Nowe zasady elektronicznego zarządzania dokumentacją. Pisanie regulaminów: rekomendacje rozwojowe

Objawy ciąży po implantacji zarodka

Regulamin pracy w systemie

elektroniczne zarządzanie dokumentacją


Terminy i skróty użyte w tekście regulaminu.
Dokument główny– dokument przychodzący, wychodzący lub odwołanie obywatela, który wygenerował korespondencję w dowolnej sprawie.
RKK– karta rejestracyjna i kontrolna.
Korespondencja dla dokumentu głównego - wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące przygotowywane i wysyłane w celu realizacji dokumentu głównego lub w odpowiedzi na niego.
EDMS, system– elektroniczny system zarządzania dokumentacją DIRECTUM.
Dział - wewnętrzny podział strukturalny władzy wykonawczej

  1. Postanowienia ogólne

    1. Rozporządzenie to określa Główne zasady korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami w organie wykonawczym, obowiązki uczestników obiegu dokumentów i zasady pracy z nimi dokumenty elektroniczne i księgi metrykalne.

    2. Regulamin został opracowany zgodnie z zarządzeniem rządu obwodu tiumeńskiego nr 1064-rp z dnia 30 października 2007 r., instrukcją pracy biurowej we władzach wykonawczych, standardami państwowymi w zakresie archiwizacji i pracy biurowej

    3. Niniejsze rozporządzenie obowiązuje od momentu jego zatwierdzenia przez władzę wykonawczą do czasu komercyjnego uruchomienia ujednoliconego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami i zarządzania biurami władz wykonawczych obwodu tiumeńskiego

  1. Cel elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

    1. zapewnić ujednoliconą procedurę pracy z dokumentami w działach, w tym:
- rejestracja przychodzących dokumentów, a następnie przekazywanie korespondencji do kierownictwa i działów do rozpatrzenia;

Rejestracja przepływu dokumentów, w tym uchwał, sprawozdań z realizacji;

Zapisywanie dokumentów do plików i wyodrębnianie ich z plików; zapewnienie rozliczania i wykorzystania wypełnionych dokumentów biurowych;

Stosowanie wspólny system indeksowanie (numerowanie) dokumentów;

Stosowanie katalogów ogólnych (klasyfikatorów systemowych);

Stosowanie jednolitych formularzy (wzorów) dokumentów


    1. zapewniają, w ramach jednej bazy danych, rejestrację wszystkich rodzajów dokumentów, przechowywanie kart ewidencyjnych dokumentów, a także tekstów dokumentów sporządzonych w forma elektroniczna;

    2. zapewnić szybkie wyszukiwanie kart rejestracyjnych i dokumentów zarówno według tekstu, jak i tematycznego zestawu danych;

    3. zapewnić zautomatyzowaną kontrolę przepływu dokumentów w działach od momentu ich otrzymania lub utworzenia aż do zakończenia realizacji - wysłania, złożenia lub zniszczenia, terminowo informować pracowników i kierownictwo o otrzymanych i utworzonych dokumentach, wyeliminować możliwość utraty dokumentów;

    4. zapewniają automatyczną, proaktywną kontrolę nad Twoimi wykonanie tymczasowe dokumenty, instrukcje, pisma i odwołania od obywateli, odwołania od organizacji, szybkie otrzymanie informacji o statusie realizacji i lokalizacji dokumentu.

    5. zapewnić kontrolę przepływu dokumentów (projektów dokumentów) między różnymi organami wykonawczymi regionu Tiumeń.

    6. zapewnić otrzymywanie raportów, w tym statystycznych, na podstawie informacji o dokumentach i statusie ich realizacji przechowywanych w systemie.

    7. wykonywanie funkcji biurowych przy użyciu EDMS musi być zgodne z wymogami dokumentów regulacyjnych i administracyjnych dotyczących dokumentacji i organizacji wsparcia dokumentacyjnego dla kadry kierowniczej Federacja Rosyjska i obwód Tiumeń.

  1. Korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

3.1. Korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją jest obowiązkowe w następujących obszarach pracy biurowej:

Rejestracja dokumentów przychodzących

Podejmowanie uchwał i monitorowanie realizacji wpływających dokumentów

Przygotowywanie i zatwierdzanie dokumentów wychodzących

Rejestracja dokumentów wychodzących

Rejestracja pisemnych odwołań obywateli

Kontrola realizacji i reagowanie na pisemne wnioski obywateli

Organizacja osobistego odbioru obywateli przez szefów władz wykonawczych i odpowiedzialnych pracowników

Przygotowywanie i koordynacja projektów uchwał i zarządzeń Wojewody oraz Rządu Obwodu Tiumeń.
3.2 Pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie, zatwierdzanie i rejestrację dokumentów w ramach określonych w pkt 3.1 są zobowiązani do wykonywania tych czynności z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
3.3 Dokumentami określającymi tryb pracy z systemem są:

Te przepisy

Instrukcja obsługi systemu DIRECTUM

Instrukcje pracy biurowej władzy wykonawczej

Rozkazy i instrukcje kierowników organów wykonawczych oraz osób wyznaczonych do organizowania i utrzymywania pracy urzędu
3.4 Pracownicy odpowiedzialni zgodnie ze swoimi odpowiedzialność zawodowa Na etapach przygotowania, rejestracji, zatwierdzania czy wykonywania dokumentów wymagane jest, w miarę potrzeby, ale nie rzadziej niż raz na 3 godziny, połączenie się z systemem w celu wydania dyspozycji, zapoznania się i realizacji przychodzących zadań.


  1. Ogólne zasady pracy z dokumentami elektronicznymi

4.1 Praca ze wszystkimi dokumentami w ramach władzy wykonawczej odbywa się głównie w w formacie elektronicznym.

4.2. Dopuszczalny jest brak dokumentu elektronicznego odpowiadającego dokumentowi papierowemu podczas pracy z dokumentami przychodzącymi, jeżeli w punktach rejestracji nie znajdują się urządzenia skanujące.

4.3. Niedopuszczalny jest brak dokumentu elektronicznego odpowiadającego dokumentowi papierowemu podczas pracy z dokumentami (projektami dokumentów), które są przygotowywane przez organ wykonawczy w ramach procesów dokumentacyjnych wymienionych w pkt 3.1.

4.4. Obecność dokumentu papierowego jest obowiązkowa tylko w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

4,5. Praca z dokumentami elektronicznymi podlega wszystkim zasadom i przepisom obowiązującym dla dokumentów papierowych (zasady formatowania, prawa do podpisu, poufność itp.).

4.6. Kontrola realizacji dokumentów odbywa się za pomocą Systemu. Jeżeli do zadania wykonania dokumentu nie jest dołączony elektroniczny obraz samego dokumentu, wykonawca musi otrzymać dokument do pracy w formie papierowej i zgłosić jego realizację za pośrednictwem Systemu (klikając przycisk „Wykonaj”)


  1. Zasady pracy w systemie w wybranych obszarach pracy biurowej

    1. Rejestracja pisemnych odwołań obywateli.

Aby zarejestrować odwołanie obywatelskie, należy:


  1. stworzyć obywatelską kartę odwoławczą;

  2. uzupełnij niezbędne dane;

  3. zapisz kartę.

Tabela 1. Opis pól znajdujących się w zakładce „Główne” pisemnego odwołania obywatela.


Nazwa pola


Wprowadzanie wartości

*Numer rejestracyjny
Przed naciśnięciem przycisku „Zapisz” zostaje on uzupełniony słowem AUTONUMBER, które po zapisaniu zostaje automatycznie zastąpione numerem rejestracyjnym. Możliwe jest ręczne wprowadzenie i korekta wartości.

Wypełniane ręcznie

*Status dokumentu
Wskazany jest status dokumentu.

Wybierz z katalogu

*Rodzaj leczenia

Określa typ żądania

Wybierz z katalogu

*Data

Wskazana jest data przyjęcia pisemnego wniosku



Powtórzenie

Wskazany jest znak powtórzenia dokumentu



*Nazwisko aplikującego

Wskazane jest nazwisko, imię i patronimik Wnioskodawcy.

Wypełniane ręcznie

*Charakter problemu
Wskazuje naturę problemu

Wybierz z listy możliwych wartości

Status społeczny

Wskazany jest status społeczny Wnioskodawcy.

Wybierz z katalogu

Rodzaj odwołania

Wskaż, w jaki sposób otrzymano żądanie.

Wybierz z katalogu

Obszar

Miejsce zamieszkania wnioskodawcy

Wybierz z katalogu

Wieś

Wieś, w której mieszka Wnioskodawca

Wybierz z katalogu

Adres

Adres zamieszkania Wnioskodawcy

Wypełniane ręcznie

Typ autora

Przypisz żądaniu status „Osobiste” lub „Zbiorowe”

Wybierz z listy możliwych wartości

Odpowiedzialny

Ustal odpowiedzialnego pracownika, do którego odwołanie zostanie przesłane do rozpatrzenia.

Wybierz z katalogu

Szablon treści

W razie potrzeby istnieje możliwość wybrania najczęściej występującej treści odwołania

Wybierz z katalogu

*Treść
Treść odwołania

Wypełniane ręcznie

Od kogo to się wzięło?

Określ organizacje i grupy społeczne od którego otrzymano odwołanie

Wybierz z katalogu

pytania

Wskaż główne pytania odwołania

Wybierz z katalogu

Szablon notatki

Jeśli to konieczne, wskaż najczęściej występującą nutę

Wybierz z katalogu

Notatka

Pole wejściowe Dodatkowe informacje o dokumencie.

Wypełniane ręcznie

Rysunek 1. Przykład wypełnienia zakładki „Podstawowe” karty zgłoszenia odwołania obywatelskiego.


    1. Wprowadzenie uchwały na pisemny wniosek obywatela.

Po podjęciu przez kierownika uchwały w sprawie pisemnego odwołania obywatela należy przejść do zakładki „Rozwiązanie” w odpowiedniej karcie rejestracyjnej i uzupełnić dane.
Tabela 2. Opis pól znajdujących się w zakładce „Rozwiązanie” pisemnego odwołania obywatela.


Nazwa pola
Wartość pola/działanie pracownika
Wprowadzanie wartości

Autor uchwały

Autor uchwały

Wybierz z katalogu

Data uchwały

Data rozstrzygnięcia pokazana na dokumencie papierowym

Wybór z kalendarza lub wpis ręczny

Szablon uchwały

Wybór standardowej rozdzielczości w celu wypełnienia wymaganego pola „Rozdzielczość”.

Wybierz z katalogu

Rezolucja

Pole tekstowe, w którym uchwała menadżera jest powielana z dokumentu papierowego

Wprowadzanie ręczne

Tabela

Instrukcje dla konkretnych pracowników w ramach uchwały lub dane na podstawie uchwały. Z reguły na pierwszym miejscu wymieniany jest pracownik, któremu powierzono zestawienie dokumentu końcowego.

Patrz tabela 3

Wysłano

Wprowadzanie ręczne

Tabela 3. Opis pól zawartych w tabeli w zakładce „Rozwiązanie” pisemnego odwołania obywatela.


Nazwa pola
Wartość pola/działanie pracownika
Wprowadzanie wartości

*№

Numer seryjny wiersza w tabeli

Automatycznie

Wykonawca

Pracownik, któremu powierzono zadanie

Wybierz z katalogu

Zamówienie

Tekst zamówienia dla wykonawcy

Wprowadzanie ręczne

Plan. data

Data, do której zamówienie musi zostać zrealizowane

Wybór z kalendarza lub wpis ręczny

Fakt. data

Data realizacji zamówienia

Wybór z kalendarza lub wpis ręczny

Raport

Tekst raportu wykonawcy w imieniu (jeśli to konieczne)

Wprowadzanie ręczne


Rysunek 2. Przykład wypełnienia zakładki „Rozwiązanie” karty zgłoszenia odwołania obywatelskiego.

Organizacja na pewnym etapie swojego rozwoju musi uregulować swoje główne procesy biznesowe, tj. opisać postęp ich wdrażania w przepisach lokalnych. Dokument taki jak regulamin opisuje krok po kroku proces, nad którym pracują jednocześnie kilka działów. Jest mało prawdopodobne, aby sekretarzowi powierzono opracowanie przepisów dotyczących złożonego procesu produkcyjnego, ale jest to całkiem prawdopodobne w przypadku pracy biurowej.

W artykule omówiono regulamin jako rodzaj dokumentu, jego strukturę i podstawowe szczegóły, a także przedstawiono przykład regulacji jednego z najważniejszych procesów w placówce oświatowo-wychowawczej – monitorowania realizacji zadań zgodnie z dokumentami.

REGULAMIN JAKO DOKUMENT

Nasz słownik

Regulamin w organizacja handlowa to dokument organizacyjno-administracyjny opisujący konkretny proces biznesowy krok po kroku od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia.

Regulamin ma charakter ściśle indywidualny i może dotyczyć jedynie organizacji, która go dla siebie zatwierdziła. Dlatego przy sporządzaniu instrukcji pracy biurowej zwykle stosuje się GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji”. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” oraz Wytyczne w sprawie wdrożenia GOST R 6.30-2003. Na podstawie tych dokumentów instrukcje wewnętrzne tworzone są zarówno w małym sklepie, jak iw spółce JSC na poziomie federalnym. Ale na przykład procedura przekazywania dokumentów wewnętrznych ustanowiona w jednej organizacji może być całkowicie nieodpowiednia dla innej.

Po zapoznaniu się z regulaminem, nowy pracownik Działy muszą zrozumieć, jakie są ich zadania i szybko zaangażować się w ten proces.

Zazwyczaj regulacje procesów biznesowych opracowywane są przez przedstawicieli zaproszonych do organizacji. firma konsultingowa. Nie mogą tego jednak zrobić bez pomocy pracowników, którzy na co dzień realizują te procesy.

Gdy w proces biznesowy zaangażowanych jest kilka jednostek strukturalnych (proces ten nazywa się end-to-end), jedno rozporządzenie może zastąpić długą korespondencję wewnętrzną. Przecież pracownik jednego działu nie może być posłuszny szefowi innego, więc po co miałby przejmować pałeczkę i wykonywać pewne czynności bez polecenia bezpośredniego przełożonego? W normalnych warunkach szefowie działów muszą prowadzić korespondencję. Jeśli istnieje regulacja, to pracownicy różnych działów są zaangażowani w realizację procesu, nie czekając na instrukcje „z góry”.

Jakie procesy podlegają regulacji?

Posiadanie odrębnych regulaminów dla wszystkich procesów pracy jest niewątpliwie bardzo wygodne. Jednak ten medal ma też drugą stronę, a mianowicie:

  • regulacje wymagają poważnych inwestycji finansowych: dobrzy konsultanci są kosztowni, podobnie jak inni czas pracy własny personel;
  • każdy proces stale się rozwija: pojawiają się nowe Specyfikacja techniczna pracy, przychodzą, żeby ją realizować nowi, inaczej przeszkoleni ludzie, a sporządzony dziś diagram procesu może za rok zmienić się nie do poznania. To również należy monitorować, co oznacza nowe koszty;
  • podejście do realizacji procesu, w którym „krok w bok jest równoznaczny z ucieczką” nie zachęca pracowników do wykazania się inicjatywą i nikt ostatecznie nie będzie w stanie zoptymalizować procesu lepiej niż ci, którzy bezpośrednio nad nim pracują;
  • Niemal pewne jest, że wdrożenie przepisów spotka się z oporem pracowników, zarówno bezpośrednich uczestników procesu, jak i licznych „sympatyków”. Pokonanie oporu to cały etap wdrażania przepisów, wymagający zarówno czasu, jak i zasobów materialnych.

Zatem standardowe procesy podlegają przede wszystkim regulacji. Zawsze będą one realizowane w organizacji, niezależnie od sytuacji zewnętrznej. Lista procesów podlegających regulacji w konkretnej organizacji jest tworzona ściśle indywidualnie, w oparciu o wiele czynników.

STRUKTURA I TREŚĆ REGULAMINU

Z reguły regulamin składa się z następujących głównych sekcji:

  1. Postanowienia ogólne.
  2. Terminy, definicje, skróty.
  3. Opis procesu.
  4. Odpowiedzialność.
  5. Kontrola.

Rozdział

Postanowienia ogólne
  • Cel regulaminu ( Rozporządzenie to określa tryb...);
  • zakres zastosowania: obiekty lub pracownicy organizacji, których dotyczy rozporządzenie;
  • przepisy prawne, na podstawie którego opracowano regulamin (jeżeli taki istnieje);
  • tryb zatwierdzania, zmiany i unieważnienia regulaminu

Terminy, definicje, skróty

Definicja pojęć i objaśnienie skrótów stosowanych w tekście regulaminu.

Terminy są wymienione w kolejności alfabetycznej. Każdy z nich jest zapisany w nowej linii w liczbie pojedynczej, a jego definicja jest oznaczona myślnikiem bez słowa „to”. Jako źródło definicji wskazane jest wykorzystywanie aktów prawnych, standardy państwowe i inne dokumenty regulacyjne

Opis procesu

Opis krok po kroku proces. Dla wygody ta sekcja została podzielona na podsekcje, z których każda odpowiada kolejnemu etapowi procesu. Sekcja wskazuje pracowników zaangażowanych w wykonanie, opisuje akcję i wynik

Odpowiedzialność

Odpowiedzialność uczestników procesu za nieprzestrzeganie przepisów (dyscyplinarnych, administracyjnych, karnych). To drugie dotyczy zwykle kompleksów procesy produkcji związane z zagrożeniami dla zdrowia i życia pracowników

Kontrola

Wskazanie Pełne imię i nazwisko urzędnik odpowiedzialny za monitorowanie stosowania przepisów, a także, w razie potrzeby, środki kontroli

PODSTAWOWE SZCZEGÓŁY REGULAMINU

Główne szczegóły dokumentu obejmują:

  • Nazwa firmy;
  • data i numer dokumentu, miejsce jego sporządzenia;
  • pieczęć zatwierdzająca;
  • Tytuł dokumentu;
  • tekst dokumentu;
  • wniosek (jeśli istnieje);
  • zatwierdzenie wizy.

Przy okazji

Wymagania dotyczące rejestracji wymienionych szczegółów określa GOST R 6.30-2003. Zalecenia metodologiczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30-2003 wyjaśniają i określają procedurę wdrażania i stosowania tego standardu.

MODEL PROCESU BIZNESOWEGO

Model procesu biznesowego może służyć jako załącznik do regulaminu. Zwyczajowo przedstawia się to graficznie (patrz diagram), ale dopuszczalne jest również sporządzenie tabeli, a nawet ustne opisanie procesu. Graficzne modele procesów biznesowych tworzone są przy użyciu specjalnego oprogramowania.

To, co na pierwszy rzut oka wydaje się zawiłością linii i kształtów geometrycznych, w rzeczywistości reprezentuje ścisłą kolejność działań podczas wykonywania określonego procesu, w naszym przypadku procesu pracy biurowej. Schemat procesu biznesowego jest znacznie łatwiejszy do zrozumienia niż tekst tych samych przepisów. Jasno widać, kto i gdzie rozpoczyna każdy etap, jak go kończy oraz komu przekazuje pałeczkę w pracy nad procesem.

Graficzny model procesu biznesowego „Zatwierdzenie projektu dokumentu” przedstawia się następująco kluczowe parametry proces biznesowy, taki jak dane wejściowe i wyjściowe, klienci i uczestnicy. Każdy nowy pracownik patrząc na model, szybko zaangażuje się w realizację swojego procesu na określonym etapie i będzie wiedział, jak zachować się w każdej związanej z nim sytuacji roboczej.

PROCEDURA PRACY NAD REGULAMINEM

Praca nad regulaminami nie różni się od pracy nad jakimkolwiek innym dokumentem organizacyjno-administracyjnym: najpierw sporządzany jest projekt dokumentu, który uzgadniany jest z zainteresowanymi urzędnikami, następnie zatwierdzany jest przez kierownika organizacji lub osobę przez niego upoważnioną. Na koniec uczestnicy procesu zapoznają się z regulaminami zakazu podpisu i otrzymują ich kopie.

Regulamin można zatwierdzić na kilka sposobów:

  1. bezpośrednio (menedżer podpisuje dokument własnoręcznie);
  2. pośrednio (poprzez wydanie polecenia) (patrz przykład 1). W takim przypadku dane rejestracyjne zamówienia zostaną umieszczone na stemplu akceptacji.

Przykład 1

Zarządzenie o zatwierdzeniu i wejściu w życie
regulacje procesów biznesowych


(LLC „Perspektywa”)

ZAMÓWIENIE

23.07.2014 nr 456-Pr

Moskwa

W sprawie zatwierdzania i wdrażania regulaminów procesów biznesowych

W celu usprawnienia procedur papierowych Perspektiva LLC

ZAMAWIAM:

1. Zatwierdzić i wprowadzić w życie od dnia 01.08.2014 regulaminy dotyczące następujących procesów biznesowych:

1.1. Rejestracja i księgowanie dokumentów.

1.2. Kontrola wykonania dokumentu.

1.3. Przechowywanie i odzyskiwanie dokumentów.

2. Wyznacz dyrektora administracyjnego A.V. Legostaeva odpowiedzialnego za spełnienie wymagań określonych w ust. 1 niniejszego zarządzenia.

3. Do szefa biura Parshina V.K. upewnić się, że pracownicy Perspektiva LLC zapoznali się z niniejszym zarządzeniem pod podpisem i przekazali kopie zatwierdzonego regulaminu do oddziałów strukturalnych Perspektiva LLC do dnia 30 lipca 2014 r.

4. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją niniejszego zamówienia.

Dyrektor generalny Maksimow TAK. Maksimow

Z zamówieniem zapoznali się:

Legostaev A.V. Legostajew 24.07.2014

Parshina V.K. Parszyna 24.07.2014

rocznie Karpenko

23-78

Regulacje procesu biznesowego „Kontrola wykonania dokumentu” podano w przykładzie 2.

Przykład 2

Regulamin procesu biznesowego „Kontrola wykonania dokumentu”

Społeczeństwo z ograniczona odpowiedzialność"Perspektywiczny"
(LLC „Perspektywa”)

ROZPORZĄDZENIE nr 7
proces biznesowy „Kontrola wykonania dokumentu”

1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin procesu biznesowego „Kontrola wykonania dokumentów” (zwany dalej Regulaminem) określa procedurę monitorowania realizacji zadań w oparciu o dokumenty w Perspektiva LLC (zwanej dalej Organizacją).

1.2. Wymagania i zasady Regulaminu mają zastosowanie do wszystkich jednostek strukturalnych Organizacji.

1.3. Zatwierdzenie Regulaminu, jego zmiana oraz unieważnienie następuje w drodze zamówienia dyrektor generalny Organizacje.

1.4. Pracownicy Organizacji mają obowiązek znać i przestrzegać wymagań Regulaminu. Wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy Organizacji muszą zostać zaznajomieni przez kierowników działów strukturalnych z ustaloną procedurą monitorowania wykonywania dokumentów w Organizacji.

2. Terminy, definicje, skróty

2.1. W Regulaminie stosowane są następujące pojęcia i definicje:

Dokument- informacje zapisane na nośniku wraz ze szczegółami pozwalającymi na ich identyfikację.

Ćwiczenia- instrukcje od kierownika.

Zadanie- patrz zadanie.

Wykonawca- pracownik Organizacji, któremu powierzono wykonanie zadania.

Kontrola- zestaw działań zapewniających terminową realizację dokumentu.

Odpowiedzialny wykonawca- pracownik spośród wykonawców, który ma prawo koordynować pracę innych wykonawców. Uchwała wskazuje jako pierwsza.

Rezolucja- dane zawierające instrukcje urzędnika dotyczące wykonania dokumentu. Zawiera nazwiska, inicjały wykonawców, treść zamówienia (jeśli to konieczne), termin realizacji, podpis i datę.

Kierownik- urzędnik podejmujący uchwałę.

Okres wykonania- kalendarzowa data zakończenia zadania. Termin na wykonanie dokumentu rozpoczyna się od dnia jego rejestracji w biurze Organizacji i liczony jest w dni kalendarzowe. Dokumenty podlegają realizacji w następujących typowych terminach:

Od określonej daty realizacji – w określonym terminie, jeżeli Organizacja otrzymała dokument nie później niż na trzy dni przed upływem określonego terminu;

Bez wskazania konkretnego terminu realizacji i not specjalnych – w terminie 30 dni;

Bez określenia konkretnej daty, z oznaczeniem „Pilne” lub „Natychmiast” – w ciągu trzech dni;

Bez określenia konkretnego terminu, z zaznaczeniem „Niezwłocznie” – w ciągu 10 dni.

3. Opis procesu

3.1. Przekazanie dokumentu do kontroli.

3.1.1. Kontroli podlegają wszystkie zarejestrowane dokumenty wymagające wykonania.

3.1.2. Podstawą objęcia dokumentu kontrolą jest uchwała Dyrektora Generalnego Organizacji lub jego zastępcy.

W uchwale czytamy:

Wykonawca dokumentu;

Termin wykonania zadania;

W razie potrzeby treść zadania.

3.1.3. Po otrzymaniu dokumentu z uchwałą sekretarz dyrektora generalnego lub sekretarz zastępcy dyrektora generalnego (zwani dalej Sekretarzami) sporządza zeskanowaną kopię dokumentu z uchwałą. Zeskanowany dokument zostaje umieszczony w folderze „Pod kontrolą”.

3.1.4. Kopia pliku dokumentu jest załączona do wiadomości e-mail wysłanej do wykonawcy.

3.1.5. W parametrach e-mail ustalony jest termin wykonania zadania i włączona jest możliwość powiadomienia autora zadania o jego otrzymaniu.

3.1.6. Po otrzymaniu wiadomości elektronicznej z zadaniem wykonawca wysyła powiadomienie o jej otrzymaniu do autora zadania.

3.1.7. Jeżeli wykonawca otrzyma zadanie, którego treść przekracza jego kompetencje, ma obowiązek powiadomić o tym autora zadania w ciągu jednego dnia roboczego od otrzymania zadania. Autor zadania po otrzymaniu takiego powiadomienia przekazuje dokument kierownikowi do ponownego rozstrzygnięcia.

3.2. Wykonanie zadania.

3.2.1. Wykonawca realizuje powierzone mu zadanie w terminie określonym w uchwale.

3.2.2. Jeżeli ostatni dzień realizacji zadania przypada na dzień wolny od pracy, dokument należy zrealizować w następnym dniu roboczym.

3.2.3. Jeżeli wykonanie zadania w terminie określonym w uchwale nie jest możliwe, wykonawca ma obowiązek zgłosić to kierownikowi przed upływem terminu i wyjaśnić przyczynę opóźnienia. Jeśli powód jest ważny, kierownik może przedłużyć termin wykonania zadania.

3.2.4. Jeżeli termin na wykonanie zadania został przedłużony przez kierownika, autor zadania zmienia termin jego wykonania w elektronicznej karcie dokumentu.

3.3. Raport z wykonania zadania.

3.3.1. Po wykonaniu zadania wykonawca generuje protokół wykonania, który przesyłany jest do autora zadania w formie wiadomości elektronicznej. Sprawozdanie z zadania musi mieć charakter informacyjny i zawierać szczegółowy opis podjętych działań i środków. Jeżeli do wykonania zadania niezbędny był dokument, jego dane ewidencyjne wskazane są w protokole wykonania zadania.

3.3.2. Po otrzymaniu raportu o wykonaniu zadania autor zadania nadaje w elektronicznej karcie dokumentu status „Zrealizowane”. Dokument zostaje usunięty z folderu „Pod kontrolą” i umieszczony w pliku.

3.3.3. Jeżeli autor zadania nie otrzymał protokołu z wykonania zadania w terminie określonym w uchwale, kieruje do wykonawcy zapytanie e-mailowe z prośbą o wskazanie przyczyny niezrealizowania zadania. Autor zadania zgłasza kierownikowi niewykonanie zadania, załączając wyjaśnienia wykonawcy. Jeśli powód jest ważny, kierownik może przedłużyć termin wykonania zadania.

3.3.4. Jeżeli termin wykonania zadania został przedłużony przez kierownika, autor zadania zmienia termin realizacji w elektronicznej karcie dokumentu.

3.4. Generowanie raportu z wykonania zadania.

3.4.1. Sekretarze generują miesięczny raport z realizacji zadań na podstawie dokumentów, które przedstawiają menadżerowi.

W raporcie stwierdza się:

Łączna liczba zadań przydzielonych w okresie sprawozdawczym;

Liczba wykonanych zadań;

Liczba zadań z wydłużonymi terminami;

Liczba zadań niewykonanych w terminie.

W przypadku zadań niewykonanych w terminie podaje się także nazwiska wykonawców tych zadań.

4. Odpowiedzialność

Pracownicy Organizacji, niezależnie od zajmowanego stanowiska, ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarna za niewłaściwe wykonanie lub niespełnienia wymagań niniejszego Regulaminu.

5. Kontrola

Kontrolę nad wdrażaniem Regulaminu sprawuje dyrektor administracyjny Organizacji.

ZAŁĄCZNIK nr 1

do Umowy nr z dnia „____” ___________ 2015 r

przy łączeniu się z elektroniką

obieg dokumentów „Dialog”

PRZEPISY PRAWNE

korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją „Dialog”

Symferopol „____” ___________ 2015

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa tryb i warunki korzystania z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami „Dialog” (zwanego dalej EDS „Dialog”).

1.2. EDMS „Dialog” to system informatyczny zaprojektowany w celu zapewnienia pełnego funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentami, w tym zarządzania dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji organy wykonawcze władze państwowe Republiki Krymu i samorządy gmin Republiki Krymu.

1.3. EDMS „Dialog” realizowany jest w celu zorganizowania elektronicznego zarządzania dokumentami w formie elektronicznej i przejścia na międzyresortowy system elektronicznego zarządzania dokumentami oparty na komponentach darmowego oprogramowania, świadczący usługi w formie elektronicznej i tworzący jednolitą przestrzeń informacyjną dla organów wykonawczych władzy państwowej RP Krymu i organów samorządu terytorialnego gminy w Republice Krymu.

1.4. „Dialog” EDMS polega na przygotowywaniu dokumentów, przekierowywaniu i wydawaniu dyspozycji, a także monitorowaniu realizacji dyspozycji z możliwością wykorzystania istotnych prawnie podpis elektroniczny w oparciu o Centrum Certyfikacji, funkcjonujące zgodnie z wymogami obowiązującego prawodawstwa.

1,5. EDMS „Dialog” spełnia wymagania głównych aktów prawnych oraz dokumentów normatywnych i metodycznych w zakresie regulacji systemów informatycznych służących do zapewnienia elektronicznego zarządzania dokumentami.

1.5.1. EDMS „Dialog” spełnia wymogi następujących aktów prawnych:

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych”;

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2001 r. N 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”;

Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 6 kwietnia 2011 r. N 63-FZ „O podpisie elektronicznym”

1.5.2. EDMS „Dialog” spełnia następujące standardy:

GOST R 51141-98. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Warunki i definicje.

GOST R 6.30-2003 Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów.

GOST R ISO 15489-1-2007 System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania.

GOST R 34.10-2001. " Technologia informacyjna. Ochrona informacji kryptograficznej. Procesy tworzenia i weryfikacji elektronicznych podpisów cyfrowych.”

2. Warunki i definicje

Praca w biurze- działania zapewniające tworzenie dokumentów urzędowych i organizację pracy z nimi w federalnych i regionalnych organach wykonawczych;

Dokument - oficjalny dokument utworzony przez organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, organ prawny lub indywidualne, sporządzone w określony sposób i włączone do obiegu dokumentów regionalnego organu wykonawczego;

Przepływ dokumentów- przemieszczanie dokumentów od momentu ich powstania lub otrzymania aż do zakończenia realizacji, umieszczenia w aktach i (lub) wysłania;

MEDO- międzywydziałowy elektroniczny system zarządzania dokumentacją;

Oryginalny dokument elektroniczny- dokument podpisany podpisem elektronicznym, utworzony pierwotnie w formie dokumentu elektronicznego i nie posiadający oryginału papierowego;

Użytkownik EDMS- urzędnik zaangażowany w procesy gromadzenia, przetwarzania, przechowywania i rozpowszechniania dokumentów elektronicznych, czyli: minister, pierwszy wiceminister, wiceministrowie, kierowniki departamentów, specjaliści odpowiedzialni za pracę w EDMS;

Numer rejestracyjny dokumentu- cyfrowe lub alfanumeryczne oznaczenie dokumentu przypisane do dokumentu w momencie jego rejestracji;

Rejestracja dokumentu- rejestrowanie danych księgowych o dokumencie w ustalonej formie, rejestrowanie faktu jego utworzenia, wysłania lub otrzymania;

Rezolucja- decyzja podjęta urzędnik. Zawiera informacje o zadaniach (instrukcjach) przekazanych wykonawcom dokumentu, informacje o autorze, wykonawcy, kontrolerze, terminie, znaku kontrolnym;

Szczegóły dokumentu- element konstrukcji dokumentu nadający mu moc prawną;

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją (EDMS)- system informatyczny zapewniający gromadzenie dokumentów (włączanie dokumentów do systemu), ich przetwarzanie, zarządzanie dokumentami i dostęp do nich;

Dokument elektroniczny- dokument urzędowy w formie elektronicznej utworzony przez organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, osobę prawną lub osobę fizyczną, sporządzony w określony sposób i włączony do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami regionalnego organu wykonawczego;

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją- obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu informatycznego;

Elektroniczny obraz dokumentu- elektroniczną kopię dokumentu sporządzoną na papierze;

PE– podpis elektroniczny, szczegóły dokumentu elektronicznego mające na celu zabezpieczenie tego dokumentu elektronicznego przed fałszerstwem, uzyskane w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza prywatnego podpisu elektronicznego i umożliwiające identyfikację właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także w celu ustalenia braku zniekształceń informacji w dokumencie elektronicznym;

Papierowa kopia dokumentu elektronicznego- dokument uzyskany poprzez wydruk oryginału elektronicznego, mający taką samą nazwę jak dokument elektroniczny i poświadczony przez osobę upoważnioną do poświadczania tego dokumentu.

3. Wymagania dotyczące kwalifikacji personelu obsługującego system

3.1. System musi być obsługiwany przez personel, który przeszedł specjalne przeszkolenie.

3.2. Użytkownicy EDMS „Dialog” zobowiązani są do zapoznania się z instrukcją obsługi EDMS „Dialog”, posiadania umiejętności pracy z EDMS „Dialog” oraz przestrzegania niniejszego Regulaminu.

4. Cel systemu „Dialog” EDMS

4.1. Elektroniczny system zarządzania dokumentami „Dialog” ma na celu rozwiązanie następujących zadań:

Rejestracja korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, w tym odwołań obywateli, organizacji oraz odwołań zbiorowych obywateli;

Tworzenie elektronicznych obrazów przychodzących i wychodzących dokumentów papierowych poprzez skanowanie, wprowadzanie dokumentów otrzymanych za pośrednictwem Internetu, MEDO, z innych systemów informatycznych, a także bezpośrednie tworzenie dokumentu w systemie;

Naprawa dokumentu w systemie;

Dostarczenie dokumentu użytkownikowi systemu;

Koordynacja i narzucanie uchwał;

Tworzenie zadań i instrukcji zgodnie z uchwałami;

Wspólne przygotowanie dokumentów;

Stanowisko, inicjały i nazwisko osoby podpisującej dokument;

Typ dokumentu;

Typ dokumentu;

Data rejestracji dokumentu;

Numer rejestracyjny dokumentu;

Data utworzenia dokumentu;

Data i numer dokumentu wychodzącego;

Wykonawca.

4.7. Uczestnicy EDMS są zobowiązani do zapewnienia zgodności z wymogami obowiązującego prawodawstwa w zakresie stosowania podpisów cyfrowych.

4.8. Wdrażając elektroniczne zarządzanie dokumentami, dopuszcza się wymianę komunikatów informacyjnych zawierających wyłącznie informacje publicznie dostępne. Wymiana wiadomości informacyjnych zawierających informacje o charakterze oficjalnym lub ograniczonym jest niedozwolona.

5. Wykonywane funkcje„Dialog” EDMS

5.1. EDMS „Dialog” zapewnia automatyzację następujących procedur procesu elektronicznego zarządzania dokumentami:

Przygotowanie dokumentów;

Tłumaczenie dokumentów papierowych na formę elektroniczną;

Koordynacja i zatwierdzanie przez użytkowników dokumentów elektronicznych;

Tworzenie uchwał do dokumentów;

Koordynacja i zatwierdzanie przez użytkowników uchwał do dokumentów;

Przesyłanie dokumentów elektronicznych do odbiorców;

Powiadomienie wykonawcy o otrzymaniu dokumentu i terminie jego wykonania;

Prowadzenie katalogu organizacji, pracowników i struktur organizacyjnych – uczestników obiegu dokumentów;

Prowadzenie katalogu nomenklatury dokumentów;

Kontrola dyscypliny wykonawczej na podstawie zarejestrowanych dokumentów;

Prowadzenie statystyk realizacji zamówień;

Ograniczenie dostępu do dokumentów;

Szukaj według treści dokumentu;

Ograniczanie dostępu użytkowników do funkcji systemu.

5.2. EDMS „Dialog” zapewnia następujące działania na dokumentach:

Tworzenie karty rejestracyjnej dokumentu;

Usunięcie karty rejestracyjnej dokumentu;

Edycja karty rejestracyjnej dokumentu;

Dodawanie, usuwanie, zastępowanie, zmiana kolejności stron dokumentu;

Rejestracja (nadanie numeru rejestracyjnego i daty) dokumentu;

Wyświetl kartę rejestracyjną, strony i drzewo rozdzielczości dokumentu;

Wydruk karty rejestracyjnej, stron i drzewa rozdzielczości dokumentu na papierze;

Podpisanie dokumentu podpisu elektronicznego;

Przeglądaj historię pracy z dokumentem.

5.3. Historia pracy nad dokumentem odzwierciedla główne czynności wykonane przez użytkowników na dokumencie. Wpis w historii pracy z dokumentem zawiera następujące informacje:

Data i godzina operacji;

Rodzaj operacji (tworzenie, usuwanie, przeglądanie, edycja);

Nazwisko, inicjały, organizacja użytkownika;

Adres IP stacji roboczej użytkownika.

5.4. System zapewnia wykonanie następujących działań na uchwale:

Tworzenie uchwały konkretnego dokumentu;

Zobacz rozdzielczość;

Edycja uchwały;

Usunięcie uchwały;

Podpisanie uchwały ES;

Zobacz historię pracy z uchwałą.

5.5. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na obszarach dokumentów:

Stworzenie kierunku wskazującego nadawcę, odbiorców, notatki;

Edycja wskazówek;

Zobacz wskazówki;

Usuwanie kierunku.

5.6. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na znakach wykonania dokumentów:

Stworzenie oceny wykonawczej ze wskazaniem wykonawcy, rodzaju oceny (pełne wykonanie, wynik pośredni);

Edycja znaku wydajności;

Zobacz znaki postępu;

Usuwanie znaku ukończenia.

5.7. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na projektach dokumentów:

Tworzenie i przeglądanie różnych wersji projektów dokumentów;

Stworzenie przez inicjatora arkusza akceptacji wersji projektu dokumentu, z określeniem kolejności tras do równoległego i sekwencyjnego zatwierdzania przez uczestników;

Koordynacja projektów dokumentów przez uczestników arkusza akceptacji;

Dodawanie tras akceptacji do arkusza akceptacji przez jego uczestników;

Przeglądanie statusu arkusza akceptacji ze wskazaniem aktualnego etapu akceptacji oraz czasu trwania etapów;

Zwrot projektów dokumentów do rewizji z uwagami uczestników arkusza akceptacji;

Zakończenie i wznowienie procesu zatwierdzania przez inicjatora;

Podpisanie projektu dokumentu podpisu elektronicznego.

5.8. EDMS „Dialog” zapewnia następujące działania na kartach kontroli dokumentów:

Ustalanie terminów dla wykonawców zleceń i dokumentów;

Zmiana terminów przekazywania instrukcji i dokumentów;

Usunięcie zleceń i dokumentów spod kontroli;

Przeglądanie karty kontrolnej z zapisami dotyczącymi ustawiania terminów kontroli i usuwania kontroli.

5.9. Wpis na karcie kontrolnej obejmuje:

Data i godzina utworzenia rekordu;

Rodzaj operacji (ustawienie, zmiana okresu kontroli lub usunięcie spod kontroli);

Notatka na temat wpisu (jeśli to konieczne);

Liczba przedłużeń terminów;

Nazwisko, inicjały, organizacja użytkownika, który wykonał operację;

Adres IP stacji roboczej użytkownika.

5.10. Użytkownicy uzyskują dostęp do funkcji systemu zgodnie z ustalonymi uprawnieniami dostępu. System zawiera następujące grupy prawa dostępu:

Użytkownik (uprawnienia domyślne);

Administrator organizacji;

Administrator systemu.

5.11. Wykonać może użytkownik z domyślnymi uprawnieniami następujące działania w systemie:

Zobacz dokumenty adresowane do niego;

Tworzenie i edycja uchwał i not wykonawczych w dokumentach, których autorem jest użytkownik;

Skreślić stworzone przez niego uchwały i znaki egzekucyjne do chwili rozpatrzenia tego dokumentu przez pracowników niższego szczebla, a także usunąć własne znaki egzekucyjne;

Wyznaczaj, przedłużaj terminy i odsuwaj spod kontroli wykonawców swoich uchwał.

5.12. Uprawnienia administratora organizacji nadawane są użytkownikom rejestrującym i administrującym dokumentami swojej organizacji. Użytkownik posiadający uprawnienia administratora może wykonywać w systemie następujące czynności:

Przeglądaj karty rejestracyjne i strony dokumentów swojej organizacji;

Twórz, edytuj i usuwaj (zanim zaczniesz pracować z dokumentem) dokumenty swojej organizacji;

Zarejestruj dokumenty organizacji;

Tworzenie, edytowanie i usuwanie uchwał dokumentów organizacyjnych;

Przejmij kontrolę nad dokumentami organizacji i usuń je spod kontroli;

Generuj i przeglądaj istniejące raporty organizacji;

Twórz, edytuj i usuwaj listy mailingowe organizacji;

Twórz i edytuj struktura organizacyjna(oddziały i pracownicy) organizacji.

5.13. Uprawnienia administratora systemu umożliwiają wykonywanie czynności związanych z konfiguracją systemu oraz zapewnieniem wsparcia technicznego i przeznaczone są dla twórców systemu oraz pracowników wykonujących pomoc techniczna. Użytkownik posiadający uprawnienia administratora systemu może wykonać następujące czynności:

Skonfigurować uprawnienia użytkowników w systemie;

Tworzenie i edycja wpisów w katalogu organizacji i użytkowników systemu;

Przeglądaj wszystkie dokumenty w systemie;

Edytuj statusy wszystkich dokumentów w systemie;

Twórz, edytuj i usuwaj wszelkiego rodzaju dokumenty;

Zarejestruj wszystkie rodzaje dokumentów;

Twórz, edytuj i usuwaj wszystkie uchwały;

Zobacz etapy przeglądu dokumentów dla wszystkich użytkowników;

Przejmij uchwały pod kontrolę i wyjmij je spod kontroli;

Przeglądaj i generuj wszystkie dostępne raporty statystyczne;

Twórz i edytuj strukturę organizacyjną;

Przeglądaj zapisy w podsystemie rejestracyjno-księgowym.

6. Wymagania dotyczące realizacji procesów obiegu dokumentów na platformie EDMS „Dialog”.

6.1. Dokumentami określającymi procedurę pracy z systemem są:

Regulamin ten;

Podręcznik użytkownika „Dialogu” EDMS;

Instrukcje pracy biurowej organów wykonawczych władzy państwowej Republiki Krymu, organów samorządu terytorialnego gmin Republiki Krymu;

Rozkazy i instrukcje szefów organów wykonawczych władzy państwowej Republiki Krymu, organów samorządu lokalnego gmin Republiki Krymu, osób wyznaczonych do organizowania i utrzymywania pracy biurowej.

6.2. Proces wprowadzania dokumentów użytkownika musi obejmować procedury utrwalania, skanowania i tworzenia obrazu elektronicznego dla dokumentów papierowych lub utrwalania treści dokumentu elektronicznego poprzez zakaz zmian w nim.

6.3. Użytkownik wprowadzając dokumenty do Dialog EDMS musi skorzystać z interaktywnych narzędzi do konfiguracji i zarządzania.

6.4. W przypadku, gdy instrukcja kierowania urzędem określa wykaz dokumentów papierowych, dla których ustanowiono zakaz tworzenia obrazu elektronicznego, proces wprowadzania powinien obejmować jedynie rejestrację dokumentów.

6.5. W przypadku projektów dokumentów elektronicznych, które są w trakcie zatwierdzania lub podpisywania, treść dokumentu elektronicznego jest rejestrowana przez system na każdym etapie zatwierdzania, podpisywania i późniejszej rejestracji dokumentu elektronicznego przez użytkownika.

6.6. Dokumenty muszą zostać zarejestrowane w Dialog EDMS poprzez zapisanie szczegółów dokumentu potwierdzających następujące właściwości dokumentu:

Dokument został stworzony zgodnie z instrukcją pracy biurowej;

Dokument został utworzony lub przesłany przez osobę wskazaną jako jego twórca lub nadawca;

Dokument został utworzony lub wysłany dokładnie w określonym czasie do określonego adresata;

Dokument ma charakter całościowy;

W Dialogu EDMS można odnaleźć, odtworzyć, zaprezentować i zinterpretować dokument elektroniczny (elektroniczny obraz dokumentu), z wyjątkiem dokumentów w formie papierowej, dla których instrukcja kierowania urzędem zabrania tworzenia obrazu elektronicznego.

6.7. Tworzenie i przetwarzanie dokumentów w Dialog EDMS odbywa się w sposób określony w Regulaminie pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonym dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477.

6.8. Aby zapewnić poprawność wprowadzania dokumentów elektronicznych do „Dialogu” EDMS przy wprowadzaniu dokumentu elektronicznego składającego się z kilku elementów dokumentu elektronicznego - odrębnych części, które samodzielnie lub razem z innymi częściami dokumentu elektronicznego tworzą odrębny dokument elektroniczny, użytkownik EDMS „Dialog” musi upewnić się, że wszystkie z nich są wprowadzone do komponentów.

6.9. Pracownicy, którzy zgodnie z opisem stanowiska odpowiadają za etapy przygotowania, rejestracji, zatwierdzania lub wykonywania dokumentów, zobowiązani są w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na 3 godziny, do logowania się do systemu w celu wydawania dyspozycji, przeglądania i wykonywania nadchodzące zadania.

6.10. Proces przekazywania (wysyłania) dokumentów adresatowi za pośrednictwem Dialogu EDS odbywa się wyłącznie zgodnie z instrukcją pracy biurowej.

7. Bezpieczeństwo informacji

7.1. Głównym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa informacji jest wykorzystanie narzędzi ochrony informacji kryptograficznej.

7.2. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji Dialog EDMS wiąże się także ze stosowaniem przez administratora Dialog EDMS oraz użytkowników (uczestników) Dialog EDMS w granicach swoich uprawnień oprogramowania i sprzętu oraz środków ochrony organizacyjnej.

7.3. Narzędzia do ochrony informacji o oprogramowaniu i sprzęcie obejmują:

Sposoby identyfikacji użytkowników w systemie;

Sposoby uwierzytelniania użytkowników i kontroli dostępu;

Środki ochrony przed nieuprawnionym dostępem;

Ochrona antywirusowa;

Środki ochrony przed atakami sieciowymi;

Narzędzia zapewniające odporność na awarie i tworzenie kopii zapasowych systemu.

7.4. Organizacyjne środki bezpieczeństwa informacji obejmują:

Umieszczenie technicznych środków dostępu do EDMS w pomieszczeniach z kontrolowanym dostępem;

Administracyjne ograniczenie dostępu do środki techniczne SED;

Ustawienie trybu otrzymywania i wykorzystywania przez użytkowników danych autoryzacyjnych w celu uzyskania dostępu do „Dialogu” EDMS;

Przyjęcie do pracy w EDMS specjalnie przeszkolonych i wykwalifikowanych osób;

Utrzymywanie oprogramowania i sprzętu EDMS w dobrym stanie;

Rezerwacja oprogramowania i sprzętu EDMS;

Ochrona sprzętu EDMS przed szkodliwymi wpływami zewnętrznymi.

8. Zasady pracy z podpisami elektronicznymi

8.1. Dopuszczalne jest stosowanie wyłącznie narzędzi podpisu elektronicznego certyfikowanych przez upoważniony Urząd Certyfikacji Służba federalna Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej (FSB Rosji), które pozwalają zidentyfikować właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także ustalić brak zniekształceń informacji zawartych w informacjach statystycznych w formie elektronicznej.

8.2. Certyfikat klucza podpisu musi zostać wpisany przez Centrum Certyfikacji do rejestru certyfikatów kluczy podpisu nie później niż w dniu wejścia w życie certyfikatu klucza podpisu.

8.3. Certyfikat klucza podpisującego musi zawierać następujące wymagane informacje:

klucz publiczny ES;

Unikalny numer rejestracyjny certyfikat klucza podpisującego;

Daty rozpoczęcia i zakończenia okresu ważności certyfikatu klucza podpisu znajdującego się w rejestrze urzędu certyfikacji (CA);

Nazwa i lokalizacja urzędu certyfikacji, który wydał certyfikat klucza podpisu;

Nazwa narzędzi podpisu elektronicznego, z którymi używany jest ten publiczny klucz cyfrowy;

Informacja o związkach, w jakich dokument elektroniczny opatrzony podpisem elektronicznym będzie miał znaczenie prawne;

Obszar(y) wykorzystania certyfikatu klucza podpisu, w którym dokument elektroniczny z podpisem elektronicznym będzie miał znaczenie prawne;

Punkt dystrybucji listy unieważnionych (unieważnionych) certyfikatów kluczy podpisujących wydanych przez Urząd Certyfikacji.

8.4. Dodatkowe dane dotyczące właściciela certyfikatu klucza podpisu mogą zostać zawarte w certyfikacie klucza podpisu wyłącznie za jego pisemną zgodą.

8,5. Narzędzia podpisu elektronicznego (ES) zapewniają następujące funkcje:

Tworzenie podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym z wykorzystaniem klucza prywatnego podpisu elektronicznego;

Potwierdzenie autentyczności podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym za pomocą klucza publicznego podpisu elektronicznego (certyfikat klucza podpisu);

Tworzenie klucza prywatnego i klucza publicznego do podpisu elektronicznego.

8.6. Stosowanie podpisów elektronicznych przez podmioty raportujące w ramach pracy z Dialog EDS nie wymaga uzyskania specjalnej licencji.

8.7. Zgodnie z art. 12 Prawo federalne z dnia 01.01.2001 „O elektronicznym podpisie cyfrowym” właściciel certyfikatu klucza podpisu jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES).

8.8. Nośnik informacji zawierający klucz prywatny podpisu cyfrowego znajduje się pod opieką właściciela certyfikatu klucza podpisu (użytkownika Urzędu Certyfikacji) i musi być przechowywany w warunkach wykluczających możliwość jego naruszenia.

8.9. Zabrania się przekazywania klucza prywatnego podpisu cyfrowego innej osobie. Obsługa nośnika zawierającego klucz prywatny podpisu elektronicznego musi odbywać się zgodnie z dokumentacją eksploatacyjną narzędzi elektronicznego podpisu cyfrowego oraz zgodnie z wymaganiami Urzędu Certyfikacji (CA). Na nośniku informacji kluczowych nie wolno zapisywać obcych informacji.

8.10. Konieczne są środki organizacyjne bezpieczeństwo informacji, w tym ograniczenie dostępu do automatycznych stacji roboczych (AWS), które służą do składania podpisów elektronicznych pod dokumentami elektronicznymi. Stacja robocza nie powinna być instalowana na tych danych oprogramowanie(oprogramowanie) niezwiązane z wykonaniem obowiązki służbowe pracowników pracujących na tych stanowiskach. Odpowiedzialność za ujawnienie lub utratę klucza prywatnego podpisu elektronicznego ponosi wyłącznie właściciel certyfikatu klucza podpisu.

8.11. Kompromis klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES) oznacza jego utratę, kradzież, ujawnienie, nieuprawnione kopiowanie, zwolnienie pracownika mającego dostęp do klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES), wszelkie inne rodzaje ujawnienia klucza prywatnego ES , a także w przypadkach, gdy nie da się wiarygodnie ustalić, co stało się z nośnikiem zawierającym klucz prywatny podpisu elektronicznego. Jeżeli klucz prywatny ES użytkownika Urzędu Certyfikacji (CA) zostanie naruszony i istnieje podejrzenie, że zostało naruszone, musi on natychmiast zaprzestać używania tego klucza prywatnego ES do pracy z dokumentami elektronicznymi i zgłosić się do urzędu certyfikacji, który wydał ten klucz prywatny ES, o fakt kompromisu (lub podejrzenie kompromisu).

9. Awaryjne i nieudane wyniki

9.1. Do okoliczności, które mogą powodować sytuacje awaryjne, należą: sytuacje awaryjne w tym awarie techniczne, mogą obejmować okoliczności, które przejściowo lub na czas nieokreślony uniemożliwiają lub mogą uniemożliwić lub znacząco skomplikować wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami. Do takich okoliczności mogą należeć:

Pożary, powodzie i inne katastrofy naturalne lub spowodowane przez człowieka;

Niestabilność lub przerwa w dostawie prądu, której nie można zneutralizować dostępnymi środkami technicznymi;

Przyjęcie lub zmiany aktów prawnych lub innych agencje rządowe Federacji Rosyjskiej lub zarządzenia tych organów, które bezpośrednio lub pośrednio utrudniają dalsze wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentami w formie, w jakiej było ono prowadzone przed przyjęciem tych ustaw;

Wszelkie inne podobne okoliczności, które mogą znacząco skomplikować lub uniemożliwić prowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami.

9.2. Inne sytuacje, które nie mają wpływu na wydajność systemu, oraz sposoby przezwyciężenia tych sytuacji są wymienione i opisane w instrukcji użytkownika DIALOG EDMS.

9.3. W celu zapewnienia ciągłego wsparcia technicznego i konsultacji użytkownikom zorganizowano usługę wsparcia technicznego dla EDMS „DIALOG”.

9.4. Godziny pracy wsparcia technicznego: pon.-pt. od 9:00 do 19:00.

9,5. Z pomocą techniczną można się skontaktować poprzez interfejs systemu, korzystając z odpowiedniego przycisku na pasku narzędzi.

10. Rozstrzyganie sporów

10.1. Jeżeli pomiędzy Stronami powstaną spory związane ze stosowaniem niniejszego Regulaminu, Strony podejmą wszelkie środki w celu ich rozwiązania w drodze negocjacji.

Wyrażam zgodę na niniejszy Regulamin korzystania z Dialog EDMS w celu organizacji elektronicznego zarządzania dokumentami. Akceptuję warunki niniejszego Regulaminu.

Operator EDMS

Państwowe Przedsiębiorstwo Unitarne Republiki Kazachstanu „Krymsvyaz”

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

Uczestnik EDMS

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

______________________________________

Dyrektor

________________________/___________

_____________________________________

_________________/___________________

W celu zapewnienia terminowego przepływu i realizacji dokumentów w Ministerstwie Rolnictwa Rosji za pomocą Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami zarządzam:

1. Zatwierdza załączone wykorzystanie Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami w organizacji pracy biurowej w Ministerstwie Rolnictwa Rosji.

2. Powierzyć kontrolę nad wykonaniem niniejszego zarządzenia wiceministrowi P.V.

Minister N.V. Fiodorow

Przepisy prawne
wykorzystanie Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami w organizacji pracy biurowej w Ministerstwie Rolnictwa Rosji

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsze przepisy określają procedurę korzystania z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS) przy organizacji pracy biurowej w Ministerstwie Rolnictwa Rosji (zwanym dalej Ministerstwem).

1.2. Niniejszy Regulamin nie dotyczy organizacji pracy z dokumentami zawierającymi informacje stanowiące tajemnicę państwową.

1.3. Na potrzeby niniejszego Regulaminu stosowane są następujące pojęcia i definicje:

Administrator EDMS – pracownik Ministerstwa odpowiedzialny za funkcjonowanie EDMS;

użytkownicy – ​​pracownicy Ministerstwa mający dostęp do EDMS, w tym rejestrujący dokumenty (rejestratorzy), tworzący i zatwierdzający uchwały oraz wykonujący zarządzenia (wykonawcy);

rejestratorzy - użytkownicy elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, którzy rejestrują dokumenty przychodzące, wychodzące i (lub) wewnętrzne (pracownicy działu korespondencji rządowej i ogólnej, działu kontroli wykonania oraz archiwum Departamentu Administracji Biznesowej i praca organizacyjna(zwani dalej Depupravdelami) oraz pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie dokumentacji w działach);

karta ewidencyjna dokumentu – zbiór obowiązkowych informacji o dokumencie, przedstawiony w formie pojedynczego obiektu księgowego, służący do ewidencji i wyszukiwania dokumentu w EDMS;

uchwała – informacja administracyjna o instrukcjach dotyczących dokumentu (zawiera informacje o autorze, dacie nałożenia uchwały, wykonawcy, treści zlecenia, terminach, kontroli);

plik załączony – plik tekstowy lub graficzny dokumentu przychodzącego, wychodzącego lub wewnętrznego dołączany do karty ewidencyjnej dokumentu;

rejestracja dokumentu - rejestrator przydziela dokumentowi stały numer ewidencyjny oraz wprowadza informację o dokumencie do karty rejestracyjnej.

1.4. Aby pracownicy Ministerstwa mogli realizować obowiązki określone niniejszym Regulaminem, przeprowadzane i utrzymywane jest odpowiednie wyposażenie stanowisk pracy użytkowników EDMS.

1,5. Pracownicy Ministerstwa (użytkownicy EDMS) mają obowiązek zapoznać się z instrukcją obsługi EDMS (znajdującą się w EDMS oraz na informacyjnym portalu korporacyjnym (portalu intranetowym) Ministerstwa), posiadać umiejętności pracy z EDMS i przestrzegać niniejszego Regulaminu.

1.6. Organizacją pracy urzędu w Ministerstwie przy wykorzystaniu EDMS zajmuje się Departament Spraw Państwowych.

2. Przyjmowanie i rejestracja dokumentacji przychodzącej w EDMS

2.1. Przyjmowanie i rejestrowanie w Ministerstwie dokumentów przychodzących (w formie elektronicznej, w tym otrzymywanych za pośrednictwem międzyresortowego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami oraz w formie papierowej) prowadzi Departament Rządu i korespondencji ogólnej Departamentu Spraw Państwowych (zwany dalej jako dział korespondencji rządowej i ogólnej) za pomocą EDMS (w godzinach pracy, pilne - w ciągu godziny). Rejestracja dokumentów wpływających do oddziałów w formie papierowej, faksem lub przesyłką kurierską prowadzona jest przez pracowników odpowiedzialnych za pracę biurową w działach za pomocą EDMS (w ciągu dnia roboczego, pilne - w ciągu godziny).

2.2. Podczas rejestracji dokument przychodzący Dokonuje się: utworzenia karty rejestracyjnej w EDMS z automatycznym nadaniem dokumentu numeru ewidencyjnego, wpisania informacji o dokumencie do karty rejestracyjnej, zeskanowania dokumentu (jeżeli dokument otrzymał Ministerstwo w wersji papierowej) z kartę dokumentu i dołączenie elektronicznego obrazu (pliku) dokumentu do karty rejestracyjnej w EDMS (jeżeli dokument otrzymano w formie elektronicznej). Jeżeli w dokumencie znajdują się informacje o wydanych wcześniej instrukcjach (wcześniej przesłanych dokumentach), nawiązywane jest połączenie z kartami rejestracyjnymi odpowiednich dokumentów. Rejestrując dokument „Do użytku urzędowego”, w polu „pieczęć” umieszcza się odpowiednią adnotację i podaje numer kopii.

2.3. Elektroniczne obrazy (pliki) następujących dokumentów nie są skanowane ani dołączane do kart rejestracyjnych EDMS:

oznaczone „Do użytku służbowego”;

dokumenty poświadczone notarialnie i oprawione, poświadczone podpisem urzędnika i pieczęcią organizacji;

obszerne załączniki do dokumentów (broszury, książki, prospekty itp.).

2.4. Departament Korespondencji Rządowej i Ogólnej przekazuje dokumenty polecone w formie elektronicznej oraz, jeśli jest to możliwe, w formie papierowej:

skierowane do Ministra – do Wiceministra w sprawie sprawozdania dla Ministra, do Ministerstwa, skierowane do Ministra i Wiceministrów – do Departamentu ds. wspierania działalności kierownictwa Ministerstwa Departamentu Spraw Publicznych (zwanego dalej jako departament wsparcia działalności kierownictwa Ministerstwa) i bezpośrednio do departamentów.

2.5. Odwołania obywatelskie są przekazywane z departamentu korespondencji rządowej i ogólnej oraz departamentów do departamentu kontroli, weryfikacji wykonania i archiwów przez Depupravdel w celu rejestracji w EDMS i organizacji egzekucji.

3. Tryb rozpatrywania dokumentów przychodzących w departamencie korespondencji rządowej i ogólnej oraz w dziale wspierania działalności kierownictwa Ministerstwa

3.1. Pracownicy działu administracji rządowej i korespondencji ogólnej przygotowują projekty uchwał Ministra w EDMS dla dokumentów imiennych przychodzących kierowanych do Ministra zgodnie z Wykazem dokumentów składanych Ministrowi (do niniejszego Regulaminu). Dokumenty do sprawozdania Ministrowi przekazywane są Asystentowi Ministra. Dokumenty nie należące do wyłącznej kompetencji Ministra rozprowadzane są pomiędzy Wiceministrami przez pracowników Departamentu Rządu i Korespondencji Ogólnej zgodnie z podziałem obowiązków.

3.2. Pracownicy Departamentu Wsparcia Działalności Kierownictwa Ministerstwa przygotowują projekty uchwał Wiceministrów na pisma imienne napływające do Ministerstwa, kierowane do Ministra i Wiceministrów, zgodnie z podziałem obowiązków pomiędzy nimi kierowanych do departamentów. Dla dokumentów w sprawach czasowo nieobecnego wiceministra przygotowuje się projekty uchwał podpisywane przez wiceministra zgodnie ze schematem czasowego wykonywania obowiązków wiceministrów.

3.3. Dokumenty podlegają przeglądowi przez pracowników departamentu administracji rządowej i korespondencji ogólnej oraz przekazywaniu pracownikom departamentu wspierania działalności kierownictwa ministerstwa, a także departamentom w formie elektronicznej oraz, jeżeli jest to możliwe, w formie papierowej w trakcie dzień roboczy, pilne dokumenty - w ciągu godziny

3.4. Pracownikom Departamentu Korespondencji Rządowej i Ogólnej oraz Departamentu Wspierania Działalności Kierownictwa Ministerstwa, odpowiedzialnym za przygotowanie projektów uchwał Ministra i Wiceministrów, przypisuje się następujące główne obowiązki:

monitorowanie dokumentów otrzymywanych w teczkach elektronicznych Ministra, wiceministrów w EDMS (w ciągu dnia roboczego) oraz terminowe otrzymywanie dokumentów w formie papierowej, jeśli są dostępne, z Departamentu Korespondencji Rządowej i ogólnej;

terminowe rozpatrywanie dokumentów (w ciągu dnia roboczego, pilnych - w ciągu godziny) i tworzenie w SZD projektów uchwał Ministra i Wiceministrów zgodnie z podziałem obowiązków pomiędzy Wiceministrami, uprawnieniami departamentów Ministerstwa Ministerstwo, uprawnienia służby federalnej i agencji federalnej podległej Ministerstwu;

umieszczanie w EDMS instrukcji „kontroli w Ministerstwie” zgodnie z listą określoną w Regulaminie organizacji prac nad monitorowaniem wykonywania instrukcji i rozpatrywaniem odwołań obywateli w Ministerstwie Rolnictwa Rosji;

zatwierdzanie uchwał w EDMS po ich podpisaniu i przekazywanie dokumentów otrzymanych w formie papierowej do departamentu rządu oraz korespondencji ogólnej w celu przekazania do realizacji departamentom i służbom federalnym oraz agencjom federalnym podległym Ministerstwu.

3.5. Kierownik działu korespondencji rządowej i ogólnej ma następujące obowiązki:

praca nad terminowym przeglądem dokumentów i tworzeniem projektów uchwał ministerialnych w EDMS;

terminowe zgłaszanie dokumentów wraz z projektami uchwał do rozpatrzenia i podpisania przez Ministra.

3.6. Pracownikom Departamentu Wsparcia Zarządzania Ministerstwem przypisuje się następujące obowiązki:

prace nad terminowym przeglądem dokumentów i tworzeniem projektów uchwał wiceministrów w EDMS;

terminowe zgłaszanie dokumentów wraz z projektami uchwał do rozpatrzenia i podpisania przez Wiceministrów.

3.7. Jeśli pojawią się jakieś nierozwiązane problemy przepisy prawne Ministerstwo Spraw w celu ustalenia głównych wykonawców i współwykonawców na podstawie napływających dokumentów, pracownicy wydziału wspierania działań kierownictwa Ministerstwa muszą podjąć wszelkie działania w celu ich rozwiązania i niezwłocznie zgłosić się do Wiceministra. Spory pomiędzy Wiceministrami w kwestii ustalenia wykonawców wiodących i współwykonawców zgłaszane są Ministrowi.

3.8. W szczególnych przypadkach dokumenty w imieniu Ministra lub Wiceministra można przesłać do wykonania uchwałą podpisaną przez upoważnionego w przewidziany sposób urzędnika.

3.9. Uchwała podlega zatwierdzeniu przez EDMS. Po zatwierdzeniu uchwały w EDMS zlecenie automatycznie przekazywane jest do teczek elektronicznych działów wskazanych w uchwale przez wykonawców.

3.10. Zlecenie przekazywane jest wykonawcom (działom) poprzez przeniesienie go do odpowiedniej teczki elektronicznej i przesłanie kopii w formie papierowej (jeśli jest dostępna).

4. Tryb przeglądu dokumentów w działach

4.1. Pracownicy działu odpowiedzialni za pracę biurową w dziale:

monitorować dokumenty otrzymane w folderach elektronicznych wydziału w EDMS (w ciągu dnia roboczego) i niezwłocznie otrzymywać od rządu i działu korespondencji ogólnej dokumenty w formie papierowej (jeśli są dostępne), przekazywane bezpośrednio do działu, a także dokumenty z instrukcjami do wykonania (uchwały);

terminowo przeglądać dokumenty (w ciągu dnia roboczego, pilne - w ciągu godziny) i tworzyć projekty uchwał dyrektora departamentu, zastępcy dyrektora departamentu w EDMS;

przeprowadzać instrukcje dotyczące „kontroli w departamentach Ministerstwa” w EDMS zgodnie z Regulaminem organizacji prac nad monitorowaniem wykonywania instrukcji i rozpatrywaniem odwołań obywateli w Ministerstwie Rolnictwa Rosji;

zatwierdza uchwały EDMS po ich podpisaniu przez dyrektora departamentu, zastępcę dyrektora departamentu;

zapewnić dostarczenie dokumentów papierowych (jeśli występują) do osób odpowiedzialnych (zastępców dyrektora działu, kierowników działów, zastępców kierowników działów, innych pracowników);

wprowadzić informację o odpisie wykonanych dokumentów do akt na kartach ewidencyjnych dokumentów.

4.2. Dokument z zatwierdzoną uchwałą w formie elektronicznej uważa się za przekazany użytkownikowi EDMS z chwilą jego wpływu do odpowiedniego folderu EDMS lub otrzymania dokumentu z uchwałą w formie papierowej (jeśli jest dostępna).

4.3. Uprawnienia dostępu do EDMS w zakresie tworzenia i zatwierdzania uchwał w wydziałach posiadają:

dyrektorzy wydziałów i ich zastępcy;

kierownicy wydziałów i ich zastępcy;

pozostali użytkownicy EDMS, na podstawie poleceń dyrektorów departamentów;

pracownicy odpowiedzialni za pracę biurową w działach.

4.4. Do obowiązków wykonawcy pracy w EDMS należy:

monitorowanie i przeglądanie dokumentów (instrukcji) otrzymanych w teczce elektronicznej kontrahenta;

utworzenie karty rejestracyjnej dla przygotowanego dokumentu wychodzącego lub wewnętrznego;

wypełnienie pól karty rejestracyjnej dokumentu;

ustanowienie powiązania karty rejestracyjnej sporządzonego dokumentu z innymi kartami rejestracyjnymi;

dodanie pliku przygotowanego dokumentu (z wyjątkiem dokumentów wymienionych w niniejszym Regulaminie);

wypełnienie pola „Protokół realizacji” otrzymanego dokumentu oraz w razie potrzeby pól zakładki „Dziennik” karty ewidencyjnej sporządzanego dokumentu.

4,5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zgodność akt dokumentu dołączonego do karty rejestracyjnej w EDMS z oryginałem.

5. Procedura przekazywania dokumentów wewnętrznych do EDMS

5.1. Dokumenty wewnętrzne przygotowane przez współwykonawców (działy) podlegają przekazaniu głównemu wykonawcy (działowi) po zarejestrowaniu w EDMS przez pracownika działu odpowiedzialnego za pracę biurową w dziale.

5.2. Rejestracja i zatwierdzanie dokumentów wewnętrznych w EDMS może odbywać się przy użyciu podpisu elektronicznego (ES), który jest uznawany za równoważny podpisowi odręcznemu w dokumencie papierowym. Stosowanie podpisów elektronicznych w EDMS możliwe jest po zainstalowaniu i skonfigurowaniu niezbędnego oprogramowania na stanowisku pracy użytkownika. Tryb stosowania podpisów elektronicznych w EDMS regulują odrębne przepisy.

6. Rejestracja dokumentów wychodzących w EDMS

6.1. Pracownicy wydziału korespondencji rządowej i ogólnej oraz wydziału wspierania działalności kierownictwa Ministerstwa, przyjmując do podpisu lub zatwierdzania projekty dokumentów wychodzących, sprawdzają prawidłowość ich wykonania, zgodność z Regulaminem Ministerstwa, zatwierdzonymi zarządzeniem z dnia 5 października 2011 r. nr 351, Instrukcją pracy biurowej w Ministerstwie, zatwierdzoną zarządzeniem z dnia 23 marca 2007 r. nr 175 oraz innymi aktami prawnymi Ministerstwa. Jeżeli są uwagi, projekty dokumentów są zwracane wykonawcom do sprawdzenia.

6.2. W przypadku nieporozumień z działami współwykonawczymi, a także ze służbą federalną i podległą Ministerstwu agencją federalną w kwestiach należących do ich kompetencji, wiceminister lub dyrektor departamentu odpowiedzialnego za przygotowanie materiałów, w porozumieniu z Ministerstwem nadzorujący Wiceminister, składa Ministrowi raporty o istocie sporu, a także o wynikach prowadzonych postępowań pojednawczych w formie notatka i postępuje zgodnie z poleceniami Ministra.

6.3. Składając przygotowane projekty dokumentów wychodzących do podpisu Ministrowi, Wiceministrom, wykonawcy oraz pracownikom wydziału wspierania działalności kierownictwa Ministerstwa, którzy otrzymują dokumenty, wypełniają w karcie rejestracji dokumentu pole „Dziennik”.

6.4. Dokument wychodzący podpisany przez Ministra, Wiceministra jest zatwierdzany przez pracowników departamentu administracji rządowej i korespondencji ogólnej, departamentu wspierania działalności kierownictwa Ministerstwa (inny należycie upoważniony pracownik), po czym jest przekazywany przez wykonawcę do rejestracji i przesłania do działu korespondencji rządowej i ogólnej. Po otrzymaniu podpisanego dokumentu wychodzącego pracownicy rządu i działu korespondencji ogólnej sprawdzają obecność na dokumencie wiz zatwierdzających, wypełniają przez wykonawcę pola tymczasowej karty rejestracyjnej w EDMS, rejestrują dokument w EDMS za pomocą załączonego pliku lub zwrócić nieprawidłowo wykonany dokument wykonawcy.

6.5. Dokumenty wychodzące podpisane przez dyrektorów departamentów są rejestrowane w EDMS przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji w departamentach przed przesłaniem do działu rządowego i korespondencji ogólnej.

7. Rozliczanie liczby dokumentów zarejestrowanych w EDMS

7.1. Ministerstwo prowadzi ewidencję ilości dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych przez określony czas (rok, miesiąc) zgodnie z ich kartami ewidencyjnymi, w formie zatwierdzonej przez dyrektora Departamentu Spraw Państwowych.

7.2. Informacje o wolumenie obiegu dokumentów Departament Spraw Państwowych przedstawia kierownictwu Ministerstwa.

8. Obowiązki administratora EDMS

Do obowiązków administratora EDMS należy koordynacja i kontrola prac związanych z obsługą kompleksu oprogramowania i sprzętu EDMS, a także zapewnienie realizacji następujących funkcji:

doradzanie użytkownikom w kwestiach związanych z pracą w EDMS telefonicznie, mailowo, a także indywidualnie na ich stanowiskach pracy;

szkolenie użytkowników do pracy w EDMS przy wejściu do pracy, a także podczas zmiany funkcjonalność systemy;

zdalna konfiguracja poprzez konsolę administratora oprogramowania klienckich stacji roboczych, obejmująca tworzenie, zmianę, zmianę nazw folderów użytkowników, a także konfigurowanie raportów w celu uzyskania danych statystycznych z EDMS;

aktualizacja spisu pracowników Ministerstwa zgodnie z poleceniami kadrowymi;

uzupełnianie katalogu organizacji i usuwanie zdublowanych wpisów;

wprowadzanie do EDMS nazewnictwa spraw pionów strukturalnych Ministerstwa;

prowadzenie katalogów systemu EDMS;

monitorowanie pracy użytkowników w EDMS i przekazywanie wyników monitoringu kierownictwu jednostek strukturalnych;

kontrola poprawności wprowadzania danych do EDMS.

9. Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie wymagań niniejszego Regulaminu

Pracownicy Ministerstwa (użytkownicy EDMS) ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną za naruszenie postanowień niniejszego Regulaminu.

Aplikacja
do użycia
Systemy elektroniczne
obieg dokumentów w trakcie organizacji
praca biurowa w Ministerstwie Rolnictwa
Rosja

Lista dokumentów, które należy złożyć Ministrowi

Przedmiot nr. Typ dokumentu Stan wykonawcy
1. Instrukcje Prezydenta Federacji Rosyjskiej Lider, współwykonawca
2. Dekrety Prezydenta Federacji Rosyjskiej zawierające instrukcje dla Ministerstwa Lider, współwykonawca
3. Instrukcje Przewodniczącego Rządu Federacji Rosyjskiej Lider, współwykonawca
4. Instrukcje Pierwszych Deputowanych i Wicepremierów Federacji Rosyjskiej Lider, współwykonawca
5. Protokoły posiedzeń komisji Rządu Federacji Rosyjskiej, w których Minister jest członkiem komisji -
6. Reprezentacje kierownictwa Prokuratury Generalnej Federacji Rosyjskiej -
7. Akty Prezesa i audytorów Izby Obrachunkowej Federacji Rosyjskiej -
8. Apel ministrów spraw zagranicznych odpowiedzialnych za Rolnictwo i (lub) handel zagraniczny -
9. Inne rodzaje dokumentów na pisemne polecenie Ministra -

______________________________

*Dokumenty przeglądane są przez wiceministrów zgodnie z podziałem obowiązków.

Przegląd dokumentu

Organizując pracę biurową w Ministerstwie Rolnictwa Rosji, stosuje się elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS). Ustala się kolejność jego użycia. Nie dotyczy to pracy z dokumentami zawierającymi tajemnicę państwową.

Departament Rządu i Korespondencji Ogólnej Departamentu Spraw Publicznych przyjmuje i rejestruje dokumenty. Robi to w ciągu dnia roboczego lub 1 godziny (jeśli mówimy o dokumentach pilnych).

Dla dokumentów przychodzących w EDMS tworzone są karty rejestracyjne. Numer rejestracyjny nadawany jest automatycznie.

W zależności od formy dokumentu (papierowy/elektroniczny) jest on skanowany lub dołączany jest jego obraz elektroniczny (plik). Wyszczególnia się dokumenty, w stosunku do których nie są wykonywane te czynności. Wśród nich są dokumenty notarialne, obszerne wnioski itp.

Zarejestrowane dokumenty przekazywane są do odpowiednich jednostek (np. wydziałów). Niektórzy - bezpośrednio do Ministra.

Reguluje sposób przeglądania dokumentów w ww. działach.

W systemie ewidencjonowana jest także dokumentacja wychodząca. Poprawność jego wykonania sprawdzają pracownicy departamentów rządowych i korespondencji ogólnej, a także wspierający działania kierownictwa Ministerstwa Rolnictwa Rosji. Jeżeli w trakcie przygotowywania projektu dokumentu pojawią się nieporozumienia, są one zgłaszane Ministrowi o ich powstaniu, a także o wynikach przeprowadzonych postępowań pojednawczych. Ten ostatni podejmuje ostateczną decyzję.

Prowadzona jest ewidencja dokumentów zarejestrowanych w EDMS.

ZAŁĄCZNIK nr 1

do Umowy nr z dnia„____”___________ 2015

przy łączeniu się z elektroniką

obieg dokumentów „Dialog”
PRZEPISY PRAWNE

korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją „Dialog”

Symferopol „____” ___________ 2015

  1. Postanowienia ogólne


    1. Niniejszy Regulamin określa tryb i warunki korzystania z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami „Dialog” (zwanego dalej EDS „Dialog”).

    2. EDMS „Dialog” to system informacyjny mający na celu zapewnienie pełnego funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentami, w tym zarządzania dokumentami zawierającymi informacje urzędowe o ograniczonym zasięgu organów wykonawczych władzy państwowej Republiki Krymu oraz samorządów gmin w Republice Krymu Krym.

    3. EDMS „Dialog” realizowany jest w celu zorganizowania elektronicznego zarządzania dokumentami w formie elektronicznej i przejścia na międzyresortowy system elektronicznego zarządzania dokumentami oparty na komponentach darmowego oprogramowania, świadczący usługi w formie elektronicznej i tworzący jednolitą przestrzeń informacyjną dla organów wykonawczych władzy państwowej RP Krymu oraz organy samorządu terytorialnego gmin Republiki Krymu.

    4. EDMS „Dialog” polega na przygotowywaniu dokumentów, przekierowywaniu i wydawaniu dyspozycji, a także monitorowaniu realizacji dyspozycji z możliwością stosowania prawnie istotnego podpisu elektronicznego w oparciu o Centrum Certyfikacji działające zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów.

    5. EDMS „Dialog” spełnia wymagania głównych aktów prawnych oraz dokumentów normatywnych i metodycznych w zakresie regulacji systemów informatycznych służących do zapewnienia elektronicznego zarządzania dokumentami.

      1. EDMS „Dialog” spełnia wymogi następujących aktów prawnych:

  • Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „W sprawie archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”;

  • Ustawa federalna z dnia 2 maja 2006 r. N 59-FZ „W sprawie procedury rozpatrywania odwołań obywateli Federacji Rosyjskiej” (ze zmianami i uzupełnieniami);

  • Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2004 r. N 98-FZ „O tajemnicach handlowych”;

  • Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych”;

  • Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lipca 2006 r. N 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”;

  • Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 6 kwietnia 2011 r. N 63-FZ „O podpisie elektronicznym”

      1. EDMS „Dialog” spełnia następujące standardy:

  • GOST R 51141-98. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Warunki i definicje.

  • GOST R 6.30-2003 Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów.

  • GOST R ISO 15489-1-2007 System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania.

  • GOST R 34.10-2001. "Technologia informacyjna. Ochrona informacji kryptograficznej. Procesy tworzenia i weryfikacji elektronicznych podpisów cyfrowych.”

  1. Warunki i definicje

Praca w biurze- działania zapewniające tworzenie dokumentów urzędowych i organizację pracy z nimi w federalnych i regionalnych organach wykonawczych;

Dokument- dokument urzędowy sporządzony przez organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, osobę prawną lub osobę fizyczną, sporządzony w określony sposób i włączony do obiegu dokumentów regionalnego organu wykonawczego;

Przepływ dokumentów- przemieszczanie dokumentów od momentu ich powstania lub otrzymania aż do zakończenia realizacji, umieszczenia w aktach i (lub) wysłania;

MEDO- międzywydziałowy elektroniczny system zarządzania dokumentacją;

Oryginalny dokument elektroniczny- dokument podpisany podpisem elektronicznym, utworzony pierwotnie w formie dokumentu elektronicznego i nie posiadający oryginału papierowego;

Użytkownik EDMS- urzędnik zaangażowany w procesy gromadzenia, przetwarzania, przechowywania i rozpowszechniania dokumentów elektronicznych, czyli: minister, pierwszy wiceminister, wiceministrowie, kierowniki departamentów, specjaliści odpowiedzialni za pracę w EDMS;

Numer rejestracyjny dokumentu- cyfrowe lub alfanumeryczne oznaczenie dokumentu przypisane do dokumentu w momencie jego rejestracji;

Rejestracja dokumentu- rejestrowanie danych księgowych o dokumencie w ustalonej formie, rejestrowanie faktu jego utworzenia, wysłania lub otrzymania;

Rezolucja- decyzja podjęta przez urzędnika. Zawiera informacje o zadaniach (instrukcjach) przekazanych wykonawcom dokumentu, informacje o autorze, wykonawcy, kontrolerze, terminie, znaku kontrolnym;

Szczegóły dokumentu- element konstrukcji dokumentu nadający mu moc prawną;

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją (EDMS)- system informatyczny zapewniający gromadzenie dokumentów (włączanie dokumentów do systemu), ich przetwarzanie, zarządzanie dokumentami i dostęp do nich;

Dokument elektroniczny- dokument urzędowy w formie elektronicznej utworzony przez organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, osobę prawną lub osobę fizyczną, sporządzony w określony sposób i włączony do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami regionalnego organu wykonawczego;

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją- obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu informatycznego;

Elektroniczny obraz dokumentu- elektroniczną kopię dokumentu sporządzoną na papierze;

PE– podpis elektroniczny, szczegóły dokumentu elektronicznego mające na celu zabezpieczenie tego dokumentu elektronicznego przed fałszerstwem, uzyskane w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza prywatnego podpisu elektronicznego i umożliwiające identyfikację właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także w celu ustalenia braku zniekształceń informacji w dokumencie elektronicznym;

Papierowa kopia dokumentu elektronicznego- dokument uzyskany poprzez wydruk oryginału elektronicznego, mający taką samą nazwę jak dokument elektroniczny i poświadczony przez osobę upoważnioną do poświadczania tego dokumentu.

  1. Wymagania dotyczące kwalifikacji personelu obsługującego system


    1. System musi być obsługiwany przez personel, który przeszedł specjalne przeszkolenie.

    2. Użytkownicy EDMS „Dialog” zobowiązani są do zapoznania się z instrukcją obsługi EDMS „Dialog”, posiadania umiejętności pracy z EDMS „Dialog” oraz przestrzegania niniejszego Regulaminu.

  2. Cel systemu „Dialog” EDMS


    1. Elektroniczny system zarządzania dokumentami „Dialog” ma na celu rozwiązanie następujących zadań:

  • rejestracja korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, w tym odwołań obywateli, organizacji oraz odwołań zbiorowych obywateli;

  • tworzenie elektronicznych obrazów przychodzących i wychodzących dokumentów papierowych poprzez skanowanie, wprowadzanie dokumentów otrzymanych za pośrednictwem Internetu, MEDO, z innych systemów informatycznych, a także bezpośrednie tworzenie dokumentu w systemie;

  • naprawienie dokumentu w systemie;

  • dostarczenie dokumentu użytkownikowi systemu;

  • negocjowanie i narzucanie uchwał;

  • tworzenie zadań i instrukcji zgodnie z uchwałami;

  • wspólne przygotowanie dokumentów;

  • zatwierdzanie dokumentów przy użyciu podpisu elektronicznego;

  • wysyłanie dokumentów;

  • generowanie zapytań i raportów analitycznych o stanie obiegu dokumentów;

  • przechowywanie i rejestrowanie dokumentów;

  • tworzenie papierowych kopii dokumentu.

    1. Dokumenty elektroniczne są tworzone, przetwarzane i przechowywane w EDMS. Dokument elektroniczny wygenerowany w EDMS zgodnie z niniejszym Regulaminem ma moc prawną i pociąga za sobą skutki prawne przewidziane dla tego dokumentu.

    2. Dokumenty elektroniczne po ich wykonaniu podlegają przechowywaniu w EDMS przez określone okresy przewidziane prawem dla podobnych dokumentów w wersji papierowej.

    3. EDMS prowadzi ewidencję przychodzących, tworzonych i wysyłanych dokumentów elektronicznych.

    4. Wykonywane dokumenty elektroniczne grupowane są w pliki zgodnie z ich nomenklaturą.

    5. Do wyszukiwania dokumentów elektronicznych w EDMS wykorzystywane są następujące informacje o dokumentach elektronicznych (w zależności od rodzaju dokumentu):

  • nadawca;

  • miejsce docelowe;

  • stanowisko, inicjały i nazwisko osoby podpisującej dokument;

  • typ dokumentu;

  • typ dokumentu;

  • data rejestracji dokumentu;

  • numer rejestracyjny dokumentu;

  • data utworzenia dokumentu;

  • data i numer dokumentu wychodzącego;

  • wykonawca.

    1. Uczestnicy EDMS są zobowiązani do zapewnienia zgodności z wymogami obowiązującego prawodawstwa w zakresie stosowania podpisów cyfrowych.

    2. Wdrażając elektroniczne zarządzanie dokumentami, dopuszcza się wymianę komunikatów informacyjnych zawierających wyłącznie informacje publicznie dostępne. Wymiana wiadomości informacyjnych zawierających informacje o charakterze oficjalnym lub ograniczonym jest niedozwolona.

  1. Funkcje realizowane przez Dialog EDMS


    1. EDMS „Dialog” zapewnia automatyzację następujących procedur procesu elektronicznego zarządzania dokumentami:

  • przygotowanie dokumentów;

  • tłumaczenie dokumentów papierowych na formę elektroniczną;

  • koordynacja i zatwierdzanie przez użytkowników dokumentów elektronicznych;

  • tworzenie uchwał do dokumentów;

  • koordynacja i zatwierdzanie przez użytkowników uchwał do dokumentów;

  • przesyłanie dokumentów elektronicznych do odbiorców;

  • powiadomienie wykonawcy o otrzymaniu dokumentu i terminie jego wykonania;

  • prowadzenie katalogu organizacji, pracowników i struktur organizacyjnych – uczestników obiegu dokumentów;

  • prowadzenie katalogu nomenklatury dokumentów;

  • kontrola dyscypliny wykonawczej w oparciu o zarejestrowane dokumenty;

  • prowadzenie statystyk realizacji zamówień;

  • autoryzacja użytkownika;

  • ograniczenie dostępu do dokumentów;

  • wyszukiwanie według treści dokumentu;

  • ograniczenie dostępu użytkowników do funkcji systemu.

    1. EDMS „Dialog” zapewnia następujące działania na dokumentach:

  • utworzenie karty rejestracyjnej dokumentu;

  • usunięcie karty rejestracyjnej dokumentu;

  • redagowanie karty rejestracyjnej dokumentu;

  • dodawanie, usuwanie, zastępowanie, zmiana kolejności stron dokumentu;

  • rejestracja (nadanie numeru rejestracyjnego i daty) dokumentu;

  • przeglądanie karty rejestracyjnej, stron i drzewa rozdzielczości dokumentu;

  • wydruk karty rejestracyjnej, stron i drzewa rozdzielczości dokumentu na papierze;

  • podpisanie dokumentu podpisu elektronicznego;

  • przeglądanie historii pracy z dokumentem.

    1. Historia pracy nad dokumentem odzwierciedla główne czynności wykonane przez użytkowników na dokumencie. Wpis w historii pracy z dokumentem zawiera następujące informacje:

  • data i godzina operacji;

  • rodzaj operacji (tworzenie, usuwanie, przeglądanie, edycja);

  • nazwisko, inicjały, organizacja użytkowników;

  • Adres IP stacji roboczej użytkownika.

    1. System zapewnia wykonanie następujących działań na uchwale:

  • tworzenie uchwały konkretnego dokumentu;

  • przeglądanie uchwały;

  • edycja uchwały;

  • usunięcie uchwały;

  • podpisanie uchwały ES;

  • przeglądanie historii pracy z uchwałą.

    1. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na obszarach dokumentów:

  • stworzenie kierunku wskazującego nadawcę, odbiorców, notatki;

  • edycja kierunku;

  • zobacz wskazówki;

  • usuwanie kierunku.

    1. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na znakach wykonania dokumentów:

  • stworzenie oceny wykonawczej ze wskazaniem wykonawcy, rodzaju oceny (pełne wykonanie, wynik pośredni);

  • redagowanie znaku wydajności;

  • oglądanie znaku wydajności;

  • usunięcie znaku wykonania.

    1. EDMS „Dialog” umożliwia wykonanie następujących działań na projektach dokumentów:

  • tworzenie i przeglądanie różnych wersji projektów dokumentów;

  • utworzenie przez inicjatora arkusza akceptacji wersji projektu dokumentu, z określeniem kolejności tras do równoległego i sekwencyjnego zatwierdzania przez uczestników;

  • zatwierdzenie projektów dokumentów przez uczestników arkusza akceptacji;

  • dodawanie tras akceptacji do arkusza akceptacji przez jego uczestników;

  • podgląd stanu karty akceptacji ze wskazaniem aktualnego etapu akceptacji oraz czasu trwania etapów;

  • zwrot projektów dokumentów do rewizji z uwagami uczestników arkusza akceptacji;

  • zakończenie i wznowienie procesu zatwierdzania przez inicjatora;

  • podpisanie projektu dokumentu podpisu elektronicznego.

    1. EDMS „Dialog” zapewnia następujące działania na kartach kontroli dokumentów:

  • ustalanie terminów dla wykonawców zleceń i dokumentów;

  • zmiana terminów przekazywania instrukcji i dokumentów;

  • usuwanie zleceń i dokumentów spod kontroli;

  • przeglądanie karty kontroli z zapisami dotyczącymi ustawiania terminów kontroli i usuwania kontroli.

    1. Wpis na karcie kontrolnej obejmuje:

  • data i godzina utworzenia rekordu;

  • rodzaj operacji (ustawienie, zmiana okresu kontroli lub usunięcie spod kontroli);

  • adnotacja na wpisie (jeśli to konieczne);

  • liczba przedłużeń terminów;

  • nazwisko, inicjały, organizacja użytkownika, który wykonał operację;

  • Adres IP stacji roboczej użytkownika.

    1. Użytkownicy uzyskują dostęp do funkcji systemu zgodnie z ustalonymi uprawnieniami dostępu. W systemie dostępne są następujące grupy uprawnień:

  • użytkownik (uprawnienia domyślne);

  • administrator organizacji;

  • Administrator systemu.

    1. Użytkownik z domyślnymi uprawnieniami może wykonywać w systemie następujące czynności:

  • przeglądać skierowane do niego dokumenty;

  • tworzyć i edytować uchwały oraz notatki wykonawcze w dokumentach, których autorem jest użytkownik;

  • skreślić stworzone przez siebie uchwały i znaki egzekucyjne do chwili rozpatrzenia tego dokumentu przez pracowników niższego szczebla, a także usunąć własne znaki egzekucyjne;

  • wyznaczać, przedłużać terminy i odsuwać spod kontroli wykonawców swoich uchwał.

    1. Uprawnienia administratora organizacji nadawane są użytkownikom rejestrującym i administrującym dokumentami swojej organizacji. Użytkownik posiadający uprawnienia administratora może wykonywać w systemie następujące czynności:

  • przeglądaj karty rejestracyjne i strony dokumentów swojej organizacji;

  • tworzyć, edytować i usuwać (zanim zaczniesz pracować z dokumentem) dokumenty swojej organizacji;

  • zarejestrować dokumenty organizacji;

  • tworzyć, edytować i usuwać uchwały dokumentów organizacyjnych;

  • poddać kontroli i usunąć spod kontroli dokumenty organizacji;

  • generować i przeglądać istniejące raporty organizacji;

  • tworzyć, edytować i usuwać listy mailingowe organizacji;

  • tworzyć i edytować strukturę organizacyjną (działy i pracownicy) organizacji.

    1. Uprawnienia administratora systemu umożliwiają wykonywanie czynności związanych z konfiguracją systemu oraz zapewnieniem wsparcia technicznego i przeznaczone są dla twórców systemu oraz pracowników zapewniających wsparcie techniczne. Użytkownik posiadający uprawnienia administratora systemu może wykonać następujące czynności:

  • skonfigurować uprawnienia użytkowników w systemie;

  • tworzyć i edytować wpisy w katalogu organizacji i użytkowników systemu;

  • przeglądaj wszystkie dokumenty w systemie;

  • edytować statusy wszystkich dokumentów w systemie;

  • tworzyć, edytować i usuwać wszelkiego rodzaju dokumenty;

  • rejestrować wszelkiego rodzaju dokumenty;

  • tworzyć, edytować i usuwać wszystkie uchwały;

  • przeglądaj etapy przeglądu dokumentów dla wszystkich użytkowników;

  • poddać uchwały kontroli i niekontrolować;

  • przeglądać i generować wszystkie dostępne raporty statystyczne;

  • tworzyć i edytować strukturę organizacyjną;

  • podgląd zapisów w podsystemie rejestracyjno-księgowym.

  1. Wymagania dotyczące realizacji procesów obiegu dokumentów na platformie EDMS „Dialog”.


    1. Dokumentami określającymi procedurę pracy z systemem są:

  • niniejsze rozporządzenie;

  • Instrukcja obsługi EDMS „Dialog”;

  • instrukcje pracy biurowej organów wykonawczych władzy państwowej Republiki Krymu, organów samorządu terytorialnego gmin Republiki Krymu;

  • zarządzenia i instrukcje szefów organów wykonawczych władzy państwowej Republiki Krymu, organów samorządu lokalnego gmin Republiki Krymu, osób wyznaczonych do organizacji i utrzymania pracy biurowej.

    1. Proces wprowadzania dokumentów użytkownika musi obejmować procedury utrwalania, skanowania i tworzenia obrazu elektronicznego dla dokumentów papierowych lub utrwalania treści dokumentu elektronicznego poprzez zakaz zmian w nim.

    2. Użytkownik wprowadzając dokumenty do Dialog EDMS musi skorzystać z interaktywnych narzędzi do konfiguracji i zarządzania.

    3. W przypadku, gdy instrukcja kierowania urzędem określa wykaz dokumentów papierowych, dla których ustanowiono zakaz tworzenia obrazu elektronicznego, proces wprowadzania powinien obejmować jedynie rejestrację dokumentów.

    4. W przypadku projektów dokumentów elektronicznych, które są w trakcie zatwierdzania lub podpisywania, treść dokumentu elektronicznego jest rejestrowana przez system na każdym etapie zatwierdzania, podpisywania i późniejszej rejestracji dokumentu elektronicznego przez użytkownika.

    5. Dokumenty muszą zostać zarejestrowane w Dialog EDMS poprzez zapisanie szczegółów dokumentu potwierdzających następujące właściwości dokumentu:

  • dokument został stworzony zgodnie z instrukcją pracy biurowej;

  • dokument został utworzony lub przesłany przez osobę wskazaną jako jego twórca lub nadawca;

  • dokument został utworzony lub wysłany dokładnie w określonym czasie do określonego adresata;

  • dokument jest kompletny;

  • dokument elektroniczny (elektroniczny obraz dokumentu) może zostać odnaleziony, odtworzony, przedstawiony i zinterpretowany w Dialogu EDMS, z wyjątkiem dokumentów w formie papierowej, dla których instrukcja kierowania urzędem zabrania tworzenia obrazu elektronicznego.

    1. Tworzenie i przetwarzanie dokumentów w Dialog EDMS odbywa się w sposób określony w Regulaminie pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonym dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477.

    2. Aby zapewnić poprawność wprowadzania dokumentów elektronicznych do „Dialogu” EDMS przy wprowadzaniu dokumentu elektronicznego składającego się z kilku elementów dokumentu elektronicznego - odrębnych części, które samodzielnie lub razem z innymi częściami dokumentu elektronicznego tworzą odrębny dokument elektroniczny, użytkownik EDMS „Dialog” musi upewnić się, że wszystkie z nich są wprowadzone do komponentów.

    3. Pracownicy odpowiedzialni wg Opis pracy Na etapach przygotowania, rejestracji, zatwierdzania czy wykonywania dokumentów mają oni obowiązek, w miarę potrzeb, ale nie rzadziej niż raz na 3 godziny, zalogować się do systemu w celu wydania dyspozycji, zapoznania się i realizacji przychodzących zadań.

    4. Proces przekazywania (wysyłania) dokumentów adresatowi za pośrednictwem Dialogu EDS odbywa się wyłącznie zgodnie z instrukcją pracy biurowej.

  1. Bezpieczeństwo informacji


    1. Głównym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa informacji jest wykorzystanie narzędzi ochrony informacji kryptograficznej.

    2. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji Dialog EDMS wiąże się także ze stosowaniem przez administratora Dialog EDMS oraz użytkowników (uczestników) Dialog EDMS w granicach swoich uprawnień oprogramowania i sprzętu oraz środków ochrony organizacyjnej.

    3. Narzędzia do ochrony informacji o oprogramowaniu i sprzęcie obejmują:

    • sposoby identyfikacji użytkowników w systemie;

  • środki uwierzytelniania użytkowników i kontroli dostępu;

  • środki ochrony przed nieuprawnionym dostępem;

  • produkty do ochrony antywirusowej;

  • środki ochrony przed atakami sieciowymi;

  • środki zapewniające odporność na awarie i tworzenie kopii zapasowych systemu.

    1. Organizacyjne środki bezpieczeństwa informacji obejmują:

  • umieszczenie technicznych środków dostępu do EDMS w pomieszczeniach o kontrolowanym dostępie;

  • administracyjne ograniczenia dostępu do środków technicznych EDMS;

  • ustawienie trybu otrzymywania i wykorzystywania przez użytkowników danych autoryzacyjnych w celu uzyskania dostępu do Dialog EDMS;

  • przyjęcie do pracy w EDMS specjalnie przeszkolonych i wykwalifikowanych osób;

  • utrzymywanie sprzętu i oprogramowania EDMS w dobrym stanie;

  • tworzenie kopii zapasowych oprogramowania i sprzętu EDMS;

  • ochrona sprzętu EDMS przed szkodliwymi wpływami zewnętrznymi.

  1. Zasady pracy z podpisami elektronicznymi


    1. Dopuszczalne jest stosowanie wyłącznie narzędzi podpisu elektronicznego certyfikowanych przez Centrum Certyfikacji autoryzowane przez Federalną Służbę Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej (FSB Rosji), które umożliwiają identyfikację właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także stwierdzenie braku zniekształcenia informacje zawarte w informacjach statystycznych w formie elektronicznej.

    2. Certyfikat klucza podpisu musi zostać wpisany przez Centrum Certyfikacji do rejestru certyfikatów kluczy podpisu nie później niż w dniu wejścia w życie certyfikatu klucza podpisu.

    3. Certyfikat klucza podpisującego musi zawierać następujące wymagane informacje:

  • właściciel certyfikatu klucza podpisu (nazwisko, imię i nazwisko osoby fizycznej);

  • klucz publiczny ES;

  • unikalny numer rejestracyjny certyfikatu klucza podpisującego;

  • daty rozpoczęcia i zakończenia ważności certyfikatu klucza podpisu znajdującego się w rejestrze urzędu certyfikacji (CA);

  • nazwa i lokalizacja urzędu certyfikacji, który wydał certyfikat klucza podpisu;

  • nazwa środka podpisu elektronicznego, za pomocą którego używany jest ten publiczny klucz cyfrowy;

  • informacja o związkach, w jakich dokument elektroniczny opatrzony podpisem elektronicznym będzie miał znaczenie prawne;

  • obszar(-y) wykorzystania certyfikatu klucza podpisu, w którym dokument elektroniczny z podpisem elektronicznym będzie miał znaczenie prawne;

  • punkt dystrybucji listy unieważnionych (unieważnionych) certyfikatów kluczy podpisu wydanych przez Urząd Certyfikacji.

    1. Dodatkowe dane dotyczące właściciela certyfikatu klucza podpisu mogą zostać zawarte w certyfikacie klucza podpisu wyłącznie za jego pisemną zgodą.

    2. Narzędzia podpisu elektronicznego (ES) zapewniają następujące funkcje:

  • składanie podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym przy wykorzystaniu klucza prywatnego podpisu elektronicznego;

  • potwierdzenie autentyczności podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym za pomocą klucza publicznego podpisu elektronicznego (certyfikat klucza podpisu);

  • utworzenie klucza prywatnego i klucza publicznego do podpisu elektronicznego.

    1. Stosowanie podpisów elektronicznych przez podmioty raportujące w ramach pracy z Dialog EDS nie wymaga uzyskania specjalnej licencji.

    2. Zgodnie z art. 12 ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” właściciel certyfikatu klucza podpisu jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES).

    3. Nośnik informacji zawierający klucz prywatny podpisu cyfrowego znajduje się pod opieką właściciela certyfikatu klucza podpisu (użytkownika Urzędu Certyfikacji) i musi być przechowywany w warunkach wykluczających możliwość jego naruszenia.

    4. Zabrania się przekazywania klucza prywatnego podpisu cyfrowego innej osobie. Obsługa nośnika zawierającego klucz prywatny podpisu elektronicznego musi odbywać się zgodnie z dokumentacją eksploatacyjną narzędzi elektronicznego podpisu cyfrowego oraz zgodnie z wymaganiami Urzędu Certyfikacji (CA). Na nośniku informacji kluczowych nie wolno zapisywać obcych informacji.

    5. Konieczne jest zastosowanie środków bezpieczeństwa informacji organizacyjnej, w tym ograniczenie dostępu do zautomatyzowanych stacji roboczych (AWS), które służą do tworzenia dokumentów elektronicznych dla dokumentów elektronicznych. Nie należy na tych stanowiskach instalować oprogramowania niezwiązanego z wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników pracujących na tych stanowiskach. Odpowiedzialność za ujawnienie lub utratę klucza prywatnego podpisu elektronicznego ponosi wyłącznie właściciel certyfikatu klucza podpisu.

    6. Kompromis klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES) oznacza jego utratę, kradzież, ujawnienie, nieuprawnione kopiowanie, zwolnienie pracownika mającego dostęp do klucza prywatnego podpisu elektronicznego (ES), wszelkie inne rodzaje ujawnienia klucza prywatnego ES , a także w przypadkach, gdy nie da się wiarygodnie ustalić, co stało się z nośnikiem zawierającym klucz prywatny podpisu elektronicznego. Jeżeli klucz prywatny ES użytkownika Urzędu Certyfikacji (CA) zostanie naruszony i istnieje podejrzenie, że zostało naruszone, musi on natychmiast zaprzestać używania tego klucza prywatnego ES do pracy z dokumentami elektronicznymi i zgłosić się do urzędu certyfikacji, który wydał ten klucz prywatny ES, o fakt kompromisu (lub podejrzenie kompromisu).

  1. Awaryjne i nieudane wyniki


    1. Do okoliczności mogących wywołać sytuacje awaryjne, w tym awarie techniczne, zaliczyć można okoliczności, które przejściowo lub na czas nieokreślony uniemożliwiają lub mogą w znaczący sposób skomplikować wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami. Do takich okoliczności mogą należeć:

  • pożary, powodzie i inne klęski żywiołowe lub katastrofy spowodowane przez człowieka;

  • niestabilność lub przerwa w dostawie prądu, której nie można zneutralizować dostępnymi środkami technicznymi;

  • przyjęcie lub zmiany w aktach ustawodawczych lub innych aktach organów państwowych Federacji Rosyjskiej lub zarządzeniach tych organów, bezpośrednio lub pośrednio utrudniających dalsze wdrażanie elektronicznego zarządzania dokumentami w formie, w jakiej odbywało się to przed przyjęciem tych aktów;
    • Wyrażam zgodę na niniejszy Regulamin korzystania z Dialog EDMS w celu organizacji elektronicznego zarządzania dokumentami. Akceptuję warunki niniejszego Regulaminu.

    Operator EDMS

    Państwowe Przedsiębiorstwo Unitarne Republiki Kazachstanu „Krymsvyaz”

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________
    Uczestnik EDMS

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    Dyrektor

    ________________________/___________

    _____________________________________

    _________________/___________________



Publikacje na ten temat