Функции кадрового контроллинга. Сущность, задачи и функции контроллинга персонала - реферат. Функции контроллинга персонала

Структура и содержание оперативного плана работы с персоналом

Для разработки структуры типового оперативного плана работы с персоналом в организации, необходимо с помощью специально составленных анкет собрать следующую информацию: сведения о постоянном составе персонала; данные о структуре персонала; текучесть кадров; потери времени в результате простоев, по болезни; данные о продолжительности рабочего дня; заработная плата рабочих и служащих; данные об услугах социального характера, предоставляемые государством и правовыми организациями.

Информация о персонале представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования. Она должна отвечать следующим требованиям: простота; наглядность; однозначность; сопоставимость; преемственность; актуальность.

В состав оперативного плана работы с персоналом должно быть включено:

1. Планирование привлечения персонала – планирование мероприятий по найму и приему персонала с целью удовлетворения в перспективе потребности организации в кадрах за счет внутренних и внешних источников.

2. Планирование трудовой адаптации – постепенное вхождение работника в новые профессиональные и социально – экономические условия труда.

3. Планирование высвобождения или сокращения персонала – позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных кадров и создание для этого персонала трудностей.

4. Планирование использования персонала – осуществляется с помощью разработки плана замещения штатных должностей.

5. Планирование обучения персонала охватывает мероприятия по обучению внутри и вне организации и самоподготовке и позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда.

6. Планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения.

7. Планирование расходов на персонал.

Успех кадрового планирования в значительной мере обеспечивается контролем, первейшей задачей которого является фиксация реального выполнения поставленных планом заданий. Кроме того, к задачам контроля можно отнести определение изменений во внутренней и внешней среде организаций и их учет в планировании. За сопоставлением намеченных целей и поученных результатов следует обычно анализ отклонений и разработка мероприятий по корректировке. Таким образом, контроль, можно представить как процесс, состоящий из нескольких этапов:

1. Определение параметров деятельности, подлежащих контролю и источников информации, необходимых для контроля;

2. Проведение наблюдений и измерений;

3. Сопоставление поставленных целей с полученными результатами;

4. Внесение изменений по результатам контроля в функционирование системы, т.е. осуществление регулирования.

Регулирование может иметь различную направленность в зависимости от результатов контроля:

1. Если в ходе контроля выяснилось, что полученные результаты полностью соответствуют поставленным целям, то регулирование должно быть направлено на сохранение сложившейся ситуации.

2. Если в процессе контроля обнаружились некоторые отклонения полученных результатов от поставленных целей, то регулирование должно быть направлено на выяснение и устранение причин, вызвавших отклонения.

3. Если в ходе контроля выяснилась несовместимость поставленных целей и полученных результатов, то регулирование должно быть направлено на трансформацию эталонов.

Контроллинг – это упреждающее информационное обеспечение управления, основная функция которого состоит в координации целеполагания, планирования и контроля на основе объективной систематизированной информации.

Координационная функция контроллинга в управлении персоналом становится все более значимой, поскольку кадровая работа становится все более комплексной и многогранной, часто требует целенаправленного согласования.

Важнейшими целями кадрового контроллинга являются:

Поддержка кадрового планирования;

Обеспечение гарантии надежности и повышение качества информации о персонале;

Обеспечение координации в рамках функциональных подсистем системы управления персоналом, а также по отношению к другим функциональным подсистемам организации;

Повышение гибкости в управлении персоналом, посредством своевременного выявления недостатков и рисков для кадровой работы.

К задачам кадрового контроллинга относятся создание кадровой информационной системы, а также анализ имеющейся информации с точки зрения ее значимости для службы управления персоналом. Примерный перечень задач кадрового контроллинга приведен в таблице 4.4.

Таблица 4.4

Детальный перечень задач кадрового контроллинга

№ п/п	Наименование задач
	Создание системы кадрового планирования и контроля: - выбор метода и процедур; -определение порядка проведения планирования; -определение основных требований по составлению плана и контроля за ним; -определение внешних и внутренних предпосылок плана.
	Создание кадровой информационной системы: -определение потребности в информации; -участие в создании информационной системы о рабочих местах; -участие в создании системы оценки кадров; -создание информационной системы для учета внешних и внутренних изменений, имеющих значение для планирования; -иерархический анализ потребности в информации; -определение получателей информации.

Продолжение таблицы 4.4

	Координация кадрового планирования: - подготовка заданий по планированию; - проведение обсуждения плана с руководителями экономических служб; - проверка выполнения заданий, установленных кадровым планом; - обобщение отдельных планов в отраслевые планы; - согласование кадрового планирования с другими планами организации; - проведение контроля за выполнением планов; -предложение мер по устранению отклонений от планов.
	Проведение исследований эффективности планов
	Выполнение функций кадрового аудита: - проверка применения в управлении персоналом, методов, моделей и процессов с точки зрения их экономической эффективности; - проверка способности руководителей правильно использовать инструменты кадрового управления; -проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами организации
	Введение системы кадровой информации
	Составление отчетов по кадрам

Контрольные вопросы по теме 4

1. Какое место занимает кадровое планирование в системе управления персоналом?

2. Какую структуру имеет типовой оперативный план работы с персоналом?

3. Какая информация необходима для осуществления кадрового планирования?

4. В чем заключается сущность планирования использования кадров?

5. Раскройте сущность планирования деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения кадров.

6. В чем состоит сущность контроллинга?

7. Каковы основные цели и задачи кадрового контроллинга?

Контроллинг персонала направлен на создание системы управления, обеспечивающей достижение поставленных тактических и стратегических целей, оперативно реагирующая на изменения внешней среды, непрерывно отслеживающая информационные потоки и обеспечивающая возможность своевременного принятия управленческих решений.

Эволюция кадрового контроллинга с 70-х по 90-е гг. XX в. показывает, что процесс дефиниции между контролем персонала и кадровым контроллингом еще до конца не выявлен, что отражается в высказываниях ведущих европейских специалистов по контроллингу (Х.-Ю. Купера, Ю. Вебера, М. Гайтанидеса и других).

Контроллинг персонала подразумевает разработку и предоставление инструментов для обеспечения факторов увеличения производительности труда на предприятии. Главная задача контроллинга персонала - осуществлять постоянную обратную связь между планированием и анализом планов и отклонений от них.

Методология отечественной модели кадрового контроллинга основывается на интеграции ситуационного, процессного и системного подхода, положенного в основу оптимальной координации всех подсистем системы управления персоналом, поскольку именно системное управление организацией предполагает интеграцию всех составляющих системы с целью изменения структуры для обеспечения оптимальных результатов функционирования.

Кадровый контроллинг - это формализованный процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность персонала организации. Очевидно, что процессы принятия решений менеджерами и остальным персоналом определяют как действенность управления, эффективность преодоления возникающих в процессе деятельности компании трудностей, так и рациональность распределения ресурсов, результативность достижения организационных целей.

Обзор источников литературы позволяет выделить три основные группы концепций конвергенции теории кадрового контроллинга.

Первая группа концепций под контроллингом персонала понимает систему управления процессами достижения конечных целей и результатов деятельности современной организации, основываясь на количественных данных. При этом считается, что основной задачей кадрового контроллинга должен стать четкий учет затрат, связанных с издержками персонала.

Вторая группа концепций ориентируется на информацию и уже выходит за рамки чисто количественного, сравнительного анализа плановых величин с фактическими показателями. Главное предназначение кадрового контроллинга заключается в сборе и анализе уже не только количественных, но и качественных показателей системы управления персоналом, таких как соответствие текущего положения деятельности стратегическим целям и задачам, внутреннего кадрового потенциала организации - эффективности и результативности работы персонала. В соответствии с подобной интерпретацией этого понятия контроллинг, ориентированный на информацию, - это выходящий за рамки одной функции управленческий инструмент, который поддерживает внутрифирменный процесс управления персоналом и принятия решений с помощью целенаправленного подбора и обработки кадровой информации.

Третья группа концепций основывается на двух моментах - эффективности использования человеческого ресурса и результативности процесса управления персоналом. Кадровый контроллинг здесь понимается как подсистема управления, которая координирует подсистемы планирования, контроля и информационного обеспечения системы управления персоналом, поддерживая тем самым системообразующую и системоувязывающую координацию. Эффективность использования человеческого ресурса является первичной задачей системы управления персоналом, а результативность процесса управления персоналом связана с планированием и контролированием процессов и с координацией системы управления в целом (рис. 1.3).

Рис. 1.3.

Элементы, принципы, задачи, функции и закономерности кадрового контроллинга в организации

Особенность контроллинга как типа управления наиболее ярко проявляется в его принципах. Выделяют следующие основные принципы контроллинга:

• ? принцип регулирования динамики развития системы управления персоналом, т.е. ускорение или торможение различных процессов в системе управления персоналом. Одни процессы требуют ускорения, другие, наоборот, торможения. Сочетание первого и второго - важнейшая задача контроллинга, который и предназначен распознавать и выявлять положительные и отрицательные тенденции, возможности влиять на них соответствующим образом;
• ? принцип фиксации фактов, норм, заданий, показателей и т.д. Без фиксации или документального оформления невозможны сравнение и обоснование тенденций, анализ их истоков и причин. В современном управлении такая фиксация осуществляется посредством компьютерной техники. Однако некоторые факты необходимо оформлять в документальном порядке;
• ? принцип регулярности контроля, мониторинга процессов. Контроллинг построен не на эпизодическом или выборочном, а на регулярном контроле. Регулярность отражает не только промежутки времени, но и этапы процессов и точки контроля;
• ? принцип гибкости контроля, т.е. необходимость варьировать методы и формы контроля в зависимости от обстоятельств развития системы управления персоналом;
• ? принцип фактологии, отражающий правило логичного сбора и построения фактов. Основу такой логики должны составлять цель и миссия организации, концепция управления, систематизация фактов;
• ? принцип накопления информации, позволяющий вести статистику и производить статистический анализ, видеть тенденции и предвидеть будущее;
• ? принцип анализа тенденций, т.е. сравнительные оценки и сопоставления;
• ? принцип стратегичности. Главным в содержании контроллинга является обеспечение развития системы управления персоналом по стратегической программе, осуществление его деятельности в соответствии с разработанной стратегией;
• ? принцип своевременности обнаружения отклонений - устранение отклонений в работе системы управления персоналом на ранней стадии кризиса, особенно если они оказались результатом ошибки;
• ? принцип организационного обеспечения, т.е. необходимость выделения специальной службы и предоставления ей статуса, необходимого для реализации всех перечисленных принципов и специализированных функций.

Первоочередными задачами кадрового контроллинга являются системное интегрирование всех областей работы с персоналом, создание системы кадрового планирования и контроля; создание кадровой информационной системы; координация кадрового планирования; проведение исследований эффективности планов; выполнение функций кадрового аудита; введение системы кадровой информации; составление отчетов по кадрам, а также формирование информационной среды для принятия стратегических решений в области кадрового и линейного менеджмента, формирование систем, методики и организационных структур кадрового контроллинга в организации.

Детализированный перечень задач кадрового контроллинга и наименование задач:

• 1) создание системы кадрового контроллинга и контроля:
  • - выбор метода и процедур,
  • - определение порядка проведения планирования,
  • - определение основных требований по составлению плана и контроль над ним,
  • - определение внешних и внутренних предпосылок плана;
• 2) создание кадровой информационной системы:
  • - определение потребности в информации,
  • - участие в создании системы информации о рабочих местах,
  • - участие в создании системы оценки кадров,
  • - создание информационной системы для учета внешних и внутренних изменений, имеющих значение для планирования,
  • - иерархический анализ потребности в информации,
  • - оформление содержания кадровой отчетности;
• 3) координация кадрового планирования:
  • - подготовка заседаний по планированию,
  • - проведение обсуждений плана руководителями экономических служб,
  • - проверка соблюдения заданий, установленных кадровым планированием,
  • - обобщение отдельных планов в отраслевые планы,
  • - согласование кадрового контроллинга с другими частными планами организации,
  • - проведение контроля над выполнением планов,
  • - предложение мер по устранению отклонений от планов;
• 4) проведение исследований эффективности планов;
• 5) выполнение функции кадрового аудита:
  • - проверка применяемых в кадровом деле методов, моделей и процессов с точки зрения их экономической и социальной эффективности,
  • - проверка способности ответственных работников правильно использовать инструментарий кадрового управления,
  • - проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами в организации;
• 6) ведение системы кадровой информации;
• 7) составление отчетов по кадрам.

Если опираться на выделенные принципы, задачи и функции кадрового контроллинга в системе управления персоналом будут следующими (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Основные функции кадрового контроллинга в системе управления персоналом

Функция
Диагностическая	Текущее состояние дел, тесно связанное с планированием и контролем (с представлением о том, как и что должно быть достигнуто). Данная функция включает комплексную оценку кадрового потенциала организации, программу упреждающего воздействия или коррекцию по отношению к диагностическому субъекту управления. Постановка целей, определение параметров системы управления персоналом, построение контура управления персоналом в организации, создание единых стандартов
Функция обратной связи	Данная функция фиксирует, контролирует ход выполнения поставленных задач, ход состояния дел, состояние работы. Создание и поддержание целеориентированной интегрированной базы данных по персоналу. Автоматизация информационных потоков в системе кадрового менеджмента. Анализ вовлеченности персонала и достигнутых за счет этого результатов
Координационная	Координация отдельных мероприятий в сфере экономики персонала (привлечение персонала, задействование персонала, развитие персонала и пр.) друг с другом и координация планирования персонала с другими сферами планирования (планирование сбыта, финансовое и инвестиционное планирование и пр.). Рациональность принятия управленческих решений

Закономерности функционирования и развития кадрового контроллинга проявляются через взаимосвязь системы управления персоналом современной организации с механизмами кадрового контроллинга.

Эта взаимосвязь выражается следующем образом.

Во-первых, система кадрового контроллинга не только пассивно фиксирует показатели расхождения фактических от плановых данных, но и активно предлагает альтернативные модели и методы их устранения.

Во-вторых, система кадрового контроллинга формирует единое информационное пространство для принятия оптимальных управленческих решений.

В-третьих, система кадрового контроллинга использует комплексную интегральную модель оценки влияния факторов на процессы, имеющие место как во внешней, так и во внутренней среде.

В-четвертых, система кадрового контроллинга направлена не только на снижение рассогласований, а также и на улучшение показателей.

В-пятых, система контроллинга в отличие от системы управления охватывает больший предмет исследования и направлена на управление всей системой управления.

Как показывает анализ реализации кадровой политики большинством российских организаций, их руководство, как правило, 90% своего рабочего времени тратит на решение текущих вопросов и проблем. Между тем, чтобы организация могла двигаться вперед и отвечать требованиям внешней среды, необходимо делать акцент на постоянном управлении, причем не просто на управлении текущим процессом, а на управлении персоналом. Кадровый контроллинг в совокупности представляет собой систему управления кадрами, предусматривающую комплекс работ как всей организации, так и отдельных ее подразделений по реализации кадровой политики.

Кадровый контроллинг в системе управления персоналом организации занимает особое положение и направлен на поддержку планирования, управления, контроля и информационного обеспечения всех мероприятий в области кадрового менеджмента. Синергетический эффект при этом достигается за счет комплексного подхода к координации выполнения решений, рассчитанных на перспективу.

Кадровый контроллинг обеспечивает динамическую связь между стратегическими целями организации, оценкой трудового потенциала и развитием профессиональных компетенций персонала, выражающуюся в производительности и эффективности труда.

Наиболее важное в стратегии и развитии - показать, как решения, принятые в рамках одного проекта в отдельно взятом департаменте, влияют на работу организации в целом.

Крэг Уоттерс , президент компании Capsim Management Simulations Ins. (Норфилд, штат Иллинойс , США), специализирующейся на бизнес-симуляциях

После изучения темы студент должен знать:

• ? место кадрового контроллинга в системе управления современной организацией;
• ? структуру и содержание кадрового контроллинга;
• ? виды кадрового контроллинга и условия их практического применения;

уметь:

• ? формировать элементную структуру кадрового контроллинга и эффективные взаимосвязи между его подсистемами;
• ? использовать объективные закономерности кадрового контроллинга для повышения эффективности этого вида управленческой деятельности;

владеть

Понятийным аппаратом в области кадрового контроллинга.

МЕСТО КАДРОВОГО КОНТРОЛЛИНГА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ

Контроллинг основывается на научных достижениях различных дисциплин: экономической теории, анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерского учета, планирования, менеджмента, кибернетики, социологии. Для овладения контроллингом необходимы широкий кругозор и способность мыслить аналитически, а кроме того, нужны знания по широкому спектру предметов, связанных с экономикой, управлением, кибернетикой. Следует иметь в виду, что не существует готовых решений для всех проблем, с которыми может столкнуться менеджер по управлению персоналом.

Структура контроллинга схематично представлена на рис. 1.1. Установление целей - определение качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.

Рис. 1.1.

Планирование - превращение целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования - анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей (так называемый S WОТ- анализ). На основе этого разрабатывают сначала стратегию предприятия, а затем - план. План позволяет предприятию оценить, насколько реально достижение поставленных целей, что помогает, а что мешает их достичь. План - это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Планы разрабатывают как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению. Контроллинг участвует в разработке методики планирования, координирует деятельность разных подразделений и служб предприятия в процессе планирования, а также оценивает планы, определяя, насколько они соответствуют целям предприятия, насколько стимулируют к действию, насколько реально их выполнение.

Аудит и управленческий учет - отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Как элемент системы контроллинга он принципиально отличается от бухгалтерского учета. Специфика управленческого учета состоит в том, что он ориентирован на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений, а бухгалтерский учет нацелен, прежде всего, на внешних пользователей (государственные органы, банки и др.).

Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга на предприятии. Сам процесс управления часто рассматривают как процесс преобразования информации: управленческие воздействия - это информация особого рода. В теории информации математически доказано, что существует некий минимальный объем информации, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем более разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к предприятию это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее устройство самого предприятия, тем больше информации нужно для эффективного управления. Одна из основных задач контроллинга - информационная поддержка управления, решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы информационных потоков на предприятии.

Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии. Информация - это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Поэтому информация, которую поставляет система контроллинга, должна отвечать следующим требованиям:

• ? достоверность;
• ? полнота;
• ? релевантность (существенность);
• ? полезность (эффект от использования информации должен превышать затраты на ее получение);
• ? понятность;
• ? своевременность;
• ? регулярность.

Таким требованиям должна отвечать любая информация, в том числе информация традиционного бухгалтерского (финансового) учета. Однако значимость различных требований может быть разной: если для бухгалтерского (финансового) учета главное - это достоверность информации, то в системе контроллинга - релевантность информации (насколько она существенна для принимаемого управленческого решения). Все остальные требования к информации в рамках контроллинга играют подчиненную роль: несущественная информация, даже если она вполне достоверна, не может помочь в принятии управленческих решений; в то же время существенная, но достоверная лишь на 95%, может оказаться большим подспорьем руководителю.

Релевантными для принятия управленческого решения можно считать только те сведения, которые непосредственно связаны с данным решением:

• ? условия, в которых принимается решение;
• ? целевые критерии;
• ? набор возможных альтернатив (какие решения в принципе можно принять);
• ? последствия принятия каждой из альтернатив (что произойдёт, если будет принято, то или иное решение).

Владея информацией, руководитель может осуществлять мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия - отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми. На основании такого сравнения делают выводы о сильных и слабых сторонах предприятия, динамике их изменения, а также о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых предприятию приходится работать. Изменение условий внешней и внутренней сред предприятия влечет за собой пересмотр целевых параметров: необходимо проверить, насколько оптимальны поставленные цели в новых условиях, сможет ли предприятие ввиду произошедших изменений добиться поставленных целей. На основании изменения целевых параметров, а также прогноза изменений сильных и слабых сторон самого предприятия корректируется план действий по достижению целей, и уже этот новый, пересмотренный план воплощается в жизнь, т.е. круг замыкается.

Модель мониторинга, осуществляемого в рамках системы контроллинга, представлена на рис. 1.2.

На основании всей собранной информации система контроллинга осуществляет контроль.

Контроллинг не тождествен контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия, а контроллинг нацелен на перспективу. Следует отметить, что при этом контроллинг выполняет определенные контрольные функции (при этом сама природа контроля претерпевает существенные изменения).

Предварительный контроль:

• ? контроль целей (правильно ли поставлены цели, корректно ли построено дерево целей предприятия, не противоречат ли разные цели друг другу, насколько адекватно количественные критерии отражают качественные цели предприятия);
• ? контроль прогнозов (насколько они реалистичны, обоснованы, информативны, как они помогают предприятию решить стоящие задачи);
• ? контроль разрыва между целевым и прогнозируемым значениями (насколько прогноз развития событий не соответствует целям);
• ? контроль ограничений (какие внешние или внутренние условия мешают предприятию достичь поставленных целей, какие тенденции существуют в развитии этих условий);
• ? контроль планов (насколько различные планы предприятия оптимальны с точки зрения достижения его целей, не противоречат ли различные планы друг другу и т.д.);
• ? бюджетный контроль (контроль над затратами подразделений предприятия путем разработки бюджетов).

Рис. 1.2.

Т екущий контроль:

• ? контроль и мониторинг внешней среды предприятия с целью выявления «слабых сигналов»;
• ? мониторинг внутренней среды с целью раннего обнаружения проблем.

Заключительный контроль:

Контроль выполнения планов (расчет отклонений фактических значений от плановых, анализ причин этих отклонений).

Таким образом, в системе контроллинга акценты смещаются с простого фиксирования прошлых фактов в сторону перспективного, опережающего контроля, а также оперативного отслеживания текущих событий; в фокусе контроля оказывается не прошлое, а настоящее и будущее.

Все предыдущие элементы системы контроллинга - от планирования до мониторинга реализации планов - необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа планов, результатов и отклонений.

Анализировать можно и прошлое, и настоящее, и будущее. Анализ прошлого направлен на оценку результатов прошлой деятельности предприятия (добилось ли предприятие поставленной цели, что ему помогло, что помешало, каковы сильные и слабые стороны предприятия?). Анализ настоящего помогает определить, что происходит на предприятии в настоящее время и в каком направлении оно развивается. Анализ будущего оценивает: сможет ли предприятие добиться поставленных целей, какие возможности перед ним откроются, с какими рисками придется столкнуться. Все эти виды анализа осуществляются в рамках системы контроллинга.

На основе анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг определяет, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия. На основе таких рекомендаций руководитель может осмысленно действовать.

Итак, основная задача контроллинга - нацеливать систему управления предприятием на достижение поставленных целей. Поэтому контроллинг является сложной конструкцией, объединяющей в себе столь различные элементы, как установление целей, планирование, учет, контроль, анализ, управление информационными потоками и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений. Вследствие своей интегрированности контроллинг обеспечивает синтетический, целостный взгляд на деятельность предприятия в прошлом, настоящем и будущем, комплексный подход к выявлению и решению встающих перед предприятием проблем.

Во-вторых, мировая экономическая система предъявляет обязательные требования к сертификации систем менеджмента в соответствии с международными стандартами, отличительной особенностью которых является применение контроллинга для успешного развития функций управления (планирования, организации, мотивации и контроля), в том числе и развития функций управления персоналом.

В-третьих, успешная реализация стратегии управления персоналом определяется не только качеством планирования, но и эффективной организацией процесса контроля, направленного на регулирование основных параметров предметной деятельности с целью своевременного реагирования на изменения внешней и внутренней среды организации.

В-четвертых, принимать обоснованные управленческие решения в современной бизнес-среде становится все труднее в силу постоянно растущих информационных потоков и многовариантности возможных решений. В этой связи возникает потребность в инструментах информационной и методической поддержки систем управления, включая систему управления персоналом.

В условиях глобализации и интеграции отечественного рынка труда персонал организации выступает как ценный социоэкономический ресурс, стоимость профессиональных качеств и компетенций которого неуклонно возрастает благодаря овладению сотрудниками новыми знаниями, практикоориентированными навыками и умениями.

Организационную форму контроллинга выбирают исходя из нескольких, с учетом специфики системы управления персоналом. Организационная структура службы персонала зависит от структуры предприятия и от бизнес-задач, стоящих перед компанией. Конкретное место и роль подразделений - носителей функций управления персоналом - в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя (этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, определяемых позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе).

Организационная структура службы контроллинга системы управления персоналом может быть построена по-разному. Для крупных предприятий необходимо образование специального подразделения (отдела, службы). Перед созданием службы контроллинга управления персоналом необходимо определить место службы в организационной структуре предприятия. Для использования службы контроллинга можно рекомендовать следующие типы организационной структуры: линейную, функциональную, штабную. Линейная структура означает, что служба контроллинга имеет такой же статус, как отдел (или управление). В этом варианте должностные лица службы контроллинга обладают правом руководящих приказов. Линейная структура направлена на большой объем информации, идущей от одного уровня управления к другому, а также снижение инициативы у работников низшего уровня. Функциональная структура предполагает то, что по отдельным функциям управления, касающимся управления персоналом предприятия, формируются отдельные подразделения, работники которых имеют багаж навыков и знаний в этой области управления. К достоинствам этой структуры можно отнести то, что она снижает повторение действий, развивает деловую специализацию, а также совершенствует координацию деятельности должностных лиц. Если же служба (отдел) контроллинга управления персоналом организуется как штатная единица, то руководитель подчиняется непосредственному руководителю предприятия.

Использование службы контроллинга управления персоналом путем штабной структуры предполагает, что должностные лица службы контроллинга вводятся в отдельных подразделениях. При этом каждое должностное лицо службы подчиняется начальнику службы, а служба контроллинга работает как штаб. При этом штабные инстанции по отношению к линейным не имеют права отдавать приказы и принимать решения. Таким образом, начальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и независимость от начальников других служб.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

Сущность контроллинга персонала

Функции контроллинга персонала

Задачи контроллинга персонала

Документальное обеспечение контроллинга персонала

Заключение

Список литературы

Введение

контроллинг персонал управление

В настоящее время на многих российских предприятиях существует необходимость в интегрированной методической и инструментальной базе для поддержки основных функций менеджмента - планирования, контроля, учета и анализа, координации различных аспектов управления бизнес-процессами. Это подтверждается, например, ростом интереса со стороны многих отечественных компаний к программному обеспечению планирования и учета на предприятии. Проблему увязки управленческой информации в единое целое в рамках отдельно взятой организации и ориентации всех бизнес-процессов на достижение ее стратегических и оперативных целей позволяет решать такой пока еще мало распространенный в российской практике управленческий подход как контроллинг. Применение концепции контроллинга к такой функциональной области как управление персоналом позволяет обеспечивать рост эффективности затрат на персонал через достижение целей политики в сфере управления персоналом. Понятие контроллинг широко используется в мировой науке и практике. Необходимость системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе является одной из основных причин возникновения и внедрения контроллинга. Что касается внутрифирменного развития персонала, то здесь вопрос создания эффективной системы контроллинга, который обеспечивал бы методическую и инструментальную поддержку основных функций, то есть планирования, контроля, учета, анализа и оценки ситуации для принятия решений по развитию персонала организации, пожалуй, разработан в наименьшей степени.

Сущность контроллинга персонала

Основная идея контроллинга персонала - введение обоснованных (необходимых и достаточных) плановых значений показателей по всем элементам системы управления персоналом. Контроль отклонения от них «автоматически» выявляет узкие места. Наличие хорошо поставленного учёта этих показателей позволяет оперативно реагировать на быстро меняющуюся в условиях современного рынка ситуацию. Анализ контролируемых показателей персонала и наличие обоснованных нормативов позволяет планировать ситуацию как в краткосрочном, так и долгосрочном периоде.

Контроллинг персонала (КП) - современная концепция управления персоналом, стремящаяся соответствовать новой, резко возросшей в последнее время вследствие многочисленных изменений в технологии и обществе, роли человеческих ресурсов на фирме. Основная идея данного подхода в распространении концепции контроллинга, изначально ориентированной на анализ чисто количественных показателей, на сферу управления персоналом, и в её интеграции с ориентированным на качественный анализ контроллингом экономического и социального компонентов эффективности.

Это система внутрифирменного планирования и контроля в сфере работы с человеческим ресурсом, которая помогает «преобразовывать» стратегии в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению сотрудниками. Контроллинг персонала подразумевает разработку и предоставление инструментов для обеспечения потенциала производительности труда на предприятии

С понятием «контроллинг» содержательно связаны различные представления. Оно происходит из английского слова «control», что в глагольной форме означает 1) «управлять» 2) «руководить», «вести» и 3) «обслуживать», «контролировать». В форме существительного под этим понимается «контроль», «проверка», «надзор», «ограничение», «руководство». В англоязычной среде контроллинг рассматривается как важная функция менеджмента, понимаемая как «измерение результата по отношению к плану или стандартам и коррекция отклонений с целью достижения этих планов». Контроллинг как важная задача менеджмента должен выполняться всеми линейными инстанциями и потому не является исключительно задачей специалистов в этой области. Наряду с задачами сравнения запланированного и имеющегося состояния, контроллинг понимается также как управление и регулирование процессов.

Цель контроллинга в системе управления персоналом организации - поддержка планирования, управления, контроля и информационного обеспечения всех мероприятий кадровой работы.

Концепции контроллинга персонала должны развиваться в следующем направлении: от приоритета контроллинга издержек к контроллингу эффективности, когда затратные показатели (например, количество часов на повышение квалификации) будут сопоставляться с показателем «выпуска» (например, результатами обучения).

Существуют различные концепции контроллинга: 1) Концепция, ориентированная на информацию; 2) Концепция, ориентированная на управленческие системы; 3) Практическая концепция.

Функции контроллинга персонала

Обычно выделяют следующие основные функции контроллинга персонала:

Информационно-обеспечивающая функция - это построение информационной системы, охватывающей все необходимые сведения: производительность, затраты на персонал и т. д. Эта функция реализуется, как правило, посредством создания на предприятии базы данных персонала, с возможностью формирования отчетов.

Плановая функция - это получение прогнозной, целевой и нормативной информации, например, определение потребности в сотрудниках (количество, уровень квалификации) для выпуска новой продукции.

Управляющая функция - это разработка предложений по устранению негативных тенденций. Например, если возникает отклонение между плановыми и фактическими затратами на обучение на одного работника в год, то служба контроллинга персонала дает рекомендации отделу кадров и финансовому департаменту о корректировке соответствующих планов и бюджетов.

Контрольно-аналитическая функция - это измерение степени достижения цели, анализ запланированных и фактических показателей по персоналу. Если отклонения не выходят за рамки интервала, рассчитанного подразделением контроллинга, то управляющие воздействия не нужны. Но если наблюдается обратная тенденция, то данная служба обращается в соответствующие подразделения предприятия и сообщает о тревожных тенденциях. Например, если текучесть кадров остается в пределах допустимых значений (4-5%), но при этом отмечается тенденция к ее росту, то об этом необходимо сигнализировать управлению кадров.

Главная задача КП - осуществлять постоянную обратную связь между планированием и анализом отклонений от планов. Обычно выделяют следующие основные функции КП:

1) функция управления и контроля, т. е. анализ задействования персонала и достигнутых а счёт этого результатов, а также формулирование гипотез о воздействии примененного набора приемов управления персоналом на экономическую и социальную эффективность, используемых в качестве ориентированной на принятие управленческих решений информационной базы планирования;

2) координационная функция, т. е. координация отдельных мероприятий в сфере экономики персонала (привлечение персонала, задействование персонала, развитие персонала и пр.) друг с другом и координация планирования персонала с другими сферами планирования планирование сбыта, финансовое и инвестиционное планирование и пр.) ;

3) функция подготовки информации, т. е. создание и поддержание целеориентированной интегрированной базы данных по персоналу.

Задачи контроллинга персонала

Для реализации перечисленных функций контроллинга персонала служба контроллинга персонала должна решать следующие задачи:

Предоставлять информацию, сервис и услуги начальнику кадрового отдела;

Проверять эффективность использования персонала за отчетный период (как правило, раз в год). Оценка производится руководством предприятия на основе методик и инструментов, разрабатываемых службой контроллинга;

Определять потребность в кадрах в стратегическом, тактическом и оперативном аспектах. Эти расчеты проводятся службой контроллинга персонала на основании следующих данных: стратегический и оперативный план, виды выпускаемой продукции (услуг), их количество, сегменты рынка;

Осуществлять развитие, подбор, стимулирование и увольнение сотрудников, а также менеджмент затрат на персонал.

Рассмотрение контроллинга персонала в качестве системного объекта требует уточнения следующих параметров:

Целей контроллинга персонала и их иерархии; - перечня элементов, составляющих систему; - связей элементов между собой (механизма функционирования и развития) ; - требований к контроллингу персонала как к системе; - связей контроллинга персонала с внешней средой (уточнение влияния факторов на изменение системы контроллинга персонала, его включение в систему общеорганизационного контроллинга).

Поскольку контроллинг персонала является составной частью общефирменного контроллинга, то его цели не должны противоречить деятельности организации, а наоборот, быть производными от ее целей.

Это особенно важно, поскольку совпадение целей управления организацией и управления персоналом, является общим параметром эффективности: так как система управления персоналом - это встроенная часть системы управления предприятием; ее эффективность определяется конечным результатом деятельности организации.

Задачи контроллинга персонала

Стратегический контроллинг персонала увязывает перспективы в области работы с персоналом со стратегией управления компанией. Например, если предполагается выход на новые рынки и повышение качества продукции, то должны планироваться мероприятия по привлечению (обучению) высококвалифицированных специалистов.

Оперативный контроллинг персонала реализует тактические мероприятия, ориентируясь на стратегические цели. На оперативном уровне на первом плане стоит задача достижения экономической эффективности использования кадров.

Например, измеряются и оцениваются такие показатели, как выработка на одного человека в рублях или натуральных величинах (тоннах, метрах и т. п.), затраты на персонал в структуре производственной или полной себестоимости, денежный поток на одного сотрудника и т. п.

Составная часть всех вышеперечисленных задач - контроллинг рабочего времени (он должен согласовываться с другими мероприятиями контроллинга персонала).

В качестве самостоятельной, но не менее важной задачи следует рассматривать своевременное и полное информирование руководством работников предприятиях о требованиях, предъявляемых к их деятельности, а также о критериях учёта и оценки результатов этой деятельности. Указанная информация обычно доводится до сведения работников предприятия в форме соответствующих организационно-распорядительных и организационно-методических документов - должностных инструкций, инструкций по видам деятельности, внутренних стандартов качества, описаний технологий выполнения видов работы и т. д.

Документальное обеспечение контроллинга персонала

Документальное обеспечение контроллинга персонала предполагает:

Формулировку целей деятельности. Определение и ясная формулировка целей является необходимой предпосылкой для использования технологии контроллинга. Целевые установки для менеджмента подразделения могут, например, прийти в виде решения вышестоящего уровня управления компанией. - Отражение этих целей в системе показателей. Система показателей служит своего рода системой координат, в которой ставится цель в виде целевых значений показателей. - Планирование деятельности и определение плановых (целевых) значений показателей. План действий отражается как траектория движения к цели, развернутая во времени. - Регулярный контроль (измерение) фактических значений показателей. Контроль исполнения плана осуществляется через измерение фактических значений показателей регулярно и многократно в течение планового периода. - Анализ и выявление причин отклонений фактических значений показателей от плановых. - Принятие на этой основе управленческих решений по минимизации отклонений.

Необходимо отметить, что контроллинг персонала не должен превращаться в централизованную и стандартизованную систему, ограничивающуюся лишь монетарными показателями из финансового и управленческого учета.

Подразделению контроллинга персонала нужно использовать в своей работе также физиологические и социально-психологические характеристики сотрудников, что должно способствовать росту объективности в измерении и оценке главного ресурса - персонала предприятия.

Заключение

В результате выполнения работы мы раскрыли сущность, особенности и эффективность использования контроллинга персонала. Сущность контроллинга персонала состоит в планировании и контроле человеческого ресурса, помогает «преобразовывать» стратегии в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению сотрудниками. Основной задачей контроллинга персонала является осуществление постоянной обратной связи между планированием и анализом отклонений от планов. Основными функциями контроллинга персонала являются: - анализ задействования персонала и достигнутых за счет этого результатов; - координация планирования персонала с другими сферами планирования; - создание и поддержание целеориентированной интегрированной базы данных по персоналу.

Для реализации перечисленных функций контроллинга персонала служба КП должна решать следующие задачи: - предоставлять информацию, сервис и услуги начальнику кадрового отдела; - проверять эффективность использования персонала за отчетный период (как правило, раз в год) ; - определять потребность в кадрах в стратегическом, тактическом и оперативном аспектах; - осуществлять развитие, подбор, стимулирование и увольнение сотрудников, а также менеджмент затрат на персонал.

Измерение и оценка результатов мероприятий и работы персонала осуществляется с помощью системы отдельных и комплексных показателей, что позволяет информировать руководство о достижении целей компании в области персонала и одновременно контролировать проводимые процессы. Служба КП позиционируется на предприятии следующим образом: - как часть централизованной службы контроллинга; - как штабная структура, подчиняющаяся непосредственно первым лицам компании; - входит в отдел персонала с таким же рангом в иерархии управления, как, например, служба развития; - как штабная структура, подчиняющаяся непосредственно руководителю, ответственному за персонал предприятия.

Итак, можно сделать вывод, что персонал является ключевым, стратегическим фактором успеха организации, обеспечивающим ее конкурентоспособность. Соответственно, контроллинг персонала является одной из важнейших составляющих контроллинга и наряду с контроллингом других функциональных областей обеспечивает наиболее эффективное достижение целей организации. Результаты использования персонала также находят свое отражение в показателях деятельности организации, то есть в ее прибыли, доле рынка и так далее. Контроллинг персонала позволяет оценить эффективность его использования и вклад персонала в достижение целей организации, а также скорректировать важнейшие решения в области персонала с учетом выявленных отклонений от запланированных результатов.

Список литературы

1 Одегов Ю. Г., Никонова Т. В. Аудит и контроллинг персонала: Учебник. - М. : Издательства «Альфа-Пресс», 2010. - 668 с.

2. Контроллинг персонала: функции и задачи // Журнал «Справочник по управлению персоналом», 2007. - №7.

3. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. Пособие / Под. ред. проф. П. Э. Шлендера. - М. : Вузовский учебник, 2007. - 224 с.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Сущность, ключевые функции и задачи контроллинга, его основные концепции. Отличия контроллинга от учетных функций подразделений предприятия. Элементы и подсистемы управленческого учета. Структура и содержательная характеристика разделов контроллинга.

презентация , добавлен 29.10.2013


Характеристика концепции, целей и задач контроллинга - комплексной системы управления организацией, направленной на координацию взаимодействия систем менеджмента и контроля их эффективности. Сущность специфической (комментирующей) функции контроллинга.

реферат , добавлен 29.11.2010


Исследование существующих научных концепций контроллинга и управления маркетингом и сбытом. Характеристика предприятия ГК "Конти". Основные функции контроллинга-сбыта на предприятии: планирование, обеспечение информацией, контроль, регулирование.

курсовая работа , добавлен 01.07.2010


Особенности, цели и функции контроллинга - концепции управления, объединяющей в себе управленческий учет, планирование, контроль и аналитическую работу. Задачи, объект и предмет финансового анализа. Аналитические качества бухгалтерского баланса.

презентация , добавлен 29.11.2014


Понятие и сущность, задачи, функции и этапы формирования контроллинга в управлении, специфика внедрения в таможенном деле. Разработка концепции управления. Перспективы внедрения контроллинга в таможенное дело и систему Региональных таможенных управлений.

дипломная работа , добавлен 13.10.2014


Контроллинг как межфункциональная концепция управления, пересечение деятельности менеджера и контроллера. Задачи системы контроллинга: координация систем планирования, контроля и информационного обеспечения. Функционирование контроллинга "по кругу".

курсовая работа , добавлен 03.08.2009


курсовая работа , добавлен 10.03.2011


Стратегическое планирование как одна из основных функций менеджмента, представляющая собой процесс определения целей организации, а так же путей их достижения. Цели и задачи управленческого аудита и понятие контроллинга системы управления персоналом.

контрольная работа , добавлен 27.11.2010


Сущность контроллинга - управления будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных подразделений. Концепции системы контроллинга и ее инструментарий. Взаимосвязь и отличия оперативного и стратегического контроллинга.

курсовая работа , добавлен 10.03.2011


Тенденции развития концепции контроллинга. Функции системы контроллинга. Переход от тейлористской к процессно-ориентированной организации труда. Реинжиниринг системы контроллинга, повышение его результативности. Концепция корпоративного управления.

Оперативные планы отличаются детальной проработкой подробностей, они лучше поддаются контролю. Их составление возможно только на основе точной информации. Проблемой любого планирования, особенно д/срочного, является наличие пробелов, нехватка информации, неопределенность исходной ситуации. Планирование связанно с прогнозированием. Которое предсказывает, что в будущем при определенных условиях наступят определенные события. Само планирование устанавливает как надо действовать. Чтобы в будущем получить желаемые результаты. Прогноз всегда является основой для планирования. Особая трудность в том, что многие плановые показатели с трудом поддаются либо вообще не поддаются количественной оценке. Поэтому последующие изменения не могут быть точно учтены в планах. Существует еще одна проблема – координация отдельных планов. Это основано на взаимозависимости этих планов, в которых все важные плановые показатели устанавливаются одновременно. На практике согласование отдельных планов происходит последовательно в рамках общего производственного планирования. Необходимо знать. Что к/срочно все отдельные планы должны согласовываться с наиболее слабым звеном производства, исходя из которого все области планирования, одна за другой, приводится в соответствие с возможностями этого узкого места.
Кадровое планирование опирается на информацию о рабочих местах и персонале, а также широко использует обще экономическую информацию. Без контроля кадровое планирование не может быть успешным. Контроль, как функция управления, всегда направлен на конкретные задачи и является составной частью целенаправленного процесса принятия кадровых решений. Главной задачей контроля является фиксирование результатов кадрового планирования. За сопоставлением запланированного и полученного результата следует анализ отклонений и разработка мероприятий по корректировке планов. Помимо информационной поддержки кадровое планирование, кадровый контроль в рамках общего организационного контроля направлен на оптимизацию использования персонала организации. Контроль дает информацию для отчетности и позволяет документировать соблюдение трудовых и социально – правовых норм. Контроль может касаться как самих кадровых процессов, так и их результатов. Расширение традиционного понимания кадрового контроля корректирующего типа обеспечило появление кадрового контроллинга . Функция контроллинга состоит в координации, целеполагании, планировании, контроле и информации. Эта задача становится все более значимой т.к. кадровая работа становится комплексной и многосторонние взаимозависимости целей и средств требуют целенаправленного согласования. Кадровый конроллинг в отличие от традиционного контроля активно участвует в кадровом планировании.
В качестве целей кадрового контроллинга обычно рассматривают:
1. поддержку кадрового планирования;
2. обеспечение гарантий и надежности информации о персонале;
3. обеспечение координации в рамках функциональных подсистем системы УП, а также по отношению к другим подсистемам организации;
4. повышение гибкости в УП на основе своевременного выявления недостатков и рисков в кадровой работе.
К задачам кадрового контроллинга относится создание кадровой информационной системы, анализ имеющейся информации на предмет её значимости для кадровой службы, проверка эффективности отдельных кадровых подсистем при контроле и анализе кадровых издержек.
Кадровое планирование реализуется с использованием следующих задач кадрового контроллинга:
- Создание системы кадрового планирования и контроля (выбор метода и процедур, определение порядка проведения планирования, выявление основных требований по составлению плана и контроль за ними, выявление внешних и внутренних предпосылок плана);
- Создание кадровой информационной системы (определение потребности в информации; участие в создании системы информации о рабочих местах; участие в создании системы оценки кадров; создание информационной системы для учета внешних и внутренних изменений, имеющих значение для планирования; иерархический анализ потребности в информации; определение получателей информации; оформление содержания кадровой отчетности);
- Координация кадрового планирования (подготовка заседаний по планированию; обсуждение плана с руководителем всех функциональных подразделений; проверка соблюдения заданий, установленных кадровым планированием для всей организации; интеграция отдельных планов с другими планами организации; проведение контроля за выполнением плана; выработка мер по устранению отклонений от плана);
- Проведение исследований эффективности планов;
- Выполнение функций кадрового аудита (проверка применяемых в кадровом деле методов, моделей с точки зрения их экономической и социальной эффективности; проверка способности ответственных работников правильно использовать инструментарий кадрового управления; проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами организации);
- Создание системы кадровой информации;
- Составление отчетов по кадрам.