Jakie są cechy języka i stylu oficjalne dokumenty należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu dokumentów urzędowych? Jak napisać tekst literacki zgodnie z ogólnie przyjętymi normami językowymi? Co sekretarka musi wiedzieć o biznesowym stylu wypowiedzi?

Z artykułu dowiesz się:

W mowie potocznej większość z nas pozwala na użycie niejasnych sformułowań lub wyrażeń, które mają podwójne znaczenie. Często jesteśmy zbyt gadatliwi lub, odwrotnie, zbyt powściągliwi w naszych wypowiedziach. W języku potocznym takie zachowanie jest całkiem akceptowalne. W przypadku dokumentu pisemnego, zwłaszcza oficjalnego, należy przestrzegać rygorystycznych zasad. Każdy dokument biznesowy ma określone znaczenie prawne. Dlatego tak ważne jest, aby zawarte w nim sformułowania były jednoznaczne, precyzyjne i nienaganne. W tym celu stosuje się oficjalny styl biznesowy dokumentów urzędowych, który pozwala na jak najdokładniejszą i zwięzłą wymianę informacji.

Czym styl dokumentów urzędowych różni się od innych?

W ciągu długich lat ewolucji w języku rosyjskim pojawiło się kilka podstawowych stylów funkcjonalnych. Każdy z nich stanowi system określonych środków mowy i jest stosowany w różnych dziedzinach . Wszystkie posiadają szereg specyficznych cech leksykalnych, syntaktycznych i morfologicznych.

We współczesnej nauce zwyczajowo wyróżnia się pięć głównych gatunków językowych:

			Zakres zastosowania
	Potoczny	Komunikacja, wymiana informacji na tematy życia codziennego	Nieformalna atmosfera
	Sztuka	Oddziaływanie na wyobraźnię czytelnika, przekaz emocji autora, estetyka	Fikcja
	Publicystyczny	Dostarczanie informacji szerokiemu gronu odbiorców, formowanie opinia publiczna	Środki masowego przekazu
		Przekazywanie informacji i potwierdzanie ich prawdziwości	Środowisko naukowe
	Oficjalny biznes	Informacja, dokumentacja	Oficjalne otoczenie, środowisko biznesowe

Wszystkie wymienione odmiany funkcjonalne różnią się między sobą formą wykonania, cechami stylistycznymi i zastosowanym słownictwem.

Jeśli chodzi o język i styl dokumentów urzędowych, dość łatwo jest je odróżnić od innych. Najczęściej stosowany jest w , ustawodawstwo, działalność administracyjno-prawna. Najczęściej jest ona realizowana w formie pisemnej w formie uzasadnienia lub monologu. Jego główną funkcją jest przekazywanie informacji. W języku biznesowym nie ma miejsca na emocjonalność, jest on dość ustandaryzowany i posługuje się różnymi kliszami i „kliszami”. Błędem jest sądzić, że wysoki poziom standaryzacji języka biznesowego pozwala na stosowanie wyłącznie standardowych konstrukcji. Gatunek ten jest dość elastyczny i wymaga opanowania go wysoki poziom- cała sztuka.

Ogólne zasady sporządzania dokumentów urzędowych

Procedura przygotowania dokumentacji urzędowej jest ustalana na poziomie legislacyjnym. Różne GOST, przepisy prawne Skład i układ szczegółów, a w niektórych przypadkach także treść poszczególnych części tekstu, są ściśle regulowane. Z drugiej strony prawo nie obliguje do stosowania oficjalnego stylu biznesowego przy sporządzaniu dokumentów urzędowych.

Aby jednak pismo urzędowe spełniało wszelkie obowiązujące standardy i miało moc prawną, użycie tego typu języka staje się koniecznością.

Aby dokumentacja była oficjalna, należy spełnić następujące wymagania dotyczące prezentacji informacji:

• przestrzegać ogólnie przyjętych norm języka literackiego i oficjalnego stylu biznesowego;
• używaj głównie powszechnie używanych słów (typowych zwrotów);
• stosować terminologię fachową określoną tematem;
• do wyrażenia standardowych aspektów treści należy używać przyimków rzeczoznawczych, np.: „w celu udzielenia pomocy”, „w celu odbycia spotkania”;
• ograniczaj użycie zdań z wyliczeniem, wyrażeniami imiesłowowymi i przysłówkowymi, a także innymi złożonymi strukturami syntaktycznymi.

Dlaczego istnieje potrzeba ujednolicenia języka dokumentów urzędowych?

Jedną z uderzających cech języka dokumentów urzędowych jest jego ujednolicenie. Proces ten trwa nieustannie i wpływa przede wszystkim na język standardowa dokumentacja. Standaryzacja pozwala osiągnąć zwięzłość w prezentacji tekstu i ułatwia nie tylko jego kompilację, ale także jego odbiór. Dzięki temu skraca się czas jego rejestracji i przetwarzania. Powyższe procesy pod wieloma względami przypominają wyszukiwanie informacji. Są również skutecznie optymalizowane przy użyciu słowa kluczowe i typizowane zwroty języka literackiego. W przypadku dokumentów urzędowych za przykład ujednolicenia można uznać wszelkiego rodzaju zamówienia, tabele kadrowe, księgi rejestracyjne, dokumentacja księgowa. Te. te, dla których prawo przewiduje formy ujednolicone.

Za kolejny powód ujednolicenia języka biznesowego można uznać trend . Zastosowanie standardowych formuł słownych i modeli syntaktycznych pozwala na ułatwienie procesu tworzenia standardowych tekstów. Standardowa struktura takiego tekstu stanowi dla niego swego rodzaju ramę. Zadanie autora sprowadza się jedynie do jego konkretyzacji w skali niezależności, jaką wyznacza rodzaj przykładowego tekstu.

Oficjalny styl biznesowy oficjalnych dokumentów: cechy charakterystyczne

Główną funkcją języka dokumentów urzędowych jest umożliwienie obiektywnego, zwięzłego i jasnego opisu określonych wydarzeń. Wymiana informacji w środowisku biznesowym ma wiele specyficznych cech. Uczestnicy ten proces Czy osoby prawne: firmy, urzędnicy i personel organizacji. O charakterze relacji informacyjnych decyduje treść jej głównej działalności, kompetencje, miejsce w hierarchii i wiele innych czynników.

Aby przekazać tego typu informacje, zaleca się użycie środków mowy oficjalnego języka biznesowego.

Charakterystycznymi cechami języka używanego do komunikacji i dokumentacji w środowisku biznesowym są:

Precyzja i przejrzystość	Słowa i terminy używane są w tradycyjnych znaczeniach, które nie pozwalają na podwójną interpretację.
	Prezentacja jest prowadzona możliwie najkrócej, bez opisywania drobnych szczegółów i powtórzeń.
Przekonywanie	Informacje muszą być wiarygodne. Logikę łatwo prześledzić w prezentacji, użyto przekonujących argumentów, popartych odniesieniami do przepisów. Sformułowanie musi być nienaganne pod względem prawnym.
Neutralność tonu	Tekst jest prezentowany w trzeciej osobie. Emocjonalny wydźwięk wydarzeń i faktów jest niedopuszczalny.
Stosowanie stabilnych fraz	Większość słów jest używana tylko w ograniczonej grupie słów. Przykłady klisz językowych w dokumentach urzędowych: w związku z zamówieniem..., w celu zapewnienia..., uważamy to za konieczne..., biorąc pod uwagę... itd.
Używanie popularnych skrótów	Skróty muszą być zrozumiałe dla odbiorcy. Stosowane skróty muszą być spójne w całym tekście.

Wybór słownictwa przy sporządzaniu dokumentów urzędowych

Przygotowując dokumenty urzędowe, szczególną uwagę zwraca się na staranny dobór słownictwa i terminologii. Cechami słownictwa języka biznesowego są: obecność jednostek frazeologicznych, skrótów, klerykalizmów i archaizmów. Stosowana terminologia profesjonalna musi być ogólnie przyjęta i zrozumiała dla obu stron wymiany informacji. Wszystkie słowa muszą być używane w ich tradycyjnym znaczeniu leksykalnym. Jest to ważne, aby zapobiec różnym interpretacjom tego samego sformułowania. Możliwość ta może negatywnie wpłynąć na ważność prawną dokumentu urzędowego.

Morfologiczne i syntaktyczne cechy stylu biznesowego

Przygotowując i wykonując dokumenty urzędowe, należy wziąć pod uwagę cechy morfologiczne i składniowe oficjalnego stylu biznesowego.

Charakterystyczne cechy morfologiczne języka urzędowego:

1. częste używanie bezokoliczników (czasowniki w formie nieokreślonej);
2. użycie słów modalnych („moim zdaniem…”, „z pewnością…”, „po pierwsze…”);
3. przewaga przymiotników względnych;
4. obecność dużej liczby przyimków pochodnych i rzeczowników czasownikowych;
5. stosowanie trudne słowa, utworzone z kilku zasad.

Jeśli chodzi o cechy syntaktyczne języka i stylu dokumentów urzędowych, obejmują one:

• użycie rzeczowników w dopełniaczu według konstrukcji rosnącej: „szef wydziału przedsiębiorstwa”;
• przewaga zdań złożonych.

Przygotowując oficjalną dokumentację, należy wziąć pod uwagę, że stanowi ona część wizerunku organizacji. Tak jak niepiśmienna mowa rozmówcy odwraca nas od komunikacji z nim, tak nieprawidłowo sporządzone dokumenty mogą budzić wątpliwości co do kompetencji firmy. Dlatego ktokolwiek musi biegle władać językiem dokumentów urzędowych i rozumieć jego cechy.

Służy do sporządzania dokumentów, pism i dokumentów biznesowych w instytucjach, sądach oraz w dowolnej formie ustnej komunikacja biznesowa, to oficjalny biznesowy styl mowy.

ogólna charakterystyka

To styl ugruntowany od dawna, stabilny i raczej zamknięty. Oczywiście i on ulegał z biegiem czasu pewnym zmianom, jednak były one nieznaczne. Gatunki, które rozwinęły się historycznie, specyficzne zwroty składniowe, morfologia i słownictwo nadają mu raczej konserwatywny charakter.

Aby scharakteryzować oficjalny styl biznesowy, językowi należy nadać suchość, zwięzłość mowy, zwięzłość i usunięcie słów naładowanych emocjonalnie. Środki językowe istnieją już w pełnym zestawie dla każdego przypadku: są to tak zwane znaczki językowe lub klisze.

Lista niektórych dokumentów wymagających oficjalnego stylu biznesowego:

• umowy międzynarodowe;
• akty rządowe;
• prawa prawne;
• różne przepisy;
• przepisy wojskowe i statuty przedsiębiorstw;
• wszelkiego rodzaju instrukcje;
• korespondencja urzędowa;
• różne dokumenty biznesowe.

Ogólna charakterystyka stylu językowego

Gatunki mogą być różnorodne, treść może być różna, ale oficjalny styl biznesowy ma również wspólne istotne cechy. Po pierwsze i najważniejsze: oświadczenie musi być dokładne. Jeśli dopuszczona jest możliwość różnych interpretacji, nie jest to już oficjalny styl biznesowy. Przykłady są nawet w baśniach: egzekucji nie można wybaczyć. Brakuje tylko przecinka, ale konsekwencje tego błędu mogą być bardzo daleko idące.

Aby uniknąć takich sytuacji, istnieje druga główna cecha, którą zawiera oficjalny styl biznesowy dokumentów - jest to standard językowy. To on pomaga wybrać środki językowe leksykalne, morfologiczne i syntaktyczne podczas sporządzania dokumentów biznesowych.

Kolejność słów w zdaniu jest szczególnie rygorystyczna i konserwatywna; tutaj wiele stoi w sprzeczności z bezpośrednią kolejnością słów, nieodłączną od struktury języka rosyjskiego. Podmiot poprzedza orzeczenie (na przykład towary są sprzedawane), a definicje stają się silniejsze niż definiowane słowo (na przykład relacje kredytowe), słowo kontrolne pojawia się przed słowem kontrolowanym (na przykład przydziel pożyczkę).

Każdy członek zdania ma zwykle swoje specyficzne dla siebie miejsce, które jest określone przez strukturę zdania i jego rodzaj, m.in. jego własną rolę, interakcję i relacje z nimi. A charakterystycznymi cechami oficjalnego stylu biznesowego są długie łańcuchy dopełniaczy, na przykład: adres szefa administracji regionalnej.

Słownictwo stylu

System słownikowy obejmuje, oprócz powszechnie używanych, książkowych, neutralnych słów, pewne klisze - klerykalizmy, czyli klisze językowe. Jest to część formalnego stylu biznesowego. Np. na podstawie decyzji, dokumenty przychodzące, dokumenty wychodzące, po upływie terminu, kontrola wykonania i tak dalej.

Tutaj nie możemy obejść się bez profesjonalnego słownictwa, które obejmuje neologizmy: biznes cieni, zaległości, czarna gotówka, alibi i tak dalej. Do urzędnika styl biznesowy Obejmuje to także włączenie do systemu leksykalnego niektórych archaizmów, np.: ten dokument, nim poświadczam.

Jednakże używanie słów wieloznacznych i słów mających znaczenie przenośne jest surowo zabronione. Synonimy jest bardzo niewiele i niezwykle rzadko włączane są do oficjalnego stylu biznesowego. Na przykład wypłacalność i zdolność kredytowa, dostawy i dostawy, a także zabezpieczenia, amortyzacja i amortyzacja, dotacje i przywłaszczenia.

Odzwierciedla to doświadczenie społeczne, a nie indywidualne, dlatego słownictwo jest uogólnione. Seria koncepcyjna preferuje koncepcje ogólne, które dobrze wpisują się w oficjalny styl biznesowy. Przykłady: przybyć zamiast przybyć, przylecieć, przylecieć i tak dalej; pojazd zamiast samochodu, samolotu, pociągu, autobusu lub psiego zaprzęgu; osada zamiast wsi, miasto, stolica Syberii, wioska aptekarzy i tak dalej.

Zatem następujące elementy konstrukcji leksykalnych należą do oficjalnego stylu biznesowego.

• Duży odsetek terminologii w tekstach: prawo - prawo, właściciel i majątek, rejestracja, przeniesienie i przyjęcie przedmiotów, prywatyzacja, umowa, dzierżawa i tak dalej; ekonomiczne – koszty, dotacje, budżet, kupno i sprzedaż, dochody, wydatki i tak dalej; ekonomiczno-prawne – sekwestracja, okres realizacji, prawa majątkowe, spłata kredytu i tak dalej.
• Nominalny charakter konstrukcji mowy ze względu na dużą liczbę rzeczowników czasownikowych, najczęściej oznaczających czynność materialną: wysyłkę towaru, odroczenie płatności i tak dalej.
• Wysoka częstotliwość kombinacji przyimków i przyimków denominacyjnych: na adres, na siłę, w związku ze sprawą, według miary i tak dalej.
• Zamiana imiesłowów na przymiotniki i zaimki w celu wzmocnienia znaczeń pisarskich: ta umowa (lub zasady), aktualne ceny, odpowiednie miary i tak dalej.
• Regulowana zgodność leksykalna: następuje jedynie zawarcie transakcji, ustalenie ceny, przyznanie prawa i dokonanie płatności.

Morfologia stylu

Do cech morfologicznych oficjalnego stylu biznesowego zalicza się przede wszystkim częstotliwość (wielokrotne) używanie określonych części mowy, a także ich rodzaje, które pomagają w dążeniu języka do dokładności i niejednoznaczności wypowiedzi. Na przykład te:

• rzeczowniki określające osoby na podstawie czynności (najemca, podatnik, świadek);
• rzeczowniki, które nazywają ludzi według stanowiska lub rangi, w tym kobiety wyłącznie w formie męskiej (sprzedawca Sidorowa, bibliotekarka Petrowa, sierżant Iwanowa, inspektor Krasutska i tak dalej);
• cząstka nie-w rzeczownikach czasownikowych (niezgodność, nieuznanie);
• użycie przyimków pochodnych w szerokim zakresie (ze względu na, w związku z, w zakresie, na mocy, na podstawie, w związku z i tak dalej);
• konstrukcje w bezokoliczniku (w celu udzielenia pomocy, przeprowadzenia kontroli);
• czas teraźniejszy czasowników w innym znaczeniu (za brak zapłaty zostanie naliczona kara);
• słowa złożone z dwoma lub więcej tematami (pracodawca, najemca, naprawa i konserwacja, materiałowo-techniczne, niżej wymienione, wyżej wymienione itd.).

Składnia stylu

Na cechy oficjalnego stylu biznesowego składają się następujące cechy składniowe:

• Zdania proste są używane z wieloma seriami jednorodnych członków. Przykładowo: Karą administracyjną mogą być kary pieniężne za naruszenia przepisów ochrony pracy i bezpieczeństwa w budownictwie, przemyśle, rolnictwo oraz w transporcie zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
• Istnieją struktury pasywne tego typu: płatności dokonywane są ściśle w określonym czasie.
• Rzeczowniki preferują dopełniacz i są nawleczone koralikami: wyniki działań jednostek kontroli celnej.
• Zdania złożone uzupełnione są klauzulami warunkowymi: w przypadku braku zgody subskrybenta na przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie sposobów i celów przetwarzania lub w całości, subskrybent podpisuje odpowiednie oświadczenie przy zawieraniu umowy.

Sfera oficjalnego stylu biznesowego w różnorodności gatunkowej

W tym miejscu należy przede wszystkim wyróżnić dwa obszary tematyczne: oficjalny dokument i codzienny styl biznesowy.

1. Oficjalny styl dokumentalny dzieli się na dwie kategorie: dokumenty legislacyjne związane z pracą agencje rządowe, - Konstytucja, statuty, ustawy to jeden język (J), a akty dyplomatyczne związane ze stosunkami międzynarodowymi - memoranda, komunikaty, oświadczenia, konwencje - to drugi język (K).

2. Dzieli się także styl prowadzenia biznesu na co dzień: korespondencja pomiędzy organizacjami i instytucjami to język j, a prywatne dokumenty biznesowe to język k. Gatunki codziennego stylu biznesowego obejmują całą korespondencję urzędową - korespondencję handlową, listy biznesowe, a także dokumenty biznesowe - autobiografię, zaświadczenie, akt, zaświadczenie, oświadczenie, protokół, pokwitowanie, pełnomocnictwo i tak dalej. Charakterystyczna dla tych gatunków standaryzacja ułatwia przygotowanie artykułów, oszczędza zasoby językowe i zapobiega redundancji informacji.

Standaryzacja dokumentów biznesowych

Specjalnie dobrane słowa w oficjalnym stylu biznesowym zapewniają precyzję komunikacyjną, nadając dokumentom moc prawną. Każdy fragment tekstu musi mieć jedną interpretację i znaczenie. Dla takich wysoka precyzja te same słowa, terminy, nazwy powtarzają się wielokrotnie.

Forma rzeczownika czasownikowego uzupełnia cechy oficjalnego stylu biznesowego analitycznym wyrazem działań i procesów: zamiast słowa „uzupełnij” używa się wyrażenia „dokonaj uzupełnień”, zamiast „zdecyduj” - „podejmuj decyzje” i Wkrótce. O ileż ostrzej brzmi bycie „odpowiedzialnym” zamiast po prostu „odpowiedzialnym”.

Uogólnienie i abstrakcja jak najbardziej wysoki stopień a jednocześnie specyficzne znaczenie całego systemu leksykalnego - to główne cechy oficjalnego stylu biznesowego. To niepojęte połączenie zastosowane jednocześnie daje dokumentowi możliwość jednej interpretacji i, w sumie informacji, mocy prawnej. Same teksty są pełne terminów i słownictwa proceduralnego, a np. załączniki do umów zawierają słownictwo nomenklaturowe. Kwestionariusze i rejestry, wnioski i specyfikacje pomagają w rozszyfrowaniu terminologii.

Oprócz tekstów nacechowanych emocjonalnie niedopuszczalne jest używanie w dokumentach jakichkolwiek przekleństw, ograniczonego słownictwa, żargonu lub wyrażeń potocznych. Nawet żargon zawodowy nie ma miejsca w tym języku korespondencja biznesowa. A przede wszystkim dlatego, że nie spełnia wymogów dokładności, gdyż przypisana jest wyłącznie do sfery komunikacji ustnej.

Ustna mowa biznesowa

Pozbawiona emocji i sucha logika tekstów, standardowy układ materiału na papierze znacznie różni się od mowy ustnej, która jest zwykle naładowana emocjonalnie i asymetryczna zgodnie z zasadami organizacji tekstu. Jeśli mowa ustna jest zdecydowanie logiczna, środowisko komunikacji jest wyraźnie oficjalne.

Osobliwością oficjalnego stylu biznesowego jest to, że ustna komunikacja biznesowa, pomimo tematu zawodowego, powinna odbywać się w sferze pozytywne emocje- współczucie, zaufanie, szacunek, życzliwość.

Styl ten można rozpatrywać w jego odmianach: urzędniczej i biznesowej – prostszej, ale językowej kontrolowany przez rząd wymaga tego dyplomatyczny lub prawny specjalna uwaga. Obszary komunikacji w tych przypadkach są zupełnie inne, więc styl komunikacji również musi być inny. Oświadczenia, protokoły, zarządzenia, dekrety – wszystko, co jest przemyślane, spisane, przeczytane, nie jest tak niebezpieczne jak ustne negocjacje, spotkania biznesowe, wystąpienia publiczne i tak dalej. Słowo, podobnie jak wróbel, nie może zostać złapane, jeśli wylatuje.

Głównymi cechami formalnego biznesowego stylu wypowiedzi są zwięzłość, dokładność i wpływ. Aby osiągnąć te cele potrzebny będzie odpowiedni dobór słów, poprawnie skomponowane struktury, poprawna składnia i standaryzacja w głowie całych bloków przygotowanej mowy. Podobnie jak w pisanych tekstach biznesowych, tak i w mowie ustnej nie ma miejsca na słownictwo nacechowane emocjonalnie. Lepiej wybrać neutralny, aby być bliżej standardów środków języka urzędniczego, aby dokładnie określić, co jest zaplanowane.

Przybory

Najbardziej uderzającą cechą oficjalnego stylu biznesowego nie jest nawet sam tekst, ale wszystkie istotne elementy jego projektu - szczegóły. Każdy rodzaj dokumentu ma swój własny zestaw informacji przewidziany przez GOST. Każdy element jest ściśle przypisany do konkretnego miejsca na formularzu. Data, nazwa, numer rejestracyjny, informacje o kompilatorze i wszystkie inne szczegóły są zawsze umieszczone w ten sam sposób - niektóre na górze arkusza, inne na dole.

Liczba szczegółów zależy od treści i rodzaju dokumentu. Przykładowy formularz pokazuje maksymalną liczbę szczegółów i kolejność ich umieszczenia w dokumencie. To jest godło państwowe Federacji Rosyjskiej, emblematy organizacji lub przedsiębiorstwa, wizerunki nagród rządowych, kod organizacji, przedsiębiorstwa lub instytucji ( klasyfikator ogólnorosyjski przedsiębiorstwa i organizacje - OKPO), kod formularza dokumentu (ogólnorosyjski klasyfikator dokumentacji zarządczej - OKUD) i tak dalej.

Stencilizacja

Obróbka maszynowa, skomputeryzowana praca biurowa – nowa era w procesie standaryzacji. Życie gospodarcze i społeczno-polityczne staje się coraz bardziej złożone, postęp technologiczny nabiera tempa, dlatego cechy oficjalnego stylu biznesowego mają uzasadniać ekonomicznie wybór jednej opcji językowej spośród wszystkich możliwych i utrwalić go w praktyce.

Dzięki stabilnej formule, przyjętemu skrótowi i jednolitemu rozmieszczeniu wszystkich materiałów, sporządzenie dokumentu jest znacznie szybsze i łatwiejsze. W ten sposób zestawiane są wszystkie standardowe i szablonowe pisma, tabele, kwestionariusze itp., co pozwala na zakodowanie informacji, zapewniając tekstowi pojemność informacyjną, z możliwością rozszerzenia jego pełnej struktury. Takie moduły są implementowane do tekstów umów (najmu, o dzieło, kupna i sprzedaży itp.)

Od pięćdziesięciu do siedemdziesięciu procent użycia słów w dokumencie to słownictwo i terminologia proceduralna. Temat dokumentu determinuje jednoznaczność kontekstu. Przykładowo: Strony zobowiązują się do przestrzegania powyższych zasad. Użyte poza dokumentem słowo „strony” jest bardzo dwuznaczne, jednak można tu odczytać aspekt czysto prawny – osoby, które zawierają umowę.

Sporządzanie dokumentów urzędowych jest trudne i trudny proces co zajmuje dużo czasu pracowników.

Należy pamiętać, że dokumenty stanowią integralną część wizerunku przedsiębiorstwa, jego niepowtarzalną wizytówkę. Dokument o nieestetycznej, „kiepsko” wykonanej formie, wydrukowany nieczytelną czcionką, robi niepożądane wrażenie na przedsiębiorstwie. Z tego samego powodu wyszła pieczątka z nazwą przedsiębiorstwa, której odcisk naklejony jest na kartkę papieru. praktyki biznesowe West i jest coraz rzadziej używany w Rosji.

Informacje zawarte w dokumentach są niezbędne do stabilna aktywność jakąkolwiek organizację. Na tej podstawie właściwe decyzje zarządcze. Dokumenty w wielu przypadkach stanowią główny argument w sytuacjach kontrowersyjnych, potwierdzając tym samym pierwotną definicję pojęcia „dokument” jako „metody dowodowej”.

Tak wygląda jedna ze współczesnych rekomendacji dla rosyjskiego przedsiębiorcy: „W życiu biznesowym biznes często współistnieje z oszustwem. Nie wierz obietnicom. Tylko dobrze sporządzony, prawnie wiążący dokument jest gwarancją udanej transakcji!”

Ile jest spotkań? sąd arbitrażowy ile strat ponoszą przedsiębiorstwa z powodu przypadkowo lub celowo błędnie sporządzonych dokumentów!

Zaburzenie przechowywania dokumentów może skutkować ryzykiem utraty cennych informacji, co może negatywnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa.

Menedżerowie przedsiębiorstw ponoszą osobistą odpowiedzialność za skład, bezpieczeństwo i poprawny projekt dokumenty.

Sporządzanie dokumentów, w tym pism biznesowych, wymaga pewnego poziomu kultury i specjalnych umiejętności. Ale przedsiębiorca musi rozwinąć tę umiejętność.

Ponadto pisma biznesowe, podobnie jak inne dokumenty, muszą być sporządzone zgodnie z wymogami standardów państwowych, które dotyczą nie tylko organów państwowych i wykonawczych Federacja Rosyjska, ale także wszystkim organizacjom, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej i rodzaju działalności.

1. Rejestracja form dokumentów zarządczych.

Pracując z dokumentami, należy kierować się przepisami Federacji Rosyjskiej, które przewidują przygotowywanie dokumentów według określonych zasad i prowadzenie nomenklatury (listy) spraw.

Forma, w której dużo miejsca jest przeznaczone na logo i nazwę przedsiębiorstwa, a mało na tekst, jest niewygodna w użyciu. Dlatego zaleca się przeznaczyć 1,5-2 cm od granicy górnego pola pod emblematem.

Nowoczesny design formy, „własny” korporacyjny styl, wysokiej jakości papier, Pełen zestaw informacje o przedsiębiorstwie. Ich prawidłowe umiejscowienie na arkuszu jest szczególnie ważne dla pozytywnego oddziaływania na partnera biznesowego.

Formularze przedsiębiorstw powstają metodą druku lub przy użyciu komputera osobistego i mają ustalony zestaw danych oraz określoną kolejność ich ułożenia.

Formularz dokumentów wewnętrznych (zamówień, protokołów, decyzji);

Formularz dokumentów zewnętrznych (pisma, faksy).

Formularz dokumentów wewnętrznych zawiera logo firmy i nazwę firmy.

Przedsiębiorstwa współpracujące z partnerami zagranicznymi wymagają specjalnych formularzy zawierających zduplikowane dane w języku partnera lub język angielski. Po umieszczeniu detali w narożniku, w lewym górnym rogu detale są drukowane w języku rosyjskim, a po prawej w języku obcym. Gdy szczegóły formularza są ułożone wzdłużnie, najpierw drukowane są w języku rosyjskim, a poniżej w języku obcym.

Wszystkie formularze, podobnie jak dokumenty, muszą mieć marginesy.

lewa - 20 mm (8 znaków maszynopisu lub kresek),

górna - co najmniej 10 mm,

prawy i dolny - co najmniej 8 mm.

Aby zaoszczędzić miejsce na papierze, wiele firm na górze formularza podaje jedynie godło i nazwę przedsiębiorstwa, a także adres, numery telefonów, faksów i dane bankowe umieszczone bezpośrednio na dolnym marginesie arkusza.

Wygodnie jest oznaczyć granice poszczególnych szczegółów (na przykład „nagłówek tekstu”, „adresat”) narożnikami, aby uniknąć błędów w ich lokalizacji podczas drukowania.

Formy dokumentów często stosowanych, takich jak zaświadczenia, akty odbioru robót w ramach umowy i inne, mogą również zawierać części tekstu stałego, które przy sporządzaniu dokumentów uzupełniane są informacjami zmiennymi.

2. Język dokumentu zarządczego.

W dokumentowaniu pracy ważną rolę odgrywa werbalna prezentacja decyzji, działań i powiązań. Przygotowując dokumenty należy wziąć pod uwagę, że język nie jest bierną fiksacją podjęte decyzje, ale odgrywa aktywną rolę stymulującą działalności zarządczej. Zatem skuteczność dokumentacji dyrektywno-administracyjnej w dużej mierze zapewnia imperatyw – imperatywna konstrukcja języka zarządzeń, instrukcji i uchwał. Odpowiednie struktury mowy są wymagane w dokumentach zawierających prośbę, żądanie, wdzięczność itp. Mowa biznesowa, język biznesowy, oficjalny list biznesowy to pewne pojęcia. Język biznesowy- to jest język stosunków oficjalnych, to jest język literacki.

Tradycje i zwyczaje zapisane w dokumentacji okazały się bardzo trwałe. A teraz nadal istnieją przestarzałe terminy, archaizmy, frazy, klisze mowy, klerykalizmy („do jakich obrazów”, „proszę nie odmawiać”, „jednocześnie kierujemy”, „podawany jest prawdziwy” itp.) . Podczas sporządzania dokumentów należy stosować formalny styl biznesowy.

Język literacki ma wiele stylów, artystyczno-fikcyjnych, społeczno-dziennikarskich, naukowych, przemysłowo-technicznych, historycznych, urzędowo-biznesowych itp., Które stale się rozwijają i pozostają w ciągłej interakcji.

„Przez styl... języka” – mówi słynny filolog A. N. Efimow – „zwykle rozumie się historycznie ustaloną różnorodność języka, różniącą się zarówno składem i charakterem kombinacji środków mowy, jak i sposobem poczucie sposobu ich użycia. Dla każdego stylu istnieje coś charakterystycznego, typowego, a także zabronionego.”

Każda grupa stylów ma swoje własne odmiany. Zatem styl artystyczno-fikcyjny obejmuje prozę i poezję; style społeczno-dziennikarskie - gazetowo-magazynowe i literacko-krytyczne. Dokumentalny styl biznesowy obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych (rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, uchwał), korespondencji biznesowej, stylu telegraficznego itp.

Każda grupa stylów ma swoje własne odmiany. Dokumentalny styl biznesowy obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych (rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, uchwał), korespondencji biznesowej, stylu telegraficznego itp.

Teksty złożonych dokumentów (raporty, recenzje, certyfikaty itp.) są podzielone na części, sekcje, podrozdziały, akapity, akapity, które są ponumerowane cyframi arabskimi zgodnie z wymaganiami GOST 1. 5-85 (Zasady dotyczące projektowanie dokumentów do odczytu maszynowego i dokumentów do odczytu maszynowego). Numer każdej części zawiera numery odpowiadającej jej części składniki, wyższe, na przykład: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 it. D.

2.1. Odstępstwa od norm literackich w tekstach dokumentów.

Często w tekstach dokumentów dopuszczalne są różne odchylenia z powodu niewiedzy, nieuwagi lub zaniedbania. W rezultacie tekst staje się niejasny, pełen słownych ekscesów, archaizmów i biurokracji. Mało znane słowa obcego pochodzenia, profesjonalizmy i neologizmy komplikują zrozumienie tekstu. Języki narodowe i dialektyzmy nie ozdabiają dokumentów. Najbardziej typowe braki w tekście zostaną omówione dalej.

3. Etykieta listu biznesowego.

Korespondencja biznesowa jest integralnym środkiem komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwem a przedsiębiorstwem organizacje zewnętrzne. W większości firm pisma mają pierwszeństwo przed innymi dokumentami. W korespondencji wyróżnia się dwa główne rodzaje dokumentów: listy i faksy.

List jest jednym z głównych rodzajów dokumentów.

List to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści przesyłanych pocztą.

Pisma instruktażowe (dyrektywne) pochodzą od władz państwowych lub gminnych oraz kierownictwa i zawierają z reguły zalecenia, instrukcje, wyjaśnienia dotyczące kwestii sprawozdawczych, podatków środowiskowych itp.

Listy gwarancyjne zawierają gwarancje płatności, czasu dostawy lub jakości produktu.

Listy informacyjne obejmują listy zawierające wiadomości, prośby, przypomnienia i sugestie.

Pisma handlowe sporządzane są przy zawieraniu i wykonywaniu umów. „Reprezentują prośby kupujących skierowane do sprzedawców z prośbą o udzielenie dokładna informacja o towarach, usługach i/lub przesłać propozycję (ofertę) dostawy towarów, odpowiedzi sprzedawcy, reklamacje, odpowiedzi na reklamacje, akredytywy”

W pismach reklamacyjnych (reklamacyjnych) przedsiębiorstwa żądają naprawienia strat powstałych na skutek niewykonania lub naruszenia warunków umowy przez drugą stronę (kontrahenta). Do reklamacji należy dołączyć kopie dokumentów potwierdzających ten fakt. Kopie takie sporządzane są jako załącznik do dokumentu głównego (reklamacji).

Przy zawieraniu umów z kontrahentami zagranicznymi stosuje się akredytywy (Akredytywa), w których sprzedawca prosi o dostarczenie poręczenie z banku kupującego wraz z numerem rachunku walutowego oraz gwarancjami banku zapłaty przez kupującego za towar lub usługę.

3.1. Cechy tekstu listu.

Tekst pisma musi być zwięzły, spójny, przekonujący i poprawny. Fakty i zdarzenia muszą być przedstawione obiektywnie, a wszystkie aspekty przedstawianego zagadnienia muszą być ujęte w sposób wystarczający kompletność, zwięzłość i jasność.

Tekst listu składa się najczęściej z części wprowadzającej i części głównej.

We wstępie wskazano przyczyny, które doprowadziły do ​​napisania listu, wraz z odniesieniami do faktów, dat i dokumentów.

Druga część listu określa jego główny cel (oferta, odmowa, prośba, gwarancja itp.), na przykład:

„W związku z powyższym prosimy o przelanie określonej kwoty na nasz rachunek bieżący w ciągu 10 dni bankowych.”

W zależności od przeznaczenia listu i tego, na czym jego autor chce skupić uwagę odbiorcy, można zastosować inną kolejność ułożenia logicznych części tekstu.

Większość listów biznesowych charakteryzuje się powtarzaniem tych samych zwrotów, które po opanowaniu można wykorzystać do komponowania tekstów różnych listów.

Na początku listu (faksu) mogą znajdować się następujące opcje adresowe:

„Drogi Igorze Leonidowiczu!”;

„Pan Zorin!”;

Wtedy odpowiednie byłyby słowa wdzięczności:

„Ucieszyliśmy się, że otrzymaliśmy Twój list”;

“Dziękuję bardzo dla faksu z dnia 06.04.95”;

W zależności od tematu listu są one używane kolejne rewolucje:

Przypomnienie

Przypominamy, że...

Po upływie... oferta naszej firmy traci ważność.

Proszę poinformować...

Proszę zapłacić w ciągu... dni bankowych...

Jak wiadomo, ludzi wita się po ubraniu. Zatem „ubranie” Twojego listu, tj. koperta i papier muszą być nieskazitelne. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że Twój list wyląduje w koszu na śmieci jako nieprzeczytany, nawet jeśli zawiera informacje niezwykle cenne dla odbiorcy. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku listów, takich jak przedstawianie firmy, oferty produktów, towarów, usług i podań o pracę. Koperta powinna być gruba, nieprzezroczysta, standardowy rozmiar z białej księgi. Adres na kopercie musi być wydrukowany blokowo lub widoczny przez przezroczyste okienko. Nie ma tu żadnych ograniczeń ani ścisłych zasad. Czasami przy ogłaszaniu pracy w niektórych krajach jest to wymagane list motywacyjny lub CV zostało napisane odręcznie. W takim przypadku przydatne jest napisanie koperty schludnym i wyraźnym pismem odręcznym. Jeśli zamierzasz prosić o informacje, zamawiać towary, usługi, to zarówno koperta, jak i papier może nie są najdroższe, ale mimo wszystko dobrej jakości.

Papier, jeśli nie korzystasz ze standardowego dla Twojej firmy papieru firmowego, musi także spełniać najbardziej rygorystyczne wymagania: format A4, biały, gruby, arkusz bez wad i plam. Zwłaszcza jeśli oferujesz współpracę, reprezentujesz swoją firmę lub jesteś zatrudniony. Podpis musi być złożony w taki sposób, aby odbiorca nie miał wątpliwości, że nie posiadasz porządnego wiecznego pióra lub nie jesteś na tyle pewny siebie, aby odtworzyć swój podpis. Lepiej wziąć wieczne pióro z atramentem.

złota zasada

Twój list powinien na pierwszy rzut oka robić solidne wrażenie.

3.2. Archaizmy i klerykalizmy

Archaizmy to przestarzałe słowa, wyrażenia i formy gramatyczne, które wyszły z użycia.

Należą do nich: zabronione (zamiast zabronione), powyższe (wskazane powyżej), odtąd (dalej), na temat (dla), zatem (dlatego), zgodnie z przynależnością (w celu), niniejszym przedstawiamy (wysyłamy, dołączamy) , towarzyszący (towarzyszący).

Do archaizmów zaliczają się także słowa: wdzięczny, raczyć informować, wieszać, ufać, zapisywać, smakować, strzec i inne.

Klerykalizmy to złożone, kłopotliwe słowa i wyrażenia o stabilnej archaicznej strukturze i charakterystycznych związkach duchownych i wyrazach pokrewnych, a także suche, pompatyczne słowa oficjalne, na przykład: rosnąca rozbieżność między wzrostem wydajności pracy a dostępnym sprzętem..., występują naruszenia technologii bezpieczeństwa produkcji kopalni; na temat wprowadzenia do pracy; osiągnąć zaplanowany cel według wszystkich wskaźników; konieczne jest opracowanie środków eliminujących istniejące niedociągnięcia...; mamy dzisiaj w sprawie zaawansowanego szkolenia; pozdrowienia skierowane do Pietrowa (zamiast Pietrowa) itp.

W oficjalnej korespondencji można znaleźć wiele klerykalizmu.

4. Formalny styl biznesowy.

Językiem komunikacji biznesowej jest oficjalny styl biznesowy – funkcjonalny rodzaj języka przeznaczony do komunikacji w obszarze zarządzania. Przez odmianę funkcjonalną języka rozumie się system jednostek językowych, sposoby ich doboru i wykorzystania, zdeterminowany społecznymi zadaniami komunikacji mowy.

Komunikacja głosowa w obszarze zarządzania ma szereg specyficznych cech, które tłumaczy się uwarunkowaniami komunikacji biznesowej. Szczególne znaczenie w tym względzie ma fakt, że uczestnikami komunikacji biznesowej są zasadniczo osoby prawne - organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa, urzędnicy, pracownicy. Charakter i treść powiązań informacyjnych, w które mogą wejść, zależy od miejsca organizacji w hierarchii organów zarządzających, jej kompetencji, treści funkcjonalnej jej działań i innych czynników. Relacje pomiędzy organizacjami są stabilne i regulowane normami prawnymi, w wyniku czego przepływy informacji w organizacji mają charakter „programowy”, odpowiadający potrzebom organizacji i odpowiadający jej miejscu w systemie organów i organizacji zarządzających.

Specyfika komunikacji biznesowej wyraża się także w tym, że autorem i adresatem dokumentu jest niemal zawsze cała organizacja – „podmiot zbiorowy”, mimo że w większości przypadków dokument podpisuje jedna osoba – szef organizacji. To samo można powiedzieć o adresacie dokumentu.

Inny ważna cecha komunikacja dokumentalna - targetowanie informacji. Informacje zarządcze nie mogą być informacjami „w ogóle” (jak na przykład informacje telewizyjne, radiowe, prasowe i niektóre inne rodzaje). Dokument zarządczy zawsze zawiera dokładny adres. Co więcej, dokument zarządczy niemal zawsze jest „wąsko ukierunkowany”, czyli adresowany do konkretnej organizacji lub kręgu organizacji, urzędnicy i robotnicy.

Istotnym czynnikiem komunikacji biznesowej jest powtarzalność działań i sytuacji menedżerskich, gdyż działalność zarządcza jest zawsze „grą według reguł”, która warunkuje użycie tych samych środków językowych w podobnych sytuacjach.

Kolejną charakterystyczną cechą komunikacji biznesowej jest tematyczne ograniczenie zakresu zadań rozwiązywanych przez organizację. Funkcje instytucji można opisać, sklasyfikować i uregulować. W rezultacie zakres zagadnień, w odniesieniu do których tworzone są dokumenty zarządcze, jest dość stabilny.

W konsekwencji warunki komunikacji biznesowej mają następujące właściwości informacje zarządcze:

· targetowanie informacji;

powtarzalność informacji;

Warunki komunikacji biznesowej nakładają ponadto pewne wymagania na informacje zarządcze, których przestrzeganie decyduje o efektywności komunikacji biznesowej.

Jeden z najważniejszych wymogów stawianych informacji zarządczej wyznacza sama istota działalności zarządczej, która polega na podejmowaniu decyzji zarządczych w celu wywarcia wpływu na organ zarządzający zarządzanymi obiektami. Podejmowanie decyzji opiera się na pozyskiwaniu, przetwarzaniu i wykorzystywaniu informacji. W rezultacie skuteczność działań zarządczych jest wystarczająco wysoka tylko wtedy, gdy przy podejmowaniu decyzji wykorzystuje się aktualne informacje, które są nowe, niezbędne i ważne dla działalności organizacji. Tylko otrzymując aktualne informacje, organ zarządzający może podejmować optymalne decyzje zarządcze. Znaczenie informacji zapewnia zarówno treść dokumentu, jak i terminowość jego przekazywania, przetwarzania i przekazywania zainteresowanym działom i urzędnikom.

Z przydatnością informacji wiąże się szereg innych właściwości informacji zarządczej, w szczególności:

· rzetelność (obiektywność);

· przekonywalność (rozumowanie);

· kompletność (wystarczalność informacji) itp.

Wymóg rzetelności (obiektywizmu) oznacza, że ​​przekaz biznesowy musi odzwierciedlać stan faktyczny i dawać bezstronną, bezstronną ocenę zdarzeń.

Perswazyjność (rozumowanie) informacji wynika z konieczności nakłonienia adresata do wykonania (lub zaniechania) określonych działań; Jego wykonanie będzie zależało od zasadności dokumentu.

Wymóg kompletności oznacza, że ​​dokument musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do podjęcia świadomej decyzji. Głębokość przedstawienia zagadnienia zależy od przeznaczenia dokumentu: w piśmie informacyjnym wystarczy wymienić fakty lub zdarzenia, w zapytaniu należy precyzyjnie wskazać temat pisma i go w pełni uzasadnić. Niewystarczające informacje mogą spowodować konieczność złożenia wniosku Dodatkowe informacje, generując niepotrzebną korespondencję.

Tekst dokumentu musi być wykonany w określonym języku i stylu dokumentu. W wyniku wielowiekowego rozwoju oficjalnego stylu biznesowego opracowano takie środki językowe i metody wyrażania treści, które pozwalają najskuteczniej rejestrować informację zarządczą, spełniając wszystkie stawiane jej wymagania.

Główne cechy oficjalnego stylu biznesowego to:

· neutralny ton prezentacji;

· dokładność i przejrzystość prezentacji;

· zwięzłość, zwięzłość tekstu.

Neutralny ton prezentacji jest normą oficjalnej komunikacji biznesowej, która wskazuje na biznesowe podstawy relacji między autorem a adresatem dokumentu, ich bezosobowy charakter i istnienie między nimi pewnego dystansu. Ponadto, ponieważ uczestnicy komunikacji biznesowej działają w imieniu instytucji, organizacji, przedsiębiorstw, firm, tj. w imieniu osób prawnych, a nie osoby subiektywny moment w tekstach dokumentów zostaje zredukowany do minimum. Słowa o wydźwięku emocjonalnym (słowa z przyrostkami zdrobniałymi i czułymi, z przyrostkami przesady i niedopowiedzenia, wykrzykniki itp.) są wyłączone z języka dokumentów.

Precyzja prezentacji jest konieczna, aby zapewnić jednoznaczne zrozumienie tekstu dokumentu i wyeliminować niejasności. Adekwatność odbioru tekstu przez autora dokumentu i jego adresata jest niezwykle istotna w komunikacji biznesowej na wszystkich etapach działalności zarządczej. Jednocześnie szybkość percepcji tekstu nie jest szczególnie istotna, ponieważ tekst dokumentu jest tekstem pisanym przeznaczonym do percepcji wzrokowej, a nie słuchowej i w razie potrzeby można go ponownie odczytać. Najważniejsze jest, aby treść była przekazywana tak dokładnie, jak to możliwe.

Precyzję prezentacji osiąga się poprzez stosowanie słownictwa terminologicznego, stosowanie stabilnych fraz - formuł językowych, brak słów i wyrażeń figuratywnych, ograniczoną zgodność słów, stosowanie wyjaśnień, uzupełnień, klauzul w formie słowa wprowadzające i wyrażenia, wyrażenia imiesłowowe i przysłówkowe itp.

O przejrzystości tekstu decyduje przede wszystkim poprawność jego struktury kompozycyjnej, brak błędów logicznych, przemyślaność i jasność sformułowań.

Lakoniczna prezentacja tekstu to oszczędne wykorzystanie środków językowych, eliminujące redundancję mowy.

Rozważane cechy oficjalnego stylu biznesowego odgrywają główną rolę w tworzeniu systemu jednostek językowych i sposobów ich stosowania w tekstach dokumentów.

WNIOSEK

Sporządzenie dokumentu zarządczego jest pracochłonnym procesem, który wymaga od jego autora pewna wiedza i umiejętności. Dokumenty są swego rodzaju wizytówką przedsiębiorstwa. Tekst dokumentu musi być spójny, zwięzły, przekonujący i poprawny. Informacje zawarte w dokumencie muszą być opracowane zgodnie ze wszystkimi normami państwowymi. Oficjalne dokumenty z pewnością muszą zawierać wszystkie niezbędne szczegóły.

Język dokumentu pełni funkcję stymulującą w działaniach zarządczych, dlatego przy sporządzaniu dokumentów biznesowych konieczne jest stosowanie oficjalnego stylu biznesowego, który obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych, korespondencji biznesowej itp.

Teksty skomplikowanych dokumentów należy podzielić na akapity, rozdziały, podrozdziały, akapity itp.

Listy i faksy to główne rodzaje dokumentów zarządczych.

Pisma mogą mieć charakter instrukcji, gwarancji, informacyjnych, reklamowych, handlowych, reklamacyjnych, zapytań, listów powiadamiających, zaproszeń, listów z odpowiedzią. Różnią się przechowywaniem i przeznaczeniem. Tekst listu składa się zazwyczaj z części wprowadzającej, która wskazuje powody, które doprowadziły do ​​napisania listu, wraz z odniesieniami do faktów, dat, dokumentów oraz części wprowadzającej, która określa jego główny cel.

Warunki komunikacji biznesowej tworzą następujące właściwości informacji zarządczej:

· oficjalny charakter informacji;

· targetowanie informacji;

powtarzalność informacji;

· ograniczenie tematyczne.

Prawidłowe wykonanie dokumentów zarządczych zgodnie z cechami oficjalnego stylu biznesowego omawianymi w pracy, wymaganiami dotyczącymi treści i projektu listów biznesowych może pomóc w osiągnięciu pożądanych rezultatów działań organizacji i ukształtowaniu przyzwoitego wizerunku organizacji.

Bibliografia

1. Dokumentacja działań zarządczych: przebieg wykładów / O. I. Bondyreva - M .: Szkoła wyższa, INFRA-M, 2006. - 474 s.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Przygotowanie dokumentów do późniejszego przechowywania i wykorzystania. Metoda edukacyjna. dodatek. M., 1996. 68 s.

3. Sporządzanie i wykonywanie dokumentów urzędowych: Część praktyczna. Zasiłek / Under. wyd. TELEWIZJA. Kuzniecowa. M.: Szkoła Biznesu JSC „Intel-Sintez”, 1999. 224 s.

4. Słownik wyjaśniający języka rosyjskiego / wyd. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 s.

6. Uchwała Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z dnia 03.03.2003 N 65-st „W sprawie przyjęcia i wdrożenia norma państwowa Federacja Rosyjska” (wraz z „Ujednolicony system dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów. GOST R 6.30-2003”)

Sporządzanie i wykonywanie dokumentów urzędowych: Praktyczne. Zasiłek / Under. wyd. TELEWIZJA. Kuzniecowa. M.: Szkoła Biznesu JSC „Intel-Sintez”, 1999. 224 s.

Słownik wyjaśniający języka rosyjskiego / wyd. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. – 398s

Dokumenty biznesowe powstały na Rusi wkrótce po pojawieniu się pisma. Pisanie biznesowe rozwijało się także na Rusi Moskiewskiej. W XV-XVI w. na bazie gwary moskiewskiej rozwinął się język biznesowy („porządkowy”) Rusi Moskiewskiej, ukształtowany głównie w moskiewskich „porządkach” (tj. w instytucjach kierujących poszczególnymi gałęziami administracji publicznej). W języku urzędowym pisano akty państwowe i prawne, a także listy wielkich książąt moskiewskich, raporty ambasadorów, dzieła geograficzne i historyczne, książki medyczne, książki kucharskie itp.

Język dokumentów biznesowych Rusi Kijowskiej i Moskiewskiej różni się od języka kronik i literatury artystyczno-narracyjnej przede wszystkim skrajnie ograniczonym wykorzystaniem slawizmów; po drugie, specyficzne terminy, stabilne kombinacje słów i zjawiska syntaktyczne; po trzecie, niemal całkowity brak jakichkolwiek technik wykończenia literackiego; Rodzajem „znaczka” mowy biznesowej jest zdanie złożone ze zdaniem podrzędnym.

Rosyjska mowa biznesowa tworzy własne klisze, własną stabilną frazeologię, która czasami posługuje się najpopularniejszymi slawizmami. Możliwe jest również, że skrybowie pracujący w rosyjskich urzędach książęcych epoki przedmongolskiej posługiwali się stabilnymi formułami, które rozwinęły się w języku bułgarskich urzędów królewskich. Wiele starożytnych rosyjskich liter zaczyna się od tej samej formuły.

Style mowy to systemy elementów językowych w obrębie języka literackiego, wyznaczone przez warunki i zadania komunikacji; forma naszych wypowiedzi zależy od tego, gdzie, z kim i dlaczego rozmawiamy.

Istnieje pięć stylów; cztery książkowe: naukowy, biznesowy, dziennikarski, artystyczny i konwersacyjny. Każdy styl charakteryzuje się określonymi środkami językowymi: słowami, ich formami, wyrażeniami, typami zdań, a ich przynależność do stylu potocznego lub książkowego realizuje się w porównaniu ze środkami neutralnymi.

Style mowy realizowane są w określonych formach lub typach tekstów, zwanych gatunkami mowy. Gatunki mowy to typowa forma organizacji mowy, określająca rodzaje tekstów, które różnią się danym charakterem aktywności mowy (gatunek monologiczny artykułu publicystycznego i gatunek dialogiczny wywiadu) oraz formą użycia języka (gatunek ustny reportażu i gatunek pisany artykułu). Zasadniczo każdy gatunek wypowiedzi należy do określonego stylu wypowiedzi, ale zdarzają się również gatunki międzystylowe, na przykład: artykuł, esej, esej (naukowy i publicystyczny), wywiad (dziennikarski i służbowy).

Oficjalny styl biznesowy to jeden ze stylów książkowych stosowanych w terenie relacje biznesowe, dokumenty biznesowe, tj. ustawy, dokumenty, ustawy, umowy, regulaminy, statuty, korespondencja urzędowa itp.

Celem tego stylu jest przekazywanie informacji i wydawanie instrukcji. Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się dokładnością, jednoznacznością, bezosobowym charakterem, standaryzacją konstrukcji tekstu i obowiązkowym nakazowym charakterem tekstu.

Styl ten charakteryzuje się:

1) użycie oficjalnego słownictwa i frazeologii, które praktycznie nie jest używane w innych stylach: ultimatum, anulowanie, korpus dyplomatyczny itp. Oficjalny styl biznesowy wymaga pewnej dozy biurokracji. W słownictwie można również zauważyć częste użycie skomplikowanych słów, które są bardziej ekonomiczne niż podobne zwroty: postępowanie sądowe, najemca itp. Szerokie użycie rzeczowników czasownikowych: znaczenie, decyzja, rozwój; przyimki mianownikowe: na temat, wzdłuż linii, po upływie (okresu) itp.

2) zastosowanie złożonych struktur syntaktycznych

3) użycie zdań mianownikowych: Wynagrodzenie za pracę. Bezpieczeństwo i Higiena Pracy.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się użyciem następujących środków językowych:

na poziomie słownictwa:

używać pełne nazwy, Dokładne daty;

słownictwo książkowe (ze względu na, w trakcie, ze względu na fakt, że charakteryzuje się);

używanie słów w bezpośrednich znaczeniach;

brak słownictwa ekspresyjnego i wartościującego;

częste używanie rzeczowników czasownikowych (testowanie, używanie, wykonywanie);

obecność znormalizowanego obrotu (po upływie terminu, w określony sposób, wchodzi w życie prawne);

ograniczone możliwości podstawienia synonimicznego, częste powtórzenia leksykalne;

na poziomie morfologicznym:

brak zaimków osobowych, zwłaszcza 1. i 2. osoby, zamiast których używa się nazw własnych, własnych lub oznaczeń specjalnych (Klient, Kontrahent), a także czasowników w formie 1. i 2. osoby;

na poziomie syntaktycznym:

komplikacja prostego zdania z izolowanymi zwrotami, członkami jednorodnymi;

przejrzysty podział tekstu na bloki semantyczne, zwykle z wykorzystaniem podtytułów i cyfrowej konstrukcji akapitów.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się zarówno monologicznymi metodami organizacji mowy, jak i dialogiem (rozmowa dwóch osób) lub polilogiem (rozmowa kilku osób).

Główne gatunki: monologi - rozkaz, polecenie urzędowe, pouczenie, oświadczenie, prośba, skarga (skarga), zalecenie, sprawozdanie, recenzja; gatunki polilogowe - spotkanie, spotkanie, negocjacje, wywiad.

Cechy formalnego stylu biznesowego:

Brak zaimków osobowych;

Pełne nazewnictwo postacie wskazanie ich statusu społecznego;

Zastąpienie ich w przyszłości specjalnymi oznaczeniami Autor, Firma;

Obrót standaryzowany: niniejsza Umowa w następujący sposób, zwana dalej, obowiązuje na podstawie;

Dokładne wskazanie miejsca i czasu zawarcia umowy;

Komplikacja prostej propozycji różnych odrębnych członków – zob. pierwsze zdanie traktatu;

Dzielenie tekstu na bloki za pomocą podtytułów i notacji cyfrowej.

Udokumentowane informacje muszą być przedstawione możliwie jasno, wyraźnie i jednoznacznie – to podstawowy wymóg pisemnej komunikacji biznesowej. W związku z tym na środki językowe i styl prezentacji informacji w dokumencie nakładane są specjalne wymagania:

Przestrzeganie norm leksykalnych, gramatycznych i stylistycznych zapewniających dokładność i przejrzystość prezentacji;

Jednoznaczność używanych słów i terminów;

Neutralny ton prezentacji.

Niespełnienie tych wymagań z jednej strony utrudnia pracę z dokumentami, z drugiej pozbawia lub ogranicza ich znaczenie prawno-praktyczne.

Dokładność semantyczna wypowiedzi pisemnej w dużej mierze zależy od trafności użycia słów, czyli użycia słów zgodnie z ich znaczeniem. Słowo w tekście dokumentu powinno być używane tylko w jednym znaczeniu, akceptowanym w oficjalnych pismach biznesowych. Pod tym względem trudności w użyciu mogą być spowodowane przez słowa paronimiczne (słowa zbliżone dźwiękiem, pokrewne, słowa o tym samym rdzeniu, ale różniące się znaczeniem). Na przykład: obecny (obecny, pokaż: złóż raport) - zapewnij (oddaj coś do użytku, zamów komuś: dostarcz certyfikat); prowadzić (przeprowadzić coś: zwołać spotkanie) - wyprodukować (opracować, wyprodukować: wyprodukować towary).

Nieuważność na odcieniach znaczeniowych i kolorach słów synonimicznych może również prowadzić do naruszeń semantycznych w tekstach dokumentów. Na przykład słowa buduj (neutralny stylistycznie), wyprostuj (kolorystyka stylistyczna - „wysoki”), konstruuj (stwórz coś złożonego technicznie); wyprostowany (zbuduj coś znaczącego; wysoki) różnią się stylistyką, odcieniami znaczeń i w konsekwencji mają różną kompatybilność. Na przykład frazy „zbuduj magazyn”, „zbuduj most”, „wznieś łuk” są poprawnie skomponowane; połączenia budowy magazynu, budowy kiosku, wzniesienia budynku mieszkalnego są stylistycznie niepoprawne.

Niepożądane jest wykorzystywanie profesjonalizmu w tekstach dokumentacji biznesowej (na przykład przeszczep zamiast przeszczepu, przegub zamiast urządzenia przegubowego itp.). Obszarem stosowania profesjonalizmów jest z reguły mowa ustna; ich użycie w pisemnej komunikacji biznesowej jest błędem stylistycznym. Na przykład ukończona zamiast ukończonej budowy, niedokończona zamiast niedokończonej budowy; studenci studiów dziennych zamiast studiów stacjonarnych, płatność bezgotówkowa, płatność bezgotówkowa zamiast płatności bezgotówkowej.

Terminy stosowane w dokumentacji biznesowej muszą być zrozumiałe zarówno dla autora, jak i adresata. Jeżeli termin ten jest rzadko używany i jego znaczenie może być niejasne, warto skorzystać z jednej z sugerowanych metod:

Podaj oficjalną definicję tego terminu, na przykład:

faktoring – sprzedaż prawa do windykacji;

Doprecyzuj i poszerz treść pojęcia o słowa o neutralnym słownictwie, np.: ...niewykonanie umowy nastąpiło na skutek działania siły wyższej (ulewne deszcze zamyły szlaki komunikacyjne z zakładem);

Usuń termin i zastąp go powszechnie rozumianym słowem lub wyrażeniem.

Trudności w odbiorze tekstu dokumentu mogą być spowodowane nieuzasadnionym użyciem zapożyczonych słów. Bardzo typowy błąd- niemotywowane używanie słów obcych zamiast już istniejących w celu oznaczenia pojęć znanych słów, na przykład:

W dokumentach nie należy używać słów i wyrażeń, które wyszły z użycia (archaizmy i historyzmy). Nie powinniśmy pisać jednocześnie, gdy reżyserujemy, ale kierujemy; nie w tym roku, ale w tym roku (bieżącym roku); niniejszym nie informujemy, ale informujemy; Niniejszym nie sporządza się aktu, lecz sporządza się akt.

Używając cyfr w tekstach dokumentów, należy pamiętać, że liczby jednocyfrowe podawane są jako słowo, a jeśli jest wskazanie miary - jako liczba (nie więcej niż pięć lotów, ale 9 kg). Liczebniki złożone zapisuje się cyframi, z wyjątkiem przypadków, gdy cyfra znajduje się na początku zdania (Sto tytułów płyt CD, ale komisja odrzuciła 15 obiektów). Liczby porządkowe zapisuje się z zaznaczeniem końcówek przypadków (do 16. cyfry). W dokumentach finansowych wraz z zapisem cyfrowym podawany jest zapis ustny.

Standardowe aspekty języka pisma biznesowego obejmują ujednolicenie skrótów powszechnie używanych w listy biznesowe. Skracaniu podlegają słowa i wyrażenia charakteryzujące się dużą częstotliwością użycia, a także terminy, nazwy organizacji, znane akty prawne, kodeksy ustaw itp. Skróty stosowane w tekstach dokumentów podlegają pewnym zasadom:

1. Skróty muszą być spójne w całym dokumencie. Niedopuszczalne jest skracanie tego samego wyrazu (wyrażenia) na różne sposoby lub zapisywanie go w całości w jednym miejscu, a w skrócie w innym.

2. Nie możesz skrócić słowa, jeśli jest ono jedynym członkiem zdania.

3. Skrót nie jest dopuszczalny, jeżeli może prowadzić do odmiennej interpretacji lub niejasności w odbiorze wyrażenia.

4. Niedopuszczalne jest skracanie wyrazu do jednej litery, za wyjątkiem przypadków tradycyjnych skrótów tekstowych, takich jak: g. (rok), g. (pan), l. (liść, prześcieradła), s. 25 (wieś), r. (rzeka), przedmiot (punkt) itp.

Wymienione poniżej cechy oficjalnego stylu biznesowego są obiektywnym faktem języka; ich użycie w tekstach dokumentów jest naturalne i utrwalone przez tradycję. Naruszeniem normy stylu funkcjonalnego jest użycie środków językowych niezwiązanych ze stylem biznesowym, które są sprzeczne z wymogami logiki, dokładności i zwięzłości języka dokumentów i dokumentów biznesowych. Są to przede wszystkim słowa i jednostki frazeologiczne o kolorystyce potocznej i wyrazistej emocjonalnie.

W języku dokumentów i dokumentów biznesowych powszechnie stosuje się:

Terminy i profesjonalizmy zgodne z tematyką i treścią dokumentów urzędowych. Przede wszystkim są to warunki prawne, dyplomatyczne i księgowe (import, umowa, opóźnienie, dopłata, podaż, popyt itp.).

Słowa nieterminologiczne używane głównie w mowie administracyjnej i urzędniczej (właściwy, należny, powyżej, niżej podpisany, przekazany, obecny (to) itp.).

Rzeczowniki to imiona osób na podstawie jakiegoś działania lub związku (najemca, świadek, pracodawca, powód, pozwany itp.). Rzeczowniki oznaczające stanowiska i tytuły są używane w mowie biznesowej wyłącznie w formie męskiej (świadek Fedorova, funkcjonariusz policji Savelyeva, profesor Emelyanova itp.).

Rzeczowniki werbalne. Wśród nich szczególne miejsce zajmują rzeczowniki z przedrostkiem nie (niespełnienie, nieznalezienie, niespełnienie, nieprzestrzeganie, nieuznanie itp.).

Złożone przyimki mianownikowe wyrażające standardowe aspekty treści (w celu, w związku, na mocy, wzdłuż linii, częściowo itp.).

Przyimek po z przyimkiem oznacza okresy czasu (po ukończeniu osiemnastego roku życia itp.).

Stabilne frazy typu atrybutyjno-nominalnego z kolorystyką oficjalnego stylu biznesowego (jednorazowe świadczenie, wyższe autorytety, ustalona procedura, wstępne rozpatrzenie itp.).

Predykaty „podzielić” (udzielać pomocy, rekonstruować, prowadzić dochodzenie itp.) w przeciwieństwie do ich równoległych form czasownika (pomagać, rekonstruować, badać itp.).

„Wiązanie” dopełniacza w łańcuchu rzeczowników (... w celu zastosowania miar wpływu społecznego;... w celu szerokiego rozgłosu pracy organów kontroli państwowej itp.).

Oświadczenia poprzez negację, w których adresat upoważnia do czynności administracyjnych. Inicjatywa tych działań nie wychodzi od adresata (Ministerstwo nie sprzeciwia się..., Kolegium nie odrzuca..., Rada Akademicka nie odrzuca... itd.).

Głos bierny, jeśli to konieczne, podkreśla fakt, że akcja została zakończona (gwarantowana płatność, propozycja zatwierdzona, zwrócona dokumentacja itp.). Głosu czynnego używa się, gdy zachodzi potrzeba wskazania konkretnej osoby lub organizacji jako podmiotu odpowiedzialności prawnej (Elektroelektrownia zakłóca dostawy surowców, kierownik spółdzielni nie zadbał o przestrzeganie norm bezpieczeństwa itp.).

Na szczególną uwagę zasługuje także aspekt perswazyjny przekazu biznesowego. Eksperci zauważają, że treść informacyjna i przekonywalność dokumentu urzędowego osiąga się poprzez zastosowanie formuł językowych mających moc prawną, przedstawienie wszystkich okoliczności sprawy w ich wzajemnym powiązaniu, zastosowanie klauzul podrzędnych odzwierciedlających związki przyczynowo-skutkowe i pokrewne słowa tworzące logiczny kontekst. Głównym warunkiem wiarygodności każdego dokumentu jest jego dowód. Podstawą przekazu biznesowego powinny być wyłącznie rzetelne i niepodważalne fakty. Siła perswazji listu zależy także od umiejętności jego autorów do wyrażenia interesów przedsiębiorstwa, do którego jest wysyłane.

Język i styl oficjalnych pism różni się od języka i stylu przekazów, w których autorzy występują jako jednostki. Adresaci i nadawcy korespondencji urzędowej są podmiotami stosunków prawnych, a przekaz biznesowy może być przedmiotem bezpośredniej oceny prawnej. Styl prezentacji w komunikatach biznesowych jest formalny i logiczny. Cechuje go suchość i maksymalna precyzja w przekazywaniu myśli. Jego głównymi cechami są: neutralność, transpersonalny charakter prezentacji, ujednolicenie, typizacja środków mowy i standaryzacja terminów, zawężenie zakresu stosowanych środków mowy, powtórzenie poszczególnych form językowych w niektórych fragmentach tekstów dokumentów.

Oficjalny styl biznesowy to styl oficjalnej komunikacji, korespondencji biznesowej, zamówień, ogłoszeń, dokumentacji i postępowań prawnych. Ten styl jest najbardziej zamknięty i konserwatywny w systemie stylów.

1. Język i styl dokumentów urzędowych

Styl jest cechą języka, przejawiającą się w doborze, łączeniu i organizacji środków językowych w związku z zadaniami komunikacyjnymi. Istnieją takie style funkcjonalne, tj. style wyróżniane ze względu na główne funkcje języka związane z określoną dziedziną działalności człowieka, taką jak dziennikarska, naukowa, artystyczno-literacka, potoczna, oficjalna i biznesowa.

Każda informacja potrzebuje języka, w którym będzie rejestrowana, przekazywana i postrzegana. Ten złożony proces można przeprowadzić przy użyciu specjalnej terminologii - podstawowego elementu każdego stylu funkcjonalnego. Styl oficjalnej komunikacji biznesowej pomiędzy ludźmi różnych sfer życia: ekonomicznej, społeczno-politycznej i kulturalnej – ukształtował się pod wpływem potrzeby przedstawiania faktów z niezwykłą dokładnością, zwięzłością, konkretnością i unikaniem dwuznaczności. Oficjalny styl biznesowy to funkcjonalny rodzaj języka, który służy sferze oficjalnych stosunków biznesowych głównie w formie pisemnej.

Artykuły biznesowe mogą być zróżnicowane pod względem gatunku i treści, objętości i ekspresji językowej. Większość opracowań biznesowych nawiązuje swoją treścią do sfery komunikacji nieindywidualnej (choć w odpowiednie działania zaangażowane są także osoby prywatne), jednak aspekt indywidualno-osobowy nie znajduje odzwierciedlenia w języku i stylu dokumentu. Funkcją stylu biznesowego jest to, że zgodność z wymaganą formą przekazywania treści daje podstawę do uznania dokumentu za służbowy. Dlatego też język publikacji biznesowych charakteryzuje się rygorem stylistycznym i obiektywizmem prezentacji. W oficjalnym stylu biznesowym nie powinno być emocjonalności, subiektywnej oceny i potoczności. To właśnie zbliża styl pism biznesowych do umiarkowanego stylu książkowego, naukowego, ale bezosobowość sposobu prezentacji jest cechą charakterystyczną języka dokumentów.

Ponieważ dokumenty dotyczą norma prawna obiektywizm w stylu prezentacji podkreśla afirmatywny i normatywny charakter dokumentu. Z reguły dokumenty są sporządzane w taki sposób, aby albo uwzględnić zawarte w nich informacje, albo koniecznie wykonać odpowiednią decyzję. Akta sądu, prokuratury, policji i administracji pisane są w oficjalnym stylu biznesowym. „Dokumenty takie opierają się na naukowej analizie stosunków społecznych, dlatego muszą być dokładne i możliwie zwięzłe, a to musi być osiągnięte przy użyciu odpowiednich środków językowych. Cechą charakterystyczną oficjalnego stylu biznesowego jest używanie słów w ich specyficznym znaczeniu Aby uniknąć błędów w dokumentach urzędowych, nie należy dopuszczać do łączenia informacje biznesowe z elementami dziennikarskimi (np. w projektach decyzji, niektórych rodzajach raportów, protokołach itp.).

Cechy oficjalnego stylu biznesowego

Jako struktura całościowa, każdy dokument musi spełniać określone wymagania. Ten

Krótka i zwięzła prezentacja materiałów oficjalnych;

Dokładność i pewność brzmienia, jednoznaczność i jednolitość terminów;

Kolejność stosowania technicznych technik stanowienia prawa.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się używaniem słów wyłącznie w tych znaczeniach, które są uznawane za normę ogólnego użycia literackiego, a także w znaczeniach tradycyjnych, charakterystycznych dla dokumentów biznesowych, które nie naruszają ich jednolitości stylistycznej i odpowiadają ogólnemu trendowi standaryzacji języka biznesowego.

Dobór słownictwa wymaga szczególnej uwagi na leksykalne znaczenie słów. Nieznajomość leksykalnego znaczenia poszczególnych słów prowadzi do błędów takich jak: „należy poprawić obsługę zootechniczną i weterynaryjną hodowli zwierząt” (można poprawić obsługę zwierząt gospodarskich, ale nie hodowli zwierząt), „obniżyć koszty produkcji ” (można obniżyć cenę towarów, produktów, ale nie koszt; możliwa opcja: „obniż cenę kosztu”).

Niedozwolone jest używanie neologizmów, nawet tych utworzonych na wzór tradycyjnych, np. „konstruktor”, „reorganizacja”, a także słów związanych ze słownictwem potocznym, np. „sekretarz”, „asystent laboratoryjny”.

Jeśli błędnie wybierzesz słowo z wielu podobnych rdzeni, które różnią się znaczeniem, możesz zniekształcić znaczenie. Na przykład słowa „obecnie” i „zapewnić” są często mylone. Wprowadzić- 1) przedstawić, poinformować („przedstawić listę „pracowników”, „przedstawić dowód”); 2) przedstawić kogoś – „wprowadzić do zespołu nowego pracownika” 3) wniosek (o awans, nagrodę) ( „przedstawić następnemu stopniowi”, „przedstawić zakonowi”); 4) komponować, odkrywać („przedstawiać (sobie) znaczącą wartość”); 5) wyobrażać sobie w myślach („wyobrażać sobie (sobie) obraz bitwy”), 6) zobrazować, pokazać (w zabawny sposób przedstawić”). Dostarczać –

1) miejsce do czyjejś dyspozycji lub użytkowania („oddaj mieszkanie”, udostępnij pojazdy”); 2) dać prawo, możliwość zrobienia, wdrożenia czegoś („daj pozwolenie, „oddaj głos”); H) pozwolić na samodzielne działanie lub pozostawić je bez nadzoru („pozostawić siebie”, „zostawić sprawę przypadkowi”).

Nieumiejętność precyzyjnego i zwięzłego wyrażenia myśli prowadzi do błędów: „w miesiącu kwietniu” (kwiecień to tylko miesiąc, coś innego), „przesłanie informacyjne” (każda wiadomość zawiera informację) itp. Powtórzenia typu: „ korzyści i od jest korzyści jaja", " ścieżka wygodne do uwzględnienia ścieżka wygodne fakty”, „biorąc pod uwagę yavl całkowicie o yavl pojawia się w warunkach”...

Tekstowe dokumenty urzędowe nie charakteryzują się użyciem frazeologii figuratywnej ani zwrotów o obniżonym wydźwięku stylistycznym.

Standardowe figury retoryczne, takie jak: „w związku z zarządzeniem Rządu”, „w celu udzielenia pomocy finansowej”, „w związku z zaistniałą trudną sytuacją…” – są stale powielane w dokumentach urzędowych, zdobywają mają charakter stały iw swojej roli są zbliżone do jednostek frazeologicznych. W języku dokumentów spełniają one tę samą funkcję, co stabilne kombinacje typu „uwzględnić”, „zwrócić uwagę”. Ale jeśli normy zostaną naruszone z powodu nieznajomości specyfiki używania określonej jednostki frazeologicznej, pojawiają się błędy. Na przykład czasownik „zezwolić” („zezwolić”) w znaczeniu „zrobić coś, popełnić” jest zwykle łączony ze słowami „naruszenie”, „błąd”, „błędne obliczenie” i niektórymi innymi rzeczownikami charakteryzującymi negatywne zjawiska, ale nie wymieniaj konkretnego działania: „zezwól na chamstwo, arogancję”. Kombinacje takie jak: „dopuścić do wad (wad, awarii, kradzieży)”, w których rzeczowniki wskazują na skutek błędów, błędnych obliczeń itp., są nieprawidłowe.