de la empresa. Por eso cualquiera debe dominar el idioma de los documentos oficiales y comprender sus características.

Se utiliza para redactar documentos, cartas y documentos comerciales en instituciones, tribunales y en cualquier forma de comunicación oral. comunicacion de negocios, es un estilo de discurso oficial de negocios.

características generales

Se trata de un estilo antiguo, estable y bastante cerrado. Por supuesto, también sufrió algunos cambios con el tiempo, pero fueron insignificantes. Los géneros que se han desarrollado históricamente, los giros sintácticos específicos, la morfología y el vocabulario le dan un carácter bastante conservador.

Para caracterizar el estilo comercial oficial, al lenguaje se le debe dar sequedad, compacidad en el habla, concisión y eliminación de palabras cargadas de emoción. Los medios lingüísticos ya existen en un conjunto completo para cada caso: son los llamados sellos lingüísticos o clichés.

Lista de algunos documentos que requieren estilo comercial oficial:

• Tratados Internacionales;
• actos gubernamentales;
• leyes legales;
• diversas regulaciones;
• reglamentos militares y estatutos de empresas;
• instrucciones de todo tipo;
• correspondencia oficial;
• diversos documentos comerciales.

Características generales del estilo lingüístico.

Los géneros pueden ser diversos, el contenido puede ser diferente, pero el estilo comercial oficial también tiene características esenciales comunes. En primer lugar: la declaración debe ser precisa. Si se permite la posibilidad de diferentes interpretaciones, este ya no es un estilo comercial oficial. Hay ejemplos incluso en los cuentos de hadas: la ejecución no puede perdonarse. Lo único que falta es una coma, pero las consecuencias de este error pueden llegar muy lejos.

Para evitar tales situaciones, existe una segunda característica principal que contiene el estilo comercial oficial de los documentos: este es el estándar del idioma. Es él quien ayuda a elegir los medios léxicos, morfológicos y sintácticos del lenguaje a la hora de redactar documentos comerciales.

El orden de las palabras en una oración es particularmente estricto y conservador; aquí muchas cosas van en contra del orden directo de las palabras inherente a la estructura de la lengua rusa. El sujeto precede al predicado (por ejemplo, los bienes se venden) y las definiciones se vuelven más fuertes que la palabra que se define (por ejemplo, relaciones crediticias), la palabra de control va antes de la palabra controlada (por ejemplo, otorgar un préstamo).

Cada miembro de una oración suele tener un lugar único, que está determinado por la estructura de la oración y su tipo, su propio rol entre otras palabras, la interacción y las relaciones con ellas. Y los rasgos característicos del estilo comercial oficial son las largas cadenas de casos genitivos, por ejemplo: la dirección del Jefe de la Administración del Territorio.

vocabulario de estilo

El sistema de diccionario incluye, además de las palabras neutrales librescas de uso común, ciertos clichés: clericalismos, es decir, clichés lingüísticos. Esto es parte del estilo empresarial formal. Por ejemplo: en base a una decisión, documentos entrantes, documentos salientes, al vencimiento de un plazo, control de ejecución, etc.

Aquí no podemos prescindir de un vocabulario profesional, que incluye neologismos: negocios en la sombra, atrasos, dinero negro, coartada, etc. al funcionario estilo de negocios Esto también incluye la inclusión de algunos arcaísmos en el sistema léxico, por ejemplo: este documento, certifico con él.

Sin embargo, está estrictamente prohibido el uso de palabras polisemánticas y de palabras que tengan un significado figurado. Hay muy pocos sinónimos y rara vez se incluyen en el estilo comercial oficial. Por ejemplo, solvencia y solvencia, suministro y entrega, así como garantías, depreciación y amortización, subsidio y apropiación.

Esto refleja la experiencia social, no la experiencia individual, por lo que el vocabulario es generalizado. La serie conceptual prefiere conceptos genéricos que encajen bien en el estilo empresarial oficial. Ejemplos: llegar en lugar de llegar, llegar, volar, etcétera; vehículo en lugar de un coche, avión, tren, autobús o trineo tirado por perros; asentamiento en lugar de un pueblo, una ciudad, la capital de Siberia, un pueblo de químicos, etc.

Entonces, los siguientes elementos de construcciones léxicas pertenecen al estilo comercial oficial.

• Un alto porcentaje de terminología en los textos: legal - ley, propietario y propiedad, registro, transferencia y aceptación de objetos, privatización, escritura, arrendamiento, etc.; económico: costos, subsidios, presupuesto, compra y venta, ingresos, gastos, etc.; económico y legal: secuestro, período de implementación, derechos de propiedad, reembolso de préstamos, etc.
• El carácter nominal de la construcción del habla se debe a la gran cantidad de sustantivos verbales, que con mayor frecuencia denotan una acción material: envío de mercancías, aplazamiento de pago, etc.
• Alta frecuencia de combinaciones preposicionales y preposiciones denominativas: al domicilio, a la fuerza, en relación a la materia, a la medida, etc.
• Cambiar participios en adjetivos y pronombres para realzar los significados clericales: este contrato (o reglas), precios actuales, medidas apropiadas, etc.
• Compatibilidad léxica regulada: sólo se concluye la transacción, se fija el precio, se concede el derecho y se realiza el pago.

Morfología del estilo

Las características morfológicas del estilo comercial oficial incluyen, en primer lugar, el uso frecuente (repetido) de ciertas partes del discurso, así como sus tipos, que ayudan en el deseo del lenguaje de precisión y ambigüedad en las declaraciones. Por ejemplo, estos:

• sustantivos que nombran personas según su acción (inquilino, contribuyente, testigo);
• sustantivos que llaman a las personas por posición o rango, incluidas las mujeres estrictamente en forma masculina (vendedora Sidorova, bibliotecaria Petrova, sargento Ivanova, inspectora Krasutskaya, etc.);
• partícula no- en sustantivos verbales (incumplimiento, no reconocimiento);
• el uso de preposiciones derivadas en una amplia gama (debido a, en relación con, en la medida de, en virtud de, sobre la base de, en relación con, etc.);
• construcciones en infinitivo (para brindar asistencia, para realizar una inspección);
• tiempo presente de verbos con un significado diferente (se cobrará una multa por falta de pago);
• palabras complejas con dos o más raíces (empleador, inquilino, reparación y mantenimiento, material y técnico, mencionado a continuación, mencionado anteriormente, etc.).

Sintaxis de estilo

Las características del estilo comercial oficial consisten en los siguientes rasgos sintácticos:

• Se utilizan oraciones simples con muchas series de miembros homogéneos. Por ejemplo: Una sanción administrativa puede incluir multas por violaciones de las normas de seguridad y protección laboral en la construcción, la industria, agricultura y en transporte de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia.
• Existen estructuras pasivas de este tipo: los pagos se realizan estrictamente en el momento especificado.
• Los sustantivos prefieren el caso genitivo y están ensartados con cuentas: el resultado de las actividades de las unidades de control aduanero.
• Las oraciones complejas están llenas de cláusulas condicionales: en casos de desacuerdo de los suscriptores con el procesamiento de sus datos personales en términos de los métodos y propósitos del procesamiento o en su totalidad, los suscriptores firman una declaración correspondiente al celebrar un contrato.

La esfera del estilo empresarial oficial en la diversidad de géneros.

Aquí, primero, es necesario resaltar dos áreas temáticas: el documental oficial y los estilos comerciales cotidianos.

1. El estilo documental oficial se divide en dos categorías: documentos legislativos relacionados con el trabajo. agencias gubernamentales, - La Constitución, los estatutos, las leyes son un idioma (J), y los actos diplomáticos relacionados con las relaciones internacionales (memorandos, comunicados, declaraciones, convenciones) son otro idioma (K).

2. El estilo comercial cotidiano también se subdivide: la correspondencia entre organizaciones e instituciones es el idioma j y los documentos comerciales privados son el idioma k. Los géneros del estilo comercial cotidiano incluyen toda la correspondencia oficial (correspondencia comercial, cartas comerciales, así como documentos comerciales): autobiografía, certificado, acto, certificado, declaración, protocolo, recibo, poder, etc. La estandarización, característica de estos géneros, facilita la preparación de artículos, ahorra recursos lingüísticos y evita la redundancia de información.

Estandarización de documentos comerciales.

Palabras especialmente seleccionadas en un estilo comercial oficial garantizan precisión comunicativa y confieren fuerza legal a los documentos. Cualquier fragmento de texto debe tener una única interpretación y significado. Para tal alta precisión las mismas palabras, términos, nombres se repiten muchas veces.

La forma del sustantivo verbal complementa las características del estilo comercial oficial con una expresión analítica de acciones y procesos: en lugar de la palabra "complementar", se usa la frase "hacer adiciones", en lugar de "decidir" - "tomar decisiones" y pronto. Cuánto más duro suena ser “responsable” en lugar de simplemente “responsable”.

Generalización y abstracción en la mayoría. alto grado y al mismo tiempo el significado específico de todo el sistema léxico: estas son las características principales del estilo comercial oficial. Esta combinación inconcebible, utilizada simultáneamente, confiere al documento la posibilidad de una única interpretación y, en el conjunto de la información, fuerza jurídica. Los textos mismos están llenos de términos y vocabulario procesal y, por ejemplo, los apéndices de los contratos contienen vocabulario de nomenclatura. Cuestionarios y registros, solicitudes y especificaciones ayudan a descifrar la terminología.

Además de textos cargados de emociones, es inaceptable el uso de malas palabras, vocabulario reducido, jerga o expresiones coloquiales en los documentos. Ni siquiera la jerga profesional tiene cabida en el idioma. correspondencia de negocios. Y, sobre todo, porque no cumple con los requisitos de exactitud, ya que está asignado estrictamente al ámbito de la comunicación oral.

discurso oral de negocios

La lógica impasible y seca de los textos, la disposición estándar del material en papel, difiere significativamente del habla oral, que suele tener una carga emocional y ser asimétrica según los principios de la organización textual. Si el discurso oral es enfáticamente lógico, el entorno comunicativo es claramente oficial.

Las peculiaridades del estilo comercial oficial son que la comunicación comercial oral, a pesar del tema profesional, debe desarrollarse en el ámbito. emociones positivas- simpatía, confianza, respeto, buena voluntad.

Este estilo se puede considerar en sus variedades: administrativo y comercial: más simple, pero el lenguaje controlado por el gobierno, requisitos diplomáticos o legales atención especial. Los ámbitos de comunicación en estos casos son completamente diferentes, por lo que el estilo de comunicación también debe ser diferente. Declaraciones, protocolos, órdenes, decretos: todo lo que se piensa, se escribe, se lee no es tan peligroso como las negociaciones orales, las reuniones de negocios, los discursos públicos, etc. La palabra, como un gorrión, no puede ser atrapada si sale volando.

Las principales características del estilo de discurso comercial formal son la brevedad, la precisión y la influencia. Para lograr estos objetivos, necesitará una selección adecuada de palabras, estructuras compuestas correctamente, sintaxis correcta y estandarización mental de bloques enteros de discurso preparado. Al igual que en los textos comerciales escritos, en el discurso oral no hay lugar para un vocabulario cargado de emociones. Es mejor elegir uno neutral, acercarse más a los estándares del lenguaje clerical para expresar con precisión lo planeado.

Requisitos

La característica más llamativa del estilo oficial de negocios no es ni siquiera el texto en sí, sino todos los elementos esenciales de su diseño: los detalles. Cada tipo de documento tiene su propio conjunto de información previsto por GOST. Cada elemento está estrictamente asignado a un lugar específico del formulario. La fecha, el nombre, el número de registro, la información sobre el compilador y todos los demás detalles siempre se encuentran de la misma manera: algunos en la parte superior de la hoja, otros en la parte inferior.

La cantidad de detalles depende del contenido y tipo de documento. El formulario de muestra muestra el máximo de detalles y el orden en que se ubican en el documento. Este es el emblema estatal de la Federación de Rusia, emblemas de una organización o empresa, imágenes de premios gubernamentales, código de una organización, empresa o institución ( clasificador de toda Rusia empresas y organizaciones - OKPO), código de formulario de documento (clasificador de documentación de gestión de toda Rusia - OKUD), etc.

Estarcido

Procesamiento mecánico, trabajo de oficina informatizado: una nueva era en el proceso de estandarización. La vida económica y sociopolítica se está volviendo más compleja, el progreso tecnológico está ganando impulso, por lo que las características del estilo comercial oficial son justificar económicamente la elección de una opción lingüística entre todas las posibles y consolidarla en la práctica.

Utilizando una fórmula estable, una abreviatura aceptada y una disposición uniforme de todo el material, redactar un documento es mucho más rápido y sencillo. Así se elaboran todas las cartas, tablas, cuestionarios, etc., estándar y modelo, lo que permite codificar la información, asegurando la capacidad informativa del texto, pudiendo ampliar su estructura completa. Dichos módulos se implementan en el texto de los contratos (arrendamiento, obra, compraventa, etc.)

Del cincuenta al setenta por ciento del uso de palabras en un documento es vocabulario y terminología de procedimiento. El tema del documento determina la falta de ambigüedad del contexto. Por ejemplo: Las Partes se comprometen a cumplir las normas anteriores. La palabra "partes", utilizada fuera del documento, es muy ambigua, pero aquí podemos leer un aspecto puramente legal: las personas que celebran el acuerdo.

Redactar documentos oficiales es difícil y proceso difícil lo que consume mucho tiempo de los empleados.

Hay que tener en cuenta que los documentos son una parte integral de la imagen de la empresa, su tarjeta de presentación única. Un documento con un formato antiestético, “mal” hecho, impreso en una fuente ilegible, da una impresión indeseable de la empresa. Por el mismo motivo, salió de prácticas de negocios Occidente y se utiliza cada vez menos en Rusia.

La información contenida en los documentos es necesaria para actividad estable cualquier organización. En base a ello, apropiado las decisiones de gestión. En muchos casos, los documentos son el argumento principal en situaciones controvertidas, lo que confirma la definición primaria del término "documento" como "un método de prueba".

Así es una de las recomendaciones modernas para un empresario ruso: “En la vida empresarial, los negocios a menudo coexisten con el engaño. No creas en las promesas. ¡Sólo un documento bien redactado y legalmente vinculante es garantía de una transacción exitosa!

¿Cuántas reuniones hay? Corte de arbitraje¡Cuántas pérdidas sufren las empresas debido a documentos redactados incorrectamente de forma accidental o intencionada!

El desorden en el almacenamiento de documentos puede generar el riesgo de perder información valiosa, lo que puede afectar negativamente las actividades de la empresa.

Los directivos de la empresa son personalmente responsables de la composición, seguridad y diseño correcto documentos.

La redacción de documentos, incluidas cartas comerciales, requiere un cierto nivel de cultura y habilidades especiales. Pero una persona de negocios necesita desarrollar esta habilidad.

Además, las cartas comerciales, al igual que otros documentos, deben redactarse de acuerdo con los requisitos de las normas estatales, que se aplican no solo a las autoridades estatales y ejecutivas. Federación Rusa, sino también a todas las organizaciones, independientemente de su forma organizativa y jurídica y tipo de actividad.

1. Registro de formularios de documentos de gestión.

Al trabajar con documentos, es necesario guiarse por las regulaciones de la Federación de Rusia, que prevén la preparación de documentos de acuerdo con ciertas reglas y el mantenimiento de una nomenclatura (lista) de casos.

Un formulario en el que se asigna mucho espacio para el logotipo y el nombre de la empresa y poco para el texto es incómodo de utilizar. Por lo tanto, se recomienda asignar entre 1,5 y 2 cm desde el borde del campo superior debajo del emblema.

Diseño moderno del formulario, estilo corporativo “propio”, papel de alta calidad, juego completo información sobre la empresa. Su correcta ubicación en la hoja es especialmente importante para tener un efecto favorable en el socio comercial.

Los formularios empresariales se producen mediante impresión o mediante una computadora personal y tienen un conjunto establecido de detalles y un cierto orden de disposición.

Formulario para documentos internos (órdenes, protocolos, decisiones);

Formulario para documentos externos (cartas, faxes).

El formulario para documentos internos contiene el logotipo de la empresa y el nombre de la empresa.

Las empresas que trabajan con socios extranjeros requieren formularios especiales con detalles duplicados en el idioma del socio o idioma en Inglés. Cuando los detalles se colocan en una esquina, los detalles se imprimen en ruso en la parte superior izquierda y en un idioma extranjero a la derecha. Cuando los detalles del formulario están dispuestos longitudinalmente, los detalles se imprimen primero en ruso y, a continuación, en un idioma extranjero.

Todos los formularios, al igual que los documentos, deben tener márgenes.

izquierda - 20 mm (8 caracteres o trazos mecanografiados),

arriba - al menos 10 mm,

derecha e inferior: al menos 8 mm.

Para ahorrar espacio en papel, algunas empresas indican en la parte superior del formulario únicamente el emblema y el nombre de la empresa, así como la dirección, los números de teléfono, los faxes y Detalles del banco colocado directamente en el margen inferior de la hoja.

Es conveniente marcar los límites de los detalles individuales (por ejemplo, "encabezado del texto", "destinatario") con esquinas para evitar errores en su ubicación al imprimir.

Las formas de documentos de uso frecuente, como certificados, actos de aceptación del trabajo bajo contrato y otros, también pueden contener partes de texto constante, que se complementan con información variable al redactar los documentos.

2. Idioma del documento de gestión.

Al documentar el trabajo, la presentación verbal de decisiones, acciones y conexiones juega un papel importante. A la hora de preparar documentos hay que tener en cuenta que el lenguaje no es una fijación pasiva. decisiones tomadas, pero juega un papel estimulante activo en actividades de gestión. Por tanto, la eficacia de la documentación directiva y administrativa está garantizada en gran medida por el imperativo: la construcción imperativa del lenguaje de órdenes, instrucciones y resoluciones. Las estructuras de discurso correspondientes son requeridas por los documentos que establecen una solicitud, exigencia, agradecimiento, etc. El discurso comercial, el lenguaje comercial, la carta oficial comercial son conceptos determinados. lenguaje comercial- este es el idioma de las relaciones oficiales, este es un lenguaje literario.

Las tradiciones y costumbres en la documentación resultaron ser muy tenaces. Y ahora todavía quedan términos obsoletos, arcaísmos, frases, clichés del discurso, clericalismos (“a qué imágenes”, “por favor no te niegues”, “al mismo tiempo dirigimos”, “se da la real”, etc.) . Al redactar documentos, es necesario utilizar un estilo comercial formal.

El lenguaje literario tiene muchos estilos, artístico-ficticio, social-periodístico, científico, industrial-técnico, histórico, oficial-empresarial, etc., que están en constante desarrollo y están en constante interacción.

“Por estilo... de una lengua”, dice el famoso filólogo A. N. Efimov, “se acostumbra entender una variedad de lengua históricamente establecida, que se diferencia tanto en la composición y la naturaleza de la combinación de los medios del habla como en la sentido del patrón de su uso. Para cada estilo hay una característica, una típica y también una prohibida”.

Cada grupo de estilos tiene sus propias variedades. Así, el estilo artístico-ficticio incluye la prosa y la poética; Estilos periodístico-social - periódico-revista y literario-crítico. El estilo comercial documental incluye el estilo de los documentos legislativos y administrativos (decretos, órdenes, instrucciones, resoluciones), correspondencia comercial, estilo telegráfico, etc.

Cada grupo de estilos tiene sus propias variedades. El estilo comercial documental incluye el estilo de los documentos legislativos y administrativos (decretos, órdenes, instrucciones, resoluciones), correspondencia comercial, estilo telegráfico, etc.

Los textos de documentos complejos (informes, reseñas, certificados, etc.) se dividen en partes, secciones, subsecciones, párrafos, subpárrafos, que están numerados con números arábigos de acuerdo con los requisitos de GOST 1. 5-85 (Reglas para la diseño de documentos legibles por máquina y documentos legibles por máquina). El número de cada parte incluye los números de la correspondiente componentes, mayor, por ejemplo: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 it. d.

2.1. Desviaciones de las normas literarias en textos documentales.

A menudo, se permiten diversas desviaciones en los textos de los documentos debido a desconocimiento, falta de atención o negligencia. Como resultado, el texto se vuelve incomprensible, lleno de excesos verbales, arcaísmos y burocracia. Palabras poco conocidas de origen extranjero, profesionalismos y neologismos complican la comprensión del texto. Los documentos no están decorados con lengua vernácula ni dialectismos. Las deficiencias más típicas del texto se discutirán más a fondo.

3. Etiqueta en las cartas comerciales.

La correspondencia comercial es un medio integral de comunicación entre una empresa y organizaciones externas. En la mayoría de las empresas, las cartas tienen prioridad sobre otros documentos. En la correspondencia se pueden distinguir dos tipos principales de documentos: cartas y faxes.

Una carta es uno de los principales tipos de documentos.

Una carta es un nombre generalizado para documentos de diversos contenidos enviados por correo.

Las cartas instructivas (directivas) provienen de autoridades y autoridades estatales o municipales y contienen, por regla general, recomendaciones, instrucciones, aclaraciones sobre cuestiones de presentación de informes, impuestos ambientales, etc.

Las cartas de garantía contienen garantías de pago, tiempo de entrega o calidad del producto.

Las cartas informativas incluyen cartas que contienen mensajes, solicitudes, recordatorios y sugerencias.

Las cartas comerciales se redactan al celebrar y ejecutar contratos. "Representan solicitudes de compradores a vendedores con una solicitud de dar información detallada sobre bienes, servicios y/o enviar una propuesta (oferta) para el suministro de bienes, respuestas del vendedor, quejas, respuestas a quejas, cartas de crédito"

En las cartas de queja (reclamación), las empresas exigen una compensación por las pérdidas causadas por el incumplimiento o la violación de los términos del contrato por parte de la otra parte (contraparte). La denuncia debe contener copias de documentos que confirmen dichos hechos. Dichas copias se redactan como anexo al documento principal (queja).

Al celebrar contratos con socios extranjeros, se utilizan cartas de crédito (L/C - Carta de crédito), en las que el vendedor solicita proporcionar carta de garantía del banco del comprador con el número de cuenta en moneda extranjera y las garantías bancarias de pago por parte del comprador por bienes o servicios.

3.1. Características del texto de la carta.

El texto de la carta debe ser conciso, coherente, convincente y correcto. Los hechos y acontecimientos deben presentarse objetivamente y todos los aspectos del tema presentado deben cubrirse de manera suficientemente completa, concisa y clara.

El texto de una carta suele constar de una parte introductoria y una parte principal.

La parte introductoria indica los motivos que llevaron a la redacción de la carta, acompañada de referencias a hechos, fechas y documentos.

La segunda parte de la carta establece su objetivo principal (oferta, negativa, solicitud, garantía, etc.), por ejemplo:

"Con base en lo anterior, le pedimos que transfiera la cantidad especificada a nuestra cuenta corriente dentro de los 10 días hábiles bancarios".

Dependiendo del propósito de la carta y de en qué quiera su autor concentrar la atención del destinatario, se puede utilizar un orden diferente de disposición de las partes lógicas del texto.

La mayoría de las cartas comerciales se caracterizan por la repetición de las mismas frases que, una vez dominadas, pueden utilizarse para componer los textos de varias cartas.

El comienzo de una carta (fax) puede tener las siguientes opciones de dirección:

“¡Querido Ígor Leonidovich!”;

“¡Señor Zorin!”;

Entonces serían apropiadas unas palabras de agradecimiento:

“Nos alegró recibir su carta”;

“Muchas gracias por fax del 04/06/95”;

Dependiendo del tema de la carta, se utilizan. próximas revoluciones:

Recordatorio

Te recordamos que...

Después del vencimiento de... la oferta de nuestra empresa deja de ser válida.

Por favor informa...

Por favor pague dentro de... días bancarios...

Como sabes, a la gente la saluda su ropa. Por tanto, la “ropa” de tu carta, es decir. el sobre y el papel deben estar impecables. De lo contrario, su carta corre el riesgo de terminar en la papelera sin ser leída, incluso si contiene información extremadamente valiosa para el destinatario. Esto es especialmente cierto para cartas como presentaciones de empresas, ofertas de productos, bienes, servicios y solicitudes de empleo. El sobre debe ser grueso, opaco, tamaño estándar de papel blanco. La dirección del sobre debe estar impresa en forma de bloque o visible desde una ventana transparente. Aquí no hay restricciones ni reglas estrictas. A veces, cuando se anuncia un trabajo en algunos países, se requiere que carta de presentación o el currículum fue escrito a mano. En este caso, es útil escribir el sobre con letra clara y ordenada. Si va a solicitar información, solicitar bienes o servicios, es posible que tanto el sobre como el papel no sean los más caros, pero sí de buena calidad.

El papel, si no utilizas el membrete estándar de tu empresa, también debe cumplir con los requisitos más estrictos: formato A4, blanco, grueso, hoja sin defectos ni manchas. Especialmente si ofrece cooperación, representa a su empresa o es contratado. La firma debe realizarse de tal forma que el destinatario no tenga dudas de que no dispone de una pluma estilográfica decente o de que no tiene la suficiente confianza para reproducir su firma. Es mejor llevar una pluma estilográfica con tinta.

regla de oro

Su carta debe causar una buena impresión a primera vista.

3.2. Arcaísmos y clericalismos

Los arcaísmos son palabras, expresiones y formas gramaticales obsoletas que han caído en desuso.

Estos incluyen: prohibido (en lugar de prohibido), lo anterior (indicado arriba), en adelante (en adelante), sobre el tema (para), por lo tanto (por lo tanto), según afiliación (para propósito), aquí presentamos (enviar, adjuntar) , acompañando (acompañando).

Entre los arcaísmos también se incluyen las siguientes palabras: agradecer, dignarse informar, colgar, confiar, inscribir, saborear, custodiar y otras.

Los clericalismos son palabras y frases complejas y engorrosas con una estructura arcaica estable y uniones clericales características y palabras afines, así como palabras oficiales secas y pomposas, por ejemplo: una discrepancia creciente entre el crecimiento de la productividad laboral y el equipo disponible..., hay violaciones de la seguridad tecnológica en la producción minera; sobre el tema de la introducción al trabajo; cumplir el objetivo planificado de acuerdo con todos los indicadores; es necesario desarrollar medidas para eliminar las deficiencias existentes...; tenemos hoy en materia de formación avanzada; saludo dirigido a Petrov (en lugar de Petrov), etc.

Se encuentra mucho clericalismo en la correspondencia oficial.

4. Estilo empresarial formal.

El lenguaje de la comunicación empresarial es el estilo comercial oficial, un tipo funcional de lenguaje destinado a la comunicación en el campo de la gestión. Se entiende por variedad funcional de lengua un sistema de unidades lingüísticas, métodos de su selección y uso, determinados por las tareas sociales de la comunicación del habla.

La comunicación oral en el campo de la gestión tiene una serie de características específicas que se explican por las condiciones de la comunicación empresarial. De particular importancia a este respecto es el hecho de que los participantes en la comunicación empresarial son esencialmente personas jurídicas: organizaciones, instituciones, empresas, funcionarios, empleados. La naturaleza y el contenido de las conexiones de información en las que pueden entrar dependen del lugar de la organización en la jerarquía de los órganos de gestión, su competencia, el contenido funcional de sus actividades y otros factores. Las relaciones entre organizaciones son estables y están reguladas por normas legales, por lo que los flujos de información de la organización tienen un carácter “programado” que satisface las necesidades de la organización y corresponde a su lugar en el sistema de órganos y organizaciones de gestión.

La especificidad de la comunicación empresarial también se expresa en el hecho de que el autor y destinatario del documento es casi siempre la organización en su conjunto, un "sujeto colectivo", a pesar de que en la mayoría de los casos el documento está firmado por una sola persona, la jefe de la organización. Lo mismo puede decirse del destinatario del documento.

Otro característica importante comunicación documental - focalización de la información. La información de gestión no puede ser información "en general" (como, por ejemplo, información de televisión, radio, periódicos y algunos otros tipos). Un documento de gestión siempre tiene una dirección exacta. Además, un documento de gestión casi siempre tiene un objetivo específico, es decir, está dirigido a una organización o círculo de organizaciones específico. funcionarios y trabajadores.

Un factor esencial en la comunicación empresarial es la repetición de acciones y situaciones gerenciales, ya que la actividad gerencial es siempre un “juego según las reglas”, lo que determina el uso de los mismos medios lingüísticos en situaciones similares.

Otro rasgo característico de la comunicación empresarial es la limitación temática del abanico de tareas que resuelve la organización. Las funciones de una institución pueden describirse, clasificarse y regularse. Como resultado, la gama de cuestiones relativas a las cuales se crean los documentos de gestión es bastante estable.

En consecuencia, las condiciones de la comunicación empresarial forman las siguientes propiedades. información de gestión:

· orientación de la información;

repetibilidad de la información;

Las condiciones de la comunicación empresarial, además, imponen ciertos requisitos a la información de gestión, cuyo cumplimiento determina la eficacia de la comunicación empresarial.

Uno de los requisitos más importantes para la información de gestión está determinado por la esencia misma de la actividad de gestión, que consiste en tomar decisiones de gestión con el objetivo de influir en el órgano de gobierno sobre los objetos gestionados. La toma de decisiones se basa en la obtención, procesamiento y uso de información. En consecuencia, la eficacia de las actividades de gestión sólo es suficientemente alta cuando se utiliza información actualizada para tomar decisiones, información que es nueva, necesaria e importante para las actividades de la organización. Sólo recibiendo información actualizada podrá el órgano de administración tomar decisiones de gestión óptimas. La relevancia de la información está garantizada tanto por el contenido del documento como por la puntualidad de su transmisión, procesamiento y comunicación a los departamentos y funcionarios interesados.

La relevancia de la información está asociada con otras propiedades de la información de gestión, en particular:

· confiabilidad (objetividad);

· capacidad de persuasión (razonamiento);

· integridad (suficiencia de información), etc.

El requisito de confiabilidad (objetividad) significa que un mensaje comercial debe reflejar el estado real de las cosas y ofrecer una evaluación imparcial y desapasionada de los acontecimientos.

La persuasión (razonamiento) de la información se debe a la necesidad de inducir al destinatario a realizar (o no realizar) determinadas acciones; Su ejecución dependerá de qué tan justificado esté el documento.

El requisito de exhaustividad implica que el documento debe contener toda la información necesaria para tomar una decisión informada. La profundidad de la presentación del tema depende del propósito del documento: en una carta informativa basta con nombrar hechos o eventos, en una carta de solicitud, el tema de la carta debe indicarse con precisión y estar plenamente justificado; La información insuficiente puede hacer necesario solicitar información adicional, generando correspondencia innecesaria.

El texto del documento debe utilizar un idioma y estilo específicos del documento. Como resultado del desarrollo centenario del estilo comercial oficial, se han desarrollado medios lingüísticos y métodos de expresión de contenido que permiten registrar de manera más efectiva la información de gestión, cumpliendo con todos los requisitos para ello.

Las principales características del estilo empresarial oficial son:

· tono neutral de presentación;

· precisión y claridad de la presentación;

· concisión, brevedad del texto.

El tono neutral de presentación es la norma de la comunicación comercial oficial, que indica la base comercial de la relación entre el autor y el destinatario del documento, su carácter no personal y la presencia de una cierta distancia entre ellos. Además, dado que los participantes en la comunicación empresarial actúan en nombre de instituciones, organizaciones, empresas, firmas, es decir, en nombre de personas jurídicas, y no individuos, el momento subjetivo en los textos de los documentos se reduce al mínimo. Del lenguaje de los documentos quedan excluidas las palabras que tienen una connotación emocionalmente expresiva (palabras con sufijos diminutivos y cariñosos, con sufijos de exageración y subestimación, interjecciones, etc.).

La precisión de la presentación es necesaria para garantizar una comprensión inequívoca del texto del documento y eliminar la ambigüedad. La adecuación de la percepción del texto por parte del autor del documento y su destinatario es de suma importancia en la comunicación empresarial en todas las etapas de la actividad de gestión. Al mismo tiempo, la velocidad de percepción del texto no es particularmente importante, ya que el texto del documento es un texto escrito diseñado para la percepción visual y no auditiva y, si es necesario, se puede volver a leer. Lo principal es que el contenido se transmita con la mayor precisión posible.

La precisión de la presentación se logra mediante el uso de vocabulario terminológico, el uso de frases estables: fórmulas lingüísticas, la ausencia de palabras y expresiones figurativas, compatibilidad limitada de palabras, el uso de aclaraciones, adiciones y cláusulas en la forma. palabras introductorias y locuciones, locuciones participiales y adverbiales, etc.

La claridad del texto está determinada, en primer lugar, por la corrección de su estructura compositiva, la ausencia de errores lógicos, la consideración y la claridad de la redacción.

La presentación lacónica del texto es el uso económico de medios lingüísticos, eliminando la redundancia del habla.

Las características consideradas del estilo comercial oficial juegan un papel importante en la formación de un sistema de unidades lingüísticas y métodos para su uso en los textos de los documentos.

CONCLUSIÓN

La elaboración de un documento de gestión es un proceso que requiere mucha mano de obra y requiere que el redactor cierto conocimiento y habilidades. Los documentos son una especie de tarjeta de presentación de la empresa. El texto del documento debe ser coherente, conciso, convincente y correcto. La información contenida en el documento debe compilarse de acuerdo con todos los estándares estatales. Sin duda, los documentos oficiales deben contener todos los detalles necesarios.

El lenguaje del documento cumple una función estimulante en las actividades de gestión, por lo que al redactar documentos comerciales es necesario utilizar el estilo comercial oficial, que incluye el estilo de los documentos legislativos y administrativos, la correspondencia comercial, etc.

Los textos de documentos complejos deben dividirse en párrafos, capítulos, subsecciones, subpárrafos, etc.

Las cartas y los faxes son los principales tipos de documentos de gestión.

Las cartas pueden ser instrucciones, garantías, informativas, publicitarias, comerciales, de reclamos, cartas de consulta, cartas de notificación, cartas de invitación, cartas de respuesta. Se diferencian en su tenencia y propósito. El texto de la carta suele constar de una parte introductoria, en la que se indican los motivos que llevaron a la redacción de la carta, acompañada de referencias a hechos, fechas, documentos y una parte introductoria, en la que se expone su objetivo principal.

Las condiciones de la comunicación empresarial forman las siguientes propiedades de la información de gestión:

· carácter oficial de la información;

· orientación de la información;

repetibilidad de la información;

· limitación temática.

La correcta ejecución de los documentos de gestión de conformidad con las características del estilo comercial oficial discutidas en el trabajo, los requisitos para el contenido y el diseño de las cartas comerciales pueden ayudar a lograr los resultados deseados de las actividades de la organización y la formación de una imagen digna de la organización.

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Los documentos comerciales surgieron en Rusia poco después de la aparición de la escritura. La redacción comercial también se desarrolló en la Rusia moscovita. En los siglos XV-XVI. sobre la base del dialecto de Moscú, se desarrolló el lenguaje comercial ("orden") de la Rus de Moscú, formado principalmente en las "órdenes" de Moscú (es decir, en instituciones a cargo de ramas individuales de la administración pública). Los actos estatales y jurídicos se redactaron en el idioma oficial, así como cartas de los Grandes Duques de Moscú, informes de embajadores, obras geográficas e históricas, libros de medicina, libros de cocina, etc.

El lenguaje de los documentos comerciales tanto de la Rus de Kiev como de la Rus moscovita se diferencia del lenguaje de las crónicas y la literatura artística y narrativa, en primer lugar, por el uso extremadamente limitado de eslavicismos; en segundo lugar, términos específicos, combinaciones estables de palabras y fenómenos sintácticos; en tercer lugar, la ausencia casi total de técnicas de acabado literario; Una especie de "sello" del discurso empresarial es una oración compleja con una cláusula subordinada.

El discurso empresarial ruso crea sus propios clichés, su propia fraseología estable, en la que a veces se utilizan los eslavicismos más comunes. También es posible que los escribas que trabajaron en las oficinas principescas rusas de la era premongola utilizaran fórmulas estables que se habían desarrollado en el idioma de las oficinas reales búlgaras. Muchas de las letras rusas antiguas comienzan con la misma fórmula.

Los estilos de habla son sistemas de elementos lingüísticos dentro de una lengua literaria, delimitados por las condiciones y tareas de la comunicación; la forma de nuestras declaraciones depende de dónde, con quién y por qué hablamos.

Hay cinco estilos; cuatro librescos: científico, oficial de negocios, periodístico, artístico y conversacional. Cada estilo se caracteriza por ciertos medios de lenguaje: palabras, sus formas, frases, tipos de oraciones y se reconoce su pertenencia a un estilo coloquial o de libro en comparación con medios neutrales.

Los estilos de habla se materializan en determinadas formas o tipos de textos, llamados géneros de habla. Los géneros del habla son una forma tipificada de organización del habla que define tipos de textos que difieren en la naturaleza dada de la actividad del habla (género monológico de un artículo periodístico y género dialógico de una entrevista) y la forma de uso del lenguaje (género oral de un informe y género escrito de un artículo). Básicamente, cada género de discurso pertenece a un estilo de discurso específico, pero también existen géneros entre estilos, por ejemplo: artículo, ensayo, ensayo (científico y periodístico), entrevista (periodística y negocios oficiales).

El estilo comercial oficial es uno de los estilos de libro, utilizado en el campo. relaciones de negocio, documentos comerciales, es decir, leyes, documentos, actas, acuerdos, reglamentos, estatutos, correspondencia oficial, etc.

El propósito de este estilo es transmitir información y dar instrucciones. El estilo comercial oficial se caracteriza por la precisión, la falta de ambigüedad, el carácter impersonal, la estandarización de la construcción del texto y el carácter prescriptivo obligatorio del texto.

Este estilo se caracteriza por:

1) el uso de vocabulario y fraseología oficial, que prácticamente no se utiliza en otros estilos: ultimátum, cancelación, cuerpo diplomático, etc. El estilo comercial oficial requiere cierta burocracia. En el vocabulario también se puede observar el uso frecuente de palabras complejas, que resultan más económicas que frases similares: proceso judicial, inquilino, etc. Amplio uso de sustantivos verbales: significado, decisión, desarrollo; preposiciones denominativas: sobre el sujeto, a lo largo de la línea, después de la expiración (del período), etc.

2) el uso de estructuras sintácticas complejas

3) uso de oraciones nominativas: Remuneración del trabajo. Seguridad y Salud en el Trabajo.

El estilo comercial oficial se caracteriza por el uso de los siguientes medios lingüísticos:

a nivel de vocabulario:

usar nombres completos, fechas exactas;

vocabulario de libros (debido a, durante, debido al hecho de que, caracterizarse);

uso de palabras con significados directos;

falta de vocabulario expresivo y evaluativo;

uso frecuente de sustantivos verbales (probar, usar, realizar);

la presencia de un volumen de negocios estandarizado (después de la expiración del plazo, en la forma prescrita, entrará en vigor legal);

posibilidades limitadas de sustitución de sinónimos, frecuentes repeticiones léxicas;

a nivel morfológico:

ausencia de pronombres personales, especialmente 1ª y 2ª personas, en lugar de los cuales se utilizan nombres propios, nombres propios o designaciones especiales (Cliente, Contratista), así como verbos en forma de 1ª y 2ª personas;

a nivel sintáctico:

complicación de una oración simple con frases aisladas, miembros homogéneos;

División clara del texto en bloques semánticos, generalmente utilizando subtítulos y diseño digital de párrafos.

El estilo comercial oficial se caracteriza tanto por métodos monológicos de organización del discurso como por el diálogo (una conversación entre dos personas) o el polílogo (una conversación entre varias personas).

Géneros principales: monólogos: orden, orden oficial, instrucción, declaración, solicitud, queja (queja), recomendación, informe, reseña; Géneros de polílogo: reunión, reunión, negociaciones, entrevista.

Características del estilo empresarial formal:

Falta de pronombres personales;

denominación completa caracteres indicando su estatus social;

Reemplazándolos en el futuro con designaciones especiales Autor, Empresa;

Volumen de negocios estandarizado: el presente Acuerdo, en adelante denominado, es válido sobre la base de;

Una indicación exacta del lugar y hora de celebración del contrato;

Complicación de una propuesta simple presentada por varios miembros distintos (véase la primera frase del tratado);

Dividir texto en bloques mediante subtítulos y notación digital.

La información documentada debe presentarse de la manera más clara, clara e inequívoca posible; este es el requisito básico de la comunicación comercial escrita. En consecuencia, se imponen requisitos especiales a los medios lingüísticos y al estilo de presentación de la información en el documento:

Cumplimiento de normas léxicas, gramaticales y estilísticas que aseguren la precisión y claridad de la presentación;

Inequívoco de las palabras y términos utilizados;

Tono neutro de presentación.

El incumplimiento de estos requisitos, por un lado, dificulta el trabajo con documentos y, por otro, los priva o reduce su importancia jurídica y práctica.

La exactitud semántica de una declaración escrita está determinada en gran medida por la exactitud del uso de las palabras, es decir, el uso de las palabras según su significado. Una palabra en el texto de un documento debe usarse con un solo significado, el aceptado en la redacción comercial oficial. En este sentido, las dificultades de uso pueden deberse a palabras parónimas (palabras cercanas en sonido, relacionadas, palabras de la misma raíz, pero de diferente significado). Por ejemplo: presentar (presentar, mostrar: presentar un informe) - proporcionar (dar algo para usar, ordenar a alguien: proporcionar un certificado); conducir (realizar algo: celebrar una reunión) - producir (trabajar, fabricar: producir bienes).

La falta de atención a los matices de significado y colores de palabras sinónimas también puede provocar violaciones semánticas en los textos de los documentos. Entonces, por ejemplo, las palabras construir (estilísticamente neutral), erigir (coloración estilística - "alto"), construir (crear algo técnicamente complejo); erecto (construir algo significativo; alto) difieren en colores estilísticos, matices de significado y, como consecuencia de esto, tienen diferente compatibilidad. Así, por ejemplo, las frases "construir un almacén", "construir un puente", "erigir un arco" están compuestas correctamente; las combinaciones de construcción de un almacén, construcción de un quiosco y construcción de un edificio residencial son estilísticamente incorrectas.

No es deseable utilizar profesionalismos en los textos de la documentación comercial (por ejemplo, trasplante en lugar de trasplante; cardán en lugar de dispositivo cardán, etc.). El ámbito de aplicación de los profesionalismos es, por regla general, el discurso oral; su uso en la comunicación empresarial escrita es un error de estilo. Por ejemplo, construcción terminada en lugar de terminada, construcción sin terminar en lugar de construcción sin terminar; estudiantes diurnos en lugar de estudiantes a tiempo completo, sin efectivo, sin efectivo en lugar de pago sin efectivo.

Los términos utilizados en la documentación comercial deben ser comprensibles tanto para el autor como para el destinatario. Si el término se utiliza con poca frecuencia y su significado puede no estar claro, debe recurrir a uno de los métodos sugeridos:

Dé una definición oficial del término, por ejemplo:

factoring: venta del derecho a cobrar deudas;

Aclare y amplíe el contenido del término con palabras de vocabulario neutro, por ejemplo: ... el incumplimiento del contrato fue provocado por fuerza mayor (fuertes lluvias arrasaron las vías de comunicación con la planta);

Elimine el término y reemplácelo con una palabra o expresión comúnmente entendida.

Las dificultades para percibir el texto de un documento pueden deberse al uso injustificado de palabras prestadas. Mayoría error tipico- uso inmotivado de palabras extranjeras en lugar de palabras ya existentes para denotar conceptos de palabras familiares, por ejemplo:

Las palabras y expresiones que han caído en desuso (arcaísmos e historicismos) no deben utilizarse en los documentos. No debemos escribir al mismo tiempo que dirigimos, sino que dirigimos; no este año, sino este año (año en curso); Por la presente no informamos, pero informamos; Por la presente no se redacta la escritura, pero sí se redacta la escritura.

Al utilizar números en los textos de los documentos, debe recordarse que los números de un solo dígito se reproducen como una palabra y, si hay una indicación de la medida, como un número (no más de cinco vuelos, pero 9 kg). Los números compuestos se escriben con números, excepto en los casos en que el número está al principio de la oración (cien títulos de CD, pero la comisión rechazó 15 objetos). Los números ordinales se escriben con las terminaciones de mayúsculas y minúsculas indicadas (hasta el dígito 16). En los documentos financieros, junto con el registro digital, se proporciona una transcripción verbal.

Los aspectos estándar del lenguaje de redacción comercial incluyen la unificación de abreviaturas ampliamente utilizadas en cartas de negocios. Se abrevian las palabras y frases caracterizadas por una alta frecuencia de uso, así como términos, nombres de organizaciones, actos jurídicos conocidos, códigos legales, etc. Las abreviaturas utilizadas en los textos de los documentos están sujetas a ciertas reglas:

1. Las abreviaturas deben ser coherentes en todo el documento. Es inaceptable abreviar la misma palabra (frase) de diferentes formas o escribirla completa en un lugar y abreviada en otro.

2. No se puede acortar una palabra si es el único miembro de una oración.

3. No se permiten abreviaturas si pueden dar lugar a una interpretación diferente o a ambigüedad en la percepción de la frase.

4. No se permite la abreviatura de una palabra a una letra, excepto en los casos de abreviaturas de texto tradicionales como: g (año), g (señor), l. (hoja, hojas), pág. (pueblo), r. (río), elemento (punto), etc.

Las características del estilo comercial oficial que se detallan a continuación son un hecho objetivo del idioma; su uso en los textos de los documentos es natural y está fijado por la tradición. Una violación de la norma de estilo funcional es el uso de medios lingüísticos que no son inherentes al estilo comercial, que contradicen los requisitos de lógica, precisión y brevedad del lenguaje de los papeles y documentos comerciales. Se trata, en primer lugar, de palabras y unidades fraseológicas de color coloquial y emocionalmente expresivo.

En el lenguaje de los papeles y documentos comerciales se utilizan ampliamente los siguientes:

Términos y profesionalismos de acuerdo con la materia y contenido de los documentos oficiales. En primer lugar, se trata de términos legales, diplomáticos y contables (importación, contrato, demora, recargo, oferta, demanda, etc.).

Palabras no terminológicas utilizadas principalmente en el discurso administrativo y clerical (propio, debido, arriba, abajo firmante, reenviado, presente (este), etc.).

Los sustantivos son nombres de personas en base a alguna acción o relación (inquilino, testigo, empleador, demandante, demandado, etc.). Los sustantivos que denotan cargos y títulos se utilizan en el discurso comercial solo en forma masculina (testigo Fedorova, oficial de policía Savelyeva, profesora Emelyanova, etc.).

Sustantivos verbales. Entre ellos, un lugar especial lo ocupan los sustantivos con el prefijo no (incumplimiento, no hallazgo, incumplimiento, incumplimiento, no reconocimiento, etc.).

Preposiciones denominativas complejas que expresan aspectos estándar del contenido (con el propósito de, en relación con, en virtud de, a lo largo de la línea, en parte, etc.).

La preposición po con el caso preposicional para denotar períodos de tiempo (después de cumplir los dieciocho años, etc.).

Frases estables de tipo atributivo-nominal con el matiz de un estilo comercial oficial (beneficio único, autoridades superiores, procedimiento establecido, consideración preliminar, etc.).

Predicados “divididos” (brindar asistencia, reconstruir, realizar una investigación, etc.) en contraste con sus formas verbales paralelas (ayudar, reconstruir, investigar, etc.).

“Encadenar” el caso genitivo en una cadena de sustantivos (... para la aplicación de medidas de influencia social;... con el fin de dar amplia publicidad al trabajo de los órganos de control estatal, etc.).

Declaraciones por negación, en las que el destinatario autoriza actuaciones administrativas. La iniciativa de estas acciones no proviene del destinatario (el Ministerio no se opone..., el Colegio no se opone..., el Consejo Académico no se opone..., etc.).

La voz pasiva, si es necesario, enfatiza el hecho de que se ha completado una acción (pago garantizado; propuesta aprobada; documentación devuelta, etc.). La voz activa se utiliza cuando es necesario señalar a una persona u organización específica como sujeto de responsabilidad legal (la planta de electrostal interrumpe el suministro de materias primas; el jefe de la cooperativa no aseguró el cumplimiento de las normas de seguridad, etc.).

El aspecto persuasivo de un mensaje empresarial también merece una atención especial. Los expertos señalan que el contenido informativo y la persuasión de un documento oficial se logran mediante el uso de fórmulas lingüísticas que tienen fuerza legal, la presentación de todas las circunstancias del caso en su interrelación, el uso de cláusulas subordinadas que reflejan relaciones de causa y efecto. y palabras afines que forman un contexto lógico. La principal condición para la credibilidad de cualquier documento es su evidencia. Sólo los hechos precisos e indiscutibles deben ser la base de un mensaje comercial. La capacidad de persuasión de una carta depende también de la capacidad de sus redactores para expresar los intereses de la empresa a la que se envía.

El lenguaje y estilo de los documentos oficiales difiere del lenguaje y estilo de los mensajes en los que los autores aparecen como individuos. Los destinatarios y remitentes de la correspondencia oficial son sujetos de relaciones jurídicas y un mensaje comercial puede servir como objeto de evaluación jurídica directa. El estilo de presentación de los mensajes comerciales es formal y lógico. Se caracteriza por la sequedad y la máxima precisión en la presentación de los pensamientos. Sus características principales son: neutralidad, carácter transpersonal de la presentación, unificación, tipificación de los medios del habla y estandarización de términos, reducción de la gama de los medios del habla utilizados, repetición de formas lingüísticas individuales en determinadas secciones de los textos de los documentos.

El estilo comercial oficial es el estilo de comunicación oficial, correspondencia comercial, pedidos, anuncios, documentación y procedimientos legales. Este estilo es el más cerrado y conservador del sistema de estilo.

1. Idioma y estilo de los documentos oficiales

El estilo es una característica del lenguaje, que se manifiesta en la selección, combinación y organización de medios lingüísticos en relación con las tareas de comunicación. Existen estilos tan funcionales, es decir. estilos que se distinguen de acuerdo con las principales funciones del lenguaje asociadas a un campo particular de la actividad humana, como el periodístico, científico, artístico y literario, coloquial, oficial y empresarial.

Cualquier información necesita un lenguaje en el que sea registrada, transmitida y percibida. Este complejo proceso se puede llevar a cabo utilizando una terminología especial, un componente básico de cualquier estilo funcional. El estilo de comunicación comercial oficial entre personas en diferentes esferas de la vida: económica, sociopolítica y cultural, se formó bajo la influencia de la necesidad de presentar los hechos con extrema precisión, brevedad, especificidad y evitar la ambigüedad. El estilo comercial oficial es un tipo funcional de lenguaje que sirve al ámbito de las relaciones comerciales oficiales principalmente en forma escrita.

Los documentos comerciales pueden variar en género y contenido, en volumen y expresión lingüística. La mayoría de los documentos comerciales están relacionados en su contenido con el ámbito de la comunicación no individual (aunque los particulares también participan en actividades relevantes), pero el aspecto individual-personal no se refleja en el lenguaje y el estilo del documento. La función del estilo comercial es que el cumplimiento de la forma requerida para transmitir el contenido da motivos para considerar el documento como un asunto oficial. Por tanto, el lenguaje de los artículos comerciales se caracteriza por el rigor estilístico y la objetividad de presentación. En un estilo comercial oficial no debe haber emotividad, valoración subjetiva ni coloquialismo. Esto es lo que acerca el estilo de los artículos comerciales a un estilo científico y libresco moderado, pero la impersonalidad de la forma de presentación es un rasgo característico del lenguaje de los documentos.

Dado que los documentos están relacionados con norma legal, la objetividad en el estilo de presentación se ve acentuada por el carácter afirmativo y prescriptivo del documento. Como regla general, los documentos se redactan de manera que se tenga en cuenta la información contenida en ellos o se ejecute necesariamente la decisión correspondiente. Los actos del tribunal, la fiscalía, la policía y la administración están redactados en un estilo comercial oficial. "Tales documentos se basan en un análisis científico de las relaciones sociales, por lo que deben ser precisos y lo más breves posible, y esto debe lograrse utilizando medios lingüísticos adecuados. Un rasgo característico del estilo comercial oficial es el uso de palabras en su significado específico. Para evitar errores en los documentos oficiales no se debe permitir combinarlos. información de negocios con elementos del periodismo (por ejemplo, en proyectos de decisión, algunos tipos de informes, protocolos, etc.).

Características del estilo comercial oficial.

Como estructura holística, cualquier documento debe cumplir ciertos requisitos. Este

Presentación breve y compacta del material oficial;

Precisión y certeza de la redacción, falta de ambigüedad y uniformidad de los términos;

La secuencia de uso de técnicas técnicas de elaboración de leyes.

El estilo comercial oficial se caracteriza por el uso de palabras solo en aquellos significados que se reconocen como la norma del uso literario general, así como en significados tradicionales específicamente para documentos comerciales, que no violan su uniformidad estilística y corresponden a la tendencia general. de estandarización del lenguaje comercial.

La selección de vocabulario requiere una cuidadosa atención al significado léxico de las palabras. El desconocimiento del significado léxico de palabras individuales conduce a errores como: “es necesario mejorar los servicios zootécnicos y veterinarios para la ganadería” (se puede mejorar el servicio ganadero, pero no la ganadería), “reducir el coste de producción " (se puede reducir el precio de los bienes, productos, pero no el costo; una posible opción: "reducir el precio de costo").

No se permite el uso de neologismos, incluso aquellos formados según modelos tradicionales, por ejemplo, "constructor", "reorganización", así como palabras relacionadas con el vocabulario coloquial, por ejemplo, "secretaria", "asistente de laboratorio".

Si elige incorrectamente una palabra entre varias raíces similares que difieren en significado, puede distorsionar el significado. Por ejemplo, las palabras “presentar” y “proporcionar” a menudo se confunden. Introducir- 1) presentar, informar ("presentar una lista de "empleados", "proporcionar pruebas"); 2) presentar a alguien - "presentar un nuevo empleado al equipo"); “presentar al siguiente rango”, “presentar a la orden”); 4) componer, descubrir (“presentar (a uno mismo) un valor significativo”); una imagen de la batalla”), 6) representar, mostrar (presentar de manera divertida”). Proporcionar –

1) poner a disposición o uso de alguien (“proporcionar un apartamento”, proporcionar vehículos”); 2) dar el derecho, la oportunidad de hacer, implementar algo (“dar permiso, “dar la palabra”); H) permitirle actuar de forma independiente o dejarlo desatendido (“dejarlo a uno mismo”, “dejar las cosas al azar”).

La incapacidad de expresar un pensamiento de forma precisa y concisa conduce a los siguientes errores: “en el mes de abril” (abril es solo un mes, otra cosa), “mensaje informativo” (cualquier mensaje contiene información), etc. Repeticiones como: “ beneficios y de es beneficios ovaniya", " pista conveniente tener en cuenta pista hechos cómodos", "dado yavl completamente sobre yavl aparece en las condiciones”...

Los documentos oficiales basados ​​en texto no se caracterizan por el uso de fraseología figurativa o frases con matices estilísticos reducidos.

Figuras retóricas estándar como: “en relación con la orden del Gobierno”, “con el fin de brindar asistencia financiera”, “en relación con la difícil situación que ha surgido...” - se reproducen constantemente en documentos oficiales, adquieren un carácter estable y en su función están cerca de unidades fraseológicas. En el lenguaje de los documentos, cumplen la misma función que combinaciones estables como "tener en cuenta", "llamar la atención de". Pero si se violan las normas por desconocimiento de las peculiaridades del uso de una u otra unidad fraseológica, se producen errores. Por ejemplo, el verbo "permitir" ("permitir") en el sentido de "hacer algo, cometer" generalmente se combina con las palabras "violación", "error", "error de cálculo" y algunos otros sustantivos que caracterizan lo negativo. fenómenos, pero no nombre una acción específica: "permitir la mala educación, la arrogancia". Combinaciones como: “permitir defectos (defectos, averías, robo)”, en las que los sustantivos indican el resultado de errores, errores de cálculo, etc., son incorrectas.