Чтобы запланировать доходы и расходы в некоммерческой организации (далее - НКО), составляют финансовый план. Бухгалтеры еще называют такой документ сметой доходов и расходов, или бюджетом.

Как составить и утвердить смету

Смету доходов и расходов можно составлять в . Каждая НКО сама решает, что отразить в документе, исходя из своей специализации и потребностей. Никаких строгих требований для оформления сметы-бюджета нигде в законодательстве не прописано.

Состоит смета из доходной и расходной частей. В доходной части отражают предполагаемые в будущем году поступления. А в расходной - планируемые затраты.

Смета может быть очень подробной, а может быть и укрупненной. То есть в ней можно показать каждую статью расходов, а можно дать показатели лишь по группам. В качестве приложений могут быть расчеты, на основании которых составляли смету, но не обязательно. Смету можно составить в целом по организации. А можно еще и на какое-либо конкретное мероприятие.

На какой период составлять смету

Можно разработать смету на год с разбивкой по кварталам и месяцам. А можно и не делать разбивки - просто дать планируемые показатели по каждой статье на год. Смета может быть даже на несколько лет вперед с разбивкой по годам.

Кто утверждает смету

Смету утверждает высший орган управления НКО. Это может сделать и постоянно действующий коллегиальный выборный орган НКО, если такое право дано ему уставом организации (п. 3 ст. 29 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ). Кто именно утверждает смету, зависит от формы создания НКО. Все варианты смотрите в таблице ниже.

Когда можно менять смету

Как правило, НКО придерживаются величины расходов, утвержденной сметой. Но если видите, что текущие затраты не укладываются в запланированные, то лучше смету изменить.

Изменять смету можно столько раз, сколько сочтет нужным руководство некоммерческой организации. Чем ближе фактические показатели к цифрам в статьях сметы, тем лучше в организации уровень финансового планирования. А значит, и меньше риски обвинений в нецелевом использовании средств со стороны налоговых органов.

Измененную смету утверждают , что и утверждали ее первоначальный вариант. Например, в общественной организации это делает общее собрание ее участников. А само решение фиксируют в протоколе общего собрания.

Примеры смет

Каждая НКО, опираясь на свою специфику деятельности, форму и содержание сметы составляет индивидуально под себя. Предлагаем два универсальных варианта смет - вариант 1 и вариант 2 . Первый подходит для организаций без структурных подразделений, с малым количеством сотрудников и без отдельных проектов. Второй - наоборот, для организаций с аппаратом управления и различными проектами.

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 3

Уставная деятельность любой некоммерческой организации, в том числе АНО, осуществляется на основании запланированных на предстоящий период (месяц, квартал, год и т.д.) доходов и расходов, то есть финансового плана. Этот план можно представить в виде достаточно привычного для некоммерческих организаций документа - сметы доходов и расходов. Как составить данный документ, учитывая, что на этот счет отсутствуют четкие указания в законодательстве о некоммерческих организациях?

С чего начать составление сметы некоммерческой организации?

Согласно п. 1 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях <1> некоммерческая организация должна иметь самостоятельный баланс или смету. Это положение - аналог п. 1 ст. 48 ГК РФ: юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. Каких-либо требований и условий к составлению этих документов ни в названном Законе, ни в подзаконных актах не установлено. Стоит ли в данном случае под самостоятельным балансом подразумевать бухгалтерский баланс, который является лишь одной из форм бухгалтерской отчетности, составлением которой занимаются и АНО, - вопрос достаточно спорный (хотя многие эксперты именно так и поступают). В то же время, что подразумевается под сметой, тоже не понятно, кроме того, не уточняется, идет ли речь о смете доходов и расходов.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ.

В профессиональных кругах смету доходов и расходов называют по-разному: кто-то бюджетом некоммерческой организации, кто-то финансовым планом. С позиций бухгалтера смету можно охарактеризовать как документированный финансовый (бухгалтерский) план поступления и расходования средств, используемых для финансирования деятельности некоммерческих организаций. Смета является тем документом, который помогает исполнять запланированные целевые программы (планы).

Кроме того, в п. 3 ст. 29 Закона о некоммерческих организациях указано, что высший орган управления НКО (в АНО - это коллегиальный высший орган управления) утверждает финансовый план некоммерческой организации и внесение в него изменений. Следовательно, остается следующее. Во-первых, АНО в силу требований законодательства РФ составляют бухгалтерский баланс. Во-вторых, поскольку положений об обязательном составлении сметы доходов и расходов (финансового плана) в нормативных актах нет, считаем, что решение о необходимости составления сметы АНО принимает самостоятельно, руководствуясь принципом целесообразности. При этом смету доходов и расходов в обязательном порядке должен утвердить высший орган управления АНО либо постоянно действующий коллегиальный орган управления, если таковой создается в соответствии с учредительными документами.

Автономная некоммерческая организация помимо того, что принимает решение о необходимости составления сметы, самостоятельно определяет перечень статей доходов и расходов, размер доходов и расходов исходя из имеющихся источников средств и особенностей своей деятельности.

Примечание. В Законе об автономных учреждениях <2> отсутствует указание на необходимость составления АУ сметы доходов и расходов. В то же время для них есть другой документ аналогичного содержания - это план финансово-хозяйственной деятельности. По сравнению со сметой (финансовым планом) он является более объемным документом, включающим не только доходы и расходы, но и другие, в том числе натуральные, показатели деятельности, такие как объем оказанных населению услуг <3>.

<2> Федеральный закон от 03.11.2006 N 174-ФЗ.
<3> Подробнее с порядком составления плана финансово-хозяйственной деятельности можно ознакомиться в статье М.В. Семенова "Составляем план финансово-хозяйственной деятельности АУ", N 10, 2008.

Смету по сравнению с планом финансово-хозяйственной деятельности составить проще. Однако в обоих случаях некоммерческие организации сталкиваются с одной и той же проблемой: отсутствуют четкие указания по порядку их составления. В поисках решения вопроса о том, как составить смету, обратимся к бюджетным инструкциям, в частности к Общим требованиям к порядку составления, утверждения и ведения бюджетной сметы бюджетного учреждения <4>. Для такого учреждения смета является бюджетом, а сам процесс ее составления - бюджетированием.

<4> Утверждены Приказом Минфина России от 20.11.2007 N 112н.

В бюджетной смете выделяются вступительная, содержательная и оформляющая (заключительная) части. Во вступительной части указываются основные реквизиты (наименование организации, единицы измерения показателей, включаемых в смету, отчетный год и т.д.). Содержательная часть, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей наименования направлений расходования средств и соответствующих им доходов, а также конкретные суммы средств. Заключительная (оформляющая) часть формы сметы содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за отраженные в смете данные. К таким лицам относятся руководитель, начальник планово-финансового отдела или иное уполномоченное лицо, а также непосредственно сам исполнитель документа, после которого указывается дата подписания (подготовки) сметы. После того как смета составлена, она представляется на утверждение, при этом не считается лишним, если к ней прилагаются обоснования (расчеты) плановых сметных показателей, использованных при формировании сметы.

Автономная некоммерческая организация, конечно, не бюджетное учреждение, но она может позаимствовать структуру и основные показатели сметы бюджетников. При этом у АНО больше возможностей для маневра при составлении данного документа, так как ее не ограничивают рамки Бюджетного кодекса. Со своей стороны добавим, что АНО, осуществляющая деятельность уже не первый год, может взять за основу показатели предыдущей сметы и доработать их, а если смета не была выполнена, то лучше отталкиваться от фактических показателей деятельности АНО за предыдущий период. АНО, которая не имеет наработок для подготовки сметы доходов и расходов, за основу может взять показатели АНО или АУ, занимающихся оказанием аналогичных услуг в сфере образования, культуры, здравоохранения, спорта и других сферах деятельности. На основании данных "конкурентов" АНО может запланировать свои доходы и расходы на предстоящий год с учетом потребностей и возможностей в оказании социальных услуг.

Какие доходы и расходы включают в смету?

По своей структуре смета может напоминать одну из форм бухгалтерской отчетности - отчет о целевом использовании полученных средств (форму N 6), различие заключается в том, что отчет составляется по факту прошедшего периода, в то время как в смете указываются планируемые показатели. Другое различие состоит в том, что в смете каждая организация выбирает самостоятельно, как ей выделять доходы и расходы. В отчете о целевом использовании полученных средств организация отражает показатели в том порядке, который рекомендован финансовым ведомством (Приказ от 22.07.2003 N 67н).

В составе доходов указываются все доходы АНО, получаемые как в виде средств целевого финансирования и целевых поступлений, так и от предпринимательской деятельности. К первой группе относятся вступительные (членские) взносы, добровольные пожертвования, целевые поступления на уставную деятельность АНО. Во вторую группу входят поступления от оказания платных услуг населению, доходы от использования имущества некоммерческой организации (в том числе целевого капитала) и другие "коммерческие" поступления. Перечисленные доходы следует отразить в смете с такой детализацией, которая позволила бы сопоставить их с произведенными АНО расходами.

Так же как и в отношении доходов, в смету включают все расходы, запланированные некоммерческой организацией на предстоящий год. Ряд экспертов рекомендует попытаться распределить расходы в планируемом бюджете по источникам финансирования, что упростит соблюдение сметы доходов и расходов. Такой подход заложен в основу отчета о целевом использовании полученных средств. В нем все расходы разделены на две группы: затраты на целевые мероприятия и расходы, связанные с предпринимательской деятельностью организации. В первой группе можно выделить основные статьи затрат АНО, такие как заработная плата (включая начисления в бюджет и внебюджетные фонды), приобретение и ремонт основных средств, инвентаря, аренда помещения, коммунальные услуги, командировочные, материальные и все иные расходы, финансируемые за счет целевых источников. Перечень расходов второй группы, связанных с предпринимательской деятельностью, аналогичен и включает ряд основных (зарплата, приобретение для оказания платных услуг оборудования) и прочих расходов. При этом не все расходы можно однозначно отнести к затратам, связанным с оказанием платных услуг. Есть ряд расходов общего плана, порядок распределения которых по видам деятельности организация устанавливает самостоятельно как для целей бухгалтерского учета, так и для составления сметы доходов и расходов.

При составлении сметы расходы определяются по прогнозируемым объемам предоставления АНО социальных услуг и нормам (нормативам) финансовых затрат на их предоставление. Большинство плановых норм и нормативов (кроме сферы оплаты труда и денежных компенсаций работникам) при составлении смет рассчитывается некоммерческими организациями с учетом местных цен и тарифов (например, расходы на коммунальные услуги). При этом следует учитывать повышение цен, которое нередко проводят поставщики коммунальных услуг в начале года.

Важно понимать, что все активы приобретаются за счет сметы некоммерческой организации, независимо от их назначения (для уставной или предпринимательской деятельности) <5>. Поэтому у бухгалтера АНО нет оснований исключать какие-либо расходы из сметы некоммерческой организации, за исключением случая, когда у АНО нет уверенности в том, что предполагаемые расходы будут осуществлены. Возможна и обратная ситуация, когда организация запланировала расходы, но они не осуществлены. Это две крайние ситуации. Чаще в организациях бывает так, что расходы осуществлены, но в меньшем или большем размере, чем планировалось. Что делать в таком случае?

<5> См. Письмо Минфина России от 25.11.2002 N 16-00-14/453.

Что предпринять, если остались неизрасходованные средства?

По окончании года у АНО может остаться неизрасходованный остаток полученных по смете средств, что вполне допустимо. В отличие от бюджетных учреждений целевые поступления на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности не имеют ограничений по срокам, формам и условиям использования, если иное прямо не предусмотрено источником таких целевых поступлений. По мнению Минфина, если лицо, являющееся источником целевых средств, не установило конкретных сроков и условий их использования, критерием соблюдения целевого назначения этих средств является их конечное использование на содержание некоммерческой организации и ведение ею уставной деятельности (Письмо от 09.04.2008 N 03-03-06/4/24). Исходя из этого остаток неиспользованных целевых средств (например, членских, вступительных взносов, добровольных пожертвований) АНО может расходовать в следующем году, учтя это при составлении сметы на следующий период.

Но может случиться так, что организация не использовала полностью целевые средства, поступившие на определенную программу, срок выполнения которой заканчивается в текущем году. Тогда организации следует либо вернуть неиспользованные целевые средства, либо изменить условия, на которых они предоставлялись. Если не сделать ни того, ни другого, налоговики могут обвинить АНО в нецелевом использовании средств и обложить этот остаток налогом на прибыль как внереализационный доход (п. 14 ст. 250 НК РФ). Заметим, в названной статье Налогового кодекса речь идет об имуществе, использованном не по целевому назначению, а не об имуществе, которое вообще не было использовано. Поэтому у АНО есть шанс оспорить претензии налоговиков, которым предстоит доказать, что АНО использовала выделенные средства не по целевому назначению. Тем не менее не стоит доводить дело до суда, а следует попытаться до налоговой проверки согласовать с распорядителем целевых средств новый срок, в течение которого АНО может эти средства использовать. Если этого сделать не удастся, то организации лучше вернуть неизрасходованные средства и (при необходимости) внести изменения в смету. Возможно ли такое?

Можно ли изменить смету АНО?

Поскольку по своей сути смета является плановым, а не фактическим документом, для того, чтобы внести в нее коррективы, нужны веские основания, а не простое изменение текущих доходов и расходов. Например , для бюджетников таким основанием является изменение объемов соответствующих лимитов бюджетных обязательств. Для некоммерческих организаций корректировка сметы возможна при изменении целевых программ, когда либо уменьшаются, либо увеличиваются объемы средств запланированных источников целевого финансирования (целевых поступлений). В таком случае, исходя из ожидаемых доходов, АНО нужно скорректировать запланированные расходы, что позволит организации уложиться в смету по итогам года. Организация вправе изменить смету не только по количеству, но и по качеству, когда общая сумма расходов (доходов) может остаться неизменной, а доходы (расходы) перераспределяются между собой.

Вносимые в смету изменения, так же как и сама смета, утверждаются для того, чтобы придать им законную силу. Как мы уже говорили, смета утверждается органом управления некоммерческой организации. Директор АНО не обладает достаточными полномочиями, чтобы утверждать бюджет некоммерческой организации, в то же время на нем лежит обязанность контроля за исполнением бюджета.

Очевидно, что внесение изменений в смету возможно в случае существенных изменений обстоятельств получения и расходования средств. При этом поправки следует подкрепить документальными доказательствами существенного изменения условий деятельности АНО. Если изменения не существенны, то организации можно оставить все как есть, а превышение или занижение доходов (расходов) обосновать объективными причинами, в том числе и перед проверяющими органами.

Что можно сделать, если расходы превысили затраты, запланированные в смете?

В такой ситуации АНО следует проанализировать причины допущенного превышения сметы, с тем чтобы как можно точнее спрогнозировать свои доходы и расходы на следующий год. Что касается прошедшего года, то в нем все расходы, в том числе и те, которые превысили запланированные, осуществляются за счет средств, полученных некоммерческой организацией. Других вариантов финансирования АНО не заложенных в смету расходов просто нет, вопрос только в том, за счет каких поступлений отражать такие расходы. Целевые средства идут на финансирование определенных расходов, превышение которых допустимо, но только после того, как соответствующие изменения будут внесены в смету. Если таких изменений в смету в текущем году не было внесено, то в распоряжении АНО остаются доходы от предпринимательской деятельности, которые не так строго лимитированы как целевые средства. В связи с этим у АНО больше возможностей отнести превысившие смету расходы на счет поступлений от оказания платных услуг населению. При этом следует помнить, что в отношении коммерческой деятельности АНО является плательщиком налогов (налога на прибыль или единого налога в случае применения УСНО). Уменьшение налоговой базы на сумму незапланированных расходов налоговики могут квалифицировать как занижение налога на необоснованные расходы. Поэтому АНО следует заранее позаботиться о документальном подтверждении и обосновании незапланированного перерасхода полученных средств.

Нужно ли составлять отчет об исполнении сметы?

Смета доходов и расходов является плановым документом, для контроля за исполнением которого организации следует составить фактический документ - отчет об исполнении сметы. В отчете о выполнении сметы сопоставляются плановые показатели доходов и расходов с фактическими данными. Они берутся из бухгалтерского учета АНО, который является наиболее полной системой обобщения информации о ее деятельности. С помощью сопоставления планируемых и фактических данных оценивается, насколько исполнена смета, и если отдельные из поставленных целей не достигнуты, то выявляются причины, повлиявшие на срыв плановых показателей. Это учитывается при составлении сметы на следующий год, в которую могут быть заложены отклонения по смете за предыдущий год. И еще. Отчет о выполнении сметы доходов и расходов, так же как и сама смета, является важным финансовым документом, подтверждающим, что некоммерческая организация действует в рамках своей уставной деятельности.

А.В.Авдеев

Эксперт журнала

"Автономные организации:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Основным документом, на основании которого НКО осуществляют деятельность и организуют бухгалтерский учет, является смета доходов и расходов. Смета составляется, как правило, ежегодно исходя из сумм предполагаемых поступлений и направлений расходования имеющихся и поступивших денежных средств.

Источниками финансирования деятельности некоммерческой организации могут быть:

• - вступительные членские взносы;
• - взносы учредителей;
• - добровольные взносы и пожертвования от юридических и физических лиц;
• - целевые поступления от юридических и физических лиц, в том числе от иностранных (включая гранты);
• - ассигнования из бюджета;
• - доходы от внереализационных операций;
• - средства от собственной предпринимательской деятельности.

Унифицированной формы сметы доходов и расходов, утвержденной на федеральном уровне и обязательной к применению всеми НКО, не существует. Это в значительной степени обусловлено тем, что некоммерческие организации могут создаваться для достижения различных задач и выполнять весьма различные функции даже в рамках одной формы сметы доходов и расходов. Следовательно, форма сметы, состав и структура показателей, а также система группировки и детализации данных должны разрабатываться самой некоммерческой организацией (органами управления) исходя из поставленных задач.

Примерная форма сметы доходов и расходов может иметь следующий вид:

Таблица 1 - Смета доходов и расходов общественного объединения "________" на 200___ год (в тыс. руб.)

Каждая строка сметы должна быть подтверждена соответствующим расчетом или оправдательным документом.

Доходная часть сметы:

• 1) взносы учредителей. Доходы этого вида не могут быть постоянными - они возникают только при создании НКО и при увеличении ее уставного фонда за счет дополнительных взносов. В общем случае предельный срок внесения взносов учредителями не может превышать двенадцати месяцев с момента государственной регистрации организации в качестве юридического лица. Следовательно, на очередной финансовый год поступления по данной строке можно планировать в размерах, равных задолженности учредителей по состоянию на начало планируемого года, а период, в котором они могут поступить, не должен выходить за пределы срока внесения взносов, ограниченного законодательством. Основанием для планирования являются данные, взятые из учредительных документов, и информация о задолженности учредителей по состоянию на начало планируемого года;
• 2) вступительные взносы. Данный вид доходов может поступать в НКО в течение всего срока ее функционирования. Точное планирование этого вида доходов довольно затруднительно, но при определенной постановке аналитической работы на основании данных о количестве новых членов в предыдущие годы можно сделать достаточно удовлетворительный прогноз.
• 3) членские взносы. Таблице условно принято, что поступления членских взносов будут одинаковыми в течение всего года. На практике, с учетом вновь вступивших в некоммерческую организацию членов и выбывших из нее, суммы поступлений могут быть подвержены существенным колебаниям. Таким образом, основанием для планирования могут быть только дополнительные расчеты, проведенные на основании анализа;
• 4) добровольные пожертвования юридических и физических лиц. Общая сумма расходов на проведение тех или иных программ и мероприятий определяется на основании соответствующих расчетов. Следовательно, и суммы предполагаемых поступлений могут быть рассчитаны. При хорошей работе необходимые суммы будут изысканы, и потребности в денежных средствах или иных активах будут удовлетворены полностью. Если же поиск добровольных жертвователей окажется неудачным, придется секвестировать расходную часть сметы, то есть выполнять только те мероприятия, которые обеспечены необходимыми средствами;
• 5) целевое финансирование. Целевое финансирование чаще всего поступает от учредителей некоммерческих организаций под те задачи, для выполнения которых эти организации созданы. Процесс определения сумм целевого финансирования сложен и проходит несколько ступеней разработки, обоснования и утверждения. Как правило, доходы данного вида отражаются в смете доходов и расходов на основании информации пакета документов (смет, расчетов и т.п.), поступивших от организации или физического лица, являющихся отправителями средств;
• 6) поступления от предпринимательской деятельности. Такой способ пополнения доходной части организации используется в случае, если прочие источники недостаточны для обеспечения всех потребностей организации или если эти источники являются нерегулярными. Доходы от предпринимательской деятельности также планируются на основе данных нескольких рабочих документов: бизнес-плана или иного аналогичного документа, в котором учтены расходы, включаемые в себестоимость продукции, работ или услуг, связанные с ее реализацией, а также доходы от реализации результата предпринимательской деятельности (продукции, работ или услуг);
• 7) строка "Итого доходов". По этой строке отражаются не только суммы предполагаемых к получению поступлений, но и переходящий остаток на начало планируемого года.

Расходная часть сметы.

• 1) заработная плата работников. Расходы на оплату труда, рассчитанные по тарифным ставкам или по иным формам и системам заработной платы, а также суммы расходов на оплату различных надбавок, доплат и компенсационных выплат отражаются в смете на основании данных разработанного и утвержденного штатного расписания некоммерческой организации, а также необходимых расчетов, прилагаемых к штатному расписанию;
• 2) начисления на заработную плату (включая ЕСН и взносы в ФСС РФ). Расчеты заработной платы производятся при разработке штатного расписания. Необходимость разделения расходов на оплату труда и начислений на эти расходы на два отдельных вида расходов обусловлена принятыми принципами формирования бухгалтерской и статистической отчетности, а также тем, что получателями средств являются принципиально разные адресаты (работники НКО и бюджеты);
• 3) коммунальные расходы. К данной строке расходов также необходимо приложить соответствующие расчеты. Эти расчеты производятся на основании данных заключенных договоров на поставку различных видов коммунальных услуг, а также приложений к этим договорам, в которых указываются объемы потребляемых услуг (по месяцам календарного года) и расценки на эти услуги;
• 4) административные расходы. В этот вид затрат включаются канцелярские расходы, расходы по оплате командировок, консультационных, информационных и иных аналогичных услуг. Планирование может осуществляться либо по нормативам от какой-либо базы (общей суммы расходов, расходов на оплату труда и т.п.) или посредством проведения специальных расчетов по каждому виду затрат;
• 5) хозяйственные расходы и расходы на ремонт основных средств. Хозяйственные расходы включают расходы на хозяйственное обслуживание (эксплуатацию зданий и сооружений, уборку территорий и помещений и т.п.). Этот вид затрат также может определяться по установленному нормативу. Что же касается ремонта, то он является планово-предупредительным, и, следовательно, на каждый год техническими службами организации разрабатывается пакет документов с указанием сроков проведения и вида ремонта, а также определяются потребности в денежных средствах и материально-производственных запасах, необходимых для проведения ремонта;
• 6) целевые расходы. Этот вид расходов планируется одновременно с целевыми доходами. Необходимые данные можно получить из тех же документов, что и данные, необходимые для планирования соответствующей строки доходов. В учебных целях в примере приведены цифры, из которых можно сделать вывод о том, что размер поступлений будет существенно колебаться по кварталам года, а расходы будут равномерными. Инвестор планирует перечисления исходя из своих возможностей, а задача некоммерческих организаций - обеспечить равномерное использование полученных средств, что предполагает накопление средств в одни периоды и превышение расходов над доходами в другие периоды;
• 7) прочие расходы. В эту строку при необходимости включаются затраты, не отраженные в других строках;
• 8) резерв непредвиденных расходов. Наличие данной строки в смете доходов и расходов не является обязательным. Целесообразность включения таких расходов может быть обоснована наличием подобных затрат в предыдущие отчетные периоды. Наиболее рациональным представляется установление резерва исходя из общей суммы расходов (без учета резерва). В примере этот норматив принят равным 2%.

Аналогичным порядком разрабатываются вспомогательные формы отчетных документов.

Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Для чего нужен этот документ?

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

• смета позволяет предусмотреть все расходы;
• с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
• она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов. Но это можно и не делать, поскольку смета не является – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме. Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – , и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности. Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие , с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров». Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

• на любые виды мероприятий, которые планирует организовать предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
• на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение :

• объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
• готового продукта или иного конечного результата;
• времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

• когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
• если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
• если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила составления

Смета составляется тем лицом или лицами , которые назначены для этой цели приказом по предприятию. Как правило, в этом качестве назначаются те, на какого возложена ответственность по организации и проведению мероприятия. И, как только данный приказ издан, приступают к составлению самой сметы.

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в . Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов . Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

• аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
• снятие зала непосредственно в ресторане;
• использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете. Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания». Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Условно все сметные расходы можно разделить на две части :

1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
   • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
   • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
   • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
   • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
   • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
   • оформление помещения или площадки для приема гостей;
   • награды, премии или иные вознаграждения;
   • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
   • погрузочно-разгрузочные работы;
   • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

• вид соревнования;
• дата и место его проведения;
• размещение участников в гостинице;
• аренду спортивного инвентаря;
• медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

• стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
• стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
• охрана мероприятия;
• праздничное оформление.

При подготовке сметы с представительскими расходами важно указать:

• размещение деловых партнеров, если они иногородние;
• техническое обеспечение зала для переговоров;
• деловой обед;
• копировальные работы и услуги переводчика.

В общем виде любая смета у коммерческого предприятия , как документ, состоит из:

У бюджетных организаций все сложней – они могут расходовать средства только на те направления, какие предусмотрены статьей 70 Бюджетного Кодекса РФ. Т.е. на оплату труда бюджетных работников, на их командировки, оплату товаров и услуг для государственных нужд, на налоги и сборы, и возмещение вреда, причиненного бюджетным учреждением в ходе своей деятельности. В сметах отражаются только эти расходы из расчета на финансовый год! Кроме того, сама смета составляется по правилам и в форме, какие утверждены Минфином РФ в его Приказе №112н от 20.11.2007г.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

О том, что такое смета расходов и как правильно ее составлять, рассказано в следующем видеоматериале: