Содержание
ВВЕДЕНИЕ……………...…………………………………… ……….………......5

1. ТЕОРИЯ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ………………………………………………… . ……….…...…8

1.1 Основы организации анализа хозяйственной деятельности……............….8

1.2 Виды анализа хозяйственной деятельн ости……………………………....…9

1.3 Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности……………………………………………… ……………..............15

1.4 Математические модели в хозяйственной деятельности организации…….

……………………………………………………………..…………. ..................19

1.5 Метод анализа хозяйственной деятельности, его характерные черты………………………………………………………………… ……...........24

1.6 Модель тестирования в хозяйственной деятельности предприятия ……………………………………………………………………………. ….…...26

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗАДАЧА……………………...………………… …....…30
ЗАКЛЮЧЕНИЕ….……………………… ………………………………………37
Библиографический список………...……………………………… …………..38

ВВЕДЕНИЕ

Анализ деятельности хозяйствующего субъекта является одним из наиболее действенных методов управления, основным элементом обоснования руководящих решений. В условиях становления рыночных отношений он имеет целью обеспечить устойчивое развитие доходного, конкурентоспособного производства и включает различные направления – правовое, экономическое, производственное, финансовое и др. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия предполагают всестороннее изучение технического уровня производства, качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции, обеспеченности производства материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами и эффективности их использования. Они основаны на системном подходе, комплексном учете разнообразных факторов, качественном подборе достоверной информации и являются важной функцией управления.
Актуальность исследования обусловлена тем, что рыночная экономика связана с необходимостью повышения эффективности производства, конкурентоспособности продукции и услуг на основе систематического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Анализ финансово-хозяйственной деятельности дает возможность вырабатывать необходимую стратегию и тактику развития предприятия, на основе которых формируется производственная программа, выявляются резервы повышения эффективности производства.
Цель анализа состоит не только в том, чтобы установить и оценить эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия, но и в том, чтобы постоянно проводить работу, направленную на ее улучшение.
Анализ эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия показывает, по каким направлениям надо вести эту работу, дает возможность выявить наиболее важные аспекты и наиболее слабые позиции в финансовом состоянии предприятия. В соответствии с этим результаты анализа дают ответ на вопрос, каковы важнейшие способы улучшения финансового состояния предприятия в конкретный период его деятельности. Но главной целью анализа является своевременно выявлять и устранять недостатки в финансовой деятельности и находить резервы улучшения финансового состояния предприятия и его платежеспособности.
Финансовые результаты деятельности предприятия определяются прежде всего качественными показателями выпускаемой предприятием продукции, уровнем спроса на данную продукцию, поскольку, как правило, основную массу в составе финансовых результатов составляет прибыль (убыток) от реализации продукции (работ, услуг).
Финансовый анализ является гибким инструментом в руках руководителей предприятия. Эффективность финансово- хозяйственной деятельности предприятия характеризуется размещением и использованием средств предприятия. Эти сведения представляются в балансе предприятия.
Основными факторами, определяющими эффективность финансово- хозяйственной деятельности предприятия, являются, во-первых, выполнение финансового плана и пополнение, по мере возникновения потребности, собственного оборотного капитала за счет прибыли и, во-вторых, скорость оборачиваемости оборотных средств (активов).
Сигнальным показателем, в котором проявляется эффективность финансово-хозяйственной деятельности, выступает платежеспособность предприятия, под которой подразумевают его способность вовремя удовлетворять платежные требования, возвращать кредиты, производить оплату труда персонала, вносить платежи в бюджет.
В анализ эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия входит анализ бухгалтерского баланса пассивов и активов, их взаимосвязь и структура; анализ использования капитала и оценка финансовой устойчивости; анализ платежеспособности и кредитоспособности предприятия и т.д.
Таким образом, видно, какую значимость имеет оценка эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и что данная проблема является еще более актуальной при переходе к развитой рыночной экономике.

1 ТЕОРИЯ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Основы организации анализа хоз яйственной деятельности

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Все это может быть достигнуто в процессе анализа. Однако только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация АХД на предприятии должна соответствовать ряду требований. Среди них нужно отметить научный характер анализа. Практически это означает, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строится с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводится использования научно обоснованных методик. Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношения к принятию управленческих решений. Отсюда следует еще один важный принцип организации анализа – обоснованное распределение обязанностей по проведению АХД между отдельными исполнителями. От, того, на сколько целесообразно это распределение зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного (разными лицами) проведение одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивать комплексность анализа.
Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью кроме целесообразности организации, при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Здесь в первую очередь имеются в виду рациональные методы сбора и сохранения, внедрение данных в практику АХД ПЭВМ и других технических средств, оргтехника.
Более тщательная организация АХД достигается путем унификации этой работы. Здесь имеется в виду создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутри хозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования. Все показатели таблицы должны быть пригодными для сравнения, оценки, обобщения. Это создает направление для строго очерченного распределение обязанностей по проведению АХД, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Виды анализа хозяйственной дея тельности

Классификация анализа хозяйственной деятельности имеет важное значение для правильного понимания его содержания и задач.
В экономической литературе анализ хозяйственной деятельности классифицируется по разным признакам.
По отраслевому признаку, который основывается на общественном разделении труда, анализ делится на отраслевой, методика которого учитывает специфику отдельных отраслей экономики (промышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, торговли и т.д.), и межотраслевой, который является теоретической и методологической основой АХД во всех отраслях национальной экономики, или, другими словами, теорией анализа хозяйственной деятельности.
Объективная необходимость отраслевого АХД обусловлена спецификой разных отраслей производства. Каждая отрасль общественного производства в силу разного характера труда имеет свои особенности, свою специфику и, как следствие, характерные экономические отношения. Необходимость исследования специфики разных отраслей обусловила потребность разработки методики АХД с учетом особенностей и условий каждой отрасли экономики.
Одновременно нужно учитывать, что все отрасли общественного производства тесно связаны между собой. Им присуще много общего. Взаимосвязи отдельных отраслей, наличие внутренней связи между ними вызывают необходимость разработки межотраслевого анализа (теории АХД). Теория АХД раскрывает наиболее общие методологические черты и особенности этой науки, обобщает передовой опыт АХД в разных отраслях экономики, обогащает содержание экономического анализа в целом и отраслевого в частности. Владение общими теоретическими знаниями по экономическому анализу является необходимым условием грамотной, квалифицированной разработки и практического использования индивидуальных методик отраслевого анализа.
По признаку времени АХД подразделяется на предварительный (перспективный) и последующий (ретроспективный, исторический).
Предварительный (прогнозный) анализ проводится до осуществления хозяйственных операций. Он необходим для обоснования управленческих решений и плановых заданий, а также для прогнозирования будущего и оценки ожидаемого выполнения плана, предупреждения нежелательных результатов.
Последующий (ретроспективный) анализ проводится после совершения хозяйственных актов. Он используется для контроля за выполнением плана, выявления неиспользованных резервов, объективной оценки результатов деятельности предприятий.
Перспективный и ретроспективный анализы тесно связаны между собой. Без ретроспективного анализа невозможно сделать перспективный. Анализ результатов труда за прошлые годы позволяет изучить тенденции, закономерности, выявить неиспользованные возможности, передовой опыт, что имеет важное значение при обосновании уровня экономических показателей на перспективу. Умение видеть перспективу дает именно ретроспективный анализ. Он является основой перспективного анализа.
В свою очередь от глубины и качества предварительного анализа на перспективу зависят результаты ретроспективного анализа. Если плановые показатели недостаточно обоснованы и реальны, то последующий анализ выполнения плана вообще теряет смысл и требует предварительной оценки обоснованности плановых показателей.
Ретроспективный анализ в свою очередь делится на оперативный и итоговый (результативный). Оперативный (ситуационный) анализ проводится сразу после совершения хозяйственных операций или изменения ситуации за короткие отрезки времени (смену, сутки, декаду и т.д.). Цель его - оперативно выявлять недостатки и воздействовать на хозяйственные процессы. Рыночная экономика характеризуется динамичностью ситуации как производственной, коммерческой, финансовой деятельности предприятия, так и его внешней среды. В этих условиях оперативный (ситуационный) анализ приобретает особое значение.
Итоговый (заключительный) анализ проводится за отчетный период времени (месяц, квартал, год). Его ценность в том, что деятельность предприятия изучается комплексно и всесторонне по отчетным данным за соответствующий период. Этим обеспечивается более полная оценка деятельности предприятия по использованию имеющихся возможностей.
Итоговый и оперативный анализы взаимосвязаны и дополняют друг друга. Они дают возможность руководству предприятия не только оперативно ликвидировать недостатки в процессе производства, но и комплексно обобщать достижения, результаты деятельности за соответствующие периоды времени, разрабатывать мероприятия, направленные на рост эффективности производства.
По пространственному признаку можно выделить анализ внутрихозяйственный и межхозяйственный. Внутрихозяйственный анализ изучает деятельность только исследуемого предприятия и его структурных подразделений. При межхозяйственном анализе сравниваются результаты деятельности двух или более предприятий. Это позволяет выявить передовой опыт, резервы, недостатки и на основе этого дать более объективную оценку эффективности деятельности предприятия.
Важное значение имеет классификация АХД по объектам управления. Хозяйственная деятельность (управляемая система) состоит из отдельных подсистем: экономики, техники, технологии, организации производства, социальных условий труда, природоохранной деятельности и др. Аспект анализа по желанию управляющего органа может быть смещен в сторону каких-либо подсистем хозяйственной деятельности. В связи с этим выделяют:
- технико-экономический анализ, которым занимаются технические службы предприятия (главного инженера, главного технолога и др.). Его содержанием является изучение взаимодействия технических и экономических процессов и установление их влияния на экономические результаты деятельности предприятия;
- финансово-экономический анализ (финансовая служба предприятия, финансовые и кредитные органы) основное внимание уделяет финансовым результатам деятельности предприятия: выполнению финансового плана, эффективности использования собственного и заемного капитала, выявлению резервов увеличения суммы прибыли, роста рентабельности, улучшения финансового состояния и платежеспособности предприятия;
- управленческий анализ проводят все службы предприятия с целью предоставления руководству информации, необходимой для планирования, контроля и принятия оптимальных управленческих решений, выработки стратегии и тактики по вопросам финансовой политики, маркетинговой деятельности, совершенствования техники, технологии и организации производства, носит оперативный характер, результаты его являются коммерческой тайной;
- социально-экономический анализ (экономические службы управления, социологические лаборатории, статистические органы) изучает взаимосвязь социальных и экономических процессов, их влияние друг на друга и на экономические результаты хозяйственной деятельности;
- экономико-статистический анализ (статистические органы) применяется для изучения массовых общественных явлений на разных уровнях управления: предприятия, отрасли, региона;
- экономико-экологический анализ (органы охраны окружающей среды, экономические службы предприятия) исследует взаимодействие экологических и экономических процессов, связанных с сохранением и улучшением окружающей среды и затратами на экологию;
- маркетинговый анализ (служба маркетинга предприятия или объединения) применяется для изучения внешней среды функционирования предприятия, рынков сырья и сбыта готовой продукции, ее конкурентоспособности, спроса и предложения, коммерческого риска, формирования ценовой политики, разработки тактики и стратегии маркетинговой деятельности.
По методике изучения объектов анализ хозяйственной деятельности может быть сопоставительным, диагностическим, факторным, маржинальным, экономико-математическим, экономико-статистическим, функционально-стоимостным и т.д.
При сопоставительном анализе обычно ограничиваются сравнением отчетных показателей о результатах хозяйственной деятельности с показателями плана текущего года, данными прошлых лет, передовых предприятий.
Факторный анализ направлен на выявление величины влияния факторов на прирост и уровень результативных показателей.
Диагностический анализ представляет собой способ установления характера нарушений нормального хода экономических процессов на основе типичных признаков, характерных только для данного нарушения. К примеру, если темпы роста валовой продукции опережают темпы роста товарной продукции, то это свидетельствует о росте остатков незавершенного производства. Если темпы роста валовой продукции выше темпов роста производительности труда, то это признак невыполнения плана мероприятий по механизации и автоматизации производства, улучшению организации труда и на этой основе сокращения численности работающих. Знание признака позволяет быстро и довольно точно установить характер нарушений, не производя непосредственных измерений, т.е. без действий, которые требуют дополнительного времени и средств.
Маржинальный анализ - это метод оценки и обоснования эффективности управленческих решений в бизнесе на основании причинно-следственной взаимосвязи объема продаж, себестоимости и прибыли и деления затрат на постоянные и переменные.
С помощью экономико-математического анализа выбирается наиболее оптимальный вариант решения экономической задачи, выявляются резервы повышения эффективности производства за счет более полного использования имеющихся ресурсов.
Детерминированный анализ применяется для исследования функциональных взаимосвязей между факторными и результативными показателями.
Стохастический анализ (дисперсионный, корреляционный, компонентный и др.) используется для изучения стохастических зависимостей между исследуемыми явлениями и процессами хозяйственной деятельности предприятий.
Функционально-стоимостный анализ (ФСА) представляет собой метод выявления резервов. Он базируется на функциях, которые выполняет объект, и сориентирован на оптимальные методы их реализации на всех стадиях жизненного цикла изделия (научно-исследовательские работы, конструирование, производство, эксплуатация и утилизация). Его основное назначение в том, чтобы выявить и предупредить лишние затраты за счет ликвидации ненужных узлов, деталей, упрощения конструкции изделия, замены материалов и т.д.
По субъектам (пользователям анализа) различают внутренний и внешний анализ. Внутренний анализ проводится непосредственно на предприятии для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочного управления производственной, коммерческой и финансовой деятельностью. Внешний анализ проводится на основании финансовой и статистической отчетности органами хозяйственного управления, банками, финансовыми органами, акционерами, инвесторами.
По охвату изучаемых объектов анализ делится на сплошной и выборочный. При сплошном анализе выводы делаются после изучения всех без исключения объектов, а при выборочном - по результатам обследования только части объектов.
По содержанию программы анализ может быть комплексным и тематическим. При комплексном анализе деятельность предприятия изучается всесторонне, а при тематическом - только отдельные ее стороны, представляющие в определенный момент наибольший интерес, например, вопросы использования материальных ресурсов, производственной мощности предприятия, снижения себестоимости продукции и пр.
Каждая из названных форм АХД своеобразна по содержанию, организации и методике его проведения.

1.3 Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, имеет определяющую роль в обеспечение действенности АХД. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко используют техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для АХД делятся на плановые, учётные и внеучётные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учётного характера это все данные, которые содержат документы, бухгалтерского, статистического и оперативного учёта, а также все виды отчётности, первичная учётная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учёту и отчётности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учётных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учёта, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углублённого изучения и осмысления взаимосвязей, выявление экономических закономерностей.
Оперативный учёт и отчётность способствует более оперативному по сравнению по статистикой или бухгалтерским учётом, обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
Учётным документом, согласно нашей квалификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяют провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.
К внеучётным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы:
1.Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятия в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановление правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства
2.Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3.Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятий в целом или отдельных её подотделов.
4.Материалы изучения передового опыта. Приобретённые из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т. д. .).
5.Техническая и технологическая документация.
6.Материалы социальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.д.).
7.Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это - аналитичность информации, её объективность, единство, оперативность, рациональность.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявление влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики, на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственными требованиями учёта или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными. Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учётного и вне учетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность ещё одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой её на ЭВМ.
И, наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть, требовать минимума затрат на сбор, хранение и использования данных. Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.
1.4 Математические модели в хозяйственной деятельности организации

Математическая модель - приближенное описание объекта моделирования, выраженное с помощью математической символики.
Математические модели появились вместе с математикой много веков назад. Огромный толчок развитию математического моделирования придало появление ЭВМ. Применение вычислительных машин позволило проанализировать и применить на практике многие математические модели, которые раньше не поддавались аналитическому исследованию. Реализованная на компьютере математическая модель называется компьютерной математической моделью, а проведение целенаправленных расчетов с помощью компьютерной модели называется вычислительным экспериментом.
Этапы компьютерного математического моделирования изображены на рисунке. Первый этап - определение целей моделирования. Эти цели могут быть различными:

Модель нужна для того, чтобы понять, как устроен конкретный объект, какова его структура, основные свойства, законы развития и взаимодействия
с окружающим миром (понимание);
Модель нужна для того, чтобы научиться управлять объектом (или процессом) и определить наилучшие способы управления при заданных целях и критериях (управление);
Модель нужна для того, чтобы прогнозировать прямые и косвенные последствия реализации заданных способов и форм воздействия на объект (прогнозирование).

Поясним на примерах. Пусть объект исследования - взаимодействие потока жидкости или газа с телом, являющимся для этого потока препятствием. Опыт показывает, что сила сопротивления потоку со стороны тела растет с ростом скорости потока, но при некоторой достаточно высокой скорости эта сила скачком уменьшается с тем, чтобы с дальнейшим увеличением скорости снова возрасти. Что же вызвало уменьшение силы сопротивления? Математическое моделирование позволяет получить четкий ответ: в момент скачкообразного уменьшения сопротивления вихри, образующиеся в потоке жидкости или газа позади обтекаемого тела, начинают отрываться от него и уноситься потоком.

Рис.1 Математическая модель

Пример совсем из другой области: мирно сосуществовавшие со стабильными численностями популяции двух видов особей, имеющих общую кормовую базу, "вдруг" начинают резко менять численность. И здесь математическое моделирование позволяет (с известной долей достоверности) установить причину (или по крайней мере опровергнуть определенную гипотезу).
Выработка концепции управления объектом - другая возможная цель моделирования. Какой режим полета самолета выбрать для того, чтобы полет был безопасным и экономически наиболее выгодным? Как составить график выполнения сотен видов работ на строительстве большого объекта, чтобы оно закончилось в максимально короткий срок? Множество таких проблем систематически возникает перед экономистами, конструкторами, учеными.
Наконец, прогнозирование последствий тех или иных воздействий на объект может быть как относительно простым делом в несложных физических системах, так и чрезвычайно сложным - на грани выполнимости - в системах биолого-экономических, социальных. Если ответить на вопрос об изменении режима распространения тепла в тонком стержне при изменениях в составляющем его сплаве относительно легко, то проследить (предсказать) экологические и климатические последствия строительства крупной ГЭС или социальные последствия изменений налоговог
и т.д.................

Вторым важным направлением информационного обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (асу), вводимая в систему асу информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно-правовое ее функционирование, информация, вводимая в систему, ее пред машинная обработка - основа современных автоматизированных информационных систем.

Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетворением информационных запросов потребителей самого разнообразного типа: как организаций, учреждений, так и отдельных лиц, в этом случае в качестве информационного обеспечения выступают не только статистические данные, данные социологических опросов, данные архивов и пр. официальных учреждений, но и такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации и пр. наиболее распространенной формой этого типа информационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях все большее значение приобретают службы и центры анализа информации (например, в России - всероссийский институт научной и технической информации, всероссийский научно-технический информационный центр и др. информационные службы).

Обеспечение информационной безопасности

Информационная безопасность, как и защита информации, задача комплексная, направленная на обеспечение безопасности, реализуемая внедрением системы безопасности. Проблема защиты информации является многоплановой и комплексной и охватывает ряд важных задач. Проблемы информационной безопасности постоянно усугубляются процессами проникновения во все сферы общества технических средств обработки и передачи данных и, прежде всего, вычислительных систем.

На сегодняшний день сформулировано три базовых принципа, которые должна обеспечивать информационная безопасность:

Целостность данных - защита от сбоев, ведущих к потере информации, а также зашита от неавторизованного создания или уничтожения данных;
конфиденциальность информации;

При разработке компьютерных систем, выход из строя или ошибки, в работе которых могут привести к тяжелым последствиям, вопросы компьютерной безопасности становятся первоочередными. Известно много мер, направленных на обеспечение компьютерной безопасности, основными среди них являются технические, организационные и правовые.

Обеспечение безопасности информации - дорогое дело, и не только из-за затрат на закупку или установку средств защиты, но также из-за того, что трудно квалифицированно определить границы разумной безопасности и обеспечить соответствующее поддержание системы в работоспособном состоянии.

Средства зашиты информации нельзя проектировать, покупать или устанавливать до тех пор, пока не произведен соответствующий анализ.

На сайте анализируется информационная безопасность и ее место в системе национальной безопасности, определяются жизненно важные интересы в информационной сфере и угрозы для них. Рассмотрены вопросы информационной войны, информационного оружия, принципы, основные задачи и функции обеспечения информационной безопасности, функции государственной системы по обеспечению информационной безопасности, отечественные и зарубежные стандарты в области информационной безопасности. Значительное внимание уделяется также правовым вопросам информационной безопасности.

Так же рассматриваются общие вопросы защиты информации в автоматизированных системах обработки данных (АСОД), предмет и объекты зашиты информации, задачи защиты информации в АСОД. Рассмотрены типы преднамеренных угроз безопасности и методы защиты информации в АСОД. Рассмотрены методы и средства подтверждения подлинности пользователей и разграничения их доступа к компьютерным ресурсам, контроля доступа к аппаратуре, использования простых и динамически изменяющихся паролей, методы модификации схемы простых паролей, функциональные методы.

Информационное обеспечение управления

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации; совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованной системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация - передача разнообразия (Эшби), информация - мера сложности структур (Моль), информация - вероятность выбора (Яглом) и т.д. Предпринимаются исследования закономерностей и технологий и закладываются теоретические основы новой отрасли знаний - информациологии, где один из авторов заявляет: "Мир - информационен, Вселенная - информационна; первичное - информация, вторичное - материя".

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым "демонам Максвелла" и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной.

В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изучения проблем управления.

Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими особенностями:

Сама по себе информация является столь же абстрактным понятием, как и понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;
- информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается (эта особенность информации спасает профессора, передающего свои знания студентам, от превращения в неуча);
- информация обладает еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Последнее свойство информации важно учитывать при формировании путей развития народного хозяйства России, так как привлечение качественно новой информации и новых технологий обеспечивает интенсивный путь развития, а наращивание дополнительных материальных ресурсов, объемов труда, энергии без использования новой информации приведет Россию в экстенсивный тупик.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Удельный вес информации как предмета труда стал выше материальных и энергетических ресурсов, и основным показателем могущества страны стал информационный ресурс, т.е. объем знаний, которыми располагает страна. Этот показатель выводил СССР в число мировых держав и именно этот ресурс истощается в нашей стране с каждым годом. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуаций.

Мир тонет в колоссальном объеме информации: за последние 30 лет ее ежегодный прирост увеличился более чем в 15 раз! Появился даже новый термин - "эффект макулатурности": 85% журнальных статей никогда не читались! Проще что-то открыть вновь, говорят ученые, чем найти нужную информацию в этом океане книг, журналов и статей. На начало 90-х годов правительство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем, на что, затрачивалось около 1,5 млрд. долларов; издавало около 2,6 млн. страниц документов; на содержание служащих, занятых в аппарате управления, тратилось до 1500 млрд. долларов! Через фирму с численностью работающих около 2 тыс. человек за 1991 год прошло 45 тонн входящих и 48 тонн исходящих документов, что соответствует 25 кг бумаг на каждого работающего.

Самый перспективный выход из информационного тупика дает современная вычислительная техника, которая с каждым новым поколением удивительно высокими темпами увеличивает скорость обработки информации: если за последние сто лет скорость передвижения увеличилась в 102 раз, то скорость связи увеличилась в 107, а обработки информации - в 106 раз.

Скорость обработки информации современными вычислительными машинами приближается к предельному значению, ограниченному скоростью света (в оптических вычислительных машинах - ОВМ) и равному миллиардам операций в секунду. Запись информации в виде голограмм открывает путь к практически неограниченной оперативной памяти ОВМ, плотность записи которой может достигать 106 бит/см.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации.

Есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отчетах, составляемых для начальства, в сводках ЦСУ или в обещаниях кандидатов во время предвыборных кампаний. Мастера дезинформации прекрасно использовали в пропагандистских целях способность человека воспринимать лишь ограниченный объем информации и умело использовали самые простые формулировки, постоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Гитлер цинично писал: "Если уж врать, так врать нагло: в большую ложь охотнее верят, чем в малую... Люди сами иногда врут в мелочах, однако большой лжи они стесняются. Следовательно, им и в голову не придет, что их так бессовестно обманывают... В случае любой неудачи следует незамедлительно искать врагов. Если их нет, надо придумать". Этот же рецепт с невиданным еще в мире размахом применил в конце 30-х годов и наш Вождь и Учитель.

Значительная часть управленческой информации получается руководителем неформальным путем, в результате ежедневного общения с коллегами, вышестоящим руководством, клиентами. Вся эта, несомненно, ценная информация не всегда достоверна, объективна и весьма изменчива. Более ценной и, главное, объективной является информация, собранная и обработанная с помощью средств компьютерной техники на базе системы математического обеспечения. Справедливо, что современное общество часто характеризуется термином "информационное".

Люди, далекие от проблем управления, обычно не представляют, с каким гигантским объемом информации приходится работать администрации даже в небольшой фирме. Если, например, в торговой организации средних размеров, где работают 200-300 человек, учесть весь поток формальной и неформальной информации, которую необходимо обрабатывать управленческому персоналу, то в итоге получаются весьма внушительные цифры. Десятки, а иногда и сотни поставщиков, большая номенклатура товаров, оперативные расчеты с клиентами, учет движения товаров по складам в стоимостном и натуральном выражении, маркетинг, т.е. изучение рынка, реклама, поведение конкурентов, меняющиеся законы, налоговые правила, таможенные тарифы - администрация такой фирмы обрабатывает около миллиона единиц информации в год.

Постоянно меняющиеся условия рынка требуют немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными. По имеющимся данным, к началу 90-х годов 60% в США зависит от работы служб обработки информации, и на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта.

Однако большинство крупных компаний и фирм Европы, Америки и Японии идут на эти затраты, так как от использования современных информационно-управляющих систем значительно покрывают затраты на их создание.

Любопытно, что из прочитанного мы запоминаем только 10%, а из того, что слышим, - 20%. От увиденного мы запоминаем 30%, а от того, что мы слышим и видим, - 50%. От того, что мы говорим, мы запоминаем уже 70%, а от того, что мы делаем сами, - 90%. Абстрактные описания менее выразительны, чем конкретное действие, поэтому мы должны свои поступки стараться наполнить конкретным информационным содержанием.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

Большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач.

При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новых технологических процессов, основой развития средств производства.

Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник - имеющуюся в распоряжении руководителя альтернативную информацию, и важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реализована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, необходимо полностью исключить разные толкования и "додумывания", могущие возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы (как в знаменитом случае с запятой во фразе "казнить нельзя, помиловать").

Трудно говорить без пессимизма о способах создания, восприятия информации и о нравственных проблемах практического ее использования. К сожалению, приходится констатировать удивительный акт отсутствия общности в понимании глобальных человеческих проблем между людьми даже высокого интеллекта, готовых жертвенно служить высоким нравственным заповедям.

Та важнейшая часть общечеловеческой информации, которая формирует идеологию общества, создается практически бесконтрольными (к счастью или на беду?) средствами массовой информации (СМИ) или идейными представителями правящей элиты, которая практически никогда не бывает элитой интеллектуальной и высоконравственной. Массированная атака "акул пера" может легко навязать обществу любую парадигму, и отличить иллюзию от реальности, правду от лжи практически невозможно. Поведение людей в социуме во многом зависит от непрестанно действующего конвейера продукции рекламы, массовой информации и масс-культуры.

Большинство людей весьма доверяют СМИ, считая, что их сотрудники - добросовестные, высококвалифицированные и солидные профессионалы, благодаря СМИ человек ощущает свою причастность к жизни общества и в какой-то степени отождествляет себя с ним. Даже наука, являясь формой познания, испытывает на себе заметное влияние общественной идеологии, а фундаментальные теории гуманитарных наук носят явно идеологический характер. Какими гарантиями располагает общество, что "исторические" решения очередного "исторического" съезда или информация, угодная для сиюминутных потребностей руководящих органов, являются объективно достоверными и корректными в этическом отношении?

Человеческое сознание не в состоянии следить за постоянными изменениями в обществе, тем более в глобальных масштабах, прогрессивно растет некомпетентность и безразличие к этим переменам у многих групп населения, чем умело, и бессовестно пользуются беспринципные политики. Вследствие этих явлений возникла плодородная почва для созревания различных массовых мифов, опирающихся на слабую информированность населения и действующие законы общественного сознания. Формируют общественное мнение и создают различные политические мифы умелые профессионалы, не прибегая к принуждению или запрещению. Как говорит Э. Кассирер в своей оригинальной работе: "Политические мифы действуют так же, как змея, парализующая кролика, перед тем как атаковать его".

Современное общество порождает новые, ранее неизвестные социальные проблемы, связанные с информацией. Все более интенсивно идет процесс "компьютерного" отчуждения определенной группы населения, социальное разделение общества. Образуются слои "информационной аристократии", своеобразного братства посвященных, "информационного пролетариата", к которому относится многочисленная группа работников, занятых информационных процессов, и потребителей информационных услуг, в руках которых сосредоточен информационный бизнес. Обычно информация, как вода, легко стекает вниз, от начальников к подчиненным, и с трудом поднимается наверх. Однако и это естественное течение информации стараются "зарегулировать": некоторые руководители неохотно делятся информацией с подчиненными, так как если это информация хорошая, то возникает опасность претензий на всякого рода премии и прибавки, а если плохая, то она может деморализовать коллектив.

При движении информации вверх, на высшие управленческие уровни, постоянно возникает еще одна проблема - чиновники охотнее дают информацию о победах, достижениях и о том, что подтверждает мудрые решения начальника. В итоге вокруг начальника может возникнуть своеобразный информационный вакуум или искаженный, подкрашенный в розовые тона мир. Многим крупным руководителям свойственно игнорирование неугодной информации, а если неприятная информация исходит от источника с низким статусом, то подсознательно начальник начинает рассматривать ее как попытку подорвать авторитет, как вызов его должностному положению.

Крупнейшие мировые катастрофы происходили из-за чванливого нежелания высшего руководителя учесть объективно все имеющиеся данные. Так произошло с началом вторжения гитлеровских армий на территорию СССР, когда Сталин не захотел мерить агентурной информации, то же случилось при налете японской авиации на Пирл Харбор, при неожиданном для союзников наступлении немецких войск в декабре 1944 г. в Арденнах. Не случайно халиф Гарун аль-Рашид переодевался нищим и ходил по ночному Багдаду - ему была нужна объективная, достоверная информация о настроениях в народе.

Конфликтные ситуации в обществе, производственных коллективах, в семье чаще всего порождаются неполнотой, недостаточной структуризацией исходной информации, малым объектом априорных знаний, различиями в критериях оценки фактов и наличием искажений информации, случайных или преднамеренных. Проблема состоит не только в колоссальных объемах информации, обрушивающихся на человека, а в ее неупорядоченности и противоречивости, что превращает эту информацию по терминологии теории связи в шум, а это, в свою очередь, приводит к нестабильности информационных образов и неэффективности информационных преобразований. Информация существенно искажается при ее движении по уровням , и чем больше существует иерархических уровней в структуре организации, тем значительнее искажения информации.

Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:

Два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки - событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перспективы);
- эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидаемое, более выгодное или не соответствующее заранее сложившемуся мнению сообщение;
- желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство ("барьер престижа"). Вспомним, что восточные сатрапы приказывали казнить ни в чем не повинного гонца за плохое известие или дарили ему шелковый шнурок, на котором верноподданный должен был удавиться.

Создание мощных информационных систем и средств их обработки породило целый комплекс компьютерных преступлений: от создания компьютерных вирусов, уничтожающих информацию, до и угрозы потери прав на тайну личной жизни.

Одним из наиболее распространенных методов защиты торговых предприятий от хищений, как со стороны служащих, так и со стороны покупателей является внедрение системы штрихового кодирования, т.е. защиты информации от намеренного искажения. Штриховой код обеспечивает представление букв и чисел (характеристика изделия, цена и т.д.) в двоичной системе счисления путем нанесения на изделие четкого рисунка полос и пространства между ними и легко декодируемого электронным оптическим (сканирующим) устройством. Системы автоматической идентификации изделий стали существенной частью промышленных технологий, торговли и материально-технического обеспечения.

Связь между сверхсложной системой, которой является внутренний мир человека, и сверхсложной системой окружающего нас мира оригинально рассмотрена в известном произведении Станислава Лема "Солярис": исследуемая человечеством инопланетная информационная система "мыслящий океан" настолько сложна, что требует особо деликатных методов изучения и ее реакция на жесткое воздействие может быть непредсказуема. Эффективное управление невозможно без достоверной, объективной информации, и фактической властью располагает лишь тот, кто хорошо информирован. Подводя итоги раздела об информации в управлении и в обществе, можно взглянуть на эту проблему с несколько неожиданной и даже парадоксальной стороны.

Человек, "венец природы", как ни странно так и не сумел приспособиться к окружающему естественному миру. Хотя человек уже миллионы лет является частью биосферы, он адаптирован к ее условиям много хуже, чем, скажем, зерно или многие плоды, земноводные, крысы и тараканы. Без воздуха человек не может прожить более 2-3 минут, без воды - более 3 дней, без пищи - 30 дней, диапазон состава воздуха, пищи, воды крайне узок, человек весьма чувствителен к многим внешним параметрам жизни: температуре, давлению, радиоактивному облучению. Призыв Ж.-Ж. Руссо "Назад, к природе" утопичен.

И человек всю историю цивилизации усердно отгораживается от неласковой к нему природы, создавая свой искусственный мир, свою комфортную среду обитания. Огонь, жилище, одежда, наконец, религия, музыка, живопись, литература - все это средства и методы защиты от природы и способы создания своей иллюзорной, сюрреалистической и в основном информационной раковины.

Информационное программное обеспечение

Современному компьютеру никак нельзя обойтись без программ. Ведь именно программы определяют возможности компьютера: что он будет делать – поможет произвести электротехнический расчёт или позволит побродить по всемирной сети Интернет. Большинство программ правильнее было бы называть программными продуктами, ведь зачастую на их создание требуется не меньше затрат, чем на производство самого компьютера. Практически любая программа, если это специально не оговорено, является коммерческим продуктом, который продается наравне с компьютерами.

Под программным обеспечением (ПО) информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ. Базовое ПО настолько тесно связано с аппаратными средствами, что его иногда считают частью компьютера.

Прикладное ПО непосредственно нацелено на решение профессиональных задач пользователя.

Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

Удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Она включает в себя:

Законодательные акты РФ;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
- методические материалы по работе с документами;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации - это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней средыточная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

Законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и партнеры предприятия;
- информационные агентства;
- конкуренты;
- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов.

Последние бывают следующих видов:

Простые и сложные запросы;
- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются за данностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Информационное обеспечение анализа

Информация - это совокупность сведений, характеризующих деятельность предприятия.

Управление предприятием основывается на использовании различных видов информации:

Внешняя (экономическая, социологическая, деловая, рыночная и т. д.);
- внутренняя (о промежуточных и конечных результатах деятельности предприятия, маркетинговая).

К информации необходимо предъявлять следующие требования:

Наличие потребителей информации;
- объективность отражения процессов производства, снабжения, сбыта;
- единство информации, поступающей из различных источников;
- оперативность информации;
- подготовленность первичной информации для использования на ПК, что позволит получить на ее основе производную информацию для использования различными управленческими структурами.

Следовательно, информация должна быть объективной, конкретной, оперативной, систематической, комплексной.

Перед проведением анализа необходимо проверить используемую информацию:

По существу;
- техническую сторону (полнота отчетных данных, соответствие отчетным формам и т. д.);
- счетную проверку (правильность итогов и т. д.).

Информационное обеспечение процесса управления включает в себя следующие виды информации:

Правовое, хозяйственное, финансовое законодательство;
- нормативно-плановая;
- учетная:
- (по счетам, главная книга, - формы № 1–4);
- статистического учета;
- оперативного учета;
- финансового учета;
- производственного учета (учет затрат); внеучетная.

В условиях информация является одним из основных и самых дорогих ресурсов. Своевременное обеспечение предприятия необходимой информацией - основное условие его эффективного функционирования в рыночной конкурентной среде.

Принципы организации информационного обеспечения в условиях компьютеризации.

Применение компьютерной техники повышает эффективность аналитической работы за счет сокращения сроков проведения анализа, более полного выявления влияния факторов, замены приблизительных расчетов на более точные вычисления. Наиболее эффективные организационные формы использования персонального компьютера (ПК) - это создание на их базе автоматизированных рабочих мест менеджеров, бухгалтеров, экономистов.

Информация, используемая для ПК, подразделяется:

На переменную (данные о выпуске продукции в разрезе видов ассортимента, об обеспеченности и использовании всех видов ресурсов);
- условно-постоянную (базисные данные по всем показателям, базисные нормы расхода материальных ресурсов, нормы времени, данные за прошедший период).

В условиях рыночной экономики в целях экономии времени и средств необходимо проведение комплексной обработки первичной информации, возможность ее дистанционной передачи, ограничение объемов первичной информации при повышении степени ее использования.

Для организации анализа в условиях автоматизированного рабочего места (АРМ) характерно:

Сохранение целостности анализа при условии децентрализованной обработки информации;
- соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения;
- повышение оперативности и действенности анализа. Комплекс программных средств для АРМ аналитика представляет собой совокупность программной обработки аналитических таблиц по методике комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Задачи информационного обеспечения

Объем производства и реализованной продукции - это основные показатели, характеризующие деятельность предприятия. Объем реализации крайне важен для установления нормированных статей затрат - расходов на рекламу, представительских расходов, а также для исчисления налогов. По экономическому содержанию объем реализованной продукции характеризует конечный финансовый результат работы предприятия, выполнения своих обязательств перед потребителями, степень участия в удовлетворении потребностей рынка. Темпы роста объема производства и реализации продукции, повышения ее качества влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия. Потому анализ данных показателей имеет важное значение.

Основные задачи анализа:

Оценка выполнения плана, динамики производства и реализации продукции;
- определение влияния факторов на изменение этих показателей;
- изучение состава, структуры и ассортимента выпускаемой продукции;
- изучение качества и конкурентоспособности продукции;
- оценка комплектности и ритмичности производства;
- выявление внутрихозяйственных резервов увеличения выпуска и реализации продукции; - разработка мероприятий по освоению выявленных резервов.

Информационной базой для анализа объемов производства и реализации продукции служат:

Статистические показатели (форма № 1-п статистической отчетности «Сведения о производстве промышленной продукции»);
- форма № 2 бухгалтерской отчетности «Отчет о прибылях и убытках»; данные оперативного бухгалтерского учета;
- планы-графики производства;
- планы экономического и социального развития предприятия;
- различные виды сопроводительной документации.

Основой данного анализа служит сопоставление объемных показателей, заданных планом предприятия, с фактическими. При внутрифирменном анализе исследуется уровень валовой и товарной продукции, изучается их динамика.

Система информационного обеспечения управления

Широкое применение современных средств вычислительной техники, внедрение в методов оптимизации и формализации ситуаций значительно изменили технологию информационного обеспечения управления. В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим Результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система, должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система управления должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом степень изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы. В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие - функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

Сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;
- выработка управляющих воздействий (программ, планов и т. д.);
- передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;
- реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;
- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

Программно-математическое обеспечение;
- информационное обеспечение;
- техническое обеспечение;
- методико-организационное обеспечение;
- лингвистическое обеспечение;
- кадровое обеспечение.

Программно-математическое обеспечение является одной из наиболее важных составляющих современной информационной системы. Программное обеспечение составляют все программные средства, использующиеся как непосредственно для выполнения поставленных перед системой задач, так и для обеспечения нормального функционирования всего комплекса используемых технических средств. Математическое обеспечение представляет собой совокупность математических алгоритмов, методов и моделей, которые используются в работе информационной системы.

Программное обеспечение АСУ должно быть достаточным для выполнения всех ее функций, реализуемых с применением средств вычислительной техники. Кроме того, должны быть в наличии средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющие своевременно выполнять все автоматизированные функции во всех режимах функционирования АСУ.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

Функциональная достаточность (полнота);
- надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);
- адаптивность к изменяющимся условиям;
- возможность модификации системы при необходимости;
- модульность построения;
- удобство эксплуатации.

Как правило, программное обеспечение АСУ строится на базе уже существующих пакетов прикладных программ. Такое программное обеспечение допускает загрузку и проверку по частям и позволяет производить замену одних программ без коррекции других.

К программному обеспечению АСУ предъявляется ряд требований, которые позволяют добиться надежности работы системы в целом. В частности, программное обеспечение подбирается и настраивается таким образом, чтобы отсутствие отдельных данных не сказывалось на выполнении функций АСУ, при реализации которых эти данные не используются. В обязательном порядке осуществляются меры по защите от ошибок при вводе и обработке информации, обеспечивающие заданное качество выполнения функций автоматизированной системы.

Используемое программное обеспечение должно иметь средства диагностики технических средств АСУ и контроля достоверности входной информации.

Общее программное обеспечение АСУ должно позволять осуществлять настройку отдельных компонентов специального программного обеспечения и дальнейшее развитие программного обеспечения системы без прерывания процесса ее функционирования. Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. Кроме того, необходимо обеспечение защиты уже сгенерированной и загруженной части программного обеспечения от случайных изменений.

Информационное обеспечение включает в себя всю совокупность информации, на основе которой будет функционировать АСУ, в том числе данные по содержанию, системе кодирования, методам адресованы, форматам данных и форме представления информации, получаемой и выдаваемой АСУ.

Совокупность информационных массивов АСУ организуется в виде баз данных на машинных носителях. Содержащаяся в базах данных информация должна постоянно обновляться в соответствии с периодичностью ее использования при функционировании системы. Предусматриваются необходимые меры по восстановлению информационных массивов при отказах каких-либо технических средств АСУ, а также меры по контролю идентичности одноименной информации в базах данных.

Техническое обеспечение составляет комплекс всех технических средств, использующихся при работе информационной системы. Современные технические средства отличаются большим разнообразием и позволяют решать широкий спектр задач.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

Средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);
- средства коммуникации;
- средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для всех технических средств в единую автоматизированную систему. Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности. Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Методико-организационное обеспечение представляет собой совокупность методов, средств и специальных документов, устанавливающих порядок совместной работы технических средств АСУ и обслуживающего ее персонала, а также взаимодействие персонала между собой в процессе работы с системой. К этому виду обеспечения также относят различные методы и средства организации и проведения приемам работы с данной информационной системой (например, методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и т. п.).

Основной целью методико-организационного обеспечения является поддержание работоспособности информационной системы и возможности дальнейшего ее развития. Инструкции, входящие в методико-организационное обеспечение АСУ, должны четко определять действия персонала при выполнении всех функций системы во всех режимах функционирования. Кроме того, инструкции должны содержать конкретные указания о действиях в случае возникновения аварийных ситуаций или нарушения нормальных условий функционирования АСУ.

Инструкции также играют роль АСУ. В них закрепляется юридическая сила информации на носителях данных и документов, используемых при функционировании АСУ и создаваемых системой. Инструкциями регламентируются правовые отношения между людьми, входящими в состав персонала АСУ (права, обязанности и ответственность), а также между персоналом данной АСУ и персоналом иных систем, взаимодействующих с этой АСУ.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языков общения обслуживающего персонала АСУ и ее пользователей с техническим, программно-математическим и информационным обеспечением системы, а также используемых в ней терминов и определений.

С помощью лингвистического обеспечения достигаются удобство, однозначность и устойчивость общения пользователей со средствами автоматизации. Обязательным условием является наличие средств исправления ошибок, возникающих при общении пользователей с техническими средствами АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

В современных условиях функционирования организаций значительно повышаются требования к оперативности доставки информации потребителю и к скорости обработки информации. Поэтому создаются многоуровневые, распределенные АСУ. Примерами таких систем являются банковские, налоговые, статистические, снабженческие и прочие службы, информационное обеспечение которых осуществляется путем создания электронных баз и банков данных, построенных с учетом организационной, функциональной и информационной структур объекта. Для их реализации используются средства и системы распределенной обработки информации, построенные на основе локальных автоматизированных рабочих мест, соединенных высокопроизводительными каналами связи.

Подобные многоуровневые распределенные АСУ позволяют эффективно решать проблемы оперативной обработки информации и работы с документами, помогают в анализе рыночных ситуаций и выработке управленческих решений. Применение автоматизированной системы управления способствует повышению производительности конкретной организации и обеспечивает определенный уровень качества управления. Наибольшая эффективность АСУ достигается путем оптимизации планов работ предприятий и отраслей в целом.

Большое значение имеют быстрая выработка оперативных решений, четкое маневрирование материальными, финансовыми и прочими ресурсами, другие факторы. Поэтому процесс управления с использованием автоматизированных систем основывается на экономико-организационных моделях, в большей или меньшей степени отражающих структурные и динамические свойства объекта (предприятия, организации, фирмы).

Адекватность модели является непременным условием ее применения. Под адекватностью понимается, прежде всего, ее соответствие объекту с точки зрения поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию. Кроме того, модель должна отражать поведение моделируемого объекта в части его характеристик и свойств, существенных для решения поставленной задачи. Очевидно, что полного повторения объекта в модели добиться невозможно. Однако можно пренебречь некоторыми деталями, несущественными для анализа ситуации и принятия соответствующего управленческого решения.

Методы информационного обеспечения

Общие методы обеспечения информационной безопасности РФ разделяются на правовые, организационно-технические и экономические.

К правовым методам обеспечения информационной безопасности РФ относится разработка нормативных правовых актов, регламентирующих отношения в информационной сфере, и нормативных методических документов по вопросам обеспечения информационной безопасности РФ.

Наиболее важными направлениями этой деятельности являются:

Внесение изменений и дополнений в законодательство РФ;
законодательное разграничение полномочий между федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, определение целей, задач и механизмов участия в этой деятельности общественных объединений, организаций и граждан;
уточнение статуса иностранных информационных агентств, средств массовой информации и журналистов, а также инвесторов при привлечении иностранных инвестиций для развития информационной России;
определение статуса организаций, предоставляющих услуги глобальных информационно-телекоммуникационных сетей на территории РФ, и правовое регулирование деятельности этих организаций.

Организационно-техническими методами обеспечения информационной безопасности Российской Федерации являются:

Создание и совершенствование системы обеспечения информационной безопасности РФ;
разработка, использование и совершенствование средств защиты информации и методов контроля эффективности этих средств, развитие защищенных телекоммуникационных систем, повышение надежности специального программного обеспечения;
создание систем и средств предотвращения несанкционированного доступа к обрабатываемой информации и специальных воздействий, вызывающих разрушение, уничтожение, искажение информации;
выявление технических устройств и программ, представляющих опасность для нормального функционирования информационно-телекоммуникационных систем;
сертификация средств защиты информации, лицензирование деятельности в области защиты государственной тайны, стандартизация способов и средств защиты информации;
контроль за действиями персонала в защищенных информационных системах, подготовка кадров в области обеспечения информационной безопасности РФ;
формирование системы мониторинга показателей и характеристик информационной безопасности РФ в наиболее важных сферах жизни и деятельности общества и государства.

обеспечения информационной безопасности РФ включают в себя:

Разработку программ обеспечения информационной безопасности РФ и определение порядка их финансирования;
совершенствование системы финансирования работ, связанных с реализацией правовых и организационно-технических методов защиты информации, создание системы страхования информационных физических и юридических лиц.

Государственная политика обеспечения информационной безопасности определяет основные направления деятельности федеральных органов государственной власти и органов государственной власти в РФ в этой области, порядок закрепления их обязанностей по защите интересов РФ в информационной сфере в рамках направлений их деятельности и базируется на соблюдении баланса интересов личности, общества и государства в информационной сфере.

Информационное обеспечение менеджмента

В условиях рыночной экономики информационное обеспечение менеджмента имеет важнейшее значение для динамичного развития предприятия в целом, ведь именно объективная финансовая информация является основой для столь необходимой управленцу . Такая информация должна отражать сведения для отражения текущего финансового положения предприятия, потоков всех денежных средств и принятия решений об инвестициях.

К основным пользователям финансовой отчетности относят инвесторов, кредиторов, профсоюзы, заказчиков продукции, государственные органы. Информационное обеспечение менеджмента должно обеспечивать наблюдение и контроль над производством, за сбытом продукции, за предоставляемыми услугами, за финансовой и маркетинговой деятельностью, прогнозированием, календарным и . Также подобного рода информация способствует принятию управленческих решений, контролю над людскими и денежными ресурсами и прочее.

Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:

Удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;
- формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;
- создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;
- развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.

Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств.

Информация должна включать в себя:

Законодательные государственные акты;
- указы, постановления и распоряжения президента и правительства;
- правовые акты, принятые органами исполнительной власти;
- материалы, изложенные в методической документации;
- государственные специализированные стандарты.

Информационная основа должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом.

Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию. Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле.

Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.

Программное обеспечение информационных систем

Обеспечение информационных систем подразделяется на: информационное, техническое, математическое и программное, методическое, лингвистическое, правовое и организационное.

Информационное обеспечение включает совокупность данных, методы построения БД, а также проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС организации.

Техническое обеспечение - комплекс ТС, предназначенных для работы ИС, документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных и проектных задач в ИС.

Программное обеспечение - совокупность программ для реализации целей, задач ИС и нормального функционирования как отдельных, так комплекса ТС.

Методическое и организационное обеспечение - комплекс методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала ИС с программно-техническими средствами (ПТС) и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Лингвистическое обеспечение - совокупность языков общения персонала ИС и пользователей с программно-техническим и информационным обеспечением, а также сумму терминов, используемых в ИС.

Правовое обеспечение - правовые нормы, используемые для соблюдения законности (законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы и инструкции вышестоящих органов и руководителей организации).

Анализ информации

С появлением первых электронных библиографических поисковых механизмов, входящих в состав автоматизированных информационно-поисковых систем и попыткой создания Электронных каталогов (ЭК) остро возникла проблема расширения поисковых элементов. Элементов библиографических описаний документов, хранящихся в полях «заглавия», «фамилии авторов» и «выходные данные» (вербальные данные) в большинстве случаев недостаточно для проведения релевантного поиска необходимых пользователям документов, если заранее неизвестны эти элементы. Заглавия всё чаще неинформативны, они не отражают ни тематики, ни содержаний документов. Наибольшие проблемы возникают при организации тематического поиска.

В качестве поисковых элементов в АИПС используется лингвистическое обеспечение, базирующееся на информационно-поисковых языках (ИПЯ), к которым относятся различные термины и словосочетания, входящие в состав классификационных систем (УДУ, ББК, ГРНТИ и др.), ключевых слов, тематических рубрик, алфавитно-предметных указателей (АПУ) и т.п. При формировании поискового запроса можно использовать классификаторы (УДК, ДДК, ББК, ГРНТИ и др.), но даже специалисты знают наизусть ограниченный набор классификационных индексов, как правило, лишь в какой-нибудь одной классификационной системе. Для пользователей это нереально по многим причинам. Одна из причин качественного поиска – отсутствие средств, способствующих осуществлению эффективных поисковых стратегий неподготовленным пользователем.

Так, например, ключевые слова, хотя и помогают при поиске документов, не позволяют во всех случаях обеспечить релевантный отбор необходимых документов. Ряд специалистов предложил решить эту проблему путём создания электронных тезаурусов и рубрикаторов, ссылки на которые можно было бы организовать при росписи документов.

В этом случае выделяют следующую последовательность работы:

Индексирование информации;
- составление тезауруса;
- организация и проведение поисков на основе широкого использования электронных рубрикаторов и тезаурусов. Этот достаточно трудоёмкий и неэффективный процесс всё равно в ряде случаев не позволяет решать данную проблему.

При этом эксперты считают, что функционирующие классификационные системы вряд ли сохранятся далее первых двух десятилетий грядущего века, если не найдут сил и возможности для коренных преобразований.

Может сложиться впечатление, что решить проблему релевантного и пертинентного поиска невозможно. Отчасти с этим приходится согласиться, особенно при проведении поисков в Интернете.

Однако ряд специалистов и организаций предлагают индексировать полные тексты и формировать объединённый СПА (справочно-поискового аппарата) для электронных и печатных ресурсов. Считается, что индексы в электронном (машиночитаемом) виде должны присутствовать вместе с их библиографическими описаниями (БО). Это направление получило название «вычислительная лингвистика». При этом пристальное внимание уделяется формированию метаданных.

Метаданные – информация об информации; информация, формируемая издателями электронных ресурсов, представляющая обязательный минимум сведений, позволяющий использовать их при каталогизации.

Важно отметить, что системы организации поиска в АБИС, а также в электронных полнотекстовых базах данных должны учитывать поведение пользователей при проведении данной процедуры.

Следующим направлением в данной области было создание систем, позволяющих из документов, тесно связанных между собой по некоторым статистическим параметрам, извлекать ключевые слова и словосочетания, которые считаются релевантными в данной предметной области. Такие системы способствуют решению проблемы релевантного автоматического индексирования и реферирования документов, принадлежащих к данному корпусу документов.

Программное обеспечение, использующее элементы вычислительной лингвистики, появилось на ряде сайтов в Интернете, например, «Анализатор текста» (textanalyst). Оно предназначено для анализа и составления из введённого пользователем текста списка ключевых слов, ранжируемых по весовому коэффициенту. Если из этого списка выбрать несколько словоформ, то по ним программа выполнит автоматическое реферирование и тематическую фиксацию анализируемого текста. В результате пользователь получает список наиболее значимых предложений исходного текста.

При этом возникает , когда, во-первых, отпадает потребность вводить ключевые слова и создавать специальные электронные рубрикаторы.

Во-вторых, автоматическое реферирование машиночитаемого текста способствует созданию рефератов документов, что само по себе весьма значимо особенно для научных, учебных, технических и иных профессиональных материалов.

В-третьих, такие рефераты можно включать в соответствующие поля библиографических записей в электронных базах и банках данных (в т.ч. Электронных каталогов), что будет способствовать максимальному раскрытию фондов библиотек и не перегрузит аппаратные средства большими объёмами машиночитаемых данных. Более того, поиск будет естественно проходить быстрее, чем при извлечении необходимых сведений из полных текстов.

В-четвертых, при этом не возникают проблемы с , так как на серверах в открытом доступе будут не полные тексты документов, а их рефераты.

В-пятых, поиск по ключевым словам, образующим такие рефераты в сочетании с включенными в тексты метаданными может значительно улучшить ситуацию с релевантностью.

В-шестых, можно, используя эти рефераты, отказаться от описания определённого количества полей (тэгов) метаданных в гипертекстовых документах.

И, наконец, в-седьмых, такое решение снимает значительный груз забот и работ систематизаторов и библиографов при описании документов и создании соответствующих библиографических записей в Электронных каталогах их библиотек. Цель информационного обеспечения Понятие «информационное обеспечение» прочно вошло в научный и практический оборот и в настоящее время широко используется при освещении проблем управления в целом и управления в частности. При этом под информационным обеспечением понимается организуемая в рамках управления деятельность, направленная на проектирование, функционирование и совершенствование информационных систем, обеспечивающих эффективное выполнение решаемых задач.

Основанная на нормах права, использующая организационные, технические и методические средства, эта целенаправленная деятельность включает сбор, переработку, хранение информации, создание условий для использования последней в целях эффективного функционирования конкретной социальной системы.

Говоря об информационном обеспечении уголовной политики, следует выделить два аспекта: целевой и деятельности. В первом случае речь идет об информационном обеспечении как о средстве формирования и реализации уголовной политики. Во втором - о деятельности по собиранию, систематизации, анализу, хранению , уголовно - правовой и иной информации и созданию условий для ее оптимального использования как при принятии политических директив, разработке законодательства, так и в правоприменительной деятельности субъектов реализации уголовной политики в сфере воздействия на преступность и контроля над нею.

С учетом изложенного информационное обеспечение уголовной политики можно рассматривать как совокупность следующих элементов:

А) криминологической, уголовно-правовой и иной информации (знаний, сведений, данных и т.п.);
б) целенаправленной деятельности по собиранию, систематизации, анализу, хранению этой информации, созданию условий для ее оптимального использования в процессе реализации задач уголовной политики;
в) организационно-технических средств, обеспечивающих эту деятельность;
г) субъектов данной деятельности.

Термин «информация» означает сообщение, осведомление и положении дел, сведения о чем-либо. Принципиальным положением в данном понятии является то, что под информацией понимаются не любые сведения, а лишь те, которые уменьшают или снимают существовавшую до них неопределенность. Именно это положение, по существу, лежит в основе всех имеющихся информационных концепций и тем самым объединяет их.

Стержневой для уголовной политики являются криминологическая и уголовно-правовая информация, поскольку именно она в процессе правоприменительной деятельности имеет наибольший удельный вес в общем объеме всей циркулирующей в соответствующих процессах информации.

При этом под криминологической информацией понимаются сведения о Преступности и явлениях с ней связанных, о личности преступника и причинах bндивидуального преступного поведения, профилактике преступлений и факторе, определяющих ее параметры.

Такое понимание криминологической информации, ее природы и назначения основывается на социологической сущности науки криминологии, которым является, прежде всего, социальной наукой, изучающей преступность и иные оказывающие на нее социально вредные явления (алкоголизм, наркомания, самоубийство, проституция и другие проявления аморализма). Это означает, что криминологическая информация не тождественна ни правовой информации в целом, ни уголовно-правовой информации в частности. По своей природе она шире и глубже их. Вместе с тем криминологическая информация тесно с ними связана и в ряде случаев «пересекается» с ними, равно как и с другими видами социальной информации, в том числе политической, экономической, демографической, социально-психологической и т.д.

Под правовой информацией обычно понимается совокупность сведений, определяющих меру знаний о праве и всех процессах и явлениях, связанных с ним. Исходя из этого, уголовно-правовую информацию можно определить как совокупность знаний, сведений, данных об в целом, его отдельных институтах и нормах, мерах уголовно-правового воздействия и его результатах, об отношении населения к уголовно-правовым запретам и практике применения уголовного законодательства, а также обо всех процессах и явлениях, с ними связанных.

Уголовно-правовая, криминологическая и иная информация, описывающая признаки, свойства, характеристики и объекты отношений, входящих в сферу воздействия на преступность, на языке теории информации называется отображающей информацией. Изучение свойств этой информации дает возможность выбирать способы ее выражения и оперирования с нею, не зависящие от назначения и целей системы, в которой они используются. Существование такого самостоятельного феномена и является основой информационного обеспечения уголовной политики, изучения особенностей криминологической, уголовно-правовой и иной информации и разработки принципов и методов информационной работы.

Деятельностный подход, лежащий в основе информационного обеспечении, позволяет к предмету его рассмотрения отнести, кроме отображающей уголовно-правовой и криминологической информации, также процесс ее обработки и множество описаний объектов и отношений между ними, которые образуют информационную базу.

Совокупность операций по обработке информации и их взаимосвязях на всех этапах ее циркуляции называется в теории информации информационным процессом.

Основными операциями информационного процесса в рассматриваемой сфере являются следующие:

Сбор,
- систематизация,
- преобразование (переработка),
- хранение,
- поиск,
- воспроизведение и распространение криминологической и уголовно-правовой информации.

В системе субъектов уголовной политики эти операции организуются и совершаются на строго нормативной основе и регламентируются соответствующими законами и другими нормативными актами.

В социальном управлении используются также такие понятия, как «информационные системы» и «системы информации».

Под информационными системами понимаются «информационно-логические системы», «информационно-вычислительные системы», «информационно-поисковые системы», «автоматизированные информационные системы», «информационные службы» и др. Поскольку потребности в различного рода информации многообразны и специфичны, в разных сферах социальной практики создаются и функционируют различные информационные системы. В правоохранительных органах, из числа перечисленных используются в основном информационно-справочные и информационно-поисковые системы.

Под системой информации в общем виде понимается совокупность всех видов информации, необходимой для эффективного функционирования конкретной системы управления, а также комплекс методов, средств и организационных форм реализации информационного процесса.

Говоря о целях информационного обеспечения уголовной политики, необходимо подчеркнуть, что оно направлено на удовлетворение объективно существующих информационных потребностей соответствующих субъектов для успешного решения стоящих перед ними задач.

Под информационной потребностью понимается нужда или недостаток в знаниях, сведениях, данных, т.е. в информации, необходимой для осуществления стоящих перед потребителем этой информации целей и задач. Практическое значение использования понятия «информационная потребность» определяется тем, что оно позволяет охватить и описать определенное содержание информации, получаемое из разных источников. При этом описание информации осуществляется на основе целевого подхода, строго учета характера деятельности, прав и обязанностей субъекта уголовной политики.

В этой связи следует отметить, что сказанное еще не нашло глубокого осознания и понимания субъектами уголовной политики. Именно поэтому их информационные потребности удовлетворяются далеко не в полном объеме. В одних случаях не всем видам информации уделяется должное внимание, в результате чего она не используется, утрачивает свои значение и ценность, в других - запрашивается излишняя информация, что влечет за собой необоснованную трату времени, сил и средств.

Возможность эффективного использования понятия «информационная потребность» в значительной степени предопределяется разработкой ее видов и классификации, позволяющей:

А) получить информацию об информационных потребностях уголовной политики;
б) выделить информационные потребности в качестве отдельного объекта научного изучения и практического анализа;
в) дать их иерархию.

В основу классификации можно положить различные, но существенные для нее факторы. Рассмотрим их на примере правоприменительного уровня уголовной политики.

Поскольку предупреждение преступлений и применение уголовного законодательства, (как виды правоприменительной деятельности) имеют свои особенности, представляется целесообразным вначале рассмотреть соответствующие информационные потребности субъектов уголовной политики, а затем показать существующие между ними связи, переходы, ограничения и т.д.

Так, если за основу классификации брать виды профилактики преступлений, то можно различать информационные потребности общей и индивидуальной профилактики. В зависимости от форм профилактики допустимо различать информационные потребности ранней и непосредственной профилактики преступлений.

Применительно к уровням профилактики преступлений можно выделить информационные потребности профилактики:

А) на индивидуальном уровне;
б) уровне социальных групп и коллективов;
в) региональном и отраслевом уровне;
г) обще социальном уровне (уровне предупредительной деятельности, осуществляемой в рамках общества в целом).

Приведенные виды информационных потребностей в профилактике преступлений, разумеется, не исчерпывают всего многообразия их классификационных характеристик.

В частности, применительно к различным аспектам управления профилактикой преступлений информационные потребности представляется целесообразным классифицировать по следующим основаниям:

а) по отношению к целям и задачам управления профилактикой преступлений - ив перспективные и текущие потребности;
б) по соответствию уровням управления - на потребности управления профилактикой преступлений на различных уровнях конкретных правоохранительных органов;
в) по принадлежности к субъектам профилактики - на информационные потребности их профилактических служб и подразделений.

Все рассмотренные классификации информационных потребностей обращены к настоящему. Но есть еще потребности, обращенные к будущему. Здесь можно выделить информационные потребности планового и прогностического характера.

В частности, прогностическая информация:

Помогает субъекту уголовной политики выбирать наиболее перспективные направления развития информационных потребностей, определять среди них первоочередные (доминирующие) и последовательность их удовлетворения;
- содержит показатели и нормы, следуя которым можно разрабатывать примерную прогностическую модель информационных потребностей на будущее (ближайшее и отдаленное);
- позволяет предвидеть степень удовлетворенности тех или иных информационных потребностей, отдаленные последствия существующих пробелов и недостатков в информационном обеспечении, в результате чего появляется возможность вносить необходимые коррективы в процессе управления.

Информационные потребности прогностического характера являются основой для разработки и развития информационных потребностей планового характера, которые хотя и относятся к будущему, но уже достаточно четко очерченному, выраженному в конкретных количественных и качественных показателях.

Обращаясь к анализу информационных потребностей в сфере применения уголовного законодательства, необходимо отметить, что они должны основываться на анализе и оценке реальных результатов правоприменительной деятельности. Источником информации о фактическом состоянии дел служат практические результаты деятельности органов внутренних дел и других правоохранительных органов по применению уголовного законодательства.

Именно информация о результатах применения уголовно-правовых норм позволяет в конечном итоге судить о качестве уголовного закона, его отдельных институтов и норм. Поэтому вопросы о том, какого рода информация необходима, по каким параметрам ее следует собирать, какие именно данные могут свидетельствовать об эффективности применения уголовного закона, имеют исключительно важное теоретическое и практическое значение.

Успешное решение соответствующих задач предполагает наличие полной и достоверной информации:

А) о состоянии и тенденциях явлений, с которыми ведется борьба уголовно-правовыми средствами, причем не только применительно к обслуживаемому региону, но и к иным регионам (для выявления и оценки территориальных различий);
б) об особенностях самого региона (экономических, демографических, культурных, географических и др.), значимых для применения уголовно-правовых средств воздействия на преступность;
в) о практике применения уголовно-правовых норм, ее соответствии тенденциям преступности, применению других средств воздействия на преступность и иные ;
г) о нормативном и ресурсном обеспечении уголовно-правового воздействия на преступность и т.д.

Анализ информационных потребностей в сфере уголовно-правового воздействия на преступность показывает, что важное значение для их удовлетворения имеет также информация:

Об объеме применения уголовно-правовых средств воздействия на преступность в целом, ее виды и отдельные преступления;
- о динамике уголовно-правового воздействия на преступность в регионе (анализируя соответствующие данные можно выявить изменения в картине преступности за соответствующий период и при наличии резких «переломов» оценить их возможную связь с усилением или ослаблением этого воздействия, с изменением латентности, с демографическими процессами, а также выявить, за счет каких территорий, контингентов населения, видов преступлений произошел «перелом»);
- об эффективности уголовно-правового воздействия на преступность в ретине.

Здесь особенно важное значение имеет информация о степени реализации требования о неотвратимости ответственности лиц, совершивших преступления, а также дифференциации и индивидуализации этой ответственности.

Указанная информация необходима для оценки количественных и качественных показателей работы правоохранительных органов по применению уголовно-правовых средств воздействия на преступность. Наряду с этим необходимо располагать информацией о том, насколько правильно и в каком объеме обеспечено применение данных средств, соблюдены ли в полной мере все требования уголовного закона. В конечном счете, речь идет об информационном обеспечении анализа и оценки эффективности применения уголовно-правовых средств.

Эти задачи могут быть реализованы различными путями. Один из них заключается и объединенном анализе условий эффективности действия уголовного закона и информационных потребностей по его применению.

К числу таких утопий относятся:

А) совершенство законодательства;
б) совершенство правоприменительной деятельности;
в) уровень правосознания (общественного, группового, индивидуального).

П. последние годы все возрастающий интерес в обществе приобретает проблема социальных последствий преступности, под которыми понимается реальный вред, причиняемый преступностью общественным отношениям. Удовлетворение потребности в полной и достоверной информации о социальных последствиях преступности позволяет правоохранительным органам правильно и своевременно определять основные направления борьбы с преступностью, очевидность задач, подлежащих решению, маневрировать ресурсами. Однако получение соответствующей информации все еще сопряжено с большими трудностями. Одна из них и, пожалуй, самая главная состоит в том, что вопрос о видах и источниках информации о социальных последствиях преступности, по существу, находится в начальной стадии научной и практической разработки.

Таким образом, удовлетворение информационных потребностей субъектов уголовной политики, будучи основной целью ее информационного обеспечения, включает предоставление объективной и полной информации о состоянии безопасности социальных ценностей, находящихся под охраной уголовного закона, эффективности предупреждения, профилактики преступлений и применения уголовного законодательства, о создании условий для оптимального управления этой деятельностью.

Данная общая цель может быть разделена на ряд целей частного характера.

Сбор и предоставление информации:

а) о лицах, от которых, судя по их антиобщественному поведению, можно ожидать совершения преступлений и правонарушений;
б) о ближайшем окружении этих лиц и других факторах, положительно или отрицательно влияющих на их поведение;
в) об эффективности профилактических мероприятий, проводимых в отношении названных лиц.

Сбор, обработка и анализ информации о выявленных в процессе дознания и предварительного следствия, осуществления оперативно-розыскных мероприятий обстоятельствах, способствующих совершению различных видов преступлений и принятых мерах по их устранению; хранение и выдача этой информации соответствующим субъектам уголовной политики преступлений для организации ими своей работы и принятия соответствующих управленческих решений, информирования законодательных и исполнительных органов государственной власти.

Сбор и предоставление органам государственной власти, правоохранительным органам информации об эффективности как правоприменительной деятельности в целом, так и отдельных уголовно-правовых институтов и норм в частности. Поскольку на эффективность правоприменительной деятельности оказывают влияние различные факторы, необходимо предоставление им информации об этих факторах, в том числе силе их воздействия, иерархии и т.п.

Сбор и предоставление информации об эффективности мер уголовно-исполнительного воздействия на лиц, отбывающих наказание в местах лишения свободы, ранее судимых; о факторах объективного и субъективного порядка, влияющих на состояние и уровень рецидивной преступности как наиболее важного показателя (индикатора) эффективности исправительного воздействия.

Данная классификация целей информационного обеспечения базируется на анализе основных направлений правоприменительной деятельности субъектов реализации уголовной политики, а также целей, стоящих перед ними по укреплению законности и правопорядка.

Однако многогранность информационного обеспечения обусловливает возможность и других классификаций его целей. В частности, заслуживает внимания выделение организационно-управленческих и вспомогательно-технических целей.

Организационно-управленческие цели включают в себя:

Выявление объектов, процессов и явлений, которые «порождают» криминологическую и уголовно-правовую информацию и установление необходимого слежения за ними;
- создание системы методов и приемов сбора, хранения, переработки и оценки информации;
- распределение информации в соответствии с особенностями субъектов реализации уголовной политики, решаемыми ими задачами как в соответствии с их запросами, так и с учетом возможного использования информации;
- оценку полноты и эффективности использования информации;
- возможность ответов на запросы неучтенных пользователей;
- подготовку субъектов к применению информации и побуждение их к наиболее полному и эффективному использованию;
- охрану информации от искажения, неправильного использования и нежелательного распространения.

Вспомогательно-технические цели охватывают: обеспечение необходимой формализации информации; разработку ее носителей; использование технических средств (в частности ЭВМ); создание условий хранения и передачи информации и некоторых др.

Виды информационного обеспечения

1 уровень – техническое обеспечение. Это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих технических средств.

2 уровень – информационное обеспечение – совокупность сведений, необходимых для выполнения автоматизированного проектирования. Основная его часть – автоматизированные банки данных, состоящие из БД, БЗ, САПР и СУ.

3 уровень – программное обеспечение – совокупность машинных программ, необходимых для выполнения автоматизированного проектирования.

4 уровень – организационно-методическое – совокупность документов, устанавливающих состав проектной организации и ее подразделений, связи между ними и их функции, совокупность документов, устанавливающих состав и правила отбора и эксплуатации средств обеспечения автоматизированного проектирования.

5 уровень – лингвистическое – совокупность языков проектирования, включая термины и определения, правила формализации естественного языка и методы сжатия и развертывания текстов.

6 уровень – математическое обеспечение – совокупность математических методов, математических моделей и алгоритмов проектирования.

7 уровень – концептуальное – совокупность универсальных мировоззренческих концепций, отражающих цели развития системы.

Программное обеспечение информационных технологий

Программное обеспечение информационных технологий неоднородно, часть программных средств относится к базовому программному обеспечению, без которого невозможна работа технических средств, другая часть - к прикладному программному обеспечению. На рис. приведена классификация программных средств ИС.

Операционные системы: Windows, IOS

Сервисные средства и утилиты: антивирусные программы, архиваторы файлов (WinZip, WinRAR, WinARJ), утилиты для тестирования компьютеров, сетей, операционных систем, обслуживания файлов, дисков (SiSoft Sandra for Windows, Norton Utilities).

Инструментальные средства разработки программ: CASE-средства (инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки программного обеспечения).

Офисные программы:

СУБД для организации и управления БД;
- текстовый процессор для работы с текстовыми документами;
- процессор электронных таблиц для выполнения расчетов;
- пакет презентационной графики;
- Интернет-обозреватель для работы с информационными ресурсами глобаль-ной сети и другие.

Информационное обеспечение персонала

Кадровое обеспечение системы организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников . Количественный состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту.

Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы: способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки), мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам), свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

В 1990-х гг. в кадровых службах отечественных организаций было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. Были установлены чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков.

В настоящее время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб меняется в лучшую сторону, появились специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.

Структура информационного обеспечения

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, предоставление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта.

ИО предприятия представляет собой данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей.

При организации ИО используется , обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными.

Основными функциями ИО являются:

1) наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности,
2) выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов;
3) подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов;
4) обеспечение автоматизированной обработки данных;
5) осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.

На государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные системы документации. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

1) чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
2) одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
3) работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
4) имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения или записи в базе данных о сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

Исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
- классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов.

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

Понять специфику и структуру ее деятельности;
- построить схему информационных потоков;
- проанализировать существующую систему документооборота;
- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; совершенствование системы документооборота; наличие и использование системы классификации и кодирования; владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из вне машинного и внутри машинного ИО.

Роль информационного обеспечения

Экономический анализ базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений.

Принципы создания рационального потока информации для управления:

1. выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;
2. объективность отражения процессов производства, обращения, распределения, потребления, использования ресурсов;
3. единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации;
4. оперативность информации, всесторонняя разработка первичной информации с выведением на ее основе производных показателей;
5. возможное ограничение объема информации и повышение коэффициента ее использования;
6. разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления;
7. кодирование первичных данных с целью эффективного использования.

Для целей управления в экономическом анализе хозяйственно-финансовая деятельность предприятий измеряется показателями, которые можно свести в определенную систему.

Показатели:

1. стоимостные и натуральные – в зависимости от положенных в основу измерителей;
2. количественные и качественные – в зависимости от того, какая сторона явлений, операций, процессов измеряется;
3. объемные и удельные – в зависимости от применения отдельно взятых показателей или же их соотношений.

Анализ тесно связан с принципами управления:

1. демографический подход к управленческому процессу;
2. координация, которая непосредственно связана с проверкой исполнения, с оперативным анализом сделанного, регулирование работ, единоначалие, коллегиальность;
3. режим экономии, внедрение которого требует глубокого анализа затрат по статьям и элементам, непроизводительных расходов и потерь, производства, прибыли;
4. конкретность, оперативность руководства, объективность и научная обоснованность принимаемых решений. Все управленческие решения должны быть обоснованными и оптимальными. Информационное обеспечение оказывает оперативный анализ.

Теория принятия управленческих решений исходит из много вариантности, неопределенности, влияния дополнительных факторов на каждый отдельно взятый вариант, установления параметров оптимальности. Много вариантность делает необходимым анализ различных вариантов управленческих решений. Выбор наилучшего варианта осуществляется с помощью экономико-математического моделирования и системного анализа. Разработка и реализация маркетинговых программ связана с аналитическими расчетами.

Маркетинговые программы невозможны без:

1. анализа влияния на экономику предприятий внешней и внутренней среды;
2. анализа состояния рынка (глобально, по товарным группам и отдельным товарам);
3. анализа покупателей и потребителей (имеющихся и потенциальных);
4. анализа конкурентной обстановки;
5. анализа рыночных цен и формирования собственной ценовой политики;
6. анализа конечных финансовых результатов.

Информационное обеспечение финансового менеджмента

Информационное обеспечение относится к числу ключевых элементов системы финансового управления. Это совокупность информационных ресурсов и способов их организации, необходимых и пригодных для реализации аналитических процедур, обеспечивающих финансовую сторону деятельности предприятия.

Ее основу составляет информационная база, в состав которой входит пять укрупненных блоков:

1. сведения регулятивно-правового характера;
2. финансовые сведения нормативно-справочного характера;
3. бухгалтерская отчетность;
4. данные и отчетности;
5. несистемные данные.

К первому блоку относятся Гражданский и , Федеральные законы «О бухгалтерском учете», «О » и другие, а также постановления и распоряжения Правительства РФ (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение об учетной политике и др.). Информацию этого блока необходимо принимать во внимание потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер.

Во второй блок входят нормативные документы государственных органов (Министерства финансов РФ, Банка России, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и др.), международных организаций и различных финансовых институтов, содержащие требования, рекомендации участникам рынка и количественные нормативы в области финансов, например сообщения Минфина о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее предоставления. Регулятором в международном аспекте является система международных стандартов бухгалтерского учета, которые не обязательны для исполнения, однако фактически им вынуждены следовать все компании, ведущие операции на международном рынке капитала, товаров и услуг. Не все документы этого блока обязательны для исполнения.

Третий блок включает бухгалтерскую отчетность. Согласно закону «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность - это «единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам».

В ее состав входят:

1. ;
2. отчет о прибылях и убытках;
3. пояснения к бухгалтерскому балансу, отчету о прибылях и убытках;
4. специализированные формы, установленные в соответствии с законом;
5. отчетность об использовании бюджетных ассигнований;
6. итоговая часть аудиторского заключения.

Управленческая отчетность (блок 4) законодательно не регламентирована. Состав и формы управленческой отчетности определяются предприятием самостоятельно в соответствии с характером его деятельности и потребностями управления.

Примерный перечень управленческих отчетов на производственном предприятии может быть следующим:

1. «О движении »;
2. « »;
3. «О производственной себестоимости»;
4. «О движении собственного капитала»;
5. «О продаже акций и выплате »;
6. «О состоянии взятых кредитов»;
7. «Расчеты по налогам» и пр.;

Несистемный блок (блок 5) включает в себя сведения общеэкономической направленности, официальной статистики или публикуемые в СМИ.

Информационное обеспечение управленческих решений

С середины прошлого века информация рассматривается в широком смысле как общенаучное понятие. Оно выражает обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами между живой и неживой природой в животном и растительном мире, а также генетическую информацию.

В разных областях знаний определение понятия «информация» интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике, математике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую подсистему и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой и основным ресурсом процесса управления.

В определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями.

Информационные процессы разделяются на три группы:

Информационные процессы, обеспечивающие выбор и формирование цели;
информационные процессы, предназначенные для разработки программных действий;
информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану.

Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений.

Часть фактических данных можно получить в процессе анализа ситуации и формулировки самой проблемы.

Однако для четкой постановки проблемы и в связи с этим, облегчения выбора путей ее решения, требуются дополнительные фактические материалы.

В ряде случаев ЛПР и специалисты, вырабатывающие решение (часто сталкиваются со следующими проблемами:

Во- первых, невозможно определить всех относящихся к данной решаемой задаче фактов;
во-вторых, не всегда есть уверенность в том, имеют ли представленные факты прямое отношение к рассматриваемой проблеме;
в-третьих, не всегда имеется возможность численно измерить фактический материал.

Так, многие природные явления, оказывающие прямое влияние на экономику и социальную жизнь, не могут быть в ряде случаев количественно определены, даже если явления эти уже имели место в прошлом. Например, к таким трудно определяемым фактам относят колебания урожайности, уровня воды источников, обеспечивающих водоснабжение городов (этому мешает не всегда ясная зависимость между уровнями потребления и возможностями источников водоснабжения), колебания размеров улова рыбы по годам и многое другое.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение информацией позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.

Для сбора всего фактического материала, возможности, как правило, не бывает, поэтому приходится принимать решение на базе имеющихся фактов и фактов, которые могут быть получены в течение времени, установленного для выбора управленческого решения. Поэтому самое пристальное внимание должно быть уделено сбору самых необходимых фактических материалов. Критерием здесь может служить отношение приращения затрат на сбор дополнительных фактических материалов к ожидаемому эффекту от использования этой дополнительной информации.

Естественно, что основное значение имеет не столько количество фактического материала, сколько его качество. Небольшое количество тщательно отобранного и обработанного фактического материала, относящегося к рассматриваемому вопросу, во много раз ценнее тысячи фактов, которые трудно сопоставить и соизмерить, или которые имеют отдаленное отношение к рассматриваемой проблеме.

Количество фактического материала может быть определено следующими тремя характеристиками:

1. Степенью уверенности в том, что так называемые факты действительно являются таковыми.
2. Степенью и направлением воздействия каждого конкретного факта на рассматриваемый случай и проблему.
3. Степенью отношения факта к рассматриваемой ситуации.

Во всех случаях для оценки фактического материала необходимо всегда, когда это, возможно, применять тот или иной научный метод. Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации. Современные потребности управленческой деятельности обусловили необходимость компьютеризации процесса принятия решений. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ).

Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

Новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
безбумажная технология;
технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.

Уровни информационного обеспечения

На стратегическом уровне менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о перспективных направлениях деятельности. Они должны внимательно анализировать внешнее окружение.

На уровне менеджмента подразделений необходима информация, которая может оказать содействие работающим и проконтролировать их действия.

Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумагах, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли. По мере того как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они это делают для получения общей информации.

Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Данная информация чаще используется на стратегическом уровне, чем на операционном. Совсем не используется на уровне совершения сделок.

Специфическая информация, которая удовлетворяет особым требованиям и может быть запрошена, когда вы проверяете какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрашиваемой, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась. Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть на информации, которая удовлетворяет особым требованиям.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем- либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобно стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Достаточно часто используется при выполнении функции контроля. Эту информацию получают менеджеры высшего звена, в меньшем объеме – среднего звена. Исключительная информация является обязательной при решении задач стратегического характера.

Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде.

Пятый тип информации – контрольная информация, которая необходима при корректировании планов или других действий, причем, когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

Шестым типом является распределительная информация, которая полезна для управленческих решений о том, как распределить персонал, время, оборудование или финансы, в соответствии с проектом. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам. Распределительная информация используется для планирования на определенном уровне.

Седьмой тип - направляющая информация, используется для принятия решений по конкретному экономическому вопросу.

При осуществлении деятельности, т. е. реализации планов большая роль уделяется стимулирующей информации и специфической информации. Эти виды информации используются как на уровне операционного менеджмента, так и на уровне проведения сделок.

Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений или производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.

Информационное обеспечение качества

Качество информации - степень практической пригодности информации, используемой в процессе управления, определяемая совокупностью таких свойств как полнота, плотность, полезность, достоверность, ценность информации.

Под основными показателями качества информации мы понимаем ее надежность, имея в виду меру сохранения синтаксических и семантических характеристик под воздействием тех дестабилизирующих факторов, которые могут проявиться в процессе ввода информации в БД и работе с ними.

Основные дестабилизирующие факторы: отказы, сбои, ошибки, количественная и качественная недостаточность, аварийные ситуации.

Причины дестабилизирующих факторов: люди, технические устройства, программное обеспечение (ПО), технологическое обеспечение.

Реализация дестабилизирующего фактора в каждой из указанных причин порождает снижение того или иного показателя качества.

Более детально понятие качество информации (или качество данных) можно определить как процесс компоновки информации (включающей имена, адреса реальной и электронной почты, телефонные номера, коды комплектующих, SSN и SKU, в логически согласованном порядке), очистки и усовершенствования данных, а также объединения соответствующих записей с целью устранения дублирования элементов.

ПО ETL (extract, transform, load – «извлечь, преобразовать, загрузить») выполняет следующее: извлекает записи/поля из одного источника данных, конвертирует данные в новые форматы и загружает эти данные в место назначения. ПО, обеспечивающее качество данных, в свою очередь, работает исключительно с содержимым отдельных записей, обеспечивая их точность, актуальность и согласованное представление. Существует поставщиков-лидеров рынка ETL и ведущих разработчиков систем данных, результатом которого являются полнофункциональные, целостные и простые решения.

Средства обеспечения качества данных должно интегрироваться везде, где данные вводятся, загружаются, обрабатываются или обновляются. Обеспечение качества данных д.б. встроено в начальные фазы проектов электронного бизнеса, CRM, BI и ERP. Многие проектировщики уделяют внимание качеству данных слишком поздно - когда данные уже находятся в депозитарии или в том случае, когда проект уже потерпел неудачу. Не встраивая средства обеспечения качества данных в каждой точке соприкосновения информации с потребителем, как в клиентской, так и в серверной части, предприятие обрекает себя на огромные затраты времени и средств для очистки данных.

Необходимо тщательно рассмотреть унаследованные системы предприятия и качество данных, содержащихся в каждой из них. Одна система может содержать более надежные данные, чем другая. Некоторые могут хранить данные в желаемом формате, а статистика может поступать извне. Целью проектов CRM, ERP, BI/Хранилищ данных и промежуточного ПО является сбор данных из различных систем для использования в различных подразделениях предприятия для различных целей, и в итоге повышение эффективности работы компании. Точность данных исключительно важна для анализа, прогнозирования и построения отношений с клиентами. Даже если каждая из систем, поставляющих данные для нового проекта, содержит лишь небольшой процент «плохих» данных, при их объединении, этот процент растет по экспоненциальному закону.

Решения в области обеспечения качества данных могут полностью интегрироваться с решениями в области CRM, ETL, ERP или BI так, что конечный пользователь только выиграет, получив целостную полнофункциональную систему, не требующую обучения персонала работе с различными программными продуктами и позволяющую сократить время внедрения. Процесс обработки данных, имеющийся на предприятии, не должен преобразовываться для соответствия новому решению. Благодаря интеграции и стратегическому партнерству имеется возможность выбрать наиболее подходящее решение. Но следует иметь ввиду, что решение вовсе не обязательно должно быть полностью интегрированным. Некоторые поставщики предлагают инструменты, легко интегрируемые силами специалистов предприятия, и часто такие автономные решения оказываются наиболее эффективными для конкретных проектов.

Для систем реального времени требуются решения в области обеспечения качества данных, также предназначенные для работы в реальном времени. Это могут быть специализированные пакеты ПО, предназначенные для высокоскоростной обработки транзакций, или, вероятнее всего, онлайновые системы с возможностью удаленного доступа (например, предлагаемые поставщиком сервиса приложений (applicationservice provider, ASP)). Системы реального времени могут обеспечивать интерфейсную очистку и проверку допустимости, а также обогащение данных для сайтов, центров обработки заказов и других точек ввода данных.

Асинхронные/пакетные системы могут работать либо на клиентском рабочем месте, являющемся источником данных, либо с помощью асинхронных процессов на централизованном сервере. Для многих компаний такая регулярная очистка данных является существенным компонентом управления взаимоотношениями с клиентами.

Как только решение в области обеспечения качества данных реализовано, оно не должно требовать сложного и постоянного обслуживания. Как только оно реализовано и сконфигурировано, обслуживание, как правило, требуется исключительно в случае получения нового релиза или принятия решения об изменении приложения или бизнес-правил. Для уменьшения затрат на установку новых релизов следует выбирать решения, легко сохраняющие и преобразующие бизнес-правила.

Преимущества реализации решений в области качества данных. Самым большим выигрышем от реализации таких решений является уверенность в точности данных.

Но, кроме того, решение в области обеспечения качества данных позволяет также:

Управлять данными о потребителях, содержащимися в различных форматах в отдельных БД.
Консолидировать множество тождественных друг другу данных по одному и тому же потребителю, поступающих из разных унаследованных источников, и создавать единое представление о потребителе.
Помогать организациям создавать и поддерживать успешные отношения с потребителем.
Обеспечивать информацией по качеству данных - когда угодно, где угодно и на любом устройстве - для помощи предприятиям в деле улучшения понимания и обслуживания клиентов.
Усовершенствовать управление знаниями и бизнес-анализ с помощью более надежной и точной информации.
Обеспечивать всевозможные оперативные и аналитические приложения предприятия чистыми и надежными данными, поступающими по разветвленным информационным каналам.

Невнимательность клиентов и ошибки, возникающие благодаря человеческому фактору, являются исключительно важным моментом в проведении надежных транзакций электронного бизнеса.

Лидеры в области поставки традиционных средств обеспечения качества данных могут работать с информацией, отличной от привычных для них имен и адресов клиентов. Они могут работать с адресами электронной почты, телефонными номерами, датами, SKU, идентификационными номерами клиентов, номерами аккаунтов и различными определяемыми пользователем полями. Многие продвинутые решения позволяют пользователю определять правила и шаблоны, специфические для его собственных данных и внутренних бизнес-правил.

Состав информационного обеспечения

В состав информационного обеспечения входят: нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы, текущие сведения, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений, накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые для планирования и развития системы. Поскольку любая информация должна быть отражена на соответствующем носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информационных характеристик потоков, но и в определении материальных носителей информации, создании систем документации и хранения информации на машинных носителях.

Лингвистическое обеспечение автоматизированной системы управления - совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в автоматизированных системах управления, а также правил формализации естественного языка, включая методы сжатия и развертывания текстов, в целях повышения эффективности машинной обработки информации и облегчения общения человека с машиной.

Техническое обеспечение включает комплекс технических средств (КТС), предназначенных для обеспечения работы автоматизированной системы управления. Комплекс технических средств является одной из основных частей строительных АСУ, которая в значительной степени предопределяет уровень автоматизации управленческого труда. Он дает возможность перевести управление на более оперативный уровень и получать оптимальные решения в связи с более эффективным использованием математических моделей и методов.

Основными частями комплекса технических средств строительных АСУ являются ЭВМ с комплексом всех устройств, обеспечивающих его нормальную работу, и внешние (периферийные) устройства, необходимые для функционирования строительных АСУ. Эта совокупность устройств ЭВМ, периферийные устройства, оргтехника и средства связи обеспечивают процессы сбора, передачи, обработки и хранения необходимой информации.

Информационное обеспечение государственного управления

Основу государственного управления составляет информация, которую мы определим как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму.

Информационное обеспечение государственного управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.

Система информационного обеспечения – включает в себя информационные ресурсы, организационно-функциональное, функциональное, программное, техническое, технологическое, правовое, кадровое и и предназначена для сбора, обработки, хранения и выдачи информации пользователям.

Информационный ресурс - это сведения (данные), организованные в системах информационного обеспечения в виде фондов на физических носителях (базах данных, библиотеках, архивах), находящиеся в собственности или распоряжении и пользовании юридических или физических лиц.

Управленческая информация - часть социальной информации, которая выделена из общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий.

Выделяют следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

А) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие госорганы и госслужащих на выполнение каких-то действий в обозначенном времени и направлении;
б) обращения граждан в госорганы по реализации своих законных интересов субъективных прав;
в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие выполнению нижестоящими;
г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, различных проверок;
д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве госорганов и должностных лиц. Такие кризисные ситуации требуют выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного вмешательства конкретных госструктур и должностных лиц.

Управленческая информация должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности (выражение в понятной людям форме).

Нынешний этап информатизации государственного управления характеризуется резким возрастанием информационных потоков и созданием таких информационных средств и технологий, которые в корне изменили все информационные процессы и интеллектуальное представление о них. Поэтому к сегодняшнему дню все ведущие страны уже определили свою политику и стратегию движения к . Администрация США утвердила план своих действий в области Национальной информационной структуры. В июле 1994 г. Комиссией Европейского сообщества принят план действий «Европейский путь в информационное общество». Россия также вступила на путь построения информационного общества. Грандиозные по масштабам задачи намечены в Федеральной целевой программе «Электронная Россия».

Информационное обеспечение проекта

Информационное обеспечение Проекта включает сбор данных, первичную обработку данных, хранение исходных массивов, передачу данных для глубокой обработки и длительного хранения по скоростным информационным сетям, глубокую обработку данных, организацию универсальной базы данных эксперимента, скоростной доступ к ней заинтересованных пользователей.

Уникальная информация о реликтовом фоне Вселенной, получаемая в процессе эксперимента, не будет в обозримое время иметь аналогов и составит основу для многих исследований - это по существу “ГЕНОФОНД” Вселенной.

Первичное формирование “ГЕНОФОНДА” осуществляется на РАТАН-600, где исходные данные после предварительной обработки поступают в локальную Базу данных САО РАН, образуя локальный Архив исходных данных. Глубокая многомерная обработка массивов данных производится в Санкт – Петербурге (ИВВиБД) и в Ростове на Дону (Ростовский Государственный Университет). C этой целью используются пакеты программ, разработанные в зарубежных центрах обработки данных по анизотропии 3. К фона и отечественные высокопроизводительные вычислительные технологии. Реализация скоростного (128-256 кбит/сек) доступа РАТАН-600 к сети Интернет позволит оперативно сбрасывать накопленные данные в универсальную базу данных ИВВиБД для глубокой обработки и скоростного доступа к ней основных участников проекта: РГУ, МГУ, СПбГУ, АКЦ ФИАН и др.

Разработка систем сбора и первичной обработки данных, а также локальной базы данных производится силами САО РАН.

Первичные потоки данных будут поступать круглосуточно из системы сбора на базе сигнальных процессоров в течение 3 лет со скоростью 10Гц. При наличии 256-1800 приемных каналов (12 разрядов) скорость поступления исходных данных будет поддерживаться на уровне 1- 3 Гбайт/сутки. Первичная редукция данных уменьшает их объем в 1-10 раз в зависимости от характера производимой обработки данных. Суточный поток данных после их первичной редукции составит 0.3-3 Гбайта. Необходимая скорость устойчивой транспортировки данных для последующей глубокой обработки и хранения составит до 10-50 кбит/сек.

Кросс - корреляционная обработка каналов матричного радиометра на основной волне наблюдений позволяет отфильтровать атмосферный и низкочастотный инструментальный шум (первичная редукция). Дальнейшая обработка данных производится робастными алгоритмами и суммированием многодневных данных по одному и тому же сечению неба. Фильтрация шумов Галактики и Метагалактики (дискретных радиоисточников) производится с помощью кросс - корреляционного и Гаусс - анализов осредненных массивов, полученных на различных волнах и с использованием международных каталогов. Все перечисленные процедуры освоены на малых объемах, данных в САО РАН. Весь эксперимент прошел этап компьютерного моделирования.

Мы видим, что предельно глубокая программа исследований анизотропии 3К фона с применением новых технологий позволяет значительно продвинуть многие проблемы внегалактической астрономии, резко поднять потенциал основного наблюдательного центра России в коротковолновом диапазоне волн, начать исследования по программам следующего поколения в области предельно далекого Космоса (поляризационные и спектральные наблюдения на субмикро К уровне, новые комплексные исследования совместно с 6м телескопом САО в Радио и ИК областях и т.п.).

Информационно справочное обеспечение

Для решения различного рода задач на компьютере применяются различные классы программ. Так, для обработки текстов используются текстовые редакторы, для обработки изображений - графические редакторы, для хранения и обработки справочной информации, используются специализированные базы данных - компьютерные справочные системы.

Именно справочные системы решают все поставленные задачи по обеспечению потребителей нормативной информацией. Справочные системы имеют целый ряд уникальных достоинств и возможностей.

В первую очередь это:

Возможность компактно хранить большие объемы информации;
возможность структурированно отображать хранимую информацию;
возможность быстрого поиска нужных документов или даже их фрагментов в огромных массивах данных.

Специалистами ЗАО «НПЦ ИРЭБ» разработана информационно-справочная система, в которой, наряду с основными возможностями таких информационно-правовых систем, как «Гарант», «Консультант» и «Кодекс», реализован принцип открытых технологий, которые позволяют не только активно развивать систему, наполняя ее новыми документами, а также дают возможность хранения и просмотра фото-, аудио -, мультимедиа и видео-материалов и различного рода компьютерных файлов, для просмотра и анализа которых необходимо использование внешних приложений. Данное новшество позволяет не только хранить тексты документов, но и при необходимости проиллюстрировать их, например, фото - и видео-изображениями.

Программное обеспечение разработанной информационно-справочной системы позволяет не только комплексно хранить тексты и все эти разные по свойствам "объекты", но и связывать их друг с другом.

Информационное обеспечение бизнеса

Под информацией в бизнесе понимаются сведения, которые могут оказать влияние на производственный процесс предприятия и его положение на рынке товаров.

Невозможна без информационного обеспечения. Прежде чем начинать свою деятельность, предприниматель должен оценить условия производства, возможности получения ресурсов, степень насыщенности рынка, – все это возможно только с помощью получения и обработки необходимой информации.

Всю имеющуюся и поступающую на предприятие информацию можно представить как деловую, релевантную и текущую.

Деловой вид информации представляет собой информацию о внутренней и внешней среде бизнеса. Такая информация необходима для принятия управленческих решений. На разных этапах принятия управленческого решения необходимы различные виды деловой информации. Например, на Ульяновском автозаводе выпускается автомобиль. Для выхода на внешний рынок модель должна иметь название. То, что модель уже готова к массовому производству, но не имеет еще названия – это оперативная информация. Она становится доступной для всех работников завода, с целью привлечь их к нахождению красивого названия. Этот вид информации называется обзорной информацией. На следующем этапе от работников завода поступают предложения, которые рассматриваются соответствующим отделом. Данный вид информации представляет собой итоговую информацию, позволяющую прийти к принятию решения.

Релевантная информация – это такой вид информации, которая собирается для определения конкретной задачи, цели; за определенный период времени или под конкретное лицо. С помощью названного вида информации происходит обоснование цели деятельности, разработка и выход на рынок нового продукта и т. п. Релевантная информация в значительной степени используется в маркетинге.

Под маркетингом предприятия понимается гармоничное сочетание предпринимательской, управленческой, коммерческой, социальной, финансовой и других типов деятельности по удовлетворению потребностей, запросов и интересов потребителей в целях увеличения прибыли, обеспечения устойчивого функционирования и развития предприятия.

– это начальный этап деятельности любого предприятия. Без анализа всей совокупности рыночных отношений невозможно существование предприятия в рыночных условиях.

Текущая информация – это информация о событиях, сопровождающих события, происходящие в бизнесе. Она может быть бытовой и сигнальной. Под бытовой информацией в бизнесе понимают информацию, носящую частный характер, т. е. предназначенную и важную только для бизнесмена. Сигнальная информация связана с экономическим положением предприятия. Она может иметь как позитивный, так и негативный характер.

В свою очередь деловая и релевантная информация может представлять бизнес-информацию, состоящую из данных об изготовителе, продавце товара, о фирмах-конкурентах, товарах, работах, услугах и т. п.

Бизнес-информация по месту ее прохождения подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация содержит:

Данные внутрифирменной системы информации;
данные информационно-аналитической работы сотрудников;
данные информационно-аналитической работы предпринимателя.

К внутренней информации относятся сведения о , прибыли и убытках; статистике оборотов, заказов, клиентов, об издержках производства; о количестве и качестве выпускаемой продукции; о технологии, оборудовании, о совершенствовании труда и перспективах роста его производительности и т. п.

Внешняя информация включает:

Данные международных информационных систем;
данные национальных информационных систем;
данные средств массовой информации;
данные специализированных структур.

Следовательно, внешняя информация состоит их данных о состоянии международных рынков; о состоянии экономики страны в целом, отдельных регионов и отраслей; о потребителях, поставщиках и конкурентах; о научных открытиях, патентовании и лицензировании в соответствующих отраслях и т. п.

Для принятия качественного управленческого решения информация должна иметь заданные свойства и соответствовать определенным требованиям. Требования к информации в бизнесе можно разделить на два основных направления: по целенаправленности и по качеству. По целенаправленности информация должна быть полезной, достоверной, полной и своевременной. По качеству информация определяется достаточностью, усвоением, точностью и новизной.

Для принятия качественного управленческого решения, помимо требований к самой информации, необходимо выполнение определенных требований и работниками, участвующими в процессе управления предприятием. Основным из них является информационная культура, овладение которой становится все более важным и необходимым условием успешности в бизнесе. Под информационной культурой понимается создание условий на предприятии, при которых каждый специалист в состоянии самостоятельно получить, обработать и оценить информацию, направленную на достижение целей предприятия, сделав ее доступной для персонала.

Оптимальная информационная культура в бизнесе должнасоответствоватьследующим требованиям: организация наиболее рационального обмена информацией; создание необходимых и достаточных условий для сбора, хранения, переработки и передачи информации; обеспечение необходимого объема сведений для специалистов; овладение персоналом основами информационной культуры. Мировая , вступившая в эпоху формирования информационного общества, характеризуется качественно новым производственным аппаратом, основанным на компьютеризированных орудиях труда и информационных технологиях.

Под информационными технологиями подразумевается использование компьютерной, вычислительной техники и систем средств связи для создания, сбора, хранения, обработки информации во всех сферах общественной жизни.

По мере того как информационные технологии обеспечивают создание информационного общества, возникает мощная индустрия, называемая информационным бизнесом, предназначенная удовлетворять его потребности.

Современные автоматизированные информационные системы, необходимые сегодня для успешного ведения бизнеса, можно разделить на несколько классов.

1. Информационная поддержка бизнеса:

Информационные справочные системы;
экспертные системы;
различные базы данных.

2. Финансово-экономические информационные системы:

Бухгалтерский учет и аудит;
банковские автоматизированные информационные системы;
автоматизированные системы фондового рынка.

3. Управленческие автоматизированные информационные системы:

Системы безбумажного документооборота;
управленческие автоматизированные информационные системы;
правовые информационные системы.
Реализация современных компьютерных технологий наиболее полно осуществляется в компьютерных сетях.

Информационный бизнес можно рассматривать с различных точек зрения, охватывающих технические, технологические и экономические аспекты информационного рынка. Информационный бизнес охватывает не только промышленные области производства, но и сферу распространения и рекламы, а также торговлю «электронными образцами».

Результативность АФХД в значительной степени зависит от его информационного обеспечения. Все источники данных для АФХД делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К источникам информации нормативно-планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности .

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных первичных и сводных учетных регистров и отчетности обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности предприятия используются для углубленного изучения тенденций основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народному хозяйству необходимо для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному (по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом) обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, состоянии производственных запасов и др.) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом является и экономический паспорт предприятия, в котором накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

Внеучетные источники информации - это документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные; характеризующие изменение внешней среды. К ним относятся :

• 1) официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности;
• 2) хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
• 3) научно-техническая информация: публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.;

техническая и технологическая документация;

материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах - хронометраж, фотография и др.;

6) информация об основных контрагентах предприятия - поставщиках и покупателях. Данные о поставщиках необходимы для

прогнозирования их надежности и ценовой политики, сведения о покупателях - для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности;

данные об основных конкурентах, полученные из разных источников информации - Интернета, радио, телевидения, газет, журналов, информационных бюллетеней и др.;

данные о состоянии рынка материальных ресурсов: объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов;

сведения о состоянии рынка капитала: ставки рефинансирования,

официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по

кредитам и депозитам и др.;

данные о состоянии фондового рынка: цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке;

данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации в стране и др.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

«Информационное обеспечение анализа»

Элементы информационной системы экономического анализа

Источники информации делятся на:

1. Учетные

Данные духгалтерского учета

Данные статистического учета

Данные оперативного учета

Данные управленческого учета

Выборочные учетные данные

2. Внеучетные

Нормативный материал

Материалы внешнего и внутреннего аудита материалы проверок налоговых служб

Данные, используемые в системе экономического анализа, формируются в системе, бухгалтерского, статистического, оперативного учета, а также выборочные учетные данные. Источниками информации могут быть нормативные материалы (нормы, стандарты, материалы внешнего и внутреннего аудита, материалы проверок налоговых служб).

Различия целей в системе финансового и управленческого учета влечет за собой и отличительные черты отчетности. Они заключаются в следующем:

1. Обязательность информации. Бухгалтерская (финансовая) отчетность подается в требуемой форме и с требуемой степенью точности, независимо от того, считает ли администрация эти сведения полезными. Предоставление управленческой информации всецело зависит от воли руководства и никакие ведомства и организации не имеют права указывать, какая информация необходима, а какая нет.

2. Цель предоставления информации. Бухгалтерская (финансовая) отчетность предназначена для внешних пользователей. Управленческая предоставляется для внутреннего управления, контроля и планирования

3. Пользователи информации. Пользователями бухгалтерской (финансовой) отчетности являются деловые партнеры, потенциальные инвесторы, акционеры и т.п. Управляющий аппарат многих организаций не имеет представления о том, какая часть акционеров, кредиторов и других лиц пользуется информацией, содержащейся в бухгалтерских отчетах компании.

Запросы большинства внешних пользователей подразумеваются одинаковыми. А запросы пользователей управленческой информации (менеджеров компании, сотрудников), как правило, имеют специфические запросы, на которые и будет ориентирована система управленческого учета.

4. Основополагающие положения . Бухгалтерская (финансовая) отчетность подчинена всецело российским стандартам (ПБУ). Управленческая информация может формироваться по любым учетным правилам в зависимости от их полезности.

5. Временной характер . Не смотря на то, что данные финансового учета берутся за основу, при планировании они носят ретроспективный характер. Управленческая информация вкладывает в свою структуру сведения ретроспективного и перспективного характера.

6. Формы выражения информации . Финансовые документы, являющиеся конечным продуктом финансового учета, содержат в основном информацию в денежном выражении. В управленческом учете фигурирует информация как в денежном, так и в не денежном (натурально-вещественном) выражении. В управленческом учете отражается количество материала и его стоимость, количество проданных изделий и сумма выручки от их продажи и т.д.

7. Степень точности информации . Высшему эшелону менеджмента необходима своевременная информация. В связи с чем можно пойти на определенные ослабления требований к точности в пользу быстроты получения учетных данных.

Поэтому в данной информации допустимы приблизительные и примерные оценки. В бухгалтерской (финансовой) информации приблизительные оценки недопустимы.

8. Периодичность информации. Финансовая информация составляется и подается в отчетные органы ежеквартально и ежегодно. Информация управленческого характера предоставляется руководству по мере надобности.

9. Объект информации . Объектом бухгалтерской (финансовой) отчетности является вся финансово-хозяйственная деятельность экономического субъекта. В управленческой информации основное внимание обращается на сравнительно небольшие подразделения предприятия: по видам деятельности, по организационным подразделениям предприятия, по ЦФО, по отдельным изделиям.

10. Ответственность за достоверность информации. За достоверность финансовой информации отвечает руководитель и главный бухгалтер хозяйствующего субъекта

Отчетность - это заключительный элемент систем бухгалтерского и управленческого учета.

Все элементы бухгалтерского учета тесно связаны между собой и представляют единое целое, т.е. систему экономических показателей, характеризующих условия и результаты работы предприятия за отчетный период. Вместе с тем, сведения, содержащиеся в бухгалтерской отчетности, имеют комплексный характер, потому что, как правило, разные аспекты одних и тех же хозяйственных операций и явлений.

Системность и комплексность сведений, содержащихся в бухгалтерской отчетности, является следствием определенных требований, предъявляемых к ее составлению:

1) Полнота отражения в учете за отчетный год всех хозяйственных операций, осуществляемых в этом году, и результатов инвентаризации имущества и обязательств

2) Правильность отнесения к отчетному периоду в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, ПБУ, НК

3) Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на дату проведения годовой инвентаризации

4) Соблюдение в течение отчетного года принятой учетной политики. В случае изменения учетной политики, объяснения должны быть в пояснительной записке к годовому отчету

Бухгалтерская отчетность предприятия служит основным источником информации о его деятельности. Тщательное изучение бухгалтерских отчетов раскрывает причины достигнутых успехов, а также недостатков в работе предприятия, помогает наметить пути совершенствования его деятельности. Полный всесторонний анализ отчетности нужен прежде всего собственникам и администрации предприятия для принятия решений об оценке своей деятельности.

В настоящее время годовая бухгалтерская отчетность состоит из следующих основных форм :

1) Баланс предприятия (нетто) ф.1

2) Отчет о прибылях и убытках ф.2

3) Отчет об изменении капитала ф.3

4) Отчет о движении денежных средств ф.4

5) Приложение к бухгалтерскому балансу предприятия, пояснительная записка ф.5

К исходной информации в экономическом анализе предъявляются определенные требования. Главное из них -- удовлетворять потребности широкого друга пользователей с разными и подчас противоречивыми интересами. Детализируя требования к учетной информации, обратим внимание на наиболее важные из них.

Уместность (релевантность) учетной и отчетной информации означает ее своевременность, ценность, полезность для прогнозирования и оценки результатов.

Достоверность информации характеризуется: правдивостью, соответствием нормативным актам и внутрихозяйственным положениям; нейтральностью, т.е. отсутствием в ней «нажима», подталкивания к принятию решения, в котором заинтересован во-. все не пользователь; возможностью проверки и прозрачностью; осмотрительностью -- отражением расходов и убытков прежде, чем доходов и прибылей.

Рис. 1.1 Состав информации, необходимой для принятия управленческих решений

Такое требование, как сопоставимость учетной информации, достигается в процессе проведения динамического и структурного анализа.

Рациональность экономической информации предполагает ее достаточность, оперативность, высокий коэффициент использования первичной информации, отсутствие излишних данных, преодоление противоречия между систематическим ростом объема информации и постоянной ее нехваткой для рационального управления из-за высокой стоимости получения (приобретения) необходимых сведений. Важным критерием рациональности является не только отражающая, но и организующая роль информации, если она приспособлена к требованиям конкретного пользователя и может быть зафиксирована в качестве ноу-хау.

Экономический анализ позволяет усилить контрольную функцию за содержательностью и достоверностью экономической информации. Далеко не всегда исходная информация, например бухгалтерская отчетность, может быть признана достоверной. В качестве причин недостоверности могут быть: незнание составителями нормативных актов, содержания и порядка подготовки отчетности; невыполнение требований этих актов; прямая фальсификация, вуалирование сведений.

Особенности внутреннего и внешнего анализа

Квалификационный признак	Внешний анализ	Внутренний анализ
Назначение Исполнители и пользователи Базовое информационное обеспечение Характер предоставляемой информации Степень унификации методики анализа Доминирующий временной аспект анализа	Общая оценка имущественного и финансового состояния Собственники, участники рынка ценных бумаг, налоговые службы, кредиторы, инвесторы и др. Бухгалтерская отчетность Общедоступная аналитическая информация Достаточно высокая возможность унификации процедур и алгоритмов Ретроспективный и перспективный	Поиск резервов увеличения прибыли и эффективности деятельности Управленческий персонал предприятия (руководители и специалисты) Регламентированные и нерегламентированные источники информации Детализированная аналитическая информация конфиденциального характера Индивидуализированные разработки Оперативный

Из представленных в табл. 1.3 различий следует выделить два основных: во-первых, широта и доступность привлекаемого информационного обеспечения и, во-вторых, степень формализуемости аналитических процедур н алгоритмов. Если в рамках внешнего анализа опираются прежде всего на бухгалтерскую отчетность, которую, в принципе, можно получить, обратившись в органы статистики, то информационное обеспечение внутреннего анализа гораздо шире, поскольку для его проведения возможно привлечение практически любой необходимой информации, в том числе и не являющейся общедоступной, в частности для внешних аналитиков.

Безусловно, понятия ограниченности доступа к данным и их конфиденциальности существуют и в отношении внутренних аналитиков в том смысле, что абсолютной равнодоступности к источникам информации внутри предприятия не существует в принципе, поскольку доступ к ин формационной базе, как правило, ограничивается в зависимости от сферы интересов, компетентности и ответственности того или иного аналитика.

Что касается второго различия, то оно в значительной степени также предопределяется составом и структурой исходных данных, имеющихся в наличии у аналитика. Поскольку для внутреннего анализа могут быть доступны различные внутренние отчеты и формы, не являющиеся унифицированными и обязательными к составлению во всех компаниях и с заданной периодичностью, многие аналитические процедуры не являются за ранее предопределенными, а сам анализ в этом случае носит более творческий, в определенной степени импровизационный, характер. Основным информационным обеспечением внешнего анализа служит бухгалтерская отчетность, именно определенной унифицированностью доступной информационной базы внешнего анализа и формализуемостью алгоритмов расчета ключевых показателей объясняется возможность использования стандартных пакетов прикладных программ аналитической направленности.

Наибольшую значимость и информативность для принятия управленческих решений имеет анализ производственной и финансовой подсистем.

Производственный анализ заключается в обобщении данных, касающихся производственной деятельности хозяйствующего субъекта, выраженных прежде всего а натуральных измерителях - тоннах, метрах, штуках. В рамках производственного анализа осуществляется сравнение фактически достигнутых показателей с плановыми, средними по отрасли или по группе родственных предприятий и выявляются причины расхождения, резервы увеличения выпуска или изменения его структуры.

Финансовый анализ в системе управления финансами предприятия в наиболее общем виде представляет собой способ накопления, трансформации и использования информации финансового характера, имеющий целью:

* оценить текущее и перспективное имущественное и финансовое состояние предприятия,

* оценить возможные и целесообразные темпы развития предприятия с позиции их финансового обеспечения;

* выявить доступные источники средств и оценить возможность и целесообразность их мобилизации;

* спрогнозировать положение предприятия на рынке капитала.

Состав информационного обеспечения анализа, его глубина, достоверность и объективность аналитических выводов обеспечиваются привлечением и аналитической обработкой разнообразной информации.

В зависимости от источников получения информации она подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Наибольшую роль в информационном обеспечении анализа играет внутренняя информация, к которой относятся все виды хозяйственного учета, бухгалтерская и статистическая отчетность, учредительные документы, юридическая документация, характеризующая договорные отношения с поставщиками и покупателями, заемщиками, вкладчиками и эмитентами, проектная и другая техническая документация, отражающая функциональную структуру выпускаемых изделий, их качество, уровень техники и технологии их производства, степень автоматизации управления всеми сторонами деятельности хозяйствующего субъекта, нормативно-плановая документация и бизнес-план, акты аудиторских и плановых проверок.

Для проведения разных видов экономического анализа используются различные источники внутренней информации и разное их соотношение.

Данные внутрихозяйственного бухгалтерского учета привлекаются при осуществлении всех видов анализа внутренними пользователями в пределах санкционированного руководством предприятия доступа к этим данным.

Основным источником информации дня внешних пользователей является бухгалтерская отчетность

Внутренние источники информации, можно, сгруппировать следующим образом:

1) учредительные документы;

2) первичные документы, фиксирующие состав основных и оборотных средств и их оценку;

3) первичные документы, отражающие хозяйственные операции и вызываемые ими движения денежных средств, а также доходы и расходы хозяйствующего субъекта;

4) проектно-техническая документация (технические паспорта, технологические карты и др.);

5) юридические документы, фиксирующие отношения с инвесторами, поставщиками и покупателями, заемщиками, эмитентами и вкладчиками;

6) данные аналитического бухгалтерского учета;

7) данные оперативного учета;

8) данные статистического учета;

9) бухгалтерская отчетность, включая все приложения и пояснительную записку;

10) оперативная отчетность;

11) статистическая отчетность;

12) акты ревизий, аудиторских и налоговых проверок, заключения коммерческих банков, судебных органов;

13) планово-нормативная документация;

14) материалы, характеризующие личный состав персонала, в особенности руководящий состав анализируемого хозяйствующего субъекта;

15) концепции, стратегии, инвестиционные программы и бизнес-планы.

Наряду с внутренней информацией в современных условиях рыночной экономики России для принятия рациональных управленческих решений необходимо располагать информацией о состоянии внешней среды функционирования хозяйствующего субъекта.

Такая информация поступает из источников, находящихся вне хозяйствующего субъекта, и поэтому называется внешней информацией. В ее состав входят:

1. политическая информация , характеризующая экономическую политику государства в период проведения анализа и намечаемые ее изменения, в частности в области поощрения или запрещения отдельных видов хозяйственной и коммерческой деятельности, а также налогообложения;

2. экономическая информация о состоянии спроса и предложения по Дразним видам товаров и услуг на отечественных и зарубежных рынках, о процентных ставках за кредит, о биржевых котировках ценных бумаг разных эмитентов, о колебаниях курсов иностранных валют, о рейтингах отдельных коммерческих банков и компаний, с которыми анализируемый объект имеет деловые отношения, о состоянии и перспективах развития отдельных отраслей и подотраслей народного хозяйства;

3. информация о деятельности , финансовой устойчивости и перспективах развития конкретных хозяйствующих субъектов, являющихся покупателями, поставщиками, заемщиками, инвесторами, эмитентами ценных бумаг, кредиторами либо конкурентами анализируемого хозяйствующего субъекта;

4. информация о деловых и личных качествах руководителей этих юридических лиц.

Источниками внешней информации являются газеты, журналы, биржевые бюллетени, телевидение, Интернет, органы государственной статистики, службы экономической безопасности и личные наблюдения руководителей анализируемого хозяйствующего субъекта, а также фирмы, специализирующиеся на сборе и обработке информации по заказам пользователя.

Собранная из разных источников информация группируется и обрабатывается в разрезах, необходимых для достижения преследуемых данным видом анализа целей. При этом особое внимание уделяется проверке согласованности данных, полученных из разных источников и их достоверности.

Аналитические расчеты -- весьма трудоемкий процесс, поскольку связан с большим объемом разнообразных вычислений, что требует использования современной вычислительной техники. Технические качества ЭВМ дают возможность повысить эффективность аналитических расчетов: сократить сроки анализа; добиться более полного охвата влияния различных факторов на результаты хозяйственной деятельности; заменить приближенные расчеты более точными вычислениями; решать многомерные задачи анализа, не выполнимые традиционными методами; получать комплексную оценку эффективности коммерческой деятельности; своевременно готовить управленческие решения и т.п.

Для автоматизированной обработки экономической информации кроме самих ПЭВМ необходимы базы данных о хозяйственной деятельности организации, общие и частные методики анализа, общее и функциональное программное обеспечение, представляющее собой сложную систему. Так, общее программное обеспечение наряду с операционной системой и сервисными программами включает: системы программирования (трансляторы с языков программирования); инструментальные программные средства (текстовые и графические, табличные процессоры и др.); прикладные программы (универсальные и специфические, пригодные только для анализа).

На базе общего программного обеспечения разрабатываются локальные и комплексные программы функционального обеспечения для решения конкретных аналитических задач.

Для того чтобы поставить ЭВМ на службу аналитику, требуется: вначале выполнить постановку задачи комплексного анализа, затем разработать алгоритм решения и математическое описание для ПЭВМ; сформировать новую информационную систему и создать банк данных для анализа; подготовить машинные программы решения аналитических задач на одном из машинных языков. Работа эта весьма трудоемкая, требующая высокой квалификации как аналитика, так и программиста.

При наличии рынка готовых программных продуктов, отвечающих высоким требованиям, целесообразно обращаться к его услугам для организации компьютерного анализа хозяйственной деятельности.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. В стране широким фронтом ведутся работы по созданию АРМ бухгалтера, АРМ плановика и других специалистов. Имеется также некоторый опыт создания АРМ аналитика. Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности. Техническую базу АРМ аналитика составляют персональные ЭВМ отечественного и зарубежного производства.

На первых порах АРМ аналитика технологически функционирует в автономном режиме с использованием локальных баз данных. Наиболее эффективной формой функционирования АРМ является соединение их в единую вычислительную сеть аналитического обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.

Опыт проектирования АРМ аналитика и других систем позволяет обобщить требования к их функционированию: своевременное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей экономиста при проведении анализа хозяйственной деятельности; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность представления выходной информации в табличной и графической форме, внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета; возможность работы в составе вычислительной сети; простота освоения приемов работы на АРМ и взаимодействия системы человек--машина.

Вместе с тем количественное накопление компьютеров в стране и в организациях всех видов не могло не привести к качественным изменениям в организации работы бухгалтерско-финансовых служб.

Прежде всего, появились достаточно интересные информационно-справочные системы, которые взяли на себя функцию обеспечения необходимой правовой (особо следует отметить, что в первые годы экономических реформ законодательство было весьма неустойчивым, следить за всеми изменениями в нормативных документах самим предприятиям было весьма трудно) информацией, данными по изменениям, которые происходят на товарных, фондовых и финансовых рынках. Постепенно сложился рынок информационных услуг, на российском рынке четко выделились лидеры информационного обслуживания, которые работали с субъектами хозяйствования на основе долгосрочных договоров, обеспечивая постоянное обновление универсальных данных и готовя целевые базы данных по заказу клиентов. В настоящее время можно выделить следующие наиболее известныесправочно-правовые базы данных:

Справочно-правовые базы данных

В последние годы рынок информационных услуг существенно укрепился, появились новые виды услуг, в частности связанные с подготовкой целевой информации.

Вместе с тем широкое использование компьютерной техники обеспечило возможность ускоренного применения специальных программ для выполнения ряда работ при управлении производством. В первую очередь это коснулось наиболее массовых работ, к которым относятся учетные.

Для конца 80-х и 90-х гг. XX в. характерно необычайно интенсивное развитие в России финансовых учреждений -- коммерческих банков, страховых компаний, инвестиционных фондов. Тесно сотрудничая и пытаясь вписаться в мировую систему финансового сообщества, эти структуры первыми освоили современные виды вычислительной техники и современные программные продукты. В банковской системе стали активно разрабатываться новые программные продукты.

Изменения в экономике, создание большего числа коммерческих организаций, их серьезная диверсификация, требование ориентироваться на запросы клиентов, учет действия конкурентов привели к существенному изменению процесса управления производством, требуя наибольшей гибкости и адаптивности организаций к новым условиям.

Наиболее активно развивались торговые организации. Контроль за спросом, быстрое изменение ассортимента продукции и минимизация запасов стали их важнейшей задачей в новых условиях рыночной экономики. Они также стали использовать современную технику и программные продукты.

В первые годы реформ, когда резко сократились работы в базовых отраслях народного хозяйства, были созданы новые коммерческие организации, в том числе в инфраструктурных областях, в первую очередь в наиболее массовых -- бухгалтерских. Технические навыки специалистов облегчили быстрое освоение компьютеров, а привлечение к работе в бухгалтерии программистов обеспечило быстрое их освоение, а иногда и разработку собственных программных продуктов. Однако очень скоро сформировался рынок программных продуктов, определились основные разработчики программ для пользователей определенного класса (малых и средних предприятий; корпоративных структур, специально для торговых организаций, банков и т.п.).

Аналогичная тенденция характерна и для индустриально развитых стран. Программные продукты фирм «Oracle», «SAPAG Bach», «Platinum Soft Ware», «Реор1е Soft» и других используют на тысячах предприятий стран фирм-разработчиков и за рубежом. Программные продукты этих фирм широко используются и в России; эти фирмы активно сотрудничают с разработчиками российских программных продуктов.

В настоящее время можно выделить следующие универсальные бухгалтерские программы:

Универсальные бухгалтерские программы

	БОСС-Бухгалтер
Алеф-Консалтинг	Алеф Бухгалтерия
Гранит-Центр
	Турбо Бухгалтер
«Инотек НТ»	ИНОТЕК БУХГАЛТЕР
	Инфин-Бухгалтерия
Информатик	Инфо-Бухгалтер
Компьютер -сервис	Бухгалтерия
	Баланс -1+
Паритет-Софт	Главный бухгалтер
	БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И РАСЧЕТ БАЛАНСА
Софтленд-системз	Бухгалтерский учет прелприятия
Фирма Само	САМО-Трейд
	ФОЛИО - БАЗИС
Электронные деньги
Электрон-сервис	Бухгалтерия ЛЮКС
	1С:Бухгалтерия

Для решения задач экономического анализа и планирования наибольшую известность получили следующие программы:

Программу финансового анализа и планирования

Планирование аналитической работы.

Информационное и методическое обеспечение АХД.

Документальное оформление результатов анализа.

Организация АРМ аналитика.

11.1. Основные правила организации анализа

Научность, целесообразность распределения обязанностей, эффективность, методическое обеспечение как основные принципы организации анализа. Организационные этапы аналитического исследования.

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Все это может быть достигнуто в процессе анализа. Однако только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов.. Поэтому организация АХД на предприятиях должна соответствовать ряду требований. Среди них в первую очередь нужно отметить научный характер анализа. Практически это означает, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводиться с использованием научно обоснованных методик.

Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношение к принятию управленческих решений. Отсюда следует еще один важный принцип организации анализа - обоснованное распределение обязанностей по проведению АХД между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного проведения одних и тех же исследований разными лицами. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Это прежде всего рациональные методы сбора и хранения данных, внедрение в практику анализа ПЭВМ и других технических средств, оргтехники.

Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация. Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы.

1. Выделение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределение обязанностей между отдельными исследователями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Информационное и методическое обеспечение АХД.

4. Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования.

5. Оформление результатов анализа.

6. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

В дальнейшем каждый из этих этапов будет рассмотрен более подробно. Здесь же отметим, что в совокупности они представляют собой комплекс организационных элементов, способных обеспечить эффективность АХД.

11.2. Организационные формы и исполнители анализа хозяйственной деятельности предприятий

Субъекты анализа. Распределение функций АХД. Другие формы проведения внутреннего и внешнего анализа.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности предприятия определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.

На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу начальник планового отдела или главный бухгалтер. Для координации аналитической работы могут создаваться также технико-экономические советы, в состав которых входят руководители всех отделов и служб предприятия.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.

Примерная схема распределения функций анализа хозяйственной деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы, повышение качества продукции, внедрение новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства, работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов-графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и др.

Отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, выполнение плана мероприятий по повышению его уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени и фонда зарплаты.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия) анализирует выполнение сметы затрат на производство, себестоимость продукции, выполнение плана прибыли и ее использование, финансовое состояние, платежеспособность предприятия и т.п.

Планово-экономический отдел или отдел экономического анализа осуществляет составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Такая совместная работа по проведению АХД позволяет обеспечить его комплексность и, главное, более квалифицированно, глубже изучить хозяйственную деятельность,ее результаты, полнее выявить неиспользованные резервы.

Периодически анализ экономики предприятия проводится вышестоящими органами управления . Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия. По результатам этого анализа органы управления могут в некоторой степени изменять экономические условия деятельности предприятия.

Вневедомственный АХД выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.

11.3. Планирование аналитической работы

Виды планов анализа. Комплексный план анализа и его содержание. Тематический план и его содержание.

Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность АХД, является планомерный характер его проведения. Поэтому на каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут составляться следующие планы:

комплексный план аналитическойработы предприятия;

тематические планы.

Комплексный план обычно составляется на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, указываются субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержание.

При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучения важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.

В комплексном плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые могут использоваться при анализе технические средства проведения анализа. Например, при выполнении исследования на ПЭВМ должна быть определена программа, по которой будет проводиться анализ. По результатам анализа разрабатываются предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности. Поэтому комплексный план должен предусматривать и организацию проведения контроля за выполнением этих мероприятий.

Кроме комплексного плана, могут составляться и тематические. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

11.4. Информационное обеспечение анализа

Классификация источников данных, их характеристика. Требования к организации информационного обеспечения АХД.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные, задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а так же данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4. Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение Длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ПЭВМ и т.д.

Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.

11.5. Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности

Проверка исходной информации. Приведение показателей в сопоставимый вид. Упрощение числовых показателей. Аналитическая обработка данных. Методическое обеспечение анализа.

Ответственным этапом в АХД является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность. Проверка проводится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчетов. Аналитик должен обратить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведенные в разных таблицах плана или отчета и т.д. Такая проверка носит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные нами в параграфе 4.3.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объем аналитических расчетов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Правда, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, достаточно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину - он превратится в нуль. Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку деятельности субъектов хозяйствования.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами проведения АХД. Ответственность за все это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее на всех участках производства.

11.6. Документальное оформление результатов анализа

Документы, которые оформляются по результатам анализа. Содержание пояснительной записки, справки, заключения. Экономический паспорт как документ для обобщения результатов анализа.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть пояснительная записка, справка, заключение.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, пояснительная записка должна содержать общие вопросы - экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все пказатели работы предприятия или бросаться в другую крайность - вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное количество таблиц усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты итогового анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после принятия соответствующих управленческих решений и действий.

11.7. Организация автоматизированного рабочего места аналитика

Роль автоматизации экономических расчетов в повышении эффективности аналитических исследований. Организация АРМ аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации АХД.

Автоматизированное рабочее место экономиста-аналитика - это рабочее место, оснащенное персональной ЭВМ, которая на основе использования программного, методического и информационного обеспечения позволяет автоматизировать аналитические расчеты.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), базы данных о хозяйственной деятельности предприятия, базы знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, связанных с методическим, техническим, программным и информационным обеспечением.

Методическое обеспечение представляет собой систему общих и частных методик проведения анализа.

Техническое обеспечение сводится к системе технических средств (процессор, дисплей, клавиатура, печатающее устройство и т.д.).

Программное обеспечение состоит из общего и функционального. Общее программное обеспечение включает в себя операционную систему, сервисные программы, системы программирования, инструментальные программные средства, проблемно-ориентированные прикладные программы.

Операционная система представляет собой систему программ и данных, которая предназначена для управления ресурсами персональной ЭВМ и обеспечение работы всех программ, их взаимодействие с аппаратной частью ЭВМ.

Сервисные программы расширяют возможность операционной системы. Они используются для разметки дисков, связи с внешними устройствами и других целей.

Системы программирования представлены в АРМ-аналитика трансляторами с языков программирования.

Инструментальные программные средства могут быть разных видов: текстовые и графические редакторы для подготовки текстов, графиков, диаграмм, табличные процессоры или электронные таблицы для автоматизированной обработки информации, представленной в табличной форме, системы управления базами данных для автоматизации работ по созданию базы данных, поиска необходимых сведений для аналитических расчетов. Интегрированные пакеты включают в себя текстовый и графический редакторы, табличный процессор, СУБД.

Программно-ориентированные прикладные программы (ППП) могут быть универсальные и специфические. Первые пригодны для обработки любой информации, например, пакеты для статистической обработки данных, для решения оптимизационных задач. Вторые применяются только в анализе хозяйственной деятельности.

Функциональное программное обеспечение разрабатывается на базе имеющихся средств общего программного обеспечения для решения конкретных аналитических задач. Это могут быть программы локальные и комплексные.

На первом этапе создания АРМ аналитика используются, как правило, локальные программы, предназначенные для многократного решения однотипных задач.

На втором этапе разрабатывается программа комплексного анализа, охватывающая все стороны деятельности предприятия и включающая целую систему взаимосвязанных задач. Для ее разработки требуется:

1) постановка и описание задач комплексного экономического анализа;

2) разработка алгоритмов и моделей решения задач, то есть математическое описание задач для ПЭВМ;

3) разработка новой информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

4) разработка машинных программ решения задач АХД на алгоритмических языках ПЭВМ;

5) внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Эффективность АРМ аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ПЭВМ. Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ПЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основании принимать оптимальные управленческие решения.