К эффективным методам самоменеджмента можно отнести. Самоменеджмент: понятия, концепции, принципы. Метод трех раундов

В системе понятий социального управления "Самоменеджмент» занимает одно из ведущих мест, означает организацию личной работы руководителя, управление собой. Самым важным фактором в жизни человека, так же как в деятельности руководителя, является фактор времени. Управлять временем - это значит во многом управлять собой. Вся экономия в конечном итоге сводится к экономии времени.

Каждому человеку, чтобы научиться управлять собой, нужно осознать свои возможности, иметь представления о формировании сознания, психологии, самовоспитании. Тем более это необходимо современному руководителю, менеджеру.

Современный менеджер выступает в системе организационно -управленческих отношений как управляющий, дипломат, лидер, воспитатель, инноватор и человеческое существо. Менеджер - человек, личность, обладающая своим интеллектом, чувствами, характером, темпераментом, совокупностью поведенческих черт. Все видные теоретики и практики менеджмента, в том числе Ф.Тейлор, А. файоль, А. Богданов выделяли у руководителей ум, образованность, технические знания, тактичность, энергичность, решительность, честность, умение предвидеть, организаторские способности, физическое и духовное здоровье.

Искусство управлять собой, своим временем, своей жизнедеяльностью, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться - неполный перечень задач, рассматриваемых самоменеджментом.

Самоменеджмент руководителя – или организация личной работы, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.

Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте „последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз :

1. Постановка целей- анализ и формирование личных целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные).

2. Планирование личного времени - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

Долгосрочный (3-5 лет);

Среднесрочный (1-3 года);

Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной)

Правила планирования личного времени.

а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации.

б) Всегда доводить до конца начатое дело.

в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться.

г) Обеспечить гибкость планов.

д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты.

е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел.

ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным).

з) Планировать использование личного времени.

и) Согласовывать свои планы с коллегами.

3. Принятие решений по конкретных делам

4. Реализация менеджером разработанных планов , организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы:

Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня.

5. Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникаци я – ключевые моменты процесса управления.

Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время.

Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы.

Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле.

Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним.

Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания.

6. Контроль и самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана.

Основные правила и сущность метода «Альпы».

1) План дня должен быть в письменном виде:

Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел;

Нарисовав план на бумаге – разгружаете память;

Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.

2) Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу.

3) План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела).

4) В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула.

5) План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы.

Метод «Альпы» включает 5 стадий:

1) Составление заданий (задач дня).

2) Оценка длительности дел.

3) Резервирование времени.

4) Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел.

5) Контроль и перенос не сделанного.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой и могут переплетаться.

Преимущества овладения искусства самоменджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Цель прежде всего выступает как осознание потребности, как мысленное предвосхищение результата деятельности, как идеальная модель будущего оптимального состояния системы деятельности или отношений.

В самоменеджменте такой обобщенной целью является оптимальная модель самодеятельности субъекта управления (жизнедеятельность личности). В качестве цели выступает идея, отражающая потребности субъекта управления и условия их удовлетворения, его решение достигнуть желаемого результата своей деятельности. Следовательно, цель выступает регулятором деятельности, в самоменеджменте - самодеятельности.

Известно, что в предпринимательстве собственное дело начинается с мечты, с реализации себя, а успех зависит от глубины и преданности этой идее. Применительно к деятельности руководителя цель есть эффективный способ интеграции действий коллектива в единую систему. В полной мере такой подход правомерен и к системе самодеятельности личности.

Совокупность реализации основных проблем, относящихся к постановке цели, ее нахождению, анализу, формулированию составляет основу технологии выбора цели или технологии целеполагания.

Технология целеустановки включает в себя такое важное изначальное звено, как нахождение целей. Процедура нахождения целей, в свою очередь, по Л.Зайверту, может осуществляться с помощью четырех ступеней:

1) разработка общих представлений о жизненных устремлениях;

2) дифференциация во времени жизненных целей,

3) разработка путеводных представлений в профессиональной среде;

4) инвентаризация целей.

Деловая карьера в менеджменте.

ВВЕДЕНИЕ

1. СОВРЕМЕННЫЕ НАУЧНЫЕ ВЗГЛЯДЫ НА СУЩНОСТЬ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Сущность, цели и функции самоменеджмента

1.2 Концепции самоменеджмента

1.3 Слагаемые эффективного самоменеджмента

2. ОСНОВНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

2.1 Этика и социальная ответственность менеджера

2.2 Эффективное использование рабочего времени

2.3 Организация выступлений

2.4 Организация совещаний и приемы ведения деловых бесед

3. ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАВЫКОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Особенности самоменеджмента в зарубежных странах

3.2 Самоменеджмент в России

3.3 Практические приемы самоменеджмента

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ


ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время менеджмент стал одним из важнейших атрибутов новой жизни нашей страны. Менеджмент в широком смысле – это управление организациями любой формы в условиях рынка и сопутствующего ему гражданского демократического общества. Выделившаяся из широкой области менеджмента как науки и искусства управления тема самоменеджмента является весьма актуальной в настоящий момент времени. Появление самоменеджмента как такового продиктовано объективно складывающейся управленческой средой в стране, ускоренными темпами жизни и усиливающимся давлением внешней среды управления, также можно отметить влияние постоянно обновляющихся технологий управления, методик, открытий в сфере психологической науки. Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже в ситуации цейтнота можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Нельзя не принять во внимание тот факт, что изменения в повседневной жизни и в управленческой сфере в частности повышают требования к управленческому персоналу, его профессионализму, обучению и переподготовке. Организации не могут взять на себя развитие всех навыков у всех менеджеров. Как отметили М. Вудкок и Д. Френсис , это привело бы к истощению ресурсов организации и подрыву ее стабильности. Поэтому поддержание своего постоянного роста и развития становится необходимостью каждого менеджера. Эту задачу и должен выполнять самоменеджмент.

Самоменеджмент изучает способы и технологии повышения эффективности управленческой деятельности руководителя. В его круг входит огромное количество направлений, связанных с планированием, использованием рабочего времени, проведением совещаний, способам самоконтроля и самомотивации и т.д. В данной работе акцент делается на изучении этики менеджера, правильном и действенном использовании рабочего времени, даются рекомендации по проведению выступлений, совещаний. Представляется, что данные вопросы будут занимать центральное место в планировании управленческой карьеры.

В настоящей работе рассмотрены различные концепции самоменеджмента, такие как подход Зайверта , на основе которого излагается сущность и функции самоменеджмента; исследована теория ограничений М. Вудкока и Д. Френсиса; дается анализ отечественных теорий; акцентируется внимание на концепции, направленной именно на карьеру, которая разработана немецкими авторами Швальбе. Слагаемые эффективного самоменеджмента раскрываются в работе К. Кинана «Самоменеджмент» . Этика и социальная ответственность менеджера проанализированы на основе исследований заслуженного деятеля науки России и профессора В.А. Абчука. Методы эффективного использования рабочего времени, организации выступлений и деловых совещаний подробно описаны Шейновым, Робинсом и Шипуновым. Далее в работе дается рассмотрение практического подхода к самоменеджменту, его недостатков и достоинств в зарубежных странах и России, дано описание применения приемов самоменеджмента на практике. Внимание уделено именно приему так называемого рефрейминга, психологическому методу решения проблем, а также даны советы, помогающие справляться управленцу справляться с негативной информацией.

Объектом исследования является менеджмент как наука и искусство управления в современном мире. Предмет исследования – это проблема самоменеджмента как нового направления в традиционном менеджменте.

Структура данной работы включает в себя такие разделы, как: современные научные взгляды на сущность самоменеджмента (рассмотрены в отдельном порядке сущность, цели и функции самоменеджмента, концепции самоменеджмента, слагаемые эффективного самоменеджмента); основные составляющие самоменеджмента (дается изложение описания этики и социальной отвественности менеджера, эффективного использования рабочего времени, организации выступлений и проведения совещаний и приемов ведения деловых бесед); в практической части работы охарактеризованы особенности самоменеджмента в зарубежных странах, освещается самоменеджмент в России и значительный акцент сделан на практических приемах самоменеджмента.

Цель исследования – осуществление помощи в закреплении навыков и приемов эффективного самоменеджмента. Цель достигается за счет ряда задач, выполнение которых предусматривает:

Обоснование понятие сущности и механизма функционирования самоменеджмента;

Анализ современных зарубежных и российских концепций самоменеджмента;

Выявление слагаемых эффективного самоменеджмента;

Описание этики и социальной ответственности менеджера;

Советы, применимые к организации выступлений, а также к проведению совещаний и приемам ведения деловых бесед;

Применение методов самоменеджмента на практике.


1. СОВРЕМЕННЫЕ НАУЧНЫЕ ВЗГЛЯДЫ НА СУЩНОСТЬ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Сущность, цели и функции самоменеджмента

Начало научного осмысления проблемы самоменеджмента в отечественной управленческой и социологической литературе можно отнести к середине 90-ых годов. В одной из первых публикаций на эту тему В. Карпичевым была предпринята попытка «введения в проблему» самоменеджмента, выдвинуты на обсуждение некоторые контуры модели самоменеджмента. Несколько ранее понятие «самоменеджмент» было введено в научный оборот Л. Зайвертом, руководителем Института рационального использования времени в Германии. Интерес к этой проблеме не случаен. Он обусловлен логикой развития управленческих знаний.

Самоменеджмент как новое направление в современном менеджменте возник в ответ на изменения в управленческой ситуации в мире:

возрастание масштабов и динамизм изменений в предпринимательстве и бизнесе требуют от менеджеров освоения новых подходов и навыков управления, борьбы с возможностью собственного отставания, непрерывности саморазвития;

нарастание неопределенности, давления и напряженности в различных формах жизнедеятельности организаций и связанных с этим стрессов требуют от менеджеров умения управлять собой;

превращение творческого потенциала работника в самый ценный капитал организации выдвигает требование сохранения и развития этого потенциала, в том числе и самими работниками;

исчерпание возможности многих традиционных школ и методов управления ставит менеджеров перед необходимостью освоения современных управленческих приемов переоценки своего потенциала и работы над его развитием.

Очень важным фактом является то, что потребность в мотивации творческого потенциала каждого работника и невозможность удовлетворить ее в рамках традиционного менеджмента и усилиями самих организаций вызвали к жизни процесс социологизации и психологизации менеджмента, на волне которого и возникло направление самоменеджмента, открывающее перспективы для исследования и практической реализации индивидуальной деловой карьеры.

Теперь необходимо определить сущность самого понятия «самоменеджмент». Самоменеджмент – это последовательное и направленное применение испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального, осмысленного использования своего времени.

Соответственно основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

На самоменеджмент возлагается выполнение определенных функций, в виде которых представлено ежедневное решение разного рода задач и проблем. Функции находятся в определенной взаимозависимости и, как правило, реализуются в определенной последовательности.

Подобный процесс самоменеджмента представлен как своего рода круг правил, наглядно демонстрирующих связи между отдельными функциями самоменеджмента (рисунок 1)

Для каждой функции разработаны рабочие приемы и методы ее реализации, а также ожидаемый результат в виде выигрыша во времени. Все они составляют технику самоменеджмента.

Как видно из схемы, изображены два круга, включающие функции самоменеджмента, – внутренний и внешний.

самоменеджмент деловой этика



Рисунок 1.1 – Круг правил

Во внешнем круге обозначены пять правил:

1 – постановка целей (анализ и формирование личных целей);

2 – планирование (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности);

3 – принятие решений (принятие решений по предстоящим делам);

4 – реализация и организация (составление распорядка дня и организация личного трудового процесса для осуществления поставленных задач);

Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к нашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на нашем пути. К сожалению, многие руководители, управляя теми или иными коллективами, мало проявляют личную организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время. Это свидетельствует о том, что они недостаточно используют возможности саморазвития, которые предоставляет им самоменеджмент.

Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь организовать свой труд, чтобы эффективность была максимальной, обеспечивая при этом рачительное использование самого ценного ресурса - времени, а именно:

    Либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности,

    Либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование в повседневной практике испытанных методов работы, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время для достижения успеха. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

В первую очередь, речь идет о том, чтобы ситуацию собственной неупорядоченной работы и внешних обстоятельств, влияющих на ее выполнение, превратить в ситуацию целенаправленных, систематически планируемых и осуществляемых задач. Улучшение собственного стиля работы должно исходить непосредственно от каждой конкретной личности; самоменеджмент означает способность владеть собственным временем и работой и не позволять времени и работе господствовать над собой. Для этого прежде всего необходимо самому владеть ситуацией, то есть активно влиять на процесс работы и управлять им. Самоменеджмент позволяет увеличить нагрузки и за счет применяемых методов и инструментов экономить время для повышения личных достижений и получения требуемых результатов.

Однако многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. Ведущий европейский специалист по проблемам эффективного использования времени и осмысленной организации жизни профессор Лотар Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо, начиная с самого себя: «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того чтобы изменять обстоятельства, которые мы не в силах изменить, нужно изменить свое отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее и с меньшими затратами времени выполняя возложенные задачи, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает - время - путем составления планов работы, где каждому виду деятельности отводится определенное место.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной очередности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

    Постановка цели - анализ и формирование личных целей;

    Планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

    Принятие решений по конкретным делам;

    Реализация и организация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

    Контроль - самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей);

    Информация и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех этапах самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться.

Каждой функции самоменеджмента соответствуют определенные рабочие методы, техники работы, применение которых приносит соответствующие результаты, не позволяя попасть во временной цейтнот, который неизбежно ведет к стрессовому состоянию. Краткий обзор методов самоменеджмента приведен в табл. 1.

Таблица 1

Обзор техники самоменеджмента

Untitled Document

Функции

Методы

Техника работы

Успехи. Результаты (выигрыш времени благодаря…)

1. Постановка целей

Стратегия целей и методов достижения успеха

Нахождение и формулирование целей

Ситуационный анализ

Мотивирование

Распознавание преимуществ

Концентрация усилий на «узких местах»

Устранение слабых мест

Фиксирование сроков и последовательных действий

2. Планирование

Принципы временного менеджмента. Планирование на конкретные периоды времени

АЛПЕН-метод

Менеджмент с помощью дневника времени

Подготовка к осуществлению целей. Оптимальное распределение и использование имеющегося в распоряжении времени

Сокращение продолжительности проведения мероприятий

3. Принятие решений по конкретным делам

Установка приоритетов Принцип Парето (Правило «80:20»)

АВС-анализ

Принцип Эйзенхауэра

Делегирование полномочий

Организация труда, приводящая к успеху

Первоочередное решение жизненно важных проблем

Упорядочение задач в соответствии с их важностью

Преодоление «тирании» срочности и неотложных заданий

4. Реализация и организация

Распорядок дня

Кривая нагрузки

Биоритмы

Саморазвитие

План в рамках дня

Применение принципов самоменеджмента. Концентрация внимания и усилий на существенных задачах

Использование пика производительности. Принятие во внимание периодических колебаний работоспособности

Выработка индивидуального стиля работы

5. Контроль

Контроль результатов (контроль целей, конечный и промежуточный контроль)

Контроль в течение дня (сравнение намеченного и итогов)

Обзор проведенного дня (самоконтроль)

Обеспечение выполнения запланированных мероприятий

Позитивное ведение жизни

6. Информация и связь (коммуникация)

Рациональные беседы, совещания, обсуждения.

Рациональные диалоги (менеджмент посещений)

Рациональное общение по телефону

Рациональное ведение корреспонденции.

Рациональное чтение

Использование чеклистов и формуляров

Лучшая организация совещаний, времени для переговоров

Устранение помех

Меньшие перерывы в работе

Более высокая скорость чтения

Меньшая «бумажная война»

Согласно разработке российского специалиста в области персонального менеджмента С.Д. Резника, искусство самоменеджмента - управление собственной жизнью складывается из семи блоков характеристик - своеобразной модели требований к качествам менеджера (табл. 2).

Таблица 2

Модель качеств менеджера «Умение управлять самим собой»

Untitled Document

Основные группы качеств

Практическая полезность предлагаемой концепции не вызывает сомнений, поскольку ориентирует на самооценку потенциала менеджера в каждой из функций, нацеливает на индивидуальную управленческую деятельность в каждом из основных составных элементов с опорой на теорию классического менеджмента, рекомендует, как практически улучшить результат.

Достичь успеха - одна из основных потребностей человека, распространяющаяся как на личную, так и на профессиональную сферу. Однако, отвечая на вопрос о том, в чем заключается личный успех, каждый может высказать собственные соображения. Анализируя основные системы достижения личного успеха, в первую очередь, выделяют следующие шесть факторов успеха:

    Личная стратегия и цели,

    Эффективная самоорганизация,

    Оптимальное использование информации,

    Использование навыков,

    Успешная коммуникация,

    Ориентация во внешнем окружении.

Как же добиться личного успеха? Для этого прежде всего необходимо осознать потребность в развитии личности и искренне стремиться к этой цели. Следовательно, анализ собственной личности является предпосылкой ее успешного развития. Лишь тот, кто на данный момент четко представляет себе собственный уровень развития, может определить, каким он должен быть в будущем и как его достичь.

Лучшая возможность познать самого себя - это эффективный самоанализ. Такой анализ, однако, не имеет ничего общего с личной самооценкой. Цель анализа - помочь человеку объективно определить свои сильные и слабые стороны, выявить природную одаренность, а также дать практические советы по дальнейшему успешному развитию сильных сторон личности и преодолению слабостей.

Конечная цель самоанализа состоит в том, чтобы осознать свои сильные и слабые стороны; преодолеть собственные границы, проводимые неосознанной самооценкой; развить позитивное отношение к жизни, в рамках которого личный успех станет реальностью.

При реализации предложений по успешному развитию личности, включающему в себя как профессиональный, так и личный успех, можно руководствоваться следующей концепцией (рис. 1), предложенной немецким исследователем Куртом Нагелем.

Рис. 1. Три шага к личному успеху

    1-й шаг. Самопознание - осознание своих сильных и слабых сторон, одаренности, способностей и навыков.

    2-й шаг. Установление иерархии ценностей - создание личной системы ценностей.

    3-й шаг. Саморазвитие - реализация результатов предыдущих шагов в рамках собственных возможностей.

    1. Успешное самоуправление включает в себя, в частности:

      Определение личной стратегии жизни и планирование целей (фактор успеха 1),

      Самоорганизацию с использованием методов рационализации труда (фактор успеха 2).

    2. Успешное применение способностей посредством

      Оптимального использования информации и постоянного эффективного обучения (фактор успеха 3),

      Позитивной самомотивации и использования способностей (фактор успеха 4).

    3. Успешная ориентация при работе с партнерами и клиентами

      Путем эффективной коммуникации и оптимального ведения переговоров (фактор успеха 5),

      Генерирования положительных моментов для окружающих и ориентации на партнеров и клиентов в самом широком смысле слова (фактор успеха 6).

Фактор успеха 1: личная стратегия

Многочисленные опросы руководящих кадров и топ-менеджеров фирм позволяют придти к выводу, что успех чаще всего сопутствует людям, имеющим личные цели и стратегии. Неудачники позволяют собой манипулировать, а победители берут управление в свои руки. Те, кому сопутствует успех, преследуют определенную цель; для них она является двигателем, придающим их жизни динамику. Все известные стратегии успеха отмечают значение постановки цели. Они поясняют роль целей в течение всей жизни и конкретного периода. Отсутствие плана нередко является одной из главных причин неудач. Несомненно, что и труд в узком смысле, и жизнь в целом можно построить гармонично и успешно.

Общим для различных систем достижения успеха, теоретических и практических выводов, является следующий: преуспевающий человек придерживается того, что приближает его к цели. При этом важно, что люди успеха хотят достигнуть результата не только в каждом отдельном эпизоде, но мысленно представляют себе и весь свой путь на более длительную перспективу.

Людей успеха выделяют способность воодушевляться своими задачами, оптимизм при решении сложных проблем и постоянная внутренняя готовность действовать, тесно связанная с социальным компонентом и этическим восприятием. Чем выше требования, предъявляемые к задачам, и выше уровень их реализации, тем обычно успешнее складывается у таких людей каждая конкретная жизненная ситуация.

Фактор успеха 2: эффективная самоорганизация

Люди, достигшие успеха, как правило, успешно управляют и своим рабочим временем. Им удается так организовать свои действия, что времени хватает на все, а перенапряжения не происходит. Время - благо, притом строго ограниченное. Оно представляет собой абсолютную границу человеческих возможностей, и с этим ценным ресурсом следовало бы обходиться особенно бережно. Однако нередко происходит обратное. Нельзя не учитывать и того, что большинство людей не имеет возможности использовать свое время так, как им хотелось бы. Прежде всего экономические и социальные обстоятельства диктуют нам четкие ограничения. К этому во многих случаях добавляется высокая степень внешней зависимости различного рода - от руководства, клиентов, поставщиков, сотрудников, членов семьи. Форма внешнего влияния различается в зависимости от конкретной ситуации или вида деятельности.

Тем не менее, все мы имеем шанс лучше распорядиться своим временем в рамках данности. Сознание того, что время используется правильно, позитивно влияет на нашу жизнь. Этот тезис приобретает значение в том случае, если иметь в виду время не в краткосрочном, а в перспективном плане. Тогда становится понятной мысль одного из авторитетных специалистов по организации рабочего времени из США Алена Лакейна: «Тот, у кого время выскальзывает из рук, упускает жизнь: тот, кто держит свое время в руках, держит в руках свою жизнь». Из этого Лакейн делает вывод: «Потерянное время - это растраченная жизнь; использованное время - это полноценная жизнь».

Если мы хотим эффективно использовать на практике самоуправление, то оказывается недостаточно просто усвоить необходимые для этого правила и руководствоваться многообещающими концепциями самоорганизации. Прежде всего необходимо самокритично проанализировать модели собственного поведения. Определенные, годами формировавшиеся взгляды и привычки придется подвергнуть серьезному переосмыслению. Лишь тот, кто принципиально готов по-новому определять собственное поведение, сможет добиться эффективной самоорганизации при помощи технических приемов и методов планирования времени.

Фактор успеха 3: оптимальное использование информации

Возрастающая роль информации и расширяющиеся возможности ее оптимального использования и обобщения во всех областях коренным образом изменили все виды деятельности в нашем обществе. Сегодня информация по любым областям знаний может быть получена гораздо быстрее и проще, чем когда-либо ранее. Столь легкий доступ к накопленной информации и научным данным приводит к коренному изменению всего процесса обучения. Компьютер с его огромной мощностью и постоянно совершенствующимся программным обеспечением открывает нам ранее неведомые горизонты новых возможностей обучения, которыми следует воспользоваться.

Особое значение при этом имеет способность человека обучаться. Исследования показывают, что обучение не ограничивается каким-то определенным возрастом, а мозг сравним с мышцей, которая нуждается в постоянном упражнении. Доказано, что у людей старшего возраста, поддерживающих «умственную форму», мозг функционирует лучше, чем у их сравнительно молодых коллег, прекративших после получения диплома ментальную тренировку.

Развитое мышление ценится сегодня все выше. В одном из выпусков «Megatrends aktuelle» его издатель Дж. Нэсбитт утверждает, что в динамичном профессиональном мире самыми важными качествами являются мыслительные способности и умение вести диалог, а знание о том, как надо учиться, пригодится работникам в будущем намного больше, чем специальные знания. Нельзя не признать справедливость такого утверждения.

Фактор успеха 4: позитивная самомотивация и использование способностей

Как правило, мы используем лишь ничтожный процент своих умственных возможностей. Знания остаются невостребованными, пока кто-нибудь не создаст предпосылки для их использования. Необходимо, чтобы каждый в отдельности не оставлял попыток осознать свои способности и применить их на практике. Чтобы воспользоваться собственными способностями, надо прежде всего этого захотеть.

Умение использовать собственные способности предполагает анализ своих дарований и слабостей. При этом особое внимание следует обратить на свои сильные стороны. Многие люди обладают солидными знаниями и навыками. Однако из-за отсутствия внутренней мотивации, готовности действовать эти ресурсы не используются, а ведь личное отношение к поставленной задаче в неменьшей степени, чем знания, определяет конечный результат.

Центральным мотивом и основным стимулом деятельности может считаться свойственная всем людям потребность в труде. Сам же его результат зависит от конкретной личности, ее способностей и рабочей ситуации, в которой она находится. Достижение, как результат усилий с целью получения справедливой оплаты, представляет собой существенную составляющую удовлетворенности. Лишь когда уравновешены представления о ценностях, проявляется ярко выраженное желание работать и имеет место эффективное использование человеческих способностей.

Фактор успеха 5: эффективная система коммуникации

Люди успеха - это специалисты эффективной коммуникации. Они ищут контакта, проявляют инициативу, мотивируют себя и других. Эффективная коммуникация невозможна, если все вращается вокруг собственного Я. С другой стороны, положительное отношение к собственной личности является важной основой для создания отношений. Часто бывает необходимо внушать решимость себе и другим. Ободряющая, убедительная речь является важным компонентом такого положительного отношения к собственной личности. Коммуникация происходит как в вербальной, так и в невербальной областях, выражаясь через язык слова и язык тела, в частности, жестикуляцию, мимику, взгляды и т. д. В ходе переговоров и встреч особенно важно обращать внимание на сигналы, подаваемые нашим партнером на языке тела, так как внешний образ его поведения имеет решающее значение для нашего восприятия.

Фактор успеха 6: ориентация во внешнем окружении

Речь здесь идет прежде всего о том, чтобы, стремясь к своей цели, способствовать благу окружающих - ибо значительные деяния всегда совершаются во имя других. Для того, чтобы предложить обществу наилучшие результаты, необходимо самому быть в оптимальном состоянии готовности. Имеются в виду такие факторы успеха, как контактность, владение искусством переговоров, уверенность в себе. Успех обеспечен, если мы постоянно думаем о том, чтобы предложить нашему окружению максимально возможную выгоду. Последовательно повышая отдачу для окружающих, мы автоматически повышаем также и собственные личные показатели.

К сфере ориентации во внешнем окружении относится также и человеческое поведение, которое пытаются анализировать и которым пытаются управлять с конца 1960-х годов. Поведение человека - это оптимизация его жизненных возможностей в заданном окружающем пространстве. Посредством точного исследования социальных связей многие исследователи обнаружили среди произвольных, на первый взгляд, моделей человеческого поведения общие моменты и создали тем самым четкое и полезное описание анализа поведения человека по отношению к окружающим. Познание собственной личности и одновременное проникновение в чувства и ощущения окружающих можно облегчить, используя знания о человеческом поведении, полученные путем анализа способов общения.

Описанные в литературе и предлагаемые для практического освоения системы достижения личного успеха заслуживают самого серьезного внимания. В каждом конкретном случае рекомендуется выбирать те методы, которые соответствуют внутреннему настрою и согласуются с личным восприятием мира. Лишь таким способом может быть достигнута внутренняя идентификация как предпосылка успешного применения научных выводов. Об этом высказывается Эдвард де Боно в своем бестселлере «Успех - случайность, интуиция или планирование?» Он обращает внимание на следующее:

    1. Для достижения успеха существуют самые разные проявления рабочего стиля. Для тех, кто всегда считал, что их личный рабочий стиль не является стилем успеха в обычном смысле, это должно стать стимулом для саморазвития.

    2. Следует попытаться максимально точно определить собственный рабочий стиль и использовать его в качестве ориентира при принятии решений, составлении планов, необходимости сделать выбор. Нужно, в первую очередь, думать о том, подходит ли то или иное к вашему стилю.

    3. Следует осознать недостатки своего рабочего стиля, но не смущаться ими и не позволять себе использовать их в качестве отговорки. Лучше попытаться развить сильные стороны и преимущества своего рабочего стиля вместо того, чтобы переделывать его.

На основе многочисленных концепций, посвященных достижению успеха, каждый может разработать свою, соответствующую индивидуальным потребностям стратегию. Разумеется, многочисленные методы и принципы достижения успеха нельзя механически распространять на всех, но ясно, что есть целый ряд универсальных критериев, которым соответствуют люди, добивающиеся успеха. Можно многому научиться с помощью чужих идей, моделей поведения и знаний, сделав их составной частью своего существа. Некоторые человеческие аспекты можно усовершенствовать путем более глубокого погружения в себя самого, при этом не манипулируя своей личностью. Нужно всегда помнить о собственных качествах, достойных развития и совершенствования.

Насколько успешно протекает наша жизнь, зависит целиком и исключительно от нас. Не обстоятельства, не окружающие нас люди или какие-либо другие факторы определяют нашу жизнь, а только мы сами со своими мыслями и представлениями о самих себе. Наша жизнь и ее будущее находятся в наших руках, и крайне важно осознавать, что лишь мы сами можем повлиять на собственный успех.

Переполненные шкафы для документов, бесконечные записки с пометками о запланированных делах, треснувший по корешку ежедневник. Множество требований, ожиданий и обязанностей и минимум удовольствия и радости. Многим знаком этот замкнутый круг из спешки, стресса и постоянных разочарований. Между тем, другие вещи, по меньшей мере столь же важные, как и те, которыми мы заняты большую часть нашей повседневной жизни, а порой даже и свободное время, полностью блокируются.

Главные жизненные сферы

Мы можем разделить нашу жизнь на четыре основные сферы: контакты - тело - работа - смысл (рис. 2). У многих людей одна из жизненных сфер, например работа, стоит на первом плане. Однако хроническое одностороннее предпочтение какой-либо одной жизненной сферы неизбежно ведет к возникновению проблем в других сферах, не менее важных. Это, в свою очередь, негативно отражается и на результатах работы: в конце концов «больше» превращается в «меньше». Перевес в сфере «работа» ведет к психосоматическим нарушениям, конфликтам в семье и в частных отношениях и может развиться вплоть до кризиса смысла. «Когда я после перенесенного сердечного инфаркта лежал в реанимации, мне наконец-то стало ясно, что своей работой довел себя до полного изнеможения», - (49-летний начальник отдела продаж).

К чему стремится большинство людей и чего достигают лишь немногие? Ответ очевиден: баланса и оптимального жизненного ритма в соответствии с индивидуальными особенностями каждого. Не следует математически точно рассчитывать жизненный баланс, разделив сто процентов на количество жизненных сфер и получив четыре части,

каждая из которых равна 25%. Личный баланс, удовлетворяющий конкретного человека и учитывающий четыре жизненные сферы, воспринимается каждым человеком по-разному. Не имеет значения, сколько времени лично вы отводите каждой сфере. В любом случае время и энергия должны быть рассчитаны таким образом, чтобы это вызывало у вас чувство удовлетворения.

Рис.2. Баланс жизненных сфер

Удовлетворение наступает тогда, когда все четыре жизненные сферы: работа, связи/семья, здоровье и смысл жизни пребывают в разумной гармонии. Если же такое равновесие отсутствует, то на каком-то из направлений возникает ощутимый перевес сил и энергии. В этом случае крушение гармоничного состояния практически запрограммировано.

Нормально, если процентное соотношение между сферами обнаруживает отчетливый перевес в пользу какой-либо одной сферы. В сфере «достижения/работа» отметка часто достигает 70%. Это вполне объяснимо, поскольку большинство из людей находятся в фазе трудовой деятельности. Сфера «смысл» в большинстве случаев стоит в процентном отношении ниже других (от пяти до десяти процентов, если не меньше). Подумаем все же, насколько важной является именно эта сфера. Известно, сколь многого можно достигнуть в жизни, если за всеми поступками стоит определенный смысл.

Одинаковое отношение ко всем своим действиям и равноценное планирование, учитывающее все жизненные сферы, является началом здорового жизненного баланса. Однако на практике большинство из нас настроено так, чтобы только профессиональные задачи рассматривать как единственно важные и достойные того, чтобы им уделяли время. Игра с детьми, время для углубления образования или хобби, час-другой для самого себя или для общения с партнером, друзьями или родственниками подчас не находят места в наших планах. В повседневной жизни мы отводим для этих важных занятий время, которое остается от нашей профессиональной деятельности. Тем самым мы неправильно определяем приоритеты. А именно здесь и находится ключ: мы должны быть готовы выделить в нашем плане место для всех жизненных сфер. Только в этом случае в него войдут часто не реализуемые добрые намерения. Во всем, чем бы мы ни занимались, не надо забывать следить за равновесием всех активных факторов, участвующих в нашей деятельности. Только если наша жизнь сбалансирована, можно спокойно принимать все вызовы внешнего мира и неуклонно приближаться к поставленным целям.

Следует всегда держать в поле зрения все жизненные сферы. Нарушение жизненного баланса часто протекает постепенно и незаметно. Нужно никогда не упускать из виду свои жизненные сферы и регулярно инспектировать их. Чаще задавайте себе вопрос о том, что действительно важно для вас, помните, что поддержание правильного баланса напрямую отражается на самочувствии. Ведь чувство удовлетворения является следствием внутреннего равновесия.

Постоянно следите за четырьмя жизненными сферами и отмечайте какая из них особенно пострадала в последнее время. Чем можно похвастаться? Регулярно выстраивайте планы в отношении каждой из перечисленных выше жизненных сфер. Поступая таким образом, можно не только внести гармонию в отдельные жизненные сферы, но и приблизиться к достижению большой жизненной цели. Ведь все остальные сферы в это время будут пребывать в состоянии баланса. Поэтому нужно стараться всегда сохранять целостный взгляд на жизнь. Только так можно осмысленно и правильно планировать будущее.

Правильный баланс и состояние удовлетворения

Жизненный баланс предполагает состояние удовлетворения. Все методы эффективного управления временем и собственной личностью, все рекомендации направлены на достижение правильного жизненного баланса. Мы стремимся к тому, чтобы все наши важнейшие жизненные сферы - работа и достижения, семья и связи, смысл и ценности, тело и здоровье находились в здоровом равновесии.

Жизненный баланс - это прежде всего вопрос качества нашей жизни. К чему бы мы не стремились в своей жизни, все наши устремления направлены на удовлетворение наших внутренних потребностей. Что представляют собой эти потребности, удовлетворение которых поддерживает наш дух в здоровом состоянии и приближает нас к достижению вожделенного жизненного равновесия? Что наполняет нас счастьем и удовлетворением и, наоборот, провоцирует стресс, если наши действия отклоняются от правильного пути?

Многие психологи задумывались над природой и функциями наших внутренних потребностей. Так, Абрахам Маслоу описывает пять основных человеческих потребностей. Выстроенная им пирамида потребностей (рис. 3), в которой каждая следующая потребность начинает требовать своего удовлетворения после того, как удовлетворяется предыдущая, сейчас очень популярна. Бесспорно, что эти пять основных потребностей действительно мотивируют все наши действия:

    1) физиологические потребности,

    2) надежность и стабильность,

    3) защищенность и любовь,

    4) признание и уважение,

    5) самореализация.

Рис. 3. Пирамида потребностей по Маслоу

Вначале нужно удовлетворить физиологические потребности . По Маслоу, основными физиологическими потребностями являются голод и жажда (сегодня сюда можно включить заботу о собственном здоровье, занятия спортом и отдых). Грехи, которые человек совершает при удовлетворении этих потребностей, можно искупить лишь немалыми усилиями.

Следом идет потребность в надежности и стабильности . В наше время люди нередко полностью отдаются работе, чтобы создать надежную материальную базу для себя и своей семьи. Попробуйте непредвзятым взглядом посмотреть на свою профессиональную карьеру, учитывая при этом иерархию потребностей. С одной стороны, желание профессионального роста достойно уважения, но с другой - условием этого роста часто выступает удовлетворение других потребностей.

Защищенность и любовь следует искать в межличностных связях, независимо от их рода и характера. Решающим моментом в наших отношениях с другим человеком является наше желание быть любимым и получить признание. Общаясь с другими людьми, мы помимо прочего развиваем еще и свою идентичность.

Известно, какое мотивирующее значение имеет признание со стороны других людей. В основе этой потребности лежит наше желание получить уважение окружающих . При этом мы хотим, чтобы нас уважали за те наши качества, которыми мы уже обладаем, а не за то, чего хотят от нас другие люди. Для этого нам важно самим знать свои сильные и слабые стороны. Пользуясь уважением и признанием со стороны других людей, мы начинаем сами уважать и любить себя. А именно это необходимо нам для счастливой жизни.

Маслоу помещает потребность в самореализации на верхний уровень своей пирамиды. Тот, кто ощущает в себе эту потребность, стремится раскрыть свой потенциал в различных сферах своей жизни. Этот мотив способствует конечному достижению жизненного равновесия. Реализация собственных возможностей позволяет нам жить, оставаясь самим собой, и в результате приводит к установлению правильного жизненного баланса.

Найти себя - вот наша главная цель. Поэтому стремитесь лучше знать различные ипостаси своего я: я-признание (работа), я-отношение (частные контакты), я-расслабление (тело и здоровье) и я-духовность (смысл и ценности).

Успехов в бизнесе руководителю невозможно добиться без внутренней самодисциплины. Рациональная организация личного и рабочего времени означает высшую степень подготовленности к решению любых профессиональных задач. Самоменеджмент - это комплекс мер по мобилизации внутренних возможностей саморазвития. Его результатом становится эмоциональная и психическая стабильность, личная подтянутость и собранность.

Самоменеджмент: что подразумевается под этим термином

Для управления коллективом мало знать технологические особенности производства. Недостаточно также владеть методикой грамотного отбора персонала и управленческими навыками. Руководитель должен, прежде всего, иметь способность к самоорганизации.

Способность организовать свой рабочий день таким образом, чтобы он был максимально эффективным, значит, освоить искусство самоменеджмента. На этом пути руководитель относится к рабочему и личному времени, как к высшей ценности.

Он использует его только для плодотворной деятельности и боится растратить на незначительные или второстепенные моменты. Единожды поставленная цель в бизнесе достигается только при бережном уважении к каждому рабочему часу.

Именно организованное время приводит руководителя к успеху в профессии. В рамках этого понятия предполагается планомерное и методическое использование приемов организации своего труда и работы подчиненных.

Главная задача самоменеджмента состоит в выработке осознанного управления всем ходом собственной жизни.

Если на производстве или в учреждении руководитель научился рационально распределять рабочие часы свои и персонала так, чтобы не была попусту потрачена ни одна минута, то это непременно скажется и на его личной жизни. Привычка к самоорганизации - это самая хорошая и полезная привычка. Она делает жизнь управляемой и приятной.

Самоменеджмент: преимущества

Систематизация в планировании предстоящих задач не будет трудной, если оно осуществляется регулярно. Вся эффективность состоит именно в регулярности использования приемов самоорганизации.

Самоменеджмент руководителя оптимизирует имиджевую составляющую компании. Когда руководитель вырабатывает собственный неповторимый стиль, это непременно сказывается на авторитете всего производства. Овладев приемами саморегуляции, менеджер любого звена не позволит обстоятельствам превалировать над собой. Он сам формирует обстоятельства и направляет их в нужное ему русло.

Более того, самоменеджмент как способ организации рабочего личного времени даст возможность повысить нагрузки. Человек успевает делать больше за тот же промежуток времени, что опять-таки сказывается на конечном итоге работы всей компании.

Древняя мудрость, озвученная Корнилием, в полной мере применима к современному понятию самоменеджмента: «Самая трудная победа - это победа над собой». Руководитель, которому удалось искоренить нерациональное, бездумное, не планомерное использование временных ресурсов, способен контролировать все процессы вокруг себя.

Такой человек не стремится изменить события, но он вырабатывает определенное отношение к этим событиям - как у самого себя, так и у подчиненных ему персоналий.

Таким образом, получить контроль над временем возможно только посредством составления графика работы, где предусматривается каждый вид деятельности. При этом каждой трудовой функции должно отводиться строго определенное время и место.

Самоменеджмент как совокупность конкретных функций

Каждодневный труд на производстве - это не что иное, как разнообразные функции, находящиеся между собой в определенной зависимости. Некоторые из них проистекают одна из другой. При этом какие-то более важны, а какие-то можно отнести к второстепенным.

Самоменеджмент включает несколько ступеней, которые преодолеваются руководителем в процессе выполнения любой задачи:

  1. Формирование целей. Необходимо не просто сформулировать поставленную цель, но проанализировать ее и четко выяснить ее конечный результат.
  2. Систематизация действий для достижения цели. На этой ступени требуется разработка графиков и планов. Кроме того, руководитель должен всегда иметь несколько запасных вариантов решения профессиональной задачи. Это даст ему возможность выбрать наиболее оптимальный из них.
  3. Принятие решений по конкретной профессиональной задаче. Решения должны приниматься с учетом интересов компании, а не личных предпочтений руководителя.
  4. Способы реализации цели. Имеется в виду формирование жесткого распорядка дня. В нем должны найти отражение все этапы трудового дня руководителя.
  5. Самоконтроль и корректировка целей. Достижение цели будет более эффективным при самокритичном отношении к каждому принимаемому решению и поступку. Постоянный внутренний контроль - это лучший способ скорректировать поставленные цели и пути их достижения.

Самоменеджмент руководителя требует постоянной напряженной аналитической работы. При принятии каких-либо решений руководитель должен уметь выделить жизненно важные проблемы для производства, которые решаются первоочередно.

Расхожая фраза «решать проблемы по мере их поступления» не подходит для самоменеджмента. Она предполагает пассивное движение по течению. Если же руководитель научился упорядочивать задачи, то он попросту не допустит нагромождения проблем друг на друга. Грамотная организация труда автоматически означает планомерное течение рабочих будней.

Роль коммуникаций в вопросе самоменеджмента

На каждой ступени существования в рамках самоменеджмента большую роль играют коммуникации и информативность. Без обмена информацией никакие усилия руководителя не актуальны. Принимаемое решение должно тут же доводиться до сведения персонала.

Для этой цели проводятся совещания, планерки и переговоры. Но даже самое обычное совещание при нерациональном отношении к временным ресурсам можно растянуть на несколько часов.

Организация планерок требует большой подготовительной работы. Чтобы текущие совещания по производственным вопросам проходили с максимальной эффективностью и с минимальными временными затратами, к ним надо готовиться. А для этого руководитель опять-таки должен проявлять аналитический подход в вычленении главных задач, которые он намерен озвучить на рабочем совещании.

Хорошие результаты в этом отношении приносит алгоритмизация проведения совещаний между подразделениями. Если планерка проходит по заданному порядку, она будет более организованной.

Рациональная организация совещаний предполагает использование демонстративных и наглядных материалов, которые могут заменить монотонное чтение с листа профильной информации. Руководителю останется только переключать внимание коллег с одного информативного стенда или с изображения на экране на другое.

При этом использование технических информативных средств упрощает восприятие нужной информации коллегами. Однако для проведения такого экспресс-совещания руководитель должен иметь навыки рациональной подачи материала. И когда этот принцип входит в привычку, совещания проходят легко и становятся плодотворными. С них уходят с чувством качественно сделанного дела.

В опросе рациональной организации внутрикорпоративных совещаний большое значение должно отводиться рациональным диалогам.

В рамках менеджмента посещений руководитель получает следующие преимущества:

  • видит производственную проблему на месте;
  • имеет возможность выслушать ответственного за проблемный участок;
  • на месте озвучивает решение по устранению данной проблемы.

Рациональные диалоги в рамках менеджмента посещений не должны носить спонтанный характер. Любой выход в цех или на производственную площадку должен преследовать определенную цель. Когда рабочие знают, что руководитель хочет видеть то-то и то-то, они, соответственно, настраиваются на сугубо узкий диалог. Тем самым экономится и время рабочих, и время руководителя.

Телефонное внутрикорпоративное общение как составная часть самоменеджмента

Самоменеджмент включает активное телефонное общение. Оно должно быть максимально рациональным, кратким и очень конкретным. Корпоративные шутки, которыми принято сопровождать общение по телефону во время рабочего дня, ни в коем случае не должны исходить от руководителя.

Рациональное использование телефонии предполагает подготовку к разговору. В этом отношении очень помогает голосовое меню, которое распределяет поступающие звонки в разные подразделения конкретным специалистам. Это максимально экономит рабочее время и делает общение более предметным.

В этом отношении роль руководителя должна проявиться в обеспечении технической составляющей. Например, набирающая популярность виртуальная телефония удобна также тем, что она максимально предметно организует телефонное общение. Если руководитель дорожит временными ресурсами, то он обязательно уделит внимание современным способам коммуникации.

Чек лист как способ упорядочивания действий в рамках самоменеджмента

К информативной части коммуникаций относится также использование внутрикорпоративных формуляров и чек листов. Если они составлены подробно, но без воды и многословия, то могут заменить хорошее совещание с утомительным озвучиванием итогов или нормативов.

Чек лист является чрезвычайно эффективным способом контроля. Он содержит перечень предстоящих инспекторских проверок в каком-либо виде деятельности.

Менеджеру тем самым дается возможность спланировать свои профессиональные задачи так, чтобы по каждому пункту списка он всегда был готов отчитаться. Для руководителя перечень действий, которые надо выполнить самому или подчиненному персоналу, - это еще один способ организации рабочего процесса.

При этом он не занимает много времени и практически не требует бюджетных затрат. По сути, это фундаментальный инструмент тестирования, задача которого - не дать забыть о наиболее важных профессиональных делах.

Самоменеджмент руководителя обязательно должен включать в себя составление чек листов. Это лучший способ определить последовательность действий и повысить надежность заключений, которые получаются на выходе.

Самоменеджмент: цель оправдывает средства

Главным мотивом, определяющим активность менеджера в профессии, должна стать цель, которую он перед собой ставит. Именно четко сформулированная цель формирует итог работы. Профессиональная цель руководителя может быть ориентирована на увеличение продаж или на расширение производственных мощностей.

Но в любом случае она должна удовлетворять следующим критериям:

  1. Быть реальной. Завышать профессиональную или личную планку неразумно. Недостижение цели может не только понизить самооценку, но и привести к краху всего производства.
  2. Соотноситься со временем. У любой цели есть измеримость. Бессмысленно ставить цели, которые не имеют конкретного временного интервала.
  3. Совместимость с второстепенными целями. Комплекс направлений в работе целей должны дополнять друг друга. Однако из них должно выделяться основное направление.

Желательно, если руководитель сам дифференцируют цели на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Их распределение - это не что иное, как рабочее планирование. Оно помогает выделить главные профессиональные ориентиры и тем самым увеличить трудовую мотивацию.

Самоменеджмент: личные ресурсы

Если руководитель хочет достигнуть высот мастерства в своей профессии, он должен объективно оценивать собственные возможности. Самокритика - лучший способ самовоспитания.

Определение личных ресурсов предполагает:

Наконец, каждый менеджер или руководитель должен отдавать себе отчет в том, что формирование целей - это перманентный процесс. Цель не может быть статичной. Как только она достигнута, необходимо двигаться дальше. Самоменеджмент включает в себя постоянное самосовершенствование и развитие.

Менеджер в своей повседневной работе много сил и времени тратит на выполнение рутинных обязанностей: участие в совещаниях, инструктаж подчиненных, подготовка и чтение отчетов, ответы на телефонные звонки, просмотр электронной почты и текущей корреспонденции, контроль и оценка результатов работы подчиненных и т. д. Эти дела, многие из которых не были заранее запланированы, заполняют рабочий день, и управляющему приходится только реагировать на них, а не опережать события. В таких условиях высока вероятность возникновения ошибок: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не делегируются, происходит ориентация на процесс деятельности, а не на результат.

Ко всем текущим, рутинным обязанностям руководителя можно применить рациональные процедуры, отработанные и испытанные методы, позволяющие устранить причины непроизводительного расхода времени, и помочь руководителю быстрее и с меньшими затратами достичь целей компании.

Самоменеджмент – это применение рациональных процедур, эффективных методов работы в повседневной, текущей деятельности, чтобы оптимально использовать свое время. Основная цель самоменеджмента – максимально реализовать свои возможности как на работе, так и в личной жизни, преодолевая неблагоприятные обстоятельства и сознательно управляя своей жизнью.

Самоменеджмент позволяет добиться следующих преимуществ:

1) выполнения работы с меньшими затратами времени и усилий;

2) лучшей организации труда и более высоких результатов;

3) меньшей спешки и стресса;

4) большей удовлетворенности от выполненной работы;

5) большей мотивации труда руководителя и работников;

6) меньшей загруженности работой;

7) роста квалификации руководителя и персонала;

8) достижения профессиональных и личных целей кратчайшим путем.

Начинать самоменеджмент необходимо с анализа практикуемого стиля работы, с инвентаризации своего времени. Она проводится за несколько рабочих дней (обычно за неделю) с целью определения причин возникающих дефицитов времени.

На первом этапе составляется инвентарная опись всех видов деятельности, в которых участвует руководитель:

1) анализ видов деятельности и расхода времени;

2) листок «дневных помех», перерывов в работе.

Второй этап – анализ инвентарной описи времени с позиций сильных и слабых сторон руководителя. Для этого необходимо проанализировать выполненную в течение недели работу по следующим критериям:

А – была ли работа необходима? (да; нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В»).

Б – были ли оправданы затраты времени? (да; нет). В – был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (да; нет).

1) общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);

2) продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);

3) соотношения:

а) ПА / ОПД х 100 %;

б) ПБ / ОПД х 100 %;

в) ПВ / ОПД х 100 %.

Если окажется, что более чем на 10 % деятельность руководителя была необязательной, то это значит, что у руководителя имеются проблемы с делегированием дел и с установлением приоритетов.

Если более чем в 10 % случаев расход времени был слишком велик, то руководитель должен проанализировать причины этого перерасхода (может быть, слабая самодисциплина, нерациональные технические приемы и т. д.)

Если более чем в10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у руководителя проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. д.).

Третий этап – обработка данных таблицы «Листок дневных помех» с целью выявления их причин.

2. Симптомы и причины нерациональной организации труда руководителей

Определите пять основных причин временных потерь, которые повторяются. Отметим наиболее существенные «поглотители» времени:

1) нечеткая постановка цели;

2) отсутствие приоритетов в делах;

3) попытка слишком много сделать за один раз;

4) плохое планирование трудового дня;

5) личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

6) недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);

7) отрывающие от дел телефонные звонки;

8) незапланированные посетители;

9) неполная, запоздалая информация;

10) неспособность сказать «нет»;

11) отсутствие самодисциплины;

12) затяжные заседания;

13) спешка, нетерпение;

14) отсутствие связи (коммуникации) или плохая обратная связь;

15) болтовня на частные темы;

16) неумение делегировать дела и т. д.

3. Инструменты самоменеджмента: «кривая жизни», временной ряд для ранжирования жизненных целей, анализ своих сильных и слабых сторон, установление приоритетов с помощью анализа АБВ и принципа Эйзенхауэра

Функциями самоменеджмента, как и любого управленческого процесса, являются планирование (постановка личных и профессиональных целей, разработка планов своей деятельности), организация (составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных целей), мотивация (побуждение себя к деятельности, направленной на достижение поставленных целей), контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости – корректировка целей).

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил на том, что должно быть достигнуто, какие результаты. У целей должна быть иерархия, высшая цель и подцели, промежуточные цели на пути к главной. Цели необходимо точно описать.

Для этого полезно изобразить «кривую жизни», где отмечены успехи и неудачи в прошлом и желаемые успехи в будущем. «Кривая» жизни должна отразить:

1. Как протекала ваша жизнь до сих пор?

2. В чем состояли ваши крупнейшие успехи? Где были поражения в профессиональной сфере? В личной?

3. Как вы представляете себе свое будущее?

4. До какого возраста вы хотели бы дожить?

5. Чего еще хотите достичь?

6. Какие удары судьбы и поражения возможны?

На кривой отмечается точка, где находится человек, а рядом с экстремальными точками «жизненной кривой» пишутся ключевые слова, характеризующие соответствующие успехи или неудачи. Далее формулируются пять важнейших целей, которых человек хочет достичь до конца своей жизни, и эти цели дифференцируются по временным критериям. При этом необходимо принять во внимание лиц ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, друзей, начальника), так как с событиями в их жизни необходимо считаться. Можно составить временной ряд для нахождения личных целей.

Затем записать на отдельном листке все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

1) долгосрочные цели – ориентиры того, чего человек хочет достичь в жизни;

2) среднесрочные цели – конкретные результаты, которых человек хочет добиться в ближайшие 5 лет;

3) краткосрочные цели – конкретные результаты, которых человек хочет достичь в ближайшие 12 месяцев. Сформулированные цели разделить на личные и профессиональные. Определение целей предполагает фиксацию сроков и результатов.

После выяснения для себя вопросов о личных и профессиональных целях необходимо определить средства для их достижения. Для этого надо определить свои сильные и слабые стороны. С этой целью можно опять обратиться к «кривой жизни» и проанализировать причины успехов и неудач. При этом важно установить те способности, знания, опыт, которые привели к соответствующему результату. Это могут быть специальные знания (знание производства, менеджмента, общая эрудиция), личные качества (целеустремленность, коммуникабельность, уравновешенность, инициативность, настойчивость, тактичность), интеллектуальные способности (творческий потенциал, интуиция, логическое мышление, рассудительность) и т. д. Анализ способностей позволит определить потенциал, которым располагает человек и который необходимо развивать для достижения своих целей.

В то же время следует знать свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных качеств, или принять меры к избавлению от этих недостатков. Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.

Знание сильных и слабых сторон (что я могу?) позволит определить средства достижения целей (личные, финансовые, временные ресурсы). На этом этапе должен быть найден ответ на вопрос: «К чему человек конкретно приступает?» Для этого составляются планы реализации поставленных целей. Из планов жизни, долгосрочных планов вытекают годовые, квартальные, месячные, декадные, которые конкретизируются в деловых планах дня. Планирование времени приносит выигрыш во времени.

План дня является важнейшей ступенью планирования времени и реализации намеченных целей. Составляя планы, необходимо устанавливать приоритетность целей и задач. Для иллюстрации этого нехитрого принципа часто приводится известная история под названием «Совет стоимостью в 25 000 долларов».

Чарльз М. Шваб, будучи президентом компании «Бетлэм стил», поставил перед Ивом Ли, советником по предпринимательской деятельности, необычную задачу: «Покажите мне возможность лучшего использования моего времени. Если Вам удастся, я уплачу Вам любой гонорар в разумных пределах». Ли предложил Швабу лист бумаги и сказал: «Составьте список важнейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра утром начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные Вами приоритеты еще раз и приступайте к № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не закончите и это дело. Потом переходите к № 3 и т. д. Даже если Вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела, прежде чем Вы потратите время на задачи меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь его. Пусть это будет привычным делом каждого рабочего дня. Если Вы убедитесь в ценности этой системы, „передайте“ ее дальше своим сотрудникам. Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а затем вышлите мне чек на сумму, которой, по Вашему мнению, эта система стоит».

Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на 25 000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своего менеджмента.

Преимущества работы по приоритетам.

1. Работа над действительно важными и сложными делами.

2. Решение вопросов в соответствии с их неотложностью.

3. Концентрация на выполнении только одной задачи.

4. Исключение дел, которые могут быть выполнены другими. Позитивные последствия работы по приоритетам.

1. Соблюдаются установленные сроки.

2. Возникает большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы.

3. Большее удовлетворение получают подчиненные и коллеги.

4. Удается избежать конфликтов и стрессовых перегрузок.

Для определения очередности важных дел применяют такие методы, как принцип Парето, анализ АБВ и принцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето (соотношение 80: 20) в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Применительно к рациональному использованию времени это означает, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % конечных результатов «поглощают» 80 % рабочего времени. Это как раз многочисленные второстепенные проблемы.

Следовательно, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо решать вопросы в соответствии с их важностью и значимостью.

Применение принципа Парето конкретизируется в анализе АБВ (рис. 5). Здесь все задачи распределяются по категориям АБВ в соответствии с их долей в итоговом результате.


Рис. 58. Анализ АБВ


Анализ АБВ основывается на следующих закономерностях:

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную собственную значимость в делах руководителя – всего 15 %.

Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. Эти дела не подлежат перепоручению. На следующие по значимости задачи Б приходится также существенная часть совокупного результата. Они могут быть частично поручены другим лицам. Задачи В менее важные, дают в целом небольшой итог. Их необходимо перепоручать и сокращать.

Американский генерал Дуайт Эйзенхауэр предложил простое средство для выбора приоритетов при решении задач. Согласно его правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задач различают четыре возможности их оценки и выполнения:

1. Срочные / важные дела. Их следует выполнять немедленно и самому.

2. Срочные / менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению этой задачи, потому что она срочная. Но она не столь важна, для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств, поэтому она должна быть делегирована.

3. Менее срочные / важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они могут подождать. Сложность может возникнуть тогда, когда эти задачи превратятся в срочные и должны будут решены руководителем в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо установить срок выполнения задачи или перепроверить степень ее важности и поручить полностью или частично сотрудникам.

4. Менее срочные / менее важные дела. Именно эти дела часто оседают на письменном столе и так заваленном бумагами. К таким задачам часто необходима корзина для бумаг.

4. Делегирование: значение, правила, причины сопротивления подчиненных и руководителей

Хорошим инструментом рационального использования времени руководителя является делегирование. Под делегированием понимается передача подчиненному задачи из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей для ее выполнения должны делегироваться полномочия и ответственность за выполнение задачи.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение задачи. Это право связано с принятием решений для выполнения задачи. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который ее занимает. Они всегда ограничены. Пределы полномочий определяются процедурами, правилами, должностными инструкциями или передаются подчиненному устно.

Ответственность – обязательство выполнять задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. Работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Необходимо подчеркнуть, что делегируется только функциональная ответственность за решение конкретной задачи, а управленческая ответственность за руководство не может быть делегирована, она остается на руководителе.

Делегирование всегда означает саморазгрузку и выигрыш времени для выполнения действительно важных задач категории А. Основные правила делегирования:

1) подбор подходящих сотрудников;

2) распределение сферы ответственности;

3) делегирование рабочей задачи в полном объеме.

Это повышает ответственность за ее выполнение, создает дополнительные стимулы к проявлению инициативы и облегчает контроль результатов; обеспечение баланса властных полномочий и ответственности; координирование выполнения порученных задач.

Стимулирование, инструктирование и консультирование подчиненных. Они должны иметь необходимую информацию для понимания своей задачи и ожидаемых результатов вовремя получать ответы на возникающие вопросы, Необходимы: контроль рабочего процесса и его результатов; пресечение попыток обратного или последовательного делегирования; оценка и вознаграждение.

Для подчиненных из делегирования также вытекают специфические обязанности: самостоятельно осуществлять делегированную деятельность и принимать решение под свою ответственность; своевременно и подробно информировать руководителя, ставить его в известность обо всех необычных случаях; координировать свою деятельность с коллегами и заботиться об обмене информацией; повышать квалификацию для того, чтобы отвечать предъявляемым требованиям.

В первую очередь подлежат делегированию: рутинная работа, специализированная деятельность, частные вопросы и подготовительная работа.

Не подлежат делегированию такие функции руководителя, как постановка целей, формулирование стратегии, контроль результатов деятельности подчиненных, руководство сотрудниками и их мотивация, задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки.

Существуют причины, по которым руководители могут с неохотой делегировать полномочия, а подчиненные – уклоняться от дополнительной ответственности. К первым относятся:

1) уверенность руководителя в том, что он выполнит работу лучше и быстрее, чем его сотрудники, и тем самым сэкономит время;

2) отсутствие способности руководить, неосведомленность в проблемах, незнание того, что можно и нужно делегировать сотрудникам и как это делать;

3) Отсутствие доверия к подчиненным и нежелание рисковать;

4) Опасение, что подчиненные сделают работу лучше руководителя (конкуренция со стороны подчиненных);

5) Чрезмерная загруженность работой (посетители, телефоны, совещания и т. п.), которая не оставляет времени на объяснение делегируемых заданий и контроль за их исполнением. Подчиненные избегают делегирования по следующим причинам:

1) нехватка знаний и умений, неуверенность в своих силах, которые выражаются в страхе перед ответственностью;

2) боязнь критики за ошибки;

3) Отсутствие необходимых полномочий для решения задачи (отсутствие информации, ресурсов, власти);

4) Подчиненному не предлагается каких-либо стимулов для принятия на себя дополнительной ответственности;

5) Большая загруженность работой или подчиненный считает так.

Делегирование является основным методом децентрализации управления в организации. Децентрализация позволяет получить ряд преимуществ.

1. Решения принимаются на должном уровне, т. е. там, где возникают проблемы.

2. Возрастает гибкость, адаптивность организации.

3. Создается дополнительная мотивация сотрудников более низких уровней иерархии.

4. Способствует раскрытию инициативы, самостоятельности, способностей подчиненных.

5. Лучше используются профессиональные знания, опыт сотрудников, растет их компетентность.

6. Происходит саморазгрузка руководителя для выполнения важных задач группы А.



Публикации по теме