Облачный офис для малого бизнеса. Виртуальный офис для реальной работы

IT-инфраструктура ,

Спам и антиспам ,

Хранение данных

Формирование и поддержание работоспособности ИТ-инфраструктуры - одна из самых главных задач бизнеса. Она же одна из самых затратных и трудоёмких, особенно в компаниях с распределённой или филиальной структурой. Существование облачных услуг сильно облегчило жизнь ИТ-служб, поскольку можно собрать несколько сервисов, не тратиться на сервер и аппаратные АТС, использовать опенсорсные решения.

Но даже при таком подходе рано или поздно можно зайти в тупик: системы разрознены, не обновляются, не интегрируются друг с другом, исчезают с рынка и т.д. И в таких случаях инфраструктура переживает не лучшие времена, а производительность сотрудников падает, поскольку приходится возвращаться к методам работы, принятым до автоматизации. Чтобы этого избежать, виртуальный офис должен работать как часовой механизм: все сервисы-шестерёнки слажены и безотказны. Мы, как системный интегратор, смогли найти такое решение.

Когда не хочется, чтобы так

У термина «виртуальный офис» есть несколько толкований. Одно из них - это общая для всех сотрудников определенной компании облачная среда (сервис), обеспечивающая персональную и совместную работу всех членов команды. Виртуальный офис хорош тем, что позволяет сразу сосредоточиться на работе и развитии бизнеса, оставив за бортом проблемы, возникающие в ходе разворачивания собственной телекоммуникационной инфраструктуры.

Плюсом такой работы является возможность масштабирования своего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в телекоммуникации. Краеугольный камень ИТ-инфраструктуры бизнеса любого типа - это связь: нужно общаться между собой, с клиентами и контрагентами, выходить в сеть, проводить вебинары, телемосты и проч. Если компания имеет распределённую команду, работающую удалённо, вопрос становится первоочередным. «Офис в облаке» позволяет географически разобщенным сотрудникам компании без всяких проблем взаимодействовать друг с другом, используя единую систему для обмена, хранения, обработки и передачи информации и координации совместных действий. Все финансовые и трудовые затраты на обслуживание телекоммуникационного оборудования, обновление железа, плановые работы - забота оператора виртуального офиса. Рассмотрим подробнее, какие преимущества дает подобная система.

Кстати, сразу оговоримся: иногда «виртуальным офисом» называют облачную АТС, обеспечивающую надежную связь сотрудников компании с клиентами и руководством. Но на самом деле этот термин гораздо шире, облачная АТС - лишь один из элементов виртуального офиса.

Обычно услугой «офиса в облаке» пользуются быстрорастущие компании, которым критически важно объединять удаленные офисы или дочерние компании в единую инфраструктуру. Также работают с сервисом такого типа и компании, у которых есть разветвленная сеть торговых агентов или внештатных сотрудников. Виртуальный офис помогает значительно увеличить эффективность коммуникаций с центральным офисом или даже организовать удаленное обучение.

Сервис подойдет и тем компаниям, кому нужно постоянно общаться с партнерами или клиентами, а также проводить регулярные совещания и онлайн-презентации. Наиболее актуальным такое решение является для компаний с распределенной филиальной сетью. Облачный офис подходит для бизнеса любого размера - малого, среднего или крупного.

Виртуальный офис Softline

Один из наиболее надежных сервисов такого типа - это виртуальный офис компании Softline . Он представляет собой облачную платформу с ежемесячной оплатой. Сервис разработан в рамках программы Microsoft Cloud OS Network Russia при участии инженеров Microsoft.

Виртуальный офис Softline предлагает набор бизнес-возможностей, которые востребованы большинством компаний любой сферы деятельности.

• Корпоративная почта на базе Microsoft Exchange Server. Это зарекомендовавшее себя решение, которое имеет удобный интерфейс и привычно в обслуживании системным администраторам. Использование этой почты гарантирует сохранность переписки, цепочек писем и всех вложений.
• Объединенные коммуникации (IM, видео и аудио звонки) - Skype for business. Благодаря этой услуге сотрудники компании всегда будут на связи, где бы они ни находились.
• Возможность выхода в телефонную сеть по SIP. Подключение производится либо к АТС заказчика, либо к SIP-провайдеру. Это значит, что компания сможет использовать все преимущества SIP-телефонии, такие как конференц-связь, распределение и перенаправление вызовов, IVR, подмена номера и проч.
• Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется - сервис не допускает появления вирусов. Аналогичным образом отсекается и почтовый спам.
• Аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету (дополнительная услуга). До сих пор пакет Microsoft Office опережает другие решения, особенно в части таблиц и презентаций, которые, кстати, чаще всего востребованы бизнесом для расчётом и представления результатов, итогов и подготовки материалов для демонстрации.

Основными достоинствами сервиса являются возможность быстрого старта (внедрение виртуального офиса в рабочую систему компании проходит всего за несколько часов), повышение эффективности работы сотрудников, снижение финансовых затрат и безопасность. Вместе с сервисом заказчик получает бесплатную базовую настройку услуги, а также возможность переместить свою электронную почту в «облако».

Эффективность работы повышается за счёт нескольких факторов.

• Полная автоматизация бизнес-процессов. В любой компании количество рутинных, стандартных процессов преобладает над индивидуальными. И именно в этих процесса человеческий фактор может сыграть злую шутку: сроки согласования срываются, документы теряются, исполнители перекладывают вину друг на друга. Когда процесс автоматизирован, негативные явления нивелируются и значительно растёт скорость обработки каждого из бизнес-процессов.
• Единая консоль администрирования и управления пользователями и службами. Количество лицензий можно изменять в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно важно, если бизнес находится на старте - может резко изменяться численность персонала, появляется новое оборудование, представители и филиалы. Подобное расширение обычно требует огромных финансовых и трудовых затрат. С облачным офисом дела обстоят иначе - масштабируемость перестаёт быть сложной задачей.
• Возможность апгрейда. Поддержание ПО в актуальном состоянии - залог того, что функциональность софта будет приносить максимальную пользу. К тому же, удобный и быстрый апгрейд облегчает работу ИТ-службы, делает процессы прозрачными и увеличивает её эффективность.

Как уже говорилось выше, виртуальный офис позволяет снизить эксплуатационные расходы и уменьшить лицензионные риски. Благодаря сервису компания может фокусироваться на своей работе, коммуникации и обеспечение их работы - забота сотрудников Softline. Работает облачный сервис от Softline 24/7, круглосуточно и круглогодично.

Все данные пользователей находятся в безопасности, поскольку хранится вся эта информация в ЦОД-ах компании уровня Tier 3. Плюсом является и совершенно прозрачное соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement ,SLA ) с гарантией доступности сервисов. Для того, чтобы гарантировать бесперебойную работу, все компоненты системы дублируются. В дата-центрах Softlne предусмотрены дублируемые входы оптоволокна. Вместе с другими системами предосторожности эта схема гарантирует клиентам беспроблемную связь друг с другом.

Каким компаниям подойдёт виртуальный офис

Решение «Виртуальный Офис» - набор сервисов, которые поставляются клиенту в облаке. В зависимости от величины компании-заказчика определяется технология реализации. Так, малый и средний бизнес получает мультитентное решение: единую инфраструктуру где находится много небольших клиентов, и они получают сервис на уровне лучших практик. Такой подход ограничен в тонкой настройке и интеграции с системами клиентов, применяются общие для всех политики, любые изменения являются общими и управляются нами, как провайдером сервиса. Это экономически целесообразная технология унифицированных коммуникаций именно для небольших компаний. Хотя бывают и исключения - например, когда компания планирует разворачивать мощную телефонию, с точки зрения администрирования и экономической выгоды есть смысл воспользоваться выделенным сервером.

Для крупных пользователей (как по количеству сотрудников, так и по масштабу бизнес-задач) предусмотрена отдельная инсталляция на выделенной архитектуре. Клиент получает больше сервисов от Softline, может обеспечить все потребности: применить самые тонкие настройки политики безопасности, включить дополнительные сервисы, получить гибкость при интеграции в уже существующую ИТ-инфраструктуру.

Соответственно, существуют разные разные инфраструктуры управление сервисом. Всего возможно два типа:

• Для заказчиков в Hosted режиме (малых и средних компаний) – консолидированное управление подписками через интерфейс Website Panel в облаке Softline, менее функциональное, чем на выделенном сервере. Заказчики не могут вносить существенные изменения, чтобы не ломать решение, которым пользуются другие компании вместе с ними.
• Для крупных заказчиков - веб-интерфейс консолей управления сервисами с прямым доступом для установления политик безопасности, управления пользователями и проч.

В любой момент времени администратор компании может просмотреть текущий набор услуг, статистику работы сотрудников, изменить уровни доступов для отдельных пользователей.

Финансовая выгода при приобретении виртуального офиса очевидна. Это, во-первых, снижение эксплуатационных расходов. Во-вторых, сокращение расходов на ПО (решаются проблемы пиратства и тп.), снижение лицензионных рисков. Наконец, расходы на облачные сервисы не ложатся в капитальные затраты организации. Все программное обеспечение, которое входит в услугу, обновляется практически сразу после выхода апдейта разработчика программной платформы. Все программное обеспечение лицензировано. Это касается как продукции Microsoft, так и продукции других партнеров. Компания Softline придет на помощь всем пользователям, кто работает с Office 365, но вынуждены перевестись в российское облако из-за вступления в действие ФЗ.

Работа с «Виртуальным офисом» полностью соответствует законодательству РФ в сфере защиты персональных данных. Согласно Федеральному закону №242 от 21 июля 2014 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях», с 1 сентября 2015 года в Российской Федерации начало действовать положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки данных. Этот положение обязывает практически любые компании хранить и обрабатывать данные россиян на серверах, которые физически находятся в России.

Отдельно стоит отметить работу службы технической поддержки. Гарантированное время реакции на обращение пользователя - 15 минут. Поддержка - круглосуточная, в режиме 24/7/365. Если возникает проблема, служба поддержки ее решает в четко установленные сроки. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, способные эффективно решить любой вопрос или проблему.

Заявку на подключение услуги можно

Виртуальные офисы в России становятся всё популярнее. Использующие их уже не один год достигают всё новых высот в бизнесе. Применяя последние достижения научно-технического прогресса и гибкое мышление, создаются новые виртуальные рабочие пространства. Где работники слышат и видят друг друга, присылают и получают информацию, рабочие материалы, отчёты, документы и т.д.

Виртуальным офисом можно назвать один из вариантов организации офисной деятельности, позволяющий создать у партнёра фирмы и потенциального клиента ощущения реального офиса. Иными словами, функционально это является офисом с той лишь разницей, что потрогать его невозможно. Наилучший пример – интернет-ресурс компании, к примеру, студии по созданию сайтов. Всё действие происходит в сети.

Основные компоненты офиса:

1. Обязательный почтовый адрес для получения корреспонденции.
2. Телефон многоканальный, имеющий несколько линий.
3. IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера.
4. Операторы колл-центра, подготовленные к консультациям по всем вопросам, касающимся предлагаемых услуг и товаров.

При невозможности соединения с консультантом из call-центра, потенциальный клиент передаст необходимый документ, используя факс, или оставит сообщение с нужной информацией. Ещё один плюс – наличие корректной статистики, составленной исходя из обращений. Она позволяет выяснить точные цифры заказов, общего количества звонков, их продолжительности, распределённости по сотрудникам и по времени, и так далее.

Виртуальный многоканальный номер

Телефонную линию невозможно перенагрузить, ибо виртуальные секретари работают без выходных и 24 часа в сутки.

Виртуальный офис упрощает и автоматизирует все рабочие процессы. Экономит средства, ведь всё оборудование находится у провайдера. Фирмы, пользующиеся виртуальной услугой, получают все возможности стандартного офиса для использования в своих интересах. Нужно только определить телефоны для распределения звонков. Операторы call-центра могут консультировать потенциальных клиентов, находясь в одном городе, или в разных уголках планеты. А все звонки поступают на один телефонный номер. Одновременно обрабатывается по несколько сотен вызовов.

• ежемесячная абон. плата за виртуальный офис (АТС), обычно в диапазоне 500-3000 рублей в месяц;
• оплата самого многоканального номера, обычно в диапазоне 150-1000 рублей в месяц;
• оплата за исходящие звонки, обычно в диапазоне 0,15-3 рубля за минуту ,
• оплата зв дополнительные услуги.

Есть три варианта многоканального номера телефона:

1. Наиболее популярный – номер с кодом 8-800. Именно таким номером пользуются большинство организаций при создании межрегионального колл-центра. На него оформляют горячие линии.
2. Номер многоканальный с кодом 8-804. Похож на предыдущий вариант, с одним лишь отличием: у абонента номер не высвечивается при входящем вызове.
3. Городской прямой номер. Чаще других приобретаются коды Москвы (495, 499), Санкт-Петербурга (812), других крупных городов. Оформляют компании для увеличения доверия клиентов и подтверждения местоположения офиса.

Настройка облачной телефонии и другого оборудования производится просто. Установив на компьютер приложение, можно проводить все операции. На сайте интернет-провайдера прописываются внешние и внутренние номера. После настраиваются необходимые параметры.

Возможности 8-800 и 8-804:

• Бесплатные исходящие вызовы для звонящих. Все клиенты компании будут звонить бесплатно. Это увеличит количество вызовов.
• Многоканальность. Никаких занятых линий.
• Единый телефонный номер . Запомнить один единый номер просто.
• Быстрое подключение. Процесс занимает от 1 дня.
• Голосовое приветствие всех потенциальных клиентов. Нет скучным гудкам.

Такие номера предоставляют, например, и другие.

Услуга виртуальный офис

Основа виртуального офиса – это мгновенная передача информации. Благодаря этому обмен данных занимает долю секунды, что упрощает процесс работы.

В виртуальном офисе имеют место работы все сотрудники копании, только не в реальном мире, а в киберпространстве. Работники могут жить в разных странах мира, но при использовании современных технических устройств – телефонов, интернета и компьютеров – работа осуществляется в реальном времени. А взаимодействие не отличается от классического офиса. Подобные услуги предоставляются IT-компаниями. Один, из которых портал .

Плюсы аренды офиса в сети

Аренда виртуального офиса обходится бизнесменам намного дешевле. Нужно оплатить некоторые услуги, создающие пространство для работы. И всё. Преимущества офиса в киберпространстве следующие:

• Меньшее количество рабочих часов. Учитывая расходы времени на дорогу до работы и обратно, сотрудник экономит от 1.5 до 2 часов.
• Уменьшается текучесть кадров.
• Весомая экономия финансов. В крупных городах аренда офисного помещения стоит больших денег. Не считая секретаря, необходимое оборудование, уборщиков и прочие моменты. Всё это выливается в круглую сумму, оплачивать которую придётся владельцу бизнеса.
• Разумное распределение денег на развитие стартапа. На старте бизнеса практически всем предпринимателям не хватает финансовых средств на реализацию амбициозных планов. Такое решение предоставит немалое количество денежных средств, ведь сэкономленное на офисе можно использовать по прямому назначению.
• Увеличение количества потенциальных кандидатов на должность. При использовании виртуального офиса персонал выбирается из лучших умов с разных уголков планеты. И не ограничивается претендентами из одного городка.
• Никаких проблем с переездом, с которым рано или поздно сталкивается большое количество фирм. В виртуальном офисе таких проблем и статьи расходов просто нет.
• При расширении штаба не нужно тратиться на новое оборудование для персонала.
• Профессионализм. При выборе дисциплинированных сотрудников рабочий процесс будет идти быстрее и не будет проблем с тайм-менеджментом. Современные технологии впрочем решают вопрос и с контролем рабочего времени при удалённой работе.

ВАЖНО! Учёные из западных стран выяснили, что компании, использующие виртуальные офисы, обладают более высоким коэффициентом удержания рабочих, чем в традиционных офисах. Это говорит об удовлетворённости команды при такой организации бизнеса.

Минусы

Однако стоит отметить и недостатки, которых хоть и мало, но они присутствуют:

• Допустимость отсутствия связи. С помощью интернета и телефона можно достучаться в любой город планеты. Но были случаи, когда связь обрывалась, и это доставляло множество хлопот компаниям. Клиенты не могли дозвониться, а на восстановление связи уходили часы рабочего времени. При перебоях с интернетом вся работа останавливается. При медленном или нестабильном интернет-канале вероятны ошибки. Отметим, что при физическом нахождении сотрудников в разных городах проблемы с интернетом у отдельного человека не влияют на нормальную работу остальных.
• Риск кражи. Вероятность ограбления физических объектов минимальна, но хакерской атаке подвергается именно виртуальное пространство. Кражи информации цифровых офисов – большая редкость, но умелые хакеры могут взламывать практически все сети.

Услуга виртуальный офис в Москве

Все больше фирм обязаны иметь своё представительство в столице страны. Особенно в РФ, где большая часть финансов находится именно в Москве. Получить виртуальный офис в Москве просто. Можно оформить аренду в самых элитных районах, даже в Москва-Сити.

Что входит этот в пакет?

Московский юридический адрес + виртуальный многоканальный номер + секретарь.
Часто предоставляют на 5 дней в месяц переговорные комнаты в распоряжение виртуальным арендующим.

Предлагается полный комплекс корреспондентского и почтового обслуживания.
Специалисты компании отсортируют конверты и уведомят арендодателя о новых письмах. При необходимости отсканируют и отправят через факс или курьера.

Дополнительный плюс

Во время проведения конкурсов и тендеров большая роль отводится местоположению офиса. Победители последних тендеров были именно из столицы. Потому что в конкурсах обращают внимание на юридический адрес фирмы.

Предоставляют ли виртуальный офис в Киеве?

Работать в удобном месте, использовать телефонию, арендовать офис на час, неделю или месяц – перечень предлагаемых услуг арендодателем в Украинской столице. Адрес предоставляется не в окраине, а в самых крупных бизнес-центрах страны. В таких как Киев Сити, Горизонт Тауэр, Киев Горизонт Парк, Подол, Гулливер и IQ CENTER. Помимо адреса предоставляются услуги для повышения имиджа бизнеса.

Перечень компаний, предоставляющих услуги IP телефонии, виртуальные АТС и номера, смотрите .

Виртуальный офис бесплатно

Предоставляет, к примеру, . И потенциальные клиенты не отключатся из-за занятости телефонных линий. подключает бесплатно виртуальные номера и АТС. Оплачивать нужно только абонентскую плату. Есть специальная акция, по которой можно подарить другу 2 месяца бесплатного пользования сетью АТС. И получить за это вознаграждение в виде 1 000 рублей.

Услуга виртуальный офис помогает уменьшить издержки и объединяет сотрудников из разных городов в процессе работы. Это новый и эффективный вид организации труда, популярность которого увеличивается с каждым годом.

Интернет-сервисы для бизнеса.
Ссылка на материал обязательна!

Под виртуальным офисом понимается комплекс услуг, оказываемых организации, по приему и распределению звонков на городской номер, работа с электронными письмами и почтовой корреспонденцией, ведение документооборота, вплоть до составления отчета. Причем вся эта работа выполняется сторонней организацией, оказывающей подобного рода услуги. Виртуальный офис нельзя, что называется, «потрогать», но у клиентов компании, «арендующей» виртуальный офис, не останется сомнения в его реальном существовании. В рамках услуги «виртуальный офис » пользователю выдается соответствующий виртуальный номер. Все звонки, которые поступают на данный номер, обрабатываются по заданному алгоритму. Клиент, позвонивший по виртуальному номеру, будет полностью уверен в том, что он разговаривает непосредственно со специалистом фирмы. Тогда как в действительности он общается с профессиональным оператором call-центра. Таким образом, виртуальный офис позволяет организовать круглосуточную связь, сберечь деньги на содержание офиса и штатных специалистов, а также контролировать большое количество звонков.

Сегодня многие предприниматели успели оценить преимущества услуги «виртуальный офис » - это и повышение эффективности деятельности предприятия, и создание имиджа успешного предприятия. Данная услуга помогает также наиболее рационально использовать рабочее время и оптимизировать расходы, связанные с коммерческой деятельностью.

Вновь открывшемуся предприятию зачастую нет необходимости в аренде офисного помещения. Центр Поддержки Малого Бизнеса предлагает по одной из самых низких цен в Москве(!) арендовать услугу «виртуальный офис », предоставляя, таким образом, клиенту:

• Городской телефонный номер
• Почтовый и электронный адрес
• Учет корреспонденции
• Регистрацию входящих и исходящих документов
• Подготовку и сдачу отчетности
• Исполнение текущих поручений руководителя

Центр Поддержки Малого Бизнеса оказывает услуги как предпринимателям, так и частным лицам. Услуга «виртуальный офис » от Центра Поддержки Малого Бизнеса выгодна опытным предпринимателям тем, что позволяет сократить расходы на секретаря – помощника руководителя. Молодым же бизнесменам услуга подойдет в случае, если открывается новая фирма или запускается пилотный проект, если персонал работает удаленно, если открывается новый филиал или же если просто нет необходимости арендовать офисную площадь.

Центр Поддержки Малого Бизнеса формирует тот пакет услуг, который наиболее удобен каждому клиенту. Мы не ограничиваем количество входящих звонков в день, не устанавливаем лимиты на количество номеров, на которые осуществляется переадресация, подбираем 7-значный московский телефонный номер, предоставляем вам квалифицированного секретаря на тот срок, который определяете Вы!