О.И. Иванова

А.И. Волкова

Основание: листок нетрудоспособности от 09.09.2015 № 003 254 456 675

1. Учет рабочего времени

Если же табель с неправильными записями будет еще не закрыт, то можно просто его переписать, указав правильные коды.

Переработка при ненормированном рабочем дне

Переработка при таком режиме работы не оплачивается, а компенсируется только предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 3 календарных днейстатьи 101 , 119 ТК РФ . Причем право на дополнительный отпуск возникает у работника, замещающего должность, включенную в перечень должностей работников организации с ненормированным рабочим днем, независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дняПисьмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1 . Поэтому вы можете не отражать время переработки. То есть можете указать только время, отработанное в пределах нормы часов за рабочий день.

Но если вы хотите иметь документальное подтверждение переработки при ненормированном рабочем дне, то можете включить в табель самостоятельно разработанный код для учета такой переработки (например, буквенный код «НРД»). Тогда в графе под этим кодом отражайте продолжительность переработки.

Декретница выходит на работу

Если работница находится в отпуске по уходу за ребенком, это не означает, что на нее можно не вести табель. Ведь трудовые отношения с ней не прекращаютс яст. 256 ТК РФ . Каждый календарный день такого отпуска помечается в табеле буквенным кодом «ОЖ» или цифровым «15». Графу под кодом заполнять не нужно.

Если же сотрудница работает в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времен ист. 256 ТК РФ , то, помимо отпуска, в табеле нужно отражать отработанное время с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01» и указанием в графе под кодом отработанного времени.

Пример. Заполнение табеля, если работница в отпуске по уходу за ребенком работает

/ условие / Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, с 01.09.2015 (после того как ему исполнилось полтора года) вышла на работу на условиях неполного рабочего времени по графику: вторник, среда, четверг - по 4 часа в день. Организация работает в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

/ решение / Фрагмент табеля по форме № Т-12 за период с 1 по 15 сентября 2015 г. заполняем так.

В соответствии с табелем за первую половину сентября сотруднице нужно выплатить зарплату пропорционально отработанному времени - за 28 часо вст. 93 ТК РФ . Поскольку ребенку уже исполнилось полтора года, пособие ей не выплачиваетс яст. 14 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ ; ч. 1 ст. 11.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Работник заболел, после того как отработал часть дня

Если работнику выдан больничный за отработанный полностью или частично день, в табеле нужно отразить:

• отработанный день - буквенным кодом «Я» либо цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени;
• день на больничном - буквенным кодом «Б» либо цифровым «19». Графу под кодом не заполняете.

Выплатить за часть дня зарплату, а за часть дня пособие нельзя. Ведь выплата пособия за часть дня законодательством не предусмотрена. Поэтому за отработанный день, совпадающий с датой начала освобождения от работы по больничному, работник может получить:

• <или> зарплату пропорционально отработанному в этот день времени. Окладнику полагается часть оклада пропорционально отработанным в этот день часам, а сдельщику - оплата за количество произведенной в этот день продукции (объем выполненной работы);
• <или> пособие по временной нетрудоспособности.

Конечно, если зарплата за отработанное время больше, чем размер дневного пособия, работнику имеет смысл выбрать зарплату.

Поэтому попросите работника написать заявление с указанием, какую выплату ему начислить за такой день.

Решение работника никак не повлияет на заполнение табеля.

Не забудьте, что если работник выберет за отработанный день зарплату, то оплачиваемый за счет средств работодателя период (3 календарных дня) тоже сдвигается. То есть работодатель должен оплатить по больничному второй, третий и четвертый дни освобождения от работ ып. 1 ч. 2 ст. 3 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

Количество часов, отработанных сверхурочно при суммированном учете рабочего времени, определяется по итогам учетного периода (от месяца до года), установленного вашей организацие йст. 104 ТК РФ .

Если внутри учетного периода продолжительностью более месяца в одном из месяцев количество отработанных по графику часов превышает норму рабочих часов по производственному календарю, то превышение не нужно отражать как сверхурочную работу. Ведь при суммированном учете такая переработка компенсируется недоработкой в другом месяце. Если учетный период составляет месяц, то переработка на одной неделе компенсируется недоработкой на другой так, чтобы по итогам месяца выйти на норму рабочего времени по производственному календар юст. 104 ТК РФ .

Если же по итогам работы за учетный период получится, что сотрудник отработал больше нормы по производственному календарю (например, если работник был привлечен к работе в связи с неявкой сменяющего работника), то такую переработку надо приказом руководителя признать сверхурочной работой. Вносить изменения в табель не нужно. Ведь на момент выполнения сотрудником работы было еще неясно, будет у него по итогам учетного периода переработка или нет.

Рабочий день при дежурстве попадает на два дня

Если дежурство начинается в один день (например, в 20.00), а заканчивается на другой день (например, в 6.00), то в табеле нужно отразить количество отработанных часов, приходящихся на каждый день, с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01». А время, отработанное с 22.00 до 6.00, нужно дополнительно отразить буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием количества часов работы в ночное врем яст. 96 ТК РФ . Таким же образом табель может заполняться, когда рабочий день разделен на части, при работе по графику «сутки через трое».

Пример. Заполнение табеля при работе по графику, если дежурство попадает на два дня

/ условие / Сотрудник работает по графику «сутки через трое» с 20.00 до 20.00 без перерыва на обед.

В период с 01.11.2015 по 07.11.2015 по графику рабочий день попадает на 4 ноября - нерабочий праздничный день.

/ решение / Фрагмент табеля по форме № Т-12 за период с 01.11.2015 по 07.11.2015 выглядит так.

В соответствии с табелем 4 часа работы 4 ноября нужно оплатить не менее чем в двойном размере часовой тарифной ставки или часовой части оклада, так как рабочий день совпал с нерабочим праздничным днем. Если работник вместо двойной оплаты возьмет за работу в праздник отгул, то работу оплатите в одинарном размер ест. 153 ТК РФ . За 6 часов работы в ночь с 4 на 5 ноября надо выплатить доплату в размере не менее 20% часовой тарифной ставки или часовой части оклада за каждый час работ ыст. 154 ТК РФ ; Постановление Правительства от 22.07.2008 № 554 .

Отметим, что если работник принят для работы только в ночное время и вся его рабочая смена приходится только на ночное время (например, смена длится 8 часов с 22.00 до 6.00), то отработанное им время отражается только буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием в строке под кодом продолжительности отработанного времени.

Работа в выходные и праздники по графику

Если работникам выходные дни предоставляются по скользящему графику, а не в субботу и воскресенье, то рабочие дни по графику, попадающие на субботу и воскресенье, отражаются в табеле как обычные рабочие дни буквенным кодом «Я» или цифровым «01», а не как работа в выходной день с использованием буквенного кода «РВ» или цифрового «03». В графе под кодом укажите количество отработанных часов.

Если рабочий день такого работника попадает на нерабочий праздничный деньст. 112 ТК РФ , то в табеле он отражается как работа в нерабочий праздничный день кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.

Внутреннее совместительство

При внутреннем совместительстве работнику нужно присвоить два табельных номера и дважды вписать его в табель - как основного работника и как совместителя.

Неотработанные праздники у сдельщиков

Сдельщикам за неотработанные нерабочие праздничные дни должна выплачиваться компенсация в размере, установленном работодателе мст. 112 ТК РФ . Специальных кодов для отражения в табеле таких дней для этой категории работников не предусмотрено. Как правило, они отражаются буквенным кодом «В» или цифровым «26». Графа под кодом не заполняется. Но чтобы бухгалтер видел, за сколько нерабочих праздничных дней необходимо выплатить компенсацию сдельщикам, можно ввести дополнительное обозначение, например буквенный код «ВК». Кроме того, можно вынести количество таких дней в итоговую таблицу, дополнив ее специальной графой.

Однодневная командировка с выходом на работу

Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел поработать еще и по месту постоянной работы, то такой день нужно отразить не только как день командировки с использованием буквенного кода «К» и цифрового «06» без заполнения графы под кодом (так как переработка в командировке все равно не оплачивается), но и как обычный отработанный день с использованием буквенного кода «Я» или цифрового «01» с указанием в графе под кодом количества отработанных часов. За отработанные в такой день часы работнику (в том числе окладнику) нужно выплатить зарплату, а также средний заработок за день командировк истатьи 129 , 167 ТК РФ .

Рейсы и междурейсовый отдых водителей на международных перевозках

Время, затраченное таким водителем на управление транспортным средством, отражается в табеле буквенным кодом «Я» или цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности этого времени на основании данных регистрационного листка, зафиксированных тахографо мст. 8 Закона от 24.07.98 № 127-ФЗ . Дни еженедельного и междурейсового отдыха отражаются буквенным кодом «В» или цифровым «26». Графа под кодом не заполняется.

Работник уволился до окончания месяца

В случае увольнения работника до окончания месяца графы за дни после увольнения можно оставить просто незаполненными. Но если вы боитесь их случайно заполнить, можете написать в этих графах «УВОЛЕН».

Правильное заполнение табеля поможет вам подтвердить соблюдение требований трудового законодательства к продолжительности рабочего времени, а также начислить зарплату. Отсутствие же учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства, за которое трудинспекция при проверке может вынести предупреждение или оштрафоват ьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ; Решение Мосгорсуда от 14.11.2014 № 7-4900 :

• организацию - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.;
• руководителя организации и предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб.

На практике правила ведения такого документа, как табель учета рабочего времени вызывают у многих специалистов большое количество вопросов. Трудности с оформлением этого документа появляются часто, особенно, если речь идет о совместителях, несовершеннолетних сотрудниках и т.д.

Общие сведения

На каждом предприятии должен вестись учет рабочего времени. Эти обязанности могут быть возложены на кадровика, руководителя, бухгалтера и т.д. Оформление осуществляется с помощью специального бланка, утвержденного Росстатом. Это – форма 0504421 или просто табель учета рабочего времени, который необходим для регистрации явки или отсутствия служащего на работе.

Табель учета рабочего времени (форма 0504421) необходим для следующего:

1. Контроля за рабочим временем по всему предприятию или отдельному отделу.
2. Учета рабочих дней служащих, а также больничных, командировок, отпусков и т.д.
3. Фиксации прогулов.
4. Занесения в табель сведений о новых подчиненных.

Каждый служащий на предприятии получает свой уникальный код, который используется для заполнения табеля учета рабочего времени. Этот номер не меняется даже при внутренних переводах сотрудника.

Бланк табеля

Существует две формы табеля учета – Т-12 и Т-13. Также законом не запрещено использование руководством компании документов собственной разработки. Два вида табеля разработаны для разных нужд:

1. Т-12. Он заполняется вручную кадровиком. На сегодняшний день их используют гораздо чаще.
2. Т-13. Этот бланк документа предусмотрен исключительно для автоматической обработки данных. Все сведения заносятся с помощью компьютера, после чего табель нужно распечатать и подписать.

Справка: если руководитель желает использовать собственные бланки, он может взять в качестве примера типовые.

Правила заполнения

Зная, как правильно заполнить документ, очень легко минимизировать количество допущенных ошибок. Образец заполнения можно найти в Интернете. Правила ведения табеля учета рабочего времени следующие:

1. Лицо, которое заполняет документ, обязательно должно указать, сколько конкретно дней и часов отработал подчиненный.
2. Информацию в табель вносит исключительно уполномоченное на это лицо.
3. После того как бланки заполняются, их подписывают руководитель и человек, ответственный за кадры.
4. Затем все подписанные табели передаются в бухгалтерию.

Читайте также Принципы осуществления суммарного учёта рабочего времени при сменном графике

Этот порядок никогда не нарушается. Инструкция по заполнению документа следующая:

1. Человек, в чьи полномочия входит заполнение данного документа, обязан указать название компании, номер табеля, сроки учета и т.д.
2. Далее оформляется раздел № 1.

В этом разделе кадровику следует заполнить соответствующие графы и указать коды, которыми впоследствии воспользуется бухгалтерия для расчета заработной платы. Там же будет заполнен раздел № 2.

Что касается кодов, то самыми распространенными являются:

• «Я» и «01» – работа по обычному графику;
• «С» и «05» – переработка;
• «Р» и «14» – декрет и т.д.

Выходные дни в табеле могут указывать двумя способами, в зависимости от причины, по которой они предоставляются. Пример: если выходной был получен дополнительно и не оплачивается, то указывается «В», а если это оплачиваемый выходной, то «ОВ».

Работа в праздничные дни также фиксируется по-разному. Пример: когда подчиненный получает за труд в праздник оплату, то используется «РВ». А вот если берет дополнительный выходной за эту смену, то кадровик ставит «НВ».

На многих предприятиях часто случаются ситуации, когда сведения в табеле могут быть ошибочными. Допустим, работник заболел и не сообщил об этом, а кадровик указал, что причина его отсутствия неизвестна. После выздоровления человек приносит справу, но табель уже оформлен и сдан работником для расчета. Что делать?

Тогда специалист должен использовать корректирующий табель учета рабочего времени. Обычно он оформляется после того, как закончится расчетный период. В документ вносится верная информация, а также прикладывается служебная записка от заполняющего лица. В записке указываются причины, по которым первичный табель был заполнен неправильно.

Специальной формы документа нет, поэтому его можно оформлять на бланке организации. Обычно заполняемый документ бывает двух видов:

1. Полностью совпадающий с оригинальным бланком. Корректирующий табель дублирует все сведения из первого документа, кроме, разумеется, ошибочной информации.
2. Содержит исключительно исправления. Этот вид документа встречается реже, но он не запрещен законом.

На основании корректирующего табеля в бухгалтерии будет произведен необходимый перерасчет выплат.

Читайте также Образец и новшества заполнения титульного листа трудовой книжки

Сроки

Что касается расчетных периодов, то молодым специалистам следует знать, что таким периодом всегда является один календарный месяц. Нельзя заполнить табель за квартал или год. И по окончании каждого рабочего месяца уполномоченный сотрудник обязан оформлять документы на каждого служащего и передавать тому, кто подписывает табель учета рабочего времени.

Никаких изменений по этому поводу не было ни в 2015, ни в 2016 году. Если же какие-то изменения вносит наниматель, то кадровые сотрудники узнают об этом первые.

Ответственность

Правильное заполнение табеля является обязанностью уполномоченного на это человека. Тем не менее, проверяющие нередко фиксируют различного рода нарушения:

• несовпадение сведений касательно заработка лица;
• неправильное использование кодов;
• неверный расчет выплат на основании больничного листа.

За эти ошибки должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности, подразумевающей штраф до 5 000 рублей. Но если в компании вообще не оформляется документ учета рабочего времени, то руководителя могут оштрафовать на 50 000 рублей.

Особенности заполнения

Табельщикам часто приходится вносить в документ отметки, указывающие на уклонение от стандартного рабочего режима. Важно помнить, что это разрешается осуществлять только на основании подтверждающих бумаг (медицинская справка и т.д.).

Но чаще всего трудности с оформлением документа появляются, если подчиненный направляется в командировку. Для того чтобы избежать ошибок, кадровикам следует знать некоторые нюансы:

1. Работник пребывает в рабочей поездке в праздничные и выходные дни, значит, оплата идет двойная. Ставится «КМ».
2. Подчиненный находится в отпуске. Значит, в пустые ячейки, соответствующие выходным дням, ставится «ОТ». Если попадаются нерабочие праздничные дни, то их следует исключить.
3. Появляется новый сотрудник. Поэтому во всех пустых ячейках по датам, которые предшествовали его трудоустройству, нужно ставить «ХХ». Эти символы следует использовать, когда служащий уже уволился, а табель за месяц еще не закрыт.

Перед тем как приступать к обязанностям по ведению табелей работников, следует ознакомиться с соответствующей инструкцией и узнать все нюансы оформления. Ведь ошибки, допущенные при этом, влияют, в первую очередь, на заработную плату персонала, количество прогулов и продолжительность отпуска. Следует очень внимательно проверять всю предоставляемую сотрудниками документацию.

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения :

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.