Штраф за кассовую дисциплину в году. Проверь себя: порядок ведения кассовых операций. Книга учета наличных

По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами – таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия.

Госкомитет статистики обозначил перечень унифицированных форм отчетности, который действует и в 2016 году:

• кассовая книга;
• приходный ордер;
• ордер о расходовании средств;
• книга, где отражается принятие и выдача кассиром денежной массы;
• расчетно-платежная выписка;
• платежная ведомость.

Разрешается не подавать кассовые документы индивидуальным предпринимателям, контролирующим и заполняющим отчетность по доходной и расходной части или физическим значениям. Вести кассовую книгу предприниматели тоже не обязаны, однако по собственному желанию физлица это возможно – иногда документация по движению денег позволяет систематизировать порядок ведения бухучета.

Кассовая книга

Деньги, поступающие в кассу организации от реализации товара, обеспечения услуги или выполнения работ, должны быть учтены в специальной кассовой книге. Она может быть представлена в нескольких вариантах: бумажном (печатном) или электронном виде.

Если кассовая книга отпечатана в виде бланков, скрепленных в единое целое, бухгалтер пронумеровывает страницы еще до начала пользования документом, внизу ставится подпись предпринимателя и отвечающего за составление отчетности по фирме. Если кассовая книга хранится на флеш-устройстве или ПК, руководитель должен побеспокоиться о закрытом доступе для других сотрудников, чтобы избежать внесения в документ заведомо ложной информации. Подтверждением того, что электронной кассовой книге можно верить, будет электронная подпись.

Если кассовая книга оформлена в электронном варианте, листы тоже нумеруются, но делает это специальная программа. Распечатывать книгу лучше каждую неделю, чтобы после не запутаться в листах, ведь кассовая книга предоставляется 1 раз в год. Записи в папку вносятся непосредственно кассиром, основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Если деньги поступают от агентов, средства фиксируются в отдельных кассовых журналах, которые заполняются самими агентами.

Задача кассира – в конце каждой рабочей смены сверять информацию, взятую из кассовой книги, со сведениями, проходящими в кассовой отчетности, если все в порядке – результат фиксируется подписью с указанием остатка наличной денежной массы в кассе. Окончательную проверку делает бухгалтер, а затем и руководство организации.

Что делать, если в какой-то из дней отсутствовали кассовые операции? Остаток каждый раз забирать нет необходимости – сумма по остатку определяется тем днем, когда хозяйственная деятельность по движению денег осуществлялась.

Для чего нужен приходный и расходный ордера

Из названия приходного ордера сразу становится понятным, что этот документ отвечает за отображение поступающих наличных средств в кассу. Чаще всего ордера заполняются традиционно вручную, но также возможен вариант составления на ПК или при помощи печатной машинки. Помарки и исправления допускать нельзя, сделали ошибку – придется переделывать.

В приходный ордер всегда входят такие составляющие:

1. Регистрационный номер.
2. Название организации, возможно, отдел или указание филиала с определенным ОКПО.
3. Число, когда составлялся документ.
4. Нумерация счета или субсчета, для последующего отражения в бухгалтерском учете.

Если кассир выдает средства, в 2019 году заполняется расходный ордер. Ко всему прочему он заверяется начальством и главным бухгалтером.

Когда кассир может выдать деньги? Если у получателя на руках есть расписка с указанием суммы в рублях, обозначенной не цифрами, а словами, также при себе гражданин должен иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить его личность. Информация, находящаяся в представленных документах, записывается кассиром отдельно.

Для выдачи средств основанием также может послужить доверенность. Тогда в ордере следует зафиксировать имя человека, на которого выписана доверенность, этот документ прикладывается к ордеру.

Книга учета наличных

Если предприятие более крупное и на нем работает сразу несколько кассиров, в обязанности старшего кассира входит ведение книги учета денежных средств. В начале рабочей смены бухгалтер имеет право передавать деньги подотчетным лицам на нужды в отношении осуществления их профессиональной деятельности. Эти сотрудники ставят подпись в книге, а в завершение дня отдают остаток и снова расписываются.

Если деньги выдаются с целью выплатить зарплату, отчет включает в себя заполнение документации вплоть до даты, указанной в платежке. Наличные, которые числятся на остатке, каждый день кладутся в конверт, где определяется точная сумма, а после конверт передается бухгалтеру под расписку.

Что такое расчетно-платежная ведомость

Документ необходим для контроля за отработанным сотрудниками временем, начислениями, удержаниями и, наконец, выплатами работникам организации. Заполнением ведомости занимается бухгалтер, одного образца достаточно, чтобы обработать первичные документы, учитывая выработку, отработанные часы и т. д.

В 2016 году принято начислять заработную плату на банковские счета трудящихся, в этом случае оформляется расчетная ведомость. В ней фиксируются:

• зарплата к выдаче;
• социальная помощь;
• надбавки и премии;
• вычеты и удержания из зарплаты.

На титульном листе принято отражать совокупную сумму выплат, на которую после составляется расходный ордер, число заполнения последнего фиксируется в ведомости. Если кому-то из сотрудников не начислена заработная плата, напротив, в строке указывается «депонировано». Если расчет с сотрудниками происходит наличными, в дело вступает расчетно-платежная ведомость.

Как ведется платежная ведомость

Когда предприятие выдает зарплату или осуществляет другие виды выплат, информация всегда заносится в платежную ведомость. Некоторые кассиры по-прежнему ориентируются на расходный ордер, но опытные бухгалтеры отдают предпочтение учету в ведомости.

Окончательная проверка в 2019 году ложится на плечи главного бухгалтера, заверяет эту проверку руководство фирмы. Исправлений в отчетности быть не должно.

В связи с установлением порядка, который Центральный Банк узаконил еще 11.03.2014 г., каждая кассовая операция обязана проводиться по определенным правилам. По этому законодательству многие виды деятельности с наличными упрощены.

В этой статье мы разберем все нюансы ведения данных операций организации.

Плюсы нового закона

По сравнению с прошлым законом новые правила несколько упростили их деятельность, отменив кассовый лимит . Также им не следует больше вести кассовые книги и ордера , и они могут самостоятельно определять, по какой формуле устанавливать кассовый лимит.

Когда ИП самостоятельно ведет все операции с наличными, то он вполне может обходиться без расходно-приходно кассовых ордеров. В противном случае, если эту работу делает бухгалтер или кассир, то эти документы не обязательны по закону, но желательны для контроля передвижения денежных средств самим предпринимателем.

Для ИП существует еще одно послабление, по которому допускается изменение показателей в документах, связанных с кассовыми операциями, но не в РКО (расчетно-кассовый ордер) и ПКО (приходно-кассовый ордер). Выручку предприниматели не имеют права тратить на следующие цели:

• выплачивать ссуды банку или проценты по ним;
• запрещено с этими деньгами проводить действия по ценным бумагам;
• проводить выплаты за аренду недвижимости;
• организовывать или проводить азартные игры.

Для ИП, которые оказывают услуги населению, отменено применение кассовых аппаратов, если они выдают бланки строгой отчетности. Для остальных индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса наличие кассового аппарата обязательно.

Применение аппаратов для ИП со специфическим видом торговли (торговля с цистерн, на ярмарках, в киосках и прием стеклотары) с 2015 года не требуется.

Подробнее о новом законе — на следующем видео:

Ведение кассовых операций для юридических лиц

Для всех юр. лиц введены ограничения на хранение наличных . Они обязаны сдавать деньги в банк или финансовую организацию, связанную соглашением на ведение подобных операций с Банком России. При этом банк или организация должны обеспечить инкассацию, подсчет, упаковку и перевозку наличных юр. лица с дальнейшим их зачислением на его расчетный счет.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Целевой расход кассовых денег

По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:

• на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
• на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
• на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
• на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
• для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
• для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.

По старому законодательству предприятие, ИП или юридическое лицо не имели права выдавать кассовые деньги на потребительские кредиты своим работникам. По новому закону потребительский кредит может быть любого характера, то есть не обязательно на покупку бытовой техники или автомобиля, но и на обучение или другие нужды. Главное, чтобы он не превышал установленного законодательством лимита и выдавался в рублях.

Расход денег со счета предприятия, ИП и юридического лица

По принятому указанию ИП и предприятия имеют право тратить наличные деньги из кассы, если они поступили туда с их личного счета. Это могут быть траты:

• на любые операции с ценными бумагами;
• на выплаты по аренде недвижимости;
• на любые оплаты по займам — от их полного погашения, до выплат процентов.

По данному законодательству узаконен лимит в 100 000 рублей на каждый договор в отдельности. Это не касается расчетных счетов физических лиц.

Организация кассовых операций и документы

Кассовый работник назначается сами предпринимателем, либо все операции он проводит лично. Каждая денежная операция обязана сопровождаться расходными и приходными ордерами . Подпись на документах должна быть только лица, уполномоченного ее ставить – бухгалтера или кассира, а также обязательно наличие печати или штампа, на которых указаны реквизиты, подтверждающие законность данной денежной операции.

При каждом поступлении или выдачи наличных средств кассир должен вносить суммы в кассовую книгу. В конце работы он обязан сверять данные в книге с показателями по РКО и ПКО и указывать в книге остатки наличных, после чего ставить свою подпись. При наличии бухгалтера тот должен свериться с этими показателями, или руководитель делает это лично.

Кассовая документация

В зависимости от объемов предприятия или по желанию его руководителя ведение кассовых операций может проводиться как в соответствующей книге, так и в электронном виде. Кассовыми называют приходные и расходные ордера. Для их правильного оформления требуется следующее:

• составление документации проводится главным бухгалтером или бухгалтером фирмы или кассиром;
• данное ответственное лицо или лица должны быть прописаны в специальном документе с подписью руководителя предприятия;
• с ними должен быть заключен договор об оказании ими соответствующих услуг предприятию с подписями всех указанных в нем лиц и руководителя фирмы;
• кассовые ордера может вести сам руководитель предприятия.

Правила получения приходного ордера

Прежде всего кассиру надлежит проверить подлинность подписи руководителя или уполномоченного им лица на приходном кассовом ордере и сверить ее с образцом. Затем он обязан проверить указанные в документах цифры с количеством полученной им наличности. При полном соответствии суммы по документам и в наличии кассир может подписать кассовый ордер и подтвердить данную операцию своей печатью.

В случае несоответствия суммы наличных с указанными цифровыми или прописными данными в приходном ордере кассир имеет право отказаться принять наличные.

Он может потребовать выдать недостающую сумму человеку, их вносившему. В случае его отказа приходный документ обязан быть отдан бухгалтеру или руководителю предприятия для перепечатки для принятия фактической суммы, а первый приходный документ перечеркивается. На каждого платежного агента оформляется новый приходный ордер соответственно.

Правила получения расходного ордера

Любые операции по выдачи наличных проводятся при оформлении расходных кассовых ордеров. При получении соответствующей ведомости кассир обязан сверить подпись бухгалтера или руководителя на документе с образцом, а также указанные в нем суммы с фактом наличных денег. Суммы при этом должны быть указаны, как в цифрах, так и прописью.

Выдача наличных может проводиться только при предъявлении получателем удостоверения личности. При этом кассир должен сверить фамилию получателя с указанными данными в расходном ордере, а фотографию с его предъявителем. Он также обязан подготовить необходимую к выдаче сумму, дать ведомость получателю для подписи, а затем еще раз пересчитать деньги при его непосредственном внимании.

При выдаче денег по доверенности получатель обязан предъявить свои документы и доверенность, заверенную нотариусом, а также ее заверенную копию.

При выдаче наличных в этом случае кассир обязан в ведомости перед графой подпись написать собственноручно «по доверенности» и дать на подпись получателю. Копия доверенности при этом прикрепляется к расходному кассовому документу, на котором кассиру следует поставить подпись о выдаче наличных данному лицу.

Кассир не обязан принимать претензии от получателя в том случае, если им не были пересчитаны деньги возле кассы сразу при их получении.

Выдача наличных под отчет

По действующему законодательству можно выдавать наличные сотруднику фирмы под отчет на нужды предприятия . При этом расходный ордер должен быть оформлен по письменному заявлению подотчетного лица, в котором он обязан указать необходимую сумму, цель получения наличных и на какой срок. Этот документ обязан быть подписан бухгалтером или руководителем предприятия.

Новый ордер на выдачу наличных под отчет может быть оформлен только после погашения получателем предыдущего платежа. Деньги могут выдаваться под отчет не только работникам предприятия, но и лицам, с кем фирма имеет гражданско-правовые соглашения, например, партнерские.

Определение лимита кассы

По новому законодательству № 3210-У от 11.03.2014 каждая компания обязана издать приказ по организации о допустимой сумме наличных, остающейся в конце рабочего дня в кассовом аппарате. Эта сумма должна быть максимально допустимой для хранения в кассе после закрытия данных в кассовой книге.

Все, что находится выше этого лимита, должно быть передано в банк на хранение. Исключением являются дни с выдачей аванса или зарплат сотрудникам предприятия или праздничные дни, когда банки закрыты, а кассовые операции при этом проводились. Для ИП и малого бизнеса лимит на наличные в кассе не устанавливается.

Как определить кассовый лимит для предприятия и юридического лица

Для юридических лиц срок получения и подсчета денег не должен превышать 92 дня.

При этом срок сдачи наличных в банк не может быть больше недели . То есть сумма, собранная за установленное предприятием время, делится на количество дней с учетом промежутка сдачи наличных в банк, и таким образом выводится максимально допустимый ежедневный лимит денег в кассе на конец рабочего дня.

Вся документация по ведению операций с наличными, будь то кассовые книги или электронные их эквиваленты, хранятся в сроки, установленные самим предпринимателем. В электронных вариантах кассовых книг никаких изменений или поправок вносить нельзя, в отличие от их бумажных аналогов.

Изменения в 2016 году

В 2016 году появляется множество нововведений, касающихся кассовых операций:

• Для юридических лиц будет действовать ограничение, связанное с хранением наличных, по которому они будут обязаны ежедневно сдавать деньги в какую-либо финансовую организацию. Она, в свою очередь, должна будет обеспечивать основные операции – подсчет, перевозку, инкассацию и т. п.
• В 2016 году по закону должны использоваться новые кассовые аппараты, имеющие функцию сбора и отправки данных в налоговые органы через интернет. Кроме того, и чеки смогут подготавливаться и передаваться клиентам в режиме онлайн. При этом необязательно сразу покупать новый аппарат: старым можно будет пользоваться до наступления момента окончания регистрации (однако срок использования не может превышать 7 лет) или при отсутствии возможности пользования интернетом.
• Для индивидуальных предпринимателей упрощается ведение документации: они могут не оформлять кассовые документы. Например, с 2016 года необязательно ведение расходного и приходного кассового ордера.
• Также для ИП разрешено отсутствие кассового лимита (это нововведение касается также юридических лиц, являющихся малыми предприятиями).

Нововведения в 2018 году

В 2018 году продолжается процесс внедрения кассовой техники нового образца, именуемой «онлайн кассой». Теперь данные о кассовых операциях хранятся на специальном фискальном накопителе и передаются напрямую в Федеральную налоговую службу с помощью каналов связи.

Покупатели могут воспользоваться услугой отправки сведений о покупке на их адрес электронной почты либо на телефон.

С 31 марта 2018 года такую ККТ обязаны были установить предприниматели и организации, занимающиеся продажей алкогольной продукции. А до 1 июля 2018 года новые онлайн кассы должны будут использовать уже все, за некоторым исключением.

О данных изменениях в законодательстве смотрите в следующем видеосюжете:

Кассовая дисциплина - это соблюдение хозяйствующими субъектами правил работы с наличными деньгами, утвержденных ЦБ РФ.

Многие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который передает информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2020-го.

Ведение кассовой дисциплины в 2020 году

Набор правил работы с кассой для организации и ИП, касающихся расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ, сводится к 4 позициям.

1. При движении наличных денежных средств используйте приходные и расходные кассовые ордера и кассовую книгу (п. 4.1, 4.6 Указания N 3210-У). В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

2. Соблюдайте лимиты. Субъекты малого предпринимательства и ИП хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит разрешено в дни зарплаты, выходные и праздники. Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.

3. Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:

• выплат работникам;
• выдачи денег для подотчетных лиц;
• оплаты товаров, работ, услуг;
• возврата покупателям.

Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.

4. Соблюдайте лимит расчетов наличными между организациями или ИП, который составляет 100 тыс. руб. по одному договору, с физлицами — ограничений нет.

Изменения в кассовой дисциплине

В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.

Кассовая дисциплина при онлайн кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.

Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2020 регламентирует КоАП .

За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров (ст. 15.1 ) штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5 ):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение кассовой дисциплины 2020 штраф — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами 2020 году осуществляется без ограничений. УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №47 0, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

• Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
• Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
• Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
• Формы КМ-4 – ;
• Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
• Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
• Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

• Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
• Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8 ;
• Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17 ;
• Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19 ;
• Корректирующих чеков или БСО – таблица 30 ;
• , – аналога отчета-Z – таблица 32 ;
• Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33 ;
• Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18 ;
• Отчет подтверждения оператора – таблица 34 .

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники , разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций	Санкции, применяемые к юридическому лицу	Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата	75-100% от выручки	25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб.	Приостановление деятельности на сок до 90 дней	Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы	Штраф – 5000 – 10 000 руб.	Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ	Штраф – 10 000 руб.	Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

• с применением бумажных бланков вручную;
• на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
• в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

• в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
• в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Читайте также Как посчитать валовую прибыль: формула

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.