Регламент по работе в системе

электронного документооборота

Термины и аббревиатуры, используемые в тексте регламента.
Головной документ – входящий или исходящий документ либо обращение гражданина, породившее переписку по какому-либо вопросу (вопросам).
РКК – регистрационно-контрольная карточка.
Переписка по головному документу – все входящие и исходящие документы, подготовленные и направленные в целях исполнение головного документа или в ответ на него.
СЭД, Система – система электронного документооборота DIRECTUM.
Подразделение – внутреннееструктурное деление органа исполнительной власти

1. 
   Общие положения

1. 
   Настоящий регламент определяет общие правила использования системы электронного документооборота в органе исполнительной власти, обязанности участников документооборота и правила работы с электронными документами и журналами регистрации.
2. 
   Регламент разработан в соответствии с распоряжение правительства Тюменской области №1064-рп от 30 октября 2007г, инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти, государственными стандартами в области архивного дела и делопроизводства
3. 
   Настоящий регламент действует с момента его утверждения в органе исполнительной власти и до ввода в промышленную эксплуатацию единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Тюменской области

1. 
   Назначение системы электронного документооборота

1. 
   обеспечить унифицированный порядок работы с документами в подразделениях, включающий:

- регистрацию входящих документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и подразделениям;

Регистрацию движения документов, включая резолюции, отчеты о выполнении;

Списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение учета и использования законченных делопроизводством документов;

Использование общей системы индексации (нумерации) документов;

Использование общих справочников (классификаторов системы);

Использование единых форм (шаблонов) документов

1. 
   обеспечить в рамках единой базы данных регистрацию всех видов документов, хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме;
2. 
   обеспечить оперативный поиск регистрационных карточек и документов как по тексту, так и по тематическому набору реквизитов;
3. 
   обеспечить автоматизированный контроль прохождения документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения - отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременно информировать сотрудников и руководство о поступивших и создаваемых документах, исключить возможность потери документов;
4. 
   обеспечить автоматизированный упреждающий контроль своевременного исполнения документов, поручений, писем и обращений граждан, обращений организаций, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документа.
5. 
   обеспечить контроль движения документов (проектов документов) между различными органами исполнительной власти Тюменской области.
6. 
   обеспечить получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения, хранящейся в системе.
7. 
   выполнение делопроизводственных функций с использованием СЭД должно соответствовать требованиям нормативно-правовых и распорядительных документов по документированию и организации документационного обеспечения управления Российской Федерации и Тюменской области.

1. 
   Использование системы электронного документооборота

3.1. Использование системы электронного документооборота обязательно на следующих участках делопроизводственной деятельности:

Регистрация входящих документов

Вынесение резолюций и контроль исполнения по входящим документам

Подготовка и согласование исходящих документов

Регистрация исходящих документов

Регистрация письменных обращений граждан

Контроль исполнения и ответа по письменным обращениям граждан

Организация личного приема граждан руководителями органов исполнительной власти и ответственными сотрудниками

Подготовка и согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.
3.2 Сотрудники, отвечающие за подготовку, согласование и регистрацию документов в рамках, определенных п.3.1 обязаны производить эти действия с использованием системы электронного документооборота
3.3 Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

Настоящий регламент

Руководство пользователя системы DIRECTUM

Инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти

Приказы и распоряжения руководителей органов исполнительной власти и лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства
3.4 Сотрудники, отвечающие согласно своим должностным обязанностям за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1 го раза в 3 часа подключаться к системе для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.

1. 
   Общие принципы работы с с электронными документами

4.1 Работа со всеми документами внутри органа исполнительной власти ведется преимущественно в электронном виде.

4.2. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с входящими документами допускается в случае отсутствия сканирующих устройств на местах регистрации.

4.3. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с документами (проектами документов), которые готовятся органом исполнительной власти в рамках документационных процессов, перечисленных в п. 3.1 не допускается.

4.4. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством ФР.

4.5. На работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.).

4.6. Контроль исполнений документов ведется с использованием Системы. В случае, если к заданию об исполнении документа не прикреплен электронный образ самого документа, то исполнитель должен получить документ для работы в бумажном виде, а через Систему отчитаться о его выполнении (нажатием кнопки «Выполнить»)

1. 
   Правила работы в системе на отдельных участках делопроизводственной деятельности

1. 
   Регистрация письменных обращений граждан.

Для регистрации обращения гражданина необходимо:

1. 
   создать карточку обращения гражданина;
2. 
   заполнить необходимые реквизиты;
3. 
   сохранить карточку.

Таблица 1. Описание полей, содержащихся на вкладке «Основная» письменного обращения гражданина.

Наименование поля		Ввод значения
*Регистрационный номер	До нажатия кнопки «Сохранить» заполняется словом АВТОНОМЕР, которое при сохранении автоматически заменяется регистрационным номером. Возможен ручной ввод и исправление значения.	Заполняется вручную
*Статус документа	Указывается статус документа.	Выбор из справочника
*Тип обращения	Указывается тип обращения	Выбор из справочника
*Дата	Указывается дата принятия письменного обращения
Повторность	Указывается признак повторности документа
*ФИО Заявителя	Указывается фамилия, имя и отчество Заявителя.	Заполняется вручную
*Характер проблемы	Указывается признак характера проблемы	Выбор из списка возможных значений
Социальный статус	Указывается социальный статус Заявителя.	Выбор из справочника
Вид обращения	Указывается каким образом поступило обращение.	Выбор из справочника
Район	Район проживания Заявителя	Выбор из справочника
Поселок	Поселок, в котором проживает Заявитель	Выбор из справочника
Адрес	Адрес по которому проживает Заявитель	Заполняется вручную
Тип автора	Присвоить обращению статус «Личное» или «Коллективное»	Выбор из списка возможных значений
Ответственный	Определить ответственного сотрудника, которому обращение отправляется на рассмотрение.	Выбор из справочника
Шаблон содержания	При необходимости возможно осуществить выбор наиболее часто встречающегося содержания обращения	Выбор из справочника
*Содержание	Содержание обращения	Заполняется вручную
От кого поступил	Указать организации и социальные группы, от которых поступило обращение	Выбор из справочника
Вопросы	Указать основные вопросы обращения	Выбор из справочника
Шаблон примечания	При необходимости указывается наиболее часто встречающееся примечание	Выбор из справочника
Примечание	Поле для ввода дополнительной информации о документе.	Заполняется вручную

Рисунок 1. Пример заполнения вкладки «Основная» регистрационной карточки обращения гражданина.

1. 
   Внесение резолюции по письменному обращению гражданина.

После вынесения руководителем резолюции по письменному обращению гражданина необходимо в соответствующей регистрационной карточке перейти на вкладку «Резолюция» и заполнить реквизиты.
Таблица 2. Описание полей, содержащихся на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.

Наименование поля	Значение поля/Действие сотрудника	Ввод значения
Автор резолюции	Автор резолюции	Выбор из справочника
Дата резолюции	Дата резолюции, указанная на бумажном документе	Выбор из календаря или ручной ввод
Шаблон резолюции	Выбор типовой резолюции для заполнения реквизита «Резолюция»	Выбор из справочника
Резолюция	Текстовое поле, в котором дублируется резолюция руководителя с бумажного документа	Ручной ввод
Таблица	Поручения конкретным сотрудникам в рамках резолюции или данных во исполнение резолюции. Как правило, первым указывается сотрудник, которому поручается сведение итогового документа.	См. таблицу 3
Направлено		Ручной ввод

Таблица 3. Описание полей, содержащихся в таблице на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.

Наименование поля	Значение поля/Действие сотрудника	Ввод значения
*№	Порядковый номер строки в таблице	Автоматически
Исполнитель	Сотрудник, которому даётся поручение	Выбор из справочника
Поручение	Текст поручения исполнителю	Ручной ввод
План. дата	Дата, к которой должно быть исполнено поручение	Выбор из календаря или ручной ввод
Факт. дата	Дата исполнения поручения	Выбор из календаря или ручной ввод
Отчёт	Текст отчёта исполнителя по поручению (если необходимо)	Ручной ввод

Рисунок 2. Пример заполнения вкладки «Резолюция» регистрационной карточки обращения гражданина.

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного - вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ - контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик

Регламент в коммерческой организации - это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 . На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

• регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
• любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
• подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
• внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления - целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения.
2. Термины, определения, сокращения.
3. Описание процесса.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Раздел
Общие положения	Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок… ); область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент; нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть); порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента
Термины, определения, сокращения	Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы
Описание процесса	Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат
Ответственность	Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников
Контроль	Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

• наименование организации;
• дату и номер документа, место его составления;
• гриф утверждения;
• наименование документа;
• текст документа;
• приложение (если есть);
• визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае - процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

г. Москва

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

23-78

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее - Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее - Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание - поручение руководителя.

Задача - см. задание.

Исполнитель - работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель - работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель - должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения - календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

С конкретной даты исполнения - в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

Без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок - в течение 30 дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» - в течение трех дней;

Без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» - в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

Исполнитель документа;

Срок исполнения задачи;

При необходимости - содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее - Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

Общее количество поставленных задач за отчетный период;

Количество выполненных задач;

Количество задач с продленным сроком исполнения;

Количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Договору № от «____» ___________ 2015 г.

о присоединении к системе электронного

документооборота «Диалог»

РЕГЛАМЕНТ

использования системы электронного документооборота «Диалог»

г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).

1.2. СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

1.3. СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения , предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

1.4. СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.

1.5. СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.

1.5.1. СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации »;

Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

1.5.2. СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

2. Термины и определения

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;

Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

3. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему

3.1. Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.

3.2. Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.

4. Назначение системы СЭД «Диалог»

4.1. Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:

Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;

Создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;

Фиксация документа в системе;

Доведение документа до пользователя системы;

Согласование и наложение резолюций;

Формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;

Совместная подготовка документов;

Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

Вид документа;

Тип документа;

Дата регистрации документа;

Регистрационный номер документа;

Дата создания документа;

Дата и номер исходящего документа;

Исполнитель.

4.7. Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.

4.8. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями , содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.

5. Функции, выполняемые СЭД «Диалог»

5.1. СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:

Подготовка документов;

Перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;

Согласование и утверждение пользователями электронных документов;

Создание резолюций к документам;

Согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;

Пересылка электронных документов адресатам;

Уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;

Ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;

Ведение справочника номенклатуры документов;

Контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;

Ведение статистики по исполнению поручений;

Разграничение доступа к документам;

Поиск по содержанию документа;

Разграничение доступа пользователей к функциям системы.

5.2. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:

Создание регистрационной карточки документа;

Удаление регистрационной карточки документа;

Редактирование регистрационной карточки документа;

Добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;

Регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;

Просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;

Вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;

Подписание документа ЭП;

Просмотр истории работы с документом.

5.3. История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:

Дата и время операции;

Вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);

Фамилия, инициалы, организация пользователя;

IP-адрес АРМ пользователя.

5.4. Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:

Создание резолюции определенного документа;

Просмотр резолюции;

Редактирование резолюции;

Удаление резолюции;

Подписание резолюции ЭП;

Просмотр истории работы с резолюцией.

5.5. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:

Создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;

Редактирование направления;

Просмотр направления;

Удаление направления.

5.6. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:

Создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);

Редактирование отметки об исполнении;

Просмотр отметки об исполнении;

Удаление отметки об исполнении.

5.7. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:

Создание, просмотр различных версий проектов документов;

Создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;

Согласование проектов документов участниками листа согласования;

Добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;

Просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;

Возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;

Прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;

Подписание проекта документа ЭП.

5.8. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:

Установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;

Изменение контрольных сроков по поручениям и документам;

Снятие поручений и документов с контроля;

Просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.

5.9. Запись контрольной карточки включает в себя:

Дату и время создания записи;

Вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);

Примечание к записи (при необходимости);

Количество продлений контрольного срока;

Фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;

IP-адрес АРМ пользователя.

5.10. Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:

Пользователь (права доступа по умолчанию);

Администратор организации;

Администратор системы.

5.11. Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:

Просматривать адресованные ему документы;

Создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;

Удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;

Ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.

5.12. Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:

Просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;

Создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;

Регистрировать документы организации;

Создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;

Ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;

Формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;

Создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;

Создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.

5.13. Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:

Настраивать права пользователей в системе;

Создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;

Просматривать все документы в системе;

Редактировать статусы всех документов в системе;

Создавать, редактировать и удалять все виды документов;

Регистрировать все виды документов;

Создавать, редактировать и удалять все резолюции;

Просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;

Ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;

Просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;

Создавать и редактировать организационную структуру;

Просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.

6. Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»

6.1. Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

Настоящий регламент;

Руководство пользователя СЭД «Диалог»;

Инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;

Приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

6.2. Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

6.3. При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.

6.4. В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.

6.5. Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.

6.6. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:

Документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

Документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

Документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;

Документ является целостным;

Электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.

6.7. Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

6.8. Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.

6.9. Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.

6.10. Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

7. Информационная безопасность

7.1. Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.

7.2. Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.

7.3. К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:

Средства идентификации пользователей в системе;

Средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;

Средства защиты от несанкционированного доступа;

Антивирусные средства защиты;

Средства защиты от сетевых атак;

Средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.

7.4. К организационным мерам защиты информации относятся:

Размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;

Административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;

Задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;

Допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;

Поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;

Резервирование программно-аппаратных средств СЭД;

Защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.

8. Правила работы с ЭП

8.1. Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.

8.2. Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.

8.3. Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:

Открытый ключ ЭП;

Уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;

Даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);

Наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;

Наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;

Сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

Область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

Точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.

8.4. Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.

8.5. Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:

Создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;

Подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);

Создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.

8.6. Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.

8.7. В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 01.01.2001 г. «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).

8.8. Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.

8.9. Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.

8.10. Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.

8.11. Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).

9. Аварийные и сбойные результаты

9.1. К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:

Пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;

Нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;

Принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;

Любые другие подобные обстоятельства, которые могут существенным образом затруднить или сделать невозможным осуществление электронного документооборота.

9.2. Иные ситуации, не влияющие на работоспособность системы и способы выхода из данных ситуаций, перечислены и описаны в руководстве пользователя СЭД «ДИАЛОГ».

9.3. С целью обеспечения непрерывной технической поддержки и консультирования пользователей организована служба технической поддержки СЭД «ДИАЛОГ».

9.4. График работы службы технической поддержки: пн.-пт. с 9:00 до 19:00.

9.5. Обращение в службу технической поддержки может быть выполнено через интерфейс системы с помощью соответствующей кнопки панели инструментов.

10. Порядок разрешения споров

10.1. В случае возникновения между Сторонами споров, связанных с применением настоящих Правил, Стороны примут все меры к их разрешению путем переговоров.

С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.

Оператор СЭД ГУП РК «Крымсвязь» ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	Участник СЭД ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Директор ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________

В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота приказываю:

1. Утвердить прилагаемый использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

Министр

Н.В. Федоров

Регламент
использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).

1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.3. В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:

администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;

пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.

1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.

1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.

2. Прием и регистрация входящей документации в СЭДО

2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).

2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа «Для служебного пользования» делается соответствующая пометка в поле «гриф», указывается номер экземпляра.

2.3. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).

2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе, передаются:

на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру, в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.

2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.

3. Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства

3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с Перечнем документов, подлежащих представлению Министру ( к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.

3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа

3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:

мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;

своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;

постановка в СЭДО поручений на «контроль в Министерстве» по перечню, определяемому Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.

3.5. На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.

3.6. На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:

работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;

своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.

3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.

3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.

3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.

3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

4. Порядок рассмотрения документов в департаментах

4.1. Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:

осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);

своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;

осуществляют постановку поручений на «контроль в департаментах Министерства» в СЭДО в соответствии с Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;

обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);

вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.

4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

4.3. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:

директора департаментов и их заместители;

начальники отделов и их заместители;

иные пользователи СЭДО, на основании распоряжений директоров департаментов;

работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.

4.4. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят:

мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;

создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;

заполнение полей регистрационной карточки документа;

установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;

добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в настоящего Регламента);

заполнение поля «Отчет об исполнении» поступившего документа и при необходимости полей вкладки «журнал» регистрационной карточки подготовленного документа.

4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.

5. Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО

5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.

5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО, могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.

6. Регистрация в СЭДО исходящих документов

6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства, утвержденному приказом от 5 октября 2011 г. № 351, Инструкции по делопроизводству в Министерстве, утвержденной приказом от 23 марта 2007 г. № 175 и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.

6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.

6.3. При передаче подготовленных проектов исходящих документов на подпись Министру, заместителям Министра исполнителем и сотрудниками отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, принимающими документы, заполняется поле «журнал» в регистрационной карточке документа.

6.4. Подписанный Министром, заместителем Министра исходящий документ визируется сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела обеспечения деятельности руководства Министерства (иным уполномоченным в установленном порядке работником), после чего передается исполнителем на регистрацию и отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции. Работники отдела правительственной и общей корреспонденции при поступлении подписанного исходящего документа проверяют наличие виз согласования на документе, заполнение полей временной регистрационной карточки в СЭДО исполнителем, осуществляют регистрацию документа в СЭДО с прикреплением файла либо возвращают неправильно оформленный документ исполнителю.

6.5. Исходящие документы, подписанные директорами департаментов, регистрируются в СЭДО работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, до передачи на отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции.

7. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭДО

7.1. В Министерстве проводится учет количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, месяц) по их регистрационным карточкам по форме, утверждаемой директором Депуправделами.

7.2. Информация об объеме документооборота представляется Депуправделами руководству Министерства.

8. Обязанности администратора СЭДО

В обязанности администратора СЭДО входят координация и контроль за работами по сопровождению программно-технического комплекса СЭДО, а также обеспечение выполнения следующих функций:

консультирование пользователей по вопросам работы в СЭДО по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;

обучение пользователей работе в СЭДО при поступлении на работу, а также при изменении функциональных возможностей системы;

удаленная настройка через консоль администратора программного обеспечения клиентских рабочих мест, в том числе создание, изменение, переименование папок пользователей, а также настройка отчетов для получения статистических данных из СЭДО;

актуализация справочника сотрудников Министерства в соответствии с приказами по личному составу;

заполнение справочника организаций и удаление дублирующих записей;

ввод в СЭДО номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;

ведение системных справочников СЭДО;

мониторинг работы пользователей в СЭДО и доведение результатов мониторинга до руководства структурных подразделений;

контроль корректности ввода данных в СЭДО.

9. Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента

Работники Министерства (пользователи СЭДО) несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.

Приложение
к использования
Системы электронного
документооборота при организации
делопроизводства в Минсельхозе
России

Перечень документов, подлежащих представлению Министру

№ пп	Вид документа	Статус исполнителя
1.	Поручения Президента Российской Федерации	Головной, соисполнитель
2.	Указы Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству	Головной, соисполнитель
3.	Поручения Председателя Правительства Российской Федерации	Головной, соисполнитель
4.	Поручения первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации	Головной, соисполнитель
5.	Протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, в которых Министр является членом комиссии	-
6.	Представления руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации	-
7.	Акты Председателя и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации	-
8.	Обращения министров зарубежных государств, отвечающих за сельское хозяйство и (или) внешнюю торговлю	-
9.	Иные виды документов по письменному поручению Министра	-

______________________________

*Документы, рассматриваемые заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Обзор документа

При организации делопроизводства в Минсельхозе России применяется система электронного документооборота (СЭДО). Определен порядок ее использования. Он не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.

Принимает и регистрирует документы отдел правительственной и общей корреспонденции Депуправделами. Он делает это в течение рабочего дня или 1 часа (если речь идет о срочных документах).

На входящие документы в СЭДО заводятся регистрационные карточки. Регистрационный номер присваивается автоматически.

В зависимости от формы документа (бумажный носитель/электронный вид) он либо сканируется, либо прекрепляется его электронный образ (файл). Перечислены документы, в отношении которых эти действия не совершаются. Среди них - нотариально заверенные документы, объемные приложения и др.

Зарегистрированные документы передаются в соответствующие подразделения (например, в департаменты). Некоторые - непосредственно Министру.

Регламентировано, как рассматриваются документы в упомянутых выше подразделениях.

Исходящая документация также фиксируется в системе. Правильность ее оформления проверяют работники отделов правительственной и общей корреспонденции, а также обеспечения деятельности руководства Минсельхоза России. Если при составлении проекта документа возникают разногласия, о них, а также о результатах проведенных согласительных процедур докладывается Министру. Последний принимает окончательное решение.

Ведется учет документов, зарегистрированных в СЭДО.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Договору № от «____» ___________ 2015 г.

о присоединении к системе электронного

документооборота «Диалог»
РЕГЛАМЕНТ

использования системы электронного документооборота «Диалог»

г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.

1. Общие положения

   1. 
      Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).
   2. 
      СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.
   3. 
      СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения, предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.
   4. 
      СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.
   5. 
      СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.
      1. 
         СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:

• 
  Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• 
  Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);
• 
  Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ, «О коммерческой тайне»;
• 
  Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;
• 
  Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• 
  Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

1. 
   СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:

• 
  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
• 
  ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
• 
  ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

1. Термины и определения

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;

Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

1. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему

   1. 
      Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.
   2. 
      Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.

2. Назначение системы СЭД «Диалог»

   1. 
      Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:

• 
  регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;
• 
  создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;
• 
  фиксация документа в системе;
• 
  доведение документа до пользователя системы;
• 
  согласование и наложение резолюций;
• 
  формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;
• 
  совместная подготовка документов;
• 
  визирование документов с помощью ЭП;
• 
  отправка документов;
• 
  формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота;
• 
  хранение и учет документов;
• 
  создание бумажных копий документа.

1. 
   Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Электронный документ, сформированный в СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
2. 
   Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.
3. 
   В СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.
4. 
   Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с их номенклатурой.
5. 
   Для поиска электронных документов в СЭД используются следующие сведения об электронных документах (в зависимости от типа документа):

• 
  отправитель;
• 
  адресат;
• 
  должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;
• 
  вид документа;
• 
  тип документа;
• 
  дата регистрации документа;
• 
  регистрационный номер документа;
• 
  дата создания документа;
• 
  дата и номер исходящего документа;
• 
  исполнитель.

1. 
   Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.
2. 
   При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.

1. Функции, выполняемые СЭД «Диалог»

   1. 
      СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:

• 
  подготовка документов;
• 
  перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;
• 
  согласование и утверждение пользователями электронных документов;
• 
  создание резолюций к документам;
• 
  согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;
• 
  пересылка электронных документов адресатам;
• 
  уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;
• 
  ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;
• 
  ведение справочника номенклатуры документов;
• 
  контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;
• 
  ведение статистики по исполнению поручений;
• 
  авторизация пользователей;
• 
  разграничение доступа к документам;
• 
  поиск по содержанию документа;
• 
  разграничение доступа пользователей к функциям системы.

1. 
   СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:

• 
  создание регистрационной карточки документа;
• 
  удаление регистрационной карточки документа;
• 
  редактирование регистрационной карточки документа;
• 
  добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;
• 
  регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;
• 
  просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;
• 
  вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;
• 
  подписание документа ЭП;
• 
  просмотр истории работы с документом.

1. 
   История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:

• 
  дата и время операции;
• 
  вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);
• 
  фамилия, инициалы, организация пользователя;
• 
  IP-адрес АРМ пользователя.

1. 
   Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:

• 
  создание резолюции определенного документа;
• 
  просмотр резолюции;
• 
  редактирование резолюции;
• 
  удаление резолюции;
• 
  подписание резолюции ЭП;
• 
  просмотр истории работы с резолюцией.

1. 
   СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:

• 
  создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;
• 
  редактирование направления;
• 
  просмотр направления;
• 
  удаление направления.

1. 
   СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:

• 
  создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);
• 
  редактирование отметки об исполнении;
• 
  просмотр отметки об исполнении;
• 
  удаление отметки об исполнении.

1. 
   СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:

• 
  создание, просмотр различных версий проектов документов;
• 
  создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;
• 
  согласование проектов документов участниками листа согласования;
• 
  добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;
• 
  просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;
• 
  возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;
• 
  прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;
• 
  подписание проекта документа ЭП.

1. 
   СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:

• 
  установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;
• 
  изменение контрольных сроков по поручениям и документам;
• 
  снятие поручений и документов с контроля;
• 
  просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.

1. 
   Запись контрольной карточки включает в себя:

• 
  дату и время создания записи;
• 
  вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);
• 
  примечание к записи (при необходимости);
• 
  количество продлений контрольного срока;
• 
  фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;
• 
  IP-адрес АРМ пользователя.

1. 
   Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:

• 
  пользователь (права доступа по умолчанию);
• 
  администратор организации;
• 
  администратор системы.

1. 
   Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:

• 
  просматривать адресованные ему документы;
• 
  создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;
• 
  удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;
• 
  ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.

1. 
   Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:

• 
  просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;
• 
  создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;
• 
  регистрировать документы организации;
• 
  создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;
• 
  ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;
• 
  формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;
• 
  создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;
• 
  создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.

1. 
   Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:

• 
  настраивать права пользователей в системе;
• 
  создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;
• 
  просматривать все документы в системе;
• 
  редактировать статусы всех документов в системе;
• 
  создавать, редактировать и удалять все виды документов;
• 
  регистрировать все виды документов;
• 
  создавать, редактировать и удалять все резолюции;
• 
  просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;
• 
  ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;
• 
  просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;
• 
  создавать и редактировать организационную структуру;
• 
  просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.

1. Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»

   1. 
      Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

• 
  настоящий регламент;
• 
  руководство пользователя СЭД «Диалог»;
• 
  инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;
• 
  приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

1. 
   Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.
2. 
   При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.
3. 
   В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.
4. 
   Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.
5. 
   Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:

• 
  документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
• 
  документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;
• 
  документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;
• 
  документ является целостным;
• 
  электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.

1. 
   Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.
2. 
   Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.
3. 
   Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.
4. 
   Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

1. Информационная безопасность

   1. 
      Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.
   2. 
      Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.
   3. 
      К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:

• 
  средства идентификации пользователей в системе;

• 
  средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;
• 
  средства защиты от несанкционированного доступа;
• 
  антивирусные средства защиты;
• 
  средства защиты от сетевых атак;
• 
  средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.

1. 
   К организационным мерам защиты информации относятся:

• 
  размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;
• 
  административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;
• 
  задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;
• 
  допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;
• 
  поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;
• 
  резервирование программно-аппаратных средств СЭД;
• 
  защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.

1. Правила работы с ЭП

   1. 
      Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.
   2. 
      Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.
   3. 
      Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:

• 
  владелец сертификата ключа подписи (фамилия, имя и отчество физического лица);

• 
  открытый ключ ЭП;
• 
  уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;
• 
  даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);
• 
  наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;
• 
  наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;
• 
  сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;
• 
  область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;
• 
  точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.

1. 
   Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.
2. 
   Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:

• 
  создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;
• 
  подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);
• 
  создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.

1. 
   Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.
2. 
   В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).
3. 
   Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.
4. 
   Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.
5. 
   Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.
6. 
   Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).

1. Аварийные и сбойные результаты

   1. 
      К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:

• 
  пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;
• 
  нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;
• 
  принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;
С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.


Оператор СЭД ГУП РК «Крымсвязь» ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________	Участник СЭД ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________
Директор ________________________/___________	_____________________________________ _________________/___________________