Oblika pojasnila. Pojasnilo o napaki pri delu

Pisna pojasnila postanejo obvezna le v nekaterih primerih. Najpogostejši je pri presoji utemeljenosti razlogov disciplinski prekršek delavec (kršitev delovnih predpisov s strani zaposlenega, delovne obveznosti). To zahteva postopek prijave disciplinski ukrep po čl. 193 delovnega zakonika (v nadaljnjem besedilu: delovni zakonik Ruske federacije), kar lahko povzroči ne le opomin ali opomin, ampak tudi odpuščanje. Vse je odvisno od okoliščin, ki jih je treba urediti. Pojasnjevalno pismo v tem primeru dokumentira in vodstvu posreduje položaj zaposlenega, njegovo vizijo situacije, njegove argumente.

Fragment dokumenta

Delovni zakonik Ruske federacije. 193. člen "Postopek za uporabo disciplinskih sankcij"

Pred uveljavitvijo disciplinskega ukrepa mora delodajalec od delavca zahtevati pisno pojasnilo. Če po dveh delovnih dneh zaposleni ne poda navedenega pojasnila, se sestavi ustrezen akt.

Če delavec ne da pojasnila, ni ovira za uvedbo disciplinskega ukrepa.

Disciplinski ukrep se uporabi najpozneje v enem mesecu od dneva odkritja kršitve, ne da bi se upošteval čas bolezni zaposlenega, njegovo bivanje na dopustu in čas, potreben za upoštevanje mnenja predstavniškega organa. zaposlenih.

Disciplinske sankcije se ne sme uporabiti pozneje kot šest mesecev od dneva storitve prekrška, na podlagi rezultatov revizije, inšpekcijskega nadzora finančnih in gospodarskih dejavnosti ali revizije - pozneje kot dve leti od dneva storitve. V navedene roke se ne všteva čas kazenskega postopka.

Za vsako disciplinsko kršitev se lahko izreče samo ena disciplinska sankcija.

Odredba (navodilo) delodajalca o uporabi disciplinske sankcije se obvesti zaposlenega proti podpisu v treh delovnih dneh od dneva objave, ne da bi se upošteval čas odsotnosti zaposlenega z dela. Če se zaposleni noče seznaniti z navedenim ukazom (navodilom) proti podpisu, se sestavi ustrezen akt.

Zaposleni se lahko pritoži na disciplinsko sankcijo pri državnem inšpektoratu za delo in (ali) pri organih za obravnavo individualnih delovnih sporov.

Toda pojasnila se lahko sestavijo tudi iz drugih razlogov, čeprav ostaja vidik "potrebe po utemeljitvi" (navsezadnje se v drugih primerih uporabljajo uradni in memorandumi). Na primer, med preiskavo okoliščin škode na premoženju delodajalca in določanjem njenega zneska po čl. 247 delovnega zakonika Ruske federacije.

Zahteva za pisna pojasnila

Torej, »pred izrekom disciplinskega ukrepa mora delodajalec od delavca zahtevati pisno pojasnilo«. Kot vidite, zakon ne določa, ali mora biti zahteva za pojasnila ustna ali pisna. V posebej težkih primerih, ko sta tako delavec kot delodajalec zelo resna in nameravata iti, kot pravijo, do bridkega konca, mora delodajalec od zaposlenega zahtevati pisno pojasnilo, da lahko nato potrdi skladnost. s postopkom, predpisanim za izrekanje disciplinskih sankcij v členu 193 delovnega zakonika Ruske federacije (primer 1). Nikoli ni bilo potrjene oblike tega kadrovskega dokumenta, zato ga vsaka organizacija sestavi na svoj način. Tudi vrsta dokumenta, ki se za to uporablja, je drugačna (obvestilo, zahteva, pismo itd.), Čeprav je pravilneje, da se imenuje "povpraševanje", ker v 1. delu čl. 193 zakonika o delu Ruske federacije določa, da je treba "zahtevati" pisno pojasnilo. Obvestilo ima drugačen pomen - informacije so posredovane in ni treba storiti ničesar. Pismo je izhodni dokument, ki se pošlje tretji organizaciji oz posamezniku, zaposleni pa ni tako »tujec«.

Ne smemo pozabiti, da se "disciplinska sankcija uporabi najpozneje v enem mesecu od dneva odkritja kršitve" (3. del 193. člena delovnega zakonika Ruske federacije). Dejstvo njegovega odkritja se potrdi z aktom, ne z zahtevo. Zato je treba ta mesec šteti od datuma odkritja (ki bi v idealnem primeru moral sovpadati z datumom sestave akta) in ne od datuma zahteve za pisna pojasnila.

Od dneva zahteve se šteje še en rok - 2 dni za podajo pisne obrazložitve (glej primer 3). Zato je pomembno ne samo formalizirati zahtevo, ampak tudi dokazati, da je bila izročena zaposlenemu ali da je zavrnil prejem. Če želite to narediti, lahko takoj naredite ustrezne praznine na dnu lista (označene s številkama 1 in 2 v primeru 1): če prvi (podpis ob prejemu zahteve) ni sestavljen, potem drugi je sestavljen (priče potrjujejo dejstvo, da je zaposleni zavrnil prejem tega dokumenta, ta oznaka odpravlja potrebo po pripravi ločenega akta o tej zadevi).

Pisna zahteva za pojasnilo zaposlenega

Besedilo zahteve za pojasnilo zaposlenega o razlogih za odsotnost z dela in podpis

Izračun roka za pisno obrazložitev razlogov za disciplinsko kršitev

Recimo delavec je v ponedeljek, 1. septembra 2014, iz malomarnosti poškodoval lastnino delodajalca, temu so bile priče, še isti dan je bila sestavljena zapisnik. 02.09.2014 je delavka morala dati pisna pojasnila. Rok začnemo šteti naslednji dan:

• 03.09.2014 – 1. dan,
• 04.09.2014 – 2. dan (ko se bo oddaja pojasnila še štela za pravočasno),
• 5. septembra 2014 je že mogoče aktivirati dejstvo nepredložitve pojasnil.

Če je bila zahteva za predložitev pisnih pojasnil zaposlenemu predložena v petek, 9. 5. 2014, sobota in nedelja pa sta njegova prosta dneva (tj. nista vključena v izračun dvodnevnega obdobja), potem je rok za pravočasno oddaja obrazložitve bi se iztekla šele v torek 9.9.2014.

Da se vestni zaposleni ne bi zmedel pri izračunu tega obdobja, je bolje, da v zahtevi takoj navedete določen datum, do katerega je treba predložiti pojasnilo. Tukaj lahko dodate določeno službo/uslužbenca, ki mu jo želite dati (glej drugi odstavek besedila zahteve iz Primera 1). Naslovnik pojasnila (v imenu katerega je sestavljen, na primer generalni direktor) in oseba, na katero naj se prenese (na primer tajnik ali šef). kadrovska služba), bodo najverjetneje drugi ljudje.

Če je imel zaposleni res dobre razloge za vedenje, ki delodajalcu ni bilo všeč, in so na splošno primerni ljudje, potem se ne smete bati pojasnila - prišlo bo v obrambo "obtoženega". Potem ni treba čakati na pisno zahtevo delodajalca. Na njegovo ustno zahtevo je bolje takoj sestaviti pojasnilo in ji priložiti čim več dokazov, da ima prav. Primerno ne samo uradni dokumenti, zadostuje tudi izpis z novičarskega portala o motnjah v delu metroja, s katerim se zamudnik pripelje v službo. Če pride do konflikta med zaposlenimi, potem lahko dobro napisano obrazložitveno pismo celo »potegne« vodstvo na stran svojega avtorja.

V čigavem imenu je napisana pojasnila?

Za točen odgovor na to vprašanje morate preučiti interne delovne predpise, ki morajo veljati v vsaki organizaciji. Najverjetneje piše, da delavec poroča svojemu neposredno nadrejenemu in generalnemu direktorju. Potem, če se kaj zgodi, bo zaposleni napisal pojasnilo, naslovljeno na svojega šefa ali generalnega direktorja.

Lokalni predpisi lahko določijo drugačno hierarhijo: na primer člane delovna skupina poročajo vodji te skupine, kljub temu, da v njej predstavljajo različne oddelke. Vodja skupine sme zahtevati pisna pojasnila le, če je kršitev povezana z delom skupine.

Torej varnostna služba, vodja varnosti kultura podjetja, vodja kadrovske službe nima pravice zahtevati pojasnil od delavcev drugih služb, ki jim niso podrejeni, razen če je to izrecno navedeno v lokalnem predpisi organizacije. Res je, ustrezne pristojnosti teh in drugih uradnikiše vedno lahko prenesete generalni direktor po naročilu (na primer predsedniku komisije za preiskavo določenega incidenta). Glej napise v primerih 1 in 2, označene s klicajem.

Ročno ali na računalniku?

Zakon ne zahteva, da so pojasnila napisana ročno, lahko jih natipkate na računalniku. Toda izkušeni kadroviki zahtevajo pojasnila zaposlenih, napisana samo z lastno roko. To bo delodajalca v primeru delovnega spora pomagalo zaščititi pred nezakonitimi dejanji delavca, ki bi lahko trdil, da je bil »prisiljen« podpisati besedilo, ki ga je že sestavil nekdo drug.

Minimalna zahtevana sestava ročno napisanih elementov, ki jih na obrazložitvi nariše roka zaposlenega, je naslednja:

• delovno mesto,
• osebno noto in
• IN O. Priimek.

Ne morete se omejiti le na rokopisno osebno potezo, ker ... grafološka preiskava ne more nedvoumno identificirati nekaterih podpisov, ki pripadajo določeni osebi. In na podlagi celih besed (položaj in priimek) se to zagotovo da.

Podrobnosti pojasnjevalne opombe

Oblika pojasnila je relativno prosta. Nihče od zaposlenega ne zahteva poglobljenega poznavanja standardov priprave dokumentov, dovolj je upoštevanje zahtevanega minimuma.

V zgornjem desnem kotu lista so v stolpcu zapisani podatki o tem, kdo in kdo je naslovnik pojasnila. Zaposleni mora navesti svojo strukturno enoto, položaj, pa tudi polni priimek, ime in patronim. Ime vrste dokumenta - pojasnilo - se zapiše na sredini, po več vrsticah (običajno z veliko začetnico ali samo z velikimi tiskanimi črkami, kot je prikazano v primeru 4). Primer 5 prikazuje zastarelo različico, kjer je ime vrste dokumenta v celoti napisano z malimi črkami in sledi pika, tj. zdelo se je, da je celotno "glavo" mogoče prebrati v enem stavku; Takšne možnosti oblikovanja so bile prej najdene v aplikacijah.

"Glava" pojasnjevalne opombe

Zastarela različica "glave" pojasnjevalne opombe

pravilnost besedila in uporaba, če je mogoče, uradno poslovnega sloga predstavitve,

samo točni datumi, če je potrebno - čas,

dejstva in razloge za trenutno stanje.

Okoliščine so različne in nepravilno je zahtevati od zaposlenega kratkost v obrazložitvi. Beležka lahko zavzame več listov papirja, vsebuje premi govor in se bere kot dobra detektivka, lahko pa je sestavljena iz ene vrstice. Delodajalec nima pravice delavca omejevati pri taki »ustvarjalnosti«.

Nihče od zaposlenega ne pričakuje, da bo v obrazložitvi dal sklepe in predloge, čeprav mu ne bo mogoče prepovedati, da jih vključi.

Vsebino pojasnila določi le zaposleni, ki ga mora napisati. Šef nima pravice narekovati besedila, izgovarjati stavkov, kot je "to ni razlog", zahtevati prepis ali kako drugače vplivati ​​na vsebino dokumenta. Nekatere organizacije gredo še dlje in pripravijo standardna besedila pojasnil. Zaposleni se ima pravico odločiti, ali jih bo uporabil ali pa bo sam napisal pojasnilo. V njegovem interesu je, da opiše, kaj se je zgodilo, kot se mu zdi pravilno. Delodajalec pa se je dolžan seznaniti z vsemi pojasnili zaposlenega, ne glede na to, ali so mu všeč ali ne.

Označevanje prisotnosti aplikacij

Pojasnilo je sestavljeno. Kaj storiti naprej?

Delodajalec, ko prejme pojasnilo, nanj navede registrsko številko vhodnega dokumenta in obvezno datum prejema.

Po čl. 193 zakonika o delu Ruske federacije, ki smo ga omenili na začetku, ima zaposleni 2 delovna dneva, da napiše pojasnilo. Če po tem času delavec ne poda pojasnila, ima delodajalec pravico sestaviti ustrezen akt o tem. Da bi se zavarovali pred nezakonitimi dejanji s strani delodajalca, je bolje, da zaposleni prijavi svojo pojasnilo v pisarni ali pri tajniku z ustrezno oznako na dokumentu in nato prevzame kopijo pojasnila. s to oznako. Druga možnost: zaposleni lahko napiše pojasnilo v 2 izvodih in obdrži enega od njih, potem ko označi sprejem. Potem nihče ne bo mogel reči, da zaposleni ni predložil pisnih pojasnil v roku, ki ga določa zakon.

Zaposleni različna podjetja včasih se moraš pred nadrejenimi opravičevati za kršitve delovna disciplina, neizpolnitev načrta ter druge prekrške v pisanje. V takih primerih bi morali vedeti, kako pravilno napisati pojasnilo na delovnem mestu, da zmanjšate jezo vodstva.

Kako pravilno napisati pojasnilo, da ne boste kaznovani

Pojasnilo je dokument, ki ga običajno sestavi zaposleni v prosti obliki. Redko se organizacija razvije že pripravljene predloge razlagalni. V njem delavec navede okoliščine in razloge, zakaj je kršil urnik dela ali je storil drugo dejanje (neukrepanje), ki ni bilo všeč upravitelju.

Preden napišete pojasnjevalno opombo v službi (njeno besedilo), je treba dokument pravilno nasloviti. Da ne bi dodatno razjezili svojih nadrejenih, tega ne bi smeli imenovati "razlagalno" ali "razlagalno" ali kar koli drugače. V opombi mora delavec pojasniti svoje vedenje in pokazati pripravljenost, da ga popravi.

Kako napisati pojasnilo na delovnem mestu za odsotnost

Delovni zakonik je precej oster do tistih, ki izostanejo z dela. Odsotnost zaposlenega z delovnega mesta več kot 4 ure mu grozi z odpovedjo - na pobudo organizacije (člen 81 delovnega zakonika Ruske federacije). A na lojalnost delodajalca tudi z manj zamudami zunaj delovnega mesta ne računajte. Verjetna posledica pogostega zamujanja bo pisanje pojasnila.

Preden napišete pojasnilo direktorju ali vodji oddelka, morate natančno preučiti njegovo vsebino. V skladu z zakonom ima zaposleni 2 dni časa, da ga sestavi (člen 193 delovnega zakonika Ruske federacije). Vodstvo mora biti prepričano, da je do odsotnosti ali zamujanja prišlo bodisi zaradi zunanjih okoliščin, na katere podrejeni nikakor ni mogel vplivati, bodisi zaradi situacije, ko občan ni mogel drugače. Računate lahko na razumevanje nadrejenih, če storilec ne pride pravočasno na delo iz naslednjih razlogov:

• nenadna bolezen (zaposlenega ali njegovih družinskih članov);
• pomoč tujcem (na primer, eden od potnikov v podzemni železnici je zbolel in zaposleni je ostal z njim do prihoda rešilca);
• težka prometna situacija zaradi naravne nesreče, terorističnega napada itd.;
• okvara avtomobila ali nesreča;
• zamuda leta po krivdi prevoznika in drugi utemeljeni razlogi.

Kaj napisati v pojasnilu za odsotnost je odvisno od tega, ali njegov avtor res ni mogel pravočasno priti na delo ali pa je to, kar se je zgodilo, njegova krivda. V prvem primeru je dovolj, da jasno navedete okoliščine in v idealnem primeru priložite dokazila, na primer fotografijo prometnega zastoja ali zdravniško potrdilo. Če pa je za to kriv delavec sam (zaspal, pozabil, ni izračunal), naj svojo napako prizna in obljubi, da se to v prihodnje ne bo ponovilo. Podobno razlagalno obliko je treba upoštevati v drugih primerih njegove zasnove.

Kako napisati pojasnilo, če je storjena napaka

Vsakdo lahko naredi napako, tudi zelo dragocen in kompetenten zaposleni. Zato je pomembno vedeti, kako pravilno napisati pojasnilo pri delu, če se to zgodi.

Ne smete vse krivde prevaliti na sodelavce, še bolj pa na nesposobno vodstvo.

Če res, neskladnost delovne obveznosti zgodila v zvezi s čigar dejanjem ali nedelovanjem, je to lahko omenjeno v opombi, priznati pa je treba tudi lastno spregled (če je do njega prišlo). Na primer, če upravnik stranke ni pravočasno poklical in je s tem pokvaril posel, se v pojasnilu ni pravilno sklicevati na to, da na klic ni bil pravočasno opozorjen, ali pisati, da je tel. bil nenehno zaposlen.

Kako pravilno napisati pojasnilo pri delu zaposlenemu, ki je naredil napako, se lahko naučite iz naših spodnjih primerov. Dokument mora vsebovati:

• o nenamernosti storilčevih dejanj;
• odsotnost preteklih pritožb glede njegovega dela;
• za predhodno razpisane zahvale in druge spodbude (če obstajajo);
• za prisotnost olajševalnih okoliščin (utrujenost, težka delovna obremenitev, otrok v bolnišnici, ravnokar vrnjen s pogreba itd.).

Na koncu morate izraziti obžalovanje zaradi napake, ki ste jo naredili, in obljubiti, da je ne boste ponovili.

Kako napisati pojasnilo, naslovljeno na direktorja v zvezi s pritožbo stranke

Zaposleni, ki delajo neposredno z ljudmi, morajo biti dobro seznanjeni z vprašanjem, kako napisati pojasnilo, če stranka prejme pritožbo. Ker so takšni papirji možni.

V zaznamku morajo biti natančno navedene okoliščine, ki so bile povod za pritožbo. Če je konflikt izzvala stranka, je treba to pokazati s sklicevanjem na sopriče, ki lahko potrdijo ta dejstva. Naloga avtorja pojasnila je prepričati nadrejene, da je ravnal v okviru svojih službenih dolžnosti, jih ni v ničemer kršil, prejeta pritožba pa je bodisi posledica nesporazuma bodisi nepoštenih ravnanj stranke. .

Kdaj te lahko odpustijo?

Včasih delavce zanima, koliko pojasnil je potrebnih za odpoved. Odgovor je naslednji: ne gre za število takih opomb, ampak za to, kako se vodstvo nanje odzove. Vodstvo mora ta dokument zahtevati pred uvedbo disciplinskega ukrepa proti podrejenemu (člen 193 delovnega zakonika Ruske federacije).

Prisotnost disciplinske sankcije zoper zaposlenega, ki večkrat ni izpolnil svojih delovnih obveznosti, je eden od razlogov za njegovo odpoved. Vendar pa izdaja pojasnila ne pomeni vedno naložitve "kazni" zaposlenemu v obliki opomina ali opomina. In če je delodajalec zadovoljen s pojasnili zaposlenega in mu ne naloži nobenih kazni, potem se lahko napiše poljubno število takih dokumentov - to ne bo razlog za odpuščanje na pobudo organizacije.

Primeri pojasnjevalnih opomb

Kot že omenjeno obrazložitveni organizacijski obrazec običajno ni pripravljen. Podan je kriv podrejeni Prazen list, ki ga izpolni sam.

Najprej je sestavljen obrazložitveni naslov, ki navaja:

• v imenu katerega je dokument sestavljen (naveden je položaj vodje, organizacije ali oddelka, ki ga vodi, in njegovo polno ime);
• kdo je zapisnik sestavil (položaj, oddelek, polno ime).

Obrazec pojasnjevalne opombe, čeprav brezplačen, poleg glave zahteva več obveznih podrobnosti:

• Naslov dokumenta;
• njegov glavni del (neposredna pojasnila zaposlenega);
• datum opombe;
• podpis avtorja (sledi dešifriranje).

Predlogo obrazložitve si lahko ogledate spodaj.

Besedilo je sestavljeno v prosti obliki, vendar mora sam dokument vsebovati številne obvezne podrobnosti:

• naslovnik - polno ime in položaj vodje, ime organizacije, dokument mora imeti navedbo, komu je namenjen;
• naslov dokumenta in njegov naslov;
• datum pisanja;
• podpis zaposlenega;
• besedilo, ki opisuje dogodek in pojasnjuje, kaj se je zgodilo.

Glavni poudarek naj bo na besedilu. Treba je na kratko in jedrnato opisati situacijo - kakšna napaka je bila storjena pri delu, kakšne posledice je ta napaka povzročila za dejavnosti organizacije.

Besedilo naj bo jedrnato in jedrnato. Pojasnila ne bi smeli spremeniti v esej, še vedno je pomemben dokument, namenjen vodji organizacije. Prekomerne informacije in čustva lahko sprožijo nepotrebna vprašanja vodstva, zato je vredno pisati jedrnato in jedrnato.

Po opisu napake, ki jo je naredil zaposleni, je treba napisati razloge za to. Poskusiti moramo navesti cilj in dober razlog. Če pa to ni mogoče, ne smete prevaliti krivde na druge, kriviti druge zaposlene tega ne bo odobrilo. Bolje je, da se poskusite sklicevati na trenutne okoliščine - veliko delovno obremenitev na delovnem mestu, velik in stalen pretok strank, mehansko napako zaradi napornega dneva, slabo zdravje ali drug razlog.

Če delavec prizna svojo krivdo za napako, mora izraziti svoje obžalovanje, zagotoviti vodstvu, da se takšna napaka ne bo ponovila v prihodnje, in prepričati vse, da bodo sprejeti vsi potrebni ukrepi, da se to ne zgodi.

Primer pojasnila o napaki pri delu:

Direktorju Alpha LLC

Tupoljev A.A.

od računovodje

Kuharkina A.P.

Pojasnjevalno pismo

o napaki pri izpolnjevanju dokumentov

26. 8. 2015 sem na dobavnici št. 432 napačno navedel cene izdelkov in na računu št. 564 so bile napihnjene za 10 %; Kupec, ko je videl napihnjene cene, ni hotel sprejeti blaga, zato se je vrnil v skladišče Alpha LLC.

Do napake je prišlo zaradi povečanega obsega dela na dan priprave dokumenta. 26. avgusta je bil moj partner odsoten zaradi bolezni, zato je morala delo opravljati v dvoje. Dokumenti so bili pripravljeni ob koncu delovnega dne, ko je huda utrujenost povzročila nepazljivost pri opravljanju dela.

Priznam svojo napako. V prihodnje bom skušal biti bolj pozoren na svoje delo in izpolnjevanje dokumentov.

26.08.2015 Kuharkina A.P.

Kot primer predlagamo tudi prenos vzorca pojasnila s spodnje povezave.

Vzorec pojasnila o napaki pri delu - .

Razprava: 5 komentarjev

Pozdravljeni, ob odpustu sem preplačal, moram napisati pojasnilo.

Odgovori

1. Pozdravljena Elena.
   Pišite v prosti obliki, navedite razlog za preplačilo - nepazljivost, delovna obremenitev, utrujenost, nekdo raztresen, napačni začetni podatki itd. Uporabite vzorec v članku.

   Odgovori

Zdravo! V podjetju, iz katerega sem bil 18.11.2016 odpuščen, je prišlo do preverjanja statistike, ki je razkrilo izkrivljanje podatkov o prijavi 12 ton. Zoper mene so sestavili poročilo in zapisnik. Jutri je sojenje. Napisati moram pojasnilo, da če me bodo kaznovali, bo to minimalno. IN opis dela odgovornosti so navedene: "Priprava vzpostavljenih poročil." Po naročilu nisem bil odgovoren za to poročilo. + poleg tega sem bil na bolniški in na dopustu in ne vem kdo je posredoval podatke za izvid. Na splošno moramo jutri vse razložiti sodniku.

Odgovori

Pozdravljeni, povejte mi, kako napisati pojasnilo. Delam kot medicinska sestra v laboratoriju za hemodializo. V programu Nephron sem naredil napako. V mesecu avgustu. In zdaj po inšpekcijskem nadzoru zahtevajo pojasnilo. Od junija tega leta delam na hemodializi. In zato avgusta tega programa še nisem prav razumel. In ne vem kaj naj naredim

Odgovori

1. Živjo Veronika.
   Torej napišite, niste imeli zadostne ravni znanja s področja programa, imeli ste malo izkušenj. Naredili ste napako, zato v obrazložitvi napako priznajte in obljubite, da boste bolj pozorni.

   Odgovori

Če boste kdaj morali napisati pojasnjevalno opombo in kot kaže praksa, se takšni primeri dogajajo precej pogosto, potem to storite kompetentno in pravilno. Ne podcenjujte tega dokumenta. Resen pristop bo pomagal preprečiti nadaljnje nesporazume in disciplinske ukrepe. Pri tem vam bo pomagal ta članek. Spoznali bomo, kako napisati pojasnjevalno opombo, katere vrste obstajajo in zahteve zanjo. Poleg tega te informacije bo koristno za vodje in osebe, katerih pristojnosti vključujejo to vprašanje.

Kaj je pojasnjevalna opomba?

V splošnem pomenu besede je treba pojasnjevalno opombo razumeti kot poseben poslovni dokument, ki je sestavljen za pojasnitev posameznih določb glavnega dokumenta (načrta, poročila, projekta) ali podaja komentar o razlogih za katero koli dejstvo, dogodek ali dejanje.

Veliko število različic in sort tega dokumenta lahko razdelimo v dve skupini.

Vrste pojasnil

1. Spremljanje glavnega dokumenta ali podajanje pojasnil o njegovih posameznih določbah.
2. Pojasnila o vsakem incidentu, dejanjih, trenutnih situacijah in vedenju posamezne zaposlene organizacije. To je najpogostejša vrsta dokumenta, ki ga sestavijo zaposleni v organizaciji na zahtevo neposrednega ali nadrejenega vodje. Zadevajo odnose, ki nastanejo v procesu dela in proizvodne dejavnosti. Praviloma je pojasnilo direktorju napisano v zvezi s pojavom izrednih razmer, kršitvijo delovne in (ali) proizvodne discipline, disciplinskimi prekrški in kršitvami itd. V teh primerih je delodajalec dolžan zahtevati od zaposlenega (glede na delovni zakonik 193. člen RF), saj ga zakonodajalec obravnava kot obliko samoobrambe. Tako je pojasnilo (vzorec spodaj) sestavni del sestavni del postopek privedbe zaposlenega do disciplinske odgovornosti.

Sestava pojasnjevalne opombe

Za prvo vrsto dokumentacije vpis v tiskani obliki je obvezna zahteva za drugo, sprejemljivo je ročno napisano besedilo na standardnem listu A4. Vsak bi moral vedeti, kako napisati pojasnilo in kaj vanjo vključiti, saj se to v praksi dogaja zelo pogosto. Ne glede na to, kako zgleden zaposleni ste, so situacije različne in pred njimi nihče ni imun. Struktura pojasnjevalne opombe vključuje naslednje obvezne elemente:

• podrobnosti o naslovniku;
• ime dokumenta, navedba vrste;
• naslov besedila (začne se s predlogom "O (Ob) ...");
• glavno besedilo;
• datum pisanja dokumenta;
• osebni podpis.

Pojasnilo (vzorec je podan spodaj) v vsebinskem delu naj odraža objektivne podatke o dogodkih in konkretnih dejstvih ter vsebuje jasna pojasnila. Glavno besedilo odraža osebni položaj zaposlenega v trenutni situaciji, njegov odnos do storjenega prekrška in posledic. Če delavec prizna svojo krivdo pri storitvi kaznivega dejanja, potem lahko to odraža v vsebinskem delu, nakazuje svoje obžalovanje za to, kar je storil, in obljubi, da tega v prihodnje ne bo ponovil. Če se meni, da je nedolžen, potem obstaja možnost, da izrazi svoje stališče in predloži svoje argumente in potrebne dokaze.

Če povzamemo, lahko rečemo, da je pojasnilo primer, kako se lahko zaposleni zaščiti v primeru sporne situacije. Njegova pojasnila bistveno prispevajo k delodajalčevi objektivni presoji določenega dejstva in omogočajo ugotovitev vseh okoliščin storjene kršitve ter po potrebi izberejo pravičen disciplinski ukrep.

Obveščanje zaposlenega, da poda pojasnilo

Kot je bilo že omenjeno, je delodajalec dolžan od svojega zaposlenega zahtevati pisno pojasnilo pred uporabo disciplinske sankcije (člen 193 delovnega zakonika Ruske federacije). Poleg tega je določen rok, v katerem je treba podati pojasnilo - dva delovna dneva. Glede na to, da zakonodajalec dodeli določen čas, mora delodajalec dokumentirati datum, ko je od svojega zaposlenega zahteval zapisnik. Obvezna zahteva o tem ni govora, vendar bi bil s praktičnega vidika tak dokument uporaben. Prvič, to je začetni datum, in drugič, dokumentarni dokazi, da pravice zaposlenega niso bile kršene. Spodaj podajamo primer, da bo jasno, kaj naj bo v njem navedeno in kako to napisati. Zahteva se obrazložitev na pismu, ki ga podpiše predstavnik delodajalca, ki je pristojen za izrekanje disciplinskih sankcij. Običajno je to vodja ali oseba, na katero je bilo to pooblastilo preneseno.

Primer obvestila

Namestnik glavnega zdravnika

Kukuškin R.R.

O podaji pisne obrazložitve

Zaradi nepravilna izvedba Vaše delovne obveznosti, ki so imele za posledico odsotnost z delovnega mesta v času od 21.12.14 do 23.12.14, prosim za pisno obrazložitev. to dejstvo v kadrovsko službo do 26.01.2014 do 18:00 ure.

Glavni zdravnik (podpis) Sorokin P.P.

Prejeto obvestilo 24.1.2014

Namestnik glavnega zdravnika (podpis) Kukushkin R.R.

Lahko pride do situacije, ko zaposleni noče prejeti in podpisati takega dokumenta, obrazložitev dela pa je napisana z zamudo, ko ni več mogoče uporabiti disciplinskega ukrepa in so vsi roki potekli. V tem primeru je lahko naslednja možnost komisijska vročitev obvestila, to je v prisotnosti neposrednega vodje, predstavnika sindikata, pravnega svetovalca organizacije in drugih zainteresiranih strani. Če pride do zavrnitve, je vredno sestaviti akt s podpisi vseh prisotnih. S tem potrjujete skladnost z določili čl. 193 delovnega zakonika Ruske federacije.

Pojasnilo (vzorec) za delo: primer št. 1

Najpogostejše situacije so povezane z absentizmom ali zamujanjem na delo.

Poveljniku vojaške enote 65487

Polkovnik Sidorov S.S.

Od uslužbenca Ministrstva za obrambo Ruske federacije, uradnika

Volkova R.L.

Pojasnjevalno pismo

Jaz, Roman Lvovič Volkov, sem 16. maja 2014 zamujal v službo 4 ure. Glede na bistvo trenutne situacije lahko pojasnim naslednje. Danes zjutraj, ko sem bil na poti v službo lasten avto, bil sem priča nesreči. V zvezi s tem je bil prisiljen pričati prometnim policistom. Trajalo je kar dolgo. Prilagam kopijo protokola kot dokaz in potrdilo inšpektorja prometne policije P.P.

Primer št. 2

Direktorju trgovine Parus

Malinina M.M.

Od vodje skladišča

Smorodintseva S.S.

Pojasnjevalno pismo

Jaz, Smorodintseva Sofia Semenovna, sem 30. decembra 2014 zamujala na delo 2 uri. Dejstvo je, da sem dan prej kupil novo uro z budilko. Ker nisem povsem razumel mehanizma, sem napačno nastavil časovnik in zaspal eno uro. Zavedam se svoje napake. Obljubim, da se to v prihodnje ne bo več dogajalo.

Opomba o napaki: Primer

Tudi tovrstni dokumenti se najdejo precej pogosto. Napake so lahko različnih vrst, ki se nanašajo na praktične dejavnosti, dokumentacijo itd. V tem primeru se upošteva situacija z neizpolnjevanjem delovnega načrta.

Direktorju LLC "Much Money"

Monetkina L.D.

Od glavnega specialista Bumazhkina R.M.

Pojasnjevalno pismo

O neizpolnitvi plana za september 2014

Jaz, Ljudmila Denisovna Monetkina, sem analizirala trenutno situacijo v zvezi z neizpolnitvijo načrta za sklenitev posojilne pogodbe, pojasnjujem naslednje. Težava je povezana s pomanjkanjem zaposlenih, saj so v enem mesecu odpustili dva strokovnjaka, namesto njih pa niso zaposlili nikogar. Preostala dva zaposlena ne zmoreta obsega dela, čeprav delata nad normo.

Sestava akta o tem, da zaposleni ni predložil pojasnila

Če po izteku določenega roka zaposleni ni predložil pojasnila (zgornji primer), potem mora delodajalec v skladu z določenim členom delovnega zakonika Ruske federacije sestaviti poseben akt. Res je, da zakonodajalec ne navaja, kateri zaposleni naj to stori, v kakšnem roku in ali je treba zaposlenega s tem seznaniti. To se določi na organizacijski ravni ob upoštevanju pravil pisarniškega dela. Akt je sestavljen s sodelovanjem skupine oseb in potrjuje dogodke ali dejstva, ki so jih ugotovili. Zato ga je treba sestaviti kolektivno, priporočljivo bi bilo vključiti tiste zaposlene, ki so bili prisotni, ko je bil zaposleni obveščen o zahtevi za predložitev pojasnila. Napisan je na splošnem obrazcu in je lahko podoben spodnjemu.

Vzorec akta

Če delavec ne poda pisnega pojasnila v zvezi s storitvijo disciplinske kršitve

Z mano, vodja kadrovske službe, E. E. Koroleva, v prisotnosti glavnega računovodje, N. N. Ivanova. in ekonomist Pevtsov R.I. Ta akt je bil sestavljen na podlagi:

06.07.2014 računovodkinji I.I je bila v skladu s členom 193 delovnega zakonika Ruske federacije pozvana, da 09.07.2014 predloži pisno pojasnilo glede disciplinske kršitve, ki jo je storila, kar se je pokazalo v odsotnosti z delovnega mesta 6 ur zapored. Petrova I.I. V določen čas tega ni storila, češ da je že podala ustno pojasnilo in ne bo nič več napisala.

Ta akt je sestavljen v dveh izvodih.

/podpis/ Queen E.E.

/podpis/ Ivanova N.N.

/podpis/ Pevtsov R.I.

Kopijo akta je prejel:

/podpis/ Petrova I.I.

Zavrnitev pisanja obrazložitve ne bi smeli šteti za novo disciplinsko kršitev, ker je to izključna pravica zaposlenega in ne obveznost. In s tem dejanjem delodajalec samo potrjuje, da so upoštevani vsi predpisi zakona.

Razlika med pojasnilom in poročilom ter vročitvijo

Teh treh pojmov ne smemo zamenjevati. Prvega smo že obravnavali. Če veste, kako napisati pojasnjevalno opombo, se zlahka spopadete s preostalim. Pogovorimo se o njih na kratko. Memo je nasprotno. Namen njegovega pisanja je seznaniti vodstvo s trenutnim stanjem, stanjem, dejstvi, ki so se zgodila, torej jih motivirati za nekaj dejanj.

Zapisek vključuje prenos določenih informacij vzdolž "horizontalne" veje upravljanja, to je od enega vodje do drugega, zaposlenega v enem oddelku do zaposlenega v drugem itd. Praviloma se nanašajo na logistične, organizacijske, gospodarska in druga vprašanja. V bistvu je to poslovna korespondenca.

Kako napisati pojasnjevalno opombo (vzorec ali primer) je enostavno najti na internetu. Enotnega obrazca ni, vendar obstajajo določene zahteve, ki smo jih opisali. Navedene primere lahko preprosto uporabite in spremenite, da ustrezajo vašim potrebam.

Če gre za disciplinski ali delovni prekršek, ima delodajalec pravico delavca izreči disciplinsko kaznovati, hkrati pa je dolžan od kršitelja zahtevati pisno pojasnilo stanja. Na podlagi obrazložitve, ki jo sestavi delavec, lahko delodajalec ne le sprejme odločitev o kaznovanju zaposlenega, ampak tudi oceni težo njegovega prekrška.

Zakaj potrebujete pojasnilo?

V dokumentnem toku je veliko različnih dokumentov, vključno s pojasnilom. Uporablja se za razlago razlogov za določene situacije, dejanja ali dejstva. Prispevek zakonsko obravnava kot obliko samoobrambe delavca. In od pravilnosti njegove sestave in logike predstavitve dejstev je odvisna kasnejša odločitev vodstva.

Pojasnilo je pogosto potrebno v naslednjih primerih:

• različne izredne razmere, ki vplivajo na proizvodnjo;
• različne kršitve delovne discipline;
• kršitev proizvodne discipline;
• različne disciplinske kršitve;
• neprimerno vedenje.

Predvsem je večina pojasnil sestavljenih zaradi zamude na delo ali odsotnosti ali neizpolnjevanja službenih obveznosti. Tukaj je vzorec obvestila o odsotnosti:

Pravila oblikovanja

Kljub dejstvu, da še vedno ni splošnega enotnega obrazca za sestavo pojasnjevalne opombe, pravila pretoka dokumentov zanj postavljajo številne zahteve:

1. Dokument je sestavljen na listu papirja A4, ročno napisan in tiskana različica.
2. Pri pisanju se uporablja strogo poslovni stil predstavitev informacij. Uporaba čustveno nabitega jezika pri pisanju dokumenta ni dovoljena.
3. Obvezna odsotnost nespodobnega in pogovornega besedišča.
4. Kratka predstavitev informacij. Ni treba napisati pesmi na desetih straneh, dovolj je na kratko in v bistvu navesti bistvo.
5. Listina je vedno napisana v prvi osebi.
6. Predstavitev dogodka mora izkazovati logiko in jasno kronologijo.
7. Test obrazložitve ne vsebuje končnih zaključkov. To pomeni, da na koncu dokumenta ne bi smeli pisati: "Glede na predstavljena dejstva menim, da nisem kriv zamude na delo."

Pravilno sestavljena opomba, v kateri so navedena ne le dejstva, zaradi katerih je bila napisana, ampak tudi tehtni argumenti v prid delavca, lahko omili prekršek in s tem pomaga, če se že ne izogne ​​kazni, pa vsaj delno zmanjša znesek globa.

Obvezni podatki

Pojasnilo, tako kot kateri koli drug dokument, mora vsebovati številne podrobnosti. Tej vključujejo:

• ime organizacije, strukturne enote;
• naslovnik, pogosto vodja organizacije;
• naslovnik, to je neposredni kršitelj;
• ime vrste dokumenta;
• Registrska številka. Navedeno v kadrovski službi ob registraciji;
• besedilo dokumenta;
• datum pisanja;
• podpis prevajalca.

Če upoštevate vse naštete podrobnosti, boste po pisanju dobili podoben dokument:

Sestava besedila

Besedilo pojasnila je sestavljeno iz dveh delov:

1. Dejanski del, ki določa dejstva, ki so postala razlog za pisanje dokumenta. Na primer: "23. junija 2016 nisem šel v službo."
2. Pojasnilo, ki navaja razloge, zakaj je prišlo do situacije.

Funkcije zmenkov

Zapisek je datiran z datumom sestave in ne same storitve kaznivega dejanja, kar je zelo pomembno. To je posledica dejstva, da se lahko v enem mesecu po odkritju kršitve, ne da bi se upošteval čas, ko je bil zaposleni na dopustu (bolniški dopust), uporabi zanj. Pravilen datum priprave služi kot pokazatelj datuma, od katerega se poročilo vodi.

Postopek pisanja opombe

Pri pisanju katere koli pojasnjevalne opombe se lahko držite naslednjega vrstnega reda:

1. V zgornjem desnem kotu navedite položaj in ime osebe, ki ji pošiljate pojasnilo.
2. Pod naslovnikom sta navedena položaj in ime avtorja.
3. Spodaj je naslov dokumenta.
4. V glavnem delu so podana dejstva, ki so privedla do nastale situacije.
5. Na koncu opombe sta navedena datum sestave dokumenta in osebni podpis.

Priloge k opombi

Pogosto so priloge priložene besedilu pojasnila. To so lahko različne vrste potrdil (na primer potrdilo, ki ga je izdal bolničar), akti (na primer poročilo, ki ga je sestavila reševalna služba med popravilom vodovoda ali plinovoda), ustrezen članek iz medijev, ki potrjuje dejstvo nesreče, poškodbe avtoceste itd.

Prisotnost teh dokumentov pomembno vpliva na besedilo pojasnjevalne opombe in potrjuje dejstva, navedena v njem.

Primeri pojasnjevalne opombe

Vabimo vas, da se seznanite s tipičnimi primeri pojasnjevalnih opomb.

Opomba o opustitvi službene dolžnosti:

Opomba o zamujanju v službo:

Pojasnilo sestavi delavec v primeru disciplinske oz delovna kršitev in služi za zaščito delavca pred izrekanjem kazni ali njihovim omilitvijo. Sestavi ga delavec na zahtevo delodajalca na listu A4 ročno ali v računalniški obliki.