Первичные документы по труду и заработной плате. Первичная документация по учету труда и его оплаты
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
- №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
- №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-2 «Личная карточка работника»,
- №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Срок хранения 75 лет.
- №Т-3 «Штатное расписание».
Срок хранения 3 года.
- №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
- №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
- №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
- №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-7 «График отпусков».
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
- №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
- №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
Срок хранения 75 лет.
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
Срок хранения 5 10 лет).
- №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).
- №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
- №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
Срок хранения 75 лет.
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).
- №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
- №Т-51 «Расчетная ведомость»,
- №Т-53 «Платежная ведомость»,
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).
- №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,
Срок хранения 5 лет.
- №Т-54 «Лицевой счет»,
- №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),
Срок хранения 75 лет.
- №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
- №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
- Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).
- Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).
- Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).
- Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
- Положение о персональных данных.
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
- о заработной плате,
- премировании,
- коэффициенте трудового участия,
- и т.п.
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
- Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
- Журнал регистрации инструктажных мероприятий;
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
- Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).
- Должностные Инструкции сотрудников.
Срок хранения - постоянно.
- Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.
- Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).
- Журнал регистрации проверок контролирующих служб.
Срок хранения - постоянно.
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75
лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75
лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
- предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
- в публичном выступлении,
- публично демонстрирующемся произведении,
- в средствах массовой информации,
- штрафом в размере до 200 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
- либо обязательными работами на срок до 360 часов,
- либо исправительными работами на срок до 1 года,
- либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 4 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
- штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
- или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
- либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
- либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
- либо арестом на срок до 6 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.
1.3 Первичные документы для расчетов по оплате труда
Для расчетов по оплате труда с работниками организаций применяются следующие формы первичной учетной документации (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Рассмотрим формы первичной учетной документации в таблице 1. «Первичные документы для расчетов по оплате труда»
Таблица 1
| № формы | Название формы |
| Форма Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
| Форма Т-2 | Личная карточка работника |
| Форма Т-3 | Штатное расписание |
| Форма Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
| Форма Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
| Форма Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
| Форма Т-7 | График отпусков |
| Форма Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) |
| Форма Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
| Форма Т-10 | Командировочное удостоверение |
| Форма Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
| Форма Т-12 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда |
| Форма Т-13 | Табель учета рабочего времени |
| Форма Т-49 | Расчетно-платежная ведомость |
| Форма Т-51 | Расчетная ведомость |
| Форма Т-53 | Платежная ведомость |
| Форма Т-53а | Журнал регистрации платежных ведомостей |
| Форма Т-54 | Лицевой счет |
| Форма Т-60 | Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
| Форма Т-61 | Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) |
| Форма Т-73 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы |
Табель учета рабочего времени является основным документом, на основании которого производится расчет заработной платы работникам организации, дополнительных выплат за работу в условиях, отличающихся от обычных. Табель учета рабочего времени является элементом документооборота организации и должен быть указан в учетной политике организации.
В настоящее время не существует нормативного документа, регулирующего учет заработной платы в соответствии с современными требованиями. Но так как с началом рыночных реформ схема начисления заработной платы в коммерческих организациях имеет тенденцию к упрощению, то требования, ранее предъявлявшиеся к этому сектору учета, по меньшей мере, не потеряли актуальности.
1.4 Формы, системы и виды оплаты труда
Оплата труда – система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативно – правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами (ТК. РФ, ст. 129).
Заработная плата – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Различают основную и дополнительную оплату труда. К основной оплате труда относится оплата труда, начисленная работникам за отработанное время, количество и качество выполненных работ, количество и качество произведённой продукции, доплата за квалификацию, работу в ночное время, сверхурочную работу и т.д.
К дополнительной оплате труда относятся выплаты за непроработанное время, предусмотренные законодательством по труду: оплата очередных отпусков, за время выполнения государственных обязанностей, льготных часов подростков и т.д.
Формы оплаты труда определяются ст. 131 Трудового кодекса РФ. Основными формами оплаты труда являются повременная и сдельная. Эти формы имеют свои разновидности: простая повременная и повременно-премиальная, с одной стороны, и прямая сдельная, сдельно – премиальная, сдельно – прогрессивная, косвенно – сдельная, с другой стороны.
При повременной оплате расчёт заработка производят за количество отработанного времени. Заработок работников при повременной оплате труда определяют на таких участках, где применение сдельной оплаты невозможно, т.е. затруднено нормирование труда и в этом случае заработок определяется путём умножения часовой или дневной тарифной ставки на количество часов или дней, отработанное работником.
Повременно – премиальная форма оплаты труда заключается в том, что наряду с выплатой должностных окладов или ставок за единицу рабочего времени выплачивается премия за качественное и своевременное выполнение работ или другие показатели.
При прямой сдельной форме оплату начисляют за каждую производственную операцию или единицу продукции по одинаковой расценке.
Сдельно – премиальная форма оплаты труда предполагает выплату премии при условии выполнения поставленных заданий или других показателей за день, месяц, квартал или год.
При сдельно – прогрессивной системе производится повышение оплаты труда за выработку сверх нормы. Она в свою очередь может быть индивидуальной и коллекливной.
Косвенно – сдельная система применяется при оплате труда общепроизводственного персонала, в частности, для наладчиков, комплектовщиков, помощников мастеров и других работников и, как правило, оплата производится в процентах от заработка основных работников обслуживаемого участка.
В качестве формы оплаты труда может быть выделена аккордная, которая предполагает начисление заработка за весь объём работ или определённое количество продукции. Эта форма предполагает выдачу задания по заданному объёму производства и выплату авансов в течении отчётного периода. Окончательный заработок исчисляется после принятия выполненного объёма производства или работ (услуг) с учётом качественных характеристик.
Для оплаты труда на конкретном предприятии могут применяться различные системы, среди которых выделяются:
Тарифная система – совокупность нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работникам различных категорий (ст. 129 ТК. РФ), при этом в качестве нормативов выступают тарифные ставки (оклады), тарифные сетки, тарифные коэффициенты с учётом условий труда, в которых трудится работник. Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работником производится на основе единого тарифного – квалификационного справочника;
Бестарифная система характеризуется тем, что труд оплачивается исходя из трудового вклада работника в деятельность организации;
Система плавающих окладов предполагает оплату труда исходя из суммы денежных средств, которую организация может направить на выплату заработной платы;
Система выплат на комиссионной основе определяет размер оплаты труда в процентах о выручки, полученной организацией.
При любой системе оплаты труда в соответствии с Федеральным законом от 19 июня 2000 г. №82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» работник, полностью отработавший отчетный месяц должен получить вознаграждение не менее суммы, установленной законодательством.
1.5 Состав выплат, производимых работникам организаций
Для правильной организации и ведения учета расчетов с работниками по суммам начисленной оплаты труда и прочим выплатам необходимо иметь информацию о составе таких выплат.
Трудовое законодательство выделяет следующие основные виды выплат, относящиеся к оплате труда (которые могут начисляться в соответствии с принятыми формами и системами оплаты труда):
Суммы, начисленные по тарифным ставкам. Статья 129 ТК РФ определяет тарифную ставку как фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Размер заработной платы при применении тарифных ставок зависит от фактически отработанного времени.
Cуммы, начисленные по должностным окладам. В соответствии с определением, приведенным в ст. 129 ТК РФ, оклад (должностной оклад) – это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Определение заработной платы на основании размеров установленных должностных окладов чаще всего применяется в отношении работников управленческого персонала (включая руководителя организации).
Суммы, начисленные по сдельным расценкам. Сдельные расценки применяются для оценки количества и качества труда рабочих-сдельщиков. В данном случае размер начисленной оплаты труда зависит от количества фактически выпущенной продукции. В тех случаях, когда выпуск продукции осуществляется коллективом (бригадой) рабочих, могут устанавливаться комплексные сдельные расценки.
Суммы, начисленные в процентах от выручки. Установление оплаты труда в процентах от выручки имеет смысл только в тех организациях, которые специализируются на продажах готовой продукции, и для тех категорий работников, от количества и качества труда которых зависит объем продаж. Таким образом, чаще всего такая форма расчета заработной платы применяется в организациях торговли.
Начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели. Данная группа выплат носит, как правило, персональный характер, а размер начислений зависит от количества и качества труда конкретного работника. Исключение составляют премии, выплачиваемые за результаты деятельности организации в целом, ее структурного подразделения или производственной бригады.
Начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Данная группа доплат также является персонифицированной. Отличие от подобных начислений стимулирующего характера состоит в том, что вознаграждение за выслугу лет может выплачиваться либо ежемесячно, либо ежегодно, а также в том, что коллективным договором могут быть установлены дополнительные условия, при возникновении которых надбавка может выплачиваться не в полном размере.
Надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях. Эта группа надбавок тоже носит общий характер. Размер надбавки не зависит от количества и качества труда и прочих условий. Еще одной особенностью является то, что названные надбавки являются, по существу, повышениями – т.е. при их применении образуется новый оклад, размер которого применяется при расчете других надбавок и доплат (кроме надбавки за работу во вредных и особо вредных, опасных и особо опасных условиях).
Суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям. Это обусловлено тем, что в данном случае возникает необходимость осуществления расчетов не только за фактически отработанное время (или за фактически выполненный объем работ), но и за некоторые другие периоды, во время которых работник непосредственно производственной деятельностью не занимался.
Оплата сверхурочных работ. Статья 99 ТК РФ определяет сверхурочную работу как работу, производимую работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Cверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно;
Во всех случаях запрещено привлечение к сверхурочным работам:
– беременных женщин;
– работников в возрасте до 18 лет;
Только с письменного согласия работника и при наличии соответствующего медицинского заключения допускается привлечение к сверхурочным работам:
– инвалидов;
– женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.
При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ. Cверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Нарушение данного ограничения не означает запрещения оплаты работы сверх установленных размеров.
Оплата работы в выходные и праздничные дни.
Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:
При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.
Дополнительное ограничение установлено трудовым законодательством в отношении инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Эти категории работников могут привлекаться к работе в выходные и нерабочие праздничные дни только в случае, если такая работа не запрещена им по медицинским показаниям. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.
Обязательным условием для того, чтобы привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни считалось правильно оформленным, является письменное распоряжение работодателя, а также – в соответствующих случаях – наличие письменного согласия работника.
В соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
Оплата работы в ночное время.
При оплате работы в ночное время следует учитывать, что оплате подлежит каждый час рабочей смены, приходящийся на период с 22.00 до 6.00. Они не могут быть ниже минимального размера, установленного постановлением Правительства РФ от 22 июля 2008 г. №554 – 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.
К работе в ночное время не допускаются:
– беременные женщины;
– работники, не достигшие возраста 18 лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений, и других категорий работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.
Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, инвалиды, работники, имеющие детей-инвалидов, а также работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны детей указанного возраста могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия и при условии, если такая работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в ночное время.
Оплата неотработанного времени.
К случаям, когда работнику должно оплачиваться неотработанное время, относятся, в частности, оплата труда при невыполнении норм выработки, при допущении производственного брака, при простое и т.п.
Такими случаями являются случаи сохранения средней заработной платы:
– на время выполнения работниками государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде. Перечень случаев, когда за работниками сохраняется заработная плата на время выполнения государственных и общественных обязанностей, законодательством ограничен. Также ограничен и период, за который может быть сохранен средний заработок;
– на время отпуска.
– доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время. Трудовым законодательством для работников, не достигших совершеннолетия, установлен сокращенный рабочий день.
– на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка. В данном случае также идет речь об оплате непроработанного времени. Обращаем внимание на то, что период, в течение которого может производиться оплата перерывов для кормления ребенка, ограничен возрастом ребенка;
– на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров. Данный вид доплат характерен не для всех отраслей материального производства и торговли, а только для тех, где законодательством установлено обязательное проведение медицинских осмотров;
– денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. Подобные выплаты могут иметь место в случаях увольнения работника, а также выплаты компенсации за период отпуска, превышающий продолжительность, установленную законодательством (в общем случае – 28 календарных дней);
– на время учебных отпусков, предоставляемых работникам. Продолжительность отпусков, подлежащих оплате, зависит от уровня учебного заведения (высшего профессионального образования, среднего профессионального образования, общеобразовательное), а также от курса (класса) обучения.
– за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В случае оплаты простоя расчет доплаты также осуществляется на базе средней заработной платы. Однако оплате подлежит время простоя не в полном размере среднего заработка, а (в общем случае) в размере двух третей от рассчитанной суммы. Если простой произошел по вине работника, то он и вовсе не подлежит оплате;
– на доплату до фактического заработка в случае временной утраты трудоспособности, установленную законодательством Российской Федерации. В настоящее время на себестоимость продукции (работ, услуг) относят не только доплату до фактического (среднего) заработка за время временной нетрудоспособности, но и оплату первых двух дней указанного периода. Дни временной нетрудоспособности, начиная с третьего, оплачиваются за счет средств Фонда соцстраха РФ;
– на время обучения руководителей или специалистов с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;
– на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови.
Отдельно регулируются трудовым и налоговым законодательством:
– начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации. В данном случае дополнительные выплаты могут достигать трехмесячного размера средней заработной платы;
– доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
– суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы в организации согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;
– предусмотренные законодательством Российской Федерации начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба, и лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, предусмотренные федеральными законами, законами о статусе военнослужащих и об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы.
Кроме того, для целей налогообложения к расходам на оплату труда приравниваются следующие суммы:
– стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам организации в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг). Данные виды затрат уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и могут быть включены в себестоимость готовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг. Вместе с тем следует учитывать то, что подобные суммы включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц;
– расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации. Суммы разницы между рыночной стоимостью переданной работникам продукции и оценкой, по которой они переданы, также включаются в налоговую базу по НДФЛ. В бухгалтерском учете расходы по приобретению специальной одежды, специальной обуви и средств индивидуальной защиты включаются в себестоимость продукции, работ или услуг в составе материальных расходов;
– стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью по фактическим расходам, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом работнику организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (в случае отсутствия железной дороги указанные расходы принимаются в размере минимальной стоимости проезда на воздушном транспорте), и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора с работником по любым основаниям, в том числе в случае его смерти, за исключением увольнения за виновные действия;
– суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации. В том случае, когда между организацией и работником заключается не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера, особенности оплаты труда и расчетов с работником регулируются нормами гражданского, а не трудового характера. К таким договорам относятся, в частности, договоры подряда, найма, аренды. Выплаты, производимые в рамках таких договоров, также относятся (для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения) к расходам на оплату труда. Данное положение относится только к гражданам, не являющимся индивидуальными предпринимателями – в этом случае в бухгалтерском и налоговом учете суммы расходов отражаются так же, как расчеты с юридическими лицами – в составе работ или услуг, выполняемых сторонними организациями. Виды выплат, производимых по договорам гражданско-правового характера, в коллективный трудовой договор не включаются, а оговариваются между сторонами при заключении договора. В связи с этим состав выплат, производимых работникам по таким договорам и штатным работникам организации, может существенно различаться. В частности, формы и системы оплаты труда, используемые в организации при оплате труда штатных работников, при расчетах с указанными работниками не применяются. Не производятся таким работникам стимулирующие и компенсационные выплаты.
1.6 Особенности выплаты заработной платы
Трудовое законодательство предполагает два основных вида расчетов с работниками по заработной плате, осуществляемых в денежной форме, – посредством выдачи наличных денежных средств через кассу организации или путем перечисления на банковский счет.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. То есть в общем случае указанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.
Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается непосредственно кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Объяснение этому требованию представляется очевидным – передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, вытекает, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. На практике, если подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), наиболее рациональным является уточнение правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе. Осуществляется проверка посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и уточнения внесения соответствующей записи в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма – как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, в некоторых случаях может показаться излишним – например, тогда, когда личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (в случае, когда получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денег по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Обращаем внимание на то, что последнее требование является не рекомендательным, а обязательным. Хотя его рациональность представляется очевидной – сроки выплат по договорам гражданско-правового характера могут не совпадать с выплатой заработной платы в организации и, кроме того, корреспонденция счетов при оформлении котировок также может отличаться от обычной.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
– в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
– составить реестр депонированных сумм;
– в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
– записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N___».
При расчетах с работниками наличными деньгами следует учитывать требования п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России (протокол от 19 декабря 1997 г. №47), в соответствии с которым предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.
Если по истечении указанного периода не все суммы начисленных выплат выданы получателям, они должны быть установленным порядком депонированы (раздаточные ведомости закрыты, а невыданные суммы выведены) и сданы по объявлению в учреждение банка.
В настоящее время данная форма расчетов по-прежнему продолжает оставаться наиболее распространенной – особенно в организациях малого и среднего бизнеса, а также в организациях, расположенных в сельской местности.
При использовании такой формы расчетов выплата начисленных сумм отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». Депонированные суммы списываются с дебета счета 70 в кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам», а впоследствии – при осуществлении фактических выплат – с дебета счета 76 в кредит счета 50.
Например, работникам организации за вторую половину мая месяца начислена заработная плата на общую сумму 300 000 руб. В течение выплатного периода (5–7 июня) через кассу организации выдано 275 000 руб. Невыданные суммы депонированы и выданы 15 июня.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
Дебет 50 Кредит 51 «Расчетные счета» – 300 000 руб. – на сумму денежных средств, полученных в банке для выплаты заработной платы.
Дебет 70 Кредит 50 – 275 000 руб. – на сумму произведенных выплат. Дебет 70 Кредит 76 – 25 000 руб. – на сумму депонированной заработной платы.
Дебет 51 Кредит 50 – 25 000 руб. – на сумму наличных денег, сданных в банк по объявлению.
Дебет 50 Кредит 51 – 25 000 руб. – на сумму наличных денег, полученных для выплаты депонированных сумм.
Дебет 76 Кредит 50 – 25 000 руб. – на сумму произведенных выплат.
В некоторых организациях (как правило, имеющих большое число структурных подразделений, расположенных в различных зданиях или помещениях) практикуется выплата заработной платы через подотчетных лиц (так называемых раздатчиков). В этом случае суммы, выданные под отчет, отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а сумма кассового расхода и задолженность по начисленным выплатам списывается после представления авансового отчета.
Например, за первую половину июня начислен аванс работникам организации на общую сумму 550 000 руб. Из них 19 июня (начало выплатного периода, указанное в правилах внутреннего трудового распорядка) 220 000 руб. выдано через кассу организации. 330 000 руб. выдано четырем раздатчикам для выдачи заработной платы работникам подразделений. По окончании выплатного периода (21 июня) раздатчиками сдано 35 000 руб., которые зачислены на депонент.
В бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки (проводки, связанные с получением наличных денег в банке, сдачей сверхлимитных сумм в банк, а также с выплатой депонированных сумм, опущены):
Дебет 71 Кредит 50 – 330 000 руб. – на сумму наличных денег, выданных раздатчикам.
Дебет 70 Кредит 50 – 220 000 руб. – на сумму оплаты, произведенной непосредственно через кассу организации.
Дебет 70 Кредит 71 – 295 000 руб. – на сумму оплаты, произведенной через подотчетных лиц.
Дебет 50 Кредит 71 – 35 000 руб. – на сумму наличных денег, сданных раздатчиками в кассу по окончании выплатного периода.
Дебет 70 Кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – 35 000 руб. – на сумму депонированной заработной платы.
При осуществлении расчетов по оплате труда работников в натуральной форме следует учитывать следующие особенности:
– трудовое законодательство не запрещает производить расчеты с работниками в натуральной форме, но ограничивает размер таких расчетов – не более 20% от начисленных сумм;
– при передаче работникам продукции собственного производства ее цена определяется в соответствии с требованиями ст. 40 НК РФ, т.е. в общем случае – на уровне рыночных цен;
– стоимость продукции, выданной работникам в счет задолженности по оплате труда, облагается налогом на доходы с физических лиц и страховыми взносами на общих основаниях.
Собственно на суммы начисленной оплаты труда факт расчетов в неденежной форме не влияет:
– впоследствии необходимо провести (при наличии соответствующих обстоятельств) корректировку сумм начисленного НДФЛ. Однако в данном случае НДФЛ рассчитывается с сумм материальной выгоды и, следовательно, отражается в других регистрах налогового учета (на других листах налоговой декларации).
1.7 Ответственность за невыплату заработной платы и другие нарушения трудового законодательства
За невыплату заработной платы (а также за несвоевременную ее выплату и прочие нарушения норм трудового законодательства, регулирующих расчеты с работниками) могут наступать:
– дисциплинарная ответственность;
– материальная ответственность;
– административная ответственность;
– уголовная ответственность.
Привлечение к дисциплинарной ответственности возможно только при совершении работником дисциплинарного проступка, под которым ТК РФ (ст. 192) понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
К работнику могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
Увольнение как мера дисциплинарного воздействия применяется сравнительно редко. Особенности применения (работодателем) дисциплинарных взысканий к руководителю организации, его заместителям и руководителям структурных подразделений организации установлены ст. 195 ТК РФ. В случае, когда факт нарушения подтвердился, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
При применении мер дисциплинарного взыскания следует иметь в виду, что ст. 193 ТК РФ установлен порядок их применения. В частности, установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Впрочем, непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Материальная ответственность при расчетах с работниками по оплате труда чаще всего возникает в связи с ошибками при определении размера выплат. То есть наиболее распространенной является ситуация, при которой материальная ответственность применяется к работнику, непосредственно осуществляющему начисления заработной платы и других выплат.
При этом применяются общие правила применения мер материальной ответственности. В частности, вина работника должна быть безусловно доказана, а размер переплаты, подлежащей взысканию, не должен превышать средней заработной платы виновного работника.
Удержание излишне начисленных сумм с их получателя возможно, если переплата явилась следствием счетной ошибки расчетчика. В условиях применения для расчетов средств вычислительной техники подобная ситуация вряд ли возможна. Таким образом, чаще всего переплаты заработной платы и иных выплат связаны с неправильным толкованием или применением действующего законодательства или иными аналогичными ошибками.
По общему правилу сумма материального ущерба, невозможная ко взысканию, может быть списана на увеличение прочих расходов организации. Однако нередко практикуются такие меры, как удержание переплаченных сумм по согласию (письменному) работника, а также распределение сумм нанесенного (переплатой) материального ущерба на других работников – например, на руководителя группы расчетов, главного бухгалтера и т.п.
В отличие от рядовых работников бухгалтерии главный бухгалтер может быть привлечен к материальной ответственности в полном размере при соблюдении двух обязательных условий – доказанной вины главного бухгалтера в нанесении материального ущерба и включении в трудовой договор, заключаемый главным бухгалтером с работодателем, условия о полной материальной ответственности (в порядке, установленном ч. 2 ст. 243 ТК РФ).
Трудовое законодательство также устанавливает возможность наступления материальной ответственности работодателя – за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику (ст. 236 ТК РФ).
Материальная ответственность в данном случае заключается в том, что работодатель обязан выплатить причитающиеся работнику суммы с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором.
Кодекс об административных нарушениях РФ предусматривает наступление административной ответственности за любое нарушение законодательства о труде и об охране труда. При этом на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 500 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 рублей.
Кроме того, в качестве меры административного воздействия может быть применено приостановление деятельности (организации или индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.
В случае повторного нарушения виновное должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.
Как уже отмечалось, административная ответственность может наступить при любом нарушении трудового законодательства. Письмом Роструда от 1 марта 2007 г. №472–6–0 разъяснено, что под данную статью КоАП РФ подпадает, в частности, случай, когда в нарушение ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается реже чем каждые полмесяца. День выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. При этом особо оговорено, что заявление работника о согласии получать заработную плату один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности.
В том случае, когда задержка выплаты заработной платы превышает два месяца, в отношении руководителя организации или работодателя может быть возбуждено уголовное дело по ст. 145.1 УК РФ. Указанной статьей предусмотрены довольно жесткие санкции – от штрафа до 120 тыс. рублей до лишения свободы до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет. Уточним, что обязательным условием для привлечения руководителя или работодателя к уголовной ответственности является совершение преступления из корыстной или иной личной заинтересованности.
2. Учет расчетов с персоналом по оплате труда на примере ООО «КамаПак» 2.1 Характеристика предприятия ООО «КамаПак»
Предпиятие ООО «КамаПак» создано 18 декабря 2003 года. Месторасположение город Березники, улица Короленко 10.
Вид деятельности: оптовая торговля и оказание автотранспортных услуг. Предмет торговли калийные удобрения.
Предприятие работает с такими поставщиками, как ООО «Агро-Трейд» г. Березники, ООО «Химпромторг» г. Березники, ООО «Кросс» г. Березники, ОАО «Азот» г. Березники.
Покупателями, заказчиками являются ЗАО «Минресурс» г. Москва (калийные удобрения), ЗАО «Хим-пэк» г. Москва (калийные удобрения), ЗАО «Реактив» г. Сургут (аммиачная селитра), ООО «Башнефть-Геострой» республика Башкортостан (калий хлор), ООО «Стройкомплекс» г. Березники (транспортные услуги); ООО СМТ «БШСУ» (транспортные услуги), ОАО «Корпорация ВСМПО АВИСМА» (транспортные услуги).
Бухгалтерский учет организации ведет отдел бухгалтерии, возглавляемый главным бухгалтером (Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Организация, формы и способы ведения бухгалтерского учета ведутся на основании действующего плана счетов и нормативных документов. Форма бухгалтерского учета: журнально-ордерная, автоматизированная. Ведение бухгалтерского учета отражается на счетах бухгалтерского учета с ведением регистров бухгалтерского учета с использованием программного обеспечения «1С-Предприятие». (Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34 н.; План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н (в редкции от 18.09.2006 №115н).
Начисление заработной платы осуществляется в программе «Автоматизированная система управления». Начисление заработной платы водителей (с отнесением на сч. 20), управленческого персонала (с отнесением на сч. 26) и производственного, технического персонала (с отнесением на сч. 44). Применяется общий режим налогообложения, так как организация имеет 25 транспортных средств, предназначенных для оказания автотранспортных услуг.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации разрабатывается, и в случае необходимости пересматриваются и дополняются главным бухгалтером или работниками бухгалтерии под контролем главного бухгалтера; указанные правила подлежат обязательному утверждению руководителем организации. Факты хозяйственной деятельности отражаются в том отчетном периоде, в котором они возникли, независимо от времени фактического поступления (выплаты) денежных средств, связанных с этими фактами.
2.2 Учет расчетов с персоналом по оплате труда
Для учета расчетов с работниками организации Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено открытие и ведение синтетического счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К счету 70 могут быть открыты, например, следующие субсчета: 70–1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»; 70–2 «Расчеты с совместителями»; 70–3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера». На счете 70 учитываются расчеты по всем видам выплат, причитающихся работникам, в том числе:
– по оплате труда – в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (в том числе прочих доходов и расходов). – по выплате пособий – в корреспонденции со счетом учета расчетов с внебюджетными фондами;
– по оплате отпускных и вознаграждения за выслугу лет – в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов» и т.п.
Дебетуется счет 70 в корреспонденции со счетами учета денежных средств – наличных и безналичных, в зависимости от того, в какой форме производятся расчеты с работниками.
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).
Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы N Т-54 и N Т-54а). Лицевые счета открываются на каждого работника организации в момент его принятия на работу. В течение года в лицевые счета заносят данные о начисленной заработной плате, премиях, выплатах по итогам года и пособий по листам нетрудоспособности, о произведенных удержаниях с указанием сумм к выдаче. По окончании календарного года лицевой счет работника закрывается и открывается новый лицевой счет на следующий год.
Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.
Таким образом, основными бухгалтерскими проводками по учету сумм оплаты труда являются следующие.
Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит счета 70 – на сумму основной и дополнительной заработной платы соответственно: водителей основного производства; работников аппарата управления организацией.
Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 70 – на сумму заработной платы работников, занятых на работах, связанных с продажей продукции и продвижением ее на рыноке.
Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Кредит счета 70 – на сумму начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм.
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 70 – на сумму заработной платы работников, занятых в деятельности, не связанной с обычными видами деятельности (например, занятых обслуживанием объектов основных средств, переданных в аренду).
Дебет счета 97 «Расходы будущих периодов» Кредит счета 70 – на сумму заработной платы работников, занятых при осуществлении расходов будущих периодов (например, ремонтом объектов основных средств).
Дебет счета 70 Кредит счета 50 «Касса» – на сумму произведенных выплат.
Дебет счета 70 Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» – на сумму налога с доходов физических лиц, удержанного с работника.
Дебет счета 70 Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму произведенных удержаний в возмещение материального ущерба или в счет задолженности по выданному займу.
2.3 Исчисление средней заработной платы
Исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, ученических отпусков на основании справки-вызова определяется Трудовым кодексом Российской Федерации и положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. №922) (с изменениями от 11 ноября 2009 г.)
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.
Средний дневной заработок для оплаты командировки исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии на количество фактически отработанных в этот период дней.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).
В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Например, менеджер Смирнов В.Л. в очередном отпуске с 03.02.2010 года по 04.03.2010 года продолжительностью 32 дня. Произвести расчет средней заработной платы за 12 предшествующих месяцев, если в сентябре 2009 года отработано 16 календарных дней и заработная плата по месяцам равна:
| период | сумма | коэффициент |
| Февраль 2009 г | 24578,21 | 29,4 |
| Март 2009 г | 23547,25 | 29,4 |
| Апрель 2009 г | 24516,34 | 29,4 |
| Май 2009 г | 25548,79 | 29,4 |
| Июнь 2009 г | 30210,20 | 29,4 |
| Июль 2009 г | 31250,36 | 29,4 |
| Август 2009 г | 25478,80 | 29,4 |
| Сентябрь 2009 г | 15160,15 | 15,68 (29,4:30*16) |
| Октябрь 2009 г | 30100,00 | 29,4 |
| Ноябрь 2009 г | 21560,43 | 29,4 |
| Декабрь 2009 г | 21589,30 | 29,4 |
| Январь 2010 г | 25549,07 | 29,4 |
| Итого: | 299088,90 | 339,08 |
Фактически начисленная заработная плата за 12 месяцев составила 299088,90 рублей, коэффициент равен 339,08 дня. Среднедневной заработок равен: Отпускные за 32 дня составят 32*882,06=28225,92 рубля
Для начисления листов временной нетрудоспособности, а также других пособий из ФСС применяем следующие нормативные документы: Федеральный закон от 24 июля 2009 г. №213-ФЗ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ, Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ (с изменениями от 9 февраля, 24 июля 2009 г.), постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2007 г. №375 (в ред. Постановления Правительства от 19.10.2009 года №839)
Пособие за первые два дня временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств страхователя, а за остальной период, начиная с 3-го дня временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ.
Больничный оплачивается за счет средств ФСС с его первого дня в случае:
Утраты трудоспособности вследствие заболевания или травмы, в том числе в связи с операцией по искусственному прерыванию беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения;
Необходимости осуществления ухода за больным членом семьи;
Карантина застрахованного лица, а также карантина ребенка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольное образовательное учреждение;
– осуществления протезирования по медицинским показаниям в стационарном специализированном учреждении;
Долечивания в установленном порядке в санаторно-курортных учреждениях, расположенных на территории Российской Федерации, непосредственно после стационарного лечения.
В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие выплачивается:
Страховой стаж 8 лет и более – 100%
Страховой стаж от 5 до 8 лет – 80%
Страховой стаж от полугода до 5 лет – 60%
Страховой стаж менее полугода – пособие, выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, в размере, не превышающем минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов.
Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка, рассчитанного за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу наступления предыдущего страхового случая.
Нововведением Федерального закона 213-ФЗ является то, что при исчислении среднего дневного заработка в расчет включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу работника, которые включаются в базу для начисления страховых взносов в ФСС РФ. Соответственно в расчет будут включены и суммы начислений, выплачиваемых из прибыли организаций оставшейся после уплаты налога на прибыль.
В соответствии с пунктом 7 Федерального закона 255-ФЗ от 26.12.2006 (в ред. 24.07.2009) и постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. №375 из расчета среднего заработка по-прежнему исключаются все начисления, рассчитанные исходя из среднего заработка.
Средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, определяется путем деления суммы начисленного заработка за период на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата.
Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, не может превышать средний дневной заработок, определяемый путем деления предельной величины базы для начисления страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации на день наступления страхового случая, на 365.
В 2010 году это 415 000 / 365, т.е. 1136,99.
Алгоритм расчета пособий по временной нетрудоспособности:
1. Определяется средний дневной заработок работника по данным за последние 12 календарных месяцев предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности;
2. Определяем расчетный период;
3. Определяем сумму учитываемых при расчете заработка начислений;
4. Определяем количество календарных дней, приходящихся на период, за который учитываются начисления;
5. Полученную сумму сравниваем с 1136,99;
6. Меньшую из сумм умножаем на процент выплаты пособия рассчитываемый исходя из Стажа;
7. Определяется сумму к выплате путем умножения среднедневного заработка, рассчитанного с учетом всех ограничений на количество дней нетрудоспособности.
Например, главному бухгалтеру Ушаковой Е.А выдан лист по временной нетрудоспособности с 19.02.2010 по 27.02.2010. Страховой стаж 6 лет (80%):
| Месяц | Сумма начислений облагаемых взносами в ФСС | Кол-во календарных дней по норме в 2010 г | Кол-во календарных дней за которое сделано начисление |
| Январь 2010 | 22307 | 31 | 31 |
| Февраль 2009 | 20500 | 28 | 28 |
| Март 2009 | 21450 | 31 | 31 |
| Апрель 2009 | 22500 | 30 | 30 |
| Май 2009 | 21500 | 31 | 31 |
| Июнь 2009 | 24000,6 | 30 | 1 |
| Июль 2009 | 20500, | 31 | 30 |
| Август 2009 | 25600 | 31 | 31 |
| Сентябрь 2009 | 25420 | 30 | 30 |
| Октябрь 2009 | 25420 | 31 | 31 |
| Ноябрь 2009 | 23200 | 30 | 30 |
| Декабрь 2009 | 24500 | 31 | 31 |
| Итого: | 276897,6 | 365 | 335 |
Среднедневной заработок составил 826,56, сравниваем полученное значение с максимальным размером среднедневного заработка (1136,99 рублей.)
Сумма пособия равна 826,56* 9* 80% = 5951,23
При этом сумма пособия за счет средств работодателя составляет:
826,56 * 2 * 80% = 1322,50 Дт26 – Кт70 За счет средств ФСС:826,56*7*80%=4628,73 Дт69/1 – Кт70
2.4 Бухгалтерский учет удержаний из заработной платы работников
Удержание налога на доходы физических лиц.
Налог на доходы физических лиц (далее НДФЛ) установлен гл. 23 НК РФ. Статьей 207 НК РФ установлены две основные группы плательщиков НДФЛ: физические лица, являющиеся гражданами РФ, и иностранные граждане, которые получают доходы от источников, зарегистрированных на территории РФ.
Другими статьями главы 21 НК РФ детализированы категории налогоплательщиков и виды доходов, с которых уплачивается налог.
Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, установлен ст. 217 НК РФ.
При этом к пособиям, не подлежащим налогообложению, относятся пособия по безработице, беременности и родам.
Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:
– стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или индивидуальных предпринимателей;
– стоимость призов в денежной и натуральной формах, полученных налогоплательщиками на конкурсах и соревнованиях, проводимых в соответствии с решениями Правительства Российской Федерации, законодательных (представительных) органов государственной власти или представительных органов местного самоуправления;
– суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;
При практическом применении норм п. 28 ст. 217 НК РФ следует учитывать следующее:
– есть если налогоплательщиком получено несколько подарков, общая стоимость которых меньше 4000 руб., все они освобождаются от налогообложения. С другой стороны, если стоимость одного подарка превышает 4000 руб., в налоговую базу включается только сумма превышения.
Согласно 218 ст. НК РФ при налогообложении дохода физических лиц применяются стандартные налоговые вычеты. Рассмотрим эти условия в таблице 2 «Применения стандартного налогового вычета».
Таблица 2
| Размер | Условия применения | Ограничения по применению |
| 400 | Без дополнительных условий | До месяца, в котором доход превысит 40 000 руб. |
| 1000 | На каждого ребенка у родителей и (или) супругов родителей, опекунов или попечителей, приемных родителей. | До месяца, в котором доход превысит 280 000 руб. До достижения ребенком возраста 18 лет, учащимся очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта – 24 лет |
| 2000 | На каждого ребенка-инвалида | До достижения ребенком возраста 18 лет, учащимся очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта – 24 лет |
| 2000 | Вдовам (вдовцам), единственным родителям, опекунам или попечителям, приемным родителям | До достижения ребенком возраста 18 лет, учащимся очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта -24 лет. Вдовам (вдовцам) одиноким родителям – до месяца, следующего за месяцем вступления их в брак. Опекунам – с месяца, в котором установлена опека (попечительство), или с месяца вступления в силу договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью и сохраняется до конца того года, в котором ребенок (дети) достиг (достигли) возраста 18 или 24 лет, |
| 2000 | Одному из родителей (приемных родителей) по их выбору | На основании заявления об отказе одного из родителей (приемных родителей) от получения налогового вычета |
Действующим законодательством предусматривается возможность и необходимость производства удержаний из сумм, причитающихся работникам к выплате. Порядок удержания устанавливается ведомственными нормативными документами.
В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством. При этом по распоряжению администрации организации могут производиться следующие удержания.
1. Возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок. В бухгалтерском учете такое удержание оформляется записью:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счетов учета производственных затрат или расходов (20 «Основное производство, 44 «Расходы на продажу» и т.д.) – сторно.
Следует иметь в виду, что в том случае, когда заработная плата излишне выплачена работнику в результате не счетной ошибки, а, например, смысловой или по причине недостаточной квалификации работника бухгалтерии, эти суммы не могут быть взысканы с этого работника.
В этой ситуации взыскание, как правило, производится с работника, виновного в допущении такой ошибки. При этом в бухгалтерском учете отнесение излишне выплаченных сумм в состав недостач и их взыскание производятся в порядке, установленном для учета сумм ущерба, нанесенного организации.
2. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или на перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания.
В данном случае оформляется бухгалтерская проводка: Дебет счета 70 Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму, ранее выданную под отчет и не погашенную в установленные сроки.
В перечисленных случаях администрация вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или со дня неправильно исчисленной выплаты.
Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым . поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.
Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.
Поэтому основные документы по учету заработной платы. действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .
Документы для начисления заработной платы и учета труда работников
- Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда ";
- Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
- Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
- Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
- Т-53 Форма "Платежной ведомости";
- Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
- Т-54 Форма "Лицевого счета";
- Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
- Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
- Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору. заключенному на время выполнения определенной работы".
Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников
Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.
Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.
Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости
. В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.
В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.
В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.
При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты. если отпуск брался авансом.
Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.
Главная Документы ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)
ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12) (ОКУД 0301007) >>>
Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13) (ОКУД 0301008) >>>
Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49) (ОКУД 0301009) >>>
Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51) (ОКУД 0301010) >>>
Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53) (ОКУД 0301011) >>>
Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а) (ОКУД 0301050) >>>
Лицевой счет (Унифицированная форма N Т-54) (ОКУД 0301012) >>>
Лицевой счет (свт) (Унифицированная форма N Т-54а) (ОКУД 0301013) >>>
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) (ОКУД 0301051) >>>
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61) (ОКУД 0301052) >>>
Читайте также: Можно ли уволиться во время отпуска по собственному желанию
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73) (ОКУД 0301053) >>>
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы >>>
Первичные документы по учету труда и заработной платы
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями.
Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации:
О выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически;
Об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически;
О начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Управление трудом и расходами на заработную плату требует, чтобы информация об отклонениях фактических значений показателей от плановых выдавалась с указанием причин и виновников.
Основой получения всей необходимой информации для управления является первичный учет численности, отработанного времени и выработки рабочих. Только эти данные подает первичный учет, все остальные формируются расчетным путем на их базе.
Учет личного состава и численности работников
Основными нормативными документами, регулирующими организацию первичного учета личного состава, численности работников и учета использования рабочего времени, являются:
Приказ Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ КОЛИЧЕСТВА РАБОТНИ-КОВ" (далее - Приказ № 286)
Приказ Государственного комитета статистики украины № 489 от 05.12.2008 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ ТРУДА" с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Государственного комитета статистики Украины от 25 декабря 2009 года № 496 (далее приказ № 489).
Согласно приказу № 489 основными формами первичной документации по учету личного состава являются:
П-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу";
П-2 "Личная карточка работника";
П-3 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска".
П-4 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)".
П-5 "Табель учета использования рабочего времени". П-6 "Расчетно-платежная ведомость работника". П-7 "Расчетно-платежная ведомость (сводная)".
Оперативный учет поступления, перемещения и выбытия личного состава на основе названных документов возлагается на сотрудника по кадрам.
Прием, перемещение и увольнение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия типовой формы № П-1, П-3, П-4. В приказах указывается на какую работу и с какого времени зачисляется работник, условия его оплаты (оклад, сдельная или почасовая, разряд), табельный номер, который в дальнейшем указывают во всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.
По нашему мнению, в приказе о приеме на работу (форма № П-1) в строке "фамилия, имя, отчество" стоит отбивать (через запятую или в скобках) его идентификационный номер, к которому следует применять во всех случаях (в формах учета) вместо реквизита "табельный номер".
При приеме на сезонную или временную работу указывается, на какой срок принимается работник.
При приеме на работу, перемещении и увольнении материально-ответственного лица в приказе должны быть указаны порядок и сроки передачи им материальных ценностей другому материально-ответственному лицу. Такие приказы должен подписывать главный бухгалтер предприятия. С принятием на работу с работником заключают договор о материальной ответственности.
Инструкцией № 286 (п. 1.8) предусмотрены следующие показатели определения количества работников и порядок их исчисления:
1. среднеучетное количество штатных работников
2. общее количество работников
3. среднего количества всех работников в эквиваленте полной занятости Первый применяется для определения используется для определения количества занятых работников по сферам экономической деятельности и ведения наблюдения за изменениями мобильности рабочей силы. Его Суть определения заключается в том, что занятый работник учитывается только один раз (по месту основной работы), независимо от срока трудового договора и продолжительности рабочего времени.
Второй используют для оценки занятости на микроуровне (предприятие). В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам.
Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников. Такой учет целесообразно вести в книге (ведомости) по форме, приведенной в табл. 6.1. Отработанное работниками предприятия определяется табельным учетом.
Читайте также: Больничный по уходу за больными родителями
Учет личного состава работников предприятия ведется отделом кадров предприятия.
При устройстве на работу работники обязаны подавать трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника. Подробнее учет трудовых книжек описаны в пит. 2.3 данного пособия.
С целью ведения учета личного состава работников предприятия состоят: личная карточка (типовая форма № П-2) и личный листок по учету кадров.
Значение и задачи учета труда и его оплаты
Основанием для начисления заработной платы являются первичные документы, которые должны быть представлены в бухгалтерию.
Это приказ о приеме на работу по условиям договора, в котором указывается должность, форма оплаты, условия премирования, особые условия.
Договор подряда или поручения. Штатное расписание. Документы, поступающие из производства – табель учета рабочего времени, карточки учета выработки, наряды на работу, акты- приемки по договорам подряда, заявление и приказ на отпуск, карты санаторно-курортного лечения, заявления на льготы по подоходному налогу. Утвержденные руководством предприятия документы по системам и формам оплаты труда на этом предприятия по Учетной политике, положения о премировании. Документы, поступившие от сторонних организаций – исполнительные листы, кредитные обязательства. Требования уплаты страховых взносов, решения органов опеки.
В обязанности отдела бухгалтерии по учету труда входят следующие обязанности:
Ø своевременно начислять по поступившим первичным документам заработную плату, премии, дотации, пособия по социальному страхованию, отпускных;
Ø производить расчет удержаний;
Ø начислять и перечислять в бюджет налоги, средства взносов во внебюджетные фонды;
Ø получать денежные средства на оплату из банка и их выдачу (при условии отсутствия кассира);
Ø подготавливать отчетные документы по труду и заработной плате;
Ø вести учет труда и заработной платы.
При приеме на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер, открывается личный лицевой счет форма №Т-54, заводится налоговая карточка учета совокупного дохода физического лица.
На основе первичных документов, подтверждающих выполнение работы, бухгалтер приступает к начислению заработной платы и других выплат работнику.
В лицевой карточке ф. № Т – 54 отражаются все начисления и доходы, затем эти данные переносят в платежную ведомость ф. № Т – 53 или в расчетно-платежную ведомость ф. № Т- 49.Результаты расчетов переносятся в налоговую карточку работника. Это так называемый текущий первичный учет совокупного дохода работника и удержаний налогов с него.
По окончанию года лицевых счета и налоговые карточки сдаются в архив.
При проведении работы по начислению заработной платы бухгалтер должен определить источник, и отнести затраты по оплате труда на соответствующий счет.
Отнесение затрат на себестоимость по оплате труда должно соответствовать правилам их отнесения по Положению о составе затрат на производство и реализацию продукции (статья Затраты по заработной плате) с указанием корреспонденции счетов по учету этих затрат.
Затраты по оплате труда на производство относятся в дебет счетов 20,23, 25, 26, 44, 90.
При начислении средств на оплату из фондов предприятия (фонд потребления), производят выплаты в виде премий, материальной помощи. Затраты по этим начислениям отражаются в дебете счетов 96.
При формировании Учетной политикой счета 96 «Резервы предстоящих платежей и расходов» производятся выплаты очередных отпусков, тогда в дебете этого счета списываются суммы начисленных отпускных.
Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, пособий на погребение производится из средств Фонда социального страхования. Обычно предприятию предоставляется право использовать на собственные нужды до 75% начисленных для этих целей взносов. Остаток суммы в течение месяца подлежит возврату в фонд вместе с остальными 25%. Суммы, использованные на выплаты пособий, списываются дебетовыми проводками со счета 69-1 "Взносы в фонд социального страхования".
Пособия по временной нетрудоспособности не подлежат обложению ЕСН в соответсвии с подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. В то же время пособия по нетрудоспособности, в том числе пособия по уходу за больным ребенком, включаются в налогоблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Таким образом, учет по временной нетрудоспособности оформляется следующей записью:
Учет заработной платы ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В кредит этого счета относятся все начисления с отнесением сумм затрат на соответствующие источники. В дебете счета отражаются все виды удержаний и выданная заработная плата.
При организации учета заработной платы используют соответствующие сводные регистры двух типов – хронологические (журналы регистрации операций), систематические (ведомости, журналы-ордера).
Во всех организациях любой формы собственности и видов деятельности большое значение приобретает правильно организованный первичный учет труда и его оплаты. Использование трудовых ресурсов в процессе производства выражается в затратах ими рабочего времени, исчисляемого в настоящее время в 2х трудовых измерителях – человеко-днях и человеко-часах.
В связи с этим во всех первичных и сводных документах по учету труда и его оплаты необходимо указывать количество затраченного живого труда в человеко-днях и человеко-часах, что послужит основанием для исчисления показателей производительности труда.
Формы первичных документов зависят от вида оплаты труда.
Так, основными первичными документами для учета отработанного времени при повременной оплате труда являются:
– табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12),
– табель учета использования рабочего времени (ф. N Т-13).
Основным первичным документом для учета труда, связанного с выполнением работ или получением продукции, является наряд на сдельную работу.
Первичными документами для учета труда и начисления заработной платы водителям являются путевой лист грузового автомобиля и путевой лист легкового автомобиля.
Путевой лист легкового автомобиля (форма ф. N 3) служит первичным документом для начисления заработной платы водителям легковых автомобилей и ведется ежедневно.
Итоговые данные путевых листов ежедневно переносятся в соответствующие ведомости: «Накопительную ведомость работы грузового автотранспорта» и в «Накопительную ведомость работы легкового автомобиля», которые ведут в течение месяца по каждому автомобилю отдельно.
Расчетно-платежная ведомость (ф. Т.-49) и расчетная ведомость (Т.-51) применяются как в условиях механизированного учета и являются основными документами по начислению и выплате всех видов заработной платы, а также пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, отпускам и прочим выплатам.
В расчетно-платежной ведомости содержится 45 граф, что позволяет получить информацию о сумме начисленной заработной платы и произведенном удержании за текущий месяц и с начала года по текущий месяц включительно.
В соответствующих графах записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы, произведенные из фонда оплаты труда, из других источников, а также удержания налога на доходы, по исполнительным документам и пр. общая сумма удержаний из заработной платы не должна превышать 50 %.
Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов.
За отсутствие документов, не связанных с записями в учете, – не штрафуют. Среди такой «первички», например, штатное расписание, табели учета рабочего времени, техзадания на командировку, приказ о приеме работника на работу. Однако пренебрегать этими документами не стоит. Ведь они послужат вам аргументом для подтверждения обоснованности затрат.
В связи с этим у многих бухгалтеров возникает вопрос. Можно ли продолжать использовать старые бланки? Ответ на этот вопрос неоднозначный. С одной стороны, предыдущие унифицированные формы отменены, значит, фирма не вправе их использовать. Такой вывод следует из Закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором сказано, что «первичные… документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм».
С другой стороны, старые бланки содержат все те же необходимые реквизиты, что и новые: наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи ответственных лиц и т. д. Заполненные реквизиты – главное условие для принятия документа к учету. И раз они остались прежними, то выходит, что использовать устаревшие бланки все же можно. Причем, как показывает практика, контролеров больше интересует наличие самого документа и хозяйственная операция, которая в нем отражена, а не то, что бланк «первички» устаревший.
Еще по теме Первичные и сводные документы по учету труда и оплаты.:
- ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ФОРМЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 6.04.2001 г. № 26)
- Отечественный и зарубежный опыт регулирования оплаты труда в сфере материального производства. Подходы и направления реформирования оплаты труда в социальной сфере и организациях государственной службы
- Постановление Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 «О ВВЕДЕНИИ НОВЫХ СИСТЕМ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, А ТАКЖЕ ГРАЖДАНСКОГО ПЕРСОНАЛА ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, В КОТОРЫХ ЗАКОНОМ ПРЕДУСМОТРЕНА ВОЕННАЯ И ПРИРАВНЕННАЯ К НЕЙ СЛУЖБА, ОПЛАТА ТРУДА КОТОРЫХ В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ НА ОСНОВЕ ЕДИНОЙ ТАРИФНОЙ СЕТКИ РФ И ПО ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУ
Фонд оплаты труда делится на: — фонд основной заработной платы: заработная плата, начисленная за выполняемую работу по тарифным ставкам, должностным окладам; стоимость продукции, которая выдается в порядке натуральной оплаты работникам согласно действующему законодательству; доплаты к должностным окладам в размерах, установленных действующим законодательством, за мастерство, за руководство бригадами; профессиональные надбавки руководителям, специалистам за высокие достижения или за выполнение особо важных заданий, за знание иностранного языка, за совмещение профессий, расширение сфер деятельности, увеличение объема выполняемых работ, за стаж работы, выслугу лет; доплаты к среднему заработку в случаях, предусмотренных законодательством; и т.д.
Перейти к загрузке файла Учет рабочего времени в ООО «Аврора» осуществляется табельным учетом. Каждому принимаемому на работу присваивается табельный номер и делается отметка в трудовой книжке о зачислении на работу. Сведения о работнике заносятся в автоматизированную систему учета 1С предприятие (Ф.И.О, данные паспорта, № ИНН, № свидетельства о регистрации в ПФ РФ).
Табель учета рабочего времени форма Т-13 на производственных рабочих ведет начальник цеха, на работников административно- управленческого персонала директор предприятия. Табель открывается 1-го числа каждого месяца и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц: — для корректировки суммы выплат за первую половину месяца (аванса); — для расчета заработной платы за месяц. Окончательно оформленный табель передается в бухгалтерию, где используется для расчета заработной платы работникам предприятия.
2.1.5 первичные документы по учёту труда и его оплаты.
Но так как с началом рыночных реформ схема начисления заработной платы в коммерческих организациях имеет тенденцию к упрощению, то требования, ранее предъявлявшиеся к этому сектору учета, по меньшей мере не потеряли актуальности. Учет заработной платы включает в себя учет затрат по нормам и учет отклонений от норм. Под затратами в пределах норм понимается плата за работы, предусмотренные установленной на предприятии технологией, действующими нормами и расценками.
К отклонениям от норм относятся оплата дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, и доплаты к основным сдельным расценкам, вызываемые отступлениями от нормальных условий производства.
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
N Т-1 или строка «Период работы» форме N Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок; — N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего». Формы N Т-2 и Т-2ГС (МС) ведутся в кадровом подразделении учреждения и заполняются на основании данных формы N Т-1 (или N Т-1а), а также личных документов работника — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Первичные документы по учету труда и заработной платы: анализируем нововведения
Оплата пособий по временной нетрудоспособности осуществляется на основании листов нетрудоспособности исходя из среднего заработка за два предшествующих месяца по болезни. Оплата за время выполнения общественных и государственных обязанностей определяются из расчета среднего заработка последних двух календарных месяцев работы; для проработавших на предприятии менее двух месяцев — из расчета среднего заработка за фактически отработанное время . Оплата дней отпуска осуществляется согласно рассчитанному среднему дневному заработку.
Средний дневной заработок на данном предприятии определяется исходя из трех последних месяцев работы, предшествующих уходу в отпуск методом прямого счета. Среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска в соответствии с трудовым договором и получается сумма оплаты ежегодного отпуска . (См. Приложение 2).
Первичные документы по заработной плате
Зарплата одного работника, руб.: среднегодовая (ГЗП) 12,3 26 35 37 +2 Таким образом, увеличение фонда зарплаты произошло в основном за счёт увеличения численности работников, а также за счет увеличения окладов по сравнению с аналогичными периодами предыдущего года. Увеличение среднего заработка, также вызвано увеличением окладов работников. Фактическое превышение среднегодовой оплаты труда над плановой произошло за счет премий, надбавок и доплат.
Фонд оплаты труда АУП возрос с 2004 г. по 2006 г. на 68 тыс. руб. главным образом за счет увеличения должностных окладов. В таблице 3 представлены данные, характеризующие использование труда рабочих-повременщиков. Расчёт влияния факторов на отклонения по фонду повременной зарплаты можно произвести способом абсолютных разниц, используя данные таблицы 3.
Первичные документы для расчетов по оплате труда
Важно
В организации могут существовать одновременно расчетные и расчетно-платежные ведомости или платежные и расчетно-платежные. Как мы уже писали выше, при совершении кассовых операций лучше применять утвержденные формы. В постановлении Госкомстата от 5.01.04 г. N 1 написано, что при применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.
Внимание
Автору данной статьи однажды пришлось участвовать в судебном процессе, где работодатель утверждал, что расчетно-платежные ведомости у него есть, а платежные украли. Заблуждение 3. С работника обязательно нужно взять заявление о приеме на работу ТК РФ не называет этот документ в числе обязательных при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ), впрочем, о заявлении ТК РФ не упоминает вообще. Так что общее правило: работники писать заявление не должны.
Документация по учету труда и его оплате
В табеле указываются оклады, а так же надбавки и доплаты. Дополнительная оплата труда зависит от результатов хозяйственной деятельности предприятия и устанавливается в виде премий, вознаграждений, других оплат непредвиденных законодательством, или большего размера, установленного действующим законодательством. В ООО «Аврора» применяют оплату труда по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера. Договор гражданско-правового характера заключается между предприятием и работниками, привлекаемыми со стороны для выполнения конкретной работы. В случае найма рабочего по контракту владелец может установить те условия оплаты труда с согласия рабочего, которые определены в коллективном или индивидуальном договоре.
Документы по учету и начислению заработной платы
Применение первичной документации по учету труда и заработной платы связано с особенностями деятельности предприятия (организации), технологическим процессам производства продукции, системой организации и формой оплаты труда, другими особенностями. Независимо от этого во всех случаях документация по учету труда и заработной платы должна обеспечить на всех уровнях управления предприятием получения достоверной информации: - о выработка рабочих в натуральном измерении, в том числе за нормой, отклонением и фактически; - об использовании рабочего времени в человеко-днях, человеко-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически; - о производительности труда рабочих в рублях или нормо-часах, в том числе по плану, отклонений и фактически; - о начисленную заработную плату, в том числе по плану, отклонений и фактически.
Первичные документы по учету труда и заработной платы
В состав этого показателя, кроме штатных работников, включает количество внешних совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам. Третий показатель характеризует условное количество работников (рабочих мест), отработавших полный рабочий день, которая необходима для выполнения установленного (определенного) предприятием объема работ (услуг). Его используют для определения среднего уровня заработной платы и других средних величин в целом по предприятию, а также анализа эффективности использования рабочей силы.
Таблица 6.1 Расчет этих показателей ведется на основании сведений о наличии работающих и отработанного ими времени. Для установления точной численности всех категорий работников предприятия по каждому структурному подразделению и в целом по предприятию необходимо вести количественный учет движения работников.
Публикации по теме
-
Бизнес по производству и продаже питьевой воды: выгоден ли он?
В связи со сложившейся на сегодняшний день экологической ситуацией достаточно остро встает проблема качественной питьевой воды. В...
-
Идеи бизнеса на пляже. Психологический салон. Готовый бизнес на проведении психологических игр, тренингов и консультаций
Летнее кафе – привлекательный сезонный бизнес. Только сходит снег, люди устремляются на свежий воздух. Уставшие от полугодовой зимы...