Среднесписочная численность работников — когда сдавать? Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций

Обязанность представлять сведения о среднесписочной численности работников закреплена в Налоговом кодексе России (статья 80).

Согласно нормам права, сведения о среднесписочной численности нужно представлять:

• в налоговый орган по месту регистрации организации или ИП,
• за предшествующий календарный год,
• в срок до 20 января следующего года - для уже существующих организаций,
• в срок до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания организации, - для новых компаний.

Эти сведения необходимо представить по форме 1110018, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/

Подавать сведения о среднесписочной численности обязаны подавать даже те юридические лица, у которых нет наемных работников.

Кто обязан сдавать?

Сдавать сведения о среднесписочной численности обязаны все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, которые привлекали наемных работников.

Еще раз подчеркнем, что организации обязаны представить сведения в любом случае, даже если они в прошедшем году не вели финансово-хозяйственную деятельность и не нанимали работников. На эту тему есть несколько разъясняющих писем Минфина РФ.

Сведения о среднесписочной численности работников обязаны подавать и организации после создания (реорганизации). Они подают этот отчет до 20 числа месяца, следующего за месяцем, когда организация была зарегистрирована или реорганизована.

Индивидуальные предприниматели подают эти сведения только, если они привлекали наемный персонал.

Как рассчитывать среднесписочную численность?

Среднесписочная численность работников за любой период рассчитывается на основе среднесписочной численности за каждый месяц этого периода. Поэтому нужно рассчитывать численность за каждый месяц.

Шаг 1 - определяем списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В этот расчет не входят: внешние совместители; работники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком; работники в неоплачиваемом учебном отпуске; работники с неполной занятостью.

Шаг 2 - суммируем списочную численность работников за каждый календарный день месяца (с 1 по 30 или 31 число), включая праздничные и выходные дни, и делим полученную сумму на число календарных дней месяца.

Шаг 3 - рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. Эту сумму делим на обычную продолжительность рабочего дня в часах и умножаем на количество рабочих дней в месяце.

Шаг 4 - складываем результаты, полученные в шаге 2 и шаге 3, и округляем полученную сумму до целой единицы.

В итоге мы получим среднесписочную численность работников за месяц.

Чтобы получить среднесписочную численность работников за год, складываем рассчитанные суммы среднесписочной численности за все месяцы года и делим на 12. По тому же принципу можно получить численность за квартал и полугодие.

Ответственность за непредставление

За неподачу отчета или нарушение сроков его подачи предусмотрено два вида штрафов:

• на организацию - в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• на руководителя организации - в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Сведения о среднесписочной численности работников - это одна из форм, которую налогоплательщики, имеющие наемных работников, должны сдавать в налоговую. В статье мы расскажем о сроках сдачи среднесписочной численности, и подскажем, где скачать бланк данной формы на 2018-2019 годы.

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ . Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии .

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ.

Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи справки перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на выходной день — воскресенье.

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Среднесписочная численность: бланк 2018-2019 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2018 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2019 году за истекший 2018 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Бланк единый для организаций и ИП. Скачать бланк для среднесписочной численности, подаваемый в 2019 году, можно на нашем сайте:

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

• 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
• 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Подробнее об изменениях, вносимых приказом Росстата от 22.11.2017 № 772, читайте .

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, ..., декабрь).

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Как и куда сдавать сведения

Заполненную бумажную форму можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения.

Подать сведения возможно и в электронном виде. Соответствующий формат утвержден приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421@. Причем выбирать между бумажным и электронным вариантом могут все налогоплательщики, включая тех, у кого среднесписочная численность перевалила за сотню. Сведения не декларация, поэтому требование п. 3 ст. 80 НК РФ об обязательном электронном способе сдачи в данном случае не действует.

Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.

Накажут ли за непредставление сведений о численности работников?

Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ.

Помимо налоговой возможна и административная ответственность должностных лиц по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, то есть штраф от 300 до 500 руб. На это указывает Минфин России в письме от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179.

Однако имейте в виду, что блокировать за это счет инспекция не вправе. Сведения не являются декларацией, а значит, их непредставление или нарушение сроков не подпадает под основание для приостановления движения денег по счетам, предусмотренное подп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ.

Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте .

Итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Срок представления справки — не позднее 20 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.

В деятельности бухгалтера часто встречаются два таких понятия, как Средняя численность и среднесписочная численность. Это два совершенно разных показателя и путать их не стоит. В статье подробно разберемся в чем отличие этих двух показателей в 2018 году.

Основные отличия показателей

Для того, чтобы нам разобраться в этих двух показателях численности, рассмотрим правила их расчета.

Основное отличие заключается в том, что показатель среднесписочной численности является составной частью средней. Среднюю рассчитывают за месяц, два месяца, квартал или год исходя из показателя средней численности по каждому месяцу расчетного периода. Для определения месячного значения к среднесписочной численности и внешних совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная включает только тех работников, для которых это основное место работы. То есть при расчете учитывать не нужно ни внешних совместителей, ни подрядчиков.

Применение среднесписочной численности

Мы уже определились, что среднесписочной признают численность работников за конкретный период времени.

Рассчитывают ее при подготовке сведений в налоговые органы. По среднесписочной численности отчитываются ежегодно, за предыдущий год. Согласно НК РФ подать сведения нужно до 20 января того месяца, который непосредственно следует за расчетным. Если крайний день сдачи приходится на выходной, то крайний срок для предоставления сведений переносится на ближайший рабочий день.

Важно! Крайний срок для сдачи сведений за 2017 год – это 20 января 2018 года, но так как эта дата выпадает на субботний нерабочий день, то крайний срок переносится на 22 января 2018 года.

Если своевременно не предоставить сведения в налоговую, то организации и ее руководителю грозит начисление штрафов:

• 200 рублей – для организации;
• 300 – 500 рублей – для руководителя.

От среднесписочной численность зависят и некоторые налоговые льготы для организаций и предпринимателей. К примеру, для таких IT-организаций предусмотрены пониженные тарифы для страховых взносов в том случае, если этот показатель численности не менее 7 человек.

Среднесписочный показатель численность нужен также при заполнении статотчетности и при расчете налога на прибыль.

Важно! Штатная численность не всегда совпадает со среднесписочным значением.

Списочная численность

Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.

Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.

При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.

Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.

В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.

Применение средней численности

Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:

• При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
• При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
• Для получения налоговых льгот.

Как рассчитать среднесписочную численность

К примеру, с января по июнь в организации среднесписочная численность по каждому месяцу составила 30 человек, а с июля по декабрь – 28, тогда расчет среднесписочной за год будет следующим:

(30 х 6 + 28 х 6) / 12 = 29 человек

Важно! Полученное значение среднесписочной численности всегда округляем до целого числа.

Для расчета среднесписочной за месяц этот же показатель по полностью занятым работникам складывают со средней численностью работников занятых не полностью (те, кто трудится на условиях не полной занятости по соглашению, за исключением работников, кому такие условия труда положены по законодательству).

Расчет среднесписочной численности за один месяц по полностью занятым работникам достаточно прост. Для этого нужно суммировать списочную численность работников по каждому дню месяца.

Например, показатель списочной численности с 1 по 10 ноября – 28 человек, а с 11 по 30 ноября – 29 человек. Тогда расчет будет следующий:

(28 х 10 + 29 х 20) / 30 = 29 человек

Для расчета средней численности работников, занятых не полностью рассчитывается как отношение количества часов, которые отработаны такими работниками к общему числу рабочих часов в месяце.

Как рассчитать среднюю численность

Для расчета средней численности за период, больший одного месяца берется сумма этого показателя по каждому месяцу взятого периода. Например, средний показатель, при средней численности с января по март – 45 человек, а с апреля по декабрь – 48, будет следующий:

(45 х 3 + 48 х 9) / 12 = 47 человек

Для расчета среднесписочной численности за 1 месяц нужно будет прибавить показатель по среднесписочной численности к средней численности внешних совместителей и работающих по ГПД.

Для расчета средней численности внешних совместителей нужно количество отработанных ими часов разделить на общее количество рабочих часов взятого месяца.

Например, в организации трудятся три внешних совместителя по 4 часа 5 дней в неделю с продолжительностью рабочего дня 8 часов. Двое из них в ноябре 2017 года отработали все положенное рабочее время, то есть 21 рабочий день а в один – только 10.

Произведем учет работников за отработанные дни:

4 чел.часа / 8 ч х 2 человека = 1 человек

4 чел.часа / 8 ч х 1 человека = 0,5 человек

Общее количество чел./дней:

1 х 21 день + 0,5 х 10 дней = 26 чел./дней

Средняя численность равна:

26 чел./дней / 21 день = 1,24 чел.

Средняя численность по НПД рассчитывается аналогично.

Всем компаниям и предпринимателям, которые вели свой бизнес с привлечением наемного персонала в 2017 году, в срок не позднее 22 января 2018 года нужно подать в свою налоговую инспекцию бланк «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год». Кроме того, в течение 2018 года этот бланк должны сдавать вновь созданные фирмы.

В какие сроки отчитываться по численности за 2017 год в 2018 году

Сроки сдачи сведений о среднесписочной численности сотрудников в ИФНС приведены в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

Это один из самых первых отчетов в период годовой отчетной кампании. Раньше будет только СЗВ-М за декабрь (крайняя дата – 15 января). Правда, этот отчет можно для удобства сдать и досрочно в декабре, если, конечно, есть уверенность, что данные по сотрудникам не изменятся. ПФР допускает сдачу этого ежемесячного отчета заранее.

Срок сдачи отчета по численности за 2017 год перенесен

В 2018 году в январе 20-е число приходится на нерабочую субботу, поэтому отчет за 2017 год можно сдать в ближайший рабочий день – понедельник 22 января (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Но до последнего дня рекомендуем не затягивать. Тем более, в те же сроки – до 20-го января включительно, то есть с учетом выходных – до 22 января нужно представить в фонд соцстраха форму 4-ФСС за 2017 год. Поэтому работы будет много.

В течение 2018 года вновь созданные (реорганизованные) компании обязаны представить сведения о численности не позднее 20-го числа по итогам месяца, в котором юрлицо создано (реорганизовано).

Например, если фирма основана в январе 2018 года, то первый раз подобную форму бухгалтер должен подать не позднее 20 февраля 2018 года. Если месяц рождения компании – апрель 2018 года, то форма подается не позднее 21 мая (с учетом выходных) и т. д.

Кто вправе не представлять отчет о численности

Сведения за истекший год относят (направляют) в налоговую все компании поголовно. А также ИП, которые вели свой бизнес не одни, а с работниками, принятыми на основании трудовых договоров. Если никакого персонала у коммерсанта в 2017 году не было, трудился он один, то об этом отчете можно забыть – он не сдается.

В случае, когда дело зарегистрировано на компанию в течение 2018 года, первый отчет о численности (с особенностями заполнения) нужно подать уже в следующем месяце. О точных сроках мы рассказали выше. Предпринимателей данная норма не касается. Она применима только в отношении компаний. ИП, если и подают Сведения, то только при наличии работников и только по итогам отработанного года.

Что будет, если бланк не сдать

За просрочку сдачи сведений налогоплательщика могут оштрафовать на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Также возможно денежное наказание для должностного лица – штраф от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Санкции, прямо скажем, невелики. Но лишние проблемы с контролирующими органами точно никому не нужны. Поэтому сроки разумно не нарушать. Тем более показатель среднесписочной численности вам все равно придется считать – он часто нужен в бухгалтерской работе. В том числе для целей составления и сдачи налоговой и другой отчетности.

Внимание! Если предприниматель, который привлекал сотрудников, прекратил свое дело официально, подать сведения о среднесписочной численности за истекший год все равно нужно. Никаких исключений тут нет. Иначе «молчание» расценят как нарушение, что грозит вышеуказанным штрафом (письмо Минфина России от 30.03.2017 № 03-02-08/18588).

Где взять форму бланка отчета о среднесписочной численности

Форма отчета о среднесписочной численности – единая для всех. Утверждена она приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Именно этот бланк заполняйте в 2018 году по итогам 2017 года, а также в случае создания новой компании.

Бланк достаточно простой. И размещается всего на одной страничке. Пожалуй, более компактной отчетности не встретить.

По каким правилам заполнять отчет о среднесписочной численности

В «шапке» документа обязательны ИНН организации или предпринимателя и КПП организации. В последних двух ячейках поля «ИНН» проставьте прочерки либо в первых двух – нули (00). Точные указания на этот счет отсутствуют. Можно по умолчанию придерживаться того варианта, который предлагаем вам ваша бухгалтерская программа по составлению отчетности.

Строка «Представляется в ____»

Строка «Представляется в ____» нужна для наименования и кода налоговой инспекции, которая вас контролирует.

Если отчет в 2018 году подается за предыдущий 2017 год, в строке «Среднесписочная численность по состоянию на ____» запишите 01.01. И поставьте текущий год – 2018. Среднесписочная численность указывается в целых единицах. Для этого дробные числа округляются по общим правилам. Как именно физически заполнять соответствующую строку – слева направо или же, наоборот, справа налево – тоже нигде прямо не сказано. Получается, можно выбрать любой вариант, и он будет правомерен. Пустые ячейки по общему правилу прочеркните.

Кто должен завизировать Сведения о среднесписочной численности

Форму подписывает руководитель компании-налогоплательщика (предприниматель) или его представитель. Печать ставится, если она есть.

Обязательно помимо подписи поставить дату визирования отчета и целиком ФИО лица, который подписывает отчет.

Если отчитывается представитель налогоплательщика по доверенности, то в последней строке формы должны быть реквизиты такой бумаги. А ее копию следует приложить к отчету. Иначе в приеме отчетности могут и отказать.

Какие показатели включать в отчет

Наименование документа как нельзя лучше говорит само за себя. Основной показатель, который бухгалтер отражает в этом отчете, – среднесписочная численность работников.

В бланке по итогам 2017 года это будет среднесписочная численность по состоянию на 01.01.2018.

В бланке, подаваемом в течение 2018 года вновь созданной организацией, среднесписочная численность персонала указывается на первое число месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации). Так, если бизнес зарегистрирован в январе 2018 года, то надо поставить дату 01.02.2018, если день рождения компании приходится на апрель, то 01.05.2018 и т. д.

Как считать показатели для отчета в 2018 году

Расчет среднесписочной численности в 2018 году ведите по новому приказу Росстата от 22.11.2017 № 772. Указания, содержащиеся в этом акте, сопровождаются наглядными примерами по всем возможным ситуациям. Поэтому не забывайте в случае какой-либо неясности первым делом заглядывать в данные правила.

В 2017 году, напомним, действует приказ Росстата от 26.10.2015 № 498. Но из года в год кардинально порядок не меняется.

В каких случаях Сведения о численности придется сдавать в электронном виде

В случае со Сведениями электронный формат отчетности обязателен, если количество персонала в среднем составляет больше 100 человек. То есть применяется общее правило. Соответственно, например, все «упрощенцы» вправе подавать «численность» на бумаге. Ведь применять упрощенный режим налогообложения по действующим правилам можно, только когда средняя численность сотрудников не превышает 100 человек.

Пример заполнения бланка за 2017 год

Как мы уже сказали, среднесписочную численность работников за 2017 год рассчитывают на первое число нового года – 1 января. Эта дата и указана в бланке в нашем примере. Она же будет стоять в отчетах всех компаний за 2017 год. Сам показатель в примере равен 15 чел.