Деловое письмо на английском языке. Стандартные выражения, в деловой переписке. Всегда проверяйте орфографию письма! До скорой связи

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:
Просим детали:

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
• I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:
Приглашаем:
Выражаем недовольство:

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:

• получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
• отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
• дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
• тема: с выравниванием по левому краю, под датой.

Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).

Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.

Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

To: Igor Ivanov/Игорь Иванов From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева Vice-president Communications ZAO Funny Cats/ Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс» Attached: Advance report #08/2011/ Авансовый отчет № 8/2011 OAL (copy)/Выписка со счета (копия) Memorandum/Служебная записка I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost). Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян. _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева

ПРИМЕР 2

To: Marketing Department ZAO Funny Cats/ Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс» From: Igor Ivanov/Игорь Иванов Managing director Funny Cats, ZAO/ Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс» Subject: Customer Presentation/ Презентация для заказчика The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional! Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner. Thank you for your outstanding work and dedication! My congratulations to all of you! Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна! Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании! Мои поздравления всем вам! Sincerely yours,/С уважением, Igor Ivanov/Игорь Иванов

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении (resignation letter) - это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.

Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.

Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.

В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).

Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.

Однако отметим, что главное в этой ситуации - уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.

Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).

ПРИМЕР 3

083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083 Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432 To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade Dear Mrs. Clark, Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011. I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time. I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность. Very sincerely yours,/С искренним уважением, Juliet Pratt/Джульет Пратт Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/ Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом

Электронная переписка

Современные электронные сообщения , пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.

Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.

Вы хорошо знакомы	Вы знакомы	Вы не знакомы

Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender"s address);
2. Дата (date);
3. Адрес получателя (inside address);
4. Обращение (salutation);
5. Вступление (opening sentence);
6. Основной текст (body of the letter);
7. Заключение (closing sentence);
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
9. Подпись отправителя (signature);
10. Приложение (enclosure).

Пример делового письма на английском языке

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender"s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,

К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … -Боюсь, что…
We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… -Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you possibly…- Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить…
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…

7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look forward to … — Я с нетерпением жду,
hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) , также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,

9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

Образец письма на английском языке:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556

Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200

В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

Дата

С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

• October 29, 2017;
• 29 October, 2017;
• 29 th October, 2017;
• October 29 th , 2017;
• 29 Oct. 2017;

• 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
  
• 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)

Реквизиты получателя

*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

Приветствие

Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

Основная часть

Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

Заключение

Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

Пример	Перевод
Please acknowledge receipt…	Пожалуйста, подтвердите получение…
If you have any questions, do not hesitate to contact us.	Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.
Thanking in advance.	Заранее благодарим.
We value your custom highly.	Нам очень важно сотрудничество с вами.
Please contact us again if we can help in any way.	Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь.
Thank you and we are looking forward to hearing from you.	Спасибо вам, ожидаем вашего ответа.

Подпись

Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

• Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
• Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
• Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);

Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

Yours faithfully, Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license

Yours sincerely, Vadim Grachev Sales Manager Enc . Catalogue

Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

Заявление

Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

Полноценное заявление выглядит следующим образом.

Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper. I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully,

Запросы и просьбы

Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.

Пример	Перевод
This is to request you to grant…	Это просьба/запрос предоставить…
Please inform us …	Просим информировать нас…
We are writing to enquire about …	Мы просим сообщить о…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы…
We should appreciate your sending to us …	Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам…
Could you please send me …	Не могли бы выслать мне…
Can you give me some information about…	Могли бы вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…	Не могли бы вы выслать подробную информацию…

Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.

Dear Mr Brams I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you and I am looking forward to hearing from you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation

Жалоба

Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.

В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.

Dear Ms Melts, I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service. On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray

Ответы и извинения

Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.

Пример	Перевод
Thank you for bringing the problem to our attention.	Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме.
We are very sorry to hear that…	Нам очень жаль слышать, что…
Please accept our apologises for…	Просим принять наши извинения за …
You have my assurance that…	Я уверяю вас, что…
Please be assured that we will…	Будьте уверенны, что мы…
To compensate for the inconvenience caused…	Для компенсации причиненных неудобств…

Рассмотрим пример.

Dear Mr Murray , Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service. Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow. To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley Customer Service Manager

Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!

Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.

I don"t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.

Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.

~ Alan W. Livingston

Как вы знаете, имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.

В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.

Деловые письма на английском с переводом

В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.

Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них

(Letter of Congratulation)

Часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.

Пример письма-поздравления на английском

Перевод на русский

Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345 October 01, 2015 Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager

От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли 9034 Каньон стрит, Сан Франциско, Калифорния, США 90345 Уважаемый г-н Стенли, 02 октября будет 10 лет Вашей работы в Ховерни Лтд. За период своей работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 10-летней годовщиной. С уважением, Джон Льюис, Генеральный директор.

Письмо-приглашение (Letter of Invitation)

Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.

Пример письма-приглашения на английском

Перевод на русский

Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I"m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Igor Petrov , Managing Director Ltd. The company "Center" Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Уважаемый Чарлз Милтон, Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, Управляющий ООО Компания "Центр" Tel: +7 912 ХХХХХХХ

Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)

Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.

Пример письма о приеме на работу на английском

Перевод на русский

Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean 9034 Cody Street Denver, Colorado USA, 90345 February 15, 2016 Dear Mrs Lean With reference to our telephone conversation yesterday I am glad to tell you that we offer you the position of Senior Lawyer in our company. You will be provided with company car according to the corporate policy and full medical insurance. Your salary will be $100 000 per year according to your request. You may learn about job conditions in job offer attached to this letter. Jane Tumin, HR Manager

От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин 9034 Коди стрит, Денвер, Колорадо, США 90345 Уважаемая г-жа Лин Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору я рад сообщить Вам, что мы предлагаем Вам позицию старшего юриста в нашей компании. Вам будет предоставлен служебный автомобиль в соответствии с политикой компании и полная медицинская страховка. Ваша заработная плата будет составлять 100 тысяч долларов США в год в соответствии с вашим запросом. С полным перечнем условий работы вы можете ознакомиться в приложении к письму. С уважением, Джейн Тюмин, Менеджер по персоналу

Письмо-заявление (Application letter)

Содержит ваше и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с , о котором мы рассказывали ранее!

Пример письма-заявления на английском

Перевод на русский

Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion 9034 Groom Street Chicago, Illinois USA, 90345 Dear Sirs With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application. Kira Stan

От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» 9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345 Уважаемые господа В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление. С уважением, Кира Стэн

Письмо-предложение (Commercial Offer)

Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

Пример письма-предложения на английском

Перевод на русский

Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet Perfect Wedding 9034 South Street San Diego, CA USA, 90345 March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached. Yours sincerely, Mr Dean Hipp General Director

От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг 9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345 Уважаемая г-жа Линнет Ваше свадебное агентство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре. С уважением, Дин Хипп, Генеральный директор

Письмо-жалоба (Letter of Complaint)

Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

Пример письма-жалобы на английском

Перевод на русский

Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 April 25, 2017 Dear Sirs, I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days. Yours faithfully, Jack Lupin

От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин

Письмо–извинение (Letter of Apology)

Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.

Пример письма-извинения на английском

Перевод на русский

Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan April 28, 2017 Dear Mr Lupin, It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched. We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one. Yours sincerely, Mr Derek Smith General Manager

От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит Генеральный менеджер

Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)

Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.

Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:

• Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
• Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
• Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.

Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.

Пример письма-соболезнования на английском

Перевод на русский

Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, Ben Jones

Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены... Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, Бен Джонс

Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)

Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.

Перевод на русский

Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Dear Sir or Madam I"d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service? I am looking forward to your reply, Mr Ken Smith

От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, Кен Смит

Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)

В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.

Пример письма-просьбы на английском

Перевод на русский

Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Dear Mr Smith Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it"s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer. Yours sincerely, Jennifer Watson Sales Manager

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Уважаемый г-н Смит Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них. С уважением, Дженнифер Уотсон Менеджер по продажам

Как написать деловое письмо на английском

Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.

Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.

Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.

Планирование делового письма на английском языке.

Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:

• Кому я пишу это письмо?
• Зачем я пишу это письмо?
• Нужно ли включать в письмо специфические детали?
• Необходим ли мне ответ на письмо?

Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.

Структура делового электронного письма на английском

Структура делового письма на английском.

Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.

Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.

Важно!

Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.

Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.

Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)

В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address ).

Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.

Тема письма (Subject)

Театр начинается с вешалки, а email - с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.

Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)

Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT (рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.

Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное) , который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.

Приветствие и обращение (Salutation)

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms ) и господин (Mr ) для мужчин.

В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.

После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.

Основное содержание (Body)

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

Например:

Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)

Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам...)

I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о...)

После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.

Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Заключительная часть (Closing)

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.

Например:

Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)

Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)

Конец письма (Signature)

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam , завершающая фраза - Yours faithfully (рус. с уважением).

Для США подходит вежливая и нейтральная фраза - Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет - Cordially yours (рус. сердечно Ваш).

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.

Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…

Деловое письмо на английском фразы, клише

Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться

Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.

Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом

Сокращения в бизнес переписке

Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.

Адрес электронной почты на английском языке

Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.

Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at ), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.

Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).

Вот несколько других примеров названий доменов:

• .biz – бизнес;
• .gov – правительственная организация;
• .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
• .pro – профессия (например, медицина, право)

Готовое деловое письмо на английском языке с переводом

Деловое письмо на английском образец

Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.

Шаблон письма на английском

Перевод на русский

To: [email protected] CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company"s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, Director of the Aqua Ltd., Ekaterinburg, Russia [email protected]

Кому: [email protected] Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, Директор ООО Аква, Екатеринбург, Россия, [email protected]

Советы при написании делового письма на английском языке

Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.

В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.

Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке

Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.

Одно письмо одному адресату.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.

Точность адресации.

Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.

Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:

• если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
• если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
• если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
• в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
• отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
• скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».

Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.

Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.

Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.

Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.

Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.

Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.

Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.

Сохраняйте историю переписки.

Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.

Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Всегда проверяйте орфографию письма!

Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.

Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.

Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.

Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.

Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.

7 главных табу деловой переписки на английском языке

Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.

Табу №1 Писать пространно и ни о чем.

Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.

Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.

Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?

Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.

Табу № 2 Начинать с негатива

Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.

Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.

Табу № 3 Использовать сокращения

Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.

Приведем примеры таких фраз:

CU (рус. Увидимся)

thx/TX (рус. спасибо)

RUOK? (рус. Ты в порядке?)

FYI (рус. для сведения)

Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.

Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O:-(:-<:-/ ?

Табу № 4 Забыть о вложениях

Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.

Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.

Полезные фразы:

We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)

We are sending you ... under separate cover (рус. Мы отправляем вам... в отдельном документе)

Please enclose ... with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите... с ответом)

Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)

Табу № 5 Шутить и иронизировать.

Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.

Табу № 6 Экспериментировать с форматом

Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.

Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.

Табу № 7 Панибратствовать

Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!

Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman , это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.

Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).

В заключение:

Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.

А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти в нашей школе.

Вконтакте