E-mailes levelezés bizonyítékként. Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai. Üzleti levél: minta. Hogyan kell e-mailt küldeni

Az alábbiakban felvázolt összes elemi szabály elsősorban a üzleti levelezés partnereivel, kollégáival, ügyfeleikkel és előadóival. Használatuk személyes levelezésben mindenki magánügye. Ezeknek a szabályoknak a személyes levelezés során történő betartása azonban csak benyomást kelt Önről jó benyomás.

Etika az üzleti levelezésben

Ha hirtelen nem akar tovább olvasni, korlátozza magát legalább a következő alapvető szabályokra:

• Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel másolatot kapnak az eredeti e-mail címzettjei, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen ajánlom a „Válasz” gomb elrejtését a felület beállításainál. Ha szükséges, manuálisan törölheti a nem kívánt címzetteket.
• Ne hagyja üresen a Tárgy mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mail fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
• Idézet betűket. Ne kezdje a válaszát egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a kapott e-mailben, és ne tiltsa le az árajánlatot a válaszadási és továbbítási funkciónál a levelezőprogram beállításaiban.
• Teljes idézettel(ha a válasz a teljes levélre szól) írja alá a válasz szövegét a levél elejére, ne a végére.

FOLYTATJUK?

Levelek fogadása

1. A kapott leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Ez azonban megbocsátható, ha:
   • a személy meghalt vagy váratlanul megbetegedett;
   • a postával való munka nem része munkaköri kötelezettségek(akkor nincs szüksége szerviz e-mailre).
2. Ha Ön nem menedzser, ellenőrizze e-mailjeit naponta legalább kétszer: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, megakadozhatja mások munkáját, és késleltetheti a problémák megoldását.
3. Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap bekapcsolva marad, és automatikusan ellenőrzi e-mailjeit. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).
4. Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozza át – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.
5. Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és hatékony módszer mozgassa a dolgokat, és kerülje a levelek gyűjtését.
6. Ha megérti, hogy 24 órán belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.

„Címzett”, „Másolatot kap”, „Titkos másolat” mezők

1. Ne feledje, hogy vannak Címzett, CC és BCC mezők. A tied tőlük függ további akciók(és a levelező partnerek intézkedései) levél kézhezvételekor:
   • „Címzett” („Címzett”) - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzetthez szólnak. Kérdés elküldése esetén választ vár a „Címzett” mezőben megadott címzetttől. Ha Ön a címzett, akkor Önnek kell válaszolnia.
   • „CC” („Másolat”) – a másolatokban megjelenő címzettek „az Ön tájékoztatása érdekében”, tájékoztatásul vagy „tanúskodásra meghívást kapnak”. A másolatok címzettje általában ne válaszoljon a levélre; Ezen túlmenően udvariasnak számít, ha szükség esetén a „Bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdi.
   • A „BCC” („Blind Copy”) a „palotai intrikák” terepe. Azzal, hogy ebben a mezőben címzettet jelöl meg, „titokban” küldi el neki ezt a levelet: azt, hogy a levelet ennek a személynek küldték, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem fogják tudni. Tömeges levelezésre is használják, így a címjegyzékét nem ismeri minden címzett.
2. Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel elmenti az eredeti e-mail címzettjeinek másolatát, így válasza nem jut el hozzájuk.
3. NE távolítsa el a levelezőpartnere által hozzáadott személyeket a levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).
4. Ha a beérkezett levél „Címzett” mezőjében kettőnél több címzett szerepel, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon (még akkor is, ha ez a „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon erre-arra”).
5. Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeljen egynél több címzett. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, hiszen mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvassa el ezt a cikket.
6. A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!

Tárgy mező

1. Ne hagyja üresen.
2. A levél tárgysora legyen rövid, de tükrözze a levél fő tartalmát és témáját. Olyan címek, mint „Kérdés”, „Helló!” vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.
3. Amikor több e-mail egyikére válaszol a következővel: különböző témákat, válaszolj a helyesekre. A találkozóról „Ülkeztetés április 18-án, kedden”, a nyomdai anyagokkal kapcsolatos „Nyomdai anyagok” levélre válaszoljon. Ez magában foglalja a korábbi levelezés idézését (lásd lentebb a Levélírás részt).
4. Ha rendszeres időközönként e-maileket, például heti jelentéseket kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett automatikus szabályokat állíthasson be az ilyen levelek rendezésére.

Az írás fontossága

1. Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amire először figyelnie kell, használja a „magas” fontosságot, ez kiemeli a levelet a beérkező levelek között.
2. Ne használjon hiába a „nagy” jelentőséget - a „zajos” emberek idegesítőek, légy szerényebb.
3. Személyes levél üzleti levelezőnek vagy levél tőle vicces kép vagy jelölje meg a linket „alacsony” fontossággal.

Levelek írása (válaszok)

1. Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, Gria! azt jelzi, hogy lusta vagy leírni a személy nevét. Akár csak „Andrey!” vagy „Jó napot!” elég udvarias és elégséges.
2. Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kap, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás a szabályok betartására, vagy egyszerűen a vállalati szabályok megkövetelik.
3. Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.
4. Ne ispolzuyte translit kivéve azokat az eseteket, amikor olyan körülmények között küldenek leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).
5. Ha az e-mail kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy elrontja a kódolást, csatolja mellékletként a válasz szövegét.
6. Üzleti levél pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:
   • Pontosság – feltétlenül adja meg a hivatkozott pontos adatokat (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, link az online dokumentumra stb.).
   • Tömörség – egyesek három oldalon bemutatják azt, amit három mondattal le lehet írni. Aki tisztán gondolkodik, az tisztán beszél, és ezt a tudósítója is látja.
   • Konkrétság - a levélből világosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT kérnek a címzetttől, milyen intézkedéseket kívánnak tőle.
7. Az üzleti levelezés nem az episztoláris műfaj gyakorlatainak és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre a célra fórumok, chatek és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre. A lakonikus üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és a gondolkodás pontossága.
8. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és bontsa bekezdésekre számozással vagy anélkül. A folytonos „gondolatfolyam” nehezen olvasható, könnyen kihagyható a levél lényege. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemetesbe dobni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).
9. Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: „Csináljuk meg!” befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megcsináljuk”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” határozottabb és pontosabb válaszok.
10. Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egy egyszerű „ok”-al meg lehessen válaszolni, akkor nagy valószínűséggel sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, ajánljon fel néhány alapértelmezett beállítást.
11. A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem félelmetesek, de ha minden betűben helytelenül írsz és írsz egy szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „C” betűje (valamint spekulatív további következtetések az általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) ).
12. Lehetőleg ne használja a levél html formázását. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézésnél (válaszolásnál és továbbításnál) rengeteg kérdés merül fel.
13. Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy megfelelő képet kapjon róla. A válaszok kiemelését a html idézetekben színekkel is megoldhatja, vagy használhatja a html formázási panel „Behúzás csökkentése” gombját is (bár vannak szeszélyes árnyalatok).
14. Idézd az eredeti levél szövegét. Szerinted ez mit jelentene? Én sem tudom: Címzett: AIST kreatív madár Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés Ok! Vasya
15. Soha ne szerkessze mások szövegét, amikor idézi! Ez egyfajta levélhamisítás.
16. A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére.
17. Ha pontról pontra idézetet használ, válassza el az idézetet üres sorokkal FELSŐ és ALJON, és használjon nagybetűket a mondatok elején. Próbáld meg itt keresni a válaszokat: > javasoljuk a logó cseréjét a mellékeltre, > mivel ez a nagyon színes háttér nem találta meg a logót a mellékletben > javítsd ki a feliratot - „hal” helyett „rabszolga”-t írj! > különben félreértenek minket, a feliratot javították, bocs > és az utolsó...

    Andrej Griscsenko
    2003 óta játékprojektek gyártója (külső fejlesztés) az 1C-nél. Felelős az ígéretes projektek és csapatok felkutatásáért, a fejlesztés és kiadás megszervezéséért. Az 1C-nél több tucat projektért volt és felel, köztük a „No Time for Dragons”, a „Stalingrad”, a „XIII. század”, a „Full Drive” és a „Brothers Pilots” sorozatok játékaiért. Most a Cryptosis: Sleep of the Mind segítségével enyhíti a szülési fájdalmakat, amely biztos abban, hogy egészséges és szép lesz.

    Kedves olvasó!

    Ez a szöveg még 2006 áprilisában jelent meg a dtf.blogomon. A terjesztett linkek száma és az ismételt kérések, hogy a jegyzetet cikk formájában „újra közzétegyem”, erre az egyszerű munkára késztetett. Köszönöm mindenkinek, aki hozzászólt a bloghoz - hasznos megjegyzéseit és kiegészítéseit figyelembe vettük. Külön köszönet Dmitry Devishevnek (Nival Online).

    Az írásbeli kommunikáció kultúrájának fejlesztése érdekében javasolt az anyag szabad felhasználása (megjelölés nélkül), beleértve az üzleti levelezésről szóló képzéseket (beleértve a kereskedelmieket is).

    

    ***

    Nevetni fogsz, és azt mondod: „Ez olyan elemi, Watson!” De nem hiszitek el, a válaszadók egy része, akikkel a munkahelyemen találkoztam, még a negyedét sem teljesíti ezeknek a szabványoknak! Az ilyen emberek iránti tiszteletem nem engedi meg, hogy „szembe” mutassak a hibáikra, ezért ide sorolom őket.

    Az alábbiakban vázolt összes elemi szabály elsősorban a partnereivel, kollégáival, ügyfeleikkel és előadóival folytatott üzleti levelezésre vonatkozik. Használatuk személyes levelezésben mindenki magánügye. Azonban ezen szabályok betartása a személyes levelezés során csak jó benyomást kelt Önről.

    Alapok

    • Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel másolatot kapnak az eredeti e-mail címzettjei, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen ajánlom a „Válasz” gomb elrejtését a felület beállításainál. Ha szükséges, manuálisan törölheti a nem kívánt címzetteket.
    • Ne hagyja üresen a Tárgy mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mail fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
    • Idézet betűket. Ne kezdje a válaszát egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a kapott e-mailben, és ne tiltsa le az árajánlatot a válaszadási és továbbítási funkciónál a levelezőprogram beállításaiban.

    

    • A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél ELEJÉRE írja alá, ne a végére.

    Folytassuk?

    Levelek fogadása

    1. A kapott leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Ez azonban megbocsátható, ha:

    o a személy meghalt vagy váratlanul megbetegedett;

    o a postával való munka nem tartozik a munkaköri kötelezettségei közé (akkor nincs szüksége szolgálati e-mailre).

    2. Ha Ön nem menedzser, ellenőrizze e-mailjeit naponta legalább kétszer: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, megakadozhatja mások munkáját, és késleltetheti a problémák megoldását.

    3. Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap bekapcsolva marad, és automatikusan ellenőrzi az e-mailjeit. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).

    4. Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozza át – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.

    

    5. Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és leghatékonyabb módja annak, hogy mozgassa a dolgokat, és ne gyűjtse a leveleket.

    6. Ha megérti, hogy 24 órán belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.

    Mezők „Címzett”, „Másolatot kap”, „Bcc” („Címzett”, „CC”, „BCC”)

    7. Ne feledje, hogy vannak Címzett, CC és BCC mezők. Az Ön további lépései (és levelezési partnereinek lépései) a levél kézhezvételekor tőlük függenek:

    o „Címzett” („Címzett”) - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzetthez szólnak. Kérdés elküldése esetén választ vár a „Címzett” mezőben megadott címzetttől. Ha Ön a címzett, akkor Önnek kell válaszolnia.

    o „CC” („Másolat”) – a másolatokban megjelenő címzettek „az Ön tájékoztatása érdekében”, tájékoztatásul kapnak egy levelet, vagy „felkérik őket tanúkra”. A másolatok címzettje általában ne válaszoljon a levélre; Ezen túlmenően udvariasnak számít, ha szükség esetén a „Bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdi.

    o A „BCC” („Vakmásolat”) a „palotai intrikák” terepe. Azzal, hogy ebben a mezőben címzettet jelöl meg, „titokban” küldi el neki ezt a levelet: azt, hogy a levelet ennek a személynek küldték, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem fogják tudni. Tömeges levelezésre is használják, így a címjegyzékét nem ismeri minden címzett.

    

    8. Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel elmenti az eredeti e-mail címzettjei számára a másolatot, így válasza nem jut el hozzájuk.

    9. NE távolítsa el a levelezőpartnere által hozzáadott személyeket a levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).

    10. Ha a beérkezett levél „Címzett” mezőjében kettőnél több címzett szerepel, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon (még akkor is, ha ez a „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon erre-arra”).

    11. Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeljen egynél több címzett. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, hiszen mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvassa el ezt a cikket.

    12. A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!

    Tárgy mező

    13. Ne hagyja üresen.

    14. A levél tárgysora legyen rövid, de tükrözze a levél fő tartalmát és témáját. Olyan címek, mint „Kérdés”, „Helló!” vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.

    

    15. Ha több különböző tárgysorú e-mail egyikére válaszol, válaszoljon a megfelelőekre. A találkozóról „Ülkeztetés április 18-án, kedden”, a nyomdai anyagokkal kapcsolatos „Nyomdai anyagok” levélre válaszoljon. Ez magában foglalja a korábbi levelezés idézését (lásd lentebb a Levélírás részt).

    16. Ha rendszeres időközönként e-maileket, például heti jelentéseket kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett automatikus szabályokat állíthasson be az ilyen levelek rendezésére.

    A levél jelentősége („Prioritás”)

    17. Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb figyelemreméltó információt tartalmaz, használja a „magas” fontosságot, ez kiemeli a levelet a beérkező levelek között.

    18. Ne használjon hiába a „nagy” jelentőséget - a „zajos” emberek idegesítőek, légy szerényebb.

    19. Egy üzleti levelezőnek írt személyes levél vagy egy vicces képet vagy linket tartalmazó levél esetén jelölje meg a fontosságot „alacsony”-ként.

    Levelek írása (válaszok)

    20. Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, Gria! azt jelzi, hogy lusta vagy leírni a személy nevét. Akár csak „Andrey!” vagy „Jó napot!” elég udvarias és elégséges.

    

    21. Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kap, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás a szabályok betartására, vagy ezt egyszerűen a vállalati szabályok írják elő.

    22. Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.

    23. Ne ispolzuyte translitkivéve azokat az eseteket, amikor olyan körülmények között küldenek leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).

    24. Ha az e-mail kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy elrontja a kódolást, csatolja mellékletként a válasz szövegét.

    25. Az üzleti levélnek pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:

    o Pontosság – feltétlenül adja meg a hivatkozott pontos adatokat (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, link az online dokumentumra stb.).

    o Tömörség – egyesek három oldalon bemutatják azt, amit három mondattal le lehet írni. Aki tisztán gondolkodik, az tisztán beszél, és ezt a tudósítója is látja.

    o Konkrétság - a levélből pontosan ki kell derülnie, hogy PONTosan MIT kérnek a címzetttől, milyen intézkedéseket kívánnak tőle.

    

    26. Az üzleti levelezés nem az episztoláris műfaj gyakorlatainak és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre a célra fórumok, chatek és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre. A lakonikus üzleti szöveg nem száraz, hanem időt takarít meg és a gondolkodás pontosságát.

    27. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és bontsa bekezdésekre számozással vagy anélkül. A folytonos „gondolatfolyam” nehezen olvasható, könnyen kihagyható a levél lényege. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemetesbe dobni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).

    28. Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: „Csináljuk meg!” befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megcsináljuk”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” határozottabb és pontosabb válaszok.

    29. Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egy egyszerű „ok”-al meg lehessen válaszolni, akkor nagy valószínűséggel sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, ajánljon fel néhány alapértelmezett beállítást.

    30. A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem félelmetesek, de ha minden betűben helytelenül írsz és írsz egy szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „C” betűje (valamint spekulatív további következtetések az általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) ).

    31. Lehetőleg ne használja a levél html formázását. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézésnél (válaszolásnál és továbbításnál) rengeteg kérdés merül fel.

    

    32. Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy megfelelő képet kapjon róla. A válaszok kiemelését a html idézetekben színekkel is megoldhatja, vagy használhatja a html formázási panel „Behúzás csökkentése” gombját is (bár vannak szeszélyes árnyalatok).

    33. Idézd az eredeti levél szövegét. Szerinted ez mit jelentene? Én sem tudom:

    34. Címzett: Andrej Griscsenko

    35. Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés

    36. Oké!

    Vasya

    37. Soha ne szerkessze mások szövegét, amikor idézi! Ez egyfajta levélhamisítás.

    38. A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére.

    39. Ha pontról pontra idézetet használ, válassza el az idézetet üres sorokkal FELSŐ és ALJON, és használjon nagybetűket a mondatok elején. Próbálj itt választ találni:

    40. > javasoljuk a logó lecserélését a mellékelt logóra,

    41. > mivel ez nagyon színes a háttérben

    42. nem találta a logót a mellékletben

    43. > javítsd ki a feliratot - „hal” helyett „rabszolga”-t írj!

    

    44. >különben félreértenek bennünket

    45. a felirat javítva, elnézést

    Az elmúlt évtizedekben az e-mailen keresztüli üzleti levelezés óriási népszerűségre tett szert, és az üzleti kommunikáció egyik fő módszerévé vált. Ma már nehéz olyan személyt találni, aki ne használná az e-mailt az interperszonális kommunikáció gyakorlatában. Ennek ellenére ma sokan felteszik a kérdést: hogy minden szabályt betartsanak? Hogyan lehet egy hozzáértő levél segítségével jó benyomást kelteni a feladóról a címzett között?

    Ez a cikk az üzleti levelezésre vonatkozó szabályokat ismerteti email, A gyakorlati tanácsokat a cikkben bemutatott segít megtanulni a helyes üzleti kommunikáció e-mailek írásakor.

    Sokan azzal kezdik a munkanapjukat, hogy megnézik, nem érkeznek-e új üzenetek a postafiókjukba. Sajnos azonban az információcsere ezen módszerének elterjedtsége ellenére sokan nem tudják, hogyan kell helyesen használni az üzleti levelezés nyelvét, összetévesztve az e-maileket informális kommunikációs móddal.

    A kézbesítés gyorsaságának köszönhetően leegyszerűsíti a fontos dolgok cseréjét hivatalos dokumentumokat, nyomtatványok, nyilatkozatok, de még itt is hibáznak az emberek a levélküldés során. Nagyon gyakran előfordul, hogy e-mail írásakor a fájlcsere során a címzettek valamilyen okból nem írnak kísérő esszéket, és nem írnak be témákat, ami megnehezítheti a címzettek munkáját. Ennek a cikknek a célja a kérdés megválaszolása: hogyan lehet e-mailben levelet küldeni, és betartani az e-mailben történő üzleti írásbeli kommunikáció minden szabályát?

    Az e-mailek írásakor minden megadott mezőt ki kell tölteni

    Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai kötelezik a levél feladóját, hogy az e-mailben megadott valamennyi mezőt kitöltse, így a címzett és a feladó címét, nevét. Le kell írni egy tárgyat, amely röviden leírja a küldendő levél lényegét. Nagyon gyakran a helyesen leírt témától függ az elküldött levél sorsa és a benne megfogalmazott probléma megoldásának sebessége. Az üzleti e-mailt üdvözléssel kell kezdeni – ez az egyszerű tisztelet a címzett felé nagyon fontos a levelezés során. Az üdvözlés után legyen egy szöveg, amelyet „a levél törzsének” neveznek, és a végén egy aláírást kell hagyni, például: „Tisztelettel, Petr Ivanovics Brisov”.

    Üdvözlet üzleti levelezésben

    Érdemes erre a pontra tovább összpontosítani a figyelmét, hiszen a tisztelet gesztusa minden szempontból nagyon fontos üzleti kommunikáció. Az optimális üdvözlő kifejezés a „Jó napot” vagy a „Hello”. Az e-mailben történő üzleti levelezés korlátozza a feladót a „Jó estét” vagy a „Jó estét” kifejezések használatában. Jó reggelt kívánok”, mivel a címzett még jóval a kézhezvétele után is elolvashatja a levelet. Szintén nem helyes a köszöntések során használt köznyelvi kifejezések használata.

    Egy üdvözlő szó vagy kifejezés után a címzettet névvel és családnévvel kell megszólítani, és ha a név ismeretlen a feladó számára, ez a pillanat kihagyható. Ezután továbbléphet a levél céljának megfogalmazására.

    Csatolt fájlok üzleti e-mailekben

    Ha fő cél Mivel a levél nem csak egy írásos elbeszélés és a probléma lényegének megállapítása, hanem egy fájl küldése is, jobb, ha először csatolja az elküldött tárgyat. Gyakran előfordul, hogy sok feladó figyelmetlenség miatt, miután a levél szövegében elmondta a probléma lényegét, elfelejti csatolni szükséges beruházás. Az ilyen gondatlanság negatívan befolyásolhatja az üzleti levél feladójának üzleti hírnevét.

    

    Az e-mail címnek felismerhetőnek és tömörnek kell lennie

    Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai megkövetelik a feladótól felismerhető elektronikus névvel, amelynek a feladó nevére vonatkozó valós információkat kell tartalmaznia. Nagyon tömörnek és hülyének néznek hivatalos levelekés kéri, ha az e-mail cím informális kifejezéseket vagy szavakat tartalmaz, például a „limon_petya” e-mail címet. Ez nagyon méltatlannak tűnik egy felnőtt számára. Az üzleti levelezés folytatásához jobb, ha külön e-mailt hoz létre, és betartja az üzleti e-mail etikettet.

    A gyors válasz (Response) funkció használatával válaszolhat a korábban kapott e-mailekre

    A Válasz vagy Válasz funkció (rövidítve úgy néz ki, mint Re:) segíti a felhasználót, hogy gyorsan válaszoljon a feladótól korábban elküldött üzenetekre. Ez a funkció univerzálisan képes elolvasni a beszélgetőpartnerrel egy adott témában folytatott korábbi levelezést. De az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai arra kötelezik a feladót, hogy az üzleti levél tárgyát átnevezze, ha a levélváltás során a megbeszélés lényege megváltozik.

    Üzleti levél elküldése előtt érdemes lektorálni a helyesírási hibákat és az írásjeleket.

    Az e-mail leegyszerűsíti az információcserét, de az üzleti levelezés során nem szabad figyelmen kívül hagyni az orosz nyelv szabályait, mivel egy gondatlanul elkövetett hiba befolyásolhatja a feladó tekintélyét. Levélküldés előtt érdemes többször átnézni a szöveget, és alaposan ellenőrizni, hogy nem tartalmaz-e benne helyesírási és írásjeles hibákat. Sok e-mail kliens rendelkezik helyesírás-ellenőrző funkcióval, ezért érdemes figyelni a pirossal aláhúzott szavakra. Ha kétségei vannak a helyesírással kapcsolatban, kérjen segítséget az interneten, vagy ellenőrizze a helyesírást egy helyesírási szótár segítségével.

    

    A címzett mezőt utoljára kell kitölteni.

    A befejezetlen vagy szerkesztetlen levelek küldésének elkerülése érdekében az üzleti levél címzettjének címét a küldés előtti legutolsó pillanatban kell megadni. Ez a szabály az üzleti e-mailes levelezés alapjaiban is szerepel. Előfordulhat, hogy a címzett mező kitöltésekor az e-mail a korábban használt címzettek listáját is felkínálja, hogy ne küldjön tévedésből összeállított üzleti levelet harmadik félnek.

    Üzleti levél felépítése

    A szöveg strukturálására vonatkozó szabályok nemcsak a papíralapú médiára vonatkoznak, hanem az e-mailben történő üzleti levelezés szabályaira is. A címzettnek nem mindig kényelmes nagy mennyiségű betűs szöveget olvasni a monitor képernyőjén. Ennek egyszerűsítése érdekében a szöveget logikusan kialakított kis bekezdésekre kell bontani, és üzleti levelek szövegének írásakor kerülni kell a bonyolult mondatokat. Az üzleti levél egy mondatának optimális hossza legfeljebb tizenöt szó lehet.

    Az üzleti levél lényegét lényegében kell megfogalmazni

    A címzettet az üzleti levél meghatározott témáján túl a főszöveg világosan megfogalmazott első és második mondata is érdekelje. A feladó feladata, hogy a levél elején elmondja annak a problémának vagy kérdésnek a lényegét, amellyel a címzetthez fordul. Az első mondatnak jeleznie kell az üzleti levél küldésének célját. Minta: „Tájékoztatjuk, hogy a 2017. 02. 01. 45. számú „Ömlesztett anyagok szállításáról” szóló szerződés szerinti kötelezettség feltételei lejárnak. A szerződés megújításához egy második dokumentumcsomagot kell benyújtania.” A megjelölt célnak köszönhetően a címzettnek lehetősége van megérteni az üzleti levél fő gondolatát. Ha a levél szövege túl nagy, akkor jobb, ha az objektumot szöveges dokumentum formájában mellékletként csatolja, de ugyanakkor a szövegmezőben hagyja el a kísérő esszét. amely kiemeli az üzleti levelet. Minta: „Elküldjük Önnek a Mak-Stroy LLC cég levelének elektronikus másolatát felülvizsgálat céljából.” Kérjük Önöket, hogy a 2017. 02. 01. 45. számú „Ömlesztett anyag szállításáról” szóló szerződés meghosszabbítása ügyében hozott döntésüket a levélben meghatározott határidőig tájékoztassák.”

    Minden üzleti e-mailnek tartalmaznia kell választ.

    Vannak negatív példák az üzleti levelezésre, amikor a címzett valamilyen okból figyelmen kívül hagyja az üzleti levelet. Néha valóban előfordulhatnak olyan esetek, amikor bizonyos helyzetek miatt nem lehet választ adni, például a probléma megoldása több napig is eltarthat, vagy a címzett elgondolkodik, és nem tud azonnal válaszolni a feltett kérdésre. Ebben az esetben rövid megjegyzést kell fűzni ehhez az ügyhöz, például: „Helló, Pjotr ​​Ivanovics. Megkaptam levelét, de ma nehezen tudok válaszolni, mivel konzultálnom kell a felső vezetéssel. Jelenteni fogom a problémádat vezérigazgatónak cégünket, és a hét végéig hivatalos választ adunk. Üdvözlettel: Belov Ivan Gennadievich értékesítési osztályvezető.”

    

    Érdemes megjegyezni, hogy ha három munkanapon belül nem érkezik válasz, akkor az üzleti levél címzettjének hallgatása figyelmen kívül hagyásaként és a feladóval való kommunikáció megtagadásaként értékelhető.

    Válaszlevelek írásakor minden feltett kérdésre válaszolnia kell.

    Ha a címzettnek küldött levél kérdező jellegű, akkor a levél összeállítása során a kérdésekre abban a sorrendben kell választ adni, amilyen az üzleti levél beérkezett szövegében szerepel. Ha kérdéseket tettek fel, a feladó azt reméli, hogy konkrét választ kap rájuk. Levélíráskor ne számozd a válaszaidat, csak sorrendben kell megfogalmaznod a gondolataidat. Az összes feltett kérdés megválaszolásához először a kapott üzleti levelet többször újra el kell olvasni, és ha túl sok a kérdés, érdemes külön kiírni, nehogy kimaradjanak. Ha néhány feltett kérdésre nem lehet válaszolni, érdemes rávilágítani Ebben a pillanatban valamiért nem adható a válasz.

    

    Ne használjon túlzásba a rövidítéseket, az érzelmes tervezést és a nagybetűket

    Vannak negatív példák az üzleti levelezésre, amikor a feladók hangulatjelek formájában felhígítják azt informális jelek használatával. Használatuk népszerű a kommunikáció során a közösségi hálózatokon Az üzleti levelezés szabályai azonban nem fogadják szívesen az érzelmek ilyen megnyilvánulását, mivel előfordulhat, hogy a címzett nem ismeri azok valódi jelentését, és az írásjelek érthetetlen halmazának tekinti őket.

    

    Kerülje a nagybetűs szövegírást is. Az interneten a nagybetűkkel írt szavak halmazát „feltűnő kifejezéseknek” nevezik, és az ilyen kifejezések gyakran negatív konnotációt hordoznak. A címzett az elektronikus üzleti levél olvasása során negatívan értékelheti az ilyen betűtípust, ami károsan hat a jelentésérzékelésre. Ha egy üzleti levélben hangsúlyoznia kell egy pont fontosságát, jobb, ha bevezető mondatokat használ, például: „Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szerződés megújításához dokumentumcsomagot kell benyújtania legkésőbb 2017.10.02. ” vagy „Felhívjuk figyelmét, hogy a szerződéshosszabbításhoz szükséges dokumentumokat 2017.10.02-ig kell benyújtani.”

    Ne továbbítson bizalmas információkat e-mailben

    Személyes vagy bizalmas információk továbbításakor jobb megtagadni az elektronikus postafiókokat, mivel fennáll a veszélye annak, hogy a támadók elkapják az információkat saját önző céljaikra. Ilyen információk lehetnek: telefonszámok, bankkártyákhoz tartozó jelszavak, személyes bankszámlák stb. Fontos megjegyezni, hogy az információkat a levelezőszerver tárolja, és feltörés esetén ellophatók.

    A levél végén a feladó aláírásának kell lennie.

    Mint korábban említettük, minden elküldött levélnek tartalmaznia kell egy konkrét aláírást. A postafiók-fejlesztők gyakran bevezetnek egy aláírásblokk funkciót, amelyben megadhatja a munkakörét, nevét és elérhetőségi telefonszámát. Ezt követően ez a blokk automatikusan megjelenik minden betű végén, ami megkönnyíti a gépelést. Fontos az aláírás helyes írása, hogy a címzettnek lehetősége legyen helyesen megszólítani a feladót, amikor válaszol a levélre. Az aláírásra egy példa a következőképpen nézhet ki: „Tisztelettel: Nyikolaj Alekszandrovics Petrov, +79810000000.”

    

    A következtetések levonásával meg lehet jegyezni, hogy annak megértéséhez, hogyan kell üzleti levelezést folytatni e-mailben, nem kell további és összetett alapokat elsajátítania. Csak be kell tartania az etikett alapvető szabályait, és be kell tartania az orosz nyelv normáit.

    Tamara Vorotyntseva – a „BUSINESS PARTNER” (Moszkva) tréningcég fejlesztési igazgatója. Gyakorló üzleti coach, a „Személyzeti képzési rendszer kiépítése” című könyv és az üzleti kiadványokban megjelent publikációk szerzője Oroszországban, Kazahsztánban és Ukrajnában. Az internetes hírlevél készítője: „E-mail levelezés az üzleti életben” a subscribe.ru szerveren! A könyv gyakorlati útmutató az ügyfelekkel és partnerekkel aktívan levelező üzletemberek számára. Olyan eszközöket mutat be, amelyek segítenek abban, hogy az elektronikus kommunikáció hatékony, időben és eredményben optimális legyen, és leginkább megfeleljen a modern üzleti életben elfogadott normáknak és szabályoknak. A szerző gyakorlati tanácsokat ad, megfigyeléseit valós esetekkel illusztrálja, és megalapozott következtetéseket ad. A könyv szövege gazdag a valódi üzleti levelezés felismerhető példáiban. A szerző megosztja észrevételeit, technikáit és „trükkjeit”, amelyek jelentősen befolyásolhatják az üzleti e-mailek hatékonyságát és hatékonyságát. Ha Ön üzletember, és fontos, hogy gyorsan, tömören, hozzáértően írjon, a jó üzleti szokások szabályai szerint, ez a könyv az Ön megbízható segítője lesz.

    Könyv:

    Amikor a „Címzett” („Címzett”), „Másolatot kap” („CC”), „Bcc” („Bcc”) mezőkkel dolgozik, ne feledje, hogy ez az e-mail fontos része, amely befolyásolja a résztvevők további tevékenységeit. a levelezésben.

    „Kinek” („Az”). Ez a mező annak a címzettnek a címét tartalmazza, akinek a levél és a benne található információ közvetlenül címzett. A levél szerzője a fő címzett válaszát várja. Ha ebben a mezőben két címzett van elhelyezve, akkor a levél írója mindegyiktől vagy néhánytól választ vár (ezt tartsa szem előtt, ha az Ön neve szerepel a címzettek listáján). Ugyanakkor (ha Ön a feladó) ne feledje, hogy nem nagyon tanácsos egynél több címzettet feltüntetni a „Címzett” („Címzett”) mezőben. Előfordulhat, hogy egy több címzettnek küldött levélre egyetlen válasz sem érkezik, mivel mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol.

    
    

    Ha a levél Önnek szól, de más címzettek másolatát tartalmazza, a válaszadáskor feltétlenül használja a „Válasz MINDENRE” gombot! Ez lehetővé teszi, hogy fenntartsa a címzettek körét, amelyet a levelezés kezdeményezője jelölt meg.

    „Másolás” („Cs”). BAN BEN Ebbe a mezőbe írja be azoknak a címzetteknek a címét, akiknek véleménye szerint tisztában kell lenniük az ezzel a témával kapcsolatos levelezésről. Ezek a címzettek csak „az Ön tájékoztatására” kapnak információkat. A cc címzettjének általában nem kell válaszolnia a levélre, de szükség esetén megteheti.

    
    

    JEGYZET. FONTOS!

    Ha az Ön neve szerepel a „Cc” („CC”) mezőben, akkor a levelezés megkezdésekor ne feledje, hogy vannak olyan helyzetek, amikor rendkívül fontos az udvariasság. Használja a következő kifejezéseket: „Engedd meg, hogy csatlakozzak a vitához”, „Engedd meg, hogy csatlakozzak a párbeszédedhez”, vagy „Hadd mondjam ki a véleményemet”.

    "Blind másolat" ("Bcc"). Ezt a mezőt egyes cégeknél tilos használni, mivel ez egy olyan eszköz, amely ellentmond a kommunikáció etikai normáinak. Ennek a mezőnek az a célja, hogy meghívja a címzettet, hogy legyen „titkos tanú”.

    Ha a tiédben üzleti gyakorlat Ezt a mezőt szokás használni a munkában, vegye figyelembe a következőket. A BCC-címzett láthatatlan marad az elsődleges címzett és a BCC-címzettek számára. Néha hasznos, ha a feladó és a „titkos címzett” előzetes megállapodást köt (vagy utólagos tudomást szerez) ennek a tájékoztatási módnak az okáról és céljáról.

    
    

    JEGYZET. FONTOS!

    A „rejtett” címzett semmiképpen ne kezdjen levelezésbe ebből a mezőből.

    Manapság a bíróságok gyakran elfogadják az elektronikus levelezést írásos bizonyítékként. Ehhez azonban jogi erővel kell rendelkeznie. Eközben a virtuális levelezés legitimitásának meghatározására még nem dolgoztak ki egyértelmű és egységes szabályokat és módszereket, ami számos problémához vezet.

    Nézzünk meg néhány módszert, amellyel az e-maileknek jogerőt adhatunk.

    Rég elmúltak azok az idők, amikor a kommunikáció egyetlen eszköze a papírra írt levelek voltak. A tantárgyak közötti gazdasági kapcsolatok fejlesztése gazdasági aktivitás használata nélkül már elképzelhetetlen információs technológiák. Ez különösen igaz akkor, ha a szerződő felek különböző városokban vagy akár országokban találhatók.

    Az elektronikus kommunikáción keresztüli kommunikáció segít csökkenteni az anyagköltségeket, és lehetővé teszi az egyes kérdésekben történő gyors közös álláspont kialakítását.

    Az ilyen előrelépést azonban nem szabad csak a következő szempontok szerint tekinteni pozitív oldala. A tantárgyak között gazdasági kapcsolatok Ezek megoldása érdekében gyakran felmerülnek különféle viták, bírósághoz fordulnak. A bíróság a felek által benyújtott bizonyítékok értékelése alapján dönt.

    Ugyanakkor az egyes bizonyítékok külön-külön relevanciáját, elfogadhatóságát, megbízhatóságát, valamint az elégséges ill. kölcsönös kapcsolat bizonyíték teljes egészében. Ezt a szabályt mind az Orosz Föderáció Választottbírósági Eljárási Törvénykönyve (71. cikk 2. szakasza), mind az Orosz Föderáció Polgári Eljárási Törvénykönyve (67. cikk 3. szakasza) rögzíti. A benyújtott bizonyítékok elfogadhatóságának és megbízhatóságának megállapítása során a bíróság gyakran tesz fel kérdéseket, amelyek megoldása jelentősen befolyásolja az ügy kimenetelét.

    Használat elektronikus dokumentumkezelés a gazdasági szervezetek közötti kapcsolatokat az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének normái szabályozzák. Különösen az Art. (2) bekezdésében. 434 jelzett: megállapodás in írás elektronikus kommunikáció útján történő iratcserével köthető meg, amely lehetővé teszi annak megbízható megállapítását, hogy az irat a szerződő féltől származik.

    (1) bekezdésének megfelelően Az Orosz Föderáció polgári perrendtartásának 71. cikke és az Art. (1) bekezdése. Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexének 75. cikke szerint az írásos bizonyíték az ügy elbírálása és megoldása szempontjából lényeges körülményekre vonatkozó információkat tartalmazó üzleti levelezés, amelyet digitális feljegyzés formájában készítenek és elektronikus kommunikáción keresztül kapnak.

    Használatra elektronikus dokumentumokat A jogi eljárásokban két feltételnek kell teljesülnie. Először is, amint már jeleztük, jogi erővel kell rendelkezniük. Másodszor, a dokumentumnak olvashatónak kell lennie, azaz általánosan érthető és az észlelés számára hozzáférhető információkat kell tartalmaznia.

    Ez a követelmény abból adódik Általános szabályok jogi eljárások, amelyek feltételezik, hogy a bírák a bizonyítékok forrásaiból származó információkat azonnal észlelik.

    Gyakran előfordul, hogy a bíróság megtagadja a fenti feltételeknek nem megfelelő elektronikus levelezés bizonyítékként való felvételét az ügy anyagába, majd utólag olyan határozatot hoz, amely nem felel meg az érdekelt fél jogi követelményeinek.

    Tekintsük az elektronikus levelezés legitimizálásának fő módjait az eljárás megkezdése előtt és után.

    Közjegyzővel dolgozni

    Ha az eljárás még nem kezdődött el, akkor ahhoz, hogy az elektronikus levelezés jogerőt adjon, közjegyzőt kell bevonni. Az Art. (1) bekezdésében A közjegyzői jogalkotás alapjai (alapok) 102. §-a kimondja, hogy az érdekelt felek kérésére a közjegyző a bíróságon vagy a közigazgatási szervben szükséges bizonyítékot szolgáltat, ha okkal feltételezhető, hogy a bizonyítás később lehetetlenné vagy megnehezül. Az Art. (1) bekezdésében pedig Az Alapok 103. §-a előírja, hogy a bizonyítás biztosítása érdekében a közjegyző megvizsgálja az írásbeli és tárgyi bizonyítékokat.

    (2) bekezdése szerint 102 A közjegyző alapvetően nem ad bizonyítékot olyan ügyben, amely abban az időben, amikor az érdekelt felek megkeresik, bírósági vagy közigazgatási szerv által folyamatban van. Ellenkező esetben a bíróságok elfogadhatatlan bizonyítékként ismerik el a közjegyző által hitelesített elektronikus levelezést (a Kilencedik AAS 2010. március 11-i 09AP-656/2010-GK sz. határozata).

    Érdemes emlékeztetni arra, hogy az Art. 4. része alapján. 103. Alapelvek, bizonyításra a felek és az érdekelt felek értesítése nélkül csak sürgős esetekben kerül sor.

    A bizonyítékok vizsgálata érdekében jegyzőkönyv készül, amelyben amellett Részletes leírás A jegyző intézkedésének tartalmaznia kell továbbá az ellenőrzés időpontjáról, helyéről, az ellenőrzést végző jegyzőről, az abban részt vevő érdekeltekről, valamint az ellenőrzés során feltárt körülményekről is fel kell sorolni. Magukat az e-maileket kinyomtatják és jegyzőkönyvvel iktatják, amelyet az ellenőrzésben részt vevő személyek közjegyző ír alá és pecsétjével lepecsétel. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Választottbíróságának 2010. április 23-án kelt, VAS-4481/10 számú határozata értelmében az elektronikus postafiók ellenőrzésére vonatkozó közjegyzői jegyzőkönyv megfelelő bizonyítéknak minősül.

    Jelenleg nem minden közjegyző nyújt szolgáltatásokat az e-mailek hitelesítésére, és költségük meglehetősen magas. Például: az egyik moszkvai közjegyző 2 ezer rubelt kér a jegyzőkönyv leíró részének egy oldaláért.

    A bizonyítás iránt érdeklődő a közjegyzőhöz fordul megfelelő kérelemmel. Fel kell tüntetnie:

    • biztosítandó bizonyítékok;
    • azokat a körülményeket, amelyeket ez a bizonyíték alátámaszt;
    • a bizonyíték szükségességének indokai;
    • a közjegyző megkeresésekor az ügyet nem általános hatáskörű bíróság, választottbíróság vagy közigazgatási szerv tárgyalja.
    Figyelembe véve az e-mailek továbbításának technikai folyamatát, az e-mail észlelésének helye lehet a címzett számítógépe, a küldő levélkiszolgáló, a címzett levelezőszervere, vagy annak a személynek a számítógépe, akinek az elektronikus levelezés címzettje.

    A közjegyzők az elektronikus postafiók tartalmát távolról is ellenőrzik, azaz távoli hozzáférést alkalmaznak egy levelezőszerverhez (lehet szerződés alapján elektronikus hírközlési szolgáltatást nyújtó szolgáltató szervere, domain név regisztrátor levelezőszervere, ill. ingyenes internetes levelezőszerver), vagy közvetlenül az érdeklődő számítógépéről, amelyre egy levelezőprogram van telepítve (Microsoft Outlook, Netscape Messenger stb.).

    A távellenőrzés során az igénylés mellett a közjegyzőnek szüksége lehet a domain név regisztrátor vagy internetszolgáltató engedélyére. Minden attól függ, hogy pontosan ki támogatja a postafiókok vagy egy elektronikus levelezőszerver működését a szerződés alapján.

    Tanúsítvány a szolgáltatótól

    A Kilencedik AAS 2009. 04. 06. 09AP-3703/2009-AK, 2009. 04. 27. 09AP-5209/2009, FAS MO 2010. 05. 13., KG-A41/41/41. -10 előírja, hogy a bíróságok akkor is elismerik az elektronikus levelezés megengedhetőségét, ha azt a levelezőszerver kezeléséért felelős Internet szolgáltató vagy domain név regisztrátor igazolja.

    A szolgáltató vagy domain név regisztrátor csak akkor hitelesíti az elektronikus levelezést az érdeklődő kérésére, ha a levelezőszervert kezeli, és ezt a jogot a szolgáltatási szerződés rögzíti.

    Az elektronikus levelezés mennyisége azonban meglehetősen nagy lehet, ami viszont megnehezítheti a papíralapú dokumentumok rendelkezésre bocsátásának folyamatát. E tekintetben a bíróság időnként lehetővé teszi az elektronikus levelezés biztosítását elektronikus média. Így a Moszkvai Régió Választottbírósága az A41-2326/08 sz. ügyben 2008. augusztus 1-jén kelt határozatot hozott a bíróságnak négy CD-n biztosított elektronikus levelezés elfogadhatóságára hivatkozott.

    De a tizedik AAC az ügy másodfokú vizsgálata során az A41-2326/08. sz. ügyben 2008. 09. 10-én kelt határozatával megalapozatlannak ismerte el az elektronikus levelezésre való hivatkozást, és hatályon kívül helyezte az elsőfokú bíróság határozatát. például, jelezve, hogy az érdekelt nem nyújtott be a megkötött felek megállapodásában előírt dokumentumokat.

    Így a jogvita tárgyával kapcsolatos e-maileket írásban kell benyújtani a bírósághoz, minden egyéb dokumentumot elektronikus adathordozón lehet benyújtani.

    A levelek tartalmának a későbbi papíralapú levelezésben való hivatkozással történő megerősítése segít igazolni a virtuális levelezésben elhangzott tényeket. Az egyéb írásos bizonyítékok felhasználását a Kilencedik AAS 2010. december 20-i 09AP-27221/2010-GK számú határozata tükrözi. Eközben a bíróság az ügy elbírálása és a felek által benyújtott bizonyítékok értékelése során jogosult arra, hogy ne tekintse megengedhetőnek az elektronikus levelezésre mutató hivatkozásokat tartalmazó papíralapú levelezést.

    Csak azt veszi figyelembe, és ez alapján dönt átfogó elemzés az összes bemutatott bizonyítékot.

    Kérjen segítséget egy szakértőtől

    Ha az eljárás már megkezdődött, akkor az elektronikus levelezés jogerőssé tételéhez szakértő bevonásának jogát kell gyakorolni. Az Art. (1) bekezdésében Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexének 82. cikke előírja, hogy az ügy elbírálása során felmerülő kérdések tisztázása érdekében speciális tudás, a választottbíróság az ügyben részt vevő személy kérelmére vagy az abban részt vevők hozzájárulásával vizsgálatot rendel ki.

    Ha a vizsgálat kijelölését jogszabály vagy szerződés írja elő, vagy az előterjesztett bizonyítékok meghamisítása iránti kérelem igazolására van szükség, vagy ha kiegészítő vagy ismételt vizsgálat szükséges, a választottbíróság saját kezdeményezésére is kijelölhet vizsgálatot. A bemutatott bizonyítékok igazolása céljából vizsgálat kijelölését is a Ptk. 79 Az Orosz Föderáció polgári perrendtartása.

    Az igazságügyi szakértői vizsgálat kijelölésére irányuló kérelemben meg kell jelölni az azt elvégző szervezetet és konkrét szakértőket, valamint azt, hogy az érdekelt milyen kérdésekben döntött úgy, hogy bírósághoz fordul vizsgálat elrendelése érdekében. Ezen túlmenően tájékoztatást kell adni egy ilyen vizsgálat költségéről és időpontjáról, és a fizetendő teljes összeget letétbe kell helyezni a bíróságnál. A bevont szakértőnek meg kell felelnie a vele szemben támasztott követelményeknek. 13 Szövetségi törvény"Az Orosz Föderációban folyó állami törvényszéki tevékenységről."

    Az elektronikus levelezés hitelességére vonatkozó szakértői vélemény bizonyítékaként az ügy anyagához csatolt csatolás megerősítést nyer bírói gyakorlat(Megoldás Választottbíróság Moszkva városa 2009. augusztus 21-én az A40-13210/09-110-153 számú ügyben; A Moszkvai Régió Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2010. január 20-i határozata, KG-A40/14271-09).

    A szerződés alapján

    Az Art. (3) bekezdésében Az Orosz Föderáció választottbírósági eljárási kódexének 75. cikke megjegyzi, hogy az elektronikus kommunikáció útján kapott dokumentumokat írásos bizonyítékként ismerik el, ha ezt a felek közötti megállapodás előírja. Ennek megfelelően szükséges jelezni, hogy a felek a faxon, interneten és egyéb elektronikus kommunikációs eszközön átvett levelezés és iratok azonos jogerejét eredetinek ismerik el. Ebben az esetben a szerződésben meg kell határozni azt az e-mail címet, ahonnan az elektronikus levelezést küldik, valamint az arra jogosult személy adatait.

    A szerződésnek rögzítenie kell, hogy a kijelölt e-mail címet a felek ne csak munkahelyi levelezésre használják, hanem a munka eredményeinek átadására is, amit a Moszkvai Régió Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálat álláspontja is megerősít a KG- számú határozatában. 2009. január 12-én kelt A40/12090-08. A kilencedik AAS 2010. december 24-i, 09AP-31261/2010-GK számú rendelete hangsúlyozza, hogy a szerződésnek rögzítenie kell az e-mail jóváhagyás lehetőségét. feladatmeghatározás valamint a nyújtott szolgáltatások és az elvégzett munka minőségére vonatkozó igények megfogalmazása.

    Ezen túlmenően a felek a szerződésben kiköthetik, hogy az e-mailben küldött értesítéseket és üzeneteket elismerik, de bizonyos időn belül futárral vagy ajánlott levélben is meg kell erősíteni (a Tizenharmadik AAC 2008. április 25-i határozata, A56. sz. -42419/2007).

    Összefoglalva elmondható, hogy ma már az a gyakorlat, hogy a bíróságok az elektronikus levelezést használják írásos bizonyítékként. Figyelembe véve azonban az eljárási jogszabályoknak a bizonyítékok elfogadhatóságára és megbízhatóságára vonatkozó követelményeit, a virtuális levelezést a bíróság csak akkor veszi figyelembe, ha az jogerős.

    Ezzel kapcsolatban számos probléma merül fel, mivel még nem alakult ki egységes módszertan az elektronikus levelezés legitimitásának meghatározására. Az érdekelt félnek biztosított a joga, hogy a közjegyzőhöz forduljon bizonyíték benyújtása céljából, de nincs jelen normatív aktus Az Orosz Föderáció Igazságügyi Minisztériuma, amely szabályozza az ilyen szolgáltatások közjegyzők általi nyújtásának eljárását. Ennek eredményeként nincs egységes megközelítés az értékük meghatározására és e jog végrehajtására vonatkozó egyértelmű mechanizmus kialakítására.

    Számos módja van annak, hogy az elektronikus levelezésnek jogerőt adjon a bíróság előtti bizonyítékként történő bemutatása érdekében: az elektronikus levelezés közjegyzőtől való megszerzése, internetszolgáltatói igazolás, a további papíralapú levelezésben szereplő e-mailekre való hivatkozással, valamint hitelességük megerősítése igazságügyi szakértői vizsgálat.

    Az elektronikus levelezés írásos bizonyítékként való időben történő biztosításának hozzáértő megközelítése lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy a viták megoldása során teljes mértékben helyreállítsák megsértett jogaikat.