Care sunt caracteristicile limbajului și stilului documente oficiale ar trebui luate în considerare la întocmirea actelor oficiale? Cum se scrie un text alfabetizat în conformitate cu normele lingvistice general acceptate? Ce trebuie să știe o secretară despre stilul de vorbire în afaceri?

Din articol vei afla:

În vorbirea colocvială, cei mai mulți dintre noi permitem utilizarea unor formulări neclare sau fraze care au un dublu sens. Suntem adesea prea proliști sau, dimpotrivă, prea reținuți în declarațiile noastre. În limbajul de zi cu zi, acest comportament este destul de acceptabil. Când vine vorba de un document scris, în special de unul oficial, trebuie să respectați reguli stricte. Fiecare document comercial are un anumit sens juridic. De aceea este atât de important ca formularea conținută în acesta să fie lipsită de ambiguitate, precisă și impecabilă. În aceste scopuri, este utilizat stilul oficial de afaceri al documentelor oficiale, care permite cel mai precis și concis schimb de informații.

Cum diferă stilul documentelor oficiale de altele?

De-a lungul anilor lungi de evoluție, în limba rusă au apărut mai multe stiluri funcționale de bază. Fiecare dintre ele este un sistem de mijloace de vorbire specifice și este utilizat în diverse domenii . Toate au o serie de caracteristici lexicale, sintactice și morfologice specifice.

În știința modernă, se obișnuiește să se distingă cinci genuri lingvistice principale:

			Domeniul de utilizare
	colocvial	Comunicare, schimb de informații pe probleme de zi cu zi	Atmosferă informală
	Artă	Impact asupra imaginației cititorului, transmitere a emoțiilor autorului, estetic	Fictiune
	Jurnalistic	Furnizarea de informații unui public larg, formarea opinie publica	Mass media
		Transmiterea informațiilor și confirmarea adevărului acestora	Mediul științific
	Afaceri oficiale	Informații, documentații	Cadru oficial, mediu de afaceri

Toate soiurile funcționale enumerate diferă unele de altele prin forma de implementare, caracteristici de stil și vocabular utilizat.

Când vine vorba de limba și stilul documentelor oficiale, este destul de ușor să le distingem de altele. Este cel mai des folosit în , legislație, activități administrative și juridice. Cel mai adesea este implementat în scris sub forma unui raționament sau a unui monolog. Funcția sa principală este transmiterea de informații. Nu există loc pentru emotivitate în limbajul de afaceri este destul de standardizat și folosește diverse clișee și „clișee”. Este o greșeală să credem că nivelul ridicat de standardizare a limbajului de afaceri permite utilizarea doar a construcțiilor standard. Acest gen este destul de flexibil, iar stăpânirea lui necesită nivel inalt- o întreagă artă.

Reguli generale pentru întocmirea documentelor oficiale

Procedura de intocmire a documentatiei oficiale este determinata la nivel legislativ. Diverse GOST-uri, reguli Compoziția și aranjarea detaliilor și, în unele cazuri, conținutul părților individuale ale textului sunt strict reglementate. Pe de altă parte, legea nu obligă utilizarea stilului oficial de afaceri la întocmirea documentelor oficiale.

Cu toate acestea, pentru ca lucrarea oficială să respecte toate standardele existente și să aibă forță legală, utilizarea acestui tip de limbaj devine o necesitate.

Pentru a oficializa documentația, trebuie să respectați următoarele cerințe pentru prezentarea informațiilor:

• să respecte normele general acceptate de limba literară și stilul de afaceri oficial;
• folosiți predominant cuvinte utilizate în mod obișnuit (expresii tipice);
• utilizați terminologia profesională determinată de subiect;
• pentru a exprima aspecte standard ale conținutului, folosiți prepoziții denominative, de exemplu: „în scopul acordării de asistență”, „în ordinea ținerii unei ședințe”;
• limitați utilizarea propozițiilor cu enumerare, fraze participiale și adverbiale, precum și alte structuri sintactice complexe.

De ce este nevoie de unificarea limbii documentelor oficiale?

Una dintre trăsăturile izbitoare ale limbii documentelor oficiale este unificarea acesteia. Acest proces continuă continuu și afectează, în primul rând, limbajul documentatie standard. Standardizarea face posibilă obținerea conciziei în prezentarea textului și facilitează nu numai compilarea acestuia, ci și perceperea acestuia. Ca urmare, timpul de înregistrare și procesare a acestuia este redus. Procesele de mai sus sunt în multe privințe similare cu căutarea de informații. De asemenea, sunt optimizate eficient folosind Cuvinte cheieşi turnuri tipizate ale limbajului literar. Pentru documentele oficiale, un exemplu de unificare poate fi considerat tot felul de comenzi, tabele de personal, carnete de înmatriculare, documentație contabilă. Acestea. cele pentru care legea prevede forme unificate.

Un alt motiv pentru unificarea limbajului de afaceri poate fi considerat tendința . Utilizarea formulelor verbale standard și a modelelor sintactice face posibilă facilitarea procesului de compunere a textelor standard. Structura standard a unui astfel de text servește ca un fel de cadru pentru acesta. Sarcina autorului se rezumă doar la concretizarea ei pe scara independenței care este determinată de tipul de text eșantion.

Stilul de afaceri oficial al documentelor oficiale: trăsături caracteristice

Funcția principală a limbii documentelor oficiale este de a face posibilă o acoperire obiectivă, concisă și clară a anumitor evenimente. Schimbul de informații într-un mediu de afaceri are o serie de caracteristici specifice. Participanții acest proces sunt entitati legale: companii, oficiali și personal al organizațiilor. Natura relațiilor informaționale este determinată de conținutul activității sale principale, de competență, de locul în ierarhie și de mulți alți factori.

Pentru a transmite informații de acest fel, este recomandabil să folosiți mijloace de vorbire din limba oficială de afaceri.

Trăsăturile caracteristice ale limbajului utilizat pentru comunicare și documentare într-un mediu de afaceri includ:

Precizie și claritate	Cuvintele și termenii sunt folosiți în sens tradițional care nu permit o dublă interpretare.
	Prezentarea este ținută cât mai succint posibil, fără a descrie detalii minore sau repetări.
Persuasivitatea	Informațiile trebuie să fie de încredere. Logica este ușor de urmărit în prezentare sunt folosite argumente convingătoare, susținute de referințe la reglementări. Formularea trebuie să fie impecabilă din punct de vedere juridic.
Neutralitatea tonului	Textul este prezentat la persoana a III-a. Nu sunt permise nuanțe emoționale ale evenimentelor și faptelor.
Utilizarea frazelor stabile	Majoritatea cuvintelor sunt folosite doar cu un grup limitat de cuvinte. Exemple de clișee de limbă în documente oficiale: în legătură cu comanda..., pentru a asigura..., considerăm că este necesar..., ținând cont de... etc.
Utilizarea abrevierilor comune	Abrevierile trebuie să fie clare pentru destinatar. Abrevierile folosite trebuie să fie consecvente în tot textul.

Alegerea vocabularului la întocmirea documentelor oficiale

La redactarea lucrărilor oficiale, se acordă o atenție deosebită selecției atentă a vocabularului și terminologiei. Caracteristicile vocabularului limbajului de afaceri sunt: ​​prezența unităților frazeologice, abrevieri, clericalisme și arhaisme. Terminologia profesională utilizată trebuie să fie general acceptată și înțeleasă de ambele părți în schimbul de informații. Toate cuvintele trebuie folosite în sensul lor lexical tradițional. Acest lucru este important pentru a preveni interpretări diferite ale aceleiași formulări. Această posibilitate poate afecta negativ valabilitatea juridică a documentului oficial.

Caracteristicile morfologice și sintactice ale stilului de afaceri

La întocmirea și executarea lucrărilor oficiale, este important să se țină cont de caracteristicile morfologice și sintactice ale stilului oficial de afaceri.

Trăsături morfologice caracteristice ale limbii oficiale:

1. folosirea frecventă a infinitivelor (verbe în formă nedefinită);
2. utilizarea cuvintelor modale („în opinia mea...”, „cu siguranță...”, „în primul rând...”);
3. predominarea adjectivelor relative;
4. prezența unui număr mare de prepoziții derivate și substantive verbale;
5. utilizare cuvinte dificile, format din mai multe baze.

În ceea ce privește caracteristicile sintactice ale limbajului și stilul documentelor oficiale, acestea includ:

• folosirea substantivelor în cazul genitiv după o construcție crescândă: „șeful unui departament al întreprinderii”;
• predominanţa propoziţiilor complexe.

La întocmirea documentației oficiale, este necesar să se țină cont de faptul că aceasta face parte din imaginea organizației. Așa cum discursul analfabet al interlocutorului ne îndepărtează de a comunica cu el, tot atât hârtiile întocmite incorect ne pot face să ne îndoim de competența companiei. De aceea oricine trebuie să cunoască limba documentelor oficiale și să înțeleagă caracteristicile acesteia.

Folosit pentru alcătuirea de documente, scrisori și documente de afaceri în instituții, instanțe și în orice formă orală comunicare de afaceri, este un stil de vorbire oficial de afaceri.

caracteristici generale

Acesta este un stil de lungă durată, stabil și destul de închis. Desigur, și el a suferit unele modificări de-a lungul timpului, dar acestea au fost nesemnificative. Genurile care s-au dezvoltat istoric, întorsături sintactice specifice, morfologie și vocabular îi conferă un caracter destul de conservator.

Pentru a caracteriza stilul oficial de afaceri, limbajului trebuie să i se acorde uscăciune, compactitate a vorbirii, concizie și eliminarea cuvintelor încărcate emoțional. Mijloacele lingvistice există deja într-un set complet pentru fiecare caz: acestea sunt așa-numitele timbre lingvistice sau clișee.

Lista unor documente care necesită stil de afaceri oficial:

• tratate internationale;
• acte guvernamentale;
• legi juridice;
• diverse reglementări;
• regulamentele militare și statutele întreprinderilor;
• instrucțiuni de toate felurile;
• corespondență oficială;
• diverse documente de afaceri.

Caracteristicile generale ale stilului lingvistic

Genurile pot fi variate, conținutul poate fi diferit, dar stilul oficial de afaceri are și caracteristici esențiale comune. În primul rând: afirmația trebuie să fie corectă. Dacă este permisă posibilitatea unor interpretări diferite, acesta nu mai este un stil de afaceri oficial. Există exemple chiar și în basme: execuția nu poate fi iertată. Singurul lucru care lipsește este virgula, dar consecințele acestei erori pot merge foarte departe.

Pentru a evita astfel de situații, există o a doua caracteristică principală pe care o conține stilul oficial de afaceri al documentelor - acesta este standardul lingvistic. El este cel care ajută la alegerea mijloacelor de limbaj lexical, morfologic, sintactic la întocmirea documentelor de afaceri.

Ordinea cuvintelor într-o propoziție este deosebit de strictă și conservatoră aici este mult împotriva ordinii directe a cuvintelor inerente structurii limbii ruse. Subiectul precede predicatul (de exemplu, mărfurile sunt vândute), iar definițiile devin mai puternice decât cuvântul care este definit (de exemplu, relații de credit), cuvântul de control vine înaintea cuvântului controlat (de exemplu, aloca un împrumut).

Fiecare membru al unei propoziții are de obicei un loc unic, care este determinat de structura propoziției și tipul acesteia, rolul său, printre alte cuvinte, interacțiunea și relațiile cu acestea. Iar trăsăturile caracteristice ale stilului oficial de afaceri sunt lanțuri lungi de cazuri genitive, de exemplu: adresa șefului Administrației Teritoriului.

Vocabular de stil

Sistemul dicționarului include, pe lângă cuvintele neutre livrești utilizate în mod obișnuit, anumite clișee - clericalisme, adică clișee lingvistice. Aceasta face parte din stilul formal de afaceri. De exemplu: pe baza unei decizii, documente primite, documente ieșite, la expirarea unui termen limită, control asupra execuției și așa mai departe.

Aici nu ne putem lipsi de vocabularul profesional, care include neologisme: afaceri din umbră, restanțe, numerar negru, alibi și așa mai departe. Către oficial stilul de afaceri Aceasta include și includerea unor arhaisme în sistemul lexical, de exemplu: acest document, certific cu el.

Cu toate acestea, utilizarea cuvintelor polisemantice și a cuvintelor care au un sens figurat este strict interzisă. Există foarte puține sinonime și sunt incluse în stilul oficial de afaceri extrem de rar. De exemplu, solvabilitatea și bonitatea, furnizarea și livrarea, precum și garanțiile, deprecierea și amortizarea, subvenția și alocarea.

Aceasta reflectă experiența socială, nu experiența individuală, deci vocabularul este generalizat. Seria conceptuală preferă conceptele generice care se încadrează bine în stilul oficial de afaceri. Exemple: sosire în loc de sosire, sosire, zboară înăuntru și așa mai departe; vehiculîn loc de mașină, avion, tren, autobuz sau sanie cu câini; aşezare în loc de sat, un oraş, capitala Siberiei, un sat de chimişti şi aşa mai departe.

Deci, următoarele elemente ale construcțiilor lexicale aparțin stilului oficial de afaceri.

• Un procent ridicat de terminologie în texte: juridic - drept, proprietar și proprietate, înregistrare, transfer și acceptare de obiecte, privatizare, act, arendare etc. economic - costuri, subvenții, buget, cumpărare și vânzare, venituri, cheltuieli și așa mai departe; economic și juridic - sechestru, perioada de implementare, drepturile de proprietate, rambursarea împrumutului și așa mai departe.
• Caracterul nominal al construcției vorbirii datorită numărului mare de substantive verbale, cel mai adesea denotă o acțiune materială: expedierea mărfurilor, amânarea plății etc.
• Frecvență mare a combinațiilor prepoziționale și a prepozițiilor denumite: la adresa, prin forță, în raport cu materia, prin măsură etc.
• Schimbarea participiilor în adjective și pronume pentru a îmbunătăți semnificațiile clericale: acest contract (sau reguli), prețuri curente, măsuri adecvate și așa mai departe.
• Compatibilitate lexicală reglementată: tranzacția se încheie doar, se stabilește prețul, se acordă dreptul și se efectuează plata.

Morfologia stilului

Caracteristicile morfologice ale stilului oficial de afaceri includ, în primul rând, frecvența (repetată) utilizarea anumitor părți de vorbire, precum și tipurile acestora, care ajută la dorința limbii de acuratețe și ambiguitate a afirmațiilor. De exemplu, acestea:

• substantive care denumesc oameni pe baza acțiunii (chiriaș, contribuabil, martor);
• substantive care numesc oamenii după poziție sau rang, inclusiv femei strict sub formă masculină (vânzător Sidorova, bibliotecară Petrova, sergent Ivanova, inspectorul Krasutskaya etc);
• particulă non- în substantive verbale (nerespectare, nerecunoaștere);
• utilizarea prepozițiilor derivate într-o gamă largă (datorită, în legătură cu, în măsura, în virtutea, pe baza, în raport cu și așa mai departe);
• construcții la infinitiv (a acorda asistență, a efectua o inspecție);
• timpul prezent al verbelor cu alt sens (se va percepe o amendă pentru neplată);
• cuvinte complexe cu două sau mai multe tulpini (angajator, chiriaș, reparație și întreținere, material și tehnic, menționat mai jos, menționat mai sus și așa mai departe).

Sintaxa stilului

Caracteristicile stilului oficial de afaceri constau în următoarele caracteristici sintactice:

• Propozițiile simple sunt folosite cu multe serii de membri omogene. De exemplu: o sancțiune administrativă poate include amenzi pentru încălcarea reglementărilor privind protecția muncii și siguranța în construcții, industrie, agriculturăși în transport în conformitate cu legislația Federației Ruse.
• Există structuri pasive de acest tip: plățile se fac strict la ora specificată.
• Substantivele preferă cazul genitiv și sunt înșirate cu mărgele: rezultatele activităților unităților de control vamal.
• Propozițiile complexe sunt umplute cu clauze condiționate: în cazurile de dezacord al abonaților cu privire la prelucrarea datelor lor personale în ceea ce privește metodele și scopurile prelucrării sau integral, abonații semnează o declarație corespunzătoare la încheierea unui contract.

Sfera stilului oficial de afaceri în diversitatea genurilor

Aici, mai întâi, trebuie să evidențiați două domenii ale subiectului: stilul oficial-documentar și stilul de afaceri de zi cu zi.

1. Stilul documentar oficial se împarte în două categorii: acte legislative legate de muncă agentii guvernamentale, - Constituția, cartele, legile sunt o singură limbă (J), iar actele diplomatice legate de relațiile internaționale - memorandumuri, comunicate, declarații, convenții - sunt o altă limbă (K).

2. Stilul de afaceri de zi cu zi este, de asemenea, subdivizat: corespondența dintre organizații și instituții este limbajul j, iar documentele de afaceri private sunt limbajul k. Genurile stilului de afaceri de zi cu zi includ toată corespondența oficială - corespondență comercială, scrisori de afaceri, precum și documente de afaceri - autobiografie, certificat, act, certificat, declarație, protocol, chitanță, procură și așa mai departe. Standardizarea, caracteristică acestor genuri, facilitează pregătirea lucrărilor, economisește resursele lingvistice și previne redundanța informațională.

Standardizarea documentelor de afaceri

Cuvintele special selectate într-un stil oficial de afaceri asigură precizia comunicativă, dând documentelor forță juridică. Orice bucată de text trebuie să aibă o singură interpretare și semnificație. Pentru așa precizie ridicata aceleași cuvinte, termeni, nume se repetă de multe ori.

Forma substantivului verbal completează trăsăturile stilului oficial de afaceri cu o expresie analitică a acțiunilor și proceselor: în loc de cuvântul „supliment”, este folosită sintagma „adăugați”, în loc de „decide” - „luați decizii” și curând. Cât de dur sună să fii „responsabil” în loc de doar „responsabil”.

Generalizare și abstractizare în cea mai mare parte grad înaltși în același timp sensul specific al întregului sistem lexical - acestea sunt principalele trăsături ale stilului oficial de afaceri. Această combinație de neconceput, folosită concomitent, conferă documentului posibilitatea unei singure interpretări și, în totalitatea informațiilor, forță juridică. Textele în sine sunt pline de termeni și vocabular procedural și, de exemplu, anexele la contracte conțin vocabular de nomenclatură. Chestionarele și registrele, aplicațiile și specificațiile ajută terminologia să fie descifrată.

Pe lângă textul încărcat emoțional, utilizarea oricăror înjurături, vocabular redus, jargon sau expresii colocviale în documente este inacceptabilă. Nici jargonul profesional nu are locul în limbă Corespondență de afaceri. Și, mai ales, pentru că nu îndeplinește cerințele de acuratețe, deoarece este atribuit strict sferei comunicării orale.

Discurs oral de afaceri

Logica lipsită de emoție și uscată a textelor, aranjarea standard a materialului pe hârtie este semnificativ diferită de vorbirea orală, care este de obicei încărcată emoțional și asimetrică conform principiilor organizării textuale. Dacă vorbirea orală este logică, mediul de comunicare este clar oficial.

Particularitățile stilului oficial de afaceri sunt că comunicarea orală de afaceri, în ciuda subiectului profesional, ar trebui să aibă loc în sferă. emoții pozitive- simpatie, încredere, respect, bunăvoință.

Acest stil poate fi considerat în varietățile sale: clerical și de afaceri - mai simplu, dar limbajul controlat de guvern, cerinţe diplomatice sau legale atentie speciala. Zonele de comunicare în aceste cazuri sunt complet diferite, așa că și stilul de comunicare trebuie să fie diferit. Declarații, protocoale, ordine, decrete - tot ceea ce este gândit, scris, citit, nu este la fel de periculos ca negocierile orale, întâlnirile de afaceri, vorbirea în public și așa mai departe. Cuvântul, ca o vrabie, nu poate fi prins dacă zboară.

Principalele caracteristici ale stilului formal de vorbire de afaceri sunt concizia, acuratețea și influența. Pentru a atinge aceste obiective, veți avea nevoie de o selecție adecvată de cuvinte, structuri compuse corect, sintaxă corectă și standardizarea în mintea dumneavoastră a blocurilor întregi de vorbire pregătită. La fel ca în textul scris de afaceri, nu există loc pentru vocabular încărcat emoțional în vorbirea orală. Este mai bine să alegeți unul neutru, să fiți mai aproape de standardele mijloacelor de limbaj clerical pentru a afirma cu exactitate ceea ce este planificat.

Rechizite

Cea mai frapantă caracteristică a stilului oficial de afaceri nu este chiar textul în sine, ci toate elementele esențiale ale designului său - detaliile. Fiecare tip de document are propriul set de informații, furnizat de GOST. Fiecare element este strict atribuit unui loc specific din formular. Data, numele, numărul de înregistrare, informațiile despre compilator și toate celelalte detalii sunt întotdeauna localizate în același mod - unele în partea de sus a foii, altele în partea de jos.

Numărul de detalii depinde de conținutul și tipul documentului. Formularul eșantion arată detaliile maxime și ordinea în care sunt amplasate pe document. Aceasta este emblema de stat a Federației Ruse, emblemele unei organizații sau întreprinderi, imagini ale premiilor guvernamentale, codul unei organizații, întreprinderi sau instituții ( clasificator integral rusescîntreprinderi și organizații - OKPO), codul formularului de document (clasificator integral rusesc al documentației de management - OKUD) și așa mai departe.

Stencilizare

Prelucrare automată, muncă computerizată de birou - o nouă eră în procesul de standardizare. Viața economică și social-politică devine din ce în ce mai complexă, progresul tehnologic ia amploare, prin urmare trăsăturile stilului oficial de afaceri sunt să justifice din punct de vedere economic alegerea unei singure opțiuni lingvistice dintre toate posibilele și să o consolideze în practică.

Folosind o formulă stabilă, o abreviere acceptată și o aranjare uniformă a întregului material, întocmirea unui document este mult mai rapidă și mai ușoară. Așa sunt întocmite toate scrisorile standard și șablon, tabelele, chestionarele etc., ceea ce permite codificarea informațiilor, asigurând capacitatea informativă a textului, cu posibilitatea extinderii întregii sale structuri. Astfel de module sunt implementate în textul contractelor (închiriere, lucru, cumpărare și vânzare etc.)

De la cincizeci la șaptezeci la sută din utilizarea cuvintelor într-un document este vocabularul procedural și terminologia. Subiectul documentului determină neechivocitatea contextului. De exemplu: Părțile se angajează să respecte regulile de mai sus. Cuvântul „părți”, folosit în afara documentului, este foarte ambiguu, dar aici putem citi un aspect pur legal - persoanele care intră în acord.

Întocmirea documentelor oficiale este dificilă și proces dificil care ocupă mult timp angajaţilor.

Trebuie avut în vedere faptul că documentele sunt o parte integrantă a imaginii întreprinderii, cartea sa de vizită unică. Un document pe o formă inestetică, „prost” realizată, tipărit într-un font ilizibil, face o impresie nedorită asupra întreprinderii. Din același motiv, ștampila de cauciuc cu numele întreprinderii, a cărei amprentă este aplicată pe o coală de hârtie, a ieșit din practicile de afaceri Vest și este folosit din ce în ce mai puțin în Rusia.

Informațiile cuprinse în documente sunt necesare pentru activitate stabilă orice organizatie. Pe baza ei, potrivit decizii de management. În multe cazuri, documentele sunt argumentul principal în situații controversate, confirmând astfel definiția primară a termenului „document” ca „o metodă de probă”.

Așa arată una dintre recomandările moderne către un antreprenor rus: „În viața de afaceri, afacerile coexistă adesea cu înșelăciunea. Nu crede promisiuni. Doar un document bine redactat, obligatoriu din punct de vedere juridic este o garanție a unei tranzacții de succes!”

Câte întâlniri sunt? instanța de arbitraj, câte pierderi suferă întreprinderile din cauza unor documente întocmite greșit accidental sau intenționat!

Dezordinea în stocarea documentelor poate duce la riscul de a pierde informații valoroase, ceea ce poate afecta negativ activitățile întreprinderii.

Managerii întreprinderii poartă responsabilitatea personală pentru compoziție, siguranță și design corect documente.

Întocmirea documentelor, inclusiv a scrisorilor de afaceri, necesită un anumit nivel de cultură și abilități speciale. Dar un om de afaceri trebuie să-și dezvolte această abilitate.

În plus, scrisorile de afaceri, ca și alte documente, trebuie să fie întocmite în conformitate cu cerințele standardelor de stat, care se aplică nu numai autorităților de stat și executive. Federația Rusă, dar și tuturor organizațiilor, indiferent de forma lor organizatorică și juridică și tipul de activitate.

1. Înregistrarea formularelor documentelor de gestiune.

Când lucrați cu documente, trebuie să vă ghidați de reglementările Federației Ruse, care prevăd pregătirea documentelor în conformitate cu anumite reguli și menținerea unei nomenclaturi (liste) de cazuri.

O formă în care este alocat mult spațiu pentru sigla și numele întreprinderii și puțin pentru text este incomod de utilizat. Prin urmare, se recomandă alocarea de 1,5-2 cm de la marginea câmpului de sus sub emblemă.

Design modern al formularului, stil corporativ „propriu”, hârtie de înaltă calitate, Set complet informatii despre intreprindere. Amplasarea corectă a acestora pe foaie este deosebit de importantă pentru un impact favorabil asupra partenerului de afaceri.

Formularele de întreprindere sunt produse prin imprimare sau folosind un computer personal și au un set stabilit de detalii și o anumită ordine de aranjare a acestora.

Formular pentru documente interne (comenzi, protocoale, decizii);

Formular pentru documente externe (scrisori, faxuri).

Formularul pentru documentele interne conține sigla companiei și numele companiei.

Întreprinderile care lucrează cu parteneri străini necesită formulare speciale cu detalii duplicat în limba partenerului sau Limba engleză. Când detaliile sunt plasate într-un colț, detaliile sunt tipărite în rusă în partea din stânga sus și într-o limbă străină în dreapta. Când detaliile formularului sunt aranjate longitudinal, detaliile sunt mai întâi tipărite în rusă, iar mai jos - într-o limbă străină.

Toate formularele, precum documentele, trebuie să aibă margini.

stânga - 20 mm (8 caractere dactilografiate sau linii),

superioară - cel puțin 10 mm,

dreapta și jos - cel puțin 8 mm.

Pentru a economisi spațiu pe hârtie, un număr de companii în partea de sus a formularului indică doar emblema și denumirea întreprinderii, precum și adresa, numerele de telefon, faxurile și detalii bancare plasat direct pe marginea de jos a foii.

Este convenabil să marcați limitele detaliilor individuale (de exemplu, „titlu text”, „destinatar”) cu colțuri pentru a evita erorile în locația lor la imprimare.

Formele de documente utilizate frecvent, cum ar fi certificatele, actele de acceptare a lucrării în baza unui contract și altele, pot conține, de asemenea, părți de text constant, care sunt completate cu informații variabile la întocmirea documentelor.

2. Limba documentului de gestiune.

În documentarea muncii, prezentarea verbală a deciziilor, acțiunilor și conexiunilor joacă un rol important. La pregătirea documentelor, trebuie luat în considerare faptul că limbajul nu este o fixare pasivă deciziile luate, dar joacă un rol activ de stimulare în activitati de management. Astfel, eficiența documentației directive și administrative este în mare măsură asigurată de imperativul - construcția imperativă a limbajului ordinelor, instrucțiunilor și rezoluțiilor. Structurile de vorbire corespunzătoare sunt cerute de documentele care stabilesc o cerere, cerere, recunoștință etc. Discursul de afaceri, limbajul de afaceri, scrisoarea oficială de afaceri sunt anumite concepte. Limbajul afacerilor- aceasta este limba relațiilor oficiale, aceasta este o limbă literară.

Tradițiile și obiceiurile în documentare s-au dovedit a fi foarte tenace. Și acum există încă termeni depășiți, arhaisme, fraze, clișee de vorbire, clericalisme („la care imagini”, „vă rog să nu refuzați”, „în același timp direcționăm”, „se dă cel adevărat”, etc.) . La întocmirea documentelor, trebuie să utilizați un stil de afaceri formal.

Limbajul literar are multe stiluri, artistic-ficțional, social-jurnalistic, științific, industrial-tehnic, istoric, oficial-afaceri etc., care se dezvoltă constant și sunt în continuă interacțiune.

„După stilul... al unei limbi”, spune celebrul filolog A. N. Efimov, „se obișnuiește să se înțeleagă o varietate de limbaj stabilită istoric, care diferă atât în ​​ceea ce privește compoziția și natura combinației mijloacelor de vorbire, cât și în sensul modelului de utilizare a acestora. Pentru fiecare stil există o caracteristică, tipică și, de asemenea, interzisă.”

Fiecare grup de stiluri are propriile sale varietăți. Astfel, stilul artistico-fictiv cuprinde proza ​​și poetica; social-jurnalistic - ziar-revista şi stiluri literar-critice. Stilul documentar de afaceri include stilul documentelor legislative și administrative (decrete, ordine, instrucțiuni, rezoluții), corespondența de afaceri, stilul telegrafic etc.

Fiecare grup de stiluri are propriile sale varietăți. Stilul documentar de afaceri include stilul documentelor legislative și administrative (decrete, ordine, instrucțiuni, rezoluții), corespondența de afaceri, stilul telegrafic etc.

Textele documentelor complexe (rapoarte, recenzii, certificate etc.) sunt împărțite în părți, secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu cerințele GOST 1. 5-85 (Reguli pentru proiectarea documentelor care pot fi citite de mașină și a documentelor care pot fi citite de mașină). Numărul fiecărei părți include numerele corespunzătoare componente, mai mare, de exemplu: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 it. d.

2.1. Abateri de la normele literare în textele documentare.

Adesea, în textele documentelor sunt permise diverse abateri din cauza ignoranței, neatenției sau neglijenței. Drept urmare, textul devine obscur, plin de excese verbale, arhaisme și birocrație. Cuvintele puțin cunoscute de origine străină, profesionalismele și neologismele complică înțelegerea textului. Vernacularele și dialecticismele nu decorează documentele. Cele mai tipice deficiențe ale textului vor fi discutate în continuare.

3. Eticheta scrisorilor de afaceri.

Corespondența de afaceri este un mijloc integral de comunicare între o întreprindere și organizatii externe. În majoritatea companiilor, scrisorile au prioritate față de alte documente. În corespondență, se pot distinge două tipuri principale de documente: scrisorile și faxurile.

O scrisoare este unul dintre principalele tipuri de documente.

O scrisoare este o denumire generalizată pentru documentele cu conținut variat trimise prin poștă.

Scrisorile de instrucție (directive) provin de la autoritățile de stat sau municipale și de la conducere și conțin, de regulă, recomandări, instrucțiuni, clarificări cu privire la probleme de raportare, taxe de mediu etc.

Scrisorile de garanție conțin garanții de plată, termen de livrare sau calitatea produsului.

Scrisorile informative includ scrisori care conțin mesaje, solicitări, mementouri și sugestii.

Scrisorile comerciale se scriu la încheierea și executarea contractelor. „Ei reprezintă cereri de la cumpărători către vânzători cu o cerere de a oferi informatii detaliate despre bunuri, servicii și/sau trimite o propunere (ofertă) pentru furnizarea de bunuri, răspunsuri vânzătorului, reclamații, răspunsuri la reclamații, scrisori de credit"

În scrisorile de plângere (revendicare), întreprinderile cer despăgubiri pentru pierderile cauzate din cauza neîndeplinirii sau încălcării termenilor contractului de către cealaltă parte (contraparte). Plângerea trebuie să aibă copii ale documentelor care confirmă astfel de fapte. Astfel de copii se întocmesc ca atașament la documentul principal (reclamație).

La încheierea contractelor cu parteneri străini se folosesc acreditive (L/C - Scrisoare de credit), în care vânzătorul cere să furnizeze scrisoare de garantie de la banca cumpărătorului cu numărul de cont în valută și garanțiile băncii de plată de către cumpărător pentru bunuri sau servicii.

3.1. Caracteristicile textului scrisorii.

Textul scrisorii trebuie să fie concis, consistent, convingător și corect. Faptele și evenimentele trebuie prezentate în mod obiectiv, iar toate aspectele problemei prezentate trebuie acoperite cu suficient de complet, concis și clar.

Textul scrisorii constă cel mai adesea dintr-o parte introductivă și o parte principală.

Partea introductivă indică motivele care au condus la redactarea scrisorii, însoțite de trimiteri la fapte, date și documente.

A doua parte a scrisorii precizează scopul său principal (ofertă, refuz, cerere, garanție etc.), de exemplu:

„Pe baza celor de mai sus, vă rugăm să transferați suma specificată în contul nostru curent în termen de 10 zile bancare.”

În funcție de scopul scrisorii și de ceea ce autorul acesteia dorește să concentreze atenția destinatarului, poate fi utilizată o ordine diferită de aranjare a părților logice ale textului.

Majoritatea scrisorilor de afaceri se caracterizează prin repetarea acelorași fraze, care, odată stăpânite, pot fi folosite pentru a compune textele diferitelor litere.

Începutul unei scrisori (fax) poate avea următoarele opțiuni de adresă:

„Dragă Igor Leonidovici!”;

„Domnul Zorin!”;

Atunci cuvintele de recunoștință ar fi potrivite:

„Ne-am bucurat să primim scrisoarea ta”;

“Mulțumesc foarte mult pentru fax din 06/04/95”;

În funcție de subiectul scrisorii, acestea sunt folosite urmatoarele revolutii:

Aducere aminte

Vă reamintim că...

După expirarea... oferta companiei noastre devine invalidă.

Vă rugăm să informați...

Vă rugăm să plătiți în... zile bancare...

După cum știți, oamenii sunt întâmpinați de hainele lor. Prin urmare, „hainele” scrisorii tale, i.e. plicul și hârtia trebuie să fie impecabile. În caz contrar, scrisoarea dumneavoastră riscă să ajungă în coșul de gunoi de hârtie necitită, chiar dacă conține informații extrem de valoroase pentru destinatar. Acest lucru este valabil mai ales pentru scrisorile precum prezentarea companiei, ofertele de produse, bunurile, serviciile și cererile de angajare. Plicul trebuie să fie gros, opac, marimea standard din hârtie albă. Adresa de pe plic trebuie tipărită în bloc sau vizibilă dintr-o fereastră transparentă. Nu există restricții sau reguli stricte aici. Uneori, atunci când faceți publicitate pentru un loc de muncă în unele țări, este necesar ca adresă însoțitoare sau CV-ul a fost scris de mână. În acest caz, este util să scrieți plicul cu un scris de mână îngrijit și clar. Dacă urmează să solicitați informații, să comandați bunuri, servicii, atunci atât plicul, cât și hârtia s-ar putea să nu fie cele mai scumpe, dar totuși de bună calitate.

Hârtia, dacă nu utilizați antetul standard al companiei dvs., trebuie să îndeplinească și cele mai stricte cerințe: format A4, alb, gros, foaie fără defecte sau pete. Mai ales dacă oferiți cooperare, vă reprezentați compania sau sunteți angajat. Semnătura trebuie făcută în așa fel încât destinatarul să nu aibă îndoială că nu aveți un stilou decent sau că nu aveți suficientă încredere pentru a vă reproduce semnătura. Este mai bine să luați un stilou cu cerneală.

regula de aur

Scrisoarea ta ar trebui să facă o impresie solidă la prima vedere.

3.2. Arhaisme și clericalisme

Arhaismele sunt cuvinte, expresii și forme gramaticale învechite care au căzut din uz.

Acestea includ: interzise (în loc de interzise), cele de mai sus (indicate mai sus), de acum înainte (în continuare), pe subiect (pentru), prin urmare (prin urmare), conform afilierii (în scop), prin prezenta vă prezentăm (trimitem, atașăm) , însoțitor (însoțitor).

Arhaismele includ și următoarele cuvinte: recunoscător, demn de a informa, spânzura, încrede, înscrie, gust, păzește și altele.

Clericalismele sunt cuvinte și expresii complexe, greoaie, cu o structură arhaică stabilă și uniuni clericale caracteristice și cuvinte aliate, precum și cuvinte oficiale seci, pompoase, de exemplu: o discrepanță tot mai mare între creșterea productivității muncii și echipamentul disponibil..., există încălcări ale siguranței producției miniere de tehnologie; pe tema introducerii în muncă; îndeplinirea țintei planificate conform tuturor indicatorilor; este necesar să se elaboreze măsuri pentru eliminarea neajunsurilor existente...; avem astăzi în materie de pregătire avansată; salut adresat lui Petrov (în loc de Petrov) etc.

În corespondența oficială se găsește mult clericalism.

4. Stilul formal de afaceri.

Limba comunicării în afaceri este stilul oficial de afaceri - un tip funcțional de limbaj destinat comunicării în domeniul managementului. O varietate funcțională a limbajului este înțeleasă ca un sistem de unități lingvistice, metode de selecție și utilizare a acestora, determinate de sarcinile sociale ale comunicării vorbirii.

Comunicarea prin vorbire în domeniul managementului are o serie de caracteristici specifice explicate de condițiile comunicării în afaceri. De o importanță deosebită în acest sens este faptul că participanții la comunicarea de afaceri sunt în esență persoane juridice - organizații, instituții, întreprinderi, funcționari, angajați. Natura și conținutul conexiunilor informaționale în care acestea pot intra depinde de locul organizației în ierarhia organelor de conducere, de competența acesteia, de conținutul funcțional al activităților sale și de alți factori. Relațiile dintre organizații sunt stabile și reglementate de norme legale, drept urmare fluxurile de informații ale organizației au un caracter „programat” care răspunde nevoilor organizației și corespunde locului acestuia în sistemul organelor și organizațiilor de conducere.

Specificul comunicării de afaceri se exprimă și în faptul că autorul și destinatarul documentului este aproape întotdeauna organizația în ansamblu - un „subiect colectiv”, în ciuda faptului că, în majoritatea cazurilor, documentul este semnat de o singură persoană - seful organizatiei. Același lucru se poate spune despre destinatarul documentului.

Alte caracteristică importantă comunicare documentară – țintirea informațiilor. Informațiile de management nu pot fi informații „în general” (cum ar fi, de exemplu, televiziunea, radioul, informațiile din ziare și alte tipuri). Un document de management are întotdeauna o adresă exactă. Mai mult, un document de management este aproape întotdeauna „țintit în mod restrâns”, adică se adresează unei anumite organizații sau cerc de organizații, oficialiși muncitori.

Un factor esențial în comunicarea în afaceri este repetarea acțiunilor și situațiilor manageriale, întrucât activitatea de management este întotdeauna un „joc după reguli”, ceea ce determină utilizarea acelorași mijloace lingvistice în situații similare.

O altă trăsătură caracteristică a comunicării în afaceri este limitarea tematică a gamei de sarcini rezolvate de organizație. Funcțiile unei instituții pot fi descrise, clasificate și reglementate. Ca urmare, gama de probleme cu privire la ce documente de management sunt create este destul de stabilă.

În consecință, condițiile comunicării în afaceri formează următoarele proprietăți informatii de management:

· direcționarea informațiilor;

repetabilitatea informațiilor;

Condițiile de comunicare în afaceri, în plus, impun anumite cerințe pentru informațiile de management, a căror respectare determină eficiența comunicării în afaceri.

Una dintre cele mai importante cerințe pentru informațiile de management este determinată de însăși esența activității de management, care constă în luarea deciziilor de management cu scopul de a influența organul de conducere asupra obiectelor gestionate. Luarea deciziilor se bazează pe obținerea, prelucrarea și utilizarea informațiilor. În consecință, eficacitatea activităților de management este suficient de mare doar atunci când informațiile actualizate sunt utilizate pentru a lua decizii, informații care sunt noi, necesare și importante pentru activitățile organizației. Numai prin primirea de informații actualizate organul de conducere poate lua decizii optime de management. Relevanța informațiilor este asigurată atât de conținutul documentului, cât și de oportunitatea transmiterii, procesării și comunicării acestuia către departamentele și funcționarii interesați.

Relevanța informațiilor este asociată cu o serie de alte proprietăți ale informațiilor de management, în special:

· fiabilitate (obiectivitate);

· persuasivitate (raționament);

· completitudine (suficiența informațiilor) etc.

Cerința de fiabilitate (obiectivitate) înseamnă că un mesaj de afaceri trebuie să reflecte starea reală a lucrurilor și să ofere o evaluare imparțială și nepasională a evenimentelor.

Persuasivitatea (raționamentul) informațiilor este cauzată de necesitatea de a-l induce pe destinatar să efectueze (sau să nu efectueze) anumite acțiuni; Executarea acestuia va depinde de cât de justificat este documentul.

Cerința completității implică faptul că documentul trebuie să conțină toate informațiile necesare pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Profunzimea de prezentare a problemei depinde de scopul documentului: într-o scrisoare de informare este suficient să se numească fapte sau evenimente într-o scrisoare de solicitare, subiectul scrisorii trebuie să fie precizat și pe deplin justificat; Informațiile insuficiente pot face necesară solicitarea Informații suplimentare, generând corespondență inutilă.

Textul documentului trebuie să utilizeze o limbă și un stil specific documentului. Ca urmare a dezvoltării de secole în stilul oficial de afaceri, au fost dezvoltate astfel de mijloace lingvistice și metode de exprimare a conținutului care fac posibilă înregistrarea cât mai eficientă a informațiilor de gestionare, îndeplinind toate cerințele pentru aceasta.

Principalele caracteristici ale stilului oficial de afaceri sunt:

· ton neutru de prezentare;

· acuratețea și claritatea prezentării;

· concizia, concizia textului.

Tonul neutru al prezentării este norma comunicării oficiale de afaceri, care indică baza de afaceri a relației dintre autor și destinatarul documentului, natura lor non-personală și prezența unei anumite distanțe între ei. În plus, deoarece participanții la comunicarea de afaceri acționează în numele instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, firmelor, adică în numele persoanelor juridice, și nu indivizii, momentul subiectiv în textele documentelor este redus la minimum. Cuvintele care au o conotație expresivă emoțional (cuvinte cu sufixe diminutive și afectuoase, cu sufixe de exagerare și subestimare, interjecții etc.) sunt excluse din limbajul documentelor.

Precizia prezentării este necesară pentru a asigura înțelegerea fără ambiguitate a textului documentului și pentru a elimina ambiguitatea. Adecvarea percepției textului de către autorul documentului și destinatarul acestuia este extrem de importantă în comunicarea de afaceri în toate etapele activității de management. În același timp, viteza de percepție a textului nu este deosebit de importantă, deoarece textul documentului este un text scris conceput mai degrabă pentru percepția vizuală decât auditivă și, dacă este necesar, poate fi recitit. Principalul lucru este că conținutul este transmis cât mai precis posibil.

Precizia prezentării este obținută prin utilizarea vocabularului terminologic, utilizarea de fraze stabile - formule de limbă, absența cuvintelor și expresiilor figurative, compatibilitatea limitată a cuvintelor, utilizarea clarificărilor, completărilor, clauzelor sub formă cuvinte introductiveși fraze, locuțiuni participiale și adverbiale etc.

Claritatea textului este determinată, în primul rând, de corectitudinea structurii sale compoziționale, absența erorilor logice, chibzuința și claritatea formulării.

Prezentarea laconică a textului este utilizarea economică a mijloacelor lingvistice, eliminând redundanța vorbirii.

Caracteristicile considerate ale stilului oficial de afaceri joacă un rol major în formarea unui sistem de unități lingvistice și a metodelor de utilizare a acestora în textele documentelor.

CONCLUZIE

Întocmirea unui document de management este un proces care necesită o forță de muncă intensivă, care necesită redactorul anumite cunoștințeși aptitudini. Documentele sunt un fel de carte de vizită a întreprinderii. Textul documentului trebuie să fie consistent, concis, convingător și corect. Informațiile conținute în document trebuie compilate în conformitate cu toate standardele de stat. Documentele oficiale trebuie să conțină cu siguranță toate detaliile necesare.

Limba documentului îndeplinește o funcție stimulatoare în activitățile de management, prin urmare, la întocmirea documentelor de afaceri, este necesar să se folosească stilul oficial de afaceri, care include stilul documentelor legislative și administrative, corespondența comercială etc.

Textele documentelor complexe trebuie împărțite în paragrafe, capitole, subsecțiuni, subparagrafe etc.

Scrisorile și faxurile sunt principalele tipuri de documente de gestiune.

Scrisorile pot fi instrucțiuni, garanții, informații, publicitate, comerciale, reclamații, scrisori de cerere, scrisori de notificare, scrisori de invitație, scrisori de răspuns. Ele diferă prin deținere și scop. Textul scrisorii constă, de regulă, dintr-o parte introductivă, care indică motivele care au condus la redactarea scrisorii, însoțită de trimiteri la fapte, date, documente și o parte introductivă, care precizează scopul său principal.

Condițiile de comunicare comercială formează următoarele proprietăți ale informațiilor de management:

· caracterul oficial al informaţiei;

· direcționarea informațiilor;

repetabilitatea informațiilor;

· limitare tematică.

Executarea corectă a documentelor de management în conformitate cu caracteristicile stilului oficial de afaceri discutate în lucrare, cerințele pentru conținutul și proiectarea scrisorilor de afaceri pot ajuta la obținerea rezultatelor dorite ale activităților organizației și formarea unei imagini decente a organizației.

Bibliografie

1. Documentarea activităţilor de management: un curs de prelegeri / O. I. Bondyreva - M.: Şcoala superioară, INFRA-M, 2006. - 474 p.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Pregătirea documentelor pentru depozitarea și utilizarea ulterioară. Metoda educațională. indemnizatie. M., 1996. 68 p.

3. Întocmirea și executarea actelor oficiale: Practic. Beneficiu / Sub. ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

4. Dicționar explicativ al limbii ruse / ed. S. I. Ozhegova, N. Yu. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 p.

6. Rezoluția standardului de stat al Federației Ruse din 03.03.2003 N 65-st „Cu privire la adoptarea și implementarea standard de stat Federația Rusă" (împreună cu "Sistemul de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor. GOST R 6.30-2003")

Întocmirea și executarea actelor oficiale: Practic. Beneficiu / Sub. ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 p.

Dicționar explicativ al limbii ruse / ed. S. I. Ozhegova, N. Yu. - M.: INFRA-M, 2007. – 398s

Documentele de afaceri au apărut în Rus' imediat după apariția scrisului. Scrierea de afaceri a fost dezvoltată și în Rusia moscovită. În secolele XV-XVI. Pe baza dialectului Moscovei, s-a dezvoltat limba de afaceri („ordine”) a Rusiei Moscovei, formată în principal în „ordinele” Moscovei (adică, în instituțiile responsabile de ramurile individuale ale administrației publice). Actele de stat și juridice au fost scrise în limba oficială, precum și scrisori de la Marii Duci de la Moscova, rapoarte ale ambasadorilor, lucrări geografice și istorice, cărți medicale, cărți de bucate etc.

Limba documentelor de afaceri atât a Rusiei Kievene, cât și a Rusiei Moscovite diferă de limbajul cronicilor și al literaturii artistico-narative, în primul rând, prin utilizarea extrem de limitată a slavismelor; în al doilea rând, termeni specifici, combinații stabile de cuvinte și fenomene sintactice; în al treilea rând, absența aproape completă a oricăror tehnici de finisare literară; Un fel de „ștampilă” a discursului de afaceri este o propoziție complexă cu o propoziție subordonată.

Discursul de afaceri rus își creează propriile clișee, propria frazeologie stabilă, care folosește uneori cele mai comune slavisme. De asemenea, este posibil ca scribii care lucrau în birourile domnești rusești din epoca premongolă să folosească formule stabile care se dezvoltaseră în limba birourilor regale bulgare. Multe dintre literele rusești antice încep cu aceeași formulă.

Stilurile de vorbire sunt sisteme de elemente lingvistice din cadrul unei limbi literare, delimitate de condițiile și sarcinile comunicării; forma afirmațiilor noastre depinde de unde, cu cine și de ce vorbim.

Există cinci stiluri; patru livrești: științific, oficial de afaceri, jurnalistic, artistic - și stil conversațional. Fiecare stil este caracterizat de anumite mijloace de limbaj: cuvintele, formele lor, frazele, tipurile de propoziții și apartenența lor la un stil colocvial sau de carte este recunoscută în comparație cu mijloace neutre.

Stilurile de vorbire sunt realizate în anumite forme sau tipuri de texte, numite genuri de vorbire. Genurile de vorbire sunt o formă tipificată de organizare a vorbirii care definește tipuri de texte care diferă prin natura dată a activității de vorbire (genul monologic al unui articol jurnalistic și genul dialogic al unui interviu) și forma de utilizare a limbajului (genul oral al unui reportaj și genul scris al unui articol). Practic, fiecare gen de discurs aparține unui stil specific de vorbire, dar există și genuri inter-stil, de exemplu: articol, eseu, eseu (științific și jurnalistic), interviu (jurnalistic și afaceri oficiale).

Stilul oficial de afaceri este unul dintre stilul de carte, folosit în domeniu relații de afaceri, documente de afaceri, adică legi, documente, acte, acorduri, regulamente, acte, corespondență oficială etc.

Scopul acestui stil este de a transmite informații și de a oferi instrucțiuni. Stilul oficial de afaceri se caracterizează prin acuratețe, lipsă de ambiguitate, caracter impersonal, standardizarea construcției textului și caracterul prescriptiv obligatoriu al textului.

Acest stil se caracterizează prin:

1) folosirea vocabularului și frazeologiei oficiale, care practic nu sunt folosite în alte stiluri: ultimatum, anulare, corp diplomatic etc. Stilul oficial de afaceri necesită o anumită cantitate de birocrație. În vocabular, se poate observa și utilizarea frecventă a cuvintelor complexe, care sunt mai economice decât expresii similare: proceduri judiciare, chiriaș etc. Utilizarea pe scară largă a substantivelor verbale: sens, decizie, dezvoltare; prepoziții denominative: pe subiect, de-a lungul liniei, după expirarea (perioadei) etc.

2) utilizarea structurilor sintactice complexe

3) folosirea propozițiilor nominative: Remunerarea pentru muncă. Securitatea și sănătatea în muncă.

Stilul oficial de afaceri se caracterizează prin utilizarea următoarelor mijloace lingvistice:

la nivel de vocabular:

utilizare nume complete, datele exacte;

vocabular de carte (datorită, în timpul, datorită faptului că, fi caracterizată);

utilizarea cuvintelor în sens direct;

lipsa vocabularului expresiv și evaluativ;

folosirea frecventă a substantivelor verbale (testarea, folosirea, efectuarea);

prezența cifrei de afaceri standardizate (după expirarea perioadei, în modul prescris, intră în vigoare legală);

posibilități limitate de substituție a sinonimelor, repetări lexicale frecvente;

la nivel morfologic:

absența pronumelor personale, în special persoanele I și a II-a, în locul cărora se folosesc nume proprii, nume proprii sau denumiri speciale (Client, Antreprenor), precum și verbe sub formă de persoane I și a II-a;

la nivel sintactic:

complicarea unei propoziții simple cu fraze izolate, membri omogene;

împărțirea clară a textului în blocuri semantice, de obicei folosind subtitluri și design digital al paragrafelor.

Stilul oficial de afaceri se caracterizează atât prin metode monologice de organizare a discursului, cât și prin dialog (o conversație între două persoane) sau polilog (o conversație între mai multe persoane).

Genuri principale: monologuri - ordin, ordin oficial, instrucțiune, declarație, cerere, plângere (plângere), recomandare, raport, recenzie; genuri de polilog - întâlnire, întâlnire, negocieri, interviu.

Caracteristicile stilului formal de afaceri:

Lipsa pronumelor personale;

Denumirea completă personaje indicarea statutului lor social;

Înlocuirea lor în viitor cu denumiri speciale Autor, Companie;

Cifra de afaceri standardizată: prezentul acord, după cum urmează, denumit în continuare, este valabil pe baza:

O indicare exactă a locului și a orei încheierii contractului;

Complicarea unei propuneri simple de către diverși membri separați - vezi prima teză a tratatului;

Împărțirea textului în blocuri folosind subtitluri și notație digitală.

Informațiile documentate trebuie prezentate cât mai clar, clar și fără ambiguitate posibil - aceasta este cerința de bază a comunicării scrise de afaceri. În consecință, se impun cerințe speciale asupra mijloacelor lingvistice și stilului de prezentare a informațiilor din document:

Respectarea normelor lexicale, gramaticale, stilistice care asigură acuratețea și claritatea prezentării;

Neechivocitatea cuvintelor și termenilor folosiți;

Tonul neutru al prezentării.

Nerespectarea acestor cerințe, pe de o parte, face dificilă lucrarea cu documente și, pe de altă parte, privează sau reduce semnificația lor legală și practică.

Acuratețea semantică a unei declarații scrise este în mare măsură determinată de acuratețea utilizării cuvintelor, adică de utilizarea cuvintelor în funcție de semnificațiile lor. Un cuvânt din textul unui document ar trebui folosit doar într-un singur sens, acceptat în scrisul oficial de afaceri. În acest sens, dificultățile de utilizare pot fi cauzate de cuvintele paronime (cuvinte apropiate ca sunet, înrudite, cuvinte cu aceeași rădăcină, dar care diferă în sens). De exemplu: prezenta (prezenta, arata: depune un raport) - furniza (da ceva pentru folosinta, comanda cuiva: da un certificat); conduită (a efectua ceva: a ține o întâlnire) - a produce (elabora, fabrica: produce mărfuri).

Neatenția la nuanțele de sens și culorile cuvintelor sinonime poate duce și la încălcări semantice în textele documentelor. Deci, de exemplu, cuvintele construi (neutru din punct de vedere stilistic), erect (colorare stilistică - „înalt”), construi (creează ceva complex din punct de vedere tehnic); erect (construiește ceva semnificativ; înalt) diferă în culori stilistice, nuanțe de semnificație și, drept consecință, au compatibilitate diferită. Deci, de exemplu, sintagmele „construiți un depozit”, „construiți un pod”, „ridicați un arc” sunt corect compuse; combinațiile dintre construirea unui depozit, construirea unui chioșc, ridicarea unei clădiri rezidențiale sunt incorecte din punct de vedere stilistic.

Nu este de dorit să se folosească profesionalisme în textele documentației de afaceri (de exemplu, transplant în loc de transplant; cardan în loc de dispozitiv de cardan etc.). Domeniul de aplicare a profesionalismului este, de regulă, vorbirea orală, utilizarea lor în comunicarea scrisă de afaceri este o eroare de stil; De exemplu, finalizat în loc de construcție finalizată, neterminat în loc de construcție neterminată; studenți de zi în loc de studenți cu normă întreagă, fără numerar, fără numerar în loc de plată fără numerar.

Termenii utilizați în documentația de afaceri trebuie să fie înțeleși atât pentru autor, cât și pentru destinatar. Dacă termenul este folosit rar și semnificația lui poate fi neclară, ar trebui să recurgeți la una dintre metodele sugerate:

Dați o definiție oficială a termenului, de exemplu:

factoring - vânzarea dreptului de a colecta datorii;

Clarificați și extindeți conținutul termenului cu cuvinte de vocabular neutru, de exemplu: ... neîndeplinirea contractului a fost cauzată de forță majoră (ploile abundente au spălat căile de comunicare cu centrala);

Eliminați termenul și înlocuiți-l cu un cuvânt sau o expresie înțeleasă în mod obișnuit.

Dificultățile în perceperea textului unui document pot fi cauzate de utilizarea nejustificată a cuvintelor împrumutate. Cel mai greseala tipica- utilizarea nemotivată a cuvintelor străine în locul celor deja existente pentru a desemna concepte de cuvinte familiare, de exemplu:

Cuvintele și expresiile care au căzut din uz (arhaisme și istoricisme) nu trebuie folosite în documente. Ar trebui să scriem nu în același timp în care regizăm, ci regizăm; nu anul acesta, ci anul acesta (anul curent); Prin prezenta nu informăm, ci informăm; Prin prezenta nu se întocmește actul, ci se întocmește actul.

Când se utilizează numere în textele documentelor, trebuie amintit că numerele cu o singură cifră sunt reproduse ca un cuvânt, iar dacă există o indicație a măsurii - ca un număr (nu mai mult de cinci zboruri, dar 9 kg). Numerele compuse se scriu în cifre, cu excepția cazurilor în care cifra este la începutul propoziției (O sută de titluri de CD-uri, dar comisia a respins 15 obiecte). Numerele ordinale sunt scrise cu terminațiile majusculelor indicate (până la a 16-a cifră). În documentele financiare, împreună cu o înregistrare digitală, se oferă o transcriere verbală.

Aspectele standard ale limbajului scrisului de afaceri includ unificarea abrevierilor utilizate pe scară largă în scrisori de afaceri. Sunt prescurtate cuvintele și expresiile caracterizate prin frecvența mare de utilizare, precum și termenii, numele organizațiilor, actele juridice cunoscute, codurile de legi etc. Abrevierile utilizate în textele documentelor sunt supuse anumitor reguli:

1. Abrevierile trebuie să fie consecvente pe tot parcursul documentului. Este inacceptabil să abreviați același cuvânt (expresie) în moduri diferite sau să îl scrieți integral într-un loc și prescurtat în altul.

2. Nu poți scurta un cuvânt dacă este singurul membru al unei propoziții.

3. Abrevierea nu este permisă dacă poate duce la o interpretare diferită sau ambiguitate în percepția frazei.

4. Abrevierea unui cuvânt la o literă nu este permisă, cu excepția cazurilor de abrevieri de text tradiționale, cum ar fi: g (an), g. (frunză, foi), p. (sat), r. (râu), element (punct), etc.

Caracteristicile stilului oficial de afaceri remarcate mai jos sunt un fapt obiectiv al limbajului utilizarea lor în textele documentelor este firească și fixată de tradiție. O încălcare a normei de stil funcțional este utilizarea mijloacelor lingvistice care nu sunt inerente stilului de afaceri, care contrazic cerințele de logică, acuratețe și concizie a limbajului documentelor și documentelor de afaceri. Acestea sunt, în primul rând, cuvinte și unități frazeologice de colorare colocvială și expresivă emoțional.

În limbajul documentelor și documentelor de afaceri sunt utilizate pe scară largă următoarele:

Termeni si profesionalisme in concordanta cu subiectul si continutul documentelor oficiale. În primul rând, aceștia sunt termeni legali, diplomatici și contabili (import, contract, întârziere, suprataxă, ofertă, cerere etc.).

Cuvinte non-terminologice folosite în primul rând în discursul administrativ și clerical (propriu, datorat, mai sus, subsemnat, înaintat, prezent (acesta) etc.).

Substantivele sunt nume de persoane pe baza unei acțiuni sau relații (chiriaș, martor, angajator, reclamant, pârât etc.). Substantivele care denotă poziții și titluri sunt folosite în vorbirea de afaceri numai în formă masculină (martor Fedorova, ofițer de poliție Savelyeva, profesor Emelyanova etc.).

Substantive verbale. Printre acestea, un loc aparte îl ocupă substantivele cu prefixul not (neîmplinire, negăsire, neîmplinire, nerespectare, nerecunoaștere etc.).

Prepoziții denominative complexe care exprimă aspecte standard ale conținutului (în scopul, în raport cu, în virtutea, de-a lungul liniei, parțial etc.).

Prepoziția po cu cazul prepozițional pentru a desemna perioade de timp (după împlinirea vârstei de optsprezece ani etc.).

Fraze stabile de tip atributiv-nominal cu colorarea unui stil de afaceri oficial (beneficiu unic, autorități superioare, procedură stabilită, considerație prealabilă etc.).

„Divizați” predicatele (a oferi asistență, a reconstrui, a efectua o investigație etc.) în contrast cu formele lor verbale paralele (a ajuta, a reconstrui, a investiga etc.).

„Înșirarea” cazului genitiv într-un lanț de substantive (... pentru aplicarea măsurilor de influență socială;... în scopul unei largi publicitate a activității organelor de control de stat etc.).

Declarații prin negație, în care destinatarul autorizează acțiuni administrative. Inițiativa acestor acțiuni nu vine de la destinatar (Ministerul nu se opune..., Colegiul nu respinge..., Consiliul Academic nu respinge... etc.).

Vocea pasivă, dacă este necesar, subliniază faptul că o acțiune a fost finalizată (plată garantată; propunere aprobată; documentație returnată etc.). Vocea activă este folosită atunci când este necesar să se indice o anumită persoană sau organizație ca subiect al răspunderii legale (Uzina Electrostal întrerupe aprovizionarea cu materii prime; șeful cooperativei nu a asigurat respectarea standardelor de siguranță etc.).

Aspectul persuasiv al unui mesaj de afaceri merită și el o atenție deosebită. Experții notează că conținutul informațional și caracterul persuasiv al unui document oficial se realizează prin utilizarea unor formule lingvistice care au forță juridică, prezentarea tuturor împrejurărilor cauzei în interrelația lor, utilizarea unor propoziții subordonate care reflectă relații cauză-efect. , și cuvinte aliate care formează un context logic. Principala condiție pentru credibilitatea oricărui document este evidența acestuia. Doar faptele exacte, incontestabile ar trebui să stea la baza unui mesaj de afaceri. Persuasivitatea scrisorii depinde și de capacitatea compilatorilor săi de a-și exprima interesele întreprinderii la care este trimisă.

Limba și stilul lucrărilor oficiale diferă de limba și stilul mesajelor în care apar autorii ca indivizi. Destinatarii și destinatarii corespondenței oficiale sunt subiecte ale relațiilor juridice, iar un mesaj de afaceri poate servi ca subiect de evaluare juridică directă. Stilul de prezentare în mesajele de afaceri este formal și logic. Se caracterizează prin uscăciune și precizie maximă în prezentarea gândurilor. Principalele sale caracteristici sunt: ​​neutralitatea, caracterul transpersonal al prezentării, unificarea, tipificarea mijloacelor de vorbire și standardizarea termenilor, restrângerea gamei mijloacelor de vorbire utilizate, repetarea formelor de limbaj individuale în anumite secțiuni ale textelor documentului.

Stilul oficial de afaceri este stilul de comunicare oficială, corespondență de afaceri, comenzi, anunțuri, documentație și proceduri judiciare. Acest stil este cel mai închis și mai conservator din sistemul de stil.

1. Limba și stilul documentelor oficiale

Stilul este o caracteristică a limbajului, manifestată în selecția, combinarea și organizarea mijloacelor lingvistice în legătură cu sarcinile de comunicare. Există astfel de stiluri funcționale, de ex. stiluri distinse în conformitate cu funcțiile principale ale limbajului asociate unui anumit domeniu de activitate umană, cum ar fi jurnalistic, științific, artistic și literar, colocvial, oficial și de afaceri.

Orice informație are nevoie de o limbă în care să fie înregistrată, transmisă și percepută. Acest proces complex poate fi efectuat folosind o terminologie specială - o componentă de bază a oricărui stil funcțional. Stilul de comunicare oficială de afaceri între oameni din diferite sfere ale vieții: economic, socio-politic și cultural - s-a format sub influența necesității de a prezenta faptele cu extremă acuratețe, concizie, specificitate și de a evita ambiguitatea. Stilul oficial de afaceri este un tip funcțional de limbaj care servește sfera relațiilor oficiale de afaceri în principal în formă scrisă.

Lucrările de afaceri pot fi variate ca gen și conținut, ca volum și expresie lingvistică. Majoritatea lucrărilor de afaceri sunt legate în conținutul lor de sfera comunicării non-individuale (deși persoane private sunt implicate și în activități relevante), dar aspectul individual-personal nu se reflectă în limbajul și stilul documentului. Funcția stilului de afaceri este aceea că respectarea formei cerute pentru transmiterea conținutului dă motive pentru a considera documentul ca activitate oficială. Prin urmare, limbajul lucrărilor de afaceri se caracterizează prin rigoare stilistică și obiectivitate a prezentării. Într-un stil de afaceri oficial nu ar trebui să existe emoționalitate, evaluare subiectivă și colocvialism. Acesta este ceea ce aduce stilul lucrărilor de afaceri mai aproape de un stil moderat livresc, științific, dar impersonalitatea modului de prezentare este o trăsătură caracteristică limbajului documentelor.

Întrucât documentele au legătură cu norma legala, obiectivitatea în stilul de prezentare este subliniată de caracterul afirmativ și prescriptiv al documentului. De regulă, documentele sunt întocmite astfel încât fie să se țină seama de informațiile conținute în ele, fie să fie în mod necesar executată decizia corespunzătoare. Actele instanței, parchetului, poliției și administrației sunt scrise într-un stil de afaceri oficial. „Astfel de documente se bazează pe analiza științifică a relațiilor sociale, prin urmare trebuie să fie exacte și cât mai succinte posibil, iar acest lucru trebuie realizat folosind mijloace lingvistice adecvate. O trăsătură caracteristică a stilului oficial de afaceri este utilizarea cuvintelor în sensul lor specific. Pentru a evita erorile în documentele oficiale nu ar trebui să fie permis să se combine informatii de afaceri cu elemente de jurnalism (de exemplu, în proiecte de hotărâri, unele tipuri de reportaje, protocoale etc.).

Caracteristici ale stilului oficial de afaceri

Ca structură holistică, orice document trebuie să îndeplinească anumite cerințe. Acest

Prezentarea scurtă și compactă a materialului oficial;

Acuratețea și certitudinea formulării, claritatea și uniformitatea termenilor;

Secvența utilizării tehnicilor tehnice de legiferare.

Stilul oficial de afaceri se caracterizează prin utilizarea cuvintelor numai în acele sensuri care sunt recunoscute ca normă de utilizare literară generală, precum și în accepțiuni tradiționale specifice documentelor de afaceri, care nu încalcă uniformitatea lor stilistică și corespund tendinței generale. de standardizare a limbajului de afaceri.

Selectarea vocabularului necesită o atenție atentă la sensul lexical al cuvintelor. Necunoașterea sensului lexical al cuvintelor individuale duce la erori precum: „este necesar să se îmbunătățească serviciile zootehnice și veterinare pentru creșterea animalelor” (se poate îmbunătăți serviciul de creștere a animalelor, dar nu de creșterea animalelor), „reducerea costului de producție”. ” (puteți reduce prețul mărfurilor, produselor, dar nu și costul; o posibilă opțiune: „reduceți prețul de cost”).

Nu este permisă folosirea neologismelor, chiar și a celor formate pe modele tradiționale, de exemplu, „constructor”, „reorganizare”, precum și a cuvintelor legate de vocabularul colocvial, de exemplu, „secretar”, „asistent de laborator”.

Dacă alegeți incorect un cuvânt dintr-un număr de rădăcini similare care diferă ca înțeles, puteți distorsiona sensul. De exemplu, cuvintele „prezent” și „oferiți” sunt adesea confundate. Introduce- 1) prezentați, informați („prezentați o listă de „angajați”, „oferiți dovezi”); „prezentare la rangul următor”, „a prezenta ordinului”; o imagine a bătăliei”), 6) a înfățișa, a arăta (a prezenta în mod amuzant”). Furnizați –

1) pune la dispoziția sau folosirea cuiva („furnizează un apartament”, pune la dispoziție vehicule”); 2) dați dreptul, posibilitatea de a face, de a pune în aplicare ceva („dați concediu, „dați cuvântul”); H) vă permit să acționați independent sau să-l lăsați nesupravegheat („a lăsa singur”, „a lăsa lucrurile la voia întâmplării”).

Incapacitatea de a exprima un gând corect și concis duce la următoarele erori: „în luna aprilie” (aprilie este doar o lună, altceva), „mesaj informativ” (orice mesaj conține informații) etc. Repetări de genul: „ beneficii iar din este beneficii ovaniya", " urmări convenabil de luat în considerare urmări fapte confortabile”, „date yavl complet despre yavl apare in conditiile"...

Documentele oficiale bazate pe text nu se caracterizează prin utilizarea frazeologiei figurative sau a frazelor cu nuanțe stilistice reduse.

Figuri de stil standard precum: „în legătură cu ordinul Guvernului”, „în vederea acordării de asistență financiară”, „în legătură cu situația dificilă care a apărut...” - sunt reproduse constant în documente oficiale, dobândesc un caracter stabil şi în rolul lor sunt apropiate de unităţi frazeologice . În limbajul documentelor, acestea îndeplinesc aceeași funcție ca și combinațiile stabile, cum ar fi „a lua în considerare”, „a aduce în atenție”. Dar dacă normele sunt încălcate din cauza necunoașterii particularităților utilizării unei anumite unități frazeologice, apar erori. De exemplu, verbul „permite” („a permite”) în sensul „a face ceva, a se comite” este de obicei combinat cu cuvintele „încălcare”, „eroare”, „calcul greșit” și alte substantive care caracterizează negativ fenomene, dar nu numiți o acțiune specifică: „permiteți grosolănia, aroganța”. Combinații precum: „a permite defecte (defecte, avarii, furt)”, în care substantivele indică rezultatul erorilor, calculelor greșite etc., sunt incorecte.