Проверка трудовой инспекции практические рекомендации для работодателя. Проверка ГИТ: что проверяют и как подготовиться. Что проверяет ГИТ при плановой проверке

22 октября 2019 года вступил в силу новый регламент проверок ГИТ, поэтому в 2020 году инспекторы проверяют организации по-новому. В статье расскажем, какие произошли изменения, что проверит инспекция, какие виды проверок бывают и в чем разница, какие сроки проведения проверки ГИТ и какие штрафы ждут нарушителей. Также в статье есть сервис для самопроверки по чек-листам ГИТ.

В статье:

Новый регламент проверок ГИТ - как будут проверять работодателей в 2020 году

В 2020 году изменили полномочия инспекторов, срок проведения инспекции, определили, что считается угрозой причинения вреда жизни и здоровью работников и оставили меньше шансов для работодателя получить предупреждение вместо штрафа.

Кроме того, в новом регламенте установили сроки направления работодателю акта проверки и предписания.

Плановая проверка ГИТ

С какой регулярностью проходит проверка предприятия ГИТ, зависит от его категории риска.

Если работодатель не согласен с присвоенной категорией, он может подать в трудинспекцию запрос о снижении риска. Запрос составляют в произвольной форме и прикладывают к нему документы, которые подтверждают, что категория риска на предприятии ниже. В течении пятнадцати рабочих дней инспекция примет решение и в течении трех рабочих дней сообщит работодателю о решении.

Выездная проверка ГИТ

Плановые проверки обычно бывают выездными. О визите инспектора работодателя обязаны уведомить минимум за 3 рабочих дня.

Уведомлением считается копия распоряжения или приказа, которую направили заказным письмом с уведомлением о вручении, письмо на официальный электронный адрес организации или доставка письма другим доступным способом.

В уведомлении должны быть указаны номера проверочных листов из приказа Роструда от 10.11.2017 № 655 , по которым будет проходить контроль.

Что учесть перед проверкой ГИТ

Что проверяет ГИТ при плановой проверке

Плановые проверки проводят по чек-листам, прочитайте нашу статью, чтобы скачать Листы проверки ГИТ и прочитать, как их использовать для подготовке.

Документарная проверка ГИТ

Также, по новому регламенту, при плановой документарной проверке ГИТ может запросить у предприятия только определенные документы. Это документы, которые доказывают, что в организации соблюдают требования законодательства по охране труда и обеспечивают права работников на безопасный труд.

У работодателя есть право не направлять в инспекцию документы, которые не относятся к теме проверки (п. 59 Регламента № 160, далее регламент) или те, которые инспекция может запросить в других ведомствах (п. 14 Регламента).

Также можно не направлять документы, которые не должны быть оформлены на предприятии или которые уже направляли в инспекцию труда, но этот пункт действует, только если в документы не вносили изменения.

Сервис поможет ничего не упустить, не пропустить важные сроки, учесть все документы и мероприятия, а также избавит специалиста по охране труда от рутинной работы и позволит уделять больше времени анализу состояния охраны труда, выявление опасностей, оценку величины рисков и разработку корректирующих мероприятий. Воспользуйтесь бесплатным демо-доступом прямо сейчас!

Например, если инспектор запросил СУОТ организации, который был разработан год назад и с тех пор не менялся, его можно не направлять в инспекцию повторно. Если же требуют документ, в который вносили изменения с момента его направления в инспекцию, работодатель обязан выполнить требование.

Документы необходимо направить в трудинспекцию не позднее 10 дней с момента получения запроса.

Вопросы проверки ГИТ

Подготовка к визиту инспекции заключается в изучении требований проверочных листов и аудита организации на предмет их исполнения.

Для подготовки к контролю трудинспекции, воспользуйтесь Сервисом самопроверки по чек-листам.К каждому чек-листу приложены шаблоны и образцы документов, которые должны быть в наличии в вашей организации.

Где можно пройти тест проверка ГИТ ? Воспользуйтесь сервисом самопроверки по чек-листам .

Скорее всего инспектор обратит особое внимание на несколько моментов:

• есть ли в организации ответственный по охране труда;
• своевременно ли работникам проводят обучение и инструктажи;
• соответствует ли проведение медосмотров требованиям трудового законодательства;
• все ли работники обеспечены необходимыми СИЗ;
• провели ли на предприятии специальную оценку условий труда;
• были ли на предприятии несчастные случаи и устранил ли работодатель их причины.

Подготовка к проверке ГИТ

Как подготовиться к визиту инспекторов подробно расскажет Кристина Евглевская, заместитель начальника управления государственного надзора в сфере труда – начальник отдела Роструда

Сроки проверки ГИТ

Период проверки ГИТ в 2020 году изменился, теперь это 20 дней. В случае, если у организации есть филиалы и обособленные представительства, проверку могут продлить до 60 дней, но не больше (п. 4 Регламента).

Руководство инспекции также, как и раньше может продлить проверку. Кроме того, учтите, что считается только время, которое инспекторы провели на предприятии, а время, затраченное на оформление документации, не учитывают.

Акт проверки ГИТ

После визита инспектора работодателю выдадут акт и предписание. В акте указывают, что изучил представитель ведомства во время визита. В предписании описывают нарушения трудового законодательства на предприятии и срок, в который их нужно устранить.

В новом регламенте уточнили срок, в который трудинспекция направит акт работодателю – три рабочих дня.

Проверяющий может вручить акт под расписку, сразу после визита или оформить его в ведомстве и сообщить работодателю когда и где его можно забрать.

Если представители организации не заберут акт, его направят заказным письмом с уведомлением о вручении в течении трех рабочих дней, после того, как узнали об отказе.

Предписание выдадут через три рабочих дня после вручения акта (п. 120 Регламента № 160), также представители ведомства могут выдать предписание во время визита.

В случае, когда на предприятии не могут в срок устранить нарушения, есть возможность подать в трудинспекцию прошение о продлении срока. По новому регламенту проверок ГИТ направить прошение можно не позднее, чем за пять рабочих дней до истечения срока выполнения предписания.

В прошении нужно указать причину, по которой на данный момент организация не может выполнить требования предписания и приложить документы о выполнении других пунктов предписания.

Обратите внимание, что ведомство может отказать в продлении срока. Также необходимо учитывать, что все нарушения, которые были устранены в ходе инспекции, все ровно занесут в предписание, но с пометкой когда их устранили.

Проверка ГИТ – штрафы

Если предприятие не выполнило предписание ведомства или выполнила его ненадлежащим образом – назначат штраф.

Должностных лиц оштрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или дисквалифицируют на срок от одного года до трех лет, предпринимателей оштрафуют на сумму о от 30 000 до 50 000 руб., организация, в случае нарушений выплатит штраф от 100 000 до 200 000 руб.

Трудовая инспекция, как, впрочем, и любая другая проверяющая организация, может навещать компании либо по заранее составленному графику (это плановые проверки), либо внезапно (проверки внеплановые). Теоретически, плановые мероприятия проводятся не так уж и часто - один раз в два года. Но на практике не каждая фирма, существующая лет пять–семь, может припомнить, когда к ней приходил так называемый трудовой инспектор и приходил ли вообще. Сотрудников не хватает - признаются инспекторы. Впрочем, для внеплановых проверок люди почему–то всегда находятся.

Фокус в том, что внеплановые проверки проводятся либо в ответ на жалобы недовольных работников, либо по инициативе других государственных органов, например прокуратуры. Оставить без внимания такие «сигналы» инспекция труда не может.

Что связывает инспекцию труда с прокуратурой? Да хотя бы несчастный случай, который может произойти в любой компании (ровно это мы наблюдаем сегодня в связи с трагическими событиями во Владивостоке, где в результате пожара в бизнес–центре погибли несколько человек). Если в результате такого события, происшедшего в рабочее время, пострадал работник фирмы, врачи обязательно поставят в известность прокуратуру и инспекцию труда, которая придет выяснить, в каких условиях трудился сотрудник и почему произошло несчастье. Кстати, внеплановые проверки могут проходить в любое время, даже на следующий день после окончания планового мероприятия.

Плановые проверки могут быть целевыми, комплексными и совместными. В ходе целевых инспектор будет изучать не все документы фирмы, а какой–то один участок. Скажем, все, что касается начисления и выплаты зарплаты. Во время комплексного мероприятия, напротив, исследованию будут подвергнуты не только все документы, но и условия труда работников. Ну, а совместные проверки инспекция труда может проводить вместе с налоговиками, сотрудниками Фонда социального страхования или Пенсионного фонда. Максимальный срок проведения плановой проверки - месяц, но на деле она обычно занимает не более одного–двух дней в небольших компаниях и неделю в крупных организациях.

Появившись в организации, трудовой инспектор должен предъявить свое служебное удостоверение и распоряжение на проверку, заверенное печатью и подписью руководителя. В распоряжении должны быть указаны: название вашей фирмы, дата начала проверки и фамилия проверяющего, которая, естественно, должна совпадать с фамилией человека, предъявившего вам удостоверение. Если с проверкой пришли несколько инспекторов, то все они должны быть указаны в распоряжении.

Обратите внимание: если в распоряжении не назван вопрос проверки, то оно не действительно.

Нарушил? Исправляй!

Естественно, в ходе любой проверки инспектор найдет хоть какое–то нарушение. Даже если организация тщательно готовилась к этому мероприятию (о том, какие документы может потребовать проверяющий, «Бизнес-журнал» писал в № 23 за 2005 год. - Прим. ред.). Но даже точное соблюдение всех норм, скорее всего, не поможет. Хоть маленькое нарушение, да будет выявлено: такая уж у инспектора работа.

Вообще–то говоря, опытные кадровики и бухгалтеры специально оставляют «на виду» небольшие недочеты: проверяющий тут же находит их и получает возможность быстро выполнить свою работу, то есть добиться результата.

В любом случае, обнаружив в ходе проверки какое–либо нарушение, инспектор выносит предписание об его устранении. В этом документе должна быть указана дата его составления, описано обнаруженное нарушение со ссылкой на закон, который вы проигнорировали или соблюли не полностью, а также - что конкретно инспектор предписывает исправить. Кроме того, чиновник обязан указать срок, в течение которого вы должны устранить нарушение, и сообщить о выполнении предписания в трудовую инспекцию. Инспектор, которому вы доложите о сделанном, может поверить на слово. Но может и навестить повторно - с контрольной проверкой. Кстати, рекомендуем предписания трудовиков, как, впрочем, и других проверяющих, не игнорировать: в этом случае повторный визит инспектора просто гарантирован.

Кроме предписания об устранении нарушений, которое в исключительных случаях (когда эти самые нарушения не выявлены) не составляется, инспектор по результатам проверки в обязательном порядке готовит акт о проведении мероприятия. Составляется этот документ в двух экземплярах, один из которых (с оригинальными подписями!) остается в организации. Подписывая акт, обратите внимание: в нем должен быть приведен полный перечень документации, которую изучал инспектор при проверке, и так же подробно описаны все выявленные нарушения. Если у вас есть замечания - укажите их прямо в акте.

Многие кадровики отмечают, что во время плановых проверок инспекторы зачастую стараются не столько выявить нарушения (и, конечно, они не закроют на них глаза), сколько предоставить организации практические советы и рекомендации. Инспекторы - тоже люди, и при взаимопонимании вполне могут подсказать, как исправить ситуацию. Кстати, в данном случае мы вовсе не имеем в виду взятки. Вот что рассказала сотрудница самарской инспекции труда: «Вы знаете, инспектор тоже ведь человек. У него могут быть проблемы. Может быть плохое настроение. Вот и подумайте, как я отнесусь к организации, в которой меня встречают доброжелательно, разговаривают с улыбкой, и к фирме, где с порога начинают хамить и указывать на мои обязанности? Я не говорю, что при проверке нельзя защищать свои права, если инспектор что–то нарушает. Но, пожалуйста, делайте это вежливо. Тогда и я помогу вам и подскажу, а не отнесусь формально».

В общем, даже при нелегких проверках человеческие взаимоотношения еще никто не отменял.

Меня посадят?!

В принципе - могут. Но о самом страшном - чуть позже. В большинстве же случаев за нарушение требований законов о труде директора организации могут привлечь, скорее, к административной ответственности, предусмотренной КоАП РФ. Для этого инспектор составляет протокол, в котором указываются фамилия проверяющего, название организации, фамилия руководителя, нарушение, обнаруженное во время проверки. К протоколу прилагаются объяснительные должностных лиц.

После подготовки всех этих документов инспектор может вынести постановление о назначении административного взыскания в виде штрафа. Рассмотрение дела должно произойти не позднее 15 дней после составления протокола (о времени и месте организацию обязаны известить заранее). Но постановление будет принято в любом случае, даже если представитель организации не явится на рассмотрение. Копию постановления чаще всего выдают сразу после заседания, но могут и отправить почтой в течение трех дней. Если компания с решением не согласна, его можно обжаловать.

Штрафа за нарушение трудового законодательства можно избежать, если нарушения малозначительны или если виновный (например, руководитель фирмы) в данный момент отсутствует, например находится в отпуске или болеет. В этом случае инспектор выпишет предписание устранить выявленные нарушения и этим ограничится. Если же виновное лицо присутствует при проверке, то размер штрафа можно попытаться уменьшить, доказав инспектору, что все возможные последствия нарушений уже предотвращены, что вы раскаиваетесь, совершили нарушение впервые, да еще и под влиянием тяжелых личных обстоятельств. При наличии подобных смягчающих вину причин инспектор имеет право штраф снизить.

Впрочем, далеко не за все нарушения инспектор может привлекать руководство компании к ответственности. Так, за нарушения, предусмотренные статьями 19.5 и 5.42 КоАП РФ, привлечь к ответственности может лишь суд. Судья может назначить наказание не только в виде штрафа, но и дисквалифицировать руководителя организации: подразумевается, что виновный не сможет работать на руководящих должностях в течение времени, которое установит суд. Чаще всего дисквалификация применяется в тех случаях, когда нарушение совершено уже не в первый раз.

Ну, а теперь, как и обещали, о страшном. Существуют нарушения трудового права, за которые предусмотрена не административная, а уголовная ответственность. Например, в случае необоснованного увольнения или отказа в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей до трех лет, руководителя организации могут оштрафовать на 200 000 рублей или даже привлечь к обязательным работам на срок до 7,5 суток. Наказание, согласно Уголовному кодексу, предусмотрено и для тех руководителей, которые не выплачивают заработную плату своим работникам в течение двух и более месяцев. Правда, такое наказание возможно только, если будет доказано, что директор компании действовал в корыстных целях. Привлечь главу фирмы к уголовной ответственности могут и в случае нарушения организацией правил охраны труда, особенно, если эти нарушения повлекли причинение вреда жизни и здоровью работника. Наказания он может избежать только, если будет доказано, что нарушение произошло по неосторожности какого–либо другого должностного лица, ответственного за соблюдение этих правил. Правда, тогда суд может наказать их обоих.

Дайте жалобную книгу!

По итогам проверки недовольная действиями или решениями инспектора организация может обратиться либо с жалобой к его руководителю (чтобы обжаловать действия самого проверяющего), либо в вышестоящий орган (чтобы обжаловать акты и решения проверяющего). Жалоба составляется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны: фамилия должностного лица, которому она подается, или наименование вышестоящего органа, полные сведения о вашей организации (включая ИНН и юридический адрес), дата проверки, фамилия инспектора и ссылки на нарушенные, по вашему мнению, законы. Главное при составлении жалобы - конкретные факты, подкрепленные ссылками на законодательство и копиями документов, подтверждающих ваши требования. Жалобу нужно либо отнести лично (попросив обязательно ее зарегистрировать), либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением. После рассмотрения ваше ходатайство могут удовлетворить полностью или частично, или же отказать в удовлетворении жалобы. Но любой отказ можно обжаловать в суде.

Если вы хотите обжаловать действия инспектора, акт проверки, то необходимо составить исковое заявление и заплатить госпошлину. Если же вы обжалуете постановление о привлечении к административной ответственности, то нужно написать жалобу. Госпошлина в этом случае не уплачивается. Эти документы подаются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. Рассмотрев дело, суд принимает решение. Решение по иску о признании недействительным акта вступает в силу немедленно, по иску о недействительности постановления - через 10 дней, по другим искам - через месяц. Если вас не устраивает решение суда, его можно обжаловать в апелляционной или кассационной инстанции.

Посещать, изымать, требовать...

Инспектор труда имеет право*:

• беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать в целях проведения инспекции работодателей и организации всех организационно–правовых форм и форм собственности;
• запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и получать от них информацию, объяснения, документы, необходимые для выполнения надзорных функций;
• изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ при уведомлении об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;
• требовать отстранения от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;
• запрещать использование не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
• предъявлять работодателям обязательные для исполнения предписания об устранении обнаруженных нарушений требований трудового законодательства;
• приостанавливать работу организаций или их подразделений, оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения таких нарушений (обжаловать такие предписания работодатель может в течение 10 дней);
• направлять в суды требования о ликвидации организаций или их структурных подразделений при наличии заключений государственной экспертизы условий труда о нарушении требований охраны труда.

* В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса.

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

С 22.10.2019 начинает действовать Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160. Документ уточняет, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году, за что и какие штрафы положены.

Регламент написан по нормам о защите прав предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля и Постановления Правительства от 01.09.2012 № 875, потому никаких новых правил не вводит. Но с ним следует ознакомиться, чтобы понять, что трудовая инспекция при плановой проверке проверяет, а какие моменты опускает.

Как заявлено в регламенте, проверки включают контроль:

• обязательных требований, в том числе касающихся охраны труда;
• процедуры выплаты зарплаты, отпусков, расчетов при увольнении;
• доступности условий работы для инвалидов;
• выполнения ранее выданных предписаний.

Чтобы подготовиться к проверке ГИТ, работодателям следует изучить тот раздел административного регламента, где описано, какие есть полномочия у представителей ГИТ при плановой проверке и незапланированном визите. Опуская традиционные права по запрашиванию документов и расследованию несчастных случаев, сотрудники Роструда имеют возможность:

• изымать для анализа образцы материалов и веществ, предварительно уведомив об этом работодателя;
• направлять в суды требования о ликвидации или прекращении деятельности организаций (их структурных подразделений) из-за нарушения требований охраны труда;
• запрещать использовать средства индивидуальной и коллективной защиты, если они не соответствуют обязательным требованиям;
• выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных норм и возмещении вреда пострадавшим работникам;
• беспрепятственно в любое время суток приходить с проверками к работодателям при предъявлении удостоверений.

По общим правилам, продолжительность проверки Роструда — не более 20 рабочих дней. Проверять малое предприятие допустимо в течение 50 часов в год, а плановая выездная проверка микропредприятия должна длиться не более 15 часов в год.

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
   • трудовые договоры и доп. соглашения;
   • и изменения к нему;
   • приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
   • трудовые книжки и ;
   • локальные нормативные акты (ЛНА).
4. По охране труда (ОТ):
   • регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
   • документы по медосмотрам, обучению;
   • и др.
5. Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы заставляет поволноваться даже опытных специалистов, и подготовка к плановой проверке трудовой инспекции на 2019 год — обязательный момент для каждого кадровика. На что инспекторы обращают особое внимание? Самые проверяемые моменты:

1. Задолженность по зарплате — наличие или отсутствие.
2. Своевременность выплат заработной платы, отпускных, пособий.
3. Наличие и содержание трудовых договоров.
4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
5. Правильность оформления увольнений и расчета.
6. Трудовые книжки — наличие и правильность оформления.
7. и ЛНА, связанные с оплатой труда.
8. Документы по (в случае ее проведения).
9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия или отсутствия , производственных травм и т. д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ . К основным условиям относятся:

1. Место работы.
2. Трудовая функция.
3. Размер оплаты и даты выплат.
4. Дата начала работы.
5. Характер работы.
6. Условия труда на рабочем месте.
7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.

Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА — Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

1. Порядок приема, перевода и увольнения.
2. Права и обязанности работника и работодателя.
3. График работы, рабочее время и время отдыха.
4. Оплата труда и поощрения.
5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной ЛНА ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

1. Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
2. Документы, подтверждающие .
3. Инструкции по охране труда.
4. Документы по (СОУТ).

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют первичный и периодический инструктажи и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении и , проверяющие не будут наказывать за отсутствие спецоценки. В обратном случае вам грозит штраф.

Любую проверку можно пройти успешно, если знать, какие документы будет проверять инспектор. Это поможет заранее привести бумаги в соответствие с законом и избежать штрафа.

В статье:

Скачайте полезный документ:

Что проверяет ГИТ при плановой и внеплановой проверке

Проведение проверок ГИТ регулируют два нормативных акта:

• Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ред. от 03.08.2018) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»,
• Методические рекомендации по применению должностными лицами Роструда и его территориальных органов положений Федерального закона № 294-ФЗ, утвержденные приказом Роструда от 24.01.2011 № 14.

В этих документах установлено, что ГИТ вправе проверять соблюдение всех норм трудового права в совокупности, в том числе требования по охране труда и процедуру проведения специальной оценки условий труда.

Плановая проверка может быть:

• тематической , когда проверяется один вопрос (например, только предоставление отпусков или только вопросы оплаты труда),
• комплексной , при которой проверяют соблюдение всех вопросов трудового права.

Внеплановая проверка проводится по конкретной ситуации, указанной в жалобе работника, а также для проверки устранения ранее выявленных нарушений.

Совет от эксперта «Системы Кадры»

Если вам нужны подробности, ищите их в «Системе Кадры». Вы найдете общую характеристику плановых и внеплановых проверках. Узнайте, где и в каких случаях они проходят и какие документы нужны в конкретных ситуациях.

В 2019 году плановые проверки могут проводиться только по проверочным листам (спискам контрольных вопросов), утвержденным приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (в ред. приказа от 11.04.2018 № 201). Таких листов у ГИТ много - 132.

Неужели при плановой проверке инспектор будет использовать все листы? Нет, все списки вопросов ему не понадобятся, потому что более 100 чек-листов посвящены вопросам охраны труда при выполнении конкретных работ, и для большинства организаций они неактуальны. А вот чек-листы, посвященные трудовым отношениям, инспектор может проверить все.

Проверочные листы ГИТ по кадровым вопросам

Как правильно предоставлять документы для проверки

Если проверка выездная, все документы для изучения предоставляются инспектору в подлинниках. Но изымать их нельзя. Если проверяющему нужно оставить какой-либо документ у себя, делается заверенная копия.

Если проверка документарная, оформляется запрос о предоставлении документов, подписанный руководителем ГИТ. Запрос должен быть мотивированным.

ГИТ не имеет права запрашивать документы, которые:

• не относятся к предмету документарной проверки,
• могут быть получены ГИТ от иных органов государственного и муниципального контроля.

Также инспектор не имеет права требовать нотариального удостоверения копий документов.

В течение 10 рабочих дней после получения запроса нужно подготовить заверенные копии всех запрошенных документов. Передавать пакет документов в ГИТ лучше по описи. Если это приказы, штатное расписание и договоры, то в описи обязательно укажите номера и даты этих документов, если копии трудовых книжек, то кому они принадлежат.

Если не успеете передать документы за 10 рабочих дней, инспектор может выписать штраф по статье 19.7. КоАП РФ за несвоевременное предоставление информации. Наказание за это правонарушение - штраф:

• для организаций от 3 000 до 5 000 рублей,
• для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Что проверяет трудовая инспекция по жалобе работника

Таблица. Порядок проведения проверки по жалобе работника

Этап проведения проверки	На что обратить внимание
Издание распоряжения о проведении проверки	В распоряжении должны быть указаны: ФИО и должность именно того инспектора, который пришел. Если перед вами другой инспектор, он не имеет права проводить проверку. Полное наименование организации (краткое не обязательно) и ее место нахождения. Для ИП - ФИО полностью, его место жительства и место фактической деятельности. Вид проверки (плановая/ внеплановая, выездная/ документарная). Номер и дата распоряжения, подпись руководителя ГИТ и печать, дата начала проверки, дата окончания проверки. Предмет проверки. Если цель - проверить законность предоставления ежегодных отпусков, то вопросы оплаты или охрану труда проверять инспектор не имеет права. Основания для проведения проверки. Если проверка плановая - основанием будет план проверок. При внеплановой проверке в качестве основания чаще всего указывают истечение срока исполнения предписания или заявление от физического лица. Если этих данных нет - результаты проверки можно обжаловать.
Изучение запрошенных документов	Если цель проверки - охрана труда, то инспекторы вправе знакомиться с отчетами по спецоценке условий труда, проверяя написанное в карте фактическому состоянию дел. Для этого приглашаются эксперты (не той организации, которая проводила у вас аттестацию, а другие), которые проводят контрольные замеры. Кстати, фамилии и должности экспертов должны быть обязательно указаны в распоряжении о проверке.

Госинспекция труда является структурным подразделением Федеральной службы занятости. Она, в свою очередь, разделяется на территориальные и федеральные надзорные инспекции. Их полномочия актуальны во всех субъектах Российской Федерации.

Государственная инспекция труда: особенности

Полномочия федеральной инспекции регламентируются статьей №356 Трудового кодекса. Основной функцией является надзор над выполнением работодателем существующего законодательства, а также предъявление ему актуальных рекомендаций, касающихся ущемления трудовых прав сотрудников.

Кроме того, обязанностями представители Федеральной инспекции являются:

• Привлечение к административной ответственности в случае нарушений;
• организация судебного преследования в случае нарушения законодательства;
• контроль над исполнением процедуры недопущения к исполнению профессиональных обязанностей тех сотрудников, которые по каким-либо причинам не прошли инструктаж по ТБ или не продемонстрировали должный объем знаний в области охраны труда.

Полномочия Федеральной инспекции по труду достаточно объемны. Об этом говорит тот факт, что данная структура имеет право инициировать остановку деятельности предприятия в случае обнаружения нарушений трудовых прав работников. Более того, инспекция имеет право блокировать работу всех подразделение данной организации.

Наконец, именно федеральная инспекция труда расследует все обстоятельства, спровоцировавшие техногенную катастрофу или несчастный случай с тяжелыми последствиями. Законодательной базой для профессиональной деятельности данного органа является, прежде всего, Трудовой кодекс, а также Конвенция МОТ «Об инспекции труда в промышленности и торговле».

Права инспектирующего органа дают возможность его сотрудникам инициировать проверку на любом предприятии в круглосуточном режиме. В случае плановой проверки трудовой инспекции в 2020 году инспектор органа обязан поставить руководство предприятия в известность заранее за 3 дня до начала работы инспекторов.

Данный контролирующий орган имеет право в любой момент требовать для изучения рабочую и любую профильную документацию, касающуюся соблюдения работодателем интересов сотрудников. Если для проведения инспектирующих мероприятий требуются образцы материалов, сырья или иных веществ, с которыми ведутся работы на предприятии, то администрация обязана предоставить их по первому требованию.

В то же время инспекция не должна проводиться, если на рабочем месте по каким-либо причинам отсутствует руководство проверяемого предприятия. Главным принципом работы данного органа является открытость. Так, например, обратиться с жалобой или предложением к инспекторам имеет право любой гражданин.

Первейшей обязанностью инспекторов является предоставление бесплатной консультации по интересующему вопросу. Иногда рассмотрение жалобы заканчивается на данном этапе, поскольку конфликтная ситуация на производстве может быть связана с правовой безграмотностью сотрудника.

В любом случае сотрудникам федеральной инспекции вменяется в обязанность письменно зафиксировать обращение гражданина и инициировать проверку. Результаты должны быть доведены до сведения обратившегося гражданина в течение одного месяца. В отдельных случаях на рассмотрение жалобы отводится всего лишь 10 дней.

Плановая проверка трудовой инспекции: что проверяют

На официальном портале Роструда в начале каждого года публикуется список предстоящих плановых проверок. Поскольку данная информация доступна для ознакомления, администрация любого предприятия, учреждения или компании может заранее подготовить документацию и обеспечить комфортные условия для работы инспекторов.

Найти свое предприятие в данном перечне не составит труда. План предстоящих инспекцией разнесен по субъектам Российской Федерации. Знакомство с перечнем даст возможность понять, что в него попадает далеко не каждая организация. Обычно в течение года проверке подлежат не более 15% официально зарегистрированных юридических лиц.

Материалом исследования данного надзорного органа является вся документация, которая так или иначе связана с трудовыми отношениями. Кроме того, предметом пристального внимания инспекторов федеральной инспекции является документация по охране труда. Инспектор имеет право во время плановой проверки трудовой инспекции затребовать любые локальные акты и приказы.

В поле зрения инспекторов должны находиться во время проверки:

Предметом пристального изучения инспекторов является вся документация по охране труда, а также книга учета трудовых книжек и всех имеющихся вкладышей. В особую категорию выделяются документы, освещающие работу с иностранными гражданами. Вся работа инспекторов готовится заранее, и администрация должна заблаговременно приготовить пакет всех документов.

Как организуется работа выездных инспекторов

До начала работы инспекторов издается приказ в рамках ГИТ. Руководителю предприятия, на базе которого будут работать сотрудники надзорного органа, выдается данный приказ. Он обязательно должен быть завизирован лично руководителем или его заместителем.

Руководитель предприятия, которое подлежит плановой проверке трудовой инспекции, имеет право затребовать сведения обо всех должностных лицах, которые будут осуществлять проверку.

Инспекторы не имеют права требовать к рассмотрению документацию или образцы сырья, которые не имеют непосредственного отношения к теме проверки. Кроме того, инспекторы надзорного органа не имеют права изымать какие-либо оригиналы профильных документов.

Именно плановые проверки преследуют цель выяснить, в каком состоянии на предприятии находится работа по формированию кадрового учета. Получая уведомление о начале инспекции, работодатель знакомится с планом работы инспекторов. Однако практика показывает, что уведомление не всегда доходит до администрации. Поэтому за инспекторами надзорного органа остается право предупредить работодателя по телефону.

Работа Федеральной инспекции не должна длиться свыше 20 рабочих дней. Весь пакет документов, передаваемых на инспекцию, должен быть предварительно описанным. Это даст возможность работодателю проконтролировать их сохранность.

Работа трудовой инспекции может осуществляться как на месте, так и удаленно. Если инспекторы выходят на предприятие, то администрация обязана обеспечить членов комиссии отдельным помещением. Законом не предусматривается создание каких-либо комфортных или особых условий для работающих инспекторов. Однако обязательным условием является обеспечение помещения, предоставленного им, качественным доступом в сеть.

Для юридических лиц предпочтительна документальная проверка, а не выезд на предприятие. Сложность этого варианта заключается в том, что на администрацию ложится дополнительная нагрузка по копированию большого количества документов. Однако это же обстоятельство является и преимуществом.

В процессе копирования можно будет скорректировать или сформировать документы, которых по каким-либо причинам не хватает. Если же инспекторы работают на месте, то сделать этого не удастся.

Не рекомендуется предлагать на инспекцию пакет документов, которые не были истребованы. Прежде всего, это послужит дополнительной нагрузкой на инспекторов. Кроме того, если же инспектор все уже заглянул в эти документы, то велика вероятность возникновения у него желания проверить прочую сопутствующую документацию. Тем самым вероятность получения штрафа увеличивается.

Что касается того, как часто проводится плановая проверка трудовой инспекции, то еще недавно предполагался выезд инспекторов каждые 3 года. Однако в настоящее время плановые проверки проводятся каждые 2 года для предприятий, которые котируются как высокорисковые. Если компания отнесена к группе риска, то аудит может осуществляться чаще, чем на других предприятиях.

Для того чтобы определить группу риска, инспекторы используют следующие критерии:

У работодателя есть право оспорить присвоенную категорию риска, если он с нею не согласен и знает, что может доказать обратное.

Особенность плановой проверки с текущего года заключается в использовании чек-листов. Это оптимизирует работу инспекторов и делает подготовку к их выходу максимально комфортной. В практику (не везде, но во многих регионах) вводится заполнение чек-листов. То есть, инспекция осуществляется по определенному алгоритму.

На официальном портале Роструда в настоящее время утверждено 107 листов. Поскольку информация Роструда находится в свободном доступе, то у руководителя есть хорошая возможность подготовиться заранее и привести все дела в порядок. Однако какой бы формой ни пользовались инспекторы при проверке, основной вектор их деятельности - кадровая система.

Штрафные санкции могут быть оспорены, если инспектор надзорного органа составил протокол в отсутствие директора предприятия.

Существует статистика, проанализировав которую, работодатель может сделать этап подготовки более ориентированным. Так, например, известно, что большинство штрафов инспекции труда выписывается за наличие нарушений в области охраны труда.

Второй по популярности причиной наложения штрафных санкций стала систематическая задержка по зарплате персоналу. Причем руководитель должен иметь в виду, что за эту категорию нарушения можно получить не только административное, но и уголовное наказание, согласно статье №145 Уголовного кодекса.

Правила оформления итогов проверки трудовой инспекции

После того как работа инспекторов завершена, должен быть составлен соответствующий акт. Он формируется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй забирают сотрудники надзорного органа.

Кроме того, к итоговому акту должны быть приложены следующие документы:

• технические протоколы осуществленных исследований и лабораторных экспертиз;
• протоколы забора проб, анализа сырья или производимой продукции;
• объяснения сотрудников, которые требовались инспекторам для прояснения того или иного рабочего момента во время работы комиссии.

Кроме того, итогом работы комиссии должен стать список рекомендаций, направленных на минимизацию или полное устранение обнаруженных нарушений.

Что касается внеплановой проверки, то она, как правило, инициируется для анализа ситуации с ранее выданными предписаниями по нарушениям. То есть, инспекторы могут внезапно осуществить выезд на предприятие с целью выяснения, устранены ли обнаруженные нарушения в кадровом учете.

Кроме того, внеплановая проверка с выездом инспекторов может быть инициирована по факту жалобы от работников. В этом случае сотрудники надзорного органа также обязаны уведомлять работодателя. Однако срок здесь сокращен до 24 часов. Если же жалоба сотрудников достаточно серьезная, и инспектор может заподозрить уничтожение компрометирующих документов, то предупреждение для юридического лица может не последовать.

При плановой, как и при внеплановой проверке, цель работы комиссии одна и та же: отстаивать права граждан на безопасный труд и достойные условия работы.