E-poštna korespondenca kot dokaz. Pravila za poslovno korespondenco po elektronski pošti. Poslovno pismo: vzorec. Kako poslati e-pošto

Vsa spodaj navedena osnovna pravila se nanašajo predvsem na poslovno dopisovanje z vašimi partnerji, sodelavci, strankami in izvajalci. Njihova uporaba v osebni korespondenci je zasebna stvar vsakogar. Vendar bo upoštevanje teh pravil v osebni korespondenci le ustvarilo vtis o vas dober vtis.

Etika v poslovni e-pošti

Če nenadoma ne želite več brati, se omejite vsaj na naslednja osnovna pravila:

• Ko odgovarjate, uporabite gumb “Odgovori vsem”. To bo poslalo kopijo prejemnikom začetnega e-poštnega sporočila, tako da vaš odgovor ne bo šel mimo njih. Močno priporočam, da v nastavitvah vmesnika skrijete gumb »Odgovori«. Po potrebi lahko neželene prejemnike izbrišete ročno.
• Polja Zadeva ne pustite praznega. Ljudje, s katerimi si dopisujete, lahko prejmejo na stotine e-poštnih sporočil na dan in uporabljajo to polje za hitro oceno pomembnosti in vsebine e-poštnega sporočila.
• Citiraj črke. Ne začnite svojega odgovora z novim e-poštnim sporočilom, kliknite »Odgovori vsem« na prejetem e-poštnem sporočilu in ne onemogočite ponudbe pri odgovarjanju in posredovanju v nastavitvah e-poštnega odjemalca.
• S polnim citatom(če je vaš odgovor na celotno pismo) napišite besedilo odgovora na ZAČETKU pisma in ne na koncu spodaj.

ALI NADALJUJEMO?

Prejemanje pisem

1. Prejeta pisma je treba prebrati. Če ste prejeli pismo, to pomeni, da ga je nekdo poslal iz nekega razloga (seveda neželena pošta tukaj ne šteje). Če ima oseba pisma, označena kot neprebrana, in so starejša od enega dneva, ne ve, kako delati s pošto. Vendar je to mogoče oprostiti, če:
   • oseba je umrla ali nepričakovano zbolela;
   • delo s pošto ni del tega delovne obveznosti(potem ne potrebuje službenega e-maila).
2. Če niste vodja, preverite svojo e-pošto vsaj 2-krat na dan: zjutraj in popoldne. Če ne odgovorite na svoje produkcijsko vprašanje, lahko drugim preprečite delo in odložite rešitev težav.
3. Če ste vodja, se mora vaš delovni dan začeti z zagonom e-poštnega odjemalca, ki deluje ves dan in samodejno preverja vašo e-pošto. Nastavite samodejno dostavo/prejem pošte vsaj vsakih 10 minut (po možnosti 1-3 minute).
4. Prejeli ste pismo. Če ste zelo zaposleni, takoj ocenite, od koga je, predmet in ga preletite – tako se boste hitro odločili, ali pismo zahteva nujen odgovor ali lahko malo počaka.
5. Če lahko, prosim odgovorite takoj. To je najenostavnejši in učinkovita metoda premaknite stvari in se izogibajte zbiranju pošte.
6. Če razumete, da ne morete odgovoriti v 24 urah, je bolje, da takoj napišete "Odgovoril bom v nekaj dneh" ali vsaj "Odgovoril bom malo kasneje."

Polja »Za«, »Kp«, »Skp«

1. Ne pozabite, da obstajajo polja Za, CC in BCC. Tvoje je odvisno od njih nadaljnje ukrepe(in dejanja korespondenčnih partnerjev) po prejemu pisma:
   • "Za" ("Za") - pismo in informacije ali vprašanja v njem so naslovljene neposredno na prejemnika. Če pošljete vprašanje, pričakujete odgovor od naslovnika, ki je naveden v polju »Za«. Če ste prejemnik, bi morali biti vi tisti, ki bi morali odgovoriti.
   • »CC« (»Kopija«) - prejemniki, ki se pojavljajo v kopijah, prejmejo pismo »za vašo informacijo«, v vednost ali so »vabljeni k priči«. Prejemnik kopij praviloma ne bi smel odgovoriti na pismo; Poleg tega se šteje za vljudno, če, če obstaja taka potreba, začnete z besedno zvezo "Oprostite za motenje."
   • »BCC« (»slepa kopija«) je polje za »spletke v palači«. Če v tem polju navedete prejemnika, mu »na skrivaj« pošljete to pismo: dejstvo, da je bilo pismo poslano tej osebi, ne bo znano glavnemu prejemniku ali tistim v kopijah. Uporablja se tudi za množično pošiljanje, tako da vaš imenik ni znan vsem prejemnikom.
2. Ko odgovarjate, uporabite gumb “Odgovori vsem”. S tem boste kopijo shranili prejemnikom začetnega e-poštnega sporočila, tako da vaš odgovor ne bo šel mimo njih.
3. NE odstranjujte ljudi, ki jih je dodal vaš dopisovalec, iz kopij pisma. Če želite odgovoriti na nekaj osebnega, tako da drugi dopisovalci ne prejmejo vašega odgovora, potem iz kopij izbrišite vse, razen tistega, ki je napisal pismo (da, nikoli ne uporabljamo gumba »Odgovori«).
4. Če sta v prejetem pismu v polju »Za« navedena več kot dva naslovnika, to pomeni, da morata odgovoriti oba ali kateri koli od njih. Upoštevajte, da morata OBA odgovoriti - če je pismo naslovljeno nate in na koga drugega, odgovori tudi ti (tudi če gre za odgovor tipa "To vprašanje zagotovo ni zame, naj odgovori ta in ta").
5. Zelo priporočljivo pa je, da v polje »Za« NE vključite več kot enega naslovnika. Na pismo, poslano dvema, od nobenega ne boste prejeli odgovora, saj bo vsak mislil, da bo drugi odgovoril. Tega članka niso prebrali vsi.
6. Posredovanje zasebne korespondence na mailing listo brez soglasja sodelujočih v korespondenci je neetično!

Predmetno polje

1. Ne pustite praznega.
2. Zadeva pisma mora biti kratka, vendar odražati glavno vsebino in temo pisma. Naslovi, kot so "Vprašanje", "Pozdravljeni!" ali prazni naslovi razkrivajo, da ste začetnik, ki nima osnovnih veščin poslovnega pisanja.
3. Ko odgovorite na eno od več e-poštnih sporočil z različne teme, odgovori na pravilne. Odgovor na dopis z zadevo »Sestanek v torek, 18. aprila« o sestanku in na dopis »Tiskovine« o tiskovinah. To vključuje citiranje prejšnje korespondence (glejte razdelek Pisanje pisem spodaj).
4. Če morate občasno pošiljati e-poštna sporočila, kot so tedenska poročila, poskušajte ohraniti glavo konstantno ali pa mora biti vsaj del konstanten, tako da lahko prejemnik nastavi samodejna pravila za razvrščanje takšne pošte.

Pomen pisanja

1. Če pismo vsebuje informacije o nujnih spremembah, besedilo pogodbe ali druge informacije, na katere morate najprej biti pozorni, uporabite oznako »visoka« pomembnost, s tem boste označili pismo v mapi »Prejeto«.
2. Ne uporabljajte "velikega" pomena zaman - "hrupni" ljudje so nadležni, bodite bolj skromni.
3. Osebno pismo poslovnemu dopisniku ali pismo od smešna slika ali označite povezavo z "nizko" pomembnostjo.

Pisanje pisem (odzivov)

1. Začnite s pozdravom, vljudno je. "Pozdravljena, Gria!" pomeni, da ste preleni, da bi napisali ime osebe. Tudi samo "Andrej!" ali "Dober dan!" precej vljudno in zadostno.
2. Z osebo govorite isti jezik. To ne velja le za ruski/angleški jezik, ampak tudi za obliko besedila. Če prejmete formalno pismo, bo neuraden odgovor nanj nespoštljiv do sogovornika in dokaz vaše nizke kulture. Uradni odgovor na neuradno pritožbo je poziv k upoštevanju predpisov ali pa to preprosto zahtevajo pravila podjetja.
3. Poskusite vedno odgovoriti na zadnje pismo v korespondenčni verigi in ne na neko vmesno.
4. Ne ispolzuyte translit razen v primerih pošiljanja pisem iz pogojev, v katerih je težko vnesti besedilo drugače (na primer iz mobilnega telefona ali iz računalnika brez ruske postavitve tipkovnice).
5. Če vaš e-poštni odjemalec ne podpira ruskega jezika ali pokvari kodiranje, priložite besedilo odgovora kot prilogo.
6. Poslovno pismo mora biti natančen, jedrnat in specifičen:
   • Natančnost – obvezno vključite natančne podatke, na katere se sklicujete (datum in zadevo drugega e-poštnega sporočila, datum sestanka, točko dnevnega reda sestanka, ime datoteke, povezavo do spletnega dokumenta itd.).
   • Jedrnatost - nekateri na treh straneh predstavijo tisto, kar bi lahko zapisali v treh stavkih. Kdor jasno misli, jasno govori in vaš dopisnik to vidi.
   • Specifičnost - iz pisma mora biti natančno razvidno, KAJ TOČNO se zahteva od prejemnika, kakšna dejanja od njega želijo.
7. Poslovna korespondenca ni prostor za vaje v epistolarnem žanru in ni prostor za izražanje čustev. V ta namen obstajajo forumi, klepetalnice in drugi načini elektronskega medosebnega komuniciranja. Lakonično poslovno besedilo ni suhoparno, ampak prihrani čas in natančnost misli.
8. Če pismo vsebuje več vprašanj, tem ali nalog, jih strukturirajte in ločite na odstavke z ali brez oštevilčenja. Neprekinjen »tok misli« je težko brati in zlahka zgrešiti bistvo pisma. Še več, nekateri slabo strukturirano pismo nemudoma vržejo v koš (čeprav gre verjetno za ekstremizem).
9. Ne pozabite, da je odgovor na zahtevo ali nalogo "Naredimo to!" nepopolna »Naredili bomo do takega in takega datuma«, »v toliko dneh«, »po takem in takem dogodku« so bolj določni in točni odgovori.
10. Če je pismo sestavljeno tako, da je nanj mogoče odgovoriti s preprostim »ok«, potem bo odgovor najverjetneje prejet veliko hitreje. Na primer, če obstaja več možnosti, kaj storiti, ponudite nekaj privzetih možnosti.
11. Besedilo ne sme vsebovati napak. Ochepyatki niso strašni, a če besedo napišete in črkujete napačno v vsaki črki, postane to zelo hitro opazno in vaš "C" z minusom v ruščini postane očiten (pa tudi špekulativni nadaljnji sklepi o vaši splošni ravni izobrazbe in kulture ).
12. Poskusite ne uporabljati html oblikovanja pisma. Na žalost je ta oblika pisanja pisem privzeta v Outlooku, vendar se ob njeni uporabi, predvsem pri citiranju (odgovarjanju in posredovanju), poraja veliko vprašanj.
13. Če ste prejeli pismo v formatu html, ga NE spreminjajte v golo besedilo, saj to pokvari pošiljateljevo dojemanje informacij, ko prejme vaš odgovor. Bolj ko je vaš dopisovalec pomemben za vas, bolj pomembno je, da ohranite ustrezno percepcijo o njem. Svoje odgovore lahko osvetlite v navedbah html z barvo ali pa uporabite tudi gumb »Zmanjšaj zamik« na plošči za oblikovanje html (čeprav so tam muhaste nianse).
14. Citirajte besedilo izvirnika pisma. Kaj mislite, da bi to pomenilo? Tudi jaz ne vem: Za: AIST je ustvarjalna ptica Zadeva: Re: Re: Re: Vprašanje Ok! Vasja
15. Nikoli ne urejajte besedila druge osebe, ko ga citirate! To je neke vrste ponarejanje pisem.
16. Pri citiranju v celoti (če je vaš odgovor na celotno pismo), napišite besedilo odgovora na ZAČETKU pisma, ne na koncu.
17. Če odgovarjate točko za točko s citatom, ločite citate s praznimi vrsticami ZGORAJ in SPODAJ ter uporabite velike začetnice na začetku stavkov. Poskusite poiskati odgovore tukaj: > predlagamo zamenjavo logotipa z vključenim, > ker to zelo barvito ozadje ni našlo logotipa v priponki > popravite napis - namesto “riba” naj piše “suženj”! > sicer bomo narobe razumljeni, napis je bil popravljen, oprostite > in zadnja stvar...

    Andrej Griščenko
    Producent projektov iger (zunanji razvoj) pri 1C od leta 2003. Odgovoren za iskanje obetavnih projektov in ekip, organizacijo razvoja in izdaje. Pri 1C je bil in je odgovoren za več deset projektov, vključno z "No Time for Dragons", "Stalingrad", "XIII Century", igrami serije "Full Drive" in "Brothers Pilots". Zdaj si porodne bolečine lajša s Cryptosis: Sleep of the Mind, za katerega je prepričan, da bo zdrav in lep.

    Dragi bralec!

    To besedilo je bilo na mojem dtf.blogu objavljeno aprila 2006. Število razdeljenih povezav do njega in ponavljajoče se zahteve za »ponovno objavo« zapiska v obliki članka so me spodbudili k temu preprostemu delu. Zahvaljujem se vsem, ki ste komentirali ta blog - vaši koristni komentarji in dodatki so bili upoštevani. Posebna zahvala Dmitriju Deviševu (Nival Online).

    Da bi razvili kulturo pisnega komuniciranja, je predlagana prosta uporaba gradiva (brez pripisovanja), vključno z usposabljanji o poslovni korespondenci (vključno s komercialnimi).

    

    ***

    Smejali se boste in rekli: "To je tako osnovno, Watson!" A ne boste verjeli, nekateri anketiranci, ki sem jih srečal pri delu, ne izpolnjujejo niti četrtine teh standardov! Moje spoštovanje do teh ljudi mi ne dovoljuje, da bi jim »v obraz« pokazal njihove napake, zato jih bom navedel tukaj.

    Vsa spodaj navedena osnovna pravila se nanašajo predvsem na poslovno korespondenco z vašimi partnerji, sodelavci, strankami in izvajalci. Njihova uporaba v osebni korespondenci je zasebna stvar vsakogar. Vendar bo upoštevanje teh pravil v osebni korespondenci ustvarilo le dober vtis o vas.

    Osnove

    • Ko odgovarjate, uporabite gumb “Odgovori vsem”. To bo poslalo kopijo prejemnikom začetnega e-poštnega sporočila, tako da vaš odgovor ne bo šel mimo njih. Močno priporočam, da v nastavitvah vmesnika skrijete gumb »Odgovori«. Po potrebi lahko neželene prejemnike izbrišete ročno.
    • Polja Zadeva ne pustite praznega. Ljudje, s katerimi si dopisujete, lahko prejmejo na stotine e-poštnih sporočil na dan in uporabljajo to polje za hitro oceno pomembnosti in vsebine e-poštnega sporočila.
    • Citiraj črke. Ne začnite svojega odgovora z novim e-poštnim sporočilom, kliknite »Odgovori vsem« na prejetem e-poštnem sporočilu in ne onemogočite ponudbe pri odgovarjanju in posredovanju v nastavitvah e-poštnega odjemalca.

    

    • Pri citiranju v celoti (če je vaš odgovor na celotno pismo), napišite besedilo odgovora na ZAČETKU pisma in ne na koncu spodaj.

    Naj nadaljujemo?

    Prejemanje pisem

    1. Prejeta pisma je treba prebrati. Če ste prejeli pismo, to pomeni, da ga je nekdo poslal iz nekega razloga (seveda neželena pošta tukaj ne šteje). Če ima oseba pisma, označena kot neprebrana, in so starejša od enega dneva, ne ve, kako delati s pošto. Vendar je to mogoče oprostiti, če:

    o oseba je umrla ali nepričakovano zbolela;

    o delo s pošto ni del njegovih delovnih obveznosti (potem ne potrebuje službene elektronske pošte).

    2. Če niste vodja, preverite svojo e-pošto vsaj 2-krat na dan: zjutraj in popoldne. Če ne odgovorite na svoje produkcijsko vprašanje, lahko drugim preprečite delo in odložite rešitev težav.

    3. Če ste vodja, se mora vaš delovni dan začeti z zagonom e-poštnega odjemalca, ki deluje ves dan in samodejno preverja vašo e-pošto. Nastavite samodejno dostavo/prejem pošte vsaj vsakih 10 minut (po možnosti 1-3 minute).

    4. Prejeli ste pismo. Če ste zelo zaposleni, takoj ocenite, od koga je, predmet in ga preletite – tako se boste hitro odločili, ali pismo zahteva nujen odgovor ali lahko malo počaka.

    

    5. Če lahko, prosim odgovorite takoj. To je najlažji in najučinkovitejši način za premikanje stvari in ne zbiranje pošte.

    6. Če razumete, da ne morete odgovoriti v 24 urah, je bolje, da takoj napišete "Odgovoril bom v nekaj dneh" ali vsaj "Odgovoril bom malo kasneje."

    Polja »To«, »Cc«, »Bcc« (»To«, »CC«, »BCC«)

    7. Ne pozabite, da obstajajo polja Za, CC in BCC. Od njih so odvisna vaša nadaljnja dejanja (in dejanja vaših korespondenčnih partnerjev) po prejemu pisma:

    o "Za" ("Za") - pismo in informacije ali vprašanja v njem so naslovljene neposredno na prejemnika. Če pošljete vprašanje, pričakujete odgovor od naslovnika, ki je naveden v polju »Za«. Če ste prejemnik, bi morali biti vi tisti, ki bi morali odgovoriti.

    o »CC« (»Kopija«) - prejemniki, ki se pojavljajo v kopijah, prejmejo pismo »za vašo informacijo«, za informacijo ali so »vabljeni k priči«. Prejemnik kopij praviloma ne bi smel odgovoriti na pismo; Poleg tega se šteje za vljudno, če, če obstaja taka potreba, začnete z besedno zvezo "Oprostite za motenje."

    o »BCC« (»slepa kopija«) je polje za »spletke v palači«. Če v tem polju navedete prejemnika, mu »na skrivaj« pošljete to pismo: dejstvo, da je bilo pismo poslano tej osebi, ne bo znano glavnemu prejemniku ali tistim v kopijah. Uporablja se tudi za množično pošiljanje, tako da vaš imenik ni znan vsem prejemnikom.

    

    8. Ko odgovarjate, uporabite gumb “Odgovori vsem”. S tem boste kopijo shranili prejemnikom začetnega e-poštnega sporočila, tako da vaš odgovor ne bo šel mimo njih.

    9. NE odstranjujte oseb, ki jih je dodal vaš dopisovalec, iz kopij pisma. Če želite odgovoriti na nekaj osebnega, tako da drugi dopisovalci ne prejmejo vašega odgovora, potem iz kopij izbrišite vse, razen tistega, ki je napisal pismo (da, nikoli ne uporabljamo gumba »Odgovori«).

    10. Če sta v prejetem pismu v polju »Za« navedena več kot dva naslovnika, to pomeni, da morata odgovoriti oba ali kateri koli od njih. Upoštevajte, da morata OBA odgovoriti - če je pismo naslovljeno nate in na koga drugega, odgovori tudi ti (tudi če gre za odgovor tipa "To vprašanje zagotovo ni zame, naj odgovori ta in ta").

    11. Zelo priporočljivo pa je, da v polje »Za« NE vključite več kot enega naslovnika. Na pismo, poslano dvema, od nobenega ne boste prejeli odgovora, saj bo vsak mislil, da bo drugi odgovoril. Vsi ne berejo tega članka.

    12. Posredovanje zasebne korespondence na mailing listo brez soglasja sodelujočih v korespondenci je neetično!

    Predmetno polje

    13. Ne pustite praznega.

    14. Zadeva pisma mora biti kratka, vendar odražati glavno vsebino in temo pisma. Naslovi, kot so "Vprašanje", "Pozdravljeni!" ali prazni naslovi razkrivajo, da ste začetnik, ki nima osnovnih veščin poslovnega pisanja.

    

    15. Ko odgovarjate na eno od več e-poštnih sporočil z različnimi zadevami, odgovorite na pravilna. Odgovor na dopis z zadevo »Sestanek v torek, 18. aprila« o sestanku in na dopis »Tiskovine« o tiskovinah. To vključuje citiranje prejšnje korespondence (glejte razdelek Pisanje pisem spodaj).

    16. Če morate občasno pošiljati e-poštna sporočila, kot so tedenska poročila, poskušajte ohraniti glavo konstantno ali pa mora biti vsaj del konstanten, tako da lahko prejemnik nastavi samodejna pravila za razvrščanje takšne pošte.

    Pomembnost črke (»prioriteta«)

    17. Če pismo vsebuje informacije o nujnih spremembah, besedilo pogodbe ali druge informacije, na katere je treba najprej biti pozoren, uporabite oznako »visoka« pomembnost, s tem boste označili pismo v mapi »Prejeto«.

    18. Ne uporabljajte "velikega" pomena zaman - "hrupni" ljudje so nadležni, bodite bolj skromni.

    19. Za osebno pismo poslovnemu dopisniku ali pismo s smešno sliko ali povezavo označite pomembnost kot »nizko«.

    Pisanje pisem (odzivov)

    20. Začnite s pozdravom, vljudno je. "Pozdravljena, Gria!" pomeni, da ste preleni, da bi napisali ime osebe. Tudi samo "Andrej!" ali "Dober dan!" precej vljudno in zadostno.

    

    21. Z osebo govorite isti jezik. To ne velja le za ruski/angleški jezik, ampak tudi za obliko besedila. Če prejmete uradno pismo, bo neuraden odgovor nanj nespoštljiv do sogovornika in dokaz vaše nizke kulture. Uradni odgovor na neuradno pritožbo je poziv k upoštevanju predpisov ali pa to preprosto zahtevajo pravila podjetja.

    22. Poskusite vedno odgovoriti na zadnje pismo v korespondenčni verigi in ne na neko vmesno.

    23. Ne ispolzuyte translitrazen v primerih pošiljanja pisem iz pogojev, v katerih je težko vnesti besedilo drugače (na primer iz mobilnega telefona ali iz računalnika brez ruske razporeditve tipkovnice).

    24. Če vaš e-poštni odjemalec ne podpira ruskega jezika ali pokvari kodiranje, priložite besedilo odgovora kot prilogo.

    25. Poslovno pismo mora biti natančno, jedrnato in specifično:

    o Natančnost – obvezno vključite natančne podatke, na katere se sklicujete (datum in zadevo drugega e-poštnega sporočila, datum sestanka, točko dnevnega reda sestanka, ime datoteke, povezavo do spletnega dokumenta itd.).

    o Jedrnatost - nekateri na treh straneh predstavijo tisto, kar bi lahko zapisali v treh stavkih. Kdor jasno misli, jasno govori in vaš dopisnik to vidi.

    o Specifičnost - iz pisma mora biti natančno razvidno, KAJ TOČNO se zahteva od prejemnika, kakšna dejanja od njega želijo.

    

    26. Poslovna korespondenca ni prostor za vaje v epistolarnem žanru in ni prostor za izražanje čustev. V ta namen obstajajo forumi, klepetalnice in drugi načini elektronskega medosebnega komuniciranja. Lakonično poslovno besedilo ni suhoparno, ampak prihrani čas in natančnost misli.

    27. Če pismo vsebuje več vprašanj, tem ali nalog, jih strukturirajte in ločite na odstavke z ali brez oštevilčenja. Neprekinjen »tok misli« je težko brati in zlahka zgrešimo bistvo pisma. Še več, nekateri slabo strukturirano pismo nemudoma vržejo v koš (čeprav gre verjetno za ekstremizem).

    28. Ne pozabite, da je odgovor na zahtevo ali nalogo "Naredimo to!" nepopolna »Naredili bomo do tega in tega datuma«, »v toliko dneh«, »po takem in takem dogodku« so bolj določni in točni odgovori.

    29. Če je pismo sestavljeno tako, da je nanj mogoče odgovoriti s preprostim »ok«, potem bo odgovor najverjetneje prejet veliko hitreje. Na primer, če obstaja več možnosti, kaj storiti, ponudite nekaj privzetih možnosti.

    30. Besedilo ne sme vsebovati napak. Ochepyatki niso strašni, a če besedo napišete in črkujete napačno v vsaki črki, postane to zelo hitro opazno in vaš "C" z minusom v ruščini postane očiten (pa tudi špekulativni nadaljnji sklepi o vaši splošni ravni izobrazbe in kulture ).

    31. Poskusite ne uporabljati html oblikovanja pisma. Na žalost je ta oblika pisanja pisem privzeta v Outlooku, vendar se ob njeni uporabi, predvsem pri citiranju (odgovarjanju in posredovanju), poraja veliko vprašanj.

    

    32. Če ste prejeli pismo v formatu html, ga NE spreminjajte v golo besedilo, saj to pokvari pošiljateljevo dojemanje informacij, ko prejme vaš odgovor. Bolj ko je vaš dopisovalec pomemben za vas, bolj pomembno je, da ohranite ustrezno percepcijo o njem. Svoje odgovore lahko osvetlite v navedbah html z barvo ali pa uporabite tudi gumb »Zmanjšaj zamik« na plošči za oblikovanje html (čeprav so tam muhaste nianse).

    33. Citirajte besedilo izvirnika pisma. Kaj mislite, da bi to pomenilo? tudi jaz ne vem:

    34. Za: Andrej Griščenko

    35. Zadeva: Re: Re: Re: Vprašanje

    36. V redu!

    Vasja

    37. Nikoli ne urejajte besedila druge osebe, ko ga citirate! To je neke vrste ponarejanje pisem.

    38. Pri citiranju v celoti (če je vaš odgovor na celotno pismo), napišite besedilo odgovora na ZAČETKU pisma, ne na koncu.

    39. Če odgovarjate točko za točko s citatom, ločite citate s praznimi vrsticami ZGORAJ in SPODAJ ter uporabite velike začetnice na začetku stavkov. Poskusite najti odgovore tukaj:

    40. > predlagamo zamenjavo logotipa z vključenim,

    41. > ker je ta zelo barvita v ozadju

    42. v priponki nisem našel logotipa

    43. > popravi napis - namesto "riba" naj piše "suženj"!

    

    44. >sicer bomo narobe razumljeni

    45. napis je bil popravljen, žal

    V zadnjih desetletjih je poslovna korespondenca prek elektronske pošte pridobila izjemno popularnost in postala eden glavnih načinov poslovne komunikacije. Danes je težko najti osebo, ki v praksi medosebnega komuniciranja ne bi uporabljala elektronske pošte. Kljub temu se mnogi danes sprašujejo: ali se upoštevajo vsa pravila? Kako lahko s kompetentnim pismom ustvarite dober vtis o pošiljatelju pri prejemniku?

    Ta člen opisuje predpise za poslovno korespondenco na E-naslov, A praktičen nasvet predstavljeno v članku vam bo pomagalo, da se naučite pravilnega poslovno komuniciranje pri sestavljanju e-poštnih sporočil.

    Veliko ljudi začne svoj delovni dan s pregledovanjem poštnega predala za nova sporočila. Toda na žalost kljub razširjenosti tega načina izmenjave informacij mnogi ne vedo, kako pravilno uporabljati jezik poslovne korespondence, e-pošto zamenjujejo za neformalen način komunikacije.

    Zaradi hitrosti dostave poenostavlja izmenjavo pomembnih uradni dokumenti, obrazci, izjave, a tudi tu se ljudje zmotijo ​​pri pošiljanju pisem. Zelo pogosto se zgodi, da pri sestavljanju e-pošte pri izmenjavi kakršnih koli datotek prejemniki iz nekega razloga ne napišejo spremnih esejev in ne vnesejo tem, kar lahko oteži delo prejemnikov. Namen tega prispevka je odgovoriti na vprašanje: kako poslati pismo po elektronski pošti in pri tem upoštevati vsa pravila poslovne pisne komunikacije preko elektronske pošte?

    Ko sestavljate e-poštna sporočila, morate izpolniti vsa predvidena polja

    Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti obvezujejo pošiljatelja pisma, da izpolni vsa polja, predvidena v elektronskem sporočilu, kot so naslov in ime prejemnika in pošiljatelja pisma. Opisana mora biti zadeva, ki na kratko opisuje bistvo poslanega pisma. Zelo pogosto sta usoda poslanega pisma in hitrost rešitve problema, navedenega v njem, odvisna od pravilno opisane teme. Poslovna e-pošta se mora začeti s pozdravom – ta preprost izraz spoštovanja do prejemnika je pri dopisovanju zelo pomemben. Po pozdravu mora biti besedilo, ki se imenuje "telo pisma", na koncu pa je treba pustiti podpis, na primer "S spoštovanjem, Petr Ivanovich Brisov."

    Pozdrav v poslovni korespondenci

    Na to točko je vredno dodatno osredotočiti vašo pozornost, saj je gesta spoštovanja v vsakem pogledu zelo pomembna poslovne komunikacije. Optimalni pozdravni stavek je "Dober dan" ali "Pozdravljeni". Poslovna korespondenca po e-pošti pošiljatelja omejuje pri uporabi besednih zvez »dober večer« ali » Dobro jutro”, saj lahko prejemnik pismo prebere še dolgo po prejemu. Prav tako ni pravilno uporabljati pogovornih izrazov, ki se uporabljajo v pozdravih.

    Po pozdravni besedi ali besedni zvezi morate nasloviti prejemnika po imenu in očetu, in če ime pošiljatelju ni znano, lahko ta trenutek preskočite. Nato lahko nadaljujete z navedbo namena pisma.

    Pripete datoteke v poslovnih e-poštnih sporočilih

    če glavni cilj Ker pismo ni samo pisna pripoved in izjava o bistvu vprašanja, ampak tudi pošiljanje datoteke, je bolje, da najprej priložite poslani predmet. Pogosto se zgodi, da mnogi pošiljatelji zaradi nepazljivosti, ko so v telesu pisma navedli bistvo vprašanja, pozabijo priložiti potrebna naložba. Takšna malomarnost lahko negativno vpliva na poslovni ugled pošiljatelja poslovnega pisma.

    

    Elektronski naslov naj bo prepoznaven in jedrnat

    Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti od pošiljatelja zahtevajo prepoznavno elektronsko ime, ki mora vsebovati resnične podatke o imenu pošiljatelja. Izgledajo zelo nejedrnati in neumni uradna pisma in zahteve, ko e-poštni naslov vsebuje neformalne izraze ali besede, na primer e-poštni naslov »limon_petya«. To je za odraslega videti zelo nedostojno. Za vodenje poslovne korespondence je bolje ustvariti ločeno e-pošto in upoštevati bonton poslovne e-pošte.

    Uporaba funkcije hitrega odgovora (Response) za odgovor na predhodno prejeta e-poštna sporočila

    Funkcija Odgovori ali Odgovor (v skrajšani različici izgleda kot Re:) uporabniku pomaga hitro odgovoriti na predhodno poslana sporočila pošiljatelja. Ta funkcija ima tudi univerzalno možnost branja prejšnje korespondence s sogovornikom na dano temo. Toda pravila poslovne korespondence po elektronski pošti obvezujejo pošiljatelja, da preimenuje predmet poslovnega pisma, če se med korespondenco spremeni bistvo razprave.

    Preden pošljete poslovno pismo, ga lektorirajte za črkovalne napake in ločila.

    E-pošta poenostavlja izmenjavo informacij, vendar med poslovno korespondenco ne smete zanemariti pravil ruskega jezika, saj lahko nepremišljena napaka vpliva na avtoriteto pošiljatelja. Preden pošljete pismo, morate besedilo večkrat pregledati in skrbno preveriti, ali so črkovalne in ločilne napake. Veliko e-poštnih odjemalcev ima funkcijo preverjanja črkovanja, zato bodite pozorni na rdeče podčrtane besede. Če dvomite o pravilnem črkovanju, poiščite pomoč na internetu ali preverite črkovanje s pravopisnim slovarjem.

    

    Polje za naslovnika mora biti izpolnjeno nazadnje.

    Da bi se izognili pošiljanju nedokončanih ali nelektoriranih pisem, je treba naslov prejemnika poslovnega pisma vnesti zadnji trenutek pred pošiljanjem. To pravilo je vključeno tudi v osnove poslovnega e-poštnega dopisovanja. Zgodi se, da lahko e-pošta pri izpolnjevanju polja za naslovnika ponudi seznam že uporabljenih prejemnikov; tukaj se morate osredotočiti tudi na to, da ne bi pomotoma poslali sestavljenega poslovnega pisma naslovniku tretje osebe.

    Strukturiranje poslovnega pisma

    Pravila za strukturiranje besedila ne veljajo samo za papirnate medije, ampak tudi za pravila poslovne korespondence preko elektronske pošte. Za prejemnika ni vedno priročno brati velike količine besedila pisem na zaslonu monitorja. Če želite poenostaviti to točko, morate besedilo razdeliti na logično oblikovane majhne odstavke in se izogibati zapletenim stavkom pri pisanju besedila poslovnih pisem. Optimalna dolžina enega stavka v poslovnem pismu ne sme biti daljša od petnajstih besed.

    Bistvo poslovnega pisma je treba povedati v bistvu

    Poleg navedene teme poslovnega pisma mora prejemnika zanimati tudi jasno oblikovan prvi in ​​drugi stavek glavnega besedila. Naloga pošiljatelja je, da na začetku pisma navede bistvo problema ali vprašanja, zaradi katerega se obrača na prejemnika. V prvem stavku naj bo navedeno, za kakšen namen je poslovno pismo poslano. Vzorec: »Obveščamo vas, da se iztekajo pogoji obveznosti po pogodbi št. 45 z dne 01.02.2017 »O dobavi razsutega materiala«. Za podaljšanje pogodbe morate predložiti drugi paket dokumentov.« Zahvaljujoč določenemu namenu ima prejemnik možnost razumeti glavno idejo poslovnega pisma. Če je besedilo pisma preveliko, je bolje uporabiti funkcijo pripenjanja predmeta kot priloge v obliki besedilnega dokumenta, hkrati pa v besedilnem polju pustiti spremni esej ki poudarja poslovno pismo. Vzorec: "V pregled vam pošiljamo elektronsko kopijo dopisa družbe Mak-Stroy LLC." Prosimo vas, da nas obvestite o svoji odločitvi o vprašanju podaljšanja pogodbe št. 45 z dne 01.02.2017 "O dobavi razsutega materiala" do roka, navedenega v pismu."

    Vsako poslovno e-poštno sporočilo mora imeti odgovor.

    Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, ko prejemnik iz nekega razloga ignorira poslovno pismo. Včasih res lahko pride do primerov, ko zaradi določenih situacij ni mogoče dati odgovora, na primer razrešitev težave lahko traja več dni ali pa je prejemnik zamišljen in ne more takoj odgovoriti na zastavljeno vprašanje. V tem primeru je treba podati kratek komentar o tej zadevi, na primer: »Pozdravljeni, Pjotr ​​Ivanovič. Prejel sem vaše pismo, vendar danes težko odgovorim, ker se moram posvetovati z višjim vodstvom. Vašo težavo bom prijavil generalnemu direktorju naše podjetje in bo uradno odgovoril do konca tedna. S spoštovanjem, vodja prodajnega oddelka Belov Ivan Gennadievich."

    

    Ne smemo pozabiti, da če odgovor ni bil dan v treh delovnih dneh, se lahko dejstvo, da prejemnik poslovnega pisma molči, oceni kot ignoriranje in zavračanje komunikacije s pošiljateljem.

    Ko pišete odzivna pisma, morate odgovoriti na vsa zastavljena vprašanja.

    Če je pismo, poslano prejemniku, zasliševalne narave, potem morate pri sestavljanju pisma odgovoriti na vprašanja v vrstnem redu, ki je prisoten v prejetem besedilu poslovnega pisma. Če so bila postavljena vprašanja, pošiljatelj upa, da bo nanje prejel konkretne odgovore. Ko sestavljate pismo, ne bi smeli oštevilčiti svojih odgovorov; svoje misli morate povedati po vrstnem redu. Če želite odgovoriti na vsa zastavljena vprašanja, morate najprej večkrat prebrati prejeto poslovno pismo, če pa je vprašanj preveč, jih je bolje zapisati ločeno, da jih ne zamudite. Če na nekatera od zastavljenih vprašanj ni mogoče odgovoriti, velja opozoriti na to ta trenutek iz nekega razloga odgovora ni mogoče dati.

    

    Ne pretiravajte z okrajšavami, čustvenim oblikovanjem in velikimi črkami

    Obstajajo negativni primeri poslovne korespondence, ko jo pošiljatelji razredčijo z neformalnimi znaki v obliki emotikonov. Njihova uporaba je priljubljena pri komuniciranju v v socialnih omrežjih, vendar pravila poslovne korespondence ne pozdravljajo takšnih manifestacij čustev, saj prejemnik morda ne pozna njihovega pravega pomena in jih vzame za nerazumljiv nabor ločilnih napak.

    

    Prav tako morate prenehati pisati besedilo z velikimi tiskanimi črkami. Na spletu nabor besed, napisanih z velikimi tiskanimi črkami, imenujemo »bleščeče fraze« in pogosto imajo takšne fraze negativno konotacijo. Prejemnik lahko ob branju elektronskega poslovnega pisma takšno pisavo oceni negativno, kar bo slabo vplivalo na dojemanje pomena. Če morate v poslovnem pismu poudariti pomen katere koli točke, je bolje uporabiti uvodne stavke, na primer: »Upoštevajte, da morate predložiti paket dokumentov za podaljšanje pogodbe najkasneje do 10. februarja 2017. ” ali “Upoštevajte, da morate dokumente za podaljšanje pogodbe predložiti do 10.2.2017.”

    Ne posredujte občutljivih informacij po e-pošti

    Pri prenosu osebnih ali zaupnih podatkov je bolje, da zavrnete elektronske poštne predale, saj obstaja nevarnost, da bodo napadalci prestregli podatke in jih uporabili za lastne sebične namene. Takšni podatki lahko vključujejo: telefonske številke, gesla za bančne kartice, osebne bančne račune itd. Pomembno si je zapomniti, da so podatki shranjeni na strežniku poštnega posrednika in jih lahko ukradejo, če vdrejo.

    Na koncu pisma mora biti podpis pošiljatelja.

    Kot smo že omenili, mora vsako poslano pismo vsebovati poseben podpis. Razvijalci nabiralnikov pogosto uvedejo funkcijo blokiranja podpisov, v katero lahko vnesete naziv svojega delovnega mesta, ime in kontaktno telefonsko številko. Kasneje se bo ta blok samodejno pojavil na koncu vsake črke, kar bo olajšalo tipkanje. Pomembno je, da pravilno napišete podpis, da ima prejemnik možnost pravilno nagovoriti pošiljatelja, ko odgovarja na pismo. Primer podpisa bi lahko izgledal takole: "S spoštovanjem, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

    

    Če sklepamo, je mogoče opozoriti, da če želite razumeti, kako voditi poslovno korespondenco po e-pošti, vam ni treba obvladati dodatnih in zapletenih osnov. Morate se le držati osnovnih pravil bontona in upoštevati norme ruskega jezika.

    Tamara Vorotyntseva - direktorica razvoja podjetja za usposabljanje "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktični poslovni trener, avtor knjige "Izgradnja sistema za usposabljanje osebja" in publikacij v poslovnih publikacijah v Rusiji, Kazahstanu in Ukrajini. Ustvarjalec internetnega glasila: "E-poštna korespondenca v poslu" na strežniku subscribe.ru! Knjiga je praktičen priročnik za poslovneže, ki aktivno dopisujejo s strankami in partnerji. Predstavlja orodja, ki bodo pripomogla k temu, da bo elektronsko komuniciranje učinkovito, časovno in rezultatsko optimalno ter najbolj skladno z normami in pravili, sprejetimi v sodobni poslovni skupnosti. Avtor daje praktične nasvete, svoja opažanja ponazarja s primeri iz resničnega življenja in podaja utemeljene zaključke. Besedilo knjige je bogato s prepoznavnimi primeri prave poslovne korespondence. Avtor deli svoja opažanja, tehnike in »trike«, ki lahko pomembno vplivajo na uspešnost in učinkovitost poslovne elektronske pošte. Če ste poslovna oseba in je za vas pomembno, da pišete hitro, jedrnato, kompetentno, v skladu s pravili dobrih poslovnih manir, bo ta knjiga postala vaš zanesljiv pomočnik.

    knjiga:

    Ko delate s polji »Za« (»Za«), »Kp« (»CC«), »Skp« (»Skp«), ne pozabite, da je to pomemben del e-pošte, ki vpliva na nadaljnja dejanja udeležencev v korespondenci.

    "Komu" ("To"). To polje vsebuje naslov prejemnika, na katerega je pismo in informacije v njem neposredno naslovljeno. Avtor pisma čaka na odgovor glavnega prejemnika. Če sta v to polje postavljena dva prejemnika, potem avtor pisma čaka na odgovor vsakega ali nekaterih izmed njih (to upoštevajte, če je vaše ime na seznamu prejemnikov). Hkrati (če ste pošiljatelj) upoštevajte, da v polje »Za« (»Za«) ni zelo priporočljivo vključiti več kot enega naslovnika. Pismo, poslano več prejemnikom, morda ne bo prejelo enega odgovora, saj bo vsak mislil, da bo drugi odgovoril.

    
    

    Če je pismo naslovljeno na vas, vendar vsebuje kopije drugih prejemnikov, pri odgovoru obvezno uporabite gumb »Odgovori VSEM«! Tako boste lahko ohranili krog prejemnikov, ki jih je določil pobudnik dopisovanja.

    “Kopiraj” (“Cs”). IN V to polje vnesite naslove prejemnikov, ki bi po vašem mnenju morali poznati korespondenco o tem vprašanju. Ti prejemniki prejmejo informacije le »za vašo informacijo«. Prejemniku CC običajno ni treba odgovoriti na pismo, lahko pa to stori, če je potrebno.

    
    

    OPOMBA. JE POMEMBNO!

    Če je vaše ime v polju »Cc« (»CC«), potem pri vstopu v korespondenco ne pozabite, da obstajajo situacije, ko je zelo pomembno biti vljuden. Uporabite fraze: »Naj se pridružim razpravi« ali »Naj se pridružim vašemu dialogu« ali »Naj izrazim svoje mnenje«.

    "Slepa kopija" ("Bcc"). To polje je v nekaterih podjetjih prepovedano za uporabo, saj gre za orodje, ki je v nasprotju z etičnimi standardi komuniciranja. Namen tega polja je povabiti prejemnika, da postane "tajna priča".

    Če v vašem poslovna praksa To področje je običajno uporabljati pri delu, upoštevajte naslednje. Prejemnik BCC ostane neviden primarnemu prejemniku in prejemnikom BCC. Včasih je koristno, da se pošiljatelj in »tajni prejemnik« predhodno dogovorita (ali naknadno seznanita) o razlogu in namenu tega načina obveščanja.

    
    

    OPOMBA. JE POMEMBNO!

    "Skriti" prejemnik nikakor ne bi smel vstopati v korespondenco iz tega polja.

    Danes sodišča pogosto sprejemajo elektronsko korespondenco kot pisni dokaz. Vendar mora imeti za to pravno veljavo. Medtem pa jasna in enotna pravila in metode za ugotavljanje legitimnosti virtualne korespondence še niso razvita, kar povzroča veliko težav.

    Oglejmo si več načinov, kako e-poštnim sporočilom dati pravno veljavo.

    Davno so minili časi, ko so bila edina komunikacijska sredstva pisma na papirju. Razvoj gospodarskih odnosov med subjekti gospodarska dejavnost brez uporabe ni več mogoče zamisliti informacijske tehnologije. To še posebej velja, če so nasprotne stranke v različnih mestih ali celo državah.

    Komunikacija preko elektronske komunikacije pomaga zmanjšati materialne stroške, omogoča pa tudi hitro oblikovanje skupnega stališča do določenih vprašanj.

    Vendar pa takšnega napredka ne bi smeli obravnavati le z vidika pozitivna stran. Med predmeti ekonomski odnosi Pogosto pride do različnih sporov, ki jih rešujejo na sodiščih. Sodišče odloči na podlagi ocene dokazov, ki so jih predložile stranke.

    Pri tem se ugotavlja upoštevnost, dopustnost, zanesljivost vsakega dokaza posebej ter zadostnost in medsebojna povezanost dokaz v celoti. To pravilo je zapisano tako v Zakoniku o arbitražnem postopku Ruske federacije (odstavek 2 člena 71) kot v Zakoniku o civilnem postopku Ruske federacije (odstavek 3 člena 67). Sodišče si v postopku ugotavljanja dopustnosti in zanesljivosti izvedenih dokazov pogosto postavlja vprašanja, katerih rešitev bistveno vpliva na izid zadeve.

    Uporaba upravljanje elektronskih dokumentov v odnosih med gospodarskimi subjekti urejajo norme civilnega zakonika Ruske federacije. Zlasti v 2. odstavku čl. 434 označeno: dogovor v pisanje se lahko sklene z izmenjavo dokumentov preko elektronske komunikacije, s čimer je mogoče zanesljivo ugotoviti, da dokument izvira od pogodbene stranke.

    V skladu s 1. odstavkom čl. 71 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije in 1. odstavka čl. 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije je pisni dokaz poslovna korespondenca, ki vsebuje informacije o okoliščinah, pomembnih za obravnavo in rešitev zadeve, izdelana v obliki digitalnega zapisa in prejeta po elektronski komunikaciji.

    Za uporabo elektronskih dokumentov V sodnem postopku morata biti izpolnjena dva pogoja. Prvič, kot je bilo že navedeno, morajo imeti pravno veljavo. Drugič, dokument mora biti berljiv, to pomeni, da mora vsebovati informacije, ki so splošno razumljive in dostopne zaznavanju.

    Ta zahteva izhaja iz splošna pravila sodni postopki, ki predpostavljajo neposrednost sodnikovega zaznavanja informacij iz virov dokazov.

    Sodišče pogosto zavrne sprejem elektronske korespondence, ki ne izpolnjuje zgornjih pogojev, kot dokaz v gradivo zadeve, in nato sprejme odločitev, ki ne izpolnjuje zakonskih zahtev zainteresirane stranke.

    Razmislimo o glavnih načinih za legitimacijo elektronske korespondence pred in po začetku postopka.

    Delo z notarjem

    če postopek se še ni začel, nato pa za pravno veljavo elektronske korespondence morate vključiti notarja. V 1. odstavku čl. 102 Osnov zakonodaje o notariatu (temelji) je določeno, da notar na zahtevo zainteresiranih strank zagotovi potrebne dokaze na sodišču ali upravnem organu, če obstajajo razlogi za domnevo, da bo zagotavljanje dokazov kasneje postalo nemogoče ali oteženo. In v 1. odstavku čl. 103. Osnove določa, da notar zaradi zavarovanja dokazov pregleduje pisne in materialne dokaze.

    V skladu z 2. odstavkom čl. 102 Notar načeloma ne zagotavlja dokazov v zadevi, ki je v trenutku, ko se zainteresirani obrnejo nanj, v postopku pri sodišču ali upravnem organu. V nasprotnem primeru sodišča priznavajo notarsko overjeno elektronsko korespondenco kot nesprejemljiv dokaz (Sklep 9. AAS z dne 11. marca 2010 št. 09AP-656/2010-GK).

    Treba je spomniti, da na podlagi 4. dela čl. 103 Osnove se dokazovanje brez obvestila eni od strank in zainteresiranih strank izvede le v nujnih primerih.

    Za ogled dokazov se sestavi zapisnik, v katerem poleg natančen opis Notarjeva dejanja morajo vsebovati tudi podatke o datumu in kraju ogleda, notarju, ki opravlja ogled, zainteresiranih osebah, ki pri njem sodelujejo, ter navesti okoliščine, odkrite pri ogledu. Sama elektronska sporočila se natisnejo in vložijo z zapisnikom, ki ga osebe, ki sodelujejo pri pregledu, podpišejo pri notarju in zapečatijo s svojim pečatom. Na podlagi Odločbe Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 23. aprila 2010 št. VAS-4481/10 je notarski zapisnik o pregledu elektronskega poštnega predala priznan kot ustrezen dokaz.

    Trenutno vsi notarji ne zagotavljajo storitev potrjevanja e-pošte, njihovi stroški pa so precej visoki. Na primer: eden od notarjev v Moskvi zaračuna 2 tisoč rubljev za eno stran opisnega dela protokola.

    Oseba, ki se zanima za predložitev dokazov, se obrne na notarja z ustrezno vlogo. Vsebovati mora:

    • dokaze, ki jih je treba zavarovati;
    • okoliščine, ki so podprte s temi dokazi;
    • razlogi, zaradi katerih se zahtevajo dokazi;
    • v času stika z notarjem zadeve ne obravnava sodišče splošne pristojnosti, arbitražno sodišče ali upravni organ.
    Glede na tehnični proces prenosa elektronske pošte so mesta, kjer je elektronska pošta zaznana, lahko prejemnikov računalnik, poštni strežnik pošiljatelja, poštni strežnik prejemnika ali računalnik osebe, na katero je elektronska korespondenca naslovljena.

    Notarji pregledujejo vsebino elektronskega predala bodisi na daljavo, torej z oddaljenim dostopom do poštnega strežnika (lahko je to strežnik ponudnika, ki po pogodbi izvaja elektronsko komunikacijsko storitev, poštni strežnik registrarja domen ali brezplačni internetni poštni strežnik), ali neposredno iz računalnika zainteresirane osebe, na katerem je nameščen e-poštni program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ipd.).

    Pri nadzoru na daljavo lahko notar poleg vloge potrebuje še dovoljenje registrarja domene ali internetnega ponudnika. Vse je odvisno od tega, kdo točno podpira delovanje poštnih predalov ali strežnika elektronske pošte po pogodbi.

    Potrdilo ponudnika

    Sklepi 9. AAS z dne 06.04.2009 št. 09AP-3703/2009-AK, z dne 27.04.2009 št. 09AP-5209/2009, FAS MO z dne 13.05.2010 št. KG-A41/4138 -10 določajo, da sodišča priznavajo dopustnost tudi elektronske korespondence, če je certificirana s strani ponudnika internetnih storitev ali registrarja domene, ki je odgovoren za upravljanje poštnega strežnika.

    Ponudnik oziroma registrar domen potrdi elektronsko korespondenco na zahtevo zainteresirane osebe le, če upravlja poštni strežnik in je taka pravica določena v pogodbi o storitvi.

    Vendar pa je lahko obseg elektronske korespondence precej velik, kar lahko zaplete postopek zagotavljanja papirnih dokumentov. V zvezi s tem sodišče včasih dovoli posredovanje elektronske korespondence elektronski mediji. Tako se je Arbitražno sodišče Moskovske regije z odločbo z dne 1. avgusta 2008 v zadevi št. A41-2326/08 sklicevalo na dopustnost elektronske korespondence, posredovane sodišču na štirih CD-jih.

    Toda pri obravnavi zadeve na pritožbeni stopnji je deseti AAC s sklepom z dne 10. 9. 2008 v zadevi št. A41-2326/08 priznal sklicevanje na elektronsko korespondenco kot neutemeljeno in razveljavil odločbo sodišča prve stopnje. primera, iz katerega je razvidno, da zainteresirana stranka ni predložila dokumentov, predvidenih s sklenjeno pogodbeno pogodbo.

    Tako je treba elektronska sporočila, ki se nanašajo na predmet spora, predložiti sodišču v pisni obliki, vse ostale dokumente pa je mogoče predložiti na elektronskih medijih.

    Potrditev vsebine pisem s sklicevanjem nanje v kasnejši papirni korespondenci bo pomagala dokazati dejstva, navedena v virtualni korespondenci. Uporaba drugih pisnih dokazov se odraža v sklepu devetega AAS z dne 20. decembra 2010 št. 09AP-27221/2010-GK. Medtem ima sodišče pri obravnavi zadeve in presoji dokazov, ki so jih predložile stranke, pravico, da papirne korespondence s povezavami do elektronske korespondence ne šteje za dopustno.

    Ga zgolj upošteva se odloči po celovito analizo vse predložene dokaze.

    Poiščite pomoč strokovnjaka

    če postopek se je že začel, potem je za pravno veljavo elektronske korespondence potrebno uveljaviti pravico do privabljanja strokovnjaka. V 1. odstavku čl. 82 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije določa, da je za razjasnitev vprašanj, ki se pojavijo med obravnavo zadeve, ki zahtevajo posebna znanja, arbitražno sodišče imenuje pregled na zahtevo osebe, ki sodeluje v zadevi, ali s soglasjem oseb, ki sodelujejo v njej.

    Če je imenovanje preizkusa predpisano z zakonom ali pogodbo ali je potrebno za preverjanje vloge za ponarejanje predloženih dokazov ali če je potreben dodaten ali ponovni pregled, lahko arbitražno sodišče imenuje pregled na lastno pobudo. Imenovanje izpita zaradi preverjanja izvedenih dokazov določa tudi 2. čl. 79 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije.

    V vlogi za imenovanje sodnega pregleda je treba navesti organizacijo in določene strokovnjake, ki ga bodo opravili, ter vrsto vprašanj, za katere se je zainteresirana stranka odločila zaprositi sodišče za odreditev pregleda. Poleg tega je treba predložiti informacije o stroških in časovnem razporedu takega pregleda ter pri sodišču položiti celoten znesek za plačilo. Vključeni strokovnjak mora izpolnjevati zahteve, ki so zanj določene v 1. 13 Zvezni zakon"O državni forenzični dejavnosti v Ruski federaciji."

    Potrjuje se priloga gradivu zadeve kot dokaz izvedenskega mnenja o verodostojnosti elektronske korespondence. sodna praksa(Rešitev Arbitražno sodišče mesto Moskva z dne 21. avgusta 2009 v zadevi št. A40-13210/09-110-153; Resolucija Zvezne protimonopolne službe Moskovske regije z dne 20. januarja 2010 št. KG-A40/14271-09).

    Na podlagi pogodbe

    V 3. odstavku čl. 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije ugotavlja, da so dokumenti, prejeti prek elektronske komunikacije, priznani kot pisni dokazi, če je to določeno v sporazumu med strankama. Skladno s tem je treba navesti, da stranki priznavata enako pravno veljavo korespondenci in dokumentom, prejetim po faksu, internetu in drugih elektronskih komunikacijskih sredstvih, kot izvirnikom. V tem primeru mora biti v pogodbi naveden elektronski naslov, s katerega se bo pošiljala elektronska korespondenca, in podatki o pooblaščeni osebi, ki je pooblaščena za njeno vodenje.

    V pogodbi mora biti določeno, da pogodbeni stranki uporabljata določen elektronski naslov ne le za delovno korespondenco, temveč tudi za prenos rezultatov dela, kar potrjuje stališče Zvezne protimonopolne službe Moskovske regije v resoluciji št. KG- A40/12090-08 z dne 12.1.2009. Odlok 9. AAS z dne 24. decembra 2010 št. 09AP-31261/2010-GK poudarja, da mora biti v pogodbi določena možnost uporabe elektronske pošte za odobritev. projektna naloga ter uveljavljanje zahtevkov glede kakovosti opravljenih storitev in opravljenega dela.

    Poleg tega lahko pogodbeni stranki v pogodbi določita, da obvestila in sporočila, poslana po elektronski pošti, priznavata, vendar morata biti v določenem roku dodatno potrjena s kurirjem ali priporočeno pošto (Sklep trinajstega AAC z dne 25. aprila 2008 št. A56 -42419/2007).

    Če povzamemo, lahko rečemo, da danes obstaja praksa, da sodišča kot pisni dokaz uporabljajo elektronsko korespondenco. Vendar pa ob upoštevanju zahtev procesne zakonodaje glede dopustnosti in zanesljivosti dokazov sodišče virtualno korespondenco upošteva le, če ima pravno veljavo.

    V zvezi s tem se pojavlja veliko težav, saj še ni oblikovana enotna metodologija za ugotavljanje legitimnosti elektronske korespondence. Pravica zainteresirane stranke, da se obrne na notarja za predložitev dokazov, je zagotovljena, vendar je ni normativni akt Ministrstvo za pravosodje Ruske federacije, ki ureja postopek za opravljanje takšnih storitev s strani notarjev. Posledično ni enotnega pristopa k določanju njihove vrednosti in oblikovanju jasnega mehanizma za uresničevanje te pravice.

    Obstaja več načinov, kako elektronski korespondenci dati pravno veljavo, da jo lahko predložite kot dokaz na sodišču: zavarovanje elektronske korespondence pri notarju, potrdilo internetnega ponudnika, s sklicevanjem na e-pošto v nadaljnji papirni korespondenci, pa tudi potrditev njihove pristnosti s strani forenzični pregled.

    Pristojen pristop k pravočasnemu zagotavljanju elektronske korespondence kot pisnega dokaza bo poslovnim subjektom omogočil, da v celoti obnovijo svoje kršene pravice pri reševanju sporov.